ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

การนำตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

การกรองเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในฐานข้อมูล Access คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อแสดงระเบียนที่ระบุในฟอร์มรายงานคิวรีหรือแผ่นข้อมูลหรือเมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะบางระเบียนจากรายงานตารางหรือแบบสอบถาม การนำตัวกรองไปใช้คุณจะสามารถจำกัดข้อมูลในมุมมองได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบของวัตถุต้นแบบ

ในบทความนี้

วิธีที่ตัวกรองมีประโยชน์

เลือกและนำชนิดตัวกรองไปใช้

เอาตัวกรองออก หรือนำกลับมาใช้ใหม่

ล้างตัวกรอง

บันทึกตัวกรอง

วิธีที่ตัวกรองมีประโยชน์

เนื่องจากมุมมองที่คุณจะได้รับหลังจากที่คุณนำตัวกรองไปใช้จะมีเฉพาะระเบียนที่มีค่าที่คุณเลือกส่วนที่เหลือของข้อมูลจะยังคงถูกซ่อนไว้จนกว่าคุณจะล้างตัวกรอง

หมายเหตุ: คอลัมน์ในแผ่นข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มและรายงานที่ถูกผูกไว้กับนิพจน์ไม่สนับสนุนการกรอง

มีตัวกรองหลายชนิดและสามารถนำไปใช้และนำออกได้อย่างง่ายดาย Access มีตัวกรองทั่วไปที่มีอยู่แล้วภายในทุกมุมมอง ความพร้อมใช้งานของคำสั่งตัวกรองจะขึ้นอยู่กับชนิดและค่าของเขตข้อมูล

ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการดูระเบียนของบุคคลที่มีวันเกิดในช่วงเดือนที่เฉพาะเจาะจงให้คลิกคอลัมน์วันเกิดบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกตัวกรองวันที่จากนั้นเลือกช่วงวันที่ที่ต้องการ

การกรองบนเขตข้อมูลวันที่

1ตัวกรองที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณจะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลในคอลัมน์ที่เลือก

2.วันที่ทั้งหมดในตัวกรองรอบระยะเวลาจะละเว้นส่วนวันและปีของค่าวันที่

ในมุมมองที่ถูกกรองนี้คุณจะเห็นเฉพาะระเบียนที่ส่วนเดือนของเขตข้อมูลวันเกิดถูกตั้งค่าเป็นเดือนเมษายน

กรองวันเกิดที่ตรงกับเดือนเมษายน

1. ไอคอนตัวกรองในส่วนหัวของคอลัมน์และแถบตัวนำทางระเบียนจะระบุว่ามุมมองปัจจุบันจะถูกกรองบนคอลัมน์วันเกิด

2. ในมุมมองแผ่นข้อมูลเมื่อคุณโฮเวอร์เมาส์เหนือส่วนหัวของคอลัมน์คุณจะเห็นเกณฑ์ตัวกรองปัจจุบัน

หมายเหตุ:  เมื่อคุณนำตัวกรองไปใช้กับคอลัมน์ที่ถูกกรองแล้วตัวกรองก่อนหน้านี้จะถูกเอาออกโดยอัตโนมัติ แม้ว่าจะมีเพียงตัวกรองเดียวเท่านั้นที่จะมีผลกับเขตข้อมูลในแต่ละครั้งคุณสามารถระบุตัวกรองอื่นสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในมุมมองได้

ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการดูชื่อของที่ติดต่อที่อาศัยอยู่ในสหราชอาณาจักรที่มีวันเกิดในเดือนเมษายนคุณสามารถกรองตารางที่ติดต่อบนเขตข้อมูล CountryRegion และในเขตข้อมูลวันเกิดได้ เมื่อคุณกรองหลายเขตข้อมูลในมุมมองเดียวตัวกรองจะถูกรวมโดยใช้ตัวดำเนินการและตัวดำเนินการดังนี้

CountryRegion = UK และเดือนของวันเกิด = เมษายน

เมื่อต้องการย้อนกลับไปยังมุมมองที่ไม่ได้กรอง: เอาตัวกรองออก การเอาตัวกรองออกจากมุมมองเป็นการชั่วคราวเพื่อให้คุณสามารถสลับกลับไปเป็นมุมมองต้นฉบับได้โดยไม่ได้รับการกรอง

เมื่อต้องการสลับไปมาระหว่างมุมมองที่ถูกกรองและที่ไม่ได้กรอง: ในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับบนแท็บหน้าแรกให้คลิกตัวกรองสลับ

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกจากมุมมองอย่างถาวร: ล้างตัวกรอง เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการล้างตัวกรองให้ดูที่ส่วนล้างตัวกรอง

การตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลจนกว่าคุณจะปิดวัตถุแม้ว่าคุณจะสลับไปยังมุมมองอื่นของวัตถุ ในคำอื่นๆถ้าคุณกรองฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูลการตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลแม้ว่าคุณจะสลับไปยังมุมมองฟอร์มหรือมุมมองเค้าโครงและจะยังคงมีผลจนกว่าคุณจะปิดฟอร์ม ถ้าคุณบันทึกวัตถุขณะที่มีการนำตัวกรองไปใช้จะพร้อมใช้งานในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุ เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการบันทึกตัวกรองให้ดูที่ส่วนบันทึกตัวกรองในบทความนี้

ด้านบนของหน้า

เลือกและนำชนิดตัวกรองไปใช้

คุณสามารถเลือกจากตัวกรองพร้อมใช้งานหลายรายการสำหรับชนิดข้อมูล ตัวกรองเหล่านี้จะพร้อมใช้งานเป็นคำสั่งเมนูในมุมมองต่อไปนี้: แผ่นข้อมูลฟอร์มรายงานและเค้าโครง นอกจากตัวกรองเหล่านี้แล้วคุณยังสามารถกรองฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลได้ด้วยการกรอกแบบฟอร์ม (เรียกว่ากรองตามฟอร์ม)

ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นและถ้าคุณมีนิพจน์การเขียนที่สะดวกสบายคุณสามารถสร้างตัวกรองของคุณเองได้โดยใช้ตัวเลือกบนแท็บตัวกรองเอกสาร

เลือกจากตัวกรองชนิดต่อไปนี้:

ตัวกรองทั่วไป: เมื่อต้องการกรองค่าที่เฉพาะเจาะจงหรือช่วงของค่า

กรองตามส่วนที่เลือก: เมื่อต้องการกรองแถวทั้งหมดในตารางที่มีค่าที่ตรงกับค่าที่เลือกในแถวโดยการกรองมุมมองแผ่นข้อมูล

กรองตามฟอร์ม: เมื่อต้องการกรองเขตข้อมูลหลายเขตข้อมูลในฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลหรือถ้าคุณกำลังพยายามค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจง

ตัวกรองขั้นสูง: เมื่อต้องการกรองชนิดที่คุณกำหนดเกณฑ์ตัวกรองแบบกำหนดเอง

หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคำสั่งตัวกรองในมุมมองใดมุมมองหนึ่งตัวออกแบบของฟอร์มหรือฐานข้อมูลอาจปิดใช้งานการกรอง ติดต่อผู้ออกแบบเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ตัวกรองทั่วไป

ยกเว้นเขตข้อมูลวัตถุ OLE และเขตข้อมูลที่แสดงค่าจากการคำนวณชนิดเขตข้อมูลทั้งหมดที่มีตัวกรองทั่วไป รายการตัวกรองที่พร้อมใช้งานจะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลและค่าของเขตข้อมูลที่เลือก

คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เมื่อต้องการกรองในหลายคอลัมน์หรือตัวควบคุมคุณต้องเลือกและกรองแต่ละคอลัมน์หรือตัวควบคุมแยกต่างหากหรือใช้ตัวเลือกตัวกรองขั้นสูง ให้ดูที่ส่วนตัวกรองตามฟอร์มและตัวกรองขั้นสูงในบทความนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการดูตัวกรองที่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูลวันเกิดบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกตัวกรอง

ตัวกรองวันที่ทั่วไป

1. เมื่อต้องการกรองค่าที่เฉพาะเจาะจงให้ใช้รายการกล่องกาเครื่องหมาย รายการจะแสดงค่าทั้งหมดที่แสดงอยู่ในเขตข้อมูล

2. เมื่อต้องการกรองช่วงของค่าให้คลิกหนึ่งในตัวกรองเหล่านี้และระบุค่าที่จำเป็น ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการดูวันเกิดที่อยู่ระหว่างวันที่ปัจจุบันและจุดสิ้นสุดของปีให้คลิกระหว่างแล้วระบุวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบระหว่าง เมื่อต้องการดูวันเกิดทั้งหมดที่อยู่ในวันที่ที่ระบุให้คลิกวันที่และวันเกิดทั้งหมดที่อยู่ในวันที่ที่ระบุนั้นจะแสดงขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าค่าในเขตข้อมูลวันที่จะมีผลกระทบต่อรายการของตัวกรองชนิดที่เฉพาะเจาะจง ถ้าค่าวันที่ล่าสุดในเขตข้อมูลวันที่จะอยู่ภายในสองปีที่ผ่านมาคุณจะเห็นรายการตัวกรองที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมอีกต่อไป ถ้าไม่มีวันที่ในเขตข้อมูลมีอายุน้อยกว่าสองปีคุณจะเห็นรายการตัวกรองที่สั้นกว่า

รายการตัวกรองวันที่แบบยาวและแบบสั้น

หมายเหตุ: ตัวกรองชนิดเฉพาะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล Yes/No, OLE และสิ่งที่แนบมา รายการค่าจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล memo หรือสำหรับเขตข้อมูลที่มี rich text

นำตัวกรองทั่วไปไปใช้

  1. เปิดตารางคิวรีฟอร์มหรือรายงานในมุมมองใดมุมมองหนึ่งต่อไปนี้: แผ่นข้อมูลฟอร์มรายงานหรือเค้าโครง

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียนให้ตรวจสอบว่ามีไอคอนตัวกรองไม่ได้รับการกรองหรือสีทึบ

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดของวัตถุใดวัตถุหนึ่งออกบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกขั้นสูงแล้วคลิกล้างตัวกรองทั้งหมด

  3. คลิกที่ใดก็ได้ในคอลัมน์หรือตัวควบคุมที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการกรองบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกตัวกรอง

เมื่อต้องการนำตัวกรองทั่วไปไปใช้: ให้ชี้ไปที่ตัวกรองข้อความ(หรือตัวเลขหรือวันที่) แล้วคลิกตัวกรองที่คุณต้องการ ตัวกรองเช่นเท่ากับและระหว่างพร้อมท์ให้คุณใส่ค่าที่จำเป็น

เคล็ดลับ:  อักขระบางตัวเช่น *,% และ? มีความหมายพิเศษเมื่อระบุในกล่องข้อความตัวกรอง ตัวอย่างเช่น * แทนสตริงของอักขระดังนั้นสตริง a * จะตรงกับสตริงที่เริ่มต้นด้วยและไม่ใช่เฉพาะสตริงตัวอักษรa * เมื่อต้องการละเว้นความหมายพิเศษของอักขระให้ใส่ไว้ในวงเล็บเหลี่ยม [] เช่นนี้: a [*] ฐานข้อมูลที่ใช้การรักษามาตรฐาน ANSI-๘๙ *, [,],!,-, และ # เป็นอักขระพิเศษ ฐานข้อมูลที่ใช้การปฏิบัติตามมาตรฐาน ANSI-๙๒, _, [,], ^ และ-เป็นอักขระพิเศษ คุณสามารถใช้ได้ทั้งมาตรฐานด้วยการเข้าถึงแต่คุณไม่สามารถผสมสองมาตรฐานได้ (เช่นหรือไม่a *) ในนิพจน์ที่เฉพาะเจาะจง

เมื่อต้องการใช้ตัวกรองโดยยึดตามค่าเขตข้อมูล: ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากค่าที่คุณไม่ต้องการกรองแล้วคลิกตกลง

เมื่อต้องการกรองค่าหนึ่งหรือเพียงไม่กี่ค่าในรายการแบบยาวให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย(เลือกทั้งหมด)ก่อนแล้วเลือกค่าที่คุณต้องการ

เมื่อต้องการกรองค่า null (ค่า null ระบุว่าการขาดงานของข้อมูล) ในเขตข้อมูลข้อความตัวเลขและวันที่: ในรายการกล่องกาเครื่องหมายให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย(เลือกทั้งหมด)แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจาก(ช่องว่าง)

กรองตามส่วนที่เลือก

เมื่อต้องการดูแถวทั้งหมดในตารางที่มีค่าที่ตรงกับค่าในแถวคุณสามารถกรองมุมมองแผ่นข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยการเลือกค่าที่ระบุจากนั้นคลิกคำสั่งส่วนที่เลือก รายการดรอปดาวน์จะแสดงตัวเลือกการกรองที่พร้อมใช้งาน ตัวเลือกเหล่านี้จะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของค่าที่เลือก อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึงตัวเลือกตัวกรองการเลือกคือการคลิกขวาที่เซลล์ที่ระบุ

ตัวอย่างเช่นถ้าค่า2/21/1967 ถูกเลือกอยู่ในเขตข้อมูลวันเกิดบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกส่วนที่เลือกเพื่อแสดงตัวกรองตามคำสั่งการเลือกแล้วเลือกตัวเลือกการกรองของคุณ

รายการตัวกรองที่ยึดตามสิ่งที่เลือก

รายการคำสั่งยังขึ้นอยู่กับจำนวนของค่าที่ถูกเลือก ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเลือกเฉพาะบางอักขระในค่าคุณจะเห็นรายการคำสั่งที่แตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับว่าส่วนใดของเขตข้อมูลที่คุณเลือก

ตัวกรองที่ยึดตามบางส่วนของเขตข้อมูลที่เลือก

1. กรองโดยใช้ค่าเริ่มต้นของค่าเขตข้อมูล ...

2 ... ตรงกลางของค่าเขตข้อมูล ...

3 ... หรือจุดสิ้นสุดของค่าเขตข้อมูล

หมายเหตุ: การกรองบนส่วนที่เลือกบางส่วนไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่า คำสั่งการเลือกไม่พร้อมใช้งานสำหรับสิ่งที่แนบมา

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกตัวกรองสลับหรือคลิกขั้นสูงแล้วคลิกล้างตัวกรองทั้งหมด

นำตัวกรองไปใช้โดยยึดตามสิ่งที่เลือก

  1. เปิดตารางคิวรีฟอร์มหรือรายงานในมุมมองใดมุมมองหนึ่งต่อไปนี้: แผ่นข้อมูลฟอร์มรายงานหรือเค้าโครง

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียนให้ตรวจสอบว่ามีไอคอนตัวกรองไม่ได้รับการกรองหรือสีทึบ

  3. ย้ายไปยังระเบียนที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรองจากนั้นคลิกภายในคอลัมน์ (ในมุมมองแผ่นข้อมูล) หรือตัวควบคุม (ในฟอร์มรายงานหรือมุมมองเค้าโครง)

เมื่อต้องการกรองตามส่วนที่เลือกบางส่วน เลือกอักขระที่คุณต้องการบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกส่วนที่เลือกแล้วคลิกตัวกรองที่คุณต้องการนำไปใช้

การกรองตามฟอร์ม

ตัวกรองนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการกรองเขตข้อมูลหลายเขตข้อมูลในฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลหรือถ้าคุณกำลังพยายามค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจง Access จะสร้างฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลเปล่าที่คล้ายกับฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลต้นฉบับแล้วทำให้คุณสามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์ได้ตามต้องการในเขตข้อมูลมากเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว Access จะค้นหาระเบียนที่มีค่าที่ระบุ

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถระบุค่าเขตข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าโดยใช้ตัวกรองตามฟอร์มหรือเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Memo, ไฮเปอร์ลิงก์, Yes/No หรือ OLE Object แม้ว่าคุณจะสามารถระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลอื่นในชุดระเบียนได้

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการค้นหาระเบียนลูกค้าทั้งหมดที่ชื่อของผู้ติดต่อเป็นเจ้าของและบุคคลนั้นจะอยู่ในPortlandหรือในEugeneให้เปิดแผ่นข้อมูลหรือฟอร์มของลูกค้าและบนแท็บหน้าแรกใน จัดเรียงกลุ่มตัวกรอง &คลิกขั้นสูงแล้วคลิกกรองตามฟอร์ม

ใส่ค่าชุดแรกจากนั้นคลิกแท็บหรือที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลหรือฟอร์มแล้วใส่ค่าชุดถัดไป โปรดสังเกตว่าถ้าคุณต้องการให้ค่าเขตข้อมูลทำงานเป็นตัวกรองโดยไม่ขึ้นอยู่กับค่าเขตข้อมูลอื่นคุณต้องใส่ค่านั้นบนแท็บค้นหาและแต่ละแท็บ แต่ละแท็บจะแทนที่ชุดของค่าตัวกรองอื่น

เมื่อต้องการดูเฉพาะระเบียนที่ตรงกับการป้อนข้อมูลของคุณ:    บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกตัวกรองสลับ

การนำตัวกรองไปใช้โดยการกรอกฟอร์ม

  1. เปิดตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือฟอร์มในมุมมองฟอร์ม

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียนให้ตรวจสอบว่ามีไอคอนตัวกรองไม่ได้รับการกรองหรือสีทึบ

  3. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกขั้นสูงแล้วคลิกกรองตามฟอร์มบนเมนูทางลัด

  4. ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือในมุมมองฟอร์มให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    มุมมองแผ่นข้อมูล:คลิกแถวแรกในคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองคลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้นแล้วเลือกค่า เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติมเพียงคลิกแท็บหรือที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลแล้วเลือกค่าอื่น

    มุมมองฟอร์ม: คลิกลูกศรที่ปรากฏในตัวควบคุมแล้วเลือกค่าที่จะกรอง เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติมให้คลิกแท็บหรือที่ด้านล่างของฟอร์มแล้วเลือกค่าอื่น

    เคล็ดลับ: คุณไม่สามารถระบุค่าเขตข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าได้โดยใช้ตัวกรองตามฟอร์มแต่คุณสามารถระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลที่ไม่มีหลายค่าในชุดระเบียนได้

    • เมื่อต้องการระบุรายการค่าที่เป็นไปได้สำหรับเขตข้อมูลให้ใช้ตัวดำเนินการหรือ ตัวอย่างเช่นระบุ"Portland" หรือ "ออริกอน" ในเขตข้อมูลเมืองเพื่อกรองระเบียนที่มีค่าใดค่าหนึ่ง

    • เมื่อต้องการกรองโดยยึดตามสถานะของตัวควบคุมเช่นกล่องกาเครื่องหมายหรือปุ่มให้คลิกตัวควบคุมเพื่อให้อยู่ในสถานะที่คุณต้องการ เมื่อต้องการส่งกลับตัวควบคุมไปยังตำแหน่งที่เป็นกลางดังนั้นจึงไม่สามารถใช้เป็นเกณฑ์สำหรับการกรองระเบียนได้ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่สามารถใช้งานได้ (ปรากฏเป็นสีจาง)

    • เมื่อต้องการกรองสำหรับระเบียนที่มีค่า null (หายไป) ไม่ใช่ null ว่างเปล่า (ว่างหรือ "") หรือค่าที่ไม่ว่างเปล่าให้พิมพ์เป็น nullไม่ใช่ null""หรือ "ในเขตข้อมูล

  5. ถ้าคุณต้องการระบุชุดของเกณฑ์สำรองสองชุดตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการดูเฉพาะชื่อของที่ติดต่อที่มีค่า CountryRegion คือสหรัฐอเมริกาและวันเกิดที่อยู่ในเดือนเมษายนคุณสามารถทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเรียกใช้ระเบียนทั้งหมดที่ตรงกับหนึ่งในชุดของเกณฑ์ใดชุดหนึ่งให้ระบุเกณฑ์โดยการใส่ชุดของเกณฑ์แรกให้คลิกแท็บหรือแล้วใส่ชุดของเกณฑ์ถัดไป โปรดสังเกตว่าถ้าคุณต้องการให้ค่าเขตข้อมูลทำงานเป็นตัวกรองโดยไม่ขึ้นอยู่กับค่าเขตข้อมูลอื่นคุณต้องใส่ค่านั้นบนแท็บค้นหาและแต่ละแท็บ ในคำอื่นๆแท็บค้นหาและแต่ละแท็บจะแสดงถึงชุดของค่าตัวกรองอื่น

    • โปรดสังเกตว่าแต่ละครั้งที่คุณเพิ่มเกณฑ์เขตข้อมูลลงในแท็บหรือAccess จะสร้างอีกแท็บหนึ่งหรืออีกแท็บ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถระบุเกณฑ์ "หรือ" หลายเกณฑ์ ตัวกรองจะส่งกลับระเบียนที่มีค่าทั้งหมดที่ระบุไว้ในแท็บค้นหาหรือค่าทั้งหมดที่ระบุไว้ในแท็บแรกหรือทั้งหมดหรือค่าทั้งหมดที่ระบุไว้บนแท็บที่สองหรือทั้งหมดและอื่นๆ

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกและแสดงระเบียนทั้งหมดให้คลิกตัวกรองสลับอีกครั้ง

เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนตัวกรองตามฟอร์มให้คลิกขั้นสูงจากนั้นคลิกกรองตามฟอร์มอีกครั้ง ชุดเกณฑ์ตัวกรองปัจจุบันจะแสดงขึ้น

ตัวกรองขั้นสูง

ในบางครั้งคุณอาจต้องการใช้ตัวกรองที่เป็นชนิดตัวกรองขั้นสูงและคุณอาจจำเป็นต้องเขียนเกณฑ์ตัวกรองด้วยตัวคุณเอง ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการค้นหาระเบียนที่มีวันที่ที่เกิดขึ้นในช่วง7วันที่ผ่านมาหรือในช่วงหกเดือนที่ผ่านมา

การใช้ตัวกรองขั้นสูงจำเป็นต้องใช้นิพจน์การเขียน นิพจน์จะเหมือนกับสูตรใน Excel และไปยังเกณฑ์ที่คุณระบุเมื่อออกแบบคิวรี

ตัวอย่างหนึ่งของที่ที่คุณอาจใช้ตัวกรองขั้นสูงคือการค้นหาชื่อของผู้ติดต่อเหล่านั้นที่มีวันเกิดเกิดขึ้นในช่วง7วันที่ผ่านมา หลังจากที่คุณนำตัวกรองขั้นสูงไปใช้แล้วคุณสามารถจำกัดผลลัพธ์ให้กับผู้ที่มีประเทศ/ภูมิภาคเป็น USA ได้

นำตัวกรองขั้นสูงไปใช้

  1. เปิดตารางคิวรีฟอร์มหรือรายงานในมุมมองใดมุมมองหนึ่งต่อไปนี้: แผ่นข้อมูลฟอร์มรายงานหรือเค้าโครง

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวนำทางระเบียนให้ตรวจสอบว่าไม่มีตัวกรองปรากฏเป็นสีจาง (ไม่พร้อมใช้งาน) ถ้ามองไม่เห็นแถบตัวนำทางระเบียนให้คลิกขั้นสูงในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับบนแท็บหน้าแรกจากนั้นคลิกล้างตัวกรองทั้งหมด(ถ้าล้างตัวกรองทั้งหมดปรากฏเป็นสีจางจะไม่มีตัวกรองในเอฟเฟ็กต์)

  3. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกขั้นสูงแล้วคลิกตัวกรองขั้นสูง/การเรียงลำดับบนเมนูทางลัด

  4. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรองไปยังเส้นตาราง

  5. ในแถวเกณฑ์ของแต่ละเขตข้อมูลให้ระบุเกณฑ์ เกณฑ์จะถูกนำไปใช้เป็นชุดและเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์ทั้งหมดในแถวเกณฑ์จะแสดงขึ้น เมื่อต้องการระบุเกณฑ์ที่สำรองไว้สำหรับเขตข้อมูลเดียวให้พิมพ์เกณฑ์แรกในแถวเกณฑ์และเกณฑ์ที่สองในแถวหรือและอื่นๆ

    เคล็ดลับ: 

    • ชุดของเกณฑ์ทั้งหมดในแถวหรือจะถูกนำไปใช้เป็นทางเลือกสำหรับชุดของเกณฑ์ในแถวเกณฑ์ เกณฑ์ใดๆที่คุณต้องการนำไปใช้สำหรับชุดของเกณฑ์ทั้งสองชุดจะต้องถูกพิมพ์ในทั้งแถวเกณฑ์และแถวหรือแถว คลิกตัวกรองสลับเพื่อดูแถวที่ถูกกรอง

    • วิธีที่ดีในการเรียนรู้เกี่ยวกับการเขียนเกณฑ์คือการใช้ตัวกรองทั่วไปหรือตัวกรองโดยยึดตามส่วนที่เลือกที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณกำลังค้นหา จากนั้นด้วยตัวกรองที่นำไปใช้กับมุมมองให้แสดงแท็บตัวกรองวัตถุ

คำสั่งพิเศษบนแท็บเอกสารตัวกรอง

สองคำสั่งพิเศษจะพร้อมใช้งานสำหรับคุณบนแท็บตัวกรองเอกสาร เมื่อคุณคลิกขวาที่ใดก็ได้ที่ด้านบนของตารางออกแบบบนแท็บคำสั่งการโหลดจากคิวรีและบันทึกเป็นแบบสอบถามจะพร้อมใช้งานบนเมนูทางลัด

ตัวเลือกการกรองพิเศษ

คำสั่งการโหลดจากคิวรีจะโหลดการออกแบบของคิวรีที่เลือกลงในเส้นตาราง การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถใช้เกณฑ์ของคิวรีเป็นเกณฑ์ตัวกรองได้

คำสั่งบันทึกเป็นคิวรีช่วยให้คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าตัวกรองเป็นแบบสอบถามใหม่ได้

ด้านบนของหน้า

เอาตัวกรองออก หรือนำกลับมาใช้ใหม่

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองที่ไม่ได้กรองของข้อมูลให้เอาตัวกรองออกโดยการคลิกถูกกรองบนแถบตัวนำทางระเบียนเพื่อแปลงกลับไปเป็นมุมมองแบบเต็ม

เมื่อคุณเอาตัวกรองปัจจุบันออกตัวกรองจะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมองชั่วคราว ตัวอย่างเช่นถ้าคุณนำตัวกรองไปใช้กับเขตข้อมูล CountryRegion และวันเกิดแล้วเอาตัวกรองออกคุณจะเห็นระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง

เมื่อต้องการนำตัวกรองล่าสุดไปใช้ใหม่ให้คลิกไม่ได้กรองบนแถบตัวนำทางระเบียน

ด้านบนของหน้า

ล้างตัวกรอง

ล้างตัวกรองเมื่อคุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไป การล้างตัวกรองจะลบออกจากมุมมองและคุณไม่สามารถนำมาใช้ใหม่ได้อีกต่อไปโดยการคลิกยกเลิกการกรองบนแถบสถานะ คุณสามารถล้างตัวกรองเดียวจากเขตข้อมูลเดียวหรือยกเลิกการเลือกตัวกรองทั้งหมดจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมอง

  • เมื่อต้องการล้างตัวกรองเดียวจากเขตข้อมูลเดียวให้คลิกขวาที่คอลัมน์ที่ถูกกรองหรือตัวควบคุมแล้วคลิกล้างตัวกรองจากชื่อเขตข้อมูล

  • เมื่อต้องการล้างตัวกรองทั้งหมดจากเขตข้อมูลทั้งหมดให้ทำดังนี้บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มตัวกรอง & การเรียงลำดับให้คลิกขั้นสูงแล้วคลิกล้างตัวกรองทั้งหมดบนเมนูทางลัด

ด้านบนของหน้า

บันทึกตัวกรอง

คุณอาจมีประโยชน์ในการบันทึกตัวกรองถ้าคุณจะใช้งานได้อีกครั้ง การตั้งค่าตัวกรองที่มีผลในขณะที่คุณปิดตารางคิวรีฟอร์มหรือรายงานจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติพร้อมกับวัตถุและพร้อมใช้งานสำหรับนำ อย่างไรก็ตามตามค่าเริ่มต้นการตั้งค่าตัวกรองจะไม่ถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติสำหรับคุณเมื่อคุณเปิดวัตถุดังกล่าวต่อไป

เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการนำตัวกรองปัจจุบันไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดตารางคิวรีฟอร์มหรือรายงานจากแผ่นคุณสมบัติของวัตถุให้ตั้งค่าคุณสมบัติFilterOnLoadของวัตถุเป็นใช่ คุณสมบัติFilterOnLoadจะถูกนำไปใช้ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุ เมื่อใดก็ตามที่คุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้คุณจะต้องปิดวัตถุแล้วเปิดใหม่อีกครั้งเพื่อนำการตั้งค่าใหม่ไปใช้

หมายเหตุ: การตั้งค่าคุณสมบัติFilterOnLoadจะถูกนำไปใช้เมื่อโหลดวัตถุเท่านั้น การตั้งค่าคุณสมบัตินี้สำหรับวัตถุในมุมมองออกแบบแล้วสลับไปยังมุมมองอื่นจะไม่ทำให้การตั้งค่าถูกนำไปใช้ คุณต้องปิดและเปิดวัตถุใหม่เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าคุณสมบัติFilterOnLoadมีผลใช้งาน

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×