การรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ในเวิร์กโฟลว์

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณมักต้องการรวบรวมข้อมูลจากผู้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์ และใช้ข้อมูลดังกล่าวในการตัดสินใจต่อไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้เวิร์กโฟลว์ขอผู้เข้าร่วมให้ทำการตรวจทานเอกสาร รวมถึงให้เวิร์กโฟลว์ทำการกระทำอื่นๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าผู้ตรวจทานได้ทำการรับรองหรือปฏิเสธเอกสาร

แผนผังที่สาขาขึ้นอยู่กับการตอบสนองของผู้ใช้

เมื่อต้องการดำเนินการดังกล่าว ให้เพิ่มการกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ ลงในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ซึ่งจะเป็นการกำหนดงานให้กับผู้เข้าร่วม เพื่อพร้อมท์ผู้เข้าร่วมเหล่านี้ให้ใส่ข้อมูลที่จำเป็นลงในฟอร์มงานแบบกำหนดเอง โดยข้อมูลจากฟอร์มงานแบบกำหนดเองจะถูกเก็บในรายการที่อยู่ในรายการ 'งาน' เมื่อถึงจุดที่จะต้องตัดสินใจในขั้นตอนภายหลัง เวิร์กโฟลว์จะเรียกและประเมินข้อมูลที่เก็บอยู่เพื่อตัดสินใจว่าจะเรียกใช้งานสาขาใด

บทความนี้แสดงให้คุณทราบถึงวิธีการรวบรวมข้อมูลจากผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ รวมถึงวิธีใช้ข้อมูลดังกล่าวในเวิร์กโฟลว์ของคุณสำหรับการตัดสินใจต่อไป

ในบทความนี้

แอคชันใดที่ฉันควรใช้เพื่อสร้างงาน

ฟอร์มงานแบบกำหนดเองคืออะไร

ID ของรายการในรายการคืออะไร

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนที่ 3: ใช้ตัวแปรการตัดสินใจ

บัตรอ้างอิง: ข้อมูลสรุปของขั้นตอน

ฉันควรจะใช้การกระทำใดในการสร้างงาน

งานคือวิธีการหลักที่เวิร์กโฟลว์ใช้ทำงานร่วมกับผู้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ของคุณร้องของานจากบุคคลหรือรับข้อมูลจากบุคคลเหล่านั้น คุณสามารถกำหนดให้เวิร์กโฟลว์สร้างและมอบหมายงาน แต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์มอบหมายงาน เวิร์กโฟลว์จะหยุดดำเนินการชั่วขณะจนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ เวิร์กโฟลว์จะดำเนินการต่อเมื่อผู้เข้าร่วมคลิกปุ่ม งานที่เสร็จสมบูรณ์ บนฟอร์มงานเท่านั้น

การกระทำที่ใช้สร้างงานมีอยู่ด้วยกันสามการกระทำ และแต่ละการกระทำได้รับการออกแบบสำหรับสถานการณ์เฉพาะดังนี้

  • รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้     การกระทำนี้กำหนดงานให้กับผู้ใช้คนเดียวหรือกลุ่ม และส่งกลับ ID ที่ไม่ซ้ำกันของรายการงานซึ่งเก็บคำตอบของผู้ใช้ เพื่อให้เวิร์กโฟลว์สามารถค้นหาข้อมูลนี้ในภายหลังได้โดยใช้ ID สำหรับการกระทำนี้ คุณจะใช้ตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเองเพื่อออกแบบฟอร์มงานแบบกำหนดเองที่เก็บรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ การกระทำนี้จะสร้างงานซึ่งสามารถกำหนดให้กับผู้ใช้คนเดียวหรือกลุ่มเท่านั้น ถ้าคุณกำหนดงานนี้ให้กับกลุ่ม สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับงาน แต่จะสร้างรายการงานเพียงรายการเดียวเท่านั้น และเวิร์กโฟลว์จะหยุดดำเนินการชั่วคราวจนกว่าบุคคลแรกที่ตอบสนองจะทำงานเสร็จสมบูรณ์แล้วเท่านั้น

  • กำหนดฟอร์มให้กับกลุ่ม     การกระทำนี้กำหนดฟอร์มให้ผู้ใช้อย่าง น้อยหนึ่ง และจัดเก็บการตอบสนองเป็นค่าในรายการงาน ไม่เหมือนกับการกระทำก่อนหน้า การกระทำนี้สามารถมอบหมายงานแยกต่างหากไปยังบุคคลหลายคน และหยุดชั่วขณะเวิร์กโฟลว์จนกว่าแต่ละบุคคลเสร็จสิ้นงานของพวกเขาก่อนที่จะดำเนินต่อ นอกจากนี้ยัง ไม่เหมือนกับการกระทำก่อนหน้า การกระทำนี้ไม่ส่งกลับค่า ID ของรายการงานของการตอบสนอง เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถค้นหา และใช้ข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลพื้นฐานได้ในภายหลังการเปรียบเทียบหรือการตัดสินใจ การดำเนินการนี้ คุณยังใช้ตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเองเพื่อสร้างฟอร์มงานแบบกำหนดเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความกำหนดฟอร์มให้กับกลุ่มในเวิร์กโฟลว์

  • กำหนดรายการที่ต้องทำ     ไม่เหมือนกับที่สองงานการดำเนินการอื่น ๆ แอคชันนี้สร้างฟอร์มงานที่ไม่มีเขตข้อมูลฟอร์มเพื่อกรอก แต่แทน ใช้ฟอร์มที่ผู้ใช้เพียงแค่คลิกปุ่มงานเสร็จสมบูรณ์ เมื่อทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว งานนี้คุณสามารถกำหนดให้แยกต่างหากไปยังบุคคลหลายคน และเวิร์กโฟลว์หยุดชั่วขณะจนกว่าแต่ละคนทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ การกระทำนี้ส่งกลับค่า ID ของรายการงาน — และไม่จำเป็นต้องเนื่องจากงานการรวบรวมข้อมูลใด ๆ ที่คุณอาจต้องการอ้างอิงในภายหลัง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความกำหนดรายการที่ต้องทำในเวิร์กโฟลว์

ตารางต่อไปนี้ได้สรุปข้อมูลนี้ไว้

การกระทำ

ส่งกลับ ID งานสำหรับการค้นหาเวิร์กโฟลว์หรือไม่

สร้างงานหลายงานหรือไม่

ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเขตข้อมูลบนฟอร์มงานได้หรือไม่

รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้

ใช่

ไม่ใช่

ใช่

กำหนดฟอร์มให้กับกลุ่ม

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

กำหนดรายการที่ต้องทำ

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

นอกจากนี้ ยังมีข้อจำกัดหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการกระทำของงานทั้งสามดังนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้กับกลุ่มที่ระบุโดยนามแฝงหรือที่อยู่เดียว เวิร์กโฟลว์จะสร้างรายการงานรายการเดียวเท่านั้นซึ่งจะใช้ร่วมกันทั้งกลุ่ม สมาชิกใดๆ ในกลุ่มสามารถแก้ไขฟอร์มงานเดียวนั้นได้ และคลิกปุ่ม งานเสร็จสมบูรณ์ เมื่อต้องการกำหนดงานแต่ละงานให้กับผู้ใช้หลายคน (ใช้ได้เฉพาะกับการกระทำ กำหนดฟอร์มให้กับกลุ่ม หรือ กำหนดรายการที่ต้องทำ เท่านั้น) ให้แยกป้อนผู้ใช้แต่ละคนในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้

  • เวิร์กโฟลว์จะต้องทำงานทั้งหมดที่กำหนดโดยการกระทำเวิร์กโฟลว์หนึ่งๆ ให้เสร็จสมบูรณ์ก่อน จึงจะสามารถดำเนินการต่อได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าการกระทำเวิร์กโฟลว์กำหนดงานแต่ละงานให้กับผู้เข้าร่วมหกคน คุณไม่สามารถควบคุมให้เวิร์กโฟลว์ดำเนินการต่อได้หลังจากที่ทำงานเสร็จเพียงสามงานจากทั้งหมดหกงาน

  • หลังจากเวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้กับผู้เข้าร่วม จะไม่สามารถถ่ายโอนงานนั้นให้กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้ (โดยการมอบสิทธิ์ ส่งต่อ ฯลฯ) อย่างไรก็ตาม บุคคลใดก็ตามที่มีระดับสิทธิ์สนับสนุนเริ่มต้นในรายการงานสามารถแก้ไขรายการงานได้ และทำให้เวิร์กโฟลว์ดำเนินการต่อได้

  • เวิร์กโฟลว์สามารถใช้งานแต่ละงานได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น หลังจากคุณสร้างงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเอง คุณไม่สามารถนำงานนั้นมาใช้ใหม่ในเวิร์กโฟลว์ในภายหลัง คุณสามารถสร้างงานอีกงานหนึ่งซึ่งดำเนินการในลักษณะเดียวกัน แต่ชื่อของงานจะต้องแตกต่างกันและไม่ซ้ำกัน

ด้านบนของหน้า

ฟอร์มงานแบบกำหนดเองคืออะไร

แต่ละครั้งที่คุณใช้การกระทำเกี่ยวกับงานอย่างใดอย่างหนึ่งจากทั้งหมดสามการกระทำในการสร้างงาน Microsoft Office SharePoint Designer 2007 จะสร้างฟอร์มงานแบบกำหนดเองสำหรับงานนั้นโดยอัตโนมัติ ฟอร์มงานแบบกำหนดเองเป็นเพจที่จะปรากฏแก่ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์เมื่อแก้ไขงานในเบราว์เซอร์

ในการสร้างงานโดยใช้การกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ หรือ กำหนดฟอร์มให้กับกลุ่ม ฟอร์มงานแบบกำหนดเองสามารถมีเขตข้อมูลฟอร์มได้มากเท่าที่คุณต้องการจะสร้าง โดยในตัวอย่างนี้ผู้เข้าร่วมถูกขอให้ป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลเดียว คือ "สถานะการตรวจทาน" เท่านั้น

ฟอร์มงานแบบกำหนดเองในเบราว์เซอร์

ใน Office SharePoint Designer 2007 ฟอร์มงานแบบกำหนดเองจะปรากฏเป็นเพจ .aspx ในโฟลเดอร์สำหรับเวิร์กโฟลว์นั้น ชื่อแฟ้มของฟอร์มงานแบบกำหนดเองนั้นต้องสอดคล้องกับชื่อที่คุณให้งานในตัวช่วยสร้างฟอร์มแบบกำหนดเอง

ฟอร์มงานแบบกำหนดเองในรายการโฟลเดอร์

ฟอร์มงานแบบกำหนดเองจะถูกแนบอยู่ในเพจต้นแบบเริ่มต้นของเว็บไซต์และประกอบด้วย Web Part สำหรับฟอร์มข้อมูลในการทำงานกับเวิร์กโฟลว์ โดยสามารถกำหนดเค้าโครงและลักษณะที่ปรากฏของฟอร์มงานแบบกำหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบเพจต้นแบบอื่นหรือปรับเปลี่ยนลักษณะต่างๆ อย่างไรก็ตาม ในการเปลี่ยนเขตข้อมูลที่จะปรากฏบนฟอร์ม คุณต้องใช้ตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเองในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนเขตข้อมูลฟอร์มโดยการแก้ไข Web Part สำหรับฟอร์มข้อมูลโดยตรง ถ้าคุณกำหนดค่าอื่นๆ ใน Web Part สำหรับฟอร์มข้อมูลเอง (สำหรับการแสดงข้อมูลซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน) การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะสูญหายเมื่อมีการคอมไพล์เวิร์กโฟลว์ใหม่ในแต่ละครั้ง การกำหนดค่าอื่นๆ ในเพจจะถูกเก็บไว้

เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลต่างๆ บนฟอร์มงานแบบกำหนดเอง คุณต้องเปิดเวิร์กโฟลว์ใน Office SharePoint Designer 2007 (เมนู แฟ้ม คำสั่ง เปิดเวิร์กโฟลว์) เมื่อคุณเปิดเวิร์กโฟลว์และแก้ไขงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเอง คุณจะเห็นคำเตือนต่อไปนี้

ข้อความเตือน

ถ้าคุณปรับเปลี่ยนฟอร์มงานแบบกำหนดเอง และคอมไพล์เวิร์กโฟลว์อีกครั้ง อินสแตนซ์ที่ทำงานอยู่ทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์จะยังคงทำงานต่อไปโดยใช้ฟอร์มใหม่ ถ้าคุณลบหรือปรับเปลี่ยนเขตข้อมูล (ตัวอย่างเช่น ด้วยการเปลี่ยนชนิดหรือเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล) ข้อผิดพลาดเวิร์กโฟลว์จะเกิดขึ้นถ้าอินสแตนซ์ที่ทำงานอยู่ของเวิร์กโฟลว์อ้างอิงข้อมูลที่ไม่ได้คาดไว้ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่อาจค้นหา และคาดว่าเขตข้อมูลหนึ่งจะมีข้อมูล (ไม่ว่างเปล่า) แต่เขตข้อมูลนี้ว่างเปล่าในปัจจุบัน หรือชนิดของเขตข้อมูลได้เปลี่ยนไป ดังนั้นสิ่งสำคัญคือจะต้องไม่ทำการเปลี่ยนแปลงที่เป็นการลบ เปลี่ยนชื่อ หรือเปลี่ยนเขตข้อมูลฟอร์มที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่ในปัจจุบันอาจพยายามอ้างอิง

นอกจากฟอร์มงานแบบกำหนดเอง ในแต่ละครั้งที่คุณใช้การกระทำเกี่ยวกับงานหนึ่งการกระทำจากสามการกระทำเพื่อสร้างงาน Office SharePoint Designer 2007 จะสร้างชนิดเนื้อหาสำหรับงานดังกล่าวโดยอัตโนมัติในรายการงาน ชนิดเนื้อหาเป็นสิ่งที่กำหนดเขตข้อมูลที่มีอยู่ รวมถึงรูปแบบของเขตข้อมูลเหล่านี้ตามที่คุณระบุไว้ในตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเอง ชื่อของชนิดเนื้อหาจะตรงกันกับชื่อที่คุณตั้งให้กับงานในตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเอง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างงานชื่อ "ตรวจสอบเอกสาร" คุณจะเห็นชนิดเนื้อหาที่มีชื่อนี้ในเพจการตั้งค่าของรายการงาน

ชนิดเนื้อหางานในเบราว์เซอร์

เราขอแนะนำให้คุณปรับเปลี่ยนชนิดเนื้อหาของเวิร์กโฟลว์ด้วยการเปิดเวิร์กโฟลว์ใน Office SharePoint Designer 2007 เท่านั้น ไม่ใช่ด้วยการปรับเปลี่ยนคอลัมน์หรือการตั้งค่าอื่นๆ สำหรับชนิดเนื้อหาในเบราว์เซอร์ การปรับเปลี่ยนชนิดเนื้อหาในเบราว์เซอร์อาจทำให้มีการเอาฟอร์มงานแบบกำหนดเองที่สัมพันธ์กันอยู่ออกไป

ด้านบนของหน้า

ID ของรายการคืออะไร

ID ของรายการคือหมายเลขแถวที่เฉพาะเจาะจง เมื่อผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์คลิก งานที่เสร็จสมบูรณ์ หรือ บันทึกแบบร่าง บนฟอร์มงานแบบกำหนดเอง ข้อมูลที่ถูกส่งไปยังฟอร์มจะถูกเก็บในรายการหนึ่งที่อยู่ในรายการ 'งาน' ชนิดเนื้อหาของงานดังกล่าวจะเป็นตัวกำหนดคอลัมน์ ในขณะที่ ID ของรายการจะเป็นตัวระบุรายการที่เฉพาะเจาะจงหรือแถว แต่ละรายการในรายการ 'งาน' (หรือรายการหรือไลบรารีใดๆ) จะมี ID ที่เฉพาะเจาะจง ในเบราว์เซอร์ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ ID ในมุมมองของรายการหรือไลบรารีใดๆ ได้

คอลัมน์ ID ที่เพิ่มลงในมุมมองเริ่มต้น

นอกจากนี้ เมื่อคุณดูรายการบนเพจในเบราว์เซอร์ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณคลิก แสดงคุณสมบัติ เพื่อดูรายละเอียดของรายการบน DispForm.aspx นั้น ID ของรายการดังกล่าวจะปรากฏใน URL โดยเป็นส่วนหนึ่งของสตริงแบบสอบถาม ทั้งนี้ฟอร์มมาตรฐาน SharePoint ทั้งหมดจะมีพารามิเตอร์ ID ในส่วนสตริงแบบสอบถามของ URL

ID ของรายการที่เน้นใน URL ของรายการงาน

เมื่อเวิร์กโฟลว์เรียกใช้การกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ เวิร์กโฟลว์จะสร้างงานเดี่ยวขึ้นและเก็บ ID ของรายการงานดังกล่าวไว้ในตัวแปร เวิร์กโฟลว์สามารถใช้ตัวแปรนี้ในการค้นหารายการงานเฉพาะเจาะจงในภายหลังได้

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: การรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้

เริ่มต้นจากคุณต้องการใช้การกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ เพื่อสร้างฟอร์มงานแบบกำหนดเอง และกำหนดงานให้กับผู้ใช้คนเดียวหรือกลุ่มผู้ใช้ จากนั้นเก็บ ID ของรายการงานลงในตัวแปร เวิร์กโฟลว์จะใช้ ID ของรายการงานในการค้นหาค่าที่ส่งมาจากผู้ใช้ในฟอร์มงานในภายหลัง

ในตัวอย่างนี้ ทีมของคุณได้อัปโหลดเอกสารลงในไลบรารีชื่อ "เอกสารสำหรับการตรวจทาน" เมื่อมีการเพิ่มเอกสารลงในไลบรารี เวิร์กโฟลว์จะสร้างงานชื่อ "การตรวจทานเอกสาร" บุคคลที่ได้รับการกำหนดงานดังกล่าวจะต้องเลือกหนึ่งในสองตัวเลือกจากเมนูแบบหล่นลง คือรับรองหรือปฏิเสธ เมื่อทำการแก้ไขงาน

หมายเหตุ: เวิร์กโฟลว์นี้เป็นเวิร์กโฟลว์การรับรองแบบกำหนดเอง ซึ่งไม่ได้ใช้คุณลักษณะการรับรองเนื้อหาใน Windows SharePoint Services และจะไม่ทำการเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลสถานะการรับรองของเอกสาร คุณลักษณะการรับรองเนื้อหาใน Windows SharePoint Services นั้นมีระดับสิทธิ์สองแบบ ได้แก่ แบบที่หนึ่งซึ่งจะไม่มีสิทธิ์ในการรับรองรายการ (สำหรับบุคคลที่ส่งเนื้อหาเพื่อการรับรอง) และแบบที่สองซึ่งมีสิทธิ์ในการรับรองรายการ (สำหรับบุคคลที่เป็นผู้รับรองเนื้อหา) อย่างไรก็ตาม เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบใน Office SharePoint Designer 2007 มักจะเลียนแบบระดับสิทธิ์ของบุคคลที่เริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์ ถ้าบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ในการรับรองรายการเป็นผู้เริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่กำลังทำการปรับปรุงเขตข้อมูลสถานะการรับรองของรายการปัจจุบัน เวิร์กโฟลว์จะหยุดทำงานลงเนื่องจากบุคคลที่เริ่มใช้งานไม่มีสิทธิ์ในการรับรองรายการ

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ สร้าง แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์

  2. บนหน้าแรกของ ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ให้ตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ เลือกรายการหรือไลบรารีที่จะแนบเวิร์กโฟลว์ดังกล่าว แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกการเริ่มที่คุณต้องการ

    เพจแรกของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  3. คลิก ถัดไป

  4. คลิก การกระทำ แล้วคลิก รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้

    ถ้าการกระทำนี้ไม่ปรากฏในรายการ ให้คลิก การกระทำเพิ่มเติม เพื่อดูรายการทั้งหมด

  5. ในการกระทำ ให้คลิก ข้อมูล

  6. บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเอง ให้คลิก ถัดไป

  7. ในช่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับงานนี้

    หมายเหตุ: ชื่องานต้องเป็นชื่อที่ไม่ซ้ำกันในไซต์ปัจจุบัน

  8. ในช่อง คำอธิบาย ให้พิมพ์คำแนะนำทั่วไปสำหรับผู้รับงาน

    คำอธิบายนี้จะปรากฏที่ด้านบนของฟอร์มงานแบบกำหนดเอง ดังนั้นให้ใส่คำแนะนำใดๆ ที่คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ได้อ่าน ไม่ใช่ใส่เพียงคำอธิบายทั่วไป

    เพจที่สองของตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเอง

  9. คลิก ถัดไป

  10. คลิก เพิ่ม เพื่อกำหนดเขตข้อมูลฟอร์มแบบกำหนดเองสำหรับงานนี้

  11. ในช่อง ชื่อเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูลนั้น

  12. ในช่อง คำอธิบาย ให้พิมพ์คำถามที่เขตข้อมูลฟอร์มนี้ใช้ในการเก็บคำตอบ

  13. ในรายการ ชนิดข้อมูล ให้เลือกตัวเลือกที่จัดรูปแบบเขตข้อมูลอย่างเหมาะสมสำหรับชนิดข้อมูลที่คุณกำลังเก็บรวบรวม

    เพจแรกของกล่องโต้ตอบ การเพิ่มเขตข้อมูล

  14. คลิก ถัดไป

  15. หน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างจะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับ ชนิดข้อมูล ที่คุณเลือกในหน้าก่อนหน้า ให้ระบุการตั้งค่าที่คุณต้องการ

    ในตัวอย่างนี้ ให้พิมพ์ รับรอง จากนั้นกด ENTER แล้วพิมพ์ ปฏิเสธ

  16. ในรายการ แสดงเป็น ให้คลิก เมนูแบบหล่นลง

  17. ล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้มีค่าว่าง เนื่องจากคุณต้องการให้ผู้ตรวจทานเลือกหนึ่งในสองตัวเลือก

    เพจที่สองของกล่องโต้ตอบ การเพิ่มเขตข้อมูล

  18. คลิก เสร็จสิ้น สองครั้ง

    ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงลักษณะของงานนี้ที่จะปรากฏต่อผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ในเบราว์เซอร์เมื่อผู้เข้าร่วมแก้ไขงาน ฟอร์มนี้เป็นฟอร์มงานแบบกำหนดเอง คือ Review document.aspx  ที่คุณเพิ่งออกแบบโดยใช้ตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเอง

    ฟอร์มงานแบบกำหนดเองในเบราว์เซอร์

    ย้อนกลับไปที่ ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณยังคงต้องตั้งค่าพารามิเตอร์ที่สองและสามในการกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้

  19. ในการกระทำ ให้คลิก ผู้ใช้นี้

  20. ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ให้พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมล หรือคลิกที่ผู้ใช้หรือกลุ่มที่มีอยู่ในรายการ แล้วคลิก เพิ่ม

    หมายเหตุ: 

    • ด้วยการดำเนินการรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ เวิร์กโฟลว์สร้างงานเพียงงานเดียว ซึ่งคุณสามารถกำหนดให้กับบุคคลหรือกลุ่มเดียวเท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูส่วนก่อนหน้าการดำเนินการที่ฉันควรใช้เพื่อสร้างงานได้อย่างไร

    • แทนที่จะใส่ชื่อผู้ใช้หรือที่อยู่อีเมลเฉพาะเจาะจง คุณสามารถเก็บข้อมูลนี้ในรายการแบบแยกต่างหาก แล้วใช้เวิร์กโฟลว์ในการค้นหาข้อมูลดังกล่าว ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถกำหนดค่าให้ผู้ใช้รายต่างๆ เป็นผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ได้โดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถสร้างกลุ่ม SharePoint ใหม่ แล้วเพิ่มผู้ใช้ที่คุณต้องการให้เป็นผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ลงในกลุ่ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกลุ่มที่มีชื่อว่า "ผู้อนุมัติ" และเพิ่มผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งราย จากนั้นจึงกำหนดค่าให้กลุ่มนี้เป็นส่วนหนึ่งของการกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ (ระลึกไว้เสมอว่าสามารถสร้างงานได้เพียงหนึ่งงาน ซึ่งจะสามารถแก้ไขได้โดยบุคคลหนึ่งคนเท่านั้น)

  21. คลิก ตกลง

  22. ในการกระทำ ให้คลิกพารามิเตอร์ที่สาม จากนั้นให้คลิก สร้างตัวแปรใหม่

    คุณต้องการสร้างตัวแปรใหม่แทนที่จะใช้ชื่อเริ่มต้น (ตัวแปร: รวบรวม) เมื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณมีหลายตัวแปร และคุณต้องการตั้งชื่อเป็นแบบอธิบายมากขึ้นให้กับตัวแปร

    ตัวเลือก สร้างตัวแปรใหม่

  23. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขตัวแปร ให้พิมพ์ชื่อที่อธิบายถึงค่าที่ตัวแปรจัดเก็บ

    กล่องโต้ตอบ แก้ไขตัวแปร

    สำหรับตัวแปรนี้ID ของรายการที่ มีตัวเลือกเฉพาะในรายการชนิด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการรหัส ให้ดูส่วนก่อนหน้าID ข้อมูลในรายการคืออะไร?

  24. คลิก ตกลง

    ในขณะนี้ การกระทำของคุณควรจะมีลักษณะดังนี้

    การกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 2: การตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์

ในเวิร์กโฟลว์ขณะนี้ ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ได้ส่งงานที่เสร็จสมบูรณ์ และสถานะการตรวจทานที่ส่งมาได้ถูกเก็บลงในเขตข้อมูลหรือคอลัมน์ในรายการ 'งาน' ที่แสดงที่นี่

สถานะการตรวจสอบในรายการ 'งาน' ที่เสร็จสมบูรณ์

คุณจะได้เข้าถึงข้อมูลนี้เพื่อนำไปใช้ในขั้นตอนอื่นในเวิร์กโฟลว์ได้อย่างไร คุณใช้การกระทำ ตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์ เพื่อหาค่าของเขตข้อมูลสถานะการตรวจทานสำหรับงานที่ถูกผู้ใช้แก้ไข และคุณได้เก็บค่าของเขตข้อมูลดังกล่าวไว้ในตัวแปรใหม่ ซึ่งในตัวอย่างนี้มีชื่อว่า สถานะการตรวจทาน

เมื่อหาและเก็บสถานะการตรวจทานในตัวแปรใหม่ คุณจะสามารถใช้ตัวแปรดังกล่าวเป็นพื้นฐานสำหรับการเปรียบเทียบในอนาคต นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดเนื่องจากตอนนี้เวิร์กโฟลว์ได้ทำให้เกิดความชัดเจนถึงแหล่งที่มาของข้อมูล นอกจากนี้ยังสามารถนำข้อมูลดังกล่าวมาใช้ใหม่หลายครั้งได้ง่ายขึ้นถ้าจำเป็น

  1. คลิก การกระทำ แล้วคลิก ตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์

    ถ้าการกระทำนี้ไม่ปรากฏในรายการ ให้คลิก การกระทำเพิ่มเติม เพื่อดูรายการทั้งหมด

  2. ในการกระทำ ให้คลิก ตัวแปรเวิร์กโฟลว์ จากนั้นคลิก สร้างตัวแปรใหม่

    พารามิเตอร์แรกของตัวเลือก ตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์

  3. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขตัวแปร ให้พิมพ์ชื่อที่อธิบายถึงค่าที่ตัวแปรจัดเก็บ

  4. ในรายการ ชนิด ให้คลิกชนิดของข้อมูลที่ตัวแปรจัดเก็บ

    ในตัวอย่างนี้ ให้คลิก สตริง เนื่องจากตัวแปรนี้จะเก็บสถานะการตรวจทานว่าเป็น รับรอง หรือ ปฏิเสธ ซึ่งเป็นสตริงข้อความทั้งคู่

    กล่องโต้ตอบ แก้ไขตัวแปร

  5. คลิก ตกลง

  6. ในการกระทำ คลิกค่า แล้ว คลิ กแสดงการผูกข้อมูล รูปปุ่ม

  7. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

    • แหล่งที่มา: งาน    ถ้ามีรายการ 'งาน' อยู่มากกว่าหนึ่งรายการ ให้เลือกรายการที่มีเขตข้อมูลฟอร์มแบบกำหนดเองที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า

    • เขตข้อมูล: สถานะการตรวจทาน    เลือกเขตข้อมูลฟอร์มแบบกำหนดเองที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า

    • เขตข้อมูล: งาน:ID

    • ค่า: คลิกแสดงการผูกข้อมูล รูปปุ่ม

  8. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ กล่องที่สอง ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

    • แหล่งข้อมูล: ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

    • เขตข้อมูล: ตัวแปร: ID ของงานการตรวจทานเอกสาร

      กล่องโต้ตอบกำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์

  9. คลิก ตกลง

    การค้นหาเวิร์กโฟลว์สุดท้ายควรมีลักษณะดังต่อไปนี้ การค้นหานี้มีข้อความว่า "ให้ไปที่เขตข้อมูลสถานะการตรวจทานในรายการ 'งาน' จากนั้นไปที่แถวในรายการ 'งาน' ที่มี ID ที่ตรงกันกับ ID ที่เก็บในตัวแปรสำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้" ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานและสร้างงานที่มี ID เป็น 3 การค้นหานี้จะเรียกข้อมูลค่าของคอลัมน์สถานะการตรวจทานจากแถวที่สามในรายการ 'งาน' ในครั้งต่อไปที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน ID นี้อาจจะเป็น 4 ซึ่งการค้นหาก็จะไปที่แถวที่สี่เช่นนี้เรื่อยไป

    กล่องโต้ตอบกำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์

  10. คลิก ตกลง

    ในขณะนี้ กฎของคุณควรมีลักษณะเช่นนี้

    กฎในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 3: การใช้ตัวแปรในการตัดสินใจ

ในขั้นตอนที่ 1 คุณได้สร้างฟอร์มงานแบบกำหนดเองสำหรับการรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้และเก็บ ID ของรายการงานในตัวแปรแล้ว ในขั้นตอนที่ 2 คุณได้ใช้ตัวแปร ID งานในการค้นหาการตอบสนองจากผู้ใช้และเก็บการตอบสนองดังกล่าวเป็นตัวแปรใหม่ เนื่องจากในขณะนี้คุณมีตัวแปรนี้แล้ว ซึ่งในตัวอย่างนี้คือ ตัวแปร: สถานะการตรวจทาน คุณพร้อมที่จะใช้ตัวแปรดังกล่าวเป็นพื้นฐานในการตัดสินใจในเวิร์กโฟลว์ ถ้าต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้เงื่อนไข เปรียบเทียบแหล่งข้อมูลใดๆ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ของคุณที่ระบุว่า ถ้าตัวแปร:ฉบับสถานะมองเท่ากับอนุมัติเรียกใช้การกระทำเหล่านี้ได้ แต่ถ้าตัวแปร: ตรวจทานสถานะเท่ากับถูกปฏิเสธเรียกใช้การกระทำที่แตกต่างกัน

การสร้างสาขาตามเงื่อนไขแรก

สาขาตามเงื่อนไขแรกจะเปรียบเทียบค่าที่เก็บใน ตัวแปร: สถานะการตรวจทาน ถ้าค่าเท่ากับ รับรอง เวิร์กโฟลว์จะดำเนินการการกระทำใดๆ ที่สัมพันธ์กับเงื่อนไขนี้

  1. ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ ขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เพิ่มขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์

  2. คลิก เงื่อนไข แล้วคลิก เปรียบเทียบแหล่งข้อมูลใดๆ

  3. ในเงื่อนไข คลิกไฮเปอร์ลิงก์ค่า แรก แล้ว คลิ กแสดงการผูกข้อมูล รูปปุ่ม

  4. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

    • แหล่งข้อมูล: ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

    • เขตข้อมูล: ตัวแปร: สถานะการตรวจทาน

      กล่องโต้ตอบกำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์

  5. คลิก ตกลง

  6. ในเงื่อนไข ให้ใส่ เท่ากับ ไว้เป็นค่าสำหรับพารามิเตอร์ที่สอง

  7. ในเงื่อนไข ให้คลิกการเชื่อมโยงหลายมิติ ค่า ที่สอง แล้วพิมพ์ รับรอง จากนั้นกด ENTER

    เงื่อนไขในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

การสร้างสาขาตามเงื่อนไขที่สอง

สาขาตามเงื่อนไขที่สองจะจัดการในกรณีที่ค่าถูกจัดเก็บอยู่ใน ตัวแปร: สถานะการตรวจทาน เท่ากับ ปฏิเสธ

  1. คลิก เพิ่มสาขาเงื่อนไข 'Else If'

  2. คลิก เงื่อนไข แล้วคลิก เปรียบเทียบแหล่งข้อมูลใดๆ

  3. ในเงื่อนไข คลิกไฮเปอร์ลิงก์ค่า แรก แล้ว คลิ กแสดงการผูกข้อมูล รูปปุ่ม

  4. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

    • แหล่งข้อมูล: ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

    • เขตข้อมูล: ตัวแปร: สถานะการตรวจทาน

      กล่องโต้ตอบกำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์

  5. คลิก ตกลง

  6. ในเงื่อนไข ให้ใส่ เท่ากับ ไว้เป็นค่าสำหรับพารามิเตอร์ที่สอง

  7. ในเงื่อนไข ให้คลิกการเชื่อมโยงหลายมิติ ค่า ที่สอง แล้วพิมพ์ ปฏิเสธ จากนั้นกด ENTER

    ก่อนที่คุณจะเพิ่มการกระทำใดๆ ไปยังเงื่อนไขในแต่ละสาขา ขั้นตอนนี้ของเวิร์กโฟลว์ควรมีลักษณะเช่นนี้

    สาขาตามเงื่อนไข Else If ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  8. เมื่อต้องการทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ในเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก การกระทำ จากนั้นเพิ่มการกระทำต่างๆ ที่คุณต้องการให้กับแต่ละสาขาตามเงื่อนไข

ด้านบนของหน้า

การอ้างอิงที่เข้าใจง่าย: ขั้นตอนโดยสรุป

สำหรับการอ้างอิงที่เข้าใจง่าย ข้อมูลนี้เป็นขั้นตอนโดยสรุปซึ่งแบ่งออกเป็นสามส่วนดังนี้

  1. การเพิ่มการกระทำ รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ ให้ทำดังต่อไปนี้

    • สำหรับการเชื่อมโยงแรก ให้ใช้ตัวช่วยสร้างงานแบบกำหนดเองในการสร้างฟอร์มงานแบบกำหนดเอง

    • สำหรับการเชื่อมโยงที่สอง ให้เลือกผู้ใช้หรือกลุ่มเดียวที่จะกำหนดงานให้

    • สำหรับการเชื่อมโยงที่สาม ให้สร้างตัวแปรของชนิด ID รายการ เพื่อเก็บ ID ของรายการงานที่ผู้ใช้แก้ไข

  2. การเพิ่มการกระทำ ตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์ ให้ทำดังต่อไปนี้

    • สำหรับการเชื่อมโยงแรก ให้สร้างตัวแปรเพื่อเก็บค่าจริง (ไม่ใช่เพียงแค่ ID) ของเขตข้อมูลที่ระบุจากแถวที่ระบุในรายการ 'งาน'

    • สำหรับการเชื่อมโยงที่สอง ให้หาเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการในรายการ 'งาน' โดยใช้ค่าที่เก็บในตัวแปร ID รายการ เพื่อเรียกข้อมูลรายการ (หรือแถว) ที่ระบุ

      การค้นหานี้ควรเป็นเหมือนดังเช่นตัวอย่างต่อไปนี้ การค้นหานี้มีข้อความว่า "ให้ไปที่เขตข้อมูลสถานะการตรวจทานในรายการ 'งาน' จากนั้นไปที่แถวในรายการ 'งาน' ที่มี ID ที่ตรงกันกับ ID ที่เก็บในตัวแปรสำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้" ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานและสร้างงานที่มี ID เป็น 3 การค้นหานี้จะเรียกข้อมูลค่าของคอลัมน์สถานะการตรวจทานจากแถวที่สามในรายการ 'งาน' ในครั้งต่อไปที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน ID นี้อาจจะเป็น 4 ซึ่งการค้นหาก็จะไปที่แถวที่สี่เช่นนี้เรื่อยไป

      กล่องโต้ตอบกำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์

  3. การสร้างขั้นตอนใหม่ของเวิร์กโฟลว์

  4. การเพิ่มเงื่อนไข เปรียบเทียบแหล่งข้อมูลใดๆ ให้ทำดังต่อไปนี้

    • สำหรับการเชื่อมโยงแรก ให้เลือกตัวแปรที่คุณตั้งค่าให้เป็นค่าจริงในขั้นตอนที่ 2

    • สำหรับการเชื่อมโยงที่สอง ให้คลิกการเปรียบเทียบ

    • สำหรับการเชื่อมโยงที่สาม ให้ใส่ค่าที่คุณต้องการเปรียบเทียบกับค่าที่จัดเก็บอยู่ในตัวแปร

  5. เพิ่มการกระทำใดๆ ที่คุณต้องการเรียกใช้ ถ้าคุณพึงพอใจกับเงื่อนไขนี้

  6. ให้คลิก เพิ่มสาขาเงื่อนไข 'Else If' และทำซ้ำขั้นตอนที่ 4-5 เพื่อสร้างสาขาเพิ่ม

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×