การนำตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

การกรองเป็นวิธีที่มีประโยชน์เมื่อต้องการดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องแสดง คุณสามารถใช้ตัวกรอง เพื่อแสดงระเบียนที่เฉพาะเจาะจงในฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม หรือแผ่นข้อมูล หรือเมื่อต้อง การพิมพ์เฉพาะระเบียนบางอย่างจากรายงาน ตาราง หรือแบบสอบถาม โดยใช้ตัวกรอง คุณจะสามารถจำกัดข้อมูลในมุมมองโดยไม่เปลี่ยนแปลงการออกแบบของวัตถุต้นแบบ บทความนี้อธิบายถึงชนิดของตัวกรองใน Access และวิธีการนำไปใช้ บันทึก หรือเอาตัวกรองในฐานข้อมูลไคลเอ็นต์ Access 2010 บทความนี้นำไปใช้เมื่อต้องการกรองระเบียนในฐานข้อมูลเว็บ Access 2010 ไม่

ในบทความนี้

วิธีกรองจะเป็นประโยชน์มากมาย

เลือก และชนิดของตัวกรองที่นำไปใช้

การเอาออก หรือนำตัวกรอง

ล้างตัวกรอง

บันทึกตัวกรอง

ตัวกรองมีประโยชน์อย่างไร

เนื่องจากมุมมองที่คุณจะเห็นหลังจากที่นำตัวกรองไปใช้จะแสดงเฉพาะระเบียนที่มีค่าตามที่คุณเลือกเท่านั้น ข้อมูลที่เหลือจะถูกซ่อนไว้จนกว่าคุณจะล้างตัวกรอง

หมายเหตุ: คอลัมน์ในแผ่นข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มและรายงานที่ถูกผูกกับนิพจน์จะไม่สนับสนุนการกรอง

ตัวกรองมีอยู่หลายชนิด และบางชนิดก็นำมาใช้และเอาออกได้ง่าย ใน Access 2010 มีตัวกรองทั่วไปบางชนิดที่ถูกสร้างมาให้ใช้งานได้ในทุกมุมมอง ความพร้อมใช้งานของคำสั่งตัวกรองจะขึ้นอยู่กับชนิดและค่าของเขตข้อมูลนั้น

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูระเบียนของผู้ที่มีวันเกิดอยู่ในเดือนที่ระบุ ให้คลิกที่คอลัมน์ วันเกิด บนแท็บ หน้าหลัก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง คลิก ตัวกรองวันที่ แล้วเลือกช่วงวันที่ที่ต้องการ

การกรองบนเขตข้อมูลวันที่

1. ตัวกรองที่พร้อมใช้งานคุณขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลในคอลัมน์ที่เลือก

2 การกรองวันทั้งหมดในช่วงเวลา ละเว้นส่วนวันและปีของค่าวัน

ในมุมมองที่มีการกรองนี้ คุณจะเห็นเฉพาะระเบียนที่ส่วนเดือนของเขตข้อมูล วันเกิด ได้รับการตั้งค่าเป็นเดือนเมษายน

กรองวันเกิดที่ตรงกับเดือนเมษายน

1. ไอคอนตัวกรองในส่วนหัวของคอลัมน์และแถบนำทางระเบียนระบุว่า มีกรองมุมมองปัจจุบันบนคอลัมน์ BirthDate

2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อคุณโฮเวอร์ เมาส์ เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ คุณจะเห็นเกณฑ์ตัวกรองปัจจุบัน

หมายเหตุ: เมื่อคุณนำตัวกรองไปยังคอลัมน์ที่มีอยู่แล้วการกรองข้อมูล ตัวกรองก่อนหน้าจะถูกเอาออกโดยอัตโนมัติ แม้ว่าตัวกรองเดียวเท่านั้นจะมีผลใช้ต่อสำหรับเขตข้อมูลในแต่ละครั้ง คุณสามารถระบุตัวกรองที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในมุมมอง

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูชื่อของที่ติดต่อที่อาศัยอยู่ในสหราชอาณาจักรและมีวันเกิดอยู่ในเดือนเมษายน คุณสามารถกรองตารางที่ติดต่อในเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาค และเขตข้อมูลวันเกิดได้ เมื่อคุณกรองเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลในมุมมองเดียวกัน ตัวกรองจะถูกรวมเข้าด้วยกันโดยใช้ตัวดำเนินการ And ดังนี้

ประเทศ/ภูมิภาค = UK AND เดือนของวันเกิด = เมษายน

เมื่อต้องการกลับไปยังมุมมองที่ไม่มีการกรอง: เอาตัวกรอง เอาตัวกรองชั่วคราวเอาออกจากมุมมอง เพื่อให้คุณสามารถสลับกลับไปยังมุมมองที่ไม่มีการกรอง ต้นฉบับ

เมื่อต้องการสลับระหว่างมุมมองที่ถูกกรอง และไม่มีการกรอง: ในเรียงลำดับและกรอง กลุ่มบนแท็บหน้าแรก คลิกสลับตัวกรอง

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกจากมุมมองอย่างถาวร: ล้างตัวกรอง เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการล้างตัวกรอง ดูในส่วนล้างตัวกรอง

ตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลจนกว่าคุณปิดวัตถุ แม้ว่าคุณสลับไปยังมุมมองอื่นของวัตถุ กล่าว ถ้าคุณกรองฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล การตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลแม้ว่าคุณสลับไปยังมุมมองฟอร์มหรือมุมมองเค้าโครง และจะยังคงมีผลจนกว่าคุณปิดฟอร์มนั้น ถ้าคุณบันทึกวัตถุในขณะใช้ตัวกรอง จะพร้อมใช้งานในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุนั้นได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการบันทึกตัวกรอง ดูส่วนบันทึกตัวกรองในบทความนี้

ด้านบนของหน้า

การเลือกและนำชนิดตัวกรองไปใช้

คุณสามารถเลือกตัวกรองได้จากตัวกรองต่างๆ ที่พร้อมใช้งานสำหรับชนิดข้อมูลแต่ละชนิด ตัวกรองเหล่านี้จะพร้อมใช้งานในรูปของคำสั่งบนเมนูในมุมมองต่างๆ ซึ่งได้แก่ แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน และเค้าโครง นอกจากตัวกรองเหล่านี้แล้ว คุณยังสามารถกรองฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลด้วยการกรอกฟอร์มได้อีกด้วย (เรียกว่า ตัวกรองตามฟอร์ม)

ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้น และถ้าคุณสะดวกในการเขียนนิพจน์แล้ว คุณสามารถสร้างตัวกรองของคุณเองได้โดยใช้ตัวเลือกบนแท็บเอกสาร ตัวกรอง

ให้เลือกจากชนิดตัวกรองต่อไปนี้

ตัวกรองทั่วไป: เมื่อต้องการกรองหาค่าที่ระบุหรือช่วงของค่า

ตัวกรอง โดยการเลือก: เมื่อต้องการกรองแถวทั้งหมดในตารางที่ประกอบด้วยค่าที่ตรงกับค่าในแถวที่เลือก โดยการกรองมุมมองแผ่นข้อมูล

กรองตามฟอร์ม: การกรองหลายเขตข้อมูลในฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล หรือ ถ้าคุณกำลังพยายามค้นหาระเบียนเฉพาะเจาะจง

ตัวกรองขั้นสูง: เมื่อต้องการกรองชนิดที่คุณระบุเกณฑ์ตัวกรองแบบกำหนดเอง

หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคำสั่งตัวกรองในมุมมองใด ๆ ตัวออกแบบของฟอร์มหรือฐานข้อมูลอาจได้ปิดใช้งานการกรอง ติดต่อผู้ออกแบบสำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ตัวกรองทั่วไป

เขตข้อมูลทุกชนิดจะสามารถใช้ตัวกรองทั่วไปได้ ยกเว้นเขตข้อมูล OLE Object และเขตข้อมูลที่แสดงค่าจากการคำนวณ รายการตัวกรองที่พร้อมใช้งานจะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลและค่าของเขตข้อมูลที่เลือก

คลิกขวาเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เมื่อต้องการกรองหลายคอลัมน์หรือตัวควบคุม คุณต้องเลือก และกรองแต่ละคอลัมน์ หรือควบคุมแยกต่างหาก หรือใช้ตัวเลือกการกรองขั้นสูง ดูส่วนตัวกรองตามฟอร์มและตัวกรองขั้นสูงในบทความนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่น เพื่อดูตัวกรองพร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล BirthDate บนตัวหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกตัวกรอง

ตัวกรองวันที่ทั่วไป
ตัวอย่างของตัวกรองวันทั่วไป

1. เมื่อต้องการกรองค่าใดค่าหนึ่ง ให้ใช้รายการในกล่องกาเครื่องหมาย รายการดังกล่าวจะแสดงค่าทั้งหมดที่แสดงอยู่ในเขตข้อมูล ณ ปัจจุบัน

2. เมื่อต้องการกรองช่วงของค่า คลิกตัวกรองเหล่านี้หนึ่ง และระบุค่าจำเป็น ตัวอย่าง เมื่อต้องการดูวันเกิดที่ฤดูใบไม้ร่วงระหว่างวันปัจจุบันและส่วนท้ายของปี คลิกระหว่าง แล้ว ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเหมาะสมในกล่องโต้ตอบระหว่าง เมื่อต้องการดู วันเกิดทั้งหมดที่อยู่ในวันเฉพาะเจาะจง คลิกวันและวันเกิดทั้งหมดที่อยู่ตามวันที่ระบุจะแสดงขึ้น

สิ่งสำคัญคือให้สังเกตว่าค่าในเขตข้อมูลวันที่จะมีผลต่อรายการของตัวกรองชนิดเฉพาะเจาะจง ถ้าค่าวันที่ล่าสุดในเขตข้อมูลวันที่อยู่ในช่วงระยะเวลาสองปีที่ผ่านมา คุณจะเห็นรายการตัวกรองที่มีความยาวและรายละเอียดมากขึ้น ถ้าไม่มีวันที่ใดๆ ในเขตข้อมูลที่น้อยกว่าสองปี คุณจะเห็นรายการตัวกรองที่มีความยาวไม่มากนัก

รายการตัวกรองวันที่แบบยาวและแบบสั้น
รายการตัวกรองวันที่แบบยาวและแบบสั้น

หมายเหตุ: ตัวกรองแบบเจาะจงชนิดจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล Yes/No, OLE Object และเขตข้อมูล Attachments รายการค่าจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล Memo หรือเขตข้อมูลที่มี Rich Text

ใช้ตัวกรองทั่วไป

  1. เปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้ แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า มุมมองจะไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ตรวจสอบที่อย่างใดอย่างหนึ่งUnfiltered หรือที่เป็นสีจางไอคอนตัวกรองไม่มี อยู่

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดสำหรับวัตถุใด ๆ บนด้านหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกขั้นสูง จากนั้นคลิกล้างตัวกรองทั้งหมด

  3. คลิกที่ใดก็ได้ในคอลัมน์หรือตัวควบคุมที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลแรกที่คุณต้อง การกรอง และ บน ด้านหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกตัวกรอง

เมื่อต้องการนำตัวกรองทั่วไป: ชี้ไปที่ข้อความ (หรือตัวเลข หรือวัน ) ตัวกรอง แล้ว คลิกตัวกรองที่คุณต้องการ ตัวกรองเช่นเท่ากับ และระหว่าง พร้อมท์ให้คุณใส่ค่าจำเป็นออก

เคล็ดลับ: บางอักขระ เช่น *, %, และ ? มีความหมายพิเศษเมื่อระบุชื่อไว้ในกล่องข้อความตัวกรอง ตัวอย่างเช่น, * แทนสตริงของอักขระ ดังนั้นสตริแบบ * จะจับคู่สตริงที่มีที่เริ่มต้นด้วยตัวและไม่เพียงสตริงสัญพจน์แบบ * เมื่อต้องการไม่คำนึงถึงความหมายพิเศษของอักขระ ใส่ไว้ภายในวงเล็บเหลี่ยม[ ดังนี้: การ [*] ฐานข้อมูลที่ใช้มาตรฐาน ANSI 89 ถือ *, ?, [], !, -, และ#เป็นอักขระพิเศษ ฐานข้อมูลที่ใช้มาตรฐาน ANSI 92 ถือ%, _ [], ^, และ - เป็นอักขระพิเศษ คุณสามารถใช้มาตรฐานใดก็ได้ ด้วยการเข้าถึง แต่คุณไม่สามารถผสมมาตรฐานสอง (เช่น?แบบ *) ในนิพจน์ที่เฉพาะเจาะจง...

เมื่อต้องการนำตัวกรองโดยยึดตามเขตข้อมูลค่า: ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากค่าที่คุณไม่ต้องการกรอง จากนั้น คลิกตกลง

เมื่อต้องการกรองอย่างใดอย่างหนึ่งหรือเพียงไม่กี่ค่าในรายการยาว ก่อนล้างกล่อง(เลือกทั้งหมด) กล่องกาเครื่อง หมายแล้ว เลือกค่าคุณต้องการ

เมื่อต้องการกรองหาค่า null (ค่า null ระบุขาดของข้อมูล) ในข้อความ ตัวเลข และเขตข้อมูลวัน: ในรายการในกล่องกาเครื่องหมาย ล้างกล่อง(เลือกทั้งหมด) กล่องกาเครื่อง หมาย แล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจาก(ว่าง)

กรองตามสิ่งที่เลือก

เมื่อต้องการดูแถวทั้งหมดในตารางที่มีค่าตรงกับค่าในแถว คุณสามารถกรองมุมมองแผ่นข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยการเลือกค่าที่ระบุ แล้วคลิกคำสั่ง สิ่งที่เลือก รายการแบบหล่นลงจะแสดงตัวเลือกการกรองที่พร้อมใช้งาน ตัวเลือกเหล่านี้จะแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของค่าที่เลือก อีกวิธีหนึ่งที่สามารถใช้เพื่อเข้าสู่ตัวเลือกตัวกรองสิ่งที่เลือกคือ คลิกขวาที่เซลล์ที่ระบุ

ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการเลือกค่า 2/21/1967 ในเขตข้อมูลวันเกิดอยู่ในปัจจุบัน บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก สิ่งที่เลือก เพื่อแสดงคำสั่งกรองตามสิ่งที่เลือก จากนั้นจึงเลือกตัวเลือกการกรองของคุณ

รายการตัวกรองที่ยึดตามสิ่งที่เลือก

นอกจากนี้ รายการคำสั่งยังขึ้นอยู่กับจำนวนค่าที่ถูกเลือกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกเฉพาะบางอักขระในค่า คุณจะเห็นรายการคำสั่งที่ต่างออกไป ขึ้นอยู่กับส่วนของเขตข้อมูลที่คุณเลือก

ตัวกรองที่ยึดตามบางส่วนของเขตข้อมูลที่เลือก

1. กรองโดยใช้ค่าเริ่มต้นของเขตข้อมูล...

2. ...ค่าตรงกลางของเขตข้อมูล...

3. ...หรือค่าสุดท้ายของเขตข้อมูล

หมายเหตุ: กรอง ด้วยการเลือกบางส่วนจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่า การคำสั่งที่เลือก จะไม่พร้อมใช้งานสำหรับสิ่งที่แนบมา

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออก บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอง หรือคลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด

ใช้ตัวกรองที่ยึดตามสิ่งที่เลือก

  1. เปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้ แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า มุมมองจะไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ตรวจสอบที่อย่างใดอย่างหนึ่งUnfiltered หรือที่เป็นสีจางไอคอนตัวกรองไม่มี อยู่

  3. ย้ายไปยังระเบียนที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรอง จากนั้นคลิกภายในคอลัมน์ (ในมุมมองแผ่นข้อมูล) หรือตัวควบคุม (ในมุมมองฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง)

เมื่อต้องการกรองตามการเลือกบางส่วน เลือกอักขระที่คุณต้อง ในหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกเลือก แล้ว คลิกตัวกรองที่คุณต้องการนำไปใช้

ตัวกรองตามฟอร์ม

ตัวกรองนี้จะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการกรองหลายเขตข้อมูลในฟอร์มเดียวหรือแผ่นข้อมูลเดียว หรือเมื่อคุณกำลังพยายามค้นหาระเบียนที่เจาะจง Access จะสร้างฟอร์มเปล่าหรือแผ่นข้อมูลเปล่าที่คล้ายกับฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลต้นฉบับ จากนั้นจะอนุญาตให้คุณป้อนเขตข้อมูลได้มากเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณทำเสร็จสิ้นแล้ว Access จะค้นหาระเบียนที่มีค่าตามที่ระบุไว้

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถระบุค่าของเขตข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าโดยใช้ตัวกรองตามฟอร์ม หรือสำหรับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Memo, Hyperlink, Yes/No หรือ OLE Object แต่คุณสามารถระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลอื่นๆ ในชุดระเบียนได้

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการค้นหาระเบียนลูกค้าทั้งหมดที่ชื่อของผู้ติดต่อเป็นเจ้าของและบุคคลที่อยู่ในPortlandหรือในEugeneเปิดแผ่นข้อมูลลูกค้าหรือฟอร์มและ บน แท็บหน้าแรก ใน เรียงลำดับและกรอง จัดกลุ่ม คลิกขั้นสูง แล้ว คลิกตัวกรองตามฟอร์ม

ใส่ค่าชุดแรก แล้วคลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลหรือฟอร์ม แล้วจึงใส่ค่าชุดถัดไป โปรดสังเกตว่าถ้าคุณต้องการให้ค่าของเขตข้อมูลดำเนินการเป็นตัวกรองค่าของเขตข้อมูลอื่นๆ ได้โดยอิสระ คุณจะต้องป้อนค่าดังกล่าวไว้บนแท็บ ค้นหา และแท็บ หรือ แต่ละแท็บ โดยแท็บ หรือ แต่ละแท็บจะแสดงชุดของค่าตัวกรองที่เป็นตัวเลือก

เพื่อดูเฉพาะระเบียนตรงกันสำหรับการป้อนค่าของคุณ:    บนด้านหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกสลับตัวกรอง.

ใช้ตัวกรองด้วยการกรอกฟอร์ม

  1. เปิดตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์ม

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า จะไม่ถูกกรองมุมมอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ตรวจสอบที่อย่างใดอย่างหนึ่งUnfiltered หรือที่เป็นสีจางไอคอนตัวกรองไม่มี อยู่

  3. บนด้านหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกขั้นสูง จากนั้นคลิกกรองตามฟอร์ม บนเมนูทางลัดออก

  4. ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือในมุมมองฟอร์ม ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    มุมมองแผ่นข้อมูล: คลิกแถวแรกในคอลัมน์คุณต้อง การกรอง คลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้น แล้ว เลือกค่า เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม เพียงแค่คลิหรือ tab ที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล แล้วเลือกอีกค่าหนึ่ง

    มุมมองฟอร์ม: คลิกลูกศรที่ปรากฏในตัวควบคุม และเลือกค่าที่จะกรอง เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม คลิกตัวหรือ tab ที่ด้านล่างของฟอร์ม และเลือกอีกค่าหนึ่ง

    เคล็ดลับ: คุณไม่สามารถระบุค่าของเขตข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่า โดยใช้ตัวกรองตามฟอร์ม แต่คุณสามารถระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลที่ไม่มีหลายค่าในชุดระเบียน

    • เมื่อต้องการระบุรายการของค่าที่เป็นไปได้สำหรับเขตข้อมูล ใช้ตัวดำเนินการ ตัวอย่าง ระบุ"Portland" หรือ "ออริกอน"ในเขตข้อมูลเมืองเพื่อกรองข้อมูลสำหรับระเบียนที่ประกอบด้วยค่าใดก็ได้

    • เมื่อต้องการกรองโดยยึดตามสถานะของตัวควบคุม เช่น กล่องกาเครื่องหมายหรือปุ่ม ให้คลิกตัวควบคุมนั้นเพื่อให้อยู่ในสถานะที่คุณต้องการ เมื่อต้องการส่งกลับตัวควบคุมไปยังสถานะเป็นกลาง เพื่อให้ตัวควบคุมนี้ไม่ถูกใช้เป็นเงื่อนไขสำหรับการกรองระเบียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวควบคุมดังกล่าวไม่พร้อมใช้งาน (ปรากฏเป็นสีจาง)

    • เมื่อต้องการกรองระเบียนที่มีค่า null (หายไป), ไม่ใช่ null ว่าง (ว่าง หรือ ""), หรือค่าที่ไม่ว่าง ชนิดIs Null, ไม่ว่าง""หรือไม่ ""ในเขตข้อมูล

  5. ถ้าคุณต้องการระบุชุดของเงื่อนไขที่เป็นตัวเลือกสองชุด ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเฉพาะชื่อของที่ติดต่อที่มีค่าประเทศ/ภูมิภาคเป็น ไทย และมีวันเกิดอยู่ในเดือนเมษายน คุณสามารถเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเรียกใช้ระเบียนทั้งหมดที่ตรงกับหลายชุดของเกณฑ์ใดหนึ่ง ระบุเกณฑ์ โดยใส่ชุดของเกณฑ์ คลิหรือ tab จากนั้น ใส่ชุดของเงื่อนไขต่อไป โปรดสังเกตว่า ถ้าคุณต้องการให้ค่าของเขตข้อมูลเพื่อใช้งานเป็นตัวกรองอย่างอิสระจากค่าของเขตข้อมูลอื่น ๆ คุณต้องใส่ค่านั้นบนด้านแท็บค้นหา และแต่ละหรือ แท็บ กล่าวแท็บค้นหา และแต่ละแท็บหรือ แสดงชุดไออื่นของค่าตัวกรอง

    • โปรดสังเกตว่า แต่ละครั้งที่คุณเพิ่มเกณฑ์ในเขตข้อมูลเพื่อการหรือ tab, Access สร้างอีกหรือ แท็บ ทำให้คุณสามารถระบุเกณฑ์ "หรือ" หลาย ตัวกรองส่งกลับระเบียนใด ๆ ที่ประกอบด้วยค่าที่ระบุบนทั้งหมดแท็บค้นหา หรือทั้งหมดของค่าที่ระบุบนแรกหรือ tab หรือทั้งหมดของค่าระบุไว้ในที่สองหรือ แป้น tab และอื่น ๆ

เมื่อต้องการเอาตัวกรอง และแสดงระเบียนทั้งหมด คลิสลับตัวกรอง อีกครั้ง

เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนตัวกรองตามฟอร์ม คลิกขั้นสูง จาก นั้นคลิกกรองตามฟอร์ม อีกครั้ง ตั้งค่าเกณฑ์ตัวกรองปัจจุบันจะปรากฏขึ้น

ตัวกรองขั้นสูง

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการใช้ตัวกรองที่เป็นตัวกรองชนิดขั้นสูงและอาจต้องเขียนเงื่อนไขตัวกรองด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการค้นหาระเบียนที่มีวันที่อยู่ในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมาหรือหกเดิอนที่ผ่านมา

ในการใช้ตัวกรองขั้นสูงคุณจำเป็นต้องเขียนนิพจน์ โดยนิพจน์จะมีลักษณะคล้ายกับสูตรที่คุณเขียนใน Excel และคล้ายกับเงื่อนไขที่คุณระบุเมื่อออกแบบแบบสอบถาม

ในบางครั้งคุณอาจต้องการใช้ตัวกรองขั้นสูง เช่น เมื่อคุณต้องการค้นหาชื่อของผู้ติดต่อที่มีวันเกิดในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมา หลังจากที่ใช้ตัวกรองขั้นสูงแล้ว คุณสามารถขยายขอบเขตของผลลัพธ์ให้แสดงผู้ติดต่อที่มีประเทศ/ภูมิภาคอยู่ในสหรัฐอเมริกาได้

ใช้ตัวกรองขั้นสูง

  1. เปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้ แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองดังกล่าวไม่ได้ถูกกรองไว้แล้ว บนแถบนำทางระเบียน ให้ตรวจสอบว่า ไม่มีตัวกรอง เป็นสีจางแสดงให้เห็น (ไม่พร้อมใช้งาน) ถ้าไม่เห็นแถบนำทางระเบียน ให้คลิก ขั้นสูง ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง บนแท็บ หน้าแรก จากนั้นให้คลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด (ถ้า ล้างตัวกรองทั้งหมด เป็นสีจาง แสดงว่าไม่ได้ใช้ตัวกรองอยู่)

  3. บนด้านหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกขั้นสูง จากนั้นคลิกตัวกรอง/การเรียงลำดับขั้นสูง บนเมนูทางลัดออก

  4. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรองลงในตาราง

  5. ในแถว เกณฑ์ ของแต่ละเขตข้อมูล ให้ระบุเงื่อนไข ซึ่งจะถูกนำไปใช้เป็นชุด และจะมีเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเงื่อนไขทั้งหมดในแถว เกณฑ์ เท่านั้นที่จะถูกแสดง เมื่อต้องการระบุเงื่อนไขที่เป็นตัวเลือกของเขตข้อมูลเดียวกัน ให้พิมพ์เงื่อนไขแรกในแถว เกณฑ์ และเงื่อนไขที่สองในแถว หรือ และทำเช่นนี้ไปเรื่อยๆ

    เคล็ดลับ: 

    • ชุดเงื่อนไขทั้งหมดในแถว หรือ จะถูกนำไปใช้เป็นทางเลือกสำหรับชุดเงื่อนไขในแถว เกณฑ์ เงื่อนไขใดๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับชุดเงื่อนไขทั้งสองชุด จะต้องถูกพิมพ์ลงในแถว เกณฑ์ และแถว หรือ คลิก สลับตัวกรอง เพื่อดูแถวที่กรองแล้ว

    • วิธีดีในการเรียนรู้วิธีเขียนเกณฑ์จะนำตัวกรองทั่วไปหรือตัวกรองโดยยึดตามการเลือกที่ให้ผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณกำลังค้นหา แล้ว กับตัวกรองที่นำไปใช้กับมุมมอง แสดงแท็บวัตถุตัวกรอง

คำสั่งพิเศษบนแท็บเอกสาร ตัวกรอง

คำสั่งพิเศษที่สองจะพร้อมใช้งานกับคุณบนด้านแท็บเอกสารตัวกรอง เมื่อคุณคลิกขวาที่ใดก็ได้ด้านบนของตารางออกแบบบนแท็บโหลดจากแบบสอบถาม และคำสั่งบันทึกเป็นแบบสอบถาม จะพร้อมใช้งานบนเมนูทางลัดออก

ตัวเลือกการกรองพิเศษ

คำสั่ง โหลดจากแบบสอบถาม จะโหลดการออกแบบของแบบสอบถามที่เลือกไว้ลงในตาราง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถใช้เงื่อนไขแบบสอบถามเป็นเงื่อนไขตัวกรองได้

ส่วนคำสั่ง บันทึกเป็นแบบสอบถาม จะทำให้คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าตัวกรองเป็นแบบสอบถามใหม่ได้

ด้านบนของหน้า

การเอาตัวกรองออกหรือใช้ตัวกรองอีกครั้ง

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองของข้อมูลที่ไม่มีการกรอง ให้เอาตัวกรองออก โดยการคลิก กรอง บนแถบนำทางระเบียนเพื่อแปลงกลับสู่มุมมองแบบเต็ม

เมื่อคุณเอาตัวกรองปัจจุบันออกแล้ว ตัวกรองจะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมองเป็นการชั่วคราว ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ตัวกรองกับเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคและวันเกิดอยู่ก่อนแล้ว เมื่อเอาตัวกรองออก คุณก็จะเห็นระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง

เมื่อต้องการนำตัวกรองล่าสุดมาใช้ใหม่ ให้คลิก ไม่ถูกกรอง บนแถบนำทางระเบียน

ด้านบนของหน้า

การล้างตัวกรอง

ล้างตัวกรองเมื่อคุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไป การล้างตัวกรองจะลบตัวกรองนั้นออกจากมุมมอง และคุณจะไม่สามารถนำตัวกรองนั้นกลับมาใช้ได้อีกด้วยการคลิกบนแถบสถานะ ไม่ถูกกรอง คุณสามารถล้างตัวกรองเดียวออกจากเขตข้อมูลเดียว หรือจะล้างตัวกรองทั้งหมดออกจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมองก็ได้

  • เมื่อต้องการล้างตัวกรองเดียวจากเขตข้อมูลเดียว: คลิกขวาคอลัมน์ที่ถูกกรองหรือควบคุม จากนั้น คลิกล้างตัวกรองออกจากชื่อเขตข้อมูล

  • เมื่อต้องการล้างตัวกรองทั้งหมดจากเขตข้อมูลทั้งหมด: บนด้านหน้าแรก tab ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกขั้นสูง จากนั้นคลิกล้างตัวกรองทั้งหมด บนเมนูทางลัดออก

ด้านบนของหน้า

การบันทึกตัวกรอง

การบันทึกตัวกรองอาจเป็นประโยชน์แก่คุณถ้าคุณจะใช้ตัวกรองนั้นอีก การตั้งค่าตัวกรองที่มีผลใช้งานอยู่เมื่อคุณปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานจะได้รับการบันทึกไว้พร้อมกับวัตถุโดยอัตโนมัติ และจะพร้อมนำไปใช้ใหม่อีกครั้ง อย่างไรก็ตาม ตามค่าเริ่มต้นแล้ว การตั้งค่าตัวกรองจะไม่ถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดวัตถุในครั้งต่อไป

เพื่อให้แน่ใจว่า ตัวกรองปัจจุบันถูกใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณถัดเปิดตาราง แบบสอบถาม มหรือ รายงาน จากแผ่นคุณสมบัติของวัตถุ ชุดของวัตถุคุณสมบัติป้ายFilterOnLoadใช่ คุณสมบัติFilterOnLoad จะถูกนำไปใช้ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุ เมื่อใดก็ ตามที่คุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คุณต้องปิดวัตถุ และเปิดอีกครั้งเพื่อที่จะใช้การตั้งค่าใหม่

หมายเหตุ: การจะใช้การตั้งค่าคุณสมบัติFilterOnLoad เมื่อโหลดวัตถุนั้น การตั้งค่าคุณสมบัตินี้สำหรับวัตถุในมุมมองออกแบบแล้ว สลับไปยังมุมมองอื่นจะไม่ทำให้การตั้งค่าจะถูกนำไปใช้ คุณต้องปิด และเปิดวัตถุสำหรับการเปลี่ยนแปลงFilterOnLoad ตั้งค่าคุณสมบัติที่มีผล...

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×