การบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกให้เป็นข้อกำหนด

เมื่อคุณเรียกใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าหรือตัวช่วยสร้างการส่งออกใน Access คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าที่คุณใช้เป็นข้อกำหนดเพื่อให้คุณสามารถทำซ้ำการดำเนินการเมื่อใดก็ได้ ข้อกำหนดประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่ Access จำเป็นต้องใช้เพื่อทำซ้ำการดำเนินการ โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องป้อนค่าใดๆ ตัวอย่าง ข้อกำหนดที่นำเข้าข้อมูลจากเวิร์กบุ๊ก Excel จะจัดเก็บชื่อของไฟล์ Excel ต้นฉบับ ชื่อของฐานข้อมูลปลายทาง และรายละเอียดอื่นๆ เช่น คุณได้ผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ หรือนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ ข้อมูลคีย์หลัก และชื่อเขตข้อมูล

คุณสามารถบันทึกการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบไฟล์ใดๆ ที่ได้รับการสนับสนุนใน Access คุณไม่สามารถบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการเชื่อมโยงหรือการดำเนินการที่คุณส่งออกเฉพาะบางส่วนของแผ่นข้อมูล

แม้ว่าวัตถุประสงค์หลักของข้อกำหนดคือ บันทึกรายละเอียดหลักๆ ทั้งหมดเพื่อให้คุณสามารถทำซ้ำการนำเข้าหรือส่งออกโดยผู้ใช้ไม่ต้องป้อนค่า ข้อกำหนดยังคงมีความยืดหยุ่น ตัวอย่าง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อของไฟล์ต้นฉบับหรือไฟล์ปลายทางก่อนที่คุณจะเรียกใช้ข้อกำหนดอีกครั้ง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใช้ข้อกำหนดเดียวกับไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางหลายไฟล์

ข้อกำหนดที่ส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบไปยัง Excel หรือ Word จะคำนึงถึงการตั้งค่าตัวกรองและคอลัมน์ปัจจุบันของวัตถุต้นฉบับใน Access ถ้าวัตถุต้นฉบับ (ตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงาน) เปิดอยู่เมื่อคุณเรียกใช้ข้อกำหนด Access จะส่งออกเฉพาะข้อมูลที่แสดงอยู่ในมุมมองในปัจจุบัน ถ้าวัตถุต้นฉบับไม่ได้เปิดอยู่ การตั้งค่าที่ถูกบันทึกไว้ล่าสุดกับวัตถุนั้นจะระบุว่าข้อมูลใดถูกส่งออก

สร้างข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออก

  1. เริ่มการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกจาก Access

    ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกจะพร้อมใช้งานบนแท็บ ข้อมูลภายนอก ตัวช่วยสร้างการนำเข้าจะอยู่ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ และตัวช่วยสร้างการส่งออกจะอยู่ในกลุ่ม ส่งออก

  2. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง หลังจากที่คุณคลิก ตกลง หรือ เสร็จสิ้น และถ้า Access ดำเนินการสำเร็จ หน้า บันทึกขั้นตอนการนำเข้า หรือ บันทึกขั้นตอนการส่งออก จะปรากฏขึ้นในตัวช่วยสร้าง

  3. บนหน้าตัวช่วยสร้าง ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า หรือ บันทึกขั้นตอนการส่งออก เพื่อบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการเป็นข้อกำหนด

    Access จะแสดงชุดของตัวควบคุมเพิ่มเติม รูปนี้แสดงกล่องโต้ตอบที่มีตัวควบคุมเหล่านั้น

    กล่องโต้ตอบบันทึกขั้นตอนการนำเข้า

  4. ในกล่อง บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อสำหรับข้อกำหนด

  5. ในกล่อง คำอธิบาย ให้พิมพ์คำอธิบายเพื่อช่วยให้คุณหรือผู้ใช้รายอื่นๆ ระบุการดำเนินการได้ในภายหลัง

  6. เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook ที่เตือนคุณเมื่อถึงเวลาที่จะทำซ้ำการดำเนินการนี้ ให้คลิก สร้างงาน Outlook

  7. คลิก บันทึกการนำเข้า หรือ บันทึกการส่งออก เพื่อบันทึกข้อกำหนด Access จะสร้างและจัดเก็บข้อกำหนดในฐานข้อมูลปัจจุบัน

  8. ถ้าคุณคลิก สร้างงาน Outlook บนหน้า บันทึกขั้นตอนการนำเข้า หรือ บันทึกขั้นตอนการส่งออก ของตัวช่วยสร้าง หน้าต่างงาน Outlook จะปรากฏขึ้น กรอกรายละเอียดของงาน แล้วคลิก บันทึกและปิด

ฉันต้องรู้อะไรอีก

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×