การปรับปรุงข้อมูลในฐานข้อมูล

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

บทความนี้อธิบายวิธีการอัปเดตข้อมูลที่มีอยู่ Microsoft Office Access 2007 มีตัวเลขของเครื่องมือสำหรับการอัปเดตระเบียนอยู่ รวมทั้งแผ่นข้อมูล ฟอร์ม แบบสอบถาม ค้นหา และแทน และฟีเจอร์นี้เก็บรวบรวมข้อมูลใหม่

เมื่อคุณดำเนินต่อ จำไว้ว่า อัปเดตข้อมูลไม่กระบวนการเดียวกันเป็นการป้อนข้อมูลใหม่ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลใหม่ในฐานข้อมูล ดูบทความเพิ่มระเบียนอย่าง น้อยหนึ่งไปยังฐานข้อมูล

ในบทความนี้

วิธีการออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการปรับปรุง

ฉันชนิดข้อมูลที่มีผลต่อการอัปเดต

ฉันคุณสมบัติของเขตข้อมูลตารางมีผลต่อการอัปเดต

ใช้ฟอร์มเพื่ออัปเดตข้อมูล

ใช้แผ่นข้อมูลเพื่ออัปเดตข้อมูล

ใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลที่มีอยู่

ใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนลงในตาราง

ใช้การเก็บรวบรวมข้อมูลการอัปเดตระเบียน

ใช้การปรับปรุงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อเปลี่ยนค่าคีย์หลัก และ foreign

วิธีการออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการปรับปรุง

อ่านส่วนนี้ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับแนวคิดหลังฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หรือใหม่ในการเข้าถึง อัปเดขนาดใหญ่กลายเป็นการง่ายกว่าเพื่อดำเนินการเมื่อคุณทำความเข้าใจเกี่ยวกับหลักพื้นฐานของการออกแบบฐานข้อมูลบางอย่าง

ฐานข้อมูล Access ไม่ใช่ไฟล์ในแง่เป็นเอกสารMicrosoft Office Word 2007 หรือจำกัดจำนวนชุดสไลด์Microsoft Office PowerPoint 2007 แบบเดียวกัน แทน ฐานข้อมูล Access ทั่วไปคือการ รูปคอลเลกชันของตาราง plus เป็นชุดของวัตถุที่อยู่รอบ ๆ ตารางเหล่านั้นทั้งฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม และอื่น ๆ

นอกจากนี้ วัตถุเหล่านั้นต้องยึดตามชุดดีไซน์หลัก หรือฐานข้อมูลจะทำงานได้ดี หรือล้มเหลวเนื่องจากหมดเลยก็ ในทางกลับ หลักเหล่านั้นออกแบบมีผลกระทบต่อวิธีที่คุณป้อนข้อมูล โปรดจำไว้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับวัตถุฐานข้อมูลและการออกแบบในขณะที่คุณดำเนินการ

  • มีข้อยกเว้นสองสาม (เช่นชนิดของรายการที่เรียกว่ารายการค่า), Access เก็บข้อมูลทั้งหมดในตารางอย่าง น้อยหนึ่งตาราง จำนวนของตารางขึ้นอยู่กับการออกแบบและความซับซ้อนของฐานข้อมูล แม้ว่าคุณสามารถดู หรืออัปเดตข้อมูล ใน ฟอร์ม รายงาน หรือ ในผลลัพธ์ส่งกลับ โดยแบบสอบถาม Access เก็บข้อมูลในตารางเท่านั้น

  • แต่ละตารางควรจัดเก็บข้อมูลสำหรับปัญหาเดียว ประเภท หรือวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น ตารางของข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจควรไม่ประกอบด้วยข้อมูลการขาย ถ้าไม่มี ค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องสามารถกลายเป็นเรื่องยาก ถ้าไม่อาจไม่

  • เขตข้อมูลในตารางแต่ละควรยอมรับเฉพาะหนึ่งชนิดของข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณควรเก็บบันทึกย่อในเขตข้อมูลจากการตั้งค่าเป็นตัวเลขที่ยอมรับ ถ้าคุณพยายามที่จะใส่ข้อความในเขตข้อมูล Access แสดงข้อผิดพลาด

  • มีข้อยกเว้น เขตข้อมูลในระเบียนควรยอมรับค่าเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอย่างถูกต้องออกแบบจะป้องกันไม่ให้คุณใส่มากกว่าหนึ่งที่อยู่ในเขตข้อมูลที่มีอยู่ นี่คือซึ่งแตกต่างจากMicrosoft Office Excel 2007 ซึ่ง ตามค่าเริ่มต้น ช่วยให้คุณสามารถใส่อักขระจำนวนชื่อ ที่อยู่ หรือรูปภาพในเซลล์เดียวเว้นแต่ว่าคุณตั้งค่าเซลล์นั้นเพื่อยอมรับชนิดของข้อมูลที่จำกัด

    อย่างไรก็ตามOffice Access 2007 ยังให้ฟีเจอร์ใหม่ที่เรียกว่าเขตข้อมูลมีหลายค่า คุณใช้เขตข้อมูลที่มีหลายค่า เพื่อแนบหลาย ๆ ส่วนของข้อมูลไปยังระเบียนเดียว และสร้างรายการที่ยอมรับค่าหลายค่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบไฟล์ข้อความ ชุดสไลด์Office PowerPoint 2007 และอักขระจำนวนรูปกับระเบียนในฐานข้อมูลของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างรายการของชื่อ แล้วเลือกเป็นจำนวนมากชื่อเหล่านั้นตามที่จำเป็น การใช้เขตข้อมูลที่มีหลายค่าอาจดูเหมือนหยุดการกฎของดีไซน์ฐานข้อมูลเนื่องจากคุณสามารถจัดเก็บข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งชิ้น แต่นั้นจะ ไม่ เนื่องจาก Access บังคับใช้กฎ "เบื้อง ด้วยการเก็บข้อมูลในตารางที่ซ่อนอยู่ พิเศษ

ลิงก์ต่อไปนี้นำคุณไปยังบทความที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวเรื่องและฟีเจอร์ที่กล่าวถึงในส่วนนี้

ด้านบนของหน้า

ฉันชนิดข้อมูลที่มีผลต่อการอัปเดต

อ่านส่วนนี้ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับแนวคิดหลังฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หรือใหม่ในการเข้าถึง อัปเดขนาดใหญ่กลายเป็นการง่ายกว่าเพื่อดำเนินการเมื่อคุณทำความเข้าใจเกี่ยวกับหลักพื้นฐานของการออกแบบฐานข้อมูลบางอย่าง

เมื่อคุณออกแบบตารางฐานข้อมูล คุณเลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางนั้น กระบวนการซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าการป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง ตัวอย่าง สมมติว่า คุณได้ระบุชนิดข้อมูลตัวเลขสำหรับเขตข้อมูลเนื่องจากคุณต้องการคำนวณยอดขาย ถ้ามีบางคนพยายามที่จะใส่ข้อความในเขตข้อมูลนั้น Access แสดงข้อผิดพลาด และจะแจ้งให้ผู้ใช้ที่บันทึกระเบียนมีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนที่ช่วยปกป้องตัวเลขของคุณ

แสดงวิธีการดูชนิดข้อมูลของฉัน

Access มีสองวิธีในการดูชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลตารางในขณะนี้ คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บแผ่นข้อมูล หรือคุณสามารถเปิดตารางในมุมมองออกแบบ ชุดของขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีการใช้เทคนิคทั้งสองอย่าง

ดูชนิดข้อมูล โดยใช้คำสั่งบนแท็บแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการใช้

  2. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบ

  3. บนแท็บแผ่นข้อมูล ในกลุ่มชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ คลิกลูกศรสำหรับรายการชนิดข้อมูล เพื่อดูการตั้งค่าสำหรับเขตข้อมูลชนิดข้อมูล

ชนิดข้อมูลในมุมมองในมุมมองออกแบบ

  • ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางแล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

    Access เปิดตารางในตารางออกแบบ และส่วนบนของตารางชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลแต่ละตารางที่แสดง

    เขตข้อมูลใน 'มุมมองออกแบบ'

ชนิดข้อมูลที่กำหนดสำหรับแต่ละเขตข้อมูลจากตารางแสดงระดับแรกของสิ่งที่คุณสามารถ และไม่สามารถใส่ลงในเขตข้อมูลจากการควบคุม ในบางกรณี การตั้งค่าชนิดข้อมูลป้องกันไม่ให้คุณใส่ข้อมูลใด ๆ ทั้งสิ้น ตารางต่อไปนี้แสดงรายการชนิดข้อมูลที่Office Access 2007 แสดง และอธิบายว่า พวกเขามีผลต่อการป้อนข้อมูล

ชนิดข้อมูล

เอฟเฟ็กต์บนรายการข้อมูล

ข้อความ

เขตข้อมูลข้อความยอมรับข้อความหรือตัวเลขอักขระ รวมถึงรายการของข้อมูลที่มีตัวคั่น เขตข้อมูลข้อความมีขนาดเล็กอักขระตามจำนวนมากกว่าที่ไม่เขตข้อมูล Memo ที่ยอมรับนั่นคือตั้งแต่ 0 ถึง 255 อักขระ ในบางกรณี คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน conversion เพื่อทำการคำนวณข้อมูลในเขตข้อมูลข้อความ

Memo

คุณสามารถใส่จำนวนมากของข้อความและตัวเลขข้อมูลในเขตข้อมูลชนิดนี้ นอกจากนี้ ถ้าตัวออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูลไปยังสนับสนุนการจัดรูปแบบ rich text คุณสามารถใช้ชนิดของการจัดรูปแบบที่คุณค้นหาในโปรแกรมการประมวลผล word เช่นOffice Word 2007 ตามปกติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ฟอนต์แบบต่าง ๆ และฟอนต์กับอักขระที่เฉพาะเจาะจงในข้อความของคุณ และทำให้เป็นตัวหนา หรือตัวเอียง และอื่น ๆ คุณยังสามารถเพิ่มแท็ก Hypertext Markup Language (HTML) ไปยังข้อมูล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การจัดรูปแบบ rich text ในเขตข้อมูล Memo ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

เช่นเขตข้อมูลข้อความ คุณยังสามารถเรียกใช้ฟังก์ชัน conversion กับข้อมูลในเขตข้อมูล Memo

หมายเลข

คุณสามารถใส่ตัวเลขเท่านั้นในเขตข้อมูลชนิดนี้ และคุณสามารถทำการคำนวณค่าในเขตข้อมูลตัวเลข

วันที่/เวลา

คุณสามารถใส่เฉพาะวันและเวลาในเขตข้อมูลชนิดนี้ ขึ้นอยู่กับวิธีตัวออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูล คุณอาจพบเงื่อนไขต่อไปนี้:

  • ถ้าตัวออกแบบฐานข้อมูลชุดรูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับเขตข้อมูล (ชุดของอักขระสัญพจน์และพื้นที่ที่สำรองไว้ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูล), คุณต้องใส่ข้อมูลในช่องว่างและรูปแบบที่มีรูปแบบ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเห็นรูปแบบเช่น MMM_DD_YYYY คุณต้องพิมพ์วันที่ในรูปแบบในช่องว่างนั่นคือตัวอย่าง 11 ต.ค. 2006 คุณไม่สามารถพิมพ์ชื่อเต็มของเดือน (เช่นกรกฎาคม), หรือค่าปีสองหลัก

  • ถ้าไม่ได้สร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลเพื่อควบคุมวิธีที่คุณใส่วันหรือเวลาตัวออกแบบ คุณสามารถใส่ค่าใช้รูปแบบเวลาหรือวันที่ถูกต้องใด ๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ 11 2006 oct., 10/11/06 หรือ 11 ตุลาคม 2006

  • ตัวออกแบบฐานข้อมูลอาจนำรูปแบบการแสดงลงในเขตข้อมูล กรณี ถ้าไม่มีรูปแบบการป้อนข้อมูลคือ นำเสนอที่คุณสามารถใส่ค่าในรูปแบบเกือบทุก แต่ Access แสดงวันสอดคล้องกับรูปแบบการแสดง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ 10/11/2006 แต่อาจถูกตั้งค่ารูปแบบแสดงเพื่อที่จะแสดงค่าเป็น 11 2006 oct

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

สกุลเงิน

คุณสามารถใส่สกุลเงินค่าในเขตข้อมูลชนิดนี้ นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องใส่สัญลักษณ์สกุลเงินด้วยตนเอง ตามค่าเริ่มต้น Access ใช้สัญลักษณ์สกุลเงิน (¥, และอื่น ๆ) ระบุชื่อไว้ในการตั้งค่าภูมิภาคของ Windows

AutoNumber

คุณไม่สามารถใส่ หรือเปลี่ยนข้อมูลในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้ตลอดเวลา Access เพิ่มค่าในเขตข้อมูล AutoNumber เมื่อใดก็ ตามที่คุณเพิ่มระเบียนใหม่ลงในตาราง

ใช่/ไม่ใช่

เมื่อคุณคลิกเขตข้อมูลที่ถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลนี้ Access แสดงในกล่องกาเครื่องหมายหรือรายการดรอปดาวน์ โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดรูปแบบเขตข้อมูล ถ้าคุณจัดรูปแบบเขตข้อมูลเพื่อแสดงรายการ คุณสามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งใช่หรือไม่ใช่จริงหรือเท็จหรือเปิดหรือปิดจากรายการ โดยขึ้นอยู่กับการจัดรูปแบบนำไปใช้กับเขตข้อมูลอีกครั้ง คุณไม่สามารถป้อนค่าในรายการ หรือเปลี่ยนค่าในรายการโดยตรงจากฟอร์มหรือตาราง

วัตถุ OLE

คุณใช้เขตข้อมูลชนิดนี้เมื่อคุณต้องการแสดงข้อมูลจากไฟล์ถูกสร้างขึ้นในโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงไฟล์ข้อความ แผนภูมิ Excel หรือชุดสไลด์ PowerPoint ในเขตข้อมูลที่มีวัตถุ OLE

สิ่งที่แนบมาแสดงวิธีรวดเร็ว ง่าย และมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเมื่อต้องการดูข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ๆ ดูรายการสิ่งที่แนบมา ในภายหลังในตารางนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ไฮเปอร์ลิงก์

คุณสามารถใส่ข้อมูลใด ๆ ในเขตข้อมูลชนิดนี้ และเข้าถึงตัดไว้ในที่อยู่เว็บ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพิมพ์ค่าในเขตข้อมูล Access ล้อมรอบข้อความของคุณ มีข้อความ Uniform Resource Locator (URL) ดัง: http://www your_text.com ถ้าคุณใส่ที่อยู่เว็บใช่ ลิงก์ของคุณจะทำงาน — มิฉะนั้น ลิงก์ของคุณจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด นอกจากนี้ แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ที่มีอยู่อาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากเขตข้อมูลจากการเชื่อมโยงหลายมิติ ด้วยเมาส์ของคุณคลิกเว็บเบราว์เซอร์ของคุณเริ่มต้น และนำคุณไปยังไซต์ที่ระบุในการเชื่อมโยง เมื่อต้องการแก้ไขเขตข้อมูลจากการเชื่อมโยงหลายมิติ คุณเลือกเขตข้อมูลที่มีอยู่ติดกัน ใช้แป้น TAB หรือลูกศรเพื่อย้ายโฟกัสไปยังเขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลายมิติ นั้นแล้ว กด F2 เพื่อเปิดใช้งานการแก้ไข

สิ่งที่แนบมา

คุณสามารถแนบข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ๆ ในเขตข้อมูลชนิดนี้ แต่คุณไม่สามารถพิมพ์ หรือมิฉะนั้น ให้ใส่ข้อความหรือข้อมูลตัวเลข

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา ดูบทความการแนบไฟล์และกราฟิกกับระเบียนในฐานข้อมูลของคุณ

ตัวช่วยสร้างการค้นหา

ตัวช่วยสร้างการค้นหาไม่ใช่ชนิดข้อมูล แทน คุณใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์สองชนิด: ค่ารายการและเขตข้อมูลการค้นหา รายการค่าใช้ในรายการที่คุณป้อนด้วยตนเองเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาที่ มีตัวคั่น ค่าเหล่านั้นอาจขึ้นอยู่กับอื่น ๆ ข้อมูลหรือวัตถุในฐานข้อมูลของคุณ

ในทางตรงข้าม เขตข้อมูลจากการค้นหาใช้คิวรีเพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากตารางอื่น ๆ ในฐานข้อมูล หรือ ในตำแหน่งที่ ตั้งอื่น เช่นเซิร์ฟเวอร์ที่ติดตั้งWindows SharePoint Services 3.0 อย่างน้อยหนึ่งอย่าง เขตข้อมูลการค้นหาแสดงข้อมูลในรายการดรอปดาวน์แล้ว ตามค่าเริ่มต้น ตัวช่วยสร้างการค้นหาชุดของเขตข้อมูลตารางชนิดข้อมูล Number

คุณสามารถทำงานกับเขตข้อมูลการค้นหาได้โดยตรง ในตาราง และ ในฟอร์มและรายงาน ตามค่าเริ่มต้น ค่าในเขตข้อมูลจากการค้นหาปรากฏในชนิดของตัวควบคุมรายการที่เรียกว่ากล่องคำสั่งผสมนั่นคือรายการที่มีลูกศรดรอปดาวน์: รายการการค้นหาที่ว่างเปล่า ขึ้นอยู่กับวิธีตัวออกแบบฐานข้อมูลได้ตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหาและกล่องคำสั่งผสม คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในรายการ และเพิ่มรายการลงในรายการ เมื่อต้องการดำเนินดังกล่าว ตัวออกแบบฐานข้อมูลต้องตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลการค้นหา (คุณสมบัติถูกเรียกว่ารายชื่อเพื่อจำกัดและตัวออกแบบที่มีการปิดใช้งานได้)

ถ้าคุณไม่สามารถแก้ไขค่าในรายการค้นหาได้โดยตรง คุณต้องเพิ่ม หรือเปลี่ยนข้อมูล ในรายการของค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือ ในตารางที่ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการทำเช่นนั้น ดูส่วนที่มีชื่อว่า "แก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูลจากการค้นหา" ในบทความเพิ่มระเบียนอย่าง น้อยหนึ่งไปยังฐานข้อมูล

สุดท้าย เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลการค้นหา คุณสามารถเลือกตั้งเพื่อสนับสนุนค่าหลายค่า เมื่อคุณทำเช่นนั้น กล่องกาเครื่องหมายอยู่ถัดจากแต่ละรายการที่แสดงรายการผลลัพธ์ และคุณสามารถเลือก หรือล้างเป็นรายการต่าง ๆ ตามที่ต้องการ รูปนี้แสดงรายการหลายค่าทั่วไป:

รายการกล่องกาเครื่องหมาย

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างเขตข้อมูลการค้นหา และการใช้รายการเป็นผลลัพธ์ ดูบทความคู่มือไปยังเขตข้อมูลที่มีหลายค่าและการใช้รายการที่เก็บค่าหลายค่า

ด้านบนของหน้า

ฉันคุณสมบัติของเขตข้อมูลตารางมีผลต่อการอัปเดต

อ่านส่วนนี้ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับแนวคิดหลังฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หรือใหม่ในการเข้าถึง คุณไม่สามารถทำการอัปเดขนาดใหญ่เรียบร้อยแล้วเว้นแต่ว่าคุณทำความเข้าใจว่าคุณสมบัติตั้งค่าสำหรับเขตข้อมูลตารางมีผลต่อการปรับปรุง

เมื่อคุณดีไซน์ฐานข้อมูล คุณมักเริ่ม ด้วยการออกแบบตารางอย่าง น้อยหนึ่ง คุณตัดสินใจว่า ชนิดข้อมูลแต่ละตารางจะประกอบด้วย คุณตั้งค่าคีย์หลักนั่นคือเขตข้อมูลที่จะระบุแต่ละระเบียน (แถว) ซึ่งสำหรับแต่ละตาราง และคุณสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนั้น คุณตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลในแต่ละตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูลข้อความเพื่อยอมรับอักขระไม่เกิน 50 และคุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูลตัวเลขเพื่อยอมรับเฉพาะค่าสกุลเงิน

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลส่วนใหญ่ โดยใช้มุมมองออกแบบ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถตั้งคุณสมบัติบางอย่าง โดยใช้คำสั่งในกลุ่มบน Ribbon ส่วนหนึ่งของส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบเป็นภาพสำหรับเขตข้อมูล Text และ Memo ได้ โดยใช้คำสั่งในกลุ่มฟอนต์ บนแท็บหน้าแรก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คำสั่งเหล่านั้น ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

แสดงวิธีการตั้งค่า หรือเปลี่ยนคุณสมบัติของเขตข้อมูลตาราง

Access มีสองวิธีในการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูลตารางในขณะนี้ซึ่งคุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บแผ่นข้อมูล หรือคุณสามารถเปิดตารางในมุมมองออกแบบ ชุดของขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีการใช้เทคนิคทั้งสองอย่าง

ดูคุณสมบัติของตาราง โดยใช้คำสั่งบนแท็บแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการใช้

  2. คลิกแท็บแผ่นข้อมูล และใช้คำสั่งในกลุ่มชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ เพื่อดูคุณสมบัติของเขตข้อมูลแต่ละตาราง

ดูคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาตาราง และคลิกมุมมองออกแบบ

    Access เปิดตารางในตารางออกแบบ

  2. ในส่วนล่างของตาราง ภายใต้คุณสมบัติเขตข้อมูล คลิกแท็บทั่วไป ถ้ายังไม่ได้เลือก

    หรือ

    เมื่อต้องการดูคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลจากการค้นหา คลิกที่แท็บค้นหา

    เขตข้อมูลจากการค้นหาที่มีเขตข้อมูลในตารางที่ใช้เป็นตายรายการค่า หรือแบบสอบถามที่รับค่าจากตารางอย่าง น้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูล ตามค่าเริ่มต้น เขตข้อมูลการค้นหาแสดงค่าดังกล่าวให้คุณเห็นในรูปแบบของรายการ ขึ้นอยู่กับวิธีตัวออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหา คุณสามารถเลือกรายการอย่าง น้อยหนึ่งรายการจากรายการนั้น

    เขตข้อมูลการค้นหามักสับสนระหว่างผู้ใช้ Access ใหม่ได้เนื่องจากรายการของข้อมูลปรากฏในตำแหน่งเดียวกัน (รายการที่ Access สร้างจากข้อมูลในเขตข้อมูลการค้นหา), แต่ข้อมูลสามารถติดตั้งอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งอื่น (ตารางที่ประกอบด้วยข้อมูล) โปรดจำไว้ว่า เมื่อคุณอัปเดตข้อมูลในเขตข้อมูลจากการค้นหา คุณต้องการอัปเดตารางต้นฉบับ (สองตำแหน่งที่ตั้ง) คุณไม่สามารถปรับปรุงเขตข้อมูลจากการค้นหาจากรายการ

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการคุณสมบัติของตารางที่มีผลต่อมากที่สุดในการป้อนข้อมูล และอธิบายผลกระทบของพวกเขา

คุณสมบัติ

ตำแหน่งที่ตั้งในตารางออกแบบตาราง

ค่าที่เป็นไปได้

ลักษณะการทำงานเมื่อคุณพยายามที่จะใส่ข้อมูล

ขนาดเขตข้อมูล

แท็บ ทั่วไป

0 255

ขีดจำกัดจำนวนอักขระนำไปใช้เฉพาะกับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล Text ถ้าคุณพยายามที่จะใส่มากกว่าจำนวนอักขระที่ระบุ เขตข้อมูลตัดเหล่านั้น

ต้องมี

แท็บ ทั่วไป

ใช่/ไม่ใช่

เมื่อเปิดใช้งาน คุณสมบัตินี้บังคับให้คุณใส่ค่าในเขตข้อมูล และเข้าถึงจะช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลใด ๆ ใหม่จนกว่าคุณทำให้สมบูรณ์เขตข้อมูล เมื่อถูกปิดใช้งาน เขตข้อมูลจะยอมรับค่า null ซึ่งหมายความว่า เขตข้อมูลสามารถยังคงว่างอยู่

หมายเหตุ: ค่า null จะไม่เหมือนกับศูนย์ ศูนย์เป็นตัวเลข และ Access สามารถใช้ในการคำนวณ ค่า null เป็นค่าหายไป undefined หรือไม่รู้จัก

อนุญาตให้มีสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์

แท็บ ทั่วไป

ใช่/ไม่ใช่

เมื่อเปิดใช้งาน คุณสามารถใส่สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ — สตริงที่ประกอบด้วยอักขระที่ไม่ได้ เมื่อต้องการสร้างสตริงข้อความยาวเป็นศูนย์ คุณพิมพ์คู่ของเครื่องหมายอัญประกาศคู่กับไม่มีช่องว่างระหว่างคอลัมน์ ("") และกด ENTER

ใส่ดัชนี

แท็บ ทั่วไป

ใช่/ไม่ใช่

เมื่อคุณทำดัชนีเขตข้อมูลตาราง Access ป้องกันไม่ให้คุณเพิ่มค่าที่ซ้ำกัน

รูปแบบการป้อนข้อมูล

แท็บ ทั่วไป

ชุดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือแบบกำหนดเองของอักขระสัญพจน์และพื้นที่ที่สำรองไว้

รูปแบบการป้อนข้อมูลบังคับให้คุณใส่ข้อมูลในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รูปแบบปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลในตารางหรือตัวควบคุมบนฟอร์ม ตัวอย่าง สมมติว่า คุณคลิกเขตข้อมูลวัน และดูการตั้งค่าของอักขระ: MMM-DD-YYYY ชุดอักขระที่ถูกเรียกว่ารูปแบบการป้อนข้อมูล จะบังคับให้คุณใส่ค่าเดือนเป็นอักษรสามตัวย่อ เช่นต.ค. และค่าปีเป็นตัวเลข 4 หลัก แทนที่เป็นสอง ดังนั้นถ้าคุณเห็นว่ารูปแบบ คุณป้อนวันที่เช่น OCT-15 2006

หมายเหตุ: โปรดจำไว้ว่า รูปแบบการป้อนข้อมูลเฉพาะควบคุมวิธีที่คุณใส่ข้อมูล ไม่วิธี Access แสดงข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่วันที่เป็น 15 oct 2006 แต่ Access อาจเก็บค่าเป็น 10152006 ซึ่งนั่นคือ ที่ไม่มีการจัดรูปแบบอักขระ จากนั้น กด เมื่อคุณดูวันที่ในตาราง มหรือรายงาน Access อาจถูกตั้งค่าเพื่อแสดงเป็น 10/15/2006

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้าง และใช้รูปแบบการป้อนข้อมูล ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

ตัวควบคุมการแสดง

แท็บค้นหา

ค่าขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลที่กำหนดสำหรับเขตข้อมูล

สำหรับเขตข้อมูลข้อความและตัวเลข คุณสามารถเลือกระหว่างกล่องข้อความ กล่องรายการ หรือตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสม สำหรับใช่/ไม่มีเขตข้อมูล คุณสามารถเลือกระหว่างกล่องกาเครื่องหมาย ข้อความ หรือตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสม

หมายเหตุ: ถ้าคุณเลือกรายการใดนอกเหนือไปจากกล่องรายการ หรือกล่องคำสั่งผสม Access ซ่อนคุณสมบัติเหลืออยู่บนแท็บค้นหา

ชนิดแหล่งข้อมูลแถว

แท็บค้นหา

ตาราง/คิวรี
ค่ารายการ
รายการเขตข้อมูล

ถ้าคุณตั้งค่ากล่องคุณสมบัติตัวควบคุมการแสดง เป็นกล่องรายการ หรือกล่องคำสั่งผสม คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัตินี้ตาราง/คิวรีรายการค่า หรือรายการเขตข้อมูล ในทางกลับ คุณสมบัตินี้ควบคุมชนิดของค่าที่คุณสามารถใช้ในคุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถว ดูรายการถัดไป

แหล่งข้อมูลแถว

แท็บค้นหา

ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติชนิดแหล่งข้อมูลแถว

ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติชนิดแหล่งข้อมูลแถว เป็นตาราง/คิวรี เขตข้อมูลคุณสมบัตินี้สามารถประกอบด้วยชื่อของตารางหรือคิวรี ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติรายการค่า คุณสมบัตินี้ประกอบด้วยรายการของค่าที่คั่น ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค () ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติชนิดแหล่งข้อมูลแถว ลงในรายการเขตข้อมูล คุณสมบัตินี้ประกอบด้วยชื่อของตาราง แบบสอบถาม หรือคำสั่ง Structured Query Language (SQL)

จำกัดแค่ในรายการ

แท็บค้นหา

ใช่/ไม่ใช่

เมื่อตั้งค่าเป็นใช่ Access ค้นหาค่าที่ตรงกันในขณะที่ผู้ใช้ใส่ข้อความในตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสม วางอีกวิธีหนึ่งใช่ ตั้งค่าการเปิดใช้งานชนิดล่วงหน้า ตั้งค่าใช่ ยังป้องกันผู้ใช้จากการแก้ไขข้อมูลในรายการโดยตรงจากตัวควบคุมกล่องรายการหรือคำสั่งผสม แทน ผู้ใช้ต้องแก้ไขข้อมูล ในกล่องคุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถว หรือในกรณี ของเขตข้อมูลการค้นหา แก้ไขข้อมูลในตารางที่ประกอบด้วยแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลการค้นหา ดูส่วนที่มีชื่อว่า "แก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูลจากการค้นหา" ในบทความเพิ่มระเบียนอย่าง น้อยหนึ่งไปยังฐานข้อมูล

อนุญาตให้แก้ไขรายการค่าได้

แท็บค้นหา

ใช่/ไม่ใช่

เปิดใช้งาน หรือปิดใช้งานคำสั่งแก้ไขข้อมูลในรายการ สำหรับรายการค่า แต่ไม่ใช้ สำหรับเขตข้อมูลการค้นหา เมื่อต้องการเปิดใช้งานคำสั่งสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา ใส่ชื่อฟอร์มที่ถูกต้องในฟอร์มข้อมูลในรายการแก้ไขคุณสมบัติ คำสั่งอนุญาตให้แก้ไขรายการค่าปรากฏขึ้นบนเมนูทางลัดที่คุณเปิด ด้วยการคลิกขวาคำสั่งผสมหรือกล่องตัวควบคุมกล่องรายการ เมื่อคุณเรียกใช้คำสั่ง กล่องโต้ตอบแก้ไขข้อมูลในรายการ ปรากฏขึ้น มาระหว่าง ถ้าคุณระบุชื่อของฟอร์มในกล่องคุณสมบัติฟอร์มข้อมูลในรายการแก้ไข Access เริ่มต้นที่ฟอร์มแทนการใช้กล่องโต้ตอบ

คุณสามารถเรียกใช้คำสั่งแก้ไขข้อมูลในรายการ จากกล่องรายการ และตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมบนฟอร์ม จากตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมที่อยู่ในตารางและผลลัพธ์ของคิวรีตั้งค่า ฟอร์มต้องถูกเปิดในมุมมองออกแบบหรือมุมมองเรียกดู ตารางและชุดผลลัพธ์คิวรีต้องถูกเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ

แท็บค้นหา

ชื่อของฟอร์มการป้อนข้อมูล

ถ้าคุณระบุชื่อของฟอร์มการป้อนข้อมูลในคุณสมบัติตารางนี้ ฟอร์มที่เปิดขึ้นเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่งแก้ไขข้อมูลในรายการ มิฉะนั้น กล่องโต้ตอบแก้ไขข้อมูลในรายการ ปรากฏเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบตารางฐานข้อมูล และการตั้งค่าคุณสมบัติ ดูบทความต่อไปนี้

  • พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูลอธิบายแนวคิดพื้นฐานเช่นฐานข้อมูล การวางแผนออกข้อมูล และปรับมาตรฐานเช่นกระบวนการแยกข้อมูลของคุณลงในตารางที่เกี่ยวข้อง และขจัดข้อมูลที่ซ้ำกัน

  • สร้างตารางในฐานข้อมูลอธิบายถึงวิธีการสร้างตาราง เพิ่มคีย์หลัก (เขตข้อมูลที่ระบุแต่ละแถวหรือระเบียนในตารางไม่ซ้ำกัน), และวิธีการตั้งค่าชนิดข้อมูลและคุณสมบัติของตาราง

ด้านบนของหน้า

ใช้ฟอร์มเพื่ออัปเดตข้อมูล

คุณสามารถใช้ฟอร์มเพื่อปรับปรุงข้อมูลจำนวนเล็กน้อย ในกรณีนี้ "เล็ก" หมายความว่า อักขระจำนวนระเบียนที่คุณต้องการปรับปรุงด้วยตนเอง ฟอร์มสามารถให้เป็นวิธีที่ง่ายขึ้น รวดเร็ว และยิ่งเมื่อต้องการแก้ไข และการอัปเดตข้อมูลทีละน้อย

วิธีที่คุณใช้ฟอร์มการแก้ไขข้อมูลขึ้นอยู่กับการออกแบบฟอร์ม ฟอร์มสามารถประกอบด้วยอักขระจำนวนตัวควบคุมเช่นรายการ กล่องข้อความ ปุ่ม และแผ่นข้อมูลทั้งตารางการวิเคราะห์ที่มีลักษณะอย่างไรแผ่นงาน Excel ได้ ในทางกลับ แต่ละรายการของตัวควบคุมบนฟอร์มข้อมูลจากอ่าน หรือเขียนข้อมูลไปยังเขตข้อมูลตารางต้นแบบ สิ่งที่คุณทำกับตัวควบคุมที่ระบุขึ้น อยู่กับชนิดข้อมูลที่กำหนดสำหรับตารางเขตข้อมูลต้น คุณสมบัติใด ๆ ที่ตั้งค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้น และอาจ บนหลายคุณสมบัติที่กำหนดตัวออกแบบฐานข้อมูลสำหรับแต่ละตัวควบคุม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีชนิดข้อมูลและคุณสมบัติของเขตข้อมูลมีผลต่อการป้อนข้อมูล ดูวิธีที่ชนิดข้อมูลที่มีผลต่อวิธีคุณใส่ข้อมูลและวิธีที่คุณสมบัติของเขตข้อมูลตารางมีผลต่อวิธีคุณใส่ข้อมูลก่อนหน้านี้ในบทความนี้

ส่วนต่อไปนี้อธิบายวิธีการใช้ตัวควบคุมการป้อนข้อมูลโดยทั่วไป ถ้าคุณมีคำถามเกี่ยวกับฐานข้อมูลของคุณที่เฉพาะเจาะจง ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณหรือออกจากฐานข้อมูล

เพิ่ม หรือแก้ไขข้อความในกล่องข้อความ

Access มีตัวควบคุมข้อความหนึ่งเพื่อใช้กับเขตข้อมูล Text และ Memo โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถบอกได้ว่า เขตข้อมูลต้นแบบเป็นข้อความหรือบันทึก โดยขนาดของตัวควบคุม ซึ่งมักจะแสดงถึงขนาดของเขตข้อมูลตารางต้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูลข้อความที่ยอมรับอักขระไม่เกิน 50 คุณปรับขนาดตัวควบคุมให้สอดคล้องกัน ในทางตรงข้าม ถ้าคุณผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล Memo คุณสามารถปรับขนาดตัวควบคุมเพื่อแสดงอย่าง น้อยหนึ่งย่อหน้าของข้อความ โดยไม่ต้องเลื่อน

นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูล Memo เพื่อสนับสนุนการจัดรูปแบบ rich text คุณสามารถแล้วอื่น ขนาด สไตล์ สีฟอนต์ และนำไปใช้กับข้อความของคุณ

แก้ไขข้อความในกล่องข้อความ

  • วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ และเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณ โปรดจำไว้ว่า คุณไม่สามารถทำการคำนวณตัวเลขในเขตข้อมูลข้อความหรือบันทึก

นำการจัดรูปแบบ rich text

หมายเหตุ: คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ก็ต่อเมื่อกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูล Memo ดูขั้นตอนในการดูคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลตารางก่อนหน้านี้ในบทความนี้

  1. ด้วยตารางเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล เลือกเขตข้อมูล Memo โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถค้นหาเขตข้อมูลชื่อ "ข้อคิดเห็น Notes หรือ"คำอธิบาย"

  2. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ใช้ปุ่มและเมนูการจัดรูปแบบข้อความ

    คุณสามารถนำไปใช้ฟอนต์แบบต่าง ๆ และขนาด ทำให้ข้อความเป็นตัวหนา หรือตัวเอียง เปลี่ยนสี และอื่น ๆ

ด้านบนของหน้า

ใช้แผ่นข้อมูลเพื่ออัปเดตข้อมูล

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูล ด้วยการทำงานได้โดยตรงในมุมมองแผ่นข้อมูล (แถวและคอลัมน์ตารางคล้ายกับแผ่นงาน Excel) คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลในตาราง ชุดผลลัพธ์แบบสอบถาม และฟอร์มที่แสดงแผ่นข้อมูล

โดยทั่วไปแล้ว คุณใช้แผ่นข้อมูลเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนเฉพาะตัวเลขขนาดเล็กของระเบียนหรือส่วนของระเบียนเดียว ถ้าคุณคุ้นเคยกับ Excel แผ่นข้อมูลควรทำให้เข้าใจง่าย และคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ทราบใด ๆ ลึกของ Access เช่นความสามารถในการสร้าง และเรียกใช้แบบสอบถาม

โปรดจำไว้ข้อเท็จจริงเหล่านี้ในขณะที่คุณดำเนินการ

  • คุณไม่จำเป็นเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณอย่างชัดเจน เข้าถึงยอมรับเหล่านั้นลงในตาราง เมื่อคุณย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลใหม่ในแถวเดียวกัน หรือ เมื่อคุณย้ายตัวชี้ไปยังแถวอื่น

  • ตามค่าเริ่มต้น ควรเป็นการตั้งค่าเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access เพื่อยอมรับเฉพาะบางชนิดข้อมูล เช่นข้อความหรือตัวเลข คุณต้องใส่ชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลถูกตั้งค่าเพื่อยอมรับ ถ้าคุณไม่ต้อง Access แสดงข้อผิดพลาด

  • เขตข้อมูลอาจมีรูปแบบการป้อนข้อมูลที่ถูกนำไปใช้ มีรูปแบบการป้อนข้อมูลคือ ชุดของอักขระสัญพจน์และพื้นที่ที่สำรองไว้ที่บังคับให้คุณสามารถใส่ข้อมูลลงในรูปแบบเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับรหัสไปรษณีย์อาจต้องใช้ข้อมูลที่สอดคล้องกับรูปแบบภาษาฝรั่งเศส ในขณะที่รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับหมายเลขโทรศัพท์อาจจะต้องใส่ตัวเลขในรูปแบบภาษาเยอรมัน

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

  • ยกเว้นสิ่งที่แนบมาและรายการที่มีหลายค่า คุณสามารถใส่ค่าเดียวเท่านั้นในเขตข้อมูลส่วนใหญ่ ถ้าคุณไม่ทราบว่า เขตข้อมูลจากการยอมรับสิ่งที่แนบมา ติดต่อตัวออกแบบฐานข้อมูลหรือผู้ดูแลระบบของคุณ คุณสามารถระบุรายการมีหลายค่าเสมอเนื่องจาก Access แสดงในกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแต่ละรายการ

เปลี่ยนแปลงข้อมูลในแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ดับเบิลคลิกที่ตารางหรือคิวรีที่ประกอบด้วยข้อมูลคุณต้องการเปลี่ยนแปลง

    ตามค่าเริ่มต้น Access เปิดตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูลทั้งตารางที่คล้ายคลึงกับแผ่นงาน Excel

  2. คลิก หรือมิฉะนั้นวางโฟกัสบนเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง และแก้ไขข้อมูล

  3. เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไป กดแป้น TAB ใช้แป้นลูกศรหนึ่ง หรือคลิกเขตข้อมูลถัดไป

    เมื่อคุณกดแป้น TAB ตามค่าเริ่มต้น Access ใช้การตั้งค่าภูมิภาคของ Windows เพื่อกำหนดว่า จะย้ายเคอร์เซอร์ ไปทางซ้าย หรือ ไปทางขวา ถ้าคอมพิวเตอร์ที่ถูกตั้งค่าให้ใช้ภาษาที่อ่านจากซ้ายไปขวา เคอร์เซอร์ย้ายไปด้านขวาเมื่อคุณกดแป้น TAB ถ้าคอมพิวเตอร์ที่ถูกตั้งค่าสำหรับภาษาที่อ่านจากขวาไปซ้าย เคอร์เซอร์ย้ายไปด้านซ้าย

นำการจัดรูปแบบ rich text ไปยังข้อมูลในเขตข้อมูล Memo

  1. ด้วยตารางหรือคิวรีผลลัพธ์เปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เลือกเขตข้อมูล Memo

    โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถค้นหาเขตข้อมูลชื่อ "ข้อคิดเห็น "บันทึกย่อ"หรือ"คำอธิบาย" ถ้าคุณยังคงไม่สามารถค้นหาเขตข้อมูล Memo ดูขั้นตอนในการดูคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลตารางก่อนหน้านี้ในบทความนี้

  2. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ใช้ปุ่มและเมนูการจัดรูปแบบข้อความ

    คุณสามารถนำไปใช้ฟอนต์แบบต่าง ๆ และขนาด ทำให้ข้อความเป็นตัวหนา หรือตัวเอียง เปลี่ยนสี และอื่น ๆ

ด้านบนของหน้า

ใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลที่มีอยู่

คุณสามารถใช้คิวรีอัปเดตข้อมูลเพื่อเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบส่วน (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ของระเบียนที่มีอยู่อย่าง น้อยหนึ่งรายการ คุณสามารถนึกถึงการปรับปรุงแบบสอบถามเป็นฟอร์มมีประสิทธิภาพของกล่องโต้ตอบค้นหา และแทน คุณใส่เกณฑ์เลือก (ตัวอย่างคร่าว ๆ ที่เทียบเท่ากับสตริงที่ค้นหา) และเกณฑ์การอัปเดต (คร่าว ๆ เท่ากันของสตริงที่แทน) ไม่เหมือนกับกล่องโต้ตอบ อัปเดตข้อมูลคิวรีสามารถยอมรับเงื่อนไขหลายเงื่อนไข ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงระเบียนในคราวเดียวจำนวนมาก และอนุญาตให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงระเบียนในตารางมากกว่าหนึ่ง

โปรดจำไว้ว่า คุณไม่สามารถใช้คิวรีอัปเดตข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนทั้งหมด เมื่อต้องการดำเนินดังกล่าว คุณใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความเพิ่มระเบียนในตารางโดยใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

หมายเหตุ: วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการใช้คิวรีแบบใช้อัปเดจะสร้างแบบสอบถามที่เลือกที่ทดสอบเกณฑ์การเลือกของคุณก่อน ตัวอย่างเช่น สมมติว่า คุณต้องการอัปเดชุดข้อมูลใช่/ไม่ใช่เขตข้อมูลจากไม่เป็นใช่สำหรับลูกค้าที่ระบุ เมื่อต้องการทำเช่นนั้น คุณเพิ่มเกณฑ์คิวรีที่เลือกของคุณจนกว่าจะส่งกลับระเบียนไม่ต้องทั้งหมดสำหรับลูกค้า เมื่อคุณไม่แน่ใจว่า คุณมีระเบียนที่ถูกต้อง คุณแปลงแบบสอบถามของคุณเลือกเป็นคิวรีแบบใช้อัปเด ใส่เกณฑ์การอัปเดต แล้วเรียกใช้แบบสอบถามเพื่อปรับปรุงการเลือกค่า ขั้นตอนในส่วนนี้อธิบายวิธีการสร้างคิวรีเลือก และแปลงเป็นคิวรีอัปเดต

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

  1. เปิดฐานข้อมูลที่มีระเบียนที่คุณต้องการอัปเดต

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ แล้วคลิก ออกแบบคิวรี

    ตัวออกแบบคิวรีเปิด แท็บออกแบบ และเปิดกล่องโต้ตอบแสดงตาราง

  3. เลือกตารางหรือตารางที่ประกอบด้วยระเบียนคุณต้องการอัปเดต แล้วคลิกเพิ่ม แล้ว คลิ กปิด

    ตารางปรากฏเป็นอย่าง น้อยหนึ่ง windows ในส่วนบนของตารางออกแบบแบบสอบถาม และเครื่องหมายหน้าต่างรายการเขตข้อมูลทั้งหมดในแต่ละตาราง ภาพต่อไปนี้แสดงตัวออกแบบแบบสอบถามกับตารางทั่วไป

    ตารางในตัวออกแบบคิวรี

  4. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการปรับปรุง เขตข้อมูลที่เลือกปรากฏในแถวเขตข้อมูล ในส่วนล่างของตัวออกแบบแบบสอบถาม

    คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหนึ่งสำหรับแต่ละคอลัมน์ในส่วนล่าง หรือ คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดในตารางได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ที่ด้านบนสุดของรายการเขตข้อมูลตาราง ภาพต่อไปนี้แสดงตัวออกแบบคิวรีที่ มีเขตข้อมูลทั้งหมดที่เพิ่ม

    คิวรีที่มีการเพิ่มเขตข้อมูลตารางทั้งหมดแล้ว

  5. นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่เกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบได้อีกด้วย ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างเกณฑ์และอธิบายผลของเกณฑ์ที่มีต่อคิวรี

เกณฑ์

เอฟเฟ็กต์

> 234

ส่งกลับตัวเลขทั้งหมดที่มากกว่า 234 เมื่อต้องการหาตัวเลขทั้งหมดที่น้อยกว่า 234 ให้ใช้ < 234

>= "สิทธิชัย"

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดตั้งแต่'สิทธิชัย'จนถึงท้ายของตัวอักษร

ระหว่าง #2/2/2006# และ #1/12/2006#

ส่งกลับวันที่จาก 2-กุมภาพันธ์-06 ถึง 1-ธ.ค.-06 (ANSI-89) ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้อักขระตัวแทนเป็น ansi-92 ใช้เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') แทนเครื่องหมายปอนด์ ตัวอย่าง: ระหว่าง ' 2/2/2006' และ ' 12/1/2006 '

Not "Germany"

ค้นหาระเบียนทั้งหมดที่เนื้อหาจริงของเขตข้อมูลมีคำอื่นร่วมกับคำว่า "Germany" อยู่ด้วย เกณฑ์นี้จะส่งกลับระเบียนที่มีอักขระนอกเหนือจากคำว่า "Germany," เช่น "Germany (euro)" หรือ "Europe (Germany)"

Not "T*"

ค้นหาระเบียนทั้งหมดยกเว้นที่ขึ้นต้นด้วย T ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ ( % ) แทนเครื่องหมายดอกจัน

ไม่ใช่ "*t"

ค้นหาระเบียนทั้งหมดที่ไม่ลงท้ายด้วย t ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ ( % ) แทนเครื่องหมายดอกจัน

In(Canada,UK)

ค้นหาทุกระเบียนที่มีคำว่า Canada หรือ UK ในรายการ

Like "[A-D]*"

ในเขตข้อมูลข้อความ ค้นหาระเบียนทั้งหมดที่เริ่มต้น ด้วยตัวอักษร A ถึง d ซึ่งเป็น ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้การตั้งค่าตัวแทนอักขระ ANSI 92 ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) แทนเครื่องหมายดอกจัน

เช่น "*ar*"

ค้นหาระเบียนทั้งหมดที่มีชุดลำดับอักษร "ar" รวมอยู่ด้วย ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ ( % ) แทนเครื่องหมายดอกจัน

เช่น “Maison Dewe?”

ค้นหาระเบียนทั้งหมด ที่ขึ้นต้นด้วย "Maison" และมีสตริงชุดที่สองที่มี 5 ตัวอักษรโดยที่ตัวอักษร 4 ตัวแรกคือ "Dewe" ขณะที่อักษรตัวสุดท้ายไม่ทราบค่า ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายขีดล่าง (_) แทนเครื่องหมายคำถาม

#2/2/2006#

ค้นหา 2 กุมภาพันธ์ 2006 จากระเบียนทั้งหมด ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้กำกับวันที่ด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวแทนเครื่องหมายปอนด์ ('2/2/2006')

< Date( ) - 30

ส่งกลับวันที่ทั้งหมดที่เลย 30 วันมาแล้ว

Date()

ส่งกลับทุกระเบียนที่มีวันที่เป็นวันนี้

Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่อยู่ระหว่างวันที่ของวันนี้กับวันที่ในอีกสามเดือนถัดไปนับจากวันนี้

Is Null

ส่งกลับทุกระเบียนที่มีค่า Null (ว่างหรือไม่ได้ระบุ)

Is Not Null

ส่งกลับทุกระเบียนที่มีค่า

""

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่มีสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ คุณใช้สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์เมื่อคุณต้องการเพิ่มค่าให้กับเขตข้อมูลที่ต้องการ แต่คุณยังไม่ทราบว่าค่าที่เพิ่มคืออะไร ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลต้องการหมายเลขโทรสาร แต่ลูกค้าของคุณบางรายอาจไม่มีเครื่องโทรสาร ในกรณีนี้ คุณจะใส่เครื่องหมายอัญประกาศโดยไม่เว้นวรรคระหว่างกลาง ( "" ) แทนหมายเลข

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ตรวจสอบว่า คิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการอัปเดต ตามที่ต้อง คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องกดปุ่ม DELETE เพื่อเอาออก คุณสามารถลากเขตข้อมูลเพิ่มเติมลงในตารางออกแบบ และคุณสามารถเปลี่ยนเกณฑ์ของคุณจนกระทั่งคุณพอใจกับผลลัพธ์ของคิวรี

  2. ไปยังขั้นตอนถัดไป

อัปเดตระเบียน

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของคิวรี ให้คลิก อัปเดต

    ซึ่งเปลี่ยนแบบสอบถามเลือกเป็นคิวรีแบบใช้อัปเดต Access เพิ่มแถวอัปเดไป ในส่วนล่างของตัวออกแบบแบบสอบถาม

    คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลที่มีเกณฑ์การอัปเดตหนึ่งเกณฑ์

  2. ค้นหาเขตข้อมูลที่ประกอบด้วยข้อมูลคุณต้องการเปลี่ยนแปลง และใส่นิพจน์ของคุณ (ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณ) ในแถวอัปเดเมื่อต้องการ สำหรับเขตข้อมูลนั้น

    ตารางนี้จะแสดงนิพจน์ตัวอย่างจำนวนหนึ่ง พร้อมอธิบายวิธีที่นิพจน์เหล่านี้เปลี่ยนแปลงข้อมูล

นิพจน์

ผลลัพธ์

"พนักงานขาย"

ในเขตข้อมูล Text จะเปลี่ยนค่าข้อความให้เป็นคำว่า พนักงานขาย

#8/10/06 #

ในเขตข้อมูล Date/Time เปลี่ยนค่าวันที่เป็น 10-ส.ค.-06

ใช่

ในเขตข้อมูล Yes/No จะเปลี่ยนค่า No ให้เป็น Yes

"PN" & [หมายเลขชิ้นส่วน]

เพิ่ม "PN" ลงในส่วนเริ่มต้นของแต่ละหมายเลขชิ้นส่วนที่ระบุ

[ราคาต่อหน่วย] * [ปริมาณ]

คูณค่าในเขตข้อมูลที่ชื่อราคาต่อหน่วยและปริมาณ

[ค่าขนส่งสินค้า] * 1.5

เพิ่มค่าในเขตข้อมูลชื่อค่าขนส่งสินค้าอีก 50 เปอร์เซ็นต์

DSum("[ปริมาณ] * [ราคาต่อหน่วย]",
"รายละเอียดใบสั่งซื้อ", "[หมายเลขผลิตภัณฑ์]=" & [หมายเลขผลิตภัณฑ์])

ที่ค่าหมายเลขผลิตภัณฑ์ในตารางปัจจุบันตรงกับค่าหมายเลขผลิตภัณฑ์ในตารางที่ชื่อรายละเอียดใบสั่งซื้อ นี้นิพจน์อัปเดยอดขายรวมทั้งหมดคูณค่าในเขตข้อมูลชื่อว่าปริมาณ ด้วยค่าในเขตข้อมูลชื่อราคาต่อหน่วย

Right([รหัสไปรษณีย์ที่ส่งสินค้า], 5)

ตัดอักขระด้านซ้ายสุดในข้อความหรือสตริงที่เป็นตัวเลข แล้วทิ้งอักขระด้านขวาสุดห้าไว้

IIf(IsNull([ราคาต่อหน่วย]), 0, [ราคาต่อหน่วย])

เปลี่ยนค่า null (ไม่รู้จัก หรือไม่ได้ระบุ) เป็นศูนย์ (0) ในเขตข้อมูลชื่อราคาต่อหน่วย

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ข้อความแจ้งเตือนปรากฏขึ้น ภาพต่อไปนี้แสดงข้อความ:

    ข้อความแจ้งเตือนแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

  2. คลิกใช่ เพื่อเรียกใช้คิวรี

    หมายเหตุ: คุณสามารถปิดการแจ้งเตือนข้อความ เมื่อต้องการทำเช่นนั้น คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่ม Office คลิกตัวเลือกของ Access คลิกขั้นสูง และภายใต้ยืนยัน ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายคิวรีแอคชัน

  3. เมื่อต้องการดูผลลัพธ์ของคิวรีของคุณอัปเด บนตัวใดตัวหนึ่งหน้าแรก tab หรือแท็บการออกแบบ ในกลุ่มมุมมอง คลิกมุมมอง นั้นแล้ว คลิกมุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถคลิกปุ่มมุมมองแผ่นข้อมูล ที่อยู่บนแถบสถานะ Access

    หมายเหตุ: เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถาม คุณอาจสังเกตว่า บางเขตข้อมูลหายไปจากชุดผลลัพธ์ของคุณ ถ้าแบบสอบถามของคุณประกอบด้วยเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องอัปเด Access เอาเขตข้อมูลเหล่านั้นตามค่าเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเขตข้อมูล ID จากตารางสองตารางเพื่อช่วยให้แน่ใจว่า คิวรีของคุณส่งกลับ และทำงานกับระเบียนถูกต้อง ถ้าคุณไม่ต้องอัปเดเขตข้อมูลเหล่านั้น ID, Access เอาออกได้

ด้านบนของหน้า

ใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนลงในตาราง

วิธีใดวิธีหนึ่งใช้บ่อยที่สุดของคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลจะเพิ่มกลุ่มของระเบียนจากอย่าง น้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูลต้นฉบับไปยังตารางอย่าง น้อยหนึ่งในฐานข้อมูลปลายทาง ตัวอย่างเช่น สมมติว่า คุณได้ลูกค้าบางอย่างใหม่และฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยตารางของข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเหล่านั้น เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง คุณสามารถผนวกไปยังตารางที่เหมาะสมหรือตารางในฐานข้อมูลของคุณ คุณยังสามารถใช้การคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล:

  • ผนวกระเบียนโดยยึดตามเงื่อนไข ตัวอย่าง คุณอาจต้องการผนวกเฉพาะชื่อและที่อยู่ของลูกค้าที่มีใบสั่งซื้อที่ค้างอยู่

  • ผนวกระเบียนเมื่อเขตข้อมูลในตารางเดียวบางส่วนไม่มีอยู่ในตารางอื่น ตัวอย่างเช่น สมมติว่า ตารางลูกค้าของคุณมีเขตข้อมูล 11 และเขตข้อมูลในตารางลูกค้าในฐานข้อมูลอื่นตรงกับ 9 เขตข้อมูลของคุณ 11 คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มเฉพาะข้อมูลในเขตข้อมูลตรงกัน และละเว้นผู้อื่น

ขั้นตอนการสร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลไปยังข้อมูลแบบใช้ผนวกข้อมูลจากฐานข้อมูลหนึ่งไปยังฐานข้อมูลตามขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้:

  • เปิดฐานข้อมูลต้นฉบับ (ฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียนคุณต้องการผนวก) และสร้างแบบสอบถามที่เลือกที่ส่งกลับเฉพาะระเบียนคุณต้องผนวก

  • แปลงคิวรีที่เลือกเป็นคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

  • เพิ่มตารางปลายทางและเขตข้อมูลลงในคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนไปยังฐานข้อมูลอื่น คุณเปิดฐานข้อมูลนั้นเป็นครั้งแรก แล้ว เลือกตาราง

  • เรียกใช้คิวรีเพื่อผนวกระเบียน

หมายเหตุ: สำรองข้อมูลของคุณก่อนที่คุณเริ่ม ถ้าคุณทำผิดพลาด คุณสามารถลบระเบียนจากตารางปลายทาง ได้ด้วยตนเองให้ลบระเบียนจำนวนมากอาจใช้เวลานาน มีสำเนาสำรองคงสามารถช่วยคุณแก้ไขข้อผิดพลาดใด ๆ ในเวลาน้อยลง

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

  1. เปิดฐานข้อมูลต้นฉบับของคุณเช่นฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียนที่คุณต้องการผนวก

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่มอื่นๆ ให้คลิก การออกแบบคิวรี

    ในตารางออกแบบแบบสอบถามปรากฏขึ้น และกล่องโต้ตอบแสดงตาราง ปรากฏขึ้น

  3. เลือกตารางที่ประกอบด้วยระเบียนที่คุณต้อง การผนวก คลิกเพิ่ม แล้ว คลิกปิด

    ตารางปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตารางออกแบบแบบสอบถาม หน้าต่างรายการเขตข้อมูลทั้งหมดในตาราง รูปนี้แสดงตารางทั่วไปในตัวออกแบบคิวรี:

    ตารางในตัวออกแบบคิวรี

  4. ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการผนวกจากตารางลงในแถวเขตข้อมูล ในส่วนล่างของตารางออกแบบแบบสอบถาม

    คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหนึ่งสำหรับแต่ละคอลัมน์ในส่วนด้านล่าง เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว คลิกเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่ด้านบนสุดของรายการเขตข้อมูลตาราง รูปนี้แสดงตัวออกแบบคิวรี มีหลายตารางเขตข้อมูลเพิ่ม:

    คิวรีที่มีสามเขตข้อมูลในตารางออกแบบ

    รูปนี้แสดงตัวออกแบบกับเขตข้อมูลทั้งหมดที่เพิ่ม:

    แบบสอบถามที่มีเขตข้อมูลตารางทั้งหมด

  5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ตรวจสอบว่า คิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการผนวก ตามที่ต้อง คุณสามารถยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดง หรือกดปุ่ม DELETE เพื่อเอาเขตข้อมูลที่ไม่พึงประสงค์ออก คุณยังสามารถลากเขตข้อมูลเพิ่มเติมลงในตารางออกแบบจนกระทั่งคุณพอใจกับผลลัพธ์ของคิวรี

  6. ดำเนินการขั้นตอนถัดไป

แปลงแบบสอบถามเป็นคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของคิวรี ให้คลิก ผนวก

    กล่องโต้ตอบ ผนวก จะปรากฏขึ้น

  2. ณจุดนี้ คุณสามารถผนวกระเบียนจากตารางหนึ่งไปยังอีกในฐานข้อมูลเดียวกัน หรือผนวกระเบียนเข้ากับตารางในฐานข้อมูลอื่น

    • ผนวกระเบียนเข้ากับตารางในฐานข้อมูลเดียวกัน

      1. ในกล่องโต้ตอบแบบใช้ผนวกข้อมูล คลิกฐานข้อมูลปัจจุบัน (ถ้ายังไม่ได้เลือก) จากนั้น เลือกตารางปลายทางจากรายชื่อตาราง

      2. คลิก ตกลง

        ในขั้นตอนที่ 4 ในส่วนก่อนหน้านี้ คุณบางส่วนหรือทั้งหมดของเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับเพิ่มลงในตารางออกแบบแบบสอบถาม ถ้าคุณเพิ่มทั้งตารางในระหว่างขั้นตอนที่ Access ตอนนี้เพิ่มตารางปลายทางทั้งหมดไปยังแถวผนวกไปยัง ดังที่แสดงไว้ที่นี่:

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่รวมเขตข้อมูลทั้งหมดจากสองตาราง

        หรือ

        ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลแต่ละรายการในขั้นตอนที่ 4 ในส่วนก่อนหน้านี้ และชื่อเขตข้อมูลในตารางต้นทางและปลายทางตรง Access โดยอัตโนมัติเพิ่มชื่อเขตข้อมูลปลายทางในแถวผนวกไปยัง ดังที่แสดงไว้ที่นี่:

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่มีเขตข้อมูลตรงกัน

        หรือ

        ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลแต่ละ และบางส่วนหรือทั้งหมดของชื่อในตารางต้นทางและปลายทางไม่ตรงกับ Access ปล่อยให้เขตข้อมูลไม่ตรงกันในแถวผนวกไปยัง ว่างไว้ คลิกแต่ละเขตข้อมูลว่างเปล่า และเลือกเขตข้อมูลต้นฉบับคุณต้องการจากรายการที่เป็นผลลัพธ์ ดังที่แสดงไว้ที่นี่

        การเลือกเขตข้อมูลปลายทางสำหรับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

      3. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิกมุมมอง

      4. กลับไปยังมุมมองออกแบบแล้ว คลิ กเรียกใช้ เพื่อผนวกระเบียน

    • ผนวกระเบียนเข้ากับตารางในฐานข้อมูลอื่น

      1. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้คลิก ฐานข้อมูลอื่น

      2. ในเขตข้อมูลชื่อไฟล์ พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อของฐานข้อมูลปลายทาง

      3. ในเขตข้อมูลชื่อตาราง พิมพ์ชื่อของตารางปลายทาง แล้ว คลิ กตกลง

        หรือ

        คลิกเรียกดู และใช้กล่องโต้ตอบแบบใช้ผนวกข้อมูล ที่สองเพื่อค้นหาฐานข้อมูลปลายทาง คลิกตกลง หลังจากที่คุณค้นหา และเลือกฐานข้อมูลปลายทาง ซึ่งปิดกล่องโต้ตอบที่สอง ในกล่องโต้ตอบแรก ในเขตข้อมูลชื่อตาราง ใส่ชื่อของตารางปลายทาง นั้นแล้ว คลิกตกลง

        พิมพ์ชื่อของตารางปลายทาง แล้ว คลิ กตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบแบบใช้ผนวกข้อมูล แรก

        ในขั้นตอนที่ 4 ในส่วนก่อนหน้านี้ คุณบางส่วนหรือทั้งหมดของเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับเพิ่มลงในแถวเขตข้อมูล ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ถ้าคุณเพิ่มทั้งตารางในระหว่างขั้นตอนที่ Access ตอนนี้เพิ่มตารางปลายทางทั้งหมดไปยังแถวผนวกไปยัง ดังที่แสดงไว้ที่นี่:

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่รวมเขตข้อมูลทั้งหมดจากสองตาราง

        หรือ

        ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลแต่ละรายการในขั้นตอนที่ 4 และชื่อเขตข้อมูลในตรงกับตารางต้นทางและปลายทาง Access โดยอัตโนมัติเพิ่มชื่อเขตข้อมูลปลายทางในแถวผนวกไปยัง ดัง:

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่มีเขตข้อมูลตรงกัน

        หรือ

        ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลแต่ละ และบางส่วนหรือทั้งหมดของชื่อในตารางต้นทางและปลายทางไม่ตรงกับ Access ปล่อยให้เขตข้อมูลไม่ตรงกันในแถวผนวกไปยัง ว่างไว้ คลิกแต่ละเขตข้อมูลว่างเปล่า และเลือกเขตข้อมูลปลายทางคุณต้องการจากรายการผลลัพธ์ ดัง:

        การเลือกเขตข้อมูลปลายทางสำหรับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

      4. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิกมุมมอง

      5. สลับไปยังมุมมองออกแบบ แล้ว คลิ กเรียกใช้ เพื่อผนวกระเบียน

ด้านบนของหน้า

ใช้การเก็บรวบรวมข้อมูลการอัปเดตระเบียน

Office Access 2007 มีคุณลักษณะใหม่เรียกเก็บรวบรวมข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าฟอร์มการป้อนข้อมูลในMicrosoft Office Outlook 2007 รวบรวมข้อมูล และเก็บข้อมูลดังกล่าวในฐานข้อมูล Access อธิบายวิธีการใช้ฟีเจอร์นี้เก็บรวบรวมข้อมูลอยู่นอกเหนือจากขอบเขตของบทความนี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้การเก็บรวบรวมข้อมูล ดูบทความมีชื่อเรื่องว่าการรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมล

ด้านบนของหน้า

ใช้กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูล

กล่องโต้ตอบค้นหา และแทน แสดงวิธีอื่นเมื่อต้องการเปลี่ยนทีละน้อยของข้อมูล ในเวลาน้อย และ มีความพยายามน้อยลง อธิบายวิธีการใช้กล่องโต้ตอบจะอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กล่องโต้ตอบ ให้ดูบทความใช้กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่การเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ใช้การปรับปรุงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อเปลี่ยนค่าคีย์หลัก และ foreign

บางครั้ง คุณอาจต้องการอัปเดค่าคีย์หลัก ถ้าคุณใช้คีย์หลักนั้นเป็น foreign key คุณสามารถปรับเปลี่ยนแปลงของคุณเพื่อไปแต่ละอินสแตนซ์ลูกทั้งหมดของ foreign key โดยอัตโนมัติ

เพื่อเตือน เป็นคีย์หลักคือ ค่าที่จะระบุ (ระเบียน) แต่ละแถวในตารางฐานข้อมูล ใช้คีย์นอกเป็นคอลัมน์ที่ตรงกับคีย์หลัก โดยปกติ คีย์อยู่ในตารางอื่น และจะช่วยให้คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ (ลิงก์) ระหว่างข้อมูลในตาราง

ตัวอย่าง สมมติว่า คุณใช้หมายเลขผลิตภัณฑ์ ID เป็นคีย์หลัก หมายเลข ID หนึ่งระบุผลิตภัณฑ์หนึ่งโดยเฉพาะ นอกจากนี้คุณยังใช้หมายเลข ID นั้นเป็น foreign key ในตารางของข้อมูลการสั่งซื้อ วิธีนี้ คุณสามารถค้นหาใบสั่งซื้อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแต่ละผลิตภัณฑ์ เนื่องจากใดก็ตามบุคคลวางค่าลำดับสำหรับผลิตภัณฑ์ ID กลายเป็น ส่วนหนึ่งของลำดับ

บางครั้ง หมายเลข ID เหล่านั้น (หรือชนิดอื่น ๆ ของคีย์หลัก) เปลี่ยน เมื่อพวกเขาทำ คุณสามารถเปลี่ยนค่าคีย์หลักของคุณ และมีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยอัตโนมัติเพื่อไปแต่ละระเบียนที่เกี่ยวข้องลูกทั้งหมด คุณเปิดใช้งานลักษณะการทำงานนี้ โดยการเปิดใช้งาน referential integrity และ cascading อัปเดระหว่างสองตาราง

โปรดจำกฎเหล่านี้เมื่อคุณดำเนินการ:

  • คุณสามารถเปิดใช้งานการปรับปรุงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับเขตข้อมูลคีย์หลักที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลข้อความหรือตัวเลขเท่านั้น คุณไม่สามารถใช้อัปเด cascading สำหรับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล AutoNumber

  • คุณสามารถเปิดใช้งานโปรแกรมอัปเด cascading เฉพาะระหว่างตารางที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อกลุ่ม

ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีการสร้างความสัมพันธ์ และเปิดใช้งานการปรับปรุงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับความสัมพันธ์นั้น

สร้างความสัมพันธ์

  1. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ความสัมพันธ์

  2. บนแท็บออกแบบ ในกลุ่มความสัมพันธ์ คลิกแสดงตาราง

    กล่องโต้ตอบแสดงตาราง ปรากฏขึ้น

  3. ถ้ายังไม่ได้เลือก คลิกแท็บตาราง เลือกตารางที่คุณต้อง การเปลี่ยนแปลง คลิกเพิ่ม แล้ว คลิกปิด

    คุณสามารถกด SHIFT เมื่อต้องการเลือกหลายตาราง หรือคุณสามารถเพิ่มแต่ละตารางแต่ละรายได้ เลือกตารางบนด้าน "หนึ่ง" และ "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์เท่านั้น

  4. ในหน้าต่างความสัมพันธ์ ลากคีย์หลักจากตารางบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์ แล้ววางลงในเขตข้อมูล foreign Key ของตารางบนด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์

    กล่องโต้ตอบแก้ไขความสัมพันธ์ ปรากฏขึ้น ภาพต่อไปนี้แสดงในกล่องโต้ตอบ:

    กล่องโต้ตอบ 'การแก้ไขความสัมพันธ์'

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายบังคับให้มี Referential Integrity และคลิกสร้าง

  6. ไปขั้นตอนชุดถัดไป

เปิดใช้งานการปรับปรุงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในคีย์หลัก

  1. ถ้าคุณไม่ได้ทำตามขั้นตอนในส่วนก่อนหน้านี้ ไม่เปิดฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยความสัมพันธ์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  2. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ความสัมพันธ์

    หน้าต่างความสัมพันธ์ ปรากฏขึ้น และแสดงการรวม (แสดงเส้นเชื่อมต่อได้) ระหว่างตารางในฐานข้อมูล ภาพต่อไปนี้แสดงความสัมพันธ์ทั่วไป:

    ความสัมพันธ์ระหว่างตารางสองตาราง

  3. คลิกขวาเส้นรวมระหว่างตารางหลักและรอง คลิ กแก้ไขความสัมพันธ์

    กล่องโต้ตอบแก้ไขความสัมพันธ์ ปรากฏขึ้น ภาพต่อไปนี้แสดงในกล่องโต้ตอบ:

    แก้ไขกล่องโต้ตอบความสัมพันธ์ด้วยความสัมพันธ์ที่มีอยู่

  4. เลือกอัปเดตเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องของสิ่งที่เกี่ยวข้อง ให้แน่ใจว่า กล่องกาเครื่องหมายบังคับให้มี Referential Integrity จะถูกเลือก แล้ว คลิกตกลง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ ดูบทความต่อไปนี้:

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×