การปรับเปลี่ยน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงรายงาน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

หัวข้อนี้อธิบายถึงเทคนิคคุณสามารถใช้เพื่อปรับเปลี่ยนรายงานที่มีอยู่ สองมุมมองที่คุณสามารถใช้เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงการรายงานของคุณ มีMicrosoft Office Access 2007: มุมมองเค้าโครงและมุมมองออกแบบ ตัวเลือกของคุณของมุมมองใดจะใช้ขึ้นอยู่กับว่างานที่เฉพาะเจาะจง คุณกำลังพยายามทำ คุณอาจจะใช้ทั้งสองมุมมองเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ

คุณต้องการทำสิ่งใด

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับมุมมองเค้าโครง

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับมุมมองออกแบบ

สลับระหว่างมุมมอง

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับมุมมองเค้าโครง

มุมมองเค้าโครงเป็นมุมมองที่เหมาะสมที่สุดในการใช้สำหรับการปรับเปลี่ยนรายงาน และสามารถใช้ได้สำหรับการเปลี่ยนแปลงเกือบทั้งหมดที่คุณต้องการทำลงในรายงานใน Office Access 2007 ในมุมมองเค้าโครง รายงานจะทำงานอยู่จริง ดังนั้นคุณจึงสามารถเห็นข้อมูลของคุณเพราะจะปรากฏขึ้นเมื่อพิมพ์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงไปยังการออกแบบรายงานในมุมมองนี้ได้ เนื่องจากคุณสามารถเห็นข้อมูลในขณะที่คุณกำลังปรับเปลี่ยนรายงาน มุมมองนี้จึงเป็นมุมมองที่มีประโยชน์มากในการตั้งค่าความกว้างของคอลัมน์ เพิ่มระดับการจัดกลุ่ม หรือดำเนินงานแทบทุกงานที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏและความยากง่ายในการอ่านของรายงาน ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงาน 'สมุดโทรศัพท์ลูกค้า' ในมุมมองเค้าโครง

รายงานในมุมมองเค้าโครง

รายงานที่คุณเห็นในมุมมองเค้าโครงจะไม่ปรากฏเหมือนกันกับรายงานที่พิมพ์ออกมาทุกประการ ตัวอย่างเช่น ไม่มีตัวแบ่งหน้าในมุมมองเค้าโครง นอกจากนี้ ถ้าคุณได้ใช้การตั้งค่าหน้ากระดาษเพื่อจัดรูปแบบรายงานของคุณด้วยคอลัมน์ คอลัมน์เหล่านั้นจะไม่แสดงในมุมมองเค้าโครง อย่างไรก็ตามมุมมองเค้าโครงจะให้การประมาณที่ใกล้เคียงมากกับรายงานที่พิมพ์ ถ้าคุณต้องการดูว่ารายงานจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ ให้ใช้ 'แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์'

งานบางอย่างไม่สามารถดำเนินการได้ในมุมมองเค้าโครง และคุณต้องสลับไปยังมุมมองออกแบบ ในบางสถานการณ์ Access จะแสดงข้อความที่แจ้งให้คุณทราบว่าคุณต้องสลับไปยังมุมมองออกแบบเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงที่ระบุ

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับมุมมองออกแบบ

มุมมองออกแบบให้มุมมองที่มีรายละเอียดของโครงสร้างรายงานของคุณเพิ่มขึ้นแก่คุณ คุณสามารถเห็นแถบส่วนหัวและส่วนท้ายสำหรับรายงาน หน้า และกลุ่ม จริงๆ แล้วรายงานไม่ได้ทำงานอยู่จริงในมุมมองออกแบบ ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถเห็นข้อมูลหลักในขณะที่ทำงานได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปฏิบัติงานบางอย่างในมุมมองออกแบบได้ง่ายดายกว่าในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถทำดังนี้ได้

  • เพิ่มตัวควบคุมที่หลากหลายยิ่งขึ้นลงในรายงานของคุณ ตัวอย่างเช่น ป้ายชื่อ รูป เส้นและสี่เหลี่ยมผืนผ้า

  • แก้ไขแหล่งตัวควบคุมกล่องข้อความในตัวกล่องข้อความเองโดยไม่ใช้แผ่นคุณสมบัติ

  • เปลี่ยนบางคุณสมบัติที่ไม่มีอยู่ในมุมมองเค้าโครง

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงาน 'สมุดโทรศัพท์ลูกค้า' ในมุมมองออกแบบ

รายงานในมุมมองออกแบบ

ด้านบนของหน้า

สลับระหว่างมุมมอง

Access ให้วิธีในการสลับระหว่างมุมมองที่หลายหลายยิ่งขึ้น ถ้ารายงานเปิดอยู่แล้ว คุณสามารถสลับไปที่มุมมองอื่นได้ด้วยการทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

  • คลิกขวาที่แท็บเอกสารหรือแถบชื่อเรื่องของเอกสาร แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

  • บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มมุมมอง คลิกที่ปุ่มมุมมอง เพื่อสลับระหว่างมุมมองที่พร้อมใช้งาน อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิกลูกศรภายใต้มุมมอง แล้ว เลือกมุมมองพร้อมใช้งานจากเมนู ตัวอย่างก่อนพิมพ์จะไม่พร้อมใช้งานบนเมนูนี้

    รูป Ribbon ของ Access

  • คลิกขวาที่พื้นที่ว่างของรายงาน แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการ ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ คุณต้องคลิกขวาที่ภายนอกของตารางออกแบบ

  • คลิกไอคอนมุมมองขนาดเล็กหนึ่งๆ บนแถบสถานะของ Access

ถ้ารายงานไม่เปิดขึ้น ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทางเพื่อเปิดขึ้นในมุมมองรายงาน เมื่อต้องการเปิดรายงานในมุมมองอื่น ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิกมุมมองที่คุณต้องการบนเมนูทางลัด

หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังปรับเปลี่ยนรายงานที่คุณได้ใช้การตั้งค่าหน้ากระดาษเพื่อสร้างหลายคอลัมน์ (ตัวอย่างเช่น รายงานป้ายจ่าหน้าจดหมาย) คุณจะสามารถดูคอลัมน์ใน 'แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์' ได้เท่านั้น เมื่อคุณดูรายงานในมุมมองรายงานหรือมุมมองเค้าโครง Access จะแสดงข้อมูลในคอลัมน์เดียว

ด้านบนของหน้า

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

ในส่วนนี้จะอธิบายการปรับเปลี่ยนทั่วไปบางอย่างที่ทำในมุมมองเค้าโครง

เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์หรือเขตข้อมูล

เปลี่ยนความสูงของแถวหรือเขตข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูล

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับเค้าโครงตัวควบคุม

ลบเขตข้อมูลหรือคอลัมน์

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

เปลี่ยนการจัดรูปแบบของเขตข้อมูล

ผูกกล่องข้อความไปยังเขตข้อมูลที่แตกต่างกัน (เปลี่ยนแหล่งตัวควบคุมของตัวควบคุม)

การเปลี่ยนแปลงแหล่งระเบียนของรายงาน

ตัดข้อความในเขตข้อมูล

เพิ่มเส้นตาราง

เพิ่ม หรือปรับเปลี่ยนโลโก้หรือรูปอื่น ๆ

เพิ่ม หรือแก้ไขชื่อรายงาน

เพิ่มหมายเลขหน้า วันปัจจุบัน หรือเวลาปัจจุบัน

เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์หรือเขตข้อมูล

  1. คลิกรายการในคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับ

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบรายการเพื่อแสดงให้รู้ว่ามีการเลือกเขตข้อมูลนั้น

  2. ลากขอบขวาหรือขอบซ้ายของเส้นขอบจนกว่าคอลัมน์จะกว้างเท่าที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนความสูงของแถวหรือเขตข้อมูล

  1. คลิกรายการในแถวที่คุณต้องการปรับ

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบรายการเพื่อแสดงให้รู้ว่ามีการเลือกเขตข้อมูลนั้น

  2. ลากขอบบนหรือขอบล่างของเส้นขอบจนกว่าแถวจะสูงเท่าที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูล

  • บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ รูปปุ่ม

    รายการเขตข้อมูลที่มีอยู่จะแสดงขึ้น ถ้ามีเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่น จะแสดงอยู่ภายใต้ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่น:

  • ลากเขตข้อมูลจาก รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน ขณะที่คุณย้ายเขตข้อมูล พื้นที่ที่เน้นจะแสดงตำแหน่งที่จะมีการวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละเขตข้อมูลใน รายการเขตข้อมูล ที่คุณต้องการ แล้วจึงปล่อยแป้น CTRL แล้วลากเขตข้อมูลไปยังรายงาน เขตข้อมูลจะถูกวางติดกัน

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับเค้าโครงตัวควบคุม

เค้าโครงตัวควบคุมคือรายการแนะนำที่จัดแนวตัวควบคุมของคุณตามแนวนอนและแนวตั้งเพื่อให้ลักษณะที่ปรากฏที่เหมือนกันแก่รายงานของคุณ คุณสามารถคิดว่าเค้าโครงตัวควบคุมเป็นตารางซึ่งแต่ละเซลล์ของตารางมีตัวควบคุม ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงให้คุณเห็นวิธีเพิ่ม เอาออก หรือจัดเรียงตัวควบคุมในเค้าโครงตัวควบคุม

เค้าโครงตัวควบคุมมีอยู่สองลักษณะ ได้แก่ แบบตาราง และแบบเรียงซ้อน

  • ในเค้าโครงตัวควบคุมแบบตาราง ตัวควบคุมจะได้รับการจัดเรียงใหม่เป็นแถวและคอลัมน์เหมือนกับกระดาษคำนวณ โดยมีป้ายชื่ออยู่ด้านบน เค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางมักจะขยายสองส่วนของรายงาน ไม่ว่าตัวควบคุมจะอยู่ในส่วนใด ป้ายชื่อจะอยู่ในส่วนที่เหนือกว่า ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางพื้นฐาน

    เค้าโครงตัวควบคุมแบบตารางพื้นฐาน

  • ในเค้าโครงแบบเรียงซ้อน ตัวควบคุมจะได้รับการจัดเรียงตามแนวตั้งดังที่คุณอาจเห็นบนรูปแบบกระดาษ โดยที่มีป้ายชื่ออยู่ทางด้านซ้ายของแต่ละตัวควบคุม เค้าโครงแบบเรียงซ้อนมักมีส่วนรายงานเดียว ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเค้าโครงตัวควบคุมแบบเรียงซ้อนพื้นฐาน

    เค้าโครงตัวควบคุมแบบเรียงซ้อนพื้นฐาน

คุณสามารถมีหลายเค้าโครงตัวควบคุมที่เป็นประเภทใดประเภทหนึ่งในรายงานได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเค้าโครงแบบตารางเพื่อสร้างแถวข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียน และเค้าโครงแบบแบบเรียงซ้อนอย่างน้อยหนึ่งเค้าโครงอยู่ภายใต้โดยมีข้อมูลมากกว่าระเบียนเดียวกัน

สร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมแบบคอลัมน์โดยอัตโนมัติในเหตุการณ์ดังต่อไปนี้

  • คุณสามารถสร้างรายงานใหม่ ด้วยการคลิกรายงาน รูปปุ่ม ในกลุ่มบนแท็บสร้างรายงาน

  • คุณสามารถสร้างรายงานใหม่ ด้วยการคลิกรายงานเปล่า รูปปุ่ม ในกลุ่มบนแท็บสร้างรายงาน แล้ว ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ลงในรายงาน

บนรายงานที่มีอยู่ คุณสร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่ด้วยการทำต่อไปนี้

  1. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครง

  2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ และเลือกตัวควบคุมเหล่านั้น

  3. ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บการจัดเรียง ในกลุ่มเค้าโครงควบคุม คลิกตาราง รูปปุ่ม หรือแบบเรียงซ้อน รูปปุ่ม

    • คลิกขวาตัวควบคุมที่เลือกหรือตัวควบคุม ชี้ไปที่เค้าโครง แล้ว คลิ กตาราง รูปปุ่ม หรือแบบเรียงซ้อน รูปปุ่ม

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมและเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกไว้ลงในเค้าโครงนั้น

สลับเค้าโครงตัวควบคุมจากแบบตารางไปเป็นแบบเรียงซ้อน หรือจากแบบเรียงซ้อนไปเป็นแบบตาราง

เมื่อต้องการสลับเค้าโครงทั้งหมดจากเค้าโครงชนิดหนึ่งไปเป็นชนิดอื่น

  • เลือกเค้าโครงตัวควบคุมด้วยการคลิกตัวเลือกเค้าโครงสีส้มที่มุมซ้ายบนของเค้าโครง

    เซลล์ทั้งหมดในเค้าโครงถูกเลือก

  • ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บการจัดเรียง ในกลุ่มเค้าโครงควบคุม คลิกชนิดเค้าโครงคุณต้องการ (ตาราง รูปปุ่ม หรือแบบเรียงซ้อน รูปปุ่ม )

    • คลิกขวาเค้าโครงตัวควบคุม ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการ

Access จัดเรียงตัวควบคุมใหม่เป็นชนิดเค้าโครงที่คุณเลือก

แบ่งเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งออกเป็นสองเค้าโครง

คุณสามารถแยกเค้าโครงตัวควบคุมเป็นสองเค้าโครง โดยใช้กระบวนการต่อไปนี้

  1. กดแป้น SHIFT ค้างไว้และคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการย้ายไปยังเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

  2. ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บการจัดเรียง ในกลุ่มเค้าโครงควบคุม คลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการสำหรับเค้าโครงใหม่ (ตาราง รูปปุ่ม หรือแบบเรียงซ้อน รูปปุ่ม )

    • คลิกขวาตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการสำหรับเค้าโครงใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมหใม่และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกไว้ลงในเค้าโครงนั้น

จัดเรียงตัวควบคุมใหม่ในเค้าโครงตัวควบคุม

  • คุณสามารถย้ายตัวควบคุมภายในเค้าโครงตัวควบคุมได้ด้วยการลากตัวควบคุมไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ เมื่อคุณลากเขตข้อมูล แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะแสดงตำแหน่งที่จะมีการวางตัวควบคุมเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

  • คุณสามารถย้ายตัวควบคุมจากเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งไปยังอีกเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งที่มีชนิดเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลากตัวควบคุมจากเค้าโครงแบบเรียงซ้อนหนึ่งไปยังอีกเค้าโครงแบบเรียงซ้อนหนึ่ง แต่ไม่ใช่กับเค้าโครงแบบตาราง

เพิ่มตัวควบคุมลงในเค้าโครงตัวควบคุม

เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่จากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล เพื่อควบคุมเค้าโครงที่มีอยู่แล้ว   

  • แค่ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปที่เค้าโครงนั้น แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะแสดงตำแหน่งที่จะมีการวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

เมื่อต้องการเพิ่มตัวควบคุมที่มีอยู่ลงในเค้าโครงที่มีตัวควบคุมที่มีอยู่   

  1. เลือกตัวควบคุมแรกที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครงตัวควบคุม

  2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้และเลือกตัวควบคุมเหล่านั้น คุณสามารถเลือกตัวควบคุมที่อยู่ในเค้าโครงตัวควบคุมอื่นได้

  3. ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้ารายงานเปิดในมุมมองออกแบบ ให้ลากเขตข้อมูลที่เลือกไปที่เค้าโครง แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะแสดงตำแหน่งที่จะมีการวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

    • ถ้ารายงานเปิดขึ้นในมุมมองเค้าโครง ให้ทำดังนี้

      1. บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม เค้าโครงตัวควบคุม ให้คลิกชนิดเค้าโครงที่คุณกำลังเพิ่ม ถ้าคุณกำลังเพิ่มลงในเค้าโครงแบบตาราง ให้คลิก แบบตาราง ถ้าคุณกำลังเพิ่มลงในเค้าโครงแบบเรียงซ้อน ให้คลิก แบบเรียงซ้อน

        Access จะสร้างเค้าโครงใหม่และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกไว้ลงในเค้าโครงนั้น

      2. ลากเค้าโครงใหม่ไปยังเค้าโครงที่มีอยู่ แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะแสดงตำแหน่งที่จะมีการวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

เอาตัวควบคุมจากเค้าโครงตัวควบคุมออก

การเอาตัวควบคุมออกจากเค้าโครงตัวควบคุมจะอนุญาตให้คุณวางตัวควบคุมดังกล่าวที่ตำแหน่งใดก็ได้บนรายงานโดยไม่มีผลกระทบกับการวางตำแหน่งของตัวควบคุมอื่น

  • เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออกจากเค้าโครง เมื่อต้องการเลือกหลายตัวควบคุม ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออก เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมทั้งหมดในเค้าโครง ให้คลิกกล่องตัวเลือกเค้าโครงที่มุมซ้ายบนของเค้าโครง

  • ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บการจัดเรียง ในกลุ่มเค้าโครงควบคุม คลิกเอา รูปปุ่ม

    • คลิกขวาที่ตัวควบคุมหนึ่งๆ ที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิก เอาออก

      Access จะเอาตัวควบคุมที่เลือกไว้ออกจากเค้าโครงนั้น

เคล็ดลับ: เพื่อป้องกันไม่ให้ตัวควบคุมถูกแทรกลงในเค้าโครงควบคุม ตามที่คุณย้าย กดแป้น CTRL ค้างไว้ แล้ว ลากตัวควบคุมเพื่อที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

ลบเขตข้อมูลหรือคอลัมน์

  1. คลิกเขตข้อมูลหรือคอลัมน์ที่ต้องการลบ หรือคลิกป้ายชื่อหรือหัวข้อของคอลัมน์

    Access วาดเส้นขอบรอบๆ รายการเพื่อแสดงว่ารายการดังกล่าวถูกเลือก

  2. กด DELETE

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

ใช้กลุ่ม เค้าโครงหน้า บนแท็บ การตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเปลี่ยนแปลงขนาด การวางแนว ระยะขอบ เป็นต้น

  1. คลิกแท็บ การตั้งค่าหน้ากระดาษ

  2. ในกลุ่มเค้าโครงหน้ากระดาษ คลิกขนาด รูปปุ่ม เพื่อเลือกขนาดกระดาษที่แตกต่างกัน

  3. คลิกแนวตั้ง รูปปุ่ม หรือแนวนอน รูปปุ่ม เมื่อต้องการเปลี่ยนการวางแนวกระดาษ

  4. คลิกระยะขอบ รูปปุ่ม เพื่อปรับระยะขอบของรายงาน

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนการจัดรูปแบบของเขตข้อมูล

  1. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  2. บนแท็บรูปแบบ ใช้เครื่องมือในกลุ่มฟอนต์ เพื่อนำการจัดรูปแบบคุณต้องการ

    รูป Ribbon ของ Access

ด้านบนของหน้า

ผูกกล่องข้อความกับเขตข้อมูลอื่น (เปลี่ยนแหล่งตัวควบคุมของตัวควบคุม)

  1. คลิกภายในคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแหล่งตัวควบคุม

    เส้นขอบจะถูกวาดรอบรายการเพื่อแสดงให้รู้ว่ามีการเลือกเขตข้อมูลนั้น

  2. ถ้าไม่มีแผ่นคุณสมบัติแสดงอยู่ในปัจจุบัน ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม เป็นเขตข้อมูลใหม่ คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลจากรายการแบบหล่นลง หรือคุณอาจพิมพ์นิพจน์ลงในกล่อง สามารถค้นหาการเชื่อมโยงเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนแหล่งระเบียนของรายงาน

  1. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่แสดง ให้กด F4 เพื่อแสดง

  2. ในรายการแบบหล่นลงที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิก รายงาน

  3. ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ข้อมูล

  4. ในรายการดรอปดาวน์ของแหล่งระเบียน เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้สำหรับแหล่งระเบียน หรือคลิก ปุ่มตัวสร้าง เพื่อแสดงตัวสร้างคิวรี

    หมายเหตุ: ถ้าในปัจจุบัน รายงานยึดตามตาราง Access จะสอบถามคุณว่าคุณต้องการสร้างแบบสอบถามที่ยึดตามตารางหรือไม่ ให้คลิก ใช่ เพื่อแสดงตัวสร้างแบบสอบถามและสร้างแบบสอบถาม หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อยกเลิกการดำเนินการ ถ้าคุณเลือกสร้างแบบสอบถาม แบบสอบถามจะกลายเป็นแหล่งระเบียนของรายงาน โดยจะถูกสร้างเป็นแบบสอบถาม "ฝังตัว" ซึ่งคือแบบสอบถามซึ่งเก็บไว้ในคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของรายงาน มากกว่าจะแยกเป็นวัตถุแบบสอบถาม

ด้านบนของหน้า

ตัดข้อความในเขตข้อมูล

  1. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่แสดง ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลซึ่งคุณต้องการให้ข้อความตัด แล้วคลิก คุณสมบัติ ไม่เช่นนั้น ให้คลิกเขตข้อมูลเพื่อเลือก

  2. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ขยายได้ เป็น ใช่

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเส้นตาราง

ถ้าตัวควบคุมของคุณอยู่ในรูปแบบตัวควบคุม คุณสามารถเพิ่มเส้นตารางเพื่อให้การเว้นวรรคภาพเพิ่มเติมระหว่างตัวควบคุม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเค้าโครงควบคุม ดูส่วนทำงานกับเค้าโครงตัวควบคุม

  1. คลิกเขตข้อมูลใดๆ ก็ได้ในเค้าโครงตัวควบคุม

    เส้นขอบถูกวาดรอบๆ เขตข้อมูลเพื่อแสดงว่าเขตข้อมูลดังกล่าวถูกเลือก

  2. บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มเส้นตาราง คลิกเส้นตาราง

    รูป Ribbon ของ Access

  3. เลือกลักษณะของเส้นตารางที่คุณต้องการ

หมายเหตุ: นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มเส้นตารางด้วยการคลิกขวาเขตข้อมูลใดๆ ในเค้าโครงตัวควบคุม ชี้ไปที่ เค้าโครง จากนั้นชี้ไปที่ เส้นตาราง แล้วเลือกชนิดเส้นตารางที่คุณต้องการได้อีกด้วย

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนโลโก้หรือรูปอื่น

กระบวนการต่อไปนี้แสดงให้คุณทราบถึงวิธีเพิ่มโลโก้ลงในรายงานโดยใช้เครื่องมือโลโก้ และวิธีปรับขนาดตัวควบคุมรูปหรือรูปภายในตัวควบคุมรูป

เพิ่มโลโก้

  • บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกโลโก้ รูปปุ่ม

    กล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ จะแสดงขึ้นมา

  • เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มโลโก้เก็บอยู่ แล้วคลิกสองครั้งที่แฟ้มนั้น

    Access เพิ่มโลโก้ลงในมุมซ้ายบนของรายงาน

ปรับขนาดตัวควบคุมที่มีโลโก้หรือรูปอื่นอยู่

  1. คลิกตัวควบคุมที่มีรูป

    เส้นขอบถูกวาดรอบๆ ตัวควบคุมเพื่อแสดงว่าตัวควบคุมดังกล่าวถูกเลือก

  2. วางตัวชี้บนเส้นขอบ เมื่อตัวชี้กลายเป็นลูกศรสองทาง คุณสามารถลากไปในทิศทางต่างๆ ที่แสดงโดยลูกศรเพื่อทำให้ตัวควบคุมรูปมีขนาดใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงได้

โปรดสังเกตว่าค่าเริ่มต้นของคุณสมบัติ โหมดขนาด ของรูปคือ คลิป ซึ่งหมายความว่ารูปจะมีขนาดคงเดิม ไม่ว่าคุณจะทำให้ตัวควบคุมรูปมีขนาดใหญ่หรือเล็กเพียงใด ถ้าคุณต้องการให้รูปมีขนาดใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงในขณะที่ปรับขนาดตัวควบคุม ให้ทำดังต่อไปนี้

ปรับขนาดโลโก้หรือรูปภายในตัวควบคุม

  1. เลือกรูป

  2. ถ้ายังไม่มีการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ตั้งค่าคุณสมบัติ โหมดขนาด เป็นตัวเลือกที่คุณต้องการ

การตั้งค่า

คำอธิบาย

ตัด

รูปยังคงขนาดเดิม ไม่ว่าคุณจะปรับตัวควบคุมรูปให้ใหญ่หรือเล็กแค่ใดก็ตาม ถ้าคุณปรับตัวควบคุมรูปให้เล็กกว่ารูป ส่วนที่เกินของรูปจะถูกตัดทิ้ง

ยืด

รูปจะถูกยืดทั้งแนวตั้งและแนวนอนให้เท่ากับขนาดของตัวควบคุมรูป อัตราส่วนกว้างยาวเดิมของรูปจะเสียไป ดังนั้นการตั้งค่านี้สามารถทำให้รูปผิดสัดส่วนเว้นเสียแต่ว่าคุณจะตั้งค่าความสูงและความกว้างของตัวควบคุมรูปให้ถูกต้อง

ย่อ/ขยาย

ขณะที่ตัวควบคุมรูปถูกปรับขนาด รูปก็จะถูกขยายให้ใหญ่มากที่สุดโดยไม่กระทบต่ออัตราส่วนกว้างยาวเดิมของรูป

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหรือแก้ไขชื่อเรื่องรายงาน

ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงให้คุณทราบถึงวิธีเพิ่มหรือแก้ไขป้ายชื่อที่มีชื่อเรื่องของรายงานอยู่

เพิ่มชื่อเรื่องให้รายงาน

  • บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกชื่อเรื่อง รูปปุ่ม

    ป้ายชื่อใหม่จะถูกเพิ่มลงในส่วนหัวรายงาน และชื่อของรายงานจะถูกใส่เป็นชื่อเรื่องของรายงานให้คุณ

  • เมื่อป้ายชื่อถูกสร้างขึ้น ข้อความในป้ายชื่อจะถูกเลือกให้คุณ ดังนั้น ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงข้อความ ให้คุณเริ่มพิมพ์ชื่อเรื่องที่คุณต้องการ

  • กด ENTER เมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

แก้ไขชื่อเรื่องของรายงาน

  1. คลิกสองครั้งที่ป้ายชื่อที่มีชื่อเรื่องของรายงานเพื่อวางเคอร์เซอร์ในป้ายชื่อ

  2. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการใช้เป็นชื่อเรื่องของรายงานแล้วกด ENTER เมื่อคุณเสร็จสิ้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มหมายเลขหน้า วันที่ปัจจุบัน หรือเวลาปัจจุบัน

ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงให้คุณเห็นวิธีเพิ่มหมายเลขหน้าลงในรายงาน และวิธีเพิ่มวันที่ปัจจุบันหรือเวลาปัจจุบัน

เพิ่มหมายเลขหน้า

  • บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกหมายเลขหน้า รูปปุ่ม

    กล่องโต้ตอบ หมายเลขหน้า จะปรากฏ

  • เลือกรูปแบบ ตำแหน่ง และการจัดแนวที่ต้องการสำหรับหมายเลขหน้า

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงหมายเลขในหน้าแรก ถ้าคุณไม่ต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏในหน้าแรก

  • ให้คลิก ตกลง

    หมายเลขหน้าถูกเพิ่มลงในรายงาน สลับไปที่ 'แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์' เพื่อดูลักษณะที่ปรากฏของตัวเลขเมื่อคุณพิมพ์รายงานดังกล่าว

เพิ่มวันที่หรือเวลา

  • บนแท็บรูปแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกวันและเวลา รูปปุ่ม

    กล่องโต้ตอบ วันที่และเวลา จะปรากฏ

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมวันที่ ถ้าคุณไม่ต้องการให้มีวันที่

  • ถ้าคุณต้องการรวมวันที่ไว้ด้วย ให้คลิกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการ

  • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมเวลา ถ้าคุณไม่ต้องการให้มีเวลา

  • ถ้าคุณต้องการรวมเวลาไว้ด้วย ให้คลิกรูปแบบเวลาที่คุณต้องการ

    ตัวอย่างวันที่และเวลาในรูปแบบที่คุณได้เลือกไว้ จะปรากฏอยู่ในพื้นที่ ตัวอย่าง ของกล่องโต้ตอบ

  • ให้คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ปรับเปลี่ยนรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

ในบางกรณี คุณไม่สามารถทำการปรับเปลี่ยนบางอย่างกับรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครงได้ จึงต้องใช้มุมมองออกแบบแทน

เพิ่มหมายเลขบรรทัด

  1. บนแท็บการออกแบบ ในกลุ่มตัวควบคุม คลิกกล่องข้อความ รูปปุ่ม

  2. คลิกในพื้นที่เปิดของส่วนที่คุณต้องการให้หมายเลขบรรทัดปรากฏ ในกรณีส่วนใหญ่ นี้จะมีส่วนรายละเอียด คุณจะย้ายกล่องข้อความไปยังตำแหน่งสุดท้ายในภายหลัง

    เมื่อคุณคลิกรายงาน Access สร้างกล่องข้อความที่ไม่ถูกผูก ใหม่

  3. คลิกป้ายชื่อ (ด้านซ้ายของกล่องข้อความใหม่) แล้วกด DELETE

  4. คลิกหนึ่งครั้งที่กล่องข้อความใหม่เพื่อเลือก แล้วคลิกอีกครั้งเพื่อวางตำแหน่งเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ

  5. พิมพ์= 1แล้ว กด ENTER

  6. ถ้ายังไม่มีการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  7. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ตั้งค่าคุณสมบัติ ผลรวมสะสม เป็น บนทั้งหมด

    หมายเหตุ: ถ้าเป็นรายงานที่จัดกลุ่ม และคุณต้องการให้ลำดับเลขเริ่มต้นที่ 1 สำหรับแต่ละกลุ่ม ให้ตั้งค่าคุณสมบัติเป็น บนกลุ่ม

  8. ปรับขนาดความกว้างของกล่องข้อความให้แคบลงโดยวางตำแหน่งตัวชี้ตรงที่จับสำหรับปรับขนาดบนขอบขวาของกล่องข้อความแล้วลากไปทางซ้าย เผื่อที่ไว้ให้กว้างพอสำหรับหมายเลขบรรทัดที่มากที่สุดซึ่งคุณคาดไว้ในรายงานนี้

  9. ถ้าต้องการ ให้เว้นเนื้อที่ไว้สำหรับกล่องข้อความที่ขอบซ้ายสุดของส่วนรายละเอียดด้วยการลากตัวควบคุมที่มีอยู่ในส่วนนั้นไปทางขวา หรือด้วยการปรับขนาดตัวควบคุมด้านซ้ายสุดในส่วนดังกล่าว

  10. ลากกล่องข้อความใหม่ไปยังตำแหน่งที่คุณต้อในรายงาน

  11. สลับไปที่มุมมองรายงาน แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ หรือมุมมองเค้าโครงเพื่อดูหมายเลขบรรทัด

ทำให้ส่วนหัวของกลุ่มปรากฏอยู่ด้านบนของแต่ละหน้า

สำหรับกลุ่มที่ขยายหลายหน้า จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งที่จะมีส่วนหัวของกลุ่มปรากฏอยู่ด้านบนของแต่ละหน้าเพื่อให้คุณเห็นได้อย่างง่ายดายว่าข้อมูลอยู่ในกลุ่มใด คุณสามารถเลือกส่วนหัวของกลุ่มได้ในมุมมองเค้าโครง แต่จะง่ายยิ่งกว่าหากคุณทำเช่นนี้ในมุมมองออกแบบ

  1. คลิกสองครั้งที่ตัวเลือกส่วนของส่วนหัวของกลุ่ม (แถบแนวนอนบนส่วนของส่วนหัวของกลุ่ม)

  2. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ส่วนที่ทำซ้ำ เป็น ใช่

เปิดรายงานย่อยในหน้าต่างมุมมองออกแบบของรายงานย่อยดังกล่าว

เมื่อคุณเปิดรายงานในมุมมองออกแบบ รายงานย่อยใดๆ ที่มีอยู่ในรายงานจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบด้วย อย่างไรก็ตาม รายงานย่อยแต่ละรายงานจะถูกแสดงภายในตัวควบคุมของรายงานย่อยนั้น ไม่ใช่ในหน้าต่างที่แยกต่างหาก เนื่องจากตัวควบคุมรายงานย่อยมักมีขนาดเล็กเกินไปจนทำให้ทำงานได้ยาก จึงสะดวกกว่าหากจะเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างของรายงานย่อยเองแล้วจึงแก้ไข เมื่อต้องการเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • เลือกรายงานย่อย แล้ว บนแท็บออกแบบ ในกลุ่มเครื่องมือ คลิ กรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ รูปปุ่ม

  • คลิกหนึ่งครั้งภายนอกของตัวควบคุมรายงานย่อยเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ถูกเลือกไว้ แล้วคลิกขวาที่ภายในของตัวควบคุมรายงานย่อย แล้วคลิก รายงานย่อยในหน้าต่างใหม่

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×