การปรับปรุงข้อมูลในฐานข้อมูล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

บทความนี้จะอธิบายวิธีการปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่ Microsoft Office Access 2007 จะให้เครื่องมือจำนวนหนึ่งสำหรับการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ รวมทั้งแผ่นข้อมูล ฟอร์ม แบบสอบถาม ค้นหาและแทนที่ และคุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่า 'การเก็บรวบรวมข้อมูล'

เมื่อคุณดำเนินต่อ จำไว้ว่า อัปเดตข้อมูลไม่กระบวนการเดียวกันเป็นการป้อนข้อมูลใหม่ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลใหม่ในฐานข้อมูล ดูบทความเพิ่มระเบียนอย่าง น้อยหนึ่งไปยังฐานข้อมูล

ในบทความนี้

วิธีการออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการปรับปรุง

ฉันชนิดข้อมูลที่มีผลต่อการอัปเดต

ฉันคุณสมบัติของเขตข้อมูลตารางมีผลต่อการอัปเดต

ใช้ฟอร์มเพื่ออัปเดตข้อมูล

ใช้แผ่นข้อมูลเพื่ออัปเดตข้อมูล

ใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลที่มีอยู่

ใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนลงในตาราง

ใช้การเก็บรวบรวมข้อมูลการอัปเดตระเบียน

ใช้การปรับปรุงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อเปลี่ยนค่าคีย์หลัก และ foreign

การออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการปรับปรุงข้อมูลอย่างไร

อ่านส่วนนี้ถ้าคุณยังใหม่กับ Access หรือไม่คุ้นเคยกับแนวคิดที่อยู่เบื้องหลังฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ การปรับปรุงครั้งใหญ่จะดำเนินการได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณเข้าใจหลักการพื้นฐานบางอย่างของการออกแบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูล Access ไม่ใช่แฟ้มที่มีความหมายเดียวกันกับเอกสาร Microsoft Office Word 2007 หรือชุดภาพนิ่ง Microsoft Office PowerPoint 2007 แต่ฐานข้อมูล Access เป็นคอลเลกชันของตารางโดยทั่วไป บวกกับชุดของวัตถุที่สร้างขึ้นรอบๆ ตาราง  ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม และอื่นๆ แทน

นอกจากนี้ วัตถุดังกล่าวต้องยึดตามชุดของหลักการออกแบบด้วย มิฉะนั้นฐานข้อมูลจะทำงานล้มเหลวหรือไม่มีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกัน หลักการออกแบบเหล่านั้นก็มีผลต่อวิธีป้อนข้อมูลของคุณ โปรดจำข้อเท็จจริงเกี่ยวกับวัตถุฐานข้อมูลและการออกแบบเหล่านี้เมื่อคุณดำเนินการ

  • ด้วยข้อยกเว้นบางประการ (เช่น ชนิดของรายการที่เรียกว่ารายการค่า) Access จะจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดในตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง จำนวนตารางจะขึ้นอยู่กับการออกแบบและความซับซ้อนของฐานข้อมูล แม้ว่าคุณอาจจะดูหรือปรับปรุงข้อมูลในฟอร์ม รายงาน หรือในผลลัพธ์ที่ส่งกลับจากแบบสอบถามได้ แต่ Access จะจัดเก็บข้อมูลเฉพาะในตารางเท่านั้น

  • ตารางแต่ละตารางควรเก็บข้อมูลไว้สำหรับประเด็น ประเภท หรือวัตถุประสงค์เดียว ตัวอย่างเช่น ตารางเกี่ยวกับข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจไม่ควรมีข้อมูลการขาย ถ้ามี การค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องจะกลายเป็นเรื่องยาก หรือไม่ก็ทำไม่ได้เลย

  • เขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลในตารางควรยอมรับเฉพาะชนิดข้อมูลหนึ่งชนิดเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรจัดเก็บบันทึกย่อในเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเพื่อยอมรับจำนวนหลายจำนวน ถ้าคุณพยายามใส่ข้อความในเขตข้อมูลหนึ่ง Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

  • ทั้งนี้มีข้อยกเว้นหนึ่งข้อ นั่นคือเขตข้อมูลหลายเขตข้อมูลในระเบียนหนึ่งจะยอมรับค่าได้เพียงหนึ่งค่าเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลที่ออกแบบอย่างเหมาะสมจะป้องกันไม่ให้คุณใส่ค่าที่อยู่มากกว่าหนึ่งค่าลงในเขตข้อมูลที่อยู่ได้ ซึ่งแตกต่างจาก Microsoft Office Excel 2007 ที่ตามค่าเริ่มต้นแล้ว จะให้คุณใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือรูปจำนวนหนึ่งลงในเซลล์เดียว เว้นเสียแต่ว่าคุณจะตั้งค่าเซลล์นั้นให้จำกัดชนิดของข้อมูลที่จะยอมรับไว้

    อย่างไรก็ตาม Office Access 2007 ยังมีคุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่าเขตข้อมูลที่มีหลายค่าด้วยเช่นกัน คุณสามารถใช้เขตข้อมูลที่มีหลายค่าเพื่อแนบกับชิ้นข้อมูลหลายชิ้นลงในตารางเดียว และเพื่อสร้างรายการที่ยอมรับค่าหลายค่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแฟ้มข้อความ ชุดภาพนิ่ง Office PowerPoint 2007 และรูปจำนวนหนึ่งลงในหนึ่งระเบียนที่อยู่ในฐานข้อมูลของคุณได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างรายการชื่อและเลือกชื่อเหล่านี้ได้มากตามที่ต้องการ การใช้เขตข้อมูลที่มีหลายค่าอาจดูเหมือนว่าจะขัดกับกฏการออกแบบฐานข้อมูล เนื่องจากคุณสามารถจัดเก็บชิ้นข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งชิ้นต่อหนึ่งเขตข้อมูลตาราง แต่แท้จริงแล้วไม่ได้เป็นเช่นนั้น เนื่องจาก Access จะใช้กฏ "เบื้องหลัง" ด้วยการจัดเก็บข้อมูลในตารางพิเศษที่ซ่อนไว้

การเชื่อมโยงต่อไปนี้จะนำคุณไปยังบทความที่มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องและคุณลักษณะที่ได้กล่าวในส่วนนี้

ด้านบนของหน้า

ชนิดข้อมูลมีผลต่อการปรับปรุงข้อมูลอย่างไร

อ่านส่วนนี้ถ้าคุณยังใหม่กับ Access หรือไม่คุ้นเคยกับแนวคิดที่อยู่เบื้องหลังฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ การปรับปรุบครั้งใหญ่จะดำเนินการได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณเข้าใจหลักการพื้นฐานบางอย่างของการออกแบบฐานข้อมูล

เมื่อคุณออกแบบตารางฐานข้อมูล คุณจะต้องเลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางนั้น ซึ่งเป็นกระบวนการที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการป้อนข้อมูลจะถูกต้องมากขึ้น ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณระบุชนิดข้อมูล Number ให้กับเขตข้อมูลหนึ่ง เนื่องจากคุณต้องการคำนวณจำนวนยอดขาย ถ้ามีบางคนพยายามป้อนข้อความลงในเขตข้อมูลดังกล่าว Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดและไม่ยอมให้ผู้ใช้คนนั้นบันทึกระเบียนที่ถูกเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ช่วยป้องกันข้อมูลของคุณได้

แสดงวิธีการดูชนิดข้อมูลของฉัน

ปัจจุบัน Access จะมีวิธีสองวิธีที่จะดูชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลตาราง คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ แผ่นข้อมูล หรือคุณสามารถเปิดตารางในมุมมองออกแบบ ชุดของขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการใช้ทั้งสองเทคนิค

แสดงชนิดข้อมูลโดยใช้คำสั่งบนแท็บแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการใช้

  2. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการสืบหา

  3. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้คลิกลูกศรลงสำหรับรายการ ชนิดข้อมูล เพื่อดูชนิดข้อมูลที่ตั้งค่าให้กับเขตข้อมูลดังกล่าว

ดูชนิดข้อมูลในมุมมองออกแบบ

  • ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางแล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

    Access จะเปิดตารางนั้นในตารางออกแบบ โดยส่วนบนของตารางจะแสดงชื่อและชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตาราง

    เขตข้อมูลใน 'มุมมองออกแบบ'

ชนิดข้อมูลที่คุณตั้งค่าให้กับเขตข้อมูลตารางแต่ละตัวจะมีการควบคุมระดับแรกซึ่งจะครอบคลุมสิ่งที่คุณสามารถและไม่สามารถใส่ลงในเขตข้อมูลได้ ในบางกรณี การตั้งค่าชนิดข้อมูลจะป้องกันไม่ให้คุณป้อนข้อมูลใดๆ ทั้งสิ้น ตารางต่อไปนี้จะแสดงรายการชนิดข้อมูลที่ Office Access 2007 มีให้ใช้และอธิบายว่าชนิดข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อการป้อนข้อมูลอย่างไร

ชนิดข้อมูล

ผลต่อการป้อนข้อมูล

ข้อความ

เขตข้อมูลข้อความจะรับข้อความหรืออักขระตัวเลขอย่างใดอย่างหนึ่ง รวมถึงรายการข้อมูลที่มีการใช้ตัวคั่น เขตข้อมูลข้อความจะรับจำนวนอักขระน้อยกว่าเขตข้อมูล Memo  คือ ตั้งแต่ 0 ถึง 255 อักขระ ในบางกรณี คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการแปลงเพื่อคำนวณข้อมูลในเขตข้อมูล Text

Memo

คุณสามารถใส่ข้อความและข้อมูลตัวเลขจำนวนมากได้ในชนิดของเขตข้อมูลนี้ นอกจากนี้ ถ้าผู้ออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูลเพื่อสนับสนุนการจัดรูปแบบ Rich Text คุณสามารถนำชนิดการจัดรูปแบบที่ปกติคุณจะค้นหาในโปรแกรมการประมวลผลคำไปใช้ เช่น Office Word 2007 ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำแบบอักษรและขนาดแบบอักษรที่ต่างกันไปใช้กับอักขระที่ระบุในข้อความของคุณ และทำให้อักขระเหล่านั้นเป็นตัวหนาหรือตัวเอียง และอื่นๆ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มแท็ก Hypertext Markup Language (HTML) ให้กับข้อมูลดังกล่าวได้เช่นกัน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การจัดรูปแบบ rich text ในเขตข้อมูล Memo ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

เช่นเดียวกับเขตข้อมูล Text คุณยังสามารถเรียกใช้ฟังก์ชันการแปลงกับข้อมูลในเขตข้อมูล Memo ได้

ตัวเลข

คุณสามารถใส่เฉพาะตัวเลขลงในเขตข้อมูลชนิดนี้ และคุณสามารถคำนวณค่าต่างๆ ในเขตข้อมูล Number ได้

วันที่และเวลา

คุณสามารถใส่ได้เฉพาะวันที่และเวลาในเขตข้อมูลชนิดนี้ ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้ออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูล คุณอาจพบเงื่อนไขเหล่านี้

  • ถ้าผู้ออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่ารูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้น (ชุดข้อมูลของอักขระจริงและอักขระตัวยึดที่ปรากฏเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูล) คุณต้องป้อนข้อมูลลงในช่องว่างและรูปแบบที่รูปแบบการป้อนข้อมูลนั้นมีให้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเห็นรูปแบบการป้อนข้อมูล เช่น MMM_DD_YYYY คุณต้องพิมพ์วันที่ในรูปแบบนั้นในช่องว่างที่มีให้  ตัวอย่างเช่น Oct 11 2006 หรือ 11 ต.ค. 2549 คุณไม่สามารถพิมพ์ชื่อเดือนแบบเต็ม (เช่น กรกฎาคม) หรือค่าปีแบบตัวเลขสองหลักได้

  • ถ้าตัวออกแบบไม่สร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลเพื่อควบคุมวิธีใส่วันที่หรือเวลา คุณสามารถใส่ค่านั้นโดยใช้รูปแบบวันที่หรือเวลาที่ถูกต้องได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพิมพ์ 11 Oct. 2006, 10/11/06, October 11, 2006 หรือ 11 ต.ค. 2549,11/10/49, 11 ตุลาคม 2549 ได้

  • ผู้ออกแบบฐานข้อมูลอาจนำรูปแบบการแสดงผลไปใช้กับเขตข้อมูลได้ ในกรณีนั้น ถ้ารูปแบบการป้อนข้อมูลไม่ได้แสดงไว้ คุณสามารถใส่ค่าในรูปแบบใดๆ เกือบทั้งหมดได้ แต่ Access จะแสดงวันที่เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบการแสดงผลดังกล่าว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ 10/11/2006 หรือ 11/10/2549 แต่รูปแบบการแสดงผลอาจตั้งค่าให้แสดงค่าเป็น 11-Oct-2006 หรือ 11-ต.ค.-2549

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

สกุลเงิน

คุณสามารถใส่เฉพาะค่าสกุลเงินลงในเขตข้อมูลชนิดนี้ นอกจากนี้ คุณยังไม่ต้องใส่ สัญลักษณ์สกุลเงินด้วยตนเอง ตามค่าเริ่มต้นแล้ว Access จะใช้สัญญลักษณ์สกุลเงิน ( ?, ?, $, เป็นต้น) ที่ระบุไว้ในการตั้งค่าภูมิภาคของ Windows ของคุณ

AutoNumber

คุณไม่สามารถใส่หรือเปลี่ยนข้อมูลในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้ตลอดเวลา Access จะเพิ่มค่าในเขตข้อมูล AutoNumber ทุกครั้งที่คุณเพิ่มระเบียนใหม่ลงในตาราง

Yes/No

เมื่อคุณคลิกเขตข้อมูลที่มีการตั้งค่าให้เป็นชนิดข้อมูลนี้ Access จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายหรือรายการแบบหล่นลง ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดรูปแบบเขตข้อมูลนั้น ถ้าคุณจัดรูปแบบเขตข้อมูลให้แสดงรายการ คุณสามารถเลือก Yes หรือ No, True หรือ False หรือ On หรือ Off จากรายการดังกล่าว ซึ่งขึ้นอยู่กับรูปแบบที่นำไปใช้กับเขตข้อมูลนั้น คุณไม่สามารถใส่ค่าในรายการหรือเปลี่ยนแปลงค่าในรายการจากฟอร์มหรือตารางได้โดยตรง

OLE Object

คุณสามารถใช้เขตข้อมูลชนิดนี้เมื่อคุณต้องการแสดงข้อมูลจากแฟ้มที่สร้างในโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงแฟ้มข้อความ แผนภูมิ Excel หรือชุดภาพนิ่ง PowerPoint ในเขตข้อมูล OLE Object ได้

สิ่งที่แนบให้วิธีที่รวดเร็ว ง่าย และยืดหยุ่นกว่าในการดูข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ดูข้อมูลเพิ่มเติมของรายการสิ่งที่แนบได้ต่อไปในตารางนี้

การเชื่อมโยงหลายมิติ

คุณสามารถใส่ข้อมูลใด ๆ ในเขตข้อมูลชนิดนี้ และเข้าถึงตัดไว้ในที่อยู่เว็บ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพิมพ์ค่าในเขตข้อมูล Access ล้อมรอบข้อความของคุณ มีข้อความ Uniform Resource Locator (URL) ดัง: http://www your_text.com ถ้าคุณใส่ที่อยู่เว็บใช่ ลิงก์ของคุณจะทำงาน — มิฉะนั้น ลิงก์ของคุณจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด นอกจากนี้ แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ที่มีอยู่อาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากเขตข้อมูลจากการเชื่อมโยงหลายมิติ ด้วยเมาส์ของคุณคลิกเว็บเบราว์เซอร์ของคุณเริ่มต้น และนำคุณไปยังไซต์ที่ระบุในการเชื่อมโยง เมื่อต้องการแก้ไขเขตข้อมูลจากการเชื่อมโยงหลายมิติ คุณเลือกเขตข้อมูลที่มีอยู่ติดกัน ใช้แป้น TAB หรือลูกศรเพื่อย้ายโฟกัสไปยังเขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลายมิติ นั้นแล้ว กด F2 เพื่อเปิดใช้งานการแก้ไข

Attachment

คุณสามารถแนบข้อมูลจากโปรแกรมอื่นไปกับเขตข้อมูลชนิดนี้ แต่คุณไม่สามารถพิมพ์หรือใส่ข้อความหรือข้อมูลตัวเลขได้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา ดูบทความการแนบไฟล์และกราฟิกกับระเบียนในฐานข้อมูลของคุณ

Lookup Wizard

ตัวช่วยสร้างการค้นหาไม่ใช่ชนิดข้อมูล แต่คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างนี้สร้างรายการแบบหล่นลงได้สองชนิด นั่นคือ รายการค่าและเขตข้อมูลการค้นหา รายการค่าจะใช้ข้อมูลในรายการที่มีการใช้ตัวคั่นซึ่งคุณใส่ด้วยตนเองเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหา ค่าเหล่านี้จะเป็นอิสระจากข้อมูลหรือวัตถุอื่นใดในฐานข้อมูลของคุณ

ในทางตรงกันข้าม เขตข้อมูลการค้นหาจะใช้แบบสอบถามเพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากตารางอื่นๆ ในฐานข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งตาราง หรือในตำแหน่งที่ตั้งอื่น เช่น เซิร์ฟเวอร์ที่กำลังเรียกใช้ Windows SharePoint Services 3.0 จากนั้นเขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงข้อมูลในรายการแบบหล่นลง ตามค่าเริ่มต้น ตัวช่วยสร้าการค้นหาจะตั้งค่าเขตข้อมูลตารางลงในชนิดข้อมูล Number

คุณสามารถทำงานกับเขตข้อมูลการค้นหาได้โดยตรง ในตาราง และ ในฟอร์มและรายงาน ตามค่าเริ่มต้น ค่าในเขตข้อมูลจากการค้นหาปรากฏในชนิดของตัวควบคุมรายการที่เรียกว่ากล่องคำสั่งผสมนั่นคือรายการที่มีลูกศรดรอปดาวน์: รายการการค้นหาที่ว่างเปล่า ขึ้นอยู่กับวิธีตัวออกแบบฐานข้อมูลได้ตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหาและกล่องคำสั่งผสม คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในรายการ และเพิ่มรายการลงในรายการ เมื่อต้องการดำเนินดังกล่าว ตัวออกแบบฐานข้อมูลต้องตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลการค้นหา (คุณสมบัติถูกเรียกว่ารายชื่อเพื่อจำกัดและตัวออกแบบที่มีการปิดใช้งานได้)

ถ้าคุณไม่สามารถแก้ไขค่าในรายการค้นหาได้โดยตรง คุณต้องเพิ่ม หรือเปลี่ยนข้อมูล ในรายการของค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือ ในตารางที่ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการทำเช่นนั้น ดูส่วนที่มีชื่อว่า "แก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูลจากการค้นหา" ในบทความเพิ่มระเบียนอย่าง น้อยหนึ่งไปยังฐานข้อมูล

ท้ายที่สุด เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลการค้นหา คุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูลเพื่อให้สนับสนุนค่าหลายค่า เมื่อคุณตั้งค่าดังกล่าว รายการที่เป็นผลลัพธ์จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากข้อมูลในรายการแต่ละรายการ และคุณสามารถเลือกหรือล้างข้อมูลได้มากตามที่ต้องการ ค่านี้จะแสดงรายการแบบหลายค่าทั่วไปดังนี้

รายการกล่องกาเครื่องหมาย

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างเขตข้อมูลการค้นหา และการใช้รายการเป็นผลลัพธ์ ดูบทความคู่มือไปยังเขตข้อมูลที่มีหลายค่าและการใช้รายการที่เก็บค่าหลายค่า

ด้านบนของหน้า

คุณสมบัติเขตข้อมูลตารางมีผลต่อการปรับปรุงอย่างไร

อ่านส่วนนี้ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับ Access หรือไม่คุ้นเคยกับแนวคิดกับแนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณไม่สามารถทำการปรับปรุงข้อมูลจำนวนมากได้สำเร็จ เว้นเสียแต่ว่าคุณเข้าใจวิธีการตั้งค่าคุณสมบัติให้กับเขตข้อมูลตารางที่มีผลต่อการปรับปรุง

เมื่อคุณออกแบบฐานข้อมูล คุณมักจะเริ่มด้วยการออกแบบตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง คุณต้องตัดสินใจว่าจะให้มีข้อมูลชนิดใดบ้างอยู่ในแต่ละตาราง คุณตั้งค่าคีย์หลัก ซึ่งเป็นเขตข้อมูลที่จะระบุแต่ละระเบียน (แถว) ที่ไม่ซ้ำกัน ให้กับแต่ละตาราง และคุณสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ

เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการดังกล่าว คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติให้กับเขตข้อมูลในแต่ละตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูล Text เพื่อให้รับอักขระได้มากกว่า 50 ตัว และคุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูล Number เพื่อให้รับเฉพาะค่าสกุลเงินเท่านั้น

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลส่วนใหญ่ โดยใช้มุมมองออกแบบ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถตั้งคุณสมบัติบางอย่าง โดยใช้คำสั่งในกลุ่มบน Ribbon ส่วนหนึ่งของส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบเป็นภาพสำหรับเขตข้อมูล Text และ Memo ได้ โดยใช้คำสั่งในกลุ่มฟอนต์ บนแท็บหน้าแรก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คำสั่งเหล่านั้น ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

แสดงวิธีการตั้งค่า หรือเปลี่ยนคุณสมบัติของเขตข้อมูลตาราง

ปัจจุบัน Access มีวิธีสองวิธีเพื่อดูคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลตาราง  คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ แผ่นข้อมูล หรือคุณสามารถเปิดตารางในมุมมองออกแบบ ชุดขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีใช้เทคนิคทั้งสองแบบ

ดูคุณสมบัติตารางโดยใช้คำสั่งบนแท็บแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการใช้

  2. คลิกที่แท็บ แผ่นข้อมูล แล้วใช้คำสั่งในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ เพื่อดูคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูลตาราง

ดูคุณสมบัติตารางในมุมมองออกแบบ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางและคลิก มุมมองออกแบบ

    Access เปิดตารางนั้นในตารางออกแบบ

  2. ในส่วนล่างของตาราง ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ให้คลิกแท็บ ทั่วไป ถ้ายังไม่ได้เลือกอยู่

    หรือ

    เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูลการค้นหา ให้คลิกแท็บ ค้นหา

    เขตข้อมูลการค้นหาเป็นเขตข้อมูลตารางที่ใช้รายการของค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือแบบสอบถามที่เรียกใช้ค่าจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูล ตามค่าเริ่มต้นนั้น เขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงค่าดังกล่าวให้คุณเห็นในรูปแบบรายการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้ออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหา คุณสามารถเลือกรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการจากรายการดังกล่าว

    บ่อยครั้งที่เขตข้อมูลการค้นหาทำให้ผู้ใช้ Access รายใหม่สับสน เนื่องจากรายการของข้อมูลจะปรากฏขึ้นในตำแหน่งหนึ่ง (รายการที่ Access สร้างขึ้นจากข้อมูลในเขตข้อมูลการค้นหา) แต่ข้อมูลสามารถอยู่ที่ตำแหน่งอื่นได้ (ตารางที่มีข้อมูลนั้น) โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณปรับปรุงข้อมูลในเขตข้อมูลการค้นหา คุณต้องปรับปรุงตารางต้นฉบับ (ตำแหน่งที่สอง) คุณไม่สามารถปรับปรุงเขตข้อมูลการค้นหาจากรายการนั้นได้

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการคุณสมบัติของตารางที่มีผลต่อการป้อนข้อมูลมากที่สุดพร้อมทั้งอธิบายผลกระทบเหล่านี้ด้วย

คุณสมบัติ

ตำแหน่งในตารางออกแบบตาราง

ค่าที่เป็นไปได้

สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามป้อนข้อมูล

ขนาดเขตข้อมูล

แท็บ ทั่วไป

0-255

การจำกัดตัวอักขระจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Text เท่านั้น ถ้าคุณพยายามป้อนข้อมูลที่มีจำนวนมากกว่าอักขระที่ระบุ เขตข้อมูลจะตัดอักขระที่เกินออก

ต้องการ

แท็บ ทั่วไป

Yes/No

เมื่อเปิดใช้งาน คุณสมบัตินี้จะบังคับให้คุณใส่ค่าลงในเขตข้อมูล และ Access จะไม่ให้คุณบันทึกข้อมูลใหม่ใดๆ จนกว่าคุณจะป้อนค่าเขตข้อมูลที่จำเป็นให้เสร็จสมบูรณ์ เมื่อปิดใช้งาน เขตข้อมูลนี้จะยอมรับค่า Null ซึ่งหมายความว่าเขตข้อมูลนี้จะมีค่าว่าง

หมายเหตุ: ค่า Null ไม่ใช่ค่าศูนย์ เนื่องจากค่าศูนย์เป็นตัวเลขหนึ่งหลัก และ Access สามารถใช้ในการคำนวณได้ ส่วนค่า Null เป็นค่าที่หายไป ไม่ได้กำหนดค่าไว้ หรือไม่ทราบค่า

อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์ได้

แท็บ ทั่วไป

Yes/No

เมื่อเปิดใช้งาน คุณสามารถใส่สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ซึ่งเป็นสตริงที่ไม่มีอักขระใดๆ เลย เมื่อต้องการสร้างสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ คุณต้องพิมพ์เครื่องหมายอัญประกาศคู่สองตัวติดกันโดยไม่ให้มีช่องว่าง ("") แล้วกด ENTER

ใส่ดัชนี

แท็บ ทั่วไป

Yes/No

เมื่อคุณสร้างดัชนีในเขตข้อมูลหนึ่งของตาราง Access จะป้องกันไม่ให้คุณเพิ่มค่าที่ซ้ำกัน

รูปแบบการป้อนข้อมูล

แท็บ ทั่วไป

ชุดของอักขระสัญพจน์และอักขระตัวยึดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือที่ผู้ใช้กำหนดเอง

รูปแบบการป้อนข้อมูลจะบังคับให้คุณป้อนข้อมูลในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยรูปแบบการป้อนข้อมูลจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลในตารางหรือตัวควบคุมบนฟอร์ม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณคลิกไปที่เขตข้อมูลวันที่และพบชุดของอักขระเป็น DD-MMM-YYYY โดยที่ชุดของอักขระนั้นรู้จักกันในชื่อว่ารูปแบบการป้อนข้อมูล ซึ่งจะบังคับให้คุณป้อนค่าเดือนเป็นอักษรย่อ 3 ตัวแรก เช่น OCT หรือตุล ส่วนค่าปีจะเป็นตัวเลขสี่หลักแทนที่จะเป็นสองหลัก ดังนั้นถ้าคุณเห็นรูปแบบการป้อนข้อมูลดังกล่าว คุณต้องป้อนวันที่เป็น 15-ตุล-2549 เป็นต้น

หมายเหตุ: โปรดจดจำว่า รูปแบบการป้อนข้อมูลจะควบคุมเฉพาะวิธีป้อนข้อมูลของคุณเท่านั้น ไม่ได้ควบคุมวิธีที่ Access จะแสดงข้อมูลดังกล่าวแต่อย่างใด ตัวอย่างเช่น คุณอาจป้อนค่าวันที่เป็น 15-ต.ค.-2549 แต่ Access อาจจัดเก็บค่าแบบ 15102006  นั่นคือ โดยไม่มีการจัดรูปแบบอักขระ ดังนั้นเมื่อคุณดูวันที่ในตาราง ฟอร์ม หรือรายงาน Access อาจตั้งค่าการแสดงผลเป็น 15/10/2006

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้าง และใช้รูปแบบการป้อนข้อมูล ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

ตัวควบคุมการแสดง

แท็บ ค้นหา

ค่าขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลที่ตั้งให้กับเขตข้อมูล

สำหรับเขตข้อมูล Text และ Number คุณสามารถเลือกระหว่างตัวควบคุมกล่องข้อความ กล่องรายการ หรือกล่องคำสั่งผสม สำหรับเขตข้อมูล Yes/No คุณสามารถเลือกระหว่างกล่องกาเครื่องหมาย กล่องข้อความ หรือกล่องคำสั่งผสม

หมายเหตุ: ถ้าคุณเลือกอย่างอื่นนอกเหนือจาก กล่องรายการ หรือ กล่องคำสั่งผสม Access จะซ่อนคุณสมบัติที่เหลืออื่นๆ บนแท็บ ค้นหา

ชนิดแหล่งข้อมูลแถว

แท็บ ค้นหา

ตาราง/แบบสอบถาม
รายการค่า
รายการเขตข้อมูล

ถ้าคุณตั้งค่ากล่องคุณสมบัติ แสดงตัวควบคุม ให้กับทั้ง กล่องรายการ หรือ กล่องคำสั่งผสม คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัตินี้ไปยัง ตาราง/แบบสอบถาม, รายการค่า หรือ รายการเขตข้อมูล ในทางตรงกันข้าม คุณสมบัตินี้จะควบคุมชนิดค่าที่คุณสามารถใช้ได้ในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ให้ดูในรายการถัดไป

แหล่งข้อมูลแถว

แท็บ ค้นหา

ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว

ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว เป็น ตาราง/แบบสอบถาม ช่องคุณสมบัตินี้จะมีชื่อของตารางหรือแบบสอบถามอยู่ ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติเป็น รายการค่า คุณสมบัตินี้จะมีรายการค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;) ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว เป็น รายการเขตข้อมูล คุณสมบัตินี้จะมีชื่อของตาราง แบบสอบถาม หรือคำสั่ง Structured Query Language (SQL)

จำกัดแค่ในรายการ

แท็บ ค้นหา

ใช่/ไม่ใช่

เมื่อตั้งค่าเป็นใช่ Access ค้นหาค่าที่ตรงกันในขณะที่ผู้ใช้ใส่ข้อความในตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสม วางอีกวิธีหนึ่งใช่ ตั้งค่าการเปิดใช้งานชนิดล่วงหน้า ตั้งค่าใช่ ยังป้องกันผู้ใช้จากการแก้ไขข้อมูลในรายการโดยตรงจากตัวควบคุมกล่องรายการหรือคำสั่งผสม แทน ผู้ใช้ต้องแก้ไขข้อมูล ในกล่องคุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถว หรือในกรณี ของเขตข้อมูลการค้นหา แก้ไขข้อมูลในตารางที่ประกอบด้วยแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลการค้นหา ดูส่วนที่มีชื่อว่า "แก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูลจากการค้นหา" ในบทความเพิ่มระเบียนอย่าง น้อยหนึ่งไปยังฐานข้อมูล

อนุญาตให้แก้ไขรายการค่าได้

แท็บ ค้นหา

Yes/No

เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานคำสั่ง แก้ไขข้อมูลในรายการ สำหรับรายการค่า แต่ไม่ใช่สำหรับเขตข้อมูลการค้นหา เมื่อต้องการเปิดใช้งานคำสั่งนั้นสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา ให้ใส่ชื่อฟอร์มที่ถูกต้องในคุณสมบัติ ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ คำสั่ง 'อนุญาตให้แก้ไขรายการค่าได้' จะปรากฏบนเมนูทางลัดที่คุณเปิดด้วยการคลิกขวาที่ตัวควบคุมกล่องรายการหรือกล่องคำสั่งผสม เมื่อคุณเรียกใช้คำสั่งดังกล่าว กล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อมูลในรายการ จะปรากฏขึ้น อีกวิธีหนึ่งคือถ้าคุณระบุชื่อของฟอร์มในกล่องคุณสมบัติ ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ Access จะเริ่มเรียกฟอร์มนั้นแทนกล่องโต้ตอบ

คุณสามารถเรียกใช้คำสั่ง แก้ไขข้อมูลในรายการ จากตัวควบคุมกล่องรายการและกล่องคำสั่งผสมซึ่งอยู่บนฟอร์ม และจากตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมซึ่งอยู่ในชุดผลลัพธ์ของตารางและแบบสอบถามได้ ฟอร์มจะต้องเปิดในมุมมองออกแบบหรือมุมมองเรียกดู ขณะที่ชุดผลลัพธ์ของตารางและแบบสอบถามจะต้องเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ

แท็บ ค้นหา

ชื่อของฟอร์มป้อนข้อมูล

ถ้าคุณระบุชื่อของฟอร์มการป้อนข้อมูลในคุณสมบัติตารางนี้ ฟอร์มดังกล่าวจะเปิดเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่ง แก้ไขข้อมูลในรายการ มิฉะนั้น กล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อมูลในรายการ จะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่งดังกล่าว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบตารางฐานข้อมูลและการตั้งค่าคุณสมบัติ ให้ดูบทความต่อไปนี้

  • พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูลอธิบายแนวคิดพื้นฐานเช่นฐานข้อมูล การวางแผนออกข้อมูล และปรับมาตรฐานเช่นกระบวนการแยกข้อมูลของคุณลงในตารางที่เกี่ยวข้อง และขจัดข้อมูลที่ซ้ำกัน

  • สร้างตารางในฐานข้อมูลอธิบายถึงวิธีการสร้างตาราง เพิ่มคีย์หลัก (เขตข้อมูลที่ระบุแต่ละแถวหรือระเบียนในตารางไม่ซ้ำกัน), และวิธีการตั้งค่าชนิดข้อมูลและคุณสมบัติของตาราง

ด้านบนของหน้า

การใช้ฟอร์มเพื่อปรับปรุงข้อมูล

คุณสามารถใช้ฟอร์มเพื่อปรับปรุงข้อมูลที่มีจำนวนไม่มากได้ ในกรณีนี้ คำว่า "ไม่มาก" หมายถึง จำนวนระเบียนที่คุณต้องการปรับปรุงด้วยตนเอง ฟอร์มจะจัดหาวิธีที่ง่ายกว่า เร็วกว่า และแม่นยำกว่าในการแก้ไขและปรับปรุงข้อมูลจำนวนไม่มาก

วิธีที่คุณใช้ฟอร์มการแก้ไขข้อมูลขึ้นอยู่กับการออกแบบฟอร์ม ฟอร์มสามารถประกอบด้วยอักขระจำนวนตัวควบคุมเช่นรายการ กล่องข้อความ ปุ่ม และแผ่นข้อมูลทั้งตารางการวิเคราะห์ที่มีลักษณะอย่างไรแผ่นงาน Excel ได้ ในทางกลับ แต่ละรายการของตัวควบคุมบนฟอร์มข้อมูลจากอ่าน หรือเขียนข้อมูลไปยังเขตข้อมูลตารางต้นแบบ สิ่งที่คุณทำกับตัวควบคุมที่ระบุขึ้น อยู่กับชนิดข้อมูลที่กำหนดสำหรับตารางเขตข้อมูลต้น คุณสมบัติใด ๆ ที่ตั้งค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้น และอาจ บนหลายคุณสมบัติที่กำหนดตัวออกแบบฐานข้อมูลสำหรับแต่ละตัวควบคุม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีชนิดข้อมูลและคุณสมบัติของเขตข้อมูลมีผลต่อการป้อนข้อมูล ดูวิธีที่ชนิดข้อมูลที่มีผลต่อวิธีคุณใส่ข้อมูลและวิธีที่คุณสมบัติของเขตข้อมูลตารางมีผลต่อวิธีคุณใส่ข้อมูลก่อนหน้านี้ในบทความนี้

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีใช้ตัวควบคุมการป้อนข้อมูลที่ใช้บ่อย ถ้าคุณมีคำถามเกี่ยวกับฐานข้อมูลของคุณ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบหรือผู้ออกแบบฐานข้อมูลของคุณ

การเพิ่มหรือแก้ไขข้อความในกล่องข้อความ

Access จะมีตัวควบคุมข้อความตัวหนึ่งสำหรับใช้กับเขตข้อมูล Text และ Memo โดยปกติแล้ว คุณสามารถบอกได้ว่าเขตข้อมูลต้นแบบเป็น Text หรือ Memo จากขนาดของตัวควบคุม ซึ่งมักจะสะท้อนขนาดของเขตข้อมูลตารางต้นแบบ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณผูกตัวควบคุมไว้กับเขตข้อมูล Text ที่ยอมรับอักขระได้ไม่เกิน 50 ตัว คุณจะปรับขนาดของตัวควบคุมให้สัมพันธ์กัน ในทางกลับกัน ถ้าคุณผูกตัวควบคุมไว้กับเขตข้อมูล Memo คุณสามารถปรับขนาดตัวควบคุมให้แสดงข้อความได้หนึ่งหรือสองย่อหน้าโดยไม่ต้องมีการเลื่อน

นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูล Memo ให้สนับสนุนการจัดรูปแบบ Rich-Text ได้ จากนั้นคุณสามารถนำแบบอักษร ขนาด ลักษณะ และสีที่ต่างกันไปใช้กับข้อความของคุณได้

การแก้ไขข้อความในกล่องข้อความ

  • วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความและเปลี่ยนข้อมูลของคุณ โปรดจำไว้ว่าคุณไม่สามารถทำการคำนวณตัวเลขในเขตข้อมูล Text หรือ Memo ได้

การนำการจัดรูปแบบ Rich-Text ไปใช้

หมายเหตุ: คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ก็ต่อเมื่อกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูล Memo ดูขั้นตอนในการดูคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลตารางก่อนหน้านี้ในบทความนี้

  1. ในขณะที่ตารางเปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูล Memo โดยปกติแล้ว คุณสามารถค้นหาเขตข้อมูลดังกล่าวได้โดยดูจากชื่อเขตข้อมูลที่ชื่อ "ข้อคิดเห็น" "หมายเหตุ" หรือ "คำอธิบาย" ได้

  2. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ใช้ปุ่มและเมนูการจัดรูปแบบข้อความ

    คุณสามารถใช้แบบอักษรและขนาดแบบอักษรที่ต่างกัน ทำให้ข้อความเป็นตัวหนาหรือตัวเอียง เปลี่ยนสี และอื่นๆ ได้

ด้านบนของหน้า

การใช้แผ่นข้อมูลเพื่อปรับปรุงข้อมูล

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลด้วยการทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูล (เส้นตารางแถวและคอลัมน์ที่มีลักษณะคล้ายกับแผ่นงาน Excel) ได้โดยตรง คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง ชุดผลลัพธ์แบบสอบถาม และฟอร์มที่แสดงแผ่นข้อมูลได้

โดยทั่วไปนั้น คุณจะใช้แผ่นข้อมูลเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนแปลงระเบียนจำนวนไม่มาก หรือบางส่วนของระเบียนเท่านั้น ถ้าคุณคุ้นเคยกับ Excel คุณจะเข้าใจแผ่นข้อมูลได้ง่ายขึ้น และคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องมีความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับ Access เช่น ความสามารถในการสร้างและเรียกใช้แบบสอบถาม

โปรดจำข้อเท็จจริงเหล่านี้ขณะที่คุณดำเนินการ

  • คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณเมื่อคุณย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลใหม่ในแถวเดียวกัน หรือเมื่อคุณย้ายตัวชี้ไปแถวอื่น เนื่องจาก Access จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงของคุณลงในตารางนั้นโดยอัตโนมัติ

  • ตามค่าเริ่มต้นแล้ว เขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access จะถูกตั้งค่าให้ยอมรับชนิดของข้อมูลชนิดใดชนิดหนึ่ง เช่น ข้อความหรือตัวเลข คุณต้องป้อนชนิดข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นถูกตั้งค่าให้ยอมรับได้ หากไม่ทำเช่นนั้น Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

  • เขตข้อมูลอาจมีรูปแบบการป้อนข้อมูลที่ใช้อยู่ รูปแบบการป้อนข้อมูลเป็นชุดของอักขระสัญพจน์และอักขระตัวยึดที่บังคับให้คุณป้อนข้อมูลในรูปแบบที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับรหัสไปรษณีย์อาจต้องการข้อมูลที่ตรงตามรูปแบบของฝรั่งเศส ในขณะที่รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับหมายเลขโทรศัพท์อาจต้องการให้คุณป้อนตัวเลขในรูปแบบเยอรมัน

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล ดูบทความการจัดรูปแบบข้อมูลในแถวและคอลัมน์

  • ด้วยข้อยกเว้นของสิ่งที่แนบและรายการที่มีหลายค่า คุณสามารถใส่ค่าได้เพียงหนึ่งค่าในเขตข้อมูลส่วนใหญ่ ถ้าคุณไม่ทราบว่าเขตข้อมูลนั้นยอมรับสิ่งที่แนบมาหรือไม่ ให้ติดต่อผู้ออกแบบฐานข้อมูลหรือผู้ดูแลระบบของคุณ คุณจะสามารถกำหนดรายการที่มีหลายค่าได้เสมอเนื่องจาก Access จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายถัดจากแต่ละข้อมูลในรายการ

การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางหรือแบบสอบถามที่มีข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

    ตามค่าเริ่มต้นนั้น Access จะเปิดตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล ซึ่งเป็นตารางที่มีลักษณะคล้ายกับแผ่นงาน Excel

  2. คลิกหรือวางโฟกัสไว้ที่เขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง และแก้ไขข้อมูล

  3. เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไป ให้กด TAB หรือใช้แป้นลูกศรแป้นใดแป้นหนึ่ง หรือคลิกที่เขตข้อมูลถัดไป

    ตามค่าเริ่มต้นแล้ว เมื่อคุณกด TAB จากนั้น Access จะใช้การตั้งค่าภูมิภาคใน Windows ของคุณเพื่อกำหนดว่าควรจะย้ายเคอร์เซอร์ไปทางซ้ายหรือทางขวา ถ้าคอมพิวเตอร์ดังกล่าวตั้งค่าให้ใช้ภาษาที่อ่านจากซ้ายไปขวา เคอร์เซอร์จะย้ายไปทางขวาเมื่อคุณกดแป้น TAB แต่ถ้าคอมพิวเตอร์ตั้งค่าให้ใช้ภาษาที่อ่านจากขวาไปซ้าย เคอร์เซอร์ก็จะย้ายไปทางซ้าย

การนำการจัดรูปแบบ Rich Text ไปใช้กับข้อมูลในเขตข้อมูล Memo

  1. ในขณะที่ตารางหรือผลลัพธ์แบบสอบถามเปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูล Memo

    โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถค้นหาเขตข้อมูลชื่อ "ข้อคิดเห็น "บันทึกย่อ"หรือ"คำอธิบาย" ถ้าคุณยังคงไม่สามารถค้นหาเขตข้อมูล Memo ดูขั้นตอนในการดูคุณสมบัติสำหรับเขตข้อมูลตารางก่อนหน้านี้ในบทความนี้

  2. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ใช้ปุ่มและเมนูการจัดรูปแบบข้อความ

    คุณสามารถใช้แบบอักษรและขนาดแบบอักษรที่ต่างกัน ทำให้ข้อความเป็นตัวหนาหรือตัวเอียง เปลี่ยนสี และอื่นๆ ได้

ด้านบนของหน้า

การใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีอยู่

คุณใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบบางส่วน (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ของระเบียนที่มีอยู่อย่างน้อยหนึ่งระเบียน คุณอาจเห็นว่าแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลมีความสามารถเทียบเท่ากับรูปแบบของกล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ คุณสามารถใส่เกณฑ์การเลือก (คล้ายกับสตริงที่ใช้ในการค้นหาอย่างคร่าวๆ) และเกณฑ์การปรับปรุงข้อมูล (คล้ายกับสตริงการแทนที่อย่างคร่าวๆ) ทั้งนี้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลจะต่างกับกล่องโต้ตอบ ตรงที่สามารถยอมรับเกณฑ์ได้หลายเกณฑ์ ทำให้คุณสามารถปรับปรุงระเบียนจำนวนมากได้ในครั้งเดียว และอนุญาตให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงระเบียนได้ในตารางมากกว่าหนึ่งตาราง

โปรดจดจำว่าคุณจะไม่สามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลในการเพิ่มระเบียนทั้งหมดได้ เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนทั้งหมด คุณต้องใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลแทน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความเพิ่มระเบียนในตารางโดยใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

หมายเหตุ: วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลคือก่อนอื่นให้สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อทดสอบเกณฑ์การเลือกของคุณ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการปรับปรุงชุดข้อมูลของเขตข้อมูล Yes/No จาก No ให้เป็น Yes สำหรับลูกค้าที่ระบุ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณจะต้องเพิ่มเกณฑ์ลงในแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลของคุณจนกระทั่งส่งกลับระเบียน No ทั้งหมดของลูกค้ารายดังกล่าวตามต้องการ เมื่อคุณแน่ใจว่าคุณมีระเบียนที่ถูกต้องแล้ว คุณจะแปลงแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลของคุณเป็นแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล ให้ใส่เกณฑ์การปรับปรุงของคุณ จากนั้นเรียกใช้แบบสอบถามเพื่อปรับปรุงค่าที่เลือกไว้ ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล แล้วแปลงเป็นแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล

  1. เปิดฐานข้อมูลที่มีระเบียนที่คุณต้องการปรับปรุง

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ แล้วคลิก ออกแบบคิวรี

    เมื่อตัวออกแบบแบบสอบถามเปิดขึ้น แท็บ ออกแบบ จะปรากฏขึ้น และกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง จะเปิดขึ้นมา

  3. เลือกตารางเดียวหรือหลายตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการปรับปรุง และคลิก เพิ่ม แล้วคลิก ปิด

    ตารางหนึ่งตารางหรือหลายตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างอย่างน้อยหนึ่งบานในส่วนบนของตารางออกแบบแบบสอบถาม และหน้าต่างเหล่านั้นจะแสดงรายการเขตข้อมูลทั้งหมดของแต่ละตาราง ค่าต่อไปนี้จะแสดงตัวออกแบบแบบสอบถามที่เป็นตัวอย่าง

    ตารางในตัวออกแบบคิวรี

  4. คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการปรับปรุง เขตข้อมูลที่เลือกไว้จะปรากฏในแถว เขตข้อมูล ในส่วนล่างของตัวออกแบบแบบสอบถาม

    คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลตารางหนึ่งเขตข้อมูลต่อหนึ่งคอลัมน์ในส่วนล่าง หรือคุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดในตารางได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกสองครั้งที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ที่ด้านบนของรายการของเขตข้อมูลตาราง รูปต่อไปนี้จะแสดงตัวออกแบบแบบสอบถามที่มีการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมด

    คิวรีที่มีการเพิ่มเขตข้อมูลตารางทั้งหมดแล้ว

  5. คุณอาจป้อนเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบ ตารางต่อไปนี้จะแสดงเกณฑ์ตัวอย่างบางเกณฑ์และอธิบายถึงผลกระทบที่เกณฑ์เหล่านั้นมีต่อแบบสอบถามด้วย

เกณฑ์

ผลกระทบ

> 234

ส่งกลับตัวเลขทั้งหมดที่มากกว่า 234 เมื่อต้องการหาตัวเลขทั้งหมดที่น้อยกว่า 234 ให้ใช้ < 234

>= "สิทธิชัย"

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดตั้งแต่'สิทธิชัย'จนถึงท้ายของตัวอักษร

Between #02.02.49# And #01.12.49#

ส่งกลับวันที่ตั้งแต่ 2-ก.พ.-2006 จนถึง 1-ธ.ค.-2006 (ANSI-89) ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้อักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') แทนเครื่องหมายเลขที่ (#) ตัวอย่างเช่น Between '2/2/2006' And '1/12/2006'

Not "Germany"

ค้นหาระเบียนทั้งหมดที่เนื้อหาจริงของเขตข้อมูลมีคำอื่นร่วมกับคำว่า "Germany" อยู่ด้วย เกณฑ์นี้จะส่งกลับระเบียนที่มีอักขระนอกเหนือจากคำว่า "Germany," เช่น "Germany (euro)" หรือ "Europe (Germany)"

Not "T*"

ค้นหาทุกระเบียนยกเว้นที่ขึ้นต้นด้วย T ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) แทนเครื่องหมายดอกจัน (*)

Not "*t"

ค้นหาทุกระเบียนที่ไม่ได้ลงท้ายด้วย t ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) แทนเครื่องหมายดอกจัน (*)

In (Canada,UK)

ในรายการ ให้ค้นหาระเบียนทั้งหมดที่มีคำว่า Canada หรือ UK

Like "[A-D]*"

ค้นหาทุกระเบียนที่ขึ้นต้นด้วยอักษร A ถึง D ในเขตข้อมูล Text ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) แทนเครื่องหมายดอกจัน (*)

Like "*ar*"

ค้นหาทุกระเบียนที่มีลำดับตัวอักษร "ar" ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) แทนเครื่องหมายดอกจัน (*)

Like "Maison Dewe?"

ค้นหาทุกระเบียนที่ขึ้นต้นด้วย "Maison" และมีสตริงชุดที่สองขนาด 5 ตัวอักษรโดยที่ 4 ตัวแรกเป็น "Dewe" และไม่ทราบตัวอักษรสุดท้าย ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้ใช้เครื่องหมายขีดล่าง (_) แทนเครื่องหมายคำถาม (?)

#02.02.49#

ค้นหาทุกระเบียนที่เป็นวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2549 ถ้าฐานข้อมูลของคุณใช้ชุดอักขระตัวแทนตามมาตรฐาน ANSI-92 ให้กำกับวันที่ด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวแทนเครื่องหมายเลขที่ (#) ('2/2/2549')

< Date( ) - 30

ส่งกลับวันที่ทั้งหมดที่เลย 30 วันมาแล้ว

Date()

ส่งกลับทุกระเบียนที่มีวันที่เป็นวันนี้

Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่อยู่ระหว่างวันที่ของวันนี้กับวันที่ในอีกสามเดือนถัดไปนับจากวันนี้

Is Null

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดทีมีค่า Null (ว่างหรือไม่ได้ระบุค่าไว้)

Is Not Null

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่มีค่าอยู่

""

ส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่มีสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ คุณใช้สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์เมื่อคุณต้องการเพิ่มค่าให้กับเขตข้อมูลที่ต้องการ แต่คุณยังไม่ทราบว่าค่าที่เพิ่มคืออะไร ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลต้องการหมายเลขโทรสาร แต่ลูกค้าของคุณบางรายอาจไม่มีเครื่องโทรสาร ในกรณีนี้ คุณจะใส่เครื่องหมายอัญประกาศโดยไม่เว้นวรรคระหว่างกลาง ("") แทนหมายเลข

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ตรวจสอบว่าแบบสอบถามได้ส่งกลับเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการปรับปรุง คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการและกด DELETE เพื่อเอาออกได้ตามต้องการ คุณสามารถลากเขตข้อมูลเพิ่มเติมไปที่ตารางออกแบบได้ และคุณสามารถเปลี่ยนแปลงเกณฑ์ของคุณได้จนกว่าคุณจะพอใจกับผลลัพธ์แบบสอบถามนั้น

  2. ไปยังขั้นตอนถัดไป

ปรับปรุงระเบียน

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ปรับปรุง

    สิ่งนี้จะเปลี่ยนแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลให้เป็นแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล Access จะเพิ่มแถว ปรับปรุงเป็น ในส่วนล่างของตัวออกแบบแบบสอบถาม

    คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลที่มีเกณฑ์การอัปเดตหนึ่งเกณฑ์

  2. ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งของเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง และป้อนนิพจน์ของคุณ (ซึ่งจะทำให้ข้อมูลของคุณเปลี่ยนแปลง) ลงในแถว ปรับปรุงเป็น สำหรับเขตข้อมูลดังกล่าว

    ตารางนี้จะแสดงนิพจน์ตัวอย่างจำนวนหนึ่ง พร้อมอธิบายวิธีที่นิพจน์เหล่านี้เปลี่ยนแปลงข้อมูล

นิพจน์

ผลลัพธ์

"พนักงานขาย"

ในเขตข้อมูล Text จะเปลี่ยนค่าข้อความให้เป็นคำว่า พนักงานขาย

#10.08.49#

ในเขตข้อมูล Date/Time จะเปลี่ยนค่าวันที่ให้เป็น 10-ส.ค.-49

Yes

ในเขตข้อมูล Yes/No จะเปลี่ยนค่า No ให้เป็น Yes

"PN" & [หมายเลขชิ้นส่วน]

เพิ่ม "PN" ลงในส่วนเริ่มต้นของแต่ละหมายเลขชิ้นส่วนที่ระบุ

[ราคาต่อหน่วย] * [ปริมาณ]

คูณค่าในเขตข้อมูลที่ชื่อราคาต่อหน่วยและปริมาณ

[ค่าขนส่งสินค้า] * 1.5

เพิ่มค่าในเขตข้อมูลชื่อค่าขนส่งสินค้าอีก 50 เปอร์เซ็นต์

DSum("[ปริมาณ] * [ราคาต่อหน่วย]",
"รายละเอียดใบสั่งซื้อ", "[หมายเลขผลิตภัณฑ์]=" & [หมายเลขผลิตภัณฑ์])

เมื่อค่าหมายเลขผลิตภัณฑ์ในตารางปัจจุบันมีค่าตรงกับค่าหมายเลขผลิตภัณฑ์ในตารางชื่อรายละเอียดใบสั่งซื้อ นิพจน์นี้จะปรับปรุงยอดขายรวมทั้งหมดโดยการคูณค่าในเขตข้อมูลชื่อจำนวนด้วยค่าในเขตข้อมูลชื่อราคาต่อหน่วย

Right([รหัสไปรษณีย์ที่ส่งสินค้า], 5)

ตัดอักขระที่อยู่ทางซ้ายสุดในสตริงข้อความหรือสตริงตัวเลขออก และให้เหลืออักขระทางขวาสุดไว้ห้าตัว

IIf(IsNull([ราคาต่อหน่วย]), 0, [ราคาต่อหน่วย])

เปลี่ยนค่า Null (ไม่ทราบค่าหรือไม่ได้กำหนดค่าไว้) เป็นค่าศูนย์ (0) ในเขตข้อมูลชื่อราคาต่อหน่วย

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ข้อความแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้น รูปต่อไปนี้จะแสดงข้อความต่อไปนี้

    ข้อความแจ้งเตือนแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

  2. คลิก ใช่ เพื่อเรียกใช้แบบสอบถาม

    หมายเหตุ: คุณสามารถปิดการแจ้งเตือนข้อความ เมื่อต้องการทำเช่นนั้น คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม คลิกตัวเลือกของ Access คลิกขั้นสูง และภายใต้ยืนยัน ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายคิวรีแอคชัน

  3. เมื่อต้องการดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามแบบปรับปรุงข้อมูลของคุณ บนแท็บ หน้าแรก หรือแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกปุ่ม มุมมองแผ่นข้อมูล ที่ตั้งอยู่บนแถบสถานะ Access

    หมายเหตุ: เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถาม คุณอาจสังเกตเห็นว่าบางเขตข้อมูลอาจขาดหายไปจากชุดผลลัพธ์ของคุณ ถ้าแบบสอบถามของคุณมีเขตข้อมูลที่คุณไม่ได้ปรับปรุง Access จะเอาเขตข้อมูลเหล่านี้ออกตามค่าเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจรวมเขตข้อมูล ID จากทั้งสองตารางเพื่อช่วยให้มั่นใจว่าแบบสอบถามของคุณจะส่งกลับค่าและดำเนินการในระเบียนที่ถูกต้อง ถ้าคุณไม่ได้ปรับปรุงเขตข้อมูล ID เหล่านั้น Access จะเอาเขตข้อมูลนั้นออกไป

ด้านบนของหน้า

การใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มระเบียนลงในตาราง

คำสั่งที่ใช้บ่อยที่สุดในแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลคือการเพิ่มกลุ่มระเบียนจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูลต้นฉบับไปยังตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูลปลายทาง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณได้ลูกค้าใหม่จำนวนหนึ่งและฐานข้อมูลมีตารางข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเหล่านั้น เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง คุณสามารถผนวกข้อมูลเหล่านั้นไปยังตารางที่เหมาะสมในฐานข้อมูลของคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อ

  • ผนวกระเบียนที่ยึดตามเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการผนวกเฉพาะชื่อและที่อยู่ของลูกค้าที่มียอดสั่งซื้อที่ยังค้างอยู่

  • ผนวกระเบียนเมื่อบางเขตข้อมูลในตารางหนึ่งไม่มีอยู่ในอีกตารางหนึ่ง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าตารางลูกค้าของคุณมี 11 เขตข้อมูล และเขตข้อมูลในตารางลูกค้าในอีกฐานข้อมูลมีเขตข้อมูลตรงกับเขตข้อมูลของคุณ 9 ใน 11 เขตข้อมูล คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มข้อมูลลงในเขตข้อมูลที่ตรงกันและไม่สนใจเขตข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่ตรงกัน

ขั้นตอนในการสร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อผนวกข้อมูลจากฐานข้อมูลหนึ่งไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่งโดยให้ทำตามขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้

  • เปิดฐานข้อมูลต้นทาง (ฐานข้อมูลที่มีระเบียนที่คุณต้องการผนวก) และสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลที่ส่งกลับเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการผนวกเท่านั้น

  • แปลงแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลนั้นให้เป็นแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

  • เพิ่มตารางและเขตข้อมูลปลายทางลงในแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนไปยังฐานข้อมูลอื่น ให้คุณเปิดฐานข้อมูลนั้นก่อนแล้วจึงเลือกตาราง

  • เรียกใช้แบบสอบถามเพื่อทำการผนวกระเบียน

หมายเหตุ: สำรองข้อมูลของคุณก่อนที่จะเริ่มทำงาน ถ้าคุณทำงานผิดพลาด คุณสามารถลบระเบียนที่ถูกผนวกจากตารางปลายทาง แต่การลบระเบียนจำนวนมากด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน การมีข้อมูลสำรองอยู่ในมืออาจช่วยให้คุณแก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ในเวลาอันสั้นได้

สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล

  1. เปิดแหล่งฐานข้อมูลของคุณ คือฐานข้อมูลที่มีระเบียนที่คุณต้องการผนวก

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบคิวรี

    ตารางออกแบบแบบสอบถามจะปรากฏขึ้น และกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง จะปรากฏขึ้น

  3. ให้เลือกตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการผนวก คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ปิด

    ตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตารางออกแบบแบบสอบถาม หน้าต่างดังกล่าวจะแสดงรายการเขตข้อมูลทั้งหมดในตาราง รูปนี้จะแสดงให้เห็นตารางในตัวออกแบบแบบสอบถามที่เป็นตัวอย่าง

    ตารางในตัวออกแบบคิวรี

  4. ให้ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการผนวกจากตารางไปยังแถว เขตข้อมูล ในส่วนล่างของตารางออกแบบแบบสอบถาม

    คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลตารางหนึ่งเขตต่อคอลัมน์ลงในส่วนล่าง เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดอย่างรวดเร็ว ให้คลิกเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่ด้านบนของรายการเขตข้อมูลตาราง รูปนี้แสดงให้เห็นตัวออกแบบแบบสอบถามที่มีการเพิ่มเขตข้อมูลตารางหลายเขตข้อมูล

    คิวรีที่มีสามเขตข้อมูลในตารางออกแบบ

    รูปนี้แสดงให้เห็นตัวออกแบบที่มีการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมด

    แบบสอบถามที่มีเขตข้อมูลตารางทั้งหมด

  5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ตรวจสอบว่าแบบสอบถามนั้นส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการผนวก ถ้าต้องการ คุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง หรือกด DELETE เพื่อเอาเขตข้อมูลที่ไม่ต้องการออกได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถลากเขตข้อมูลเพิ่มเติมลงในตารางออกแบบได้จนกว่าคุณจะพอใจกับผลลัพธ์แบบสอบถาม

  6. ทำขั้นตอนถัดไปต่อไป

การแปลงแบบสอบถามให้เป็นแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ผนวก

    กล่องโต้ตอบ การผนวก จะปรากฏ

  2. ถึงจุดนี้ คุณสามารถผนวกระเบียนจากตารางหนึ่งไปยังอีกตารางในฐานข้อมูลเดียวกัน หรือผนวกระเบียนไปยังตารางในอีกฐานข้อมูลได้

    • การผนวกระเบียนไปยังตารางในฐานข้อมูลเดียวกัน

      1. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน (ถ้ายังไม่ได้เลือก) จากนั้นเลือกตารางปลายทางจากรายการ ชื่อตาราง

      2. ให้คลิก ตกลง

        ในขั้นตอนที่ 4 ของส่วนก่อนหน้านี้ คุณได้เพิ่มเขตข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดในตารางต้นฉบับไปยังตารางออกแบบแบบสอบถาม ถ้าคุณเพิ่มตารางทั้งหมดในระหว่างขั้นตอนนั้นแล้ว Access จะเพิ่มตารางปลายทางทั้งหมดให้กับแถว ผนวกไปยัง ดังที่แสดงไว้ในที่นี้ดังต่อไปนี้

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่รวมเขตข้อมูลทั้งหมดจากสองตาราง

        หรือ

        ถ้าคุณได้เพิ่มเขตข้อมูลแต่ละเขตในขั้นตอนที่ 4 ในส่วนก่อนหน้านี้แล้ว และชื่อเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับและปลายทางตรงกัน Access จะเพิ่มชื่อเขตข้อมูลปลายทางลงในแถว ผนวกไปยัง โดยอัตโนมัติ ดังที่แสดงไว้ในที่นี้

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่มีเขตข้อมูลตรงกัน

        หรือ

        ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลแต่ละเขต และมีชื่อบางชื่อหรือชื่อทั้งหมดในตารางต้นทางและปลายทางไม่ตรงกัน Access จะปล่อยเขตข้อมูลที่ไม่ตรงกันในแถว ผนวกไปยัง ให้ว่างไว้ คลิกแต่ละเขตข้อมูลที่ว่างและเลือกเขตข้อมูลต้นทางที่คุณต้องการจากรายการผลลัพธ์ ดังแสดงในที่นี้

        การเลือกเขตข้อมูลปลายทางสำหรับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

      3. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก มุมมอง

      4. กลับคืนสู่มุมมองออกแบบ แล้วจึงคลิก เรียกใช้ เพื่อผนวกระเบียน

    • การผนวกระเบียนไปยังตารางในฐานข้อมูลอื่น

      1. ในกล่องโต้ตอบ การผนวก ให้คลิก ฐานข้อมูลอื่น

      2. ในเขตข้อมูล ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ตำแหน่งและชื่อของฐานข้อมูลปลายทาง

      3. ในเขตข้อมูล ชื่อตาราง ให้พิมพ์ชื่อตารางปลายทาง แล้วคลิก ตกลง

        หรือ

        คลิก เรียกดู และใช้กล่องโต้ตอบ การผนวก กล่องที่สองเพื่อระบุตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลปลายทาง คลิก ตกลง หลังจากที่คุณระบุตำแหน่งและเลือกฐานข้อมูลปลายทางแล้ว ซึ่งจะเป็นการปิดกล่องโต้ตอบที่สอง ในกล่องโต้ตอบแรกในช่อง ชื่อตาราง ใส่ชื่อตารางปลายทางแล้วคลิก ตกลง

        พิมพ์ชื่อตารางปลายทาง แล้วคลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ผนวก แรก

        ในขั้นตอนที่ 4 ของส่วนก่อนหน้านี้ คุณได้เพิ่มเขตข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดในตารางต้นฉบับไปยังแถว เขตข้อมูล ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ถ้าคุณเพิ่มตารางทั้งหมดในระหว่างขั้นตอนนั้นแล้ว Access จะเพิ่มตารางปลายทางทั้งหมดไปยังแถว ผนวกไปยัง ดังที่แสดงไว้ในที่นี้

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่รวมเขตข้อมูลทั้งหมดจากสองตาราง

        หรือ

        ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลแต่ละเขตในขั้นตอนที่ 4 และชื่อเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับกับตารางปลายทางตรงกัน Access จะเพิ่มชื่อเขตข้อมูลปลายทางในแถว ผนวกไปยัง โดยอัตโนมัติ ดังนี้

        แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลที่มีเขตข้อมูลตรงกัน

        หรือ

        ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลแต่ละเขต และชื่อทั้งหมดหรือบางชื่อในตารางต้นฉบับกับตารางปลายทางไม่ตรงกัน Access จะปล่อยให้เขตข้อมูลที่ไม่ตรงกันในแถว ผนวกไปยัง ว่างไว้ ให้คลิกเขตข้อมูลว่างแต่ละเขต แล้วเลือกเขตข้อมูลปลายทางที่คุณต้องการจากรายการผลลัพธ์ ดังนี้

        การเลือกเขตข้อมูลปลายทางสำหรับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

      4. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก มุมมอง

      5. สลับไปยังมุมมองออกแบบ แล้วจึงคลิก เรียกใช้ เพื่อผนวกระเบียน

ด้านบนของหน้า

การใช้การเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงระเบียน

Office Access 2007 มีคุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่าการเก็บรวบรวมข้อมูล คุณสามารถกำหนดฟอร์มการป้อนข้อมูลใน Microsoft Office Outlook 2007 เพื่อรวบรวมข้อมูล และจัดเก็บข้อมูลนั้นลงในฐานข้อมูล Access ได้ การอธิบายวิธีใช้คุณลักษณะการเก็บรวบรวมข้อมูลอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้การเก็บรวบรวมข้อมูล ดูบทความมีชื่อเรื่องว่าการรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมล

ด้านบนของหน้า

การใช้กล่องโต้ตอบ 'ค้นหาและแทนที่' เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูล

กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ เป็นอีกวิธีหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำนวนเล็กน้อยโดยใช้เวลาและแรงงานไม่มากนัก การอธิบายวิธีใช้กล่องโต้ตอบดังกล่าวอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กล่องโต้ตอบ ให้ดูบทความใช้กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่การเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การใช้การปรับปรุงแบบเรียงซ้อนเพื่อเปลี่ยนค่าคีย์หลักและ Foreign Key

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการปรับปรุงค่าคีย์หลัก ถ้าคุณใช้คีย์หลักดังกล่าวเป็น Foreign Key คุณสามารถปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังอินสแตนซ์รองทั้งหมดของของ Foreign Key

ขอให้จำไว้ว่า คีย์หลักคือค่าที่ใช้ในการระบุแต่ละแถว (ระเบียน) ที่ไม่ซ้ำกันในตารางฐานข้อมูล ส่วน Foreign Key คือคอลัมน์ที่ตรงกันกับคีย์หลัก โดยทั่วไปนั้น Foreign Keys จะอยู่ภายในตารางอื่นๆ และจะยอมให้คุณสร้างความสัมพันธ์ (การเชื่อมโยง) ระหว่างข้อมูลในตารางได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้หมายเลขผลิตภัณฑ์เป็นคีย์หลัก หมายเลขแต่ละตัวก็จะระบุผลิตภัณฑ์ไม่ซ้ำกัน นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้หมายเลขผลิตภัณฑ์เป็น Foreign Key ในตารางของข้อมูลใบสั่งซื้อได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถค้นหาใบสั่งซื้อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแต่ละผลิตภัณฑ์ได้ เนื่องจากทุกครั้งที่มีการวางใบสั่งซื้อของผลิตภัณฑ์ หมายเลขผลิตภัณฑ์นั้นจะเป็นส่วนหนึ่งของใบสั่งซื้อ

ในบางครั้ง เมื่อหมายเลข ID เหล่านั้น (หรือคีย์หลักชนิดอื่นๆ) มีการเปลี่ยนแปลง ในขณะที่คุณเปลี่ยนอแปลง คุณสามารถเปลี่ยนค่าคีย์หลักของคุณ และทำให้การเปลี่ยนแปลงนั้นเรียงซ้อนผ่านระเบียนลูกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปิดใช้งานลักษณะการทำงานนี้ได้ด้วยการเปิดใช้งาน Referential Integrity และการปรับปรุงข้อมูลที่เกี่ยวข้องระหว่างตารางสองตารางได้

โปรดจดจำกฎเหล่านี้ขณะที่คุณดำเนินการ

  • คุณสามารถเปิดใช้งานการปรับปรุงแบบเรียงซ้อนได้เฉพาะกับเขตข้อมูลคีย์หลักที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Text และ Number เท่านั้น คุณไม่สามารถใช้การปรับปรุงแบบเรียงซ้อนกับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น AutoNumber

  • คุณสามารถเปิดใช้งานการปรับปรุงแบบเรียงซ้อนได้ระหว่างตารางที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มเท่านั้น

ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการสร้างความสัมพันธ์และเปิดใช้งานการปรับปรุงข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับความสัมพันธ์นั้นได้

สร้างความสัมพันธ์

  1. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ความสัมพันธ์

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ความสัมพันธ์ ให้คลิก แสดงตาราง

    กล่องโต้ตอบ แสดงตาราง จะปรากฏขึ้น

  3. ถ้ายังไม่ได้เลือกตารางไว้ ให้คลิกแท็บ ตาราง ให้เลือกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง ให้คลิก เพิ่ม จากนั้นคลิก ปิด

    คุณสามารถกด SHIFT เพื่อเลือกตารางหลายตาราง หรือคุณสามารถเพิ่มแต่ละตารางแยกต่างหาก ให้เลือกเฉพาะตารางบนด้านของความสัมพันธ์ "หนึ่ง" และ "กลุ่ม"

  4. ในหน้าต่าง ความสัมพันธ์ ให้ลากคีย์หลักจากตารางบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์และวางลงบนเขตข้อมูล Foreign Key ของตารางบนด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์

    กล่องโต้ตอบ การแก้ไขความสัมพันธ์ จะปรากฏขึ้น รูปต่อไปนี้แสดงให้เห็นกล่องโต้ตอบดังกล่าว

    กล่องโต้ตอบ 'การแก้ไขความสัมพันธ์'

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บังคับให้มี Referential Integrity แล้วคลิก สร้าง

  6. ไปยังชุดขั้นตอนถัดไป

การเปิดใช้งานการปรับปรุงแบบเรียงซ้อนในคีย์หลัก

  1. ถ้าคุณไม่ได้ทำตามขั้นตอนในส่วนก่อนหน้า ให้เปิดฐานข้อมูลที่มีความสัมพันธ์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  2. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ความสัมพันธ์

    หน้าต่าง ความสัมพันธ์ จะปรากฏขึ้น และแสดงการเชื่อมโยง (แสดงเป็นเส้นเชื่อมต่อ) ระหว่างตารางในฐานข้อมูล รูปต่อไปนี้จะแสดความสัมพันธ์ที่เป็นตัวอย่างต่อไปนี้

    ความสัมพันธ์ระหว่างตารางสองตาราง

  3. คลิกขวาที่เส้นการรวมระหว่างตารางหลักและตารางรอง และคลิก การแก้ไขความสัมพันธ์

    กล่องโต้ตอบ การแก้ไขความสัมพันธ์ จะปรากฏขึ้น รูปต่อไปนี้แสดงให้เห็นกล่องโต้ตอบดังกล่าว

    แก้ไขกล่องโต้ตอบความสัมพันธ์ด้วยความสัมพันธ์ที่มีอยู่

  4. เลือก ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อทำให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บังคับให้มี Referential Integrity จากนั้นคลิก ตกลง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ ให้ดูบทความต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×