การตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Microsoft Office Word ร่วมกับลูกค้าหรือผู้ร่วมงาน ขอแนะนำให้ตรวจทานเอกสารสำหรับข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อาจถูกเก็บไว้ในเอกสารเองหรือในคุณสมบัติเอกสาร (Metadata) เนื่องจากข้อมูลที่ซ่อนอยู่นี้สามารถเปิดเผยรายละเอียดเกี่ยวกับองค์กรของคุณหรือเกี่ยวกับตัวเอกสารเองซึ่งคุณอาจไม่ต้องการให้ใช้ร่วมกันได้ทั่วไป คุณอาจต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่นี้ออกก่อนที่คุณจะใช้เอกสารร่วมกับผู้อื่น

บทความนี้อธิบายวิธีที่คุณลักษณะตัวตรวจสอบเอกสารใน Microsoft Office Word 2007 จะสามารถช่วยให้คุณค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารของคุณออก

ในบทความนี้

ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลจะเก็บไว้ในเอกสาร Word ได้อย่างไร

ข้อมูลใดสามารถตัวตรวจสอบเอกสารค้นหา และเอาออกจากเอกสาร Word ได้อย่างไร

ฉันค้นหา และเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Word ของฉันได้อย่างไร

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลชนิดใดที่ถูกเก็บไว้ในเอกสาร Word

คุณสามารถบันทึกชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลได้หลายชนิดในเอกสาร Word ข้อมูลนี้อาจมองไม่เห็นโดยทันทีเมื่อคุณแสดงเอกสารใน Office Word 2007 แต่บุคคลอื่นอาจดูหรือเรียกข้อมูลนั้นได้

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่สามารถรวมข้อมูลที่ Office Word 2007 เพิ่มให้กับเอกสารเพื่อให้คุณเปิดใช้งานร่วมกับผู้อื่นในการเขียนและแก้ไข และสามารถรวมข้อมูลที่คุณเจตนาที่จะกำหนดให้ซ่อนได้อีกด้วย

เอกสาร Word สามารถมีชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลได้ดังต่อไปนี้

  • ข้อคิดเห็น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม รุ่น และคำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก    ถ้าคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างเอกสารของคุณ เอกสารของคุณอาจมีรายการต่างๆ เช่น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ข้อคิดเห็น คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก หรือรุ่น ข้อมูลนี้สามารถทำให้บุคคลอื่นเห็นชื่อคนที่ทำงานบนเอกสารของคุณ ข้อคิดเห็นจากผู้ตรวจทาน และการเปลี่ยนแปลงที่ทำในเอกสารของคุณ

  • คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล    คุณสมบัติเอกสาร เรียกว่าMetadata รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารของคุณเช่นผู้เขียน เรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารรวมข้อมูลที่ถูกเก็บรักษา โดยโปรแกรม Office เช่นชื่อของบุคคลที่บันทึกล่าสุด ในเอกสารและวันเมื่อเอกสารถูกสร้างขึ้น โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์เฉพาะ เอกสารของคุณอาจยังประกอบด้วยชนิดของข้อมูลส่วนบุคคล (PII), เช่นส่วนหัวของอีเมล ส่งสำหรับตรวจทานข้อมูล เวียน และชื่อแม่แบบเพิ่มเติม

  • หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และลายน้ำ    เอกสาร Word สามารถมีข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ นอกจากนี้ คุณอาจเพิ่มลายน้ำให้กับเอกสาร Word ของคุณ

  • ข้อความที่ซ่อน    เอกสาร Word สามารถมีข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนได้ ถ้าคุณไม่ทราบว่าเอกสารของคุณมีข้อความที่ซ่อนหรือไม่ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาข้อความที่ซ่อน

  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร    ถ้าเอกสารของคุณถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Microsoft Windows SharePoint Services เอกสารอาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นี้

  • ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง    เอกสารอาจมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่ปรากฏในเอกสารนั้นเอง ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาข้อมูล XML นี้ออกได้

ด้านบนของหน้า

ข้อมูลใดที่ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาออกจากเอกสาร Word

ใน Office Word 2007 ตัวตรวจสอบเอกสารจะแสดงตัวตรวจสอบที่หลากหลายซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่มีเฉพาะในเอกสาร Word ออก สำหรับรายการของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลชนิดต่างๆ ที่ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาออกจากเอกสาร Word ได้ ให้ดูตารางต่อไปนี้

หมายเหตุ: ถ้าองค์กรของคุณกำหนดตัวตรวจสอบเอกสารเองด้วยการเพิ่มโมดูลตัวตรวจสอบ คุณอาจสามารถตรวจสอบเอกสารของคุณเพื่อหาชนิดข้อมูลเพิ่มเติมได้

Office Word 2007

ชื่อตัวตรวจสอบ

การค้นหาและเอาออก

ข้อคิดเห็น การตรวจทานแก้ไข รุ่น และคำอธิบายประกอบ

  • ข้อคิดเห็น

  • เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม

  • ข้อมูลรุ่นของเอกสาร

  • คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก

คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล

  • คุณสมบัติเอกสาร ซึ่งรวมถึงข้อมูลจากแท็บ สรุป แท็บ สถิติ และแท็บ กำหนดเอง ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร

  • ส่วนหัวของอีเมล

  • ใบเวียนเอกสาร

  • ข้อมูลที่ส่งเพื่อตรวจทาน

  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร

  • ข้อมูลนโยบายการจัดการเอกสาร

  • ข้อมูลชนิดเนื้อหา

  • ข้อมูลการเชื่อมโยงการผูกข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีข้อมูลผูกอยู่ (ค่าสุดท้ายจะถูกแปลงเป็นข้อความ)

  • ชื่อผู้ใช้

  • ชื่อแม่แบบ

หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

  • ข้อมูลในหัวกระดาษของเอกสาร

  • ข้อมูลในท้ายกระดาษเอกสาร

  • ลายน้ำ

ข้อความที่ซ่อน

  • ข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อน (ลักษณะพิเศษของแบบอักษรที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ แบบอักษร)

    หมายเหตุ: ตัวตรวจสอบนี้ไม่สามารถตรวจหาข้อความที่ถูกซ่อนอยู่โดยวิธีอื่น (ตัวอย่างเช่น ข้อความสีขาวบนพื้นหลังสีขาว)

ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง

  • ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเองที่อาจถูกเก็บไว้ภายในเอกสาร

ด้านบนของหน้า

ฉันจะค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Word ของฉันออกด้วยวิธีใด

คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Word ที่สร้างใน Office Word 2007 และรุ่นก่อนหน้าออก ขอแนะนำให้ใช้ตัวตรวจสอบเอกสารก่อนที่คุณจะใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Word ของคุณร่วมกัน เช่น ในสิ่งที่แนบมากับอีเมล

  1. เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนอยู่

  2. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม คลิกบันทึกเป็น แล้ว พิมพ์ชื่อในกล่องชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสำเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ

    สิ่งสำคัญ: ขอแนะนำให้ใช้ตัวตรวจสอบเอกสารในสำเนาเอกสารต้นฉบับของคุณเนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะคืนค่าข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารเอาออกได้ทุกครั้ง

  3. ในสำเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม ชี้ไปที่เตรียม แล้ว คลิ กตรวจสอบเอกสาร

  4. ในกล่องโต้ตอบตัวตรวจสอบเอกสาร เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการจะตรวจสอบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวตรวจสอบแต่ละ ดูข้อมูลใดสามารถตัวตรวจสอบเอกสารค้นหา และเอาออกจากเอกสาร Word ได้อย่างไร

  5. คลิก ตรวจสอบ

  6. ตรวจทานผลลัพธ์การตรวจสอบในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร

  7. คลิก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสำหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ

    สิ่งสำคัญ: 

    • ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากเอกสารของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้ด้วยการคลิก เลิกทำ

    • ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารที่คุณบันทึกในรูปแบบ OpenDocument Text (.odt) คุณจะต้องเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารทุกครั้งที่คุณบันทึกเอกสารในรูปแบบนี้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×