การป้องกันและการรักษาความปลอดภัยใน Excel

Excel สามารถช่วยให้คุณป้องกันงานของคุณได้ ไม่ว่าจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปิดเวิร์กบุ๊คโดยไม่มีรหัสผ่าน มอบการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวไปยังเวิร์กบุ๊ก หรือแม้แต่ป้องกันเวิร์กชีต ในกรณีที่คุณอาจลบสูตรโดยไม่ได้ตั้งใจ ในหัวข้อนี้ เราจะอธิบายวิธีต่างๆ ในการใช้ตัวเลือกหลักเพื่อป้องกันหรือแจกจ่ายไฟล์ Excel ของคุณ

คำเตือน: 

  • ถ้าคุณลืมหรือทำรหัสผ่านหาย Microsoft ไม่สามารถกู้คืนให้คุณได้

  • คุณไม่ควรคิดว่าการป้องกันเวิร์กบุ๊กหรือเวิร์กชีตด้วยรหัสผ่านจะทำให้คุณปลอดภัย แต่คุณควรคิดให้รอบคอบก่อนแจกจ่ายเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลอันละเอียดอ่อน เช่น หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขประกันสังคม ข้อมูลประจำตัวพนักงาน เป็นต้น

  • การป้องกันระดับเวิร์กชีตไม่ใช่ฟีเจอร์รักษาความปลอดภัย แต่จะช่วยป้องกันผู้ใช้ไม่ให้ปรับเปลี่ยนเซลล์ที่ล็อกอยู่ภายในเวิร์กชีตเท่านั้น

ต่อไปนี้คือตัวเลือกต่างๆ ที่สามารถใช้ในการป้องกันข้อมูล Excel ของคุณ:

  • ระดับไฟล์: หมายถึงการล็อกไฟล์ Excel โดยการตั้งรหัสผ่านเพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถเปิดหรือปรับเปลี่ยนได้ คุณมีสองตัวเลือก ดังต่อไปนี้:

    • การเข้ารหัสลับไฟล์: เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ แสดงว่าคุณต้องการตั้งรหัสผ่านและล็อกไฟล์ Excel ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปิดไฟล์ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel

    • การตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์: คุณจะต้องตั้งรหัสผ่านเพื่อใช้ในการเปิดหรือปรับเปลี่ยนไฟล์ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการมอบการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงแบบแก้ไขได้ให้กับผู้ใช้รายอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ป้องกันไฟล์ Excel

    • ทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย: ใช้ตัวเลือกนี้ ถ้าคุณต้องการทำเครื่องหมายไฟล์ Excel ของคุณเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือเอาการป้องกันออกจากเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอของคุณ

    • จำกัดการเข้าถึง: ถ้าองค์กรของคุณมีสิทธิ์ที่ตั้งค่าโดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) คุณสามารถนำสิทธิ์ IRM ที่พร้อมใช้งานไปใช้กับเอกสารของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือเอาการป้องกันออกจากเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนำเสนอของคุณ

    • ลายเซ็นดิจิทัล: คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในไฟล์ Excel ของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มหรือนำลายเซ็นดิจิทัลออกในไฟล์ Office

      หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองที่ถูกต้องจากผู้ออกใบรับรอง (CA)

  • ระดับเวิร์กบุ๊ก: คุณสามารถล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กได้โดยการตั้งรหัสผ่าน การล็อกโครงสร้างเวิร์กบุ๊กคือการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเพิ่ม ย้าย ลบ ซ่อน หรือเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

  • ระดับเวิร์กชีต: คุณสามารถควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำภายในเวิร์กชีตได้ด้วยการป้องกันแผ่นงาน คุณสามารถระบุสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำภายในแผ่นงานได้ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสำคัญในเวิร์กชีตจะไม่ได้รับผลกระทบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มแถวและคอลัมน์ หรือเรียงลำดับและใช้ ตัวกรองอัตโนมัติ เท่านั้น เมื่อเปิดใช้งานการป้องกันแผ่นงานแล้ว คุณสามารถป้องกันองค์ประกอบอื่นๆ เช่น เซลล์ ช่วง สูตร และตัวควบคุม ActiveX หรือฟอร์มได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กชีต ให้ดู ป้องกันเวิร์กชีต

ฉันควรใช้การป้องกันระดับไหน

  • เมื่อต้องการควบคุมระดับการเข้าถึงไฟล์ Excel ของผู้ใช้ ให้ใช้การป้องกันระดับไฟล์ สมมติว่าคุณมีรายงานสถานะประจำสัปดาห์ของสมาชิกทีมในไฟล์ Excel และคุณไม่ต้องการให้บุคคลภายนอกทีมสามารถเปิดไฟล์ได้ คุณมี 2 ตัวเลือก ดังนี้:

    • ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปิดไฟล์ของคุณ: คุณสามารถเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ได้ โดยวิธีนี้เป็นเทคนิคที่ใช้กันบ่อยที่สุด ซึ่งหมายความว่าคุณจะล็อกไฟล์ด้วยรหัสผ่านและจะไม่มีใครเปิดไฟล์ได้ นอกจากคุณ

    • ถ้าคุณต้องการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือการเข้าถึงแบบแก้ไขได้ให้กับผู้ใช้รายอื่นๆ: หรือ คุณอาจต้องการให้ผู้จัดการในทีมสามารถแก้ไขรายงานสถานะประจำสัปดาห์ได้ แต่ให้สมาชิกทีมสามารถเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น คุณสามารถป้องกันไฟล์ Excel ได้โดยการระบุรหัสผ่านสองรหัส: รหัสหนึ่งสำหรับเปิด และอีกรหัสหนึ่งสำหรับปรับเปลี่ยน จากนั้น คุณสามารถแชร์รหัสผ่านที่เหมาะสมให้กับทีม โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการมอบการเข้าถึงระดับไหนให้กับพวกเขา

  • เมื่อต้องการควบคุมวิธีการทำงานกับเวิร์กชีตของผู้ใช้ภายในเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กบุ๊ก สมมติว่าเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีหลายเวิร์กชีต และแต่ละเวิร์กชีตก็ตั้งชื่อตามสมาชิกทีม คุณอาจต้องการยืนยันว่าสมาชิกทีมแต่ละคนสามารถเพิ่มข้อมูลลงในเวิร์กชีตของพวกเขาได้ แต่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กชีตอื่นๆ ในเวิร์กบุ๊ก ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเวิร์กชีตใหม่ หรือย้ายเวิร์กชีตภายในเวิร์กบุ๊ก

  • เมื่อต้องการควบคุมวิธีการทำงานภายในแต่ละเวิร์กชีต ให้ใช้การป้องกันระดับเวิร์กชีต สมมติว่าแต่ละเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กรายงานสถานะของคุณมีข้อมูลที่เหมือนกัน อย่างเช่น แถวหัวเรื่องหรือเค้าโครงรายงาน และคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเปลี่ยนแปลง คุณสามารถระบุให้ผู้ใช้สามารถใช้ฟังก์ชันเพียงบางอย่างในแผ่นงานได้ โดยการป้องกันเวิร์กชีตของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบสิทธิ์ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูล แต่ไม่อนุญาตให้พวกเขาลบแถวหรือคอลัมน์ แทรกไฮเปอร์ลิงก์ หรือเรียงลำดับข้อมูล

คุณสามารถใช้การป้องกันข้อมูล Excel ของคุณได้มากกว่าหนึ่งระดับโดยขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและองค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกว่าจะใช้ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานทั้งหมดหรือการผสมผสานตัวเลือก ซึ่งทั้งหมดล้วนขึ้นอยู่กับระดับรักษาความปลอดภัยที่คุณต้องการใช้กับข้อมูล Excel ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกเข้ารหัสลับไฟล์ Excel ที่แชร์ และเปิดใช้งานการป้องกันเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต ขณะที่ใช้เฉพาะการป้องกันเวิร์กชีตกับเวิร์กบุ๊กส่วนตัว เพื่อป้องกันไม่ให้คุณลบสูตรโดยไม่ได้ตั้งใจ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน Excel Tech Community ขอความช่วยเหลือใน Answers community หรือแนะนำฟีเจอร์ใหม่หรือการปรับปรุงบน Excel User Voiceได้เสมอ

ดูเพิ่มเติม

ป้องกันไฟล์ Excel

ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

ป้องกันเวิร์กชีต

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×