การปรับปรุงประสิทธิภาพการป้อนข้อมูลด้วยเขตข้อมูลการค้นหา

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

การสร้างเขตข้อมูลการค้นหาในตาราง Microsoft Office Access สามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการป้อนข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลของคุณได้ เขตข้อมูลการค้นหาสามารถแสดงค่าที่ใช้งานง่ายซึ่งถูกผูกกับค่าอื่นในตารางข้อมูลต้นฉบับหรือรายการค่า ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลการค้นหาสามารถแสดงชื่อที่ติดต่อที่ถูกผูกกับหมายเลข ID ของที่ติดต่อที่เกี่ยวข้องในตาราง แบบสอบถาม หรือรายการอื่น เป็นต้น

บทความนี้จะอธิบายชนิดของเขตข้อมูลการค้นหาและแสดงให้คุณเห็นว่าควรสร้างเขตข้อมูลการค้นหาแต่ละชนิดอย่างไรและเมื่อใด

คุณต้องการทำอะไร

เลือกชนิดเขตข้อมูลการค้นหา

สร้างเขตข้อมูลการค้นหา

เมื่อใดจะใช้ค่าหลายค่าในเขตข้อมูลจากการค้นหา

ลบคุณสมบัติที่มีการค้นหา

เลือกชนิดเขตข้อมูลการค้นหา

เขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงรายการค่าที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ ซึ่งจะทำให้สามารถป้อนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีความถูกต้องมากขึ้น เมื่อข้อมูลที่ป้อนลงในเขตข้อมูลมีอยู่ในตารางอื่นแล้ว คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อมูลซ้ำและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนได้ เขตข้อมูลการค้นหาอาจเป็นแบบง่ายหรือแบบซับซ้อนก็ได้ เขตข้อมูลการค้นหาแบบง่ายนั้นจะอนุญาตให้คุณเก็บค่าได้เพียงค่าเดียว ในขณะที่เขตข้อมูลการค้นหาแบบซับซ้อนหรือเขตข้อมูลการค้นหาแบบหลายค่าจะอนุญาตให้คุณเก็บค่าที่แสดงอยู่ในตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมหรือกล่องรายการได้หลายค่า สำหรับการป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลแบบหลายค่าแต่ละครั้ง ค่าที่แสดงจะ "ถูกค้นหา" โดยยึดตามค่าที่ถูกผูกไว้ที่สอดคล้องกัน เมื่อมีการดูหรือเข้าถึงเขตข้อมูลการค้นหาในแผ่นข้อมูล เขตข้อมูลนั้นจะเรียกว่าคอลัมน์ค้นหา เขตข้อมูลการค้นหาที่คุณสามารถสร้างได้มีอยู่ด้วยกันสองชนิด นั่นคือ รายการการค้นหา และรายการค่า

การใช้รายการการค้นหา

เมื่อเขตข้อมูลการค้นหายึดตามรายการการค้นหา เขตข้อมูลนั้นจะรับข้อมูลมาจากตารางหรือแบบสอบถามที่มีอยู่ในฐานข้อมูล สำหรับการค้นหาชนิดนี้ ตารางต่างๆ จะเชื่อมโยงถึงกัน และเมื่อค่าในแหล่งข้อมูลเปลี่ยนแปลง ข้อมูลปัจจุบันจะพร้อมใช้งานในเขตข้อมูลการค้นหา

การใช้รายการค่าการค้นหา

เมื่อเขตข้อมูลการค้นหายึดตามรายการค่าการค้นหา เขตข้อมูลการค้นหานั้นจะรับข้อมูลมาจากรายการค่าที่คุณพิมพ์ไว้เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูล เขตข้อมูลการค้นหาชนิดนี้เหมาะสำหรับใช้เมื่อคุณมีชุดค่าที่จำกัดซึ่งไม่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนัก

สร้างเขตข้อมูลการค้นหา

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองออกแบบหรือมุมมองแผ่นข้อมูลก็ได้ เมื่อต้องการเปลี่ยนเขตข้อมูลที่มีอยู่ให้เป็นเขตข้อมูลการค้นหา ให้ใช้มุมมองออกแบบ และเปลี่ยนชนิดข้อมูล เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลการค้นหาใหม่ ให้ใช้ตารางหรือแบบสอบถามที่มีอยู่เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหาของคุณ หรือสร้างรายการค่าของคุณเอง ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการสร้างเขตข้อมูลการค้นหาทั้งสองวิธี

การสร้างเขตข้อมูลการค้นหาโดยยึดตามแหล่งข้อมูลตารางหรือแบบสอบถาม

  1. เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล แล้วคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการสร้างเขตข้อมูลการค้นหา

  2. คลิกค้นหาและความสัมพันธ์ ชนิดข้อมูล

    มุมมองเขตข้อมูลการค้นหา

  3. ในตัวช่วยสร้างการค้นหา ให้เลือก ฉันต้องการให้เขตข้อมูลการค้นหารับค่าจากตารางหรือแบบสอบถามอื่น จากนั้นคลิก ถัดไป

หมายเหตุ: ถ้าเขตข้อมูลการค้นหาเชื่อมโยงกับรายการ SharePoint การแก้ไขใดๆ ที่ทำกับข้อมูลจะต้องทำกับรายการ SharePoint

  1. เมื่อต้องการเลือกแหล่งที่มาสำหรับค่าเขตข้อมูลการค้นหา ให้เลือกจากตัวเลือก ตารางแบบสอบถาม หรือ ทั้งสอง

ถ้าแอปพลิเคชันถูกออกแบบสำหรับเว็บ แต่ตารางต้นฉบับในโหมดไคลเอ็นต์ จะต้องมีคีย์หลักตัวเลข หรือ Access แสดงข้อผิดพลาด ถ้าเกิดขึ้น คุณต้องสร้างคีย์หลักตัวเลขสำหรับตารางจากมุมมองออกแบบแรก แล้ว ส่งกลับไปยังโหมดเว็บเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบ ตารางในโหมด Web ดูสร้างฐานข้อมูลเพื่อแชร์บนเว็บ

  1. เลือกตารางหรือแบบสอบถามจากรายการ แล้วคลิก ถัดไป

  2. จากรายการเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้น คลิกตัว > ปุ่มเมื่อต้องการเพิ่มลงในรายการเขตข้อมูลที่เลือกไว้ ให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่เลือก หรือเขตข้อมูลใดปรากฏในรายการเขตข้อมูลที่เลือก ทำซ้ำเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมจนกระทั่งคุณได้เพิ่มเขตข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด นั้นแล้ว คลิกถัดไป

  3. ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลหลายเขตข้อมูล และคุณต้องการระบุตัวเลือกการเรียงลำดับสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา ให้เลือกลูกศรลงที่อยู่ถัดจากเขตข้อมูลการเรียงลำดับแรก แล้วคลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับค่าตาม

  4. เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับการจัดเรียง ให้คลิกปุ่ม จากน้อยไปหามาก แล้วคลิก ถัดไป

  5. เมื่อต้องการปรับความกว้างของเขตข้อมูลการค้นหา ให้ใช้เมาส์ลากคอลัมน์ให้มีความกว้างตามที่คุณต้องการ แล้วคลิก ถัดไป

หมายเหตุ: คุณสามารถปรับความกว้างคอลัมน์ของเขตข้อมูลการค้นหาได้ แต่ถ้าคุณลดความกว้างจนทำให้มองไม่เห็นคอลัมน์อีกต่อไป เขตข้อมูลนั้นก็จะไม่แสดงขึ้น

เคล็ดลับ: ปล่อยให้กล่องกาเครื่องหมายซ่อนคอลัมน์หลัก ที่เลือกเพื่อให้ทุกคนที่ใช้ค้นหาคอลัมน์เห็นเฉพาะค่าที่คุณต้องการให้เห็นในเขตข้อมูลและไม่ใช่ค่าในเขตข้อมูลคีย์หลัก

  1. พิมพ์ชื่อของป้ายชื่อสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา

  2. เมื่อต้องการสร้างคอลัมน์ค้นหาแบบหลายค่า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้มีหลายค่า

หมายเหตุ: อนุญาตให้มีหลายค่า จะต้องเลือกเพื่อเปิดใช้งานการเก็บค่าหลายค่า ดูส่วนเมื่อใดจะอนุญาตให้มีหลายค่าในเขตข้อมูลจากการค้นหา

จากตัวช่วยสร้างการค้นหา ให้เลือกตัวเลือกการค้นหาแบบหลายค่า

  1. คลิกเสร็จสิ้น คลิกที่แท็บไฟล์ แล้ว คลิ กบันทึก

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการตรวจสอบ หรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูลจากการค้นหา เปิดตารางในมุมมองออกแบบและคุณสมบัติมีอยู่บนแท็บค้นหา ภายใต้คุณสมบัติเขตข้อมูล นั้น

การใช้ตารางหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา

Top ของหน้า

การสร้างเขตข้อมูลการค้นหาโดยยึดตามรายการค่า

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการทำงาน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

  2. คลิกเซลล์ในคอลัมน์ชนิดข้อมูล ที่สอดคล้องกับคอลัมน์ที่คุณต้องการกำหนดเป็นเขตข้อมูลจากการค้นหา คลิกลูกศรลง แล้วเลือกชนิดข้อมูลแบบ แล้ว คลิ กตัวช่วยสร้างการค้นหา

หมายเหตุ: ถ้า Access แสดงข้อความว่าโปรแกรมไม่สามารถเริ่มตัวช่วยสร้างการค้นหาได้ คุณควรเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

  1. ในตัวช่วยสร้างการค้นหา ให้เลือก ฉันจะพิมพ์ค่าที่ฉันต้องการเข้าไปเอง แล้วคลิก ถัดไป

  2. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์จำนวนคอลัมน์ที่คุณต้องการในรายการการค้นหาของคุณ

หมายเหตุ: คุณสามารถปรับความกว้างคอลัมน์ของเขตข้อมูลการค้นหาได้ แต่ถ้าคุณลดความกว้างจนทำให้มองไม่เห็นคอลัมน์อีกต่อไป เขตข้อมูลนั้นก็จะไม่แสดงขึ้น

  1. พิมพ์ค่าที่คุณต้องแสดงในรายการการค้นหา จากนั้น คลิกถัดไป

คุณสามารถแก้ไขรายการค่าได้โดยตรงในกล่องข้อความของแหล่งข้อมูลแถวจากคุณสมบัติเขตข้อมูลการค้นหา

  1. ถ้าคุณระบุคอลัมน์ไว้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ในขั้นตอนที่ 4 คุณต้องเลือกว่าจะใช้คอลัมน์ใดเพื่อระบุค่าแต่ละค่าอย่างไม่ซ้ำกัน ในกล่อง เขตข้อมูลที่มีอยู่ ให้คลิกสองครั้งที่คอลัมน์ที่คุณต้องการใช้เพื่อระบุค่าแต่ละค่าอย่างไม่ซ้ำกัน แล้วคลิก ถัดไป

หมายเหตุ: ขั้นตอนนี้จะไม่ปรากฏขึ้นถ้าคุณระบุคอลัมน์ไว้เพียงคอลัมน์เดียวในขั้นตอนที่ 4

  1. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อของป้ายชื่อสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา

  2. ถ้าคุณกำลังสร้างคอลัมน์ค้นหาแบบหลายค่า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้มีหลายค่า

    หมายเหตุ: อนุญาตให้มีหลายค่า จะต้องเลือกเพื่อเปิดใช้งานการเก็บค่าหลายค่า ดูส่วนเมื่อใดจะอนุญาตให้มีหลายค่าในเขตข้อมูลจากการค้นหา

  3. คลิก เสร็จสิ้น แล้วคลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ด้านบนของหน้า

ควรอนุญาตให้มีค่าหลายค่าในเขตข้อมูลการค้นหาเมื่อใด

คุณควรพิจารณาที่จะอนุญาตให้มีการแสดงค่าหลายค่าในเขตข้อมูลการค้นหา เมื่อวิธีการใช้ฐานข้อมูลของคุณตรงกับเงื่อนไขใดๆ ต่อไปนี้

  • คุณมีรายการค่าปัจจุบันที่อนุญาตให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในการป้อนข้อมูลหลายตัวเลือก

  • ถ้าฐานข้อมูลของคุณเข้าถึงไซต์ SharePoint บ่อยครั้ง

  • ฐานข้อมูลของคุณเชื่อมโยงไปยังไซต์ SharePoint

ถึงแม้ว่าการอนุญาตให้ใช้ค่าหลายค่าในเขตข้อมูลจะมีประโยชน์ แต่ก็อาจลดหน้าที่การใช้งานของฐานข้อมูลได้เช่นกันถ้าคุณย้ายฐานข้อมูลนั้นไปยังเซิร์ฟเวอร์

ข้อควรระวัง: เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลการค้นหาแบบหลายค่าที่มีแหล่งข้อมูลเป็นตารางที่มีอยู่ คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงชนิดข้อมูลหรือขนาดเขตข้อมูลของเขตข้อมูลการค้นหาได้เฉพาะเมื่อคุณลบความสัมพันธ์ออกก่อนเท่านั้น

การตั้งค่าหรือเปลี่ยนคุณสมบัติเขตข้อมูลการค้นหา

เมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหา คุณสมบัติเขตข้อมูลการค้นหาจะได้รับการตั้งค่าโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับเปลี่ยนคุณสมบัติเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนลักษณะการทำงานของเขตข้อมูลการค้นหาได้

  • ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการทำงาน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

  • คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติการค้นหา

  • คลิกแท็บ ค้นหา

  • คลิกลูกศรแบบหล่นลงที่อยู่ถัดจากคุณสมบัติที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการคุณสมบัติเขตข้อมูลการค้นหาที่คุณสามารถตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลงได้

คุณสมบัติ

การกระทำ

ตัวควบคุมการแสดง

คุณสามารถตั้งค่าชนิดเป็นชนิดใดชนิดหนึ่งต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดตัวควบคุม

กล่องกาเครื่องหมาย Yes/No เฉพาะเขตข้อมูล

  • กล่องข้อความ     แสดงเนื้อหาที่มีการป้อน โดยผู้ใช้

  • กล่องรายการ     แสดงรายการของค่าในหน้าต่างเปิดอยู่

  • กล่องคำสั่งผสม     แสดงค่าเลือกเมื่อปิด และแสดงรายการที่มีอยู่ของค่าเมื่อเปิด

หมายเหตุ: การตั้งค่าตัวควบคุมการแสดงคุณสมบัติกล่องข้อความ หรือกล่องกาเครื่องหมาย ปิดใช้งานการค้นหา

ชนิดแหล่งข้อมูลแถว

เลือกว่าจะใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลการค้นหาด้วยค่าจากตารางหรือแบบสอบถามอื่น หรือจากรายการค่าที่คุณระบุ คุณยังสามารถเลือกที่จะใส่ข้อมูลในรายการด้วยชื่อของเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามได้อีกด้วย

แหล่งข้อมูลแถว

ระบุตาราง แบบสอบถาม หรือรายการค่าที่ให้ค่าสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว เป็น ตาราง/แบบสอบถาม หรือ รายการเขตข้อมูล ควรตั้งค่าคุณสมบัตินี้เป็นชื่อของตาราง แบบสอบถาม หรือคำสั่ง SQL ที่แทนแบบสอบถามนั้น เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว เป็น รายการค่า คุณสมบัตินี้ควรมีรายการค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

คอลัมน์ที่ถูกผูกไว้

ระบุคอลัมน์ในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ที่ให้ค่าที่เก็บโดยเขตข้อมูลการค้นหา ค่านี้อาจอยู่ในช่วงตั้งแต่ 1 ถึงจำนวนคอลัมน์ในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว

จำนวนคอลัมน์

ระบุจำนวนคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลแถวที่สามารถแสดงในคอลัมน์ค้นหา คุณสมบัตินี้อาจเป็นค่าจำนวนเต็มตั้งแต่ 1 ถึง 255

หัวคอลัมน์

ระบุว่าจะให้แสดงส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ ค่าอาจเป็น ไม่ใช่ (ค่าเริ่มต้น) หรือ ใช่

ความกว้างคอลัมน์

ป้อนความกว้างคอลัมน์สำหรับแต่ละคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณไม่ต้องการแสดงคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง เช่น หมายเลข ID คุณสามารถระบุความกว้างเป็น 0 ได้

จำนวนแถวที่แสดง

ระบุจำนวนแถวที่จะปรากฏเมื่อคุณแสดงคอลัมน์ค้นหา

ความกว้างของรายการ

ระบุความกว้างของตัวควบคุมที่จะปรากฏเมื่อคุณแสดงคอลัมน์ค้นหา

จำกัดแค่ในรายการ

เลือกว่าจะให้ผู้ใช้สามารถป้อนค่าที่ไม่มีในรายการได้หรือไม่

อนุญาตให้มีหลายค่า

ระบุว่า จะใช้เขตข้อมูลมีหลายค่าเขตข้อมูลการค้นหา และอนุญาตให้มีการเลือกหลายค่า ตั้งค่านี้อาจไม่มี (ค่าเริ่มต้น) หรือใช่ได้ ถ้าคุณเลือกใช่ ผู้ใช้จะสามารถเลือกได้หลายค่าจากคุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถว แต่ละระเบียน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานนี้ให้ดูตัวเลือก เมื่อใดที่จะอนุญาตให้มีหลายค่าในเขตข้อมูลจากการค้นหา

อนุญาตให้แก้ไขรายการค่าได้

ระบุว่าสามารถแก้ไขรายการในเขตข้อมูลการค้นหารายการค่าได้หรือไม่ เมื่อตั้งค่าเป็น ใช่ การคลิกขวาที่เขตข้อมูลการค้นหาจะเป็นการแสดงตัวเลือกเมนู แก้ไขรายการค่า ขึ้น ถ้าเขตข้อมูลการค้นหามีคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ คุณสมบัตินี้จะถูกละเว้น

ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ

ระบุฟอร์มที่มีอยู่ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อแก้ไขข้อมูลในรายการในเขตข้อมูลการค้นหาได้

แสดงเฉพาะค่าแหล่งข้อมูลแถว

แสดงเฉพาะค่าที่ตรงกับแหล่งข้อมูลแถวปัจจุบันเมื่อ อนุญาตให้มีหลายค่า ถูกตั้งค่าเป็น ใช่

ด้านบนของหน้า

การเอาคุณสมบัติการค้นหาออก

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการทำงาน แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

  2. เลือกเขตข้อมูลที่มีคุณสมบัติการค้นหาที่คุณต้องการเอาออก

  3. คลิกแท็บ ค้นหา

  4. ในรายการดรอปดาวน์ของตัวควบคุมการแสดง คลิกกล่องข้อความแล้ว บันทึกการเปลี่ยนแปลง

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×