การระบุผู้ที่สามารถดูแบบร่างได้

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถควบคุมกลุ่มของบุคคลใดสามารถอ่านแบบร่างของข้อมูลในรายการและไฟล์ แบบร่างคือ เวอร์ชันรองของไฟล์ หรือข้อมูลในรายการหรือไฟล์ที่จะไม่ได้รับการอนุมัติหนึ่ง แบบร่างอาจเป็นข้อมูลใหม่หรือรายการที่มีการเปลี่ยนแปลง

แบบร่างถูกสร้างในสองสถานการณ์ ดังนี้

  • เมื่อรุ่นรองของแฟ้มถูกสร้างหรือปรับปรุงในไลบรารีที่ติดตามรุ่นหลักหรือรอง

  • เมื่อรายการในชุดรายการหรือแฟ้มถูกสร้างหรือปรับปรุงแต่ยังไม่ได้รับอนุมัติในรายการหรือไลบรารีที่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติเนื้อหา

คุณสามารถระบุว่ากลุ่มของบุคคลกลุ่มใดที่สามารถดูแบบร่างของแฟ้มได้ การตั้งค่านี้สามารถถูกทำให้แตกต่างจากการตั้งค่าสำหรับกลุ่มของบุคคลที่สามารถดูรายการที่เหลือในรายการหรือไลบรารีของคุณได้ เช่น รุ่นหลักของแฟ้มหรือแฟ้มหรือรายการในชุดรายการที่ถูกอนุมัติ

เมื่อคุณติดตามรุ่นหลักหรือรอง คุณสามารถระบุว่าจะให้บุคคลมีสิทธิ์ในการแก้ไขแฟ้มก่อนที่พวกเขาจะสามารถดูและอ่านรุ่นรองหรือไม่ เมื่อการตั้งค่านี้ถูกนำไปใช้ บุคคลที่มีสิทธิ์แก้ไขแฟ้มจะสามารถทำงานบนแฟ้มได้ แต่ผู้ที่มีสิทธิ์อ่านแฟ้มอย่างเดียวจะไม่สามารถดูรุ่นรองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ต้องการให้ทุกคนที่เข้าถึงไลบรารีของคุณสามารถดูข้อคิดเห็นหรือการตรวจทานแก้ไขขณะที่แฟ้มกำลังถูกแก้ไขได้ ถ้ารุ่นหลักและรองกำลังถูกติดตามและยังไม่มีใครประกาศรุ่นหลัก ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ดูรายการแบบร่างจะไม่สามารถมองเห็นแฟ้มนี้ได้

เมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา คุณสามารถระบุว่าแฟ้มที่กำลังอนุมัติค้างอยู่นั้นสามารถมองเห็นได้โดยผู้ที่มีสิทธิ์อ่าน ผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไข หรือเฉพาะผู้เขียนและผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติรายการเท่านั้น ถ้าทั้งรุ่นหลักและรองกำลังถูกติดตาม ผู้สร้างต้องประกาศรุ่นหลักก่อนที่แฟ้มจะถูกส่งเพื่อขออนุมัติ เมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา ผู้ที่มีสิทธิ์อ่านเนื้อหาแต่ไม่มีสิทธิ์ดูรายการแบบร่างจะเห็นรุ่นที่ได้รับการอนุมัติล่าสุดหรือรุ่นหลักของแฟ้ม

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจำกัดผู้ใช้ที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของการดำเนินการการอนุมัติจากการดูเอกสารที่มีข้อมูลเฉพาะก่อนการประกาศหลัก หรือองค์กรของคุณอาจต้องการให้บางแฟ้มเป็นความลับ ในกรณีเหล่านี้ คุณควรยอมรับการจำกัดเริ่มต้น ในอีกทางหนึ่ง คุณอาจต้องการใช้การอนุมัติเนื้อหาเพื่อระบุสถานะของรายการในชุดรายการหรือแฟ้มแต่ไม่จำเป็นต้องควบคุมการเข้าถึงไปยังรายการในชุดรายการหรือแฟ้มในขณะที่แฟ้มหรือรายการในชุดรายการกำลังถูกตรวจทานแก้ไข ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้บุคคลที่อ่านแฟ้มทราบว่าแฟ้มเป็นแบบร่างที่อาจมีการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากแฟ้มยังไม่ได้รับการอนุมัติ แต่คุณไม่ต้องการป้องกันบุคคลที่เยี่ยมชมไซต์ของคุณจากการอ่านแฟ้ม ในกรณีนี้ คุณสามารถทำให้ใครก็ตามที่มีสิทธิ์ในการอ่านรายการในรายการหรือไลบรารีสามารถดูแบบร่างได้

เมื่อต้องการระบุบุคคลที่สามารถดูแบบร่างได้ คุณต้องมีสิทธิ์ในการออกแบบรายการหรือไลบรารี

กระบวนงานต่อไปนี้นำไปใช้เฉพาะกับไลบรารีที่ติดตามทั้งรุ่นหลักและรุ่นรองและรายการหรือไลบรารีที่ต้องการการอนุมัติเนื้อหาเท่านั้น

  1. หากรายการหรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีใน Quick Launch

    หากชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก ดูเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ แล้วคลิกชื่อรายการหรือไลบรารีของคุณ

    1. การตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิกการตั้งค่ารายการ หรือคลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

      ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  2. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าการกำหนดรุ่น

  3. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ภายใต้ ใครควรจะดูรายการแบบร่างในรายการนี้ หรือภายใต้ ใครควรจะดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารนี้ ให้คลิกกลุ่มของผู้ใช้ที่คุณต้องการให้สามารถดูแบบร่างได้

    ตัวเลือกสำหรับผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการจะพร้อมใช้งานเฉพาะถ้าไลบรารีของคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาเท่านั้น

  4. คลิก ตกลง

หมายเหตุ: เมื่อมีการร้องขอการอนุมัติเนื้อหา บุคคลที่มีสิทธิ์ในการอ่านเนื้อหาแต่ไม่มีสิทธิ์ในการดูรายการแบบร่างจะเห็นรุ่นที่ได้รับการอนุมัติล่าสุดหรือรุ่นหลักล่าสุดของแฟ้ม ถ้ามีการติดตามรุ่นหลักและรุ่นรอง และยังไม่มีใครได้ประกาศเป็นรุ่นหลัก แฟ้มจะไม่สามารถถูกมองเห็นได้สำหรับบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ในการดูรายการแบบร่าง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×