การนำเข้าข้อมูลของคุณลงใน Business Contact Manager

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

Business Contact Manager for Outlook ช่วยให้การนำเข้าระเบียนทางธุรกิจที่จัดเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่นๆ เช่น Excel หรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ของคุณทำได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถนำเข้าระเบียนทางธุรกิจเกี่ยวกับลูกค้าองค์กรและที่ติดต่อทางธุรกิจของคุณลงใน Business Contact Manager for Outlook พร้อมกับการกำหนดเองโดยใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูลทางธุรกิจ

ในบทความนี้

สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเมื่อทำการนำเข้า

เลือกชนิดไฟล์ที่จะนำเข้า

การกำหนดเองคืออะไร

นำเข้าไฟล์ Business Contact Manager (.bcm)

นำเข้าการกำหนด Business Contact Manager (.bcmx) เอง

นำเข้าจากแอปพลิเคชันอื่นที่ใช้ชนิดไฟล์ .csv รวมถึงการนำเข้าจาก Microsoft Excel หรือ Microsoft Access

นำเข้าโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Microsoft Outlook

นำเข้า ACT! หรือไฟล์ QuickBooks

สำหรับไฟล์บางชนิด ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุไฟล์ที่จะนำเข้า แล้วจึงนำเข้าไฟล์ สำหรับไฟล์ชนิดอื่นๆ คุณจำเป็นต้องใส่ชื่อของไฟล์ที่จะนำเข้า แล้วระบุวิธีที่คุณต้องการให้ตัวช่วยสร้างจัดการระเบียนบางระเบียนและการกำหนดเองบางอย่าง ถ้าคุณกำลังนำเข้าไฟล์ Excel หรือรายการผลิตภัณฑ์และบริการโดยใช้ชนิดไฟล์ที่เรียกว่า ไฟล์ที่มีค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.CSV) (.csv) ตัวช่วยสร้างจะนำคุณเข้าสู่ขั้นตอนของการจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณกำลังนำเข้ากับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน Business Contact Manager (เช่น ราคาต่อหน่วย, ที่อยู่ทางธุรกิจ) กระบวนการนี้เรียกว่าการแมป

ด้านบนของหน้า

สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเมื่อทำการนำเข้า

ก่อนที่คุณจะนำเข้าข้อมูลธุรกิจของคุณลงใน Business Contact Manager for Outlook ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

  • สำรองฐานข้อมูลของคุณเสมอก่อนที่คุณจะนำเข้าไฟล์ใดๆ เนื่องจากกระบวนการนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้

  • ก่อนที่คุณจะนำเข้าไฟล์ เราขอแนะนำให้คุณเปรียบเทียบเขตข้อมูลของไฟล์นั้นกับเขตข้อมูลในระเบียนบัญชีผู้ใช้ หรือ ที่ติดต่อทางธุรกิจ แล้วทำการเปลี่ยนแปลงลงในเขตข้อมูลในไฟล์เพื่อให้ตรงกับเขตข้อมูลในระเบียน Business Contact Manager for Outlook ตัวอย่างเช่น คุณอาจแยกข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้าเพื่อจับคู่กับเขตข้อมูล ถนน (ธุรกิจ), เมือง (ธุรกิจ) และ รัฐ (ธุรกิจ) ใน Business Contact Manager for Outlook

  • เมื่อ Business Contact Manager for Outlook นำเข้าข้อมูลจำนวนมาก หน้าต่างสถานะอาจแสดงความคืบหน้าของกระบวนการนำเข้าได้ไม่ถูกต้อง แม้ว่าหน้าต่างสถานะจะว่างเปล่า หรือแสดงข้อความว่าไม่ตอบสนอง Business Contact Manager for Outlook จะยังคงนำเข้าข้อมูลของคุณอยู่

  • Business Contact Manager for Outlook สนับสนุนเฉพาะรูปแบบไฟล์ Unicode เท่านั้น รูปแบบไฟล์อื่นๆ เช่น ANSI ไม่ได้รับการสนับสนุน

ด้านบนของหน้า

เลือกชนิดไฟล์ที่จะนำเข้า

คุณสามารถนำเข้าไฟล์ชนิดต่างๆ หลายชนิดลงใน Business Contact Manager for Outlook คลิกที่ชนิดไฟล์เพื่ออ่านคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการนำเข้าไฟล์ชนิดนั้น

ชนิดไฟล์

คำอธิบาย

ข้อมูล Business Contact Manager for Outlook (.bcm)

ข้อมูลทั้งหมดใน Business Contact Manager for Outlook ได้แก่ ลูกค้าองค์กร, ที่ติดต่อทางธุรกิจ, โอกาสทางการขาย, โครงการทางธุรกิจ, งานโครงการทั้งหมด และ บันทึกการติดต่อสื่อสาร นอกจากนี้ยังรวมถึงการกำหนดเอง กิจกรรมทางการตลาด และรายการผลิตภัณฑ์และบริการ

การกำหนด Business Contact Manager ด้วยตนเอง (.bcmx)

ได้แก่ เค้าโครงฟอร์ม หน้า และมุมมองแบบกำหนดเองต่างๆ รายงานแบบกำหนดเอง และเทมเพลตโครงการ

หมายเหตุ: เฉพาะเจ้าของฐานข้อมูลเท่านั้นที่สามารถนำเข้าการกำหนดเองได้

Comma Separated Values (.csv)

รายการผลิตภัณฑ์และบริการมักจะเป็นรูปแบบไฟล์ .csv

ได้แก่ ข้อมูลในรูปแบบไฟล์ Comma Separated Values (.csv) ข้อมูลจากโปรแกรมแทบทุกโปรแกรมสามารถบันทึกเป็นรูปแบบไฟล์ .csv ได้ ดังนั้น ถึงแม้ว่าจะมีรูปแบบไฟล์สำหรับแอปพลิเคชันใดที่ไม่มีอยู่ในรายการ คุณก็สามารถบันทึกข้อมูลจากแอปพลิเคชันนั้นให้เป็นรูปแบบไฟล์ .csv แล้วนำเข้าข้อมูลลงใน Business Contact Manager for Outlook ได้

Excel Workbook (.xls, .xlsx)

ได้แก่ ไฟล์ข้อมูลในรูปแบบเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel

Access database (.mdb, .accdb)

ได้แก่ข้อมูลในรูปแบบไฟล์ Microsoft Access

Outlook Contacts folder (.pst)

ได้แก่ ที่ติดต่อในรูปแบบไฟล์ Microsoft Outlook (.pst) ถ้ามีการแชร์ฐานข้อมูล Business Contact Manager ของคุณ ผู้ใช้แต่ละคนอาจต้องการนำเข้าที่ติดต่อ Outlook ของตนเอง

ACT! (.dbf, .pad)

อ้างอิงไปยังข้อมูลที่บันทึกในรูปแบบไฟล์ ACT! Business Contact Manager for Outlook มีเครื่องมือแปลงข้อมูลที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงข้อมูล ACT! เป็นรูปแบบ .bcm ก่อนการนำเข้าข้อมูลได้

หมายเหตุ: ถ้าคุณเลือกรูปแบบไฟล์ ACT! (.dbf. .pad) หรือรูปแบบไฟล์ QuickBooks (.IIF) ให้คลิก แปลงข้อมูล เพื่อแปลงข้อมูลของคุณเป็นรูปแบบไฟล์ Business Contact Manager (.bcm) เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณนำเข้าชนิดของไฟล์เหล่านี้ ทำตามคำแนะนำในเครื่องมือ

  • แอปพลิเคชัน ACT! ต้องได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ ACT! ได้

QuickBooks (.IIF)

ไฟล์ QuickBooks ทุกเวอร์ชันในรูปแบบ .iif สามารถนำเข้าได้ Business Contact Manager for Outlook มีเครื่องมือแปลงข้อมูลที่ช่วยให้คุณแปลงข้อมูล QuickBooks เป็นรูปแบบ .bcm ก่อนการนำเข้าข้อมูล

เคล็ดลับ: ถ้าข้อมูลของคุณบันทึกอยู่ในรูปแบบไฟล์ที่ไม่แสดงรายการอยู่ในตัวช่วยสร้าง การนำเข้าข้อมูลธุรกิจ ให้บันทึกข้อมูลเป็น ไฟล์ที่มีค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.CSV) จากนั้นจึงนำเข้าข้อมูลลงใน ฐานข้อมูล Business Contact Manager ของคุณ

ด้านบนของหน้า

การกำหนดเองคืออะไร

การกำหนดเองคือการปรับเปลี่ยนที่คุณทำกับ Business Contact Manager for Outlook การกำหนดเองอาจมาในหลายรูปแบบ เมื่อคุณสร้างแท็บใหม่ใน เวิร์กสเปซ นั่นคือการกำหนดเอง เมื่อคุณสร้างฟอร์มใหม่ หรือเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลและส่วนออกจากฟอร์มที่มีอยู่ นั่นก็คือการกำหนดเอง การกำหนดเองยังรวมถึงเขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเอง รายงานแบบกำหนดเอง และเทมเพลตโครงการทางธุรกิจ ถ้าคุณใช้งาน Business Contact Manager for Outlook เกินขีดจำกัดของฟอร์มและเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ตามค่าเริ่มต้น ก็อาจเรียกได้ว่าเป็นการกำหนดเอง

ด้านบนของหน้า

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้าการกำหนดเอง

คุณมีสองวิธีในการนำเข้าการกำหนดเองลงใน Business Contact Manager for Outlook วิธีแรกคือดำเนินการผ่านชนิดไฟล์ .bcm ไฟล์ชนิดนี้นอกจากจะมีระเบียนข้อมูลทางธุรกิจของคุณแล้ว ยังมีการกำหนดเองที่คุณทำกับระเบียน ฟอร์ม และรายงานของคุณด้วย วิธีที่สองในการนำเข้าการกำหนดเองคือผ่านชนิดไฟล์ .bcmx ไฟล์ชนิดนี้ไม่มีข้อมูลธุรกิจ มีแต่เฉพาะการกำหนดเองที่คุณทำกับ Business Contact Manager for Outlook เท่านั้น วิธีนี้จะเป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องการนำการกำหนดเองไปใช้กับข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้ว โดยไม่มีการเขียนทับหรือการเพิ่มเข้ากับข้อมูล

เมื่อคุณนำเข้าการกำหนดเองจากไฟล์ .bcm หรือไฟล์ .bcmx คุณจะเขียนทับการตั้งค่าในฐานข้อมูลปลายทางด้วยการกำหนดเองที่ถูกเก็บไว้ในไฟล์นั้น อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อยกเว้น คือ

  • ถ้าฐานข้อมูลปลายทางมีการกำหนดเองที่ไม่มีอยู่ในไฟล์ .bcmx เช่น ชนิดระเบียนใหม่ที่ยึดตามลูกค้าองค์กร การกำหนดเองเหล่านี้จะถูกเก็บรักษาไว้

  • ถ้าไฟล์ .bcmx มีชนิดเขตข้อมูลแบบกำหนดเองที่เป็นความสัมพันธ์ แต่ชนิดข้อมูลที่สอดคล้องกันที่ไฟล์อ้างถึงไม่มีอยู่ในฐานข้อมูลปลายทาง เขตข้อมูลนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงในฐานข้อมูล

ด้านบนของหน้า

นำเข้าไฟล์ Business Contact Manager (.bcm)

ไฟล์ชนิดนี้จะมีระเบียนข้อมูลทางธุรกิจของคุณและการกำหนดเองที่ทำกับระเบียน ฟอร์ม และรายงาน

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิกแท็บ Business Contact Manager แล้วคลิกปุ่ม นำเข้าและส่งออก

  3. คลิก นำเข้าจากไฟล์

    ตัวช่วยสร้าง นำเข้าข้อมูลธุรกิจ จะเปิดขึ้น

  4. พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อของไฟล์ .bcm หรือคลิก เรียกดู เพื่อระบุตำแหน่งไฟล์

  5. คลิก ถัดไป

    เลือกหน้าต่าง ตัวเลือกการนำเข้า

  6. เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับระเบียนที่ซ้ำกัน ตัวเลือกของคุณคือ

    • ไม่ต้องนำเข้าระเบียนที่ซ้ำกัน ระเบียนที่ซ้ำกันของไฟล์ที่นำเข้าจะไม่ถูกนำเข้า ระเบียนที่มีอยู่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

    • นำเข้าระเบียนที่ซ้ำกันเป็นระเบียนใหม่ ระเบียนที่ซ้ำกันของไฟล์ที่นำเข้าจะถูกนำเข้า โดยใช้ชื่อที่แตกต่างแต่เกี่ยวข้องกัน ระเบียนที่มีอยู่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

    • อัปเดตระเบียนที่มีอยู่ ถ้ามีระเบียนที่ซ้ำกัน และระเบียนที่คุณนำเข้ามีข้อมูลที่แตกต่างหรือมีข้อมูลเพิ่มเติม ระเบียนที่ตรงกันจะได้รับการอัปเดต

      หน้าต่าง นำเข้า ส่วน ทำซ้ำการจัดการ

      การซ้ำกันจะเกิดขึ้นเมื่อระเบียนที่คุณกำลังนำเข้ามีชื่อเหมือนกันกับชื่อของระเบียนที่มีอยู่แล้ว

  7. เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับการกำหนดเอง ตัวเลือกของคุณคือ

    • นำเข้าเค้าโครงที่กำหนดเอง (ฟอร์ม หน้า และมุมมอง) เค้าโครงของฟอร์ม หน้า และมุมมองที่มีอยู่จะถูกแทนที่ด้วยฟอร์ม หน้า และมุมมองในไฟล์ที่กำลังนำเข้า

    • ไม่ต้องเอาเขตข้อมูลใดๆ ออกจากเค้าโครงฟอร์มที่มีอยู่ ฟอร์ม หน้า และมุมมองในไฟล์ที่กำลังนำเข้าจะไม่เอาเขตข้อมูลใดๆ ที่ใช้งานอยู่ปัจจุบันในฐานข้อมูลที่มีอยู่ออกไป เขตข้อมูลใหม่ใดๆ จากไฟล์ที่นำเข้าจะถูกผนวกไปยังฟอร์ม หน้า หรือมุมมอง

      นำเข้าส่วนการกำหนดเองของหน้าต่างส่วนนำเข้า

  8. เลือกรายการเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ในการนำเข้า ตัวเลือกของคุณคือ

    • บันทึกการติดต่อสื่อสาร

    • ผลิตภัณฑ์ (และบริการ)

    • รายงานแบบกำหนดเอง

    • เทมเพลตโครงการ

  9. คลิก นำเข้า

ด้านบนของหน้า

นำเข้าการกำหนด Business Contact Manager (.bcmx) เอง

การกำหนดเอง คือการปรับเปลี่ยนที่คุณทำกับ Business Contact Manager for Outlook เพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณ ไฟล์ที่มีนามสกุล .bcmx จะมีเฉพาะข้อมูลการกำหนดเองเท่านั้น ไม่มีข้อมูลทางธุรกิจ เช่น ลูกค้าองค์กร ที่ติดต่อทางธุรกิจ และลูกค้าเป้าหมาย

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิกแท็บ Business Contact Manager แล้วคลิกปุ่ม นำเข้าและส่งออก

  3. คลิก นำเข้าจากไฟล์

    ตัวช่วยสร้าง นำเข้าข้อมูลธุรกิจ จะเปิดขึ้น

  4. พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อของไฟล์ .bcmx หรือคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์

    ชื่อของไฟล์ .bcmx ที่คุณกำลังนำเข้าจะปรากฏในกล่อง ไฟล์ที่จะนำเข้า

  5. คลิก นำเข้า

    Business Contact Manager for Outlook จะนำเข้าข้อมูลของคุณ เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว คุณจะถูกนำไปสู่การรีวิวข้อความการนำเข้า และข้อผิดพลาดที่อาจเป็นไปได้ที่ถูกบันทึกไว้ในไฟล์บันทึก คุณสามารถดูไฟล์บันทึกด้วยการคลิก แสดงไฟล์บันทึก

ด้านบนของหน้า

นำเข้าจากแอปพลิเคชันอื่นที่ใช้ชนิดไฟล์ .csv รวมถึงการนำเข้าจาก Microsoft Excel หรือ Microsoft Access

รูปแบบไฟล์ .csv เป็นรูปแบบง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพสำหรับการถ่ายโอนข้อมูลจากโปรแกรมหนึ่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่ง ที่จริงแล้ว มีโปรแกรมจำนวนมากที่สามารถอ่านไฟล์ .csv ได้ รวมทั้ง Excel

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้รูปแบบไฟล์ .csv เพื่อนำเข้ารายการของผลิตภัณฑ์และการบริการได้ด้วย รายการดังกล่าวต้องได้รับการจัดโครงสร้างด้วยวิธีเฉพาะเพื่อการนำเข้า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ที่คุณต้องจัดการก่อนการนำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการ ให้ดูที่ นำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการ

ถ้าคุณมีข้อมูลในไฟล์ Excel หรือ Access ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้ในการนำเข้าข้อมูลด้วย

ในส่วนนี้

ขั้นที่ 1 เลือกไฟล์ .csv, Excel หรือ Access ที่คุณต้องการนำเข้า

ขั้นที่ 2 แมปเขตข้อมูล

นำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการ

นำเข้ารายการ

การแก้ไขข้อผิดพลาดในการนำเข้า .csv

ขั้นที่ 1 เลือกไฟล์ .csv, Excel หรือ Access ที่คุณต้องการนำเข้า

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิกแท็บ Business Contact Manager แล้วคลิกปุ่ม นำเข้าและส่งออก

  3. คลิก นำเข้าจากไฟล์

    ตัวช่วยสร้าง นำเข้าข้อมูลธุรกิจ จะเปิดขึ้น

  4. พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อของไฟล์ .csv, Excel หรือ Access หรือคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์

    ไฟล์จะอยู่ในรายการในกล่อง ไฟล์ที่จะนำเข้า

  5. คลิก ถัดไป

  6. เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับระเบียนที่ซ้ำกัน ตัวเลือกของคุณคือ

    • ไม่ต้องนำเข้าระเบียนที่ซ้ำกัน ระเบียนที่ซ้ำกันของไฟล์ที่นำเข้าจะไม่ถูกนำเข้า ระเบียนที่มีอยู่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

    • นำเข้าระเบียนที่ซ้ำกันเป็นระเบียนใหม่ ระเบียนที่ซ้ำกันของไฟล์ที่นำเข้าจะถูกนำเข้า โดยใช้ชื่อที่แตกต่างแต่เกี่ยวข้องกัน ระเบียนที่มีอยู่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง การซ้ำกันจะเกิดขึ้นเมื่อระเบียนที่คุณกำลังนำเข้ามีชื่อเหมือนกันกับชื่อของระเบียนที่มีอยู่แล้ว

  7. คลิก ถัดไป

ด้านบนของหน้า

ขั้นที่ 2 แมปเขตข้อมูล

ในตอนนี้ คุณกำลังจะจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ของไฟล์ที่คุณกำลังจะนำเข้ากับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันใน Business Contact Manager กระบวนการนี้เรียกว่าการแมป

  1. แมปไฟล์ .csv, Excel หรือ Access

    • ไฟล์ .csv    

      ถ้าจำเป็น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายของไฟล์ .csv ที่คุณต้องการนำเข้า

    • ไฟล์ Excel    

      แผ่นงาน Excel แต่ละแผ่นที่ประกอบเป็นเวิร์กบุ๊กของ Excel จะถูกแสดงในรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมายของแต่ละแผ่นงานที่คุณต้องการนำเข้า

      ถ้าเวิร์กบุ๊กของ Excel ของคุณมีข้อมูลบนแผ่นงานเดียวเท่านั้น (ไม่ว่าจะมีแผ่นงานอยู่ในไฟล์กี่แผ่นงานก็ตาม) ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายของแผ่นงานนั้นเท่านั้น

    • ไฟล์ Access    

      ตารางที่ประกอบเป็นฐานข้อมูลของ Access จะถูกแสดงในรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมายของแต่ละตารางที่คุณต้องการนำเข้า

      ถ้าฐานข้อมูล Access ของคุณมีข้อมูลบนแผ่นเดียวหรือตารางเดียวเท่านั้น (ไม่ว่าจะมีตารางอยู่ในไฟล์กี่ตารางก็ตาม) ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายของตารางนั้นเท่านั้น

  2. ในคอลัมน์ นำเข้าเป็น ให้คลิกชนิดของระเบียน ตัวอย่างเช่น ลูกค้าองค์กร หรือที่ติดต่อทางธุรกิจที่คุณจะนำเข้า

  3. คลิก แมป

    การนำเข้าในหน้าต่าง แมปฟิลด์

  4. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อแมปเขตข้อมูล

    • เมื่อต้องการแมปเขตข้อมูลด้วยตนเอง ในรายการ นำเข้าเขตข้อมูล (1) ให้ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการแมปไปยังเขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่

    • เมื่อต้องการให้ Business Contact Manager for Outlook แมปเขตข้อมูลสำหรับคุณ ให้คลิก แมปอัตโนมัติ (2) เลื่อนตามรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อตรวจสอบการแมป

    • เมื่อต้องการแมปเขตข้อมูลด้วยวิธีเดียวกับที่คุณใช้ในการแมปครั้งก่อนหน้า ให้คลิก ใช้แมปก่อนหน้า

    • เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลใหม่และแมปเขตข้อมูลจากไฟล์ที่นำเข้ากับเขตข้อมูลนี้ ให้คลิก แมปไปยังเขตข้อมูลใหม่ (4)

  5. ทำซ้ำจนกว่ารายการ นำเข้าเขตข้อมูล จะว่างเปล่า

  6. ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการแมปใดๆ ให้ทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการแมปของเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่ง ให้ลากเขตข้อมูลที่แมปจากรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ กลับไปยังรายการ นำเข้าเขตข้อมูล

    • เมื่อต้องการล้างการแมปทั้งหมดออก ให้คลิก ล้างแมป แล้วลองแมปเขตข้อมูลอีกครั้ง

  7. เมื่อคุณเลือกตัวเลือกการแมปของคุณเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง แล้วคลิก นำเข้า

    Business Contact Manager for Outlook จะนำเข้าข้อมูลของคุณ เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว คุณจะถูกนำไปสู่การตรวจทานข้อความการนำเข้า และข้อผิดพลาดที่อาจเป็นไปได้ที่ถูกบันทึกไว้ในไฟล์บันทึก คุณสามารถดูไฟล์บันทึกด้วยการคลิก แสดงไฟล์บันทึก

เคล็ดลับ:  หลังจากการนำเข้าไฟล์ Excel อาจเป็นไปได้ว่า หมายเลขโทรศัพท์บางหมายเลขจะไม่ปรากฏขึ้น นี่เป็นปัญหาที่ทราบแล้ว ให้ลองเปิดไฟล์ใน Excel2010 แล้วบันทึกในรูปแบบไฟล์ .csv โดยการใช้คำสั่ง บันทึกเป็น จากนั้นจาก Business Contact Manager for Outlook คุณสามารถนำเข้าไฟล์ .csv อีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

นำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการ

เมื่อต้องการนำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการ รายการนั้นจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขดังต่อไปนี้

  • ข้อมูลต้องเป็นรูปแบบไฟล์ .csv ถ้าคุณสามารถเปิดรายการผลิตภัณฑ์และบริการใน Excel ได้ คุณจะสามารถบันทึกเป็นไฟล์ .csv ได้โดยใช้คำสั่ง บันทึกเป็น

  • ข้อมูลต้องมีคอลัมน์ที่ถูกจัดเรียงในลำดับที่กำหนดไว้อย่างน้อยสามคอลัมน์

การจัดระเบียบข้อมูลรายการผลิตภัณฑ์และบริการด้วยคอลัมน์ที่ถูกต้อง

เพื่อให้สามารถนำเข้าไฟล์ .csv ที่มีรายการผลิตภัณฑ์และบริการได้อย่างถูกต้อง ไฟล์นั้นจะต้องมีคอลัมน์อย่างน้อยสามคอลัมน์และไม่เกินห้าคอลัมน์ที่จัดเรียงตามลำดับดังนี้

การจัดเรียงแบบสามคอลัมน์

ชื่อรายการ

คำอธิบาย

ราคาต่อหน่วย

การจัดเรียงแบบสี่คอลัมน์

ชื่อรายการ

คำอธิบาย

ราคาต่อหน่วย

ปริมาณ

การจัดเรียงแบบห้าคอลัมน์

ชื่อรายการ

คำอธิบาย

ราคาต่อหน่วย

ปริมาณ

UnitCost

ไม่ว่าคุณจะเลือกการจัดเรียงอย่างไรก็ตาม แถวแรกหรือบรรทัดแรกของไฟล์ .csv ของคุณควรจะเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการของคุณ

ตัวอย่างสำหรับ Excel

นี่คือรายการแบบสองรายการที่ปรากฏใน Excel โดยจะประกอบด้วยแถวหัวเรื่องที่ตามด้วยแถวสำหรับรายการแต่ละรายการ

ชื่อรายการ

คำอธิบาย

ราคาต่อหน่วย

โซ่จักรยาน

ไททาเนียม 48"

56.50

ขวดน้ำ

สีฟ้าใส

11.75

ตัวอย่างสำหรับ Notepad

ถ้าคุณกำลังแก้ไขไฟล์ในตัวแก้ไขข้อความ เช่น Notepad (แทนที่จะใช้ Microsoft Excel) ให้สร้างบรรทัดขึ้นใหม่ในไฟล์สำหรับรายการแต่ละรายการที่คุณกำลังจะนำเข้า และคั่นระหว่างรายการในแต่ละบรรทัดด้วยเครื่องหมายจุลภาค โดยไม่ต้องเว้นวรรคหน้าและหลังเครื่องหมายจุลภาค

ชื่อรายการ,คำอธิบาย,ราคาต่อหน่วย
โซ่จักรยาน,ไททาเนียม 48",56.50
ขวดน้ำ,สีฟ้าใส,11.75

เคล็ดลับ:  ถ้าคุณได้รับข้อความที่ระบุว่ามีจำนวนคอลัมน์ที่ไม่ถูกต้องในไฟล์ที่นำเข้า คุณอาจใส่เครื่องหมายจุลภาคในบางแถวมากเกินไป เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำตามวิธีการจัดเรียงคอลัมน์ที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้นในบทความนี้

โปรดทราบว่า บรรทัดแรกของไฟล์ .csv ของคุณต้องเป็นส่วนหัวของคอลัมน์

ด้านบนของหน้า

นำเข้ารายการ

เมื่อคุณเตรียมไฟล์ .csv ของคุณเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถนำเข้าไฟล์ เพิ่มรายการลงในรายการผลิตภัณฑ์และบริการที่มีอยู่ของคุณ หรือแทนที่รายการที่มีอยู่ของคุณด้วยรายการที่นำเข้าใหม่ได้

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ภายใต้ Business Contact Manager ให้คลิก การขาย

  2. บน Ribbon บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม กำหนดเอง ให้คลิก สินค้าและบริการ

  3. ในกล่องโต้ตอบ ผลิตภัณฑ์และบริการ ให้คลิก นำเข้า

  4. พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อของไฟล์ .csv หรือคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์นั้น

  5. คลิกตัวเลือกตัวใดตัวหนึ่งต่อไปนี้

    • แทนที่รายการที่มีอยู่ด้วยรายการในไฟล์นี้ การเลือกนี้จะเอารายการผลิตภัณฑ์และบริการที่มีอยู่ของคุณออก และแทนที่ด้วยรายการที่คุณกำลังนำเข้า

    • เพิ่มรายการที่อยู่ในไฟล์นี้ไปยังรายการที่มีอยู่

      สิ่งสำคัญ: คุณไม่สามารถเลิกทำการนำเข้า อแนะนำให้คุณสำรองข้อมูลของคุณก่อนที่จะดำเนินการต่อ

  6. คลิก นำเข้า

  7. เมื่อได้นำเข้าไฟล์ของคุณเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ปิด

ด้านบนของหน้า

การแก้ไขข้อผิดพลาดในการนำเข้า .csv

ถ้าคุณอยู่ในกระบวนการนำเข้า รายการบริการและผลิตภัณฑ์ และกระบวนการนั้นถูกขัดจังหวะหรือรายงานข้อผิดพลาด อาจมีสาเหตุมาจากการจัดรูปแบบข้อมูลในไฟล์ .csv ไม่ถูกต้อง มีสัญลักษณ์สกุลเงิน หรือมีรายการซ้ำกันในรายการที่มีอยู่ของคุณ

ตรวจสอบการจัดรูปแบบของไฟล์ .csv

ปัญหาการจัดรูปแบบต่อไปนี้อาจทำให้เกิดข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อคุณนำเข้าไฟล์ .csv

สาเหตุ

โซลูชัน

คอลัมน์ไม่มีส่วนหัว

เพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์ให้กับ ชนิดข้อมูล แต่ละรายการ การนำเข้าข้อมูลจะง่ายขึ้น ถ้าคุณใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีอยู่ในปัจจุบันในฐานข้อมูล Business Contact Manager

ป้ายชื่อหรือส่วนหัวคอลัมน์ซ้ำกัน

ตรวจหาป้ายชื่อหรือส่วนหัวที่ซ้ำกันและแก้ให้ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ถ้ามีป้ายชื่อหรือส่วนหัวสองแห่งที่ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ให้ทำการเปลี่ยนแปลงแห่งหนึ่งเป็น หมายเลขโทรศัพท์ 1 และอีกแห่งหนึ่งเป็น หมายเลขโทรศัพท์ 2

ไฟล์ .csv มีตัวอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้

อักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ ได้แก่ อักขระขึ้นบรรทัดใหม่ และตัวแบ่งหน้าหรือตัวแบ่งส่วน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอักขระเหล่านี้ถูกลบออกทั้งหมดแล้วก่อนที่คุณจะลองนำเข้าไฟล์อีกครั้ง

ไฟล์ที่กำลังนำเข้ามีจำนวนคอลัมน์ไม่ถูกต้อง

ไฟล์จะต้องมีคอลัมน์อย่างน้อยสามคอลัมน์โดยจัดเรียงตามลำดับดังนี้ ชื่อรายการ คำอธิบาย และราคาต่อหน่วย

ด้านบนของหน้า

แนวทางเกี่ยวกับเครื่องหมายวรรคตอนและค่าทางการเงิน

ราคาและปริมาณของผลิตภัณฑ์ต้องไม่รวมสัญลักษณ์สกุลเงินหรือเครื่องหมายวรรคตอนภายใน เช่น เครื่องหมายจุดหรือจุลภาค อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เครื่องหมายทศนิยมสำหรับค่าเงินได้ ตัวอย่างเช่น

  • สำหรับจำนวนใดๆ ที่เป็นจำนวนเต็ม รวมทั้งจำนวนเงิน ให้พิมพ์ 10000 แต่ไม่ใช่จำนวนที่มีเครื่องหมายจุลภาคหรือจุดทศนิยม

  • สำหรับราคาที่มีเศษย่อย ให้พิมพ์จุดทศนิยม เช่น 10.50 เมื่อคุณอ้างถึงราคาสิบดอลลาร์กับห้าสิบเซนต์

ประเมินวิธีจัดการระเบียนที่ซ้ำกัน

คุณอาจได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดในการนำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการถ้าคุณพยายามนำเข้ารายการที่มีอยู่แล้วใน Business Contact Manager for Outlook แต่คุณไม่ได้กำหนดว่ารายการที่ซ้ำกันเหล่านี้ควรจะเขียนทับรายการที่มีอยู่ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดในไฟล์บันทึกข้อผิดพลาดจะระบุว่ารายการนี้หรือรายการเหล่านี้มีอยู่แล้วใน Business Contact Manager for Outlook

เมื่อต้องการแก้ไขข้อผิดพลาด ให้นำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการใหม่อีกครั้ง ในกล่องโต้ตอบ นำเข้ารายการผลิตภัณฑ์และบริการ ให้คลิก แทนที่รายการที่มีอยู่ด้วยรายการในไฟล์นี้ รายการในรายการผลิตภัณฑ์และบริการของคุณจะถูกเขียนทับด้วยรายการในไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า

ส่วนตัวเลือกการนำเข้า

เมื่อคุณนำเข้ารายการอีกครั้ง คุณจะไม่พบข้อผิดพลาดเกี่ยวกับรายการที่ซ้ำกัน

ด้านบนของหน้า

นำเข้าโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Microsoft Outlook

ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณก็จะสามารถใส่ข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจจำนวนมากลงใน Business Contact Manager for Outlook ได้โดยการนำเข้าโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิกแท็บ Business Contact Manager แล้วคลิกปุ่ม นำเข้าและส่งออก

  3. คลิก นำเข้าที่ติดต่อ Outlook

    ตัวช่วยสร้าง นำเข้าข้อมูลธุรกิจ จะเปิดขึ้น

  4. ตัวช่วยสร้างจะแสดงรายการโฟลเดอร์ที่ติดต่อเริ่มต้นของคุณเป็นโฟลเดอร์ที่จะนำเข้า เมื่อต้องการนำเข้าโฟลเดอร์ที่ติดต่ออื่น ให้คลิก เรียกดู คลิกโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ตกลง

  5. เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับระเบียนที่ซ้ำกัน

    ตัวเลือกของคุณคือ

    • ไม่ต้องนำเข้าระเบียนที่ซ้ำกัน ระเบียนที่ซ้ำกันของไฟล์ที่นำเข้าจะไม่ถูกนำเข้า ระเบียนที่มีอยู่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

    • นำเข้าระเบียนที่ซ้ำกันเป็นระเบียนใหม่ ระเบียนที่ซ้ำกันของไฟล์ที่นำเข้าจะถูกนำเข้า โดยใช้ชื่อที่แตกต่างแต่เกี่ยวข้องกัน ระเบียนที่มีอยู่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

      การซ้ำกันจะเกิดขึ้นเมื่อระเบียนที่คุณกำลังนำเข้ามีชื่อเหมือนกันกับชื่อของระเบียนที่มีอยู่แล้ว

  6. คลิก นำเข้า

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูล Windows Live Mail ของคุณลงใน Business Contact Manager for Outlook คุณต้องเพิ่มบัญชีผู้ใช้ Windows Live Mail ของคุณลงใน Outlook ก่อน

ด้านบนของหน้า

นำเข้า ACT! หรือไฟล์ QuickBooks

ถ้าคุณมีข้อมูลธุรกิจใน ACT! หรือ QuickBooks คุณสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Business Contact Manager for Outlook ด้วยเครื่องมือแปลงข้อมูล และตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูลธุรกิจ เครื่องมือแปลงข้อมูลจะแปลงข้อมูลของ ACT! หรือ QuickBooks ไปสู่รูปแบบที่ Business Contact Manager for Outlook สามารถตีความได้

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิกแท็บ Business Contact Manager แล้วคลิกปุ่ม นำเข้าและส่งออก

  3. คลิก นำเข้าจากแอปพลิเคชันอื่น

  4. ในตัวช่วยสร้าง นำเข้าข้อมูลทางธุรกิจ ให้คลิก แปลงข้อมูล เครื่องมือแปลงข้อมูลจะเปิดขึ้น คลิก ถัดไป

  5. คลิกเวอร์ชันของ ACT! หรือ QuickBooks แล้วคลิก ถัดไป

  6. พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อไฟล์ หรือคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ แล้วคลิก ถัดไป

  7. เลือกกล่องกาเครื่องหมายของประเภทข้อมูลที่คุณต้องการแปลง ในรายการ ปลายทาง ให้เลือกชนิดของระเบียน Business Contact Manager for Outlook ที่คุณต้องการแปลงข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

  8. เลือกเขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเองที่คุณต้องการรวมเป็นส่วนหนึ่งของการแปลงข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

  9. คลิก เรียกดู เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้งสำหรับไฟล์ที่แปลง พิมพ์ชื่อไฟล์ แล้วคลิก บันทึก คลิก ถัดไป

  10. คลิก ถัดไป เมื่อการแปลงเสร็จสมบูรณ์ ให้ปิดเครื่องมือการแปลงข้อมูล

  11. ตอนนี้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลที่แปลงได้แล้ว ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ใน นำเข้าไฟล์ Business Contact Manager (.bcm)

    เคล็ดลับ: คุณสามารถละเว้นการเลือกสำหรับการกำหนดเอง เนื่องจากไม่นำไปใช้กับข้อมูลที่แปลงของคุณ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×