การซิงโครไนซ์รายการ SharePoint 2010 กับ Access 2010

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถซิงโครไนซ์ข้อมูลระหว่างรายการ SharePoint 2010 และ Office Access 2010 และเก็บทั้งสองชุดข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการรักษาแคมเปญการขายการติดตามข้อมูลในรายการ SharePoint เพื่อให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกับผู้อื่นในทีมของคุณ แต่ยัง ทำเป็นงวดรายงาน ทำแบบสอบถาม และจำนวนมากเปลี่ยนแปลง โดยใช้ Access 2010

ในบทความนี้

บทนำสู่การทำรายการ SharePoint ให้ตรงกันกับ Access

การทำข้อมูลรายการให้ตรงกันโดยใช้คำสั่ง เปิดด้วย Access

การทำข้อมูลรายการให้ตรงกันโดยใช้คำสั่ง ติดตามรายการนี้ ในมุมมองแผ่นข้อมูล

การทำข้อมูลรายการให้ตรงกันโดยใช้คำสั่ง รายการ SharePoint จาก Access

ข้อดีของการเชื่อมโยงตาราง Access ไปยังรายการ SharePoint

การค้นหาข้อมูล

การเปลี่ยนแปลงทางโครงสร้าง

ประสิทธิภาพ

การแก้ไขจำนวนมาก

การใช้งานข้อมูลแบบออฟไลน์และการแก้ไขข้อขัดแย้ง

ข้อควรพิจารณาเมื่อทำข้อมูลให้ตรงกัน

การทำรายการ SharePoint ให้ตรงกันกับ Access

การฟื้นฟูข้อมูลที่ทำให้ตรงกันแล้ว

บทนำสู่การทำรายการ SharePoint ให้ตรงกันกับ Access

คุณสามารถซิงโครไนซ์ข้อมูลระหว่างรายการ SharePoint 2010 และ Access 2010 และเก็บทั้งสองชุดข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอ ตัวอย่าง คุณอาจต้อง การรักษาแคมเปญการขายการติดตามข้อมูลในรายการ SharePoint เพื่อให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกับผู้อื่นในทีมของคุณ แต่ยัง ทำเป็นงวดรายงาน ทำแบบสอบถาม จำนวนมากเปลี่ยนแปลง โดยใช้ Access 2010

สำหรับวิธีในการทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างรายการ SharePoint และ Access 2010 นั้นมีอยู่สามวิธีด้วยกัน ซึ่งไม่ว่าคุณจะเลือกใช้วิธีใดก็ตาม การทำข้อมูลให้ตรงกันนี้เป็นแบบสองทางหรือเป็นไปในสองทิศทาง โดยการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับข้อมูลรายการใน Access จะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ SharePoint และการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับรายการ SharePoint บนเซิร์ฟเวอร์จะถูกดาวน์โหลดมายัง Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณเช่นกัน

เมื่อต้องการทำรายการ SharePoint ให้ตรงกัน คุณต้องมี Access 2010 ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของคุณ และคุณต้องมีสิทธิ์ สนับสนุน ในรายการดังกล่าว

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ SharePoint 2010 กับ Access 2010 ในส่วนดูเพิ่มเติม และ ใน Access 2010 วิธีใช้

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถซิงโครไนซ์รายการภายนอก SharePoint กับ Access 2010

ด้านบนของหน้า

การทำข้อมูลรายการให้ตรงกันโดยใช้คำสั่ง เปิดด้วย Access

คุณสามารถทำข้อมูลในรายการ SharePoint ให้ตรงกับ Access 2010 ได้โดยใช้คำสั่ง เปิดด้วย Access ใน Ribbon ของรายการ คำสั่งนี้จะสร้างตารางที่เชื่อมโยงของ Access ไปยังรายการ SharePoint และตารางข้อมูลผู้ใช้เพิ่มเติมที่มีข้อมูลเพิ่มเติมต่างๆ เช่น ชื่อผู้ใช้ บัญชีผู้ใช้ และที่อยู่อีเมล

คุณจะเห็นข้อมูลล่าสุดในแต่ละครั้งที่คุณเปิดรายการ SharePoint หรือตารางที่เชื่อมโยงของ Access ขณะที่รายการ SharePoint ยังคงได้รับการปรับปรุงอยู่ คุณยังสามารถฟื้นฟูตารางที่เชื่อมโยงของ Access ด้วยการเปลี่ยนแปลงรายการล่าสุดด้วยตนเองได้ นอกจากนี้ ขณะที่ตารางที่เชื่อมโยงของ Access ยังคงได้รับการปรับปรุงอยู่ คุณยังสามารถฟื้นฟูข้อมูลรายการ SharePoint ด้วยการเปลี่ยนแปลง Access ล่าสุดได้เช่นกัน

ด้านบนของหน้า

การทำข้อมูลรายการให้ตรงกันโดยใช้คำสั่ง ติดตามรายการนี้ ในมุมมองแผ่นข้อมูล

คุณสามารถทำรายการ SharePoint ให้ตรงกันจากมุมมองแผ่นข้อมูลโดยการใช้คำสั่ง ติดตามรายการนี้ ที่พร้อมใช้งานในบานหน้าต่างงานมุมมองแผ่นข้อมูล ซึ่งจะเป็นการสร้างตารางที่เชื่อมโยงใน Access ได้อีกด้วย การใช้คำสั่งเพิ่มเติมในบานหน้าต่างงานทำให้คุณสามารถทำข้อมูลรายการให้ตรงกันและทำสิ่งต่อไปนี้ได้อีกด้วย

  • รายงานด้วย Access

  • ส่งออกไปยัง Access

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ของมุมมองแผ่นข้อมูล (ที่ด้านล่างของมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกการเชื่อมโยง วิธีใช้)

ด้านบนของหน้า

การทำข้อมูลรายการให้ตรงกันโดยใช้คำสั่ง รายการ SharePoint จาก Access

จาก Access 2010 คุณยังสามารถเชื่อมโยงตารางไปยังรายการ SharePoint ที่มีอยู่ได้โดยใช้คำสั่ง รายการ SharePoint ในกลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง บนแท็บ ข้อมูลภายนอก

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างรายการ SharePoint ที่ว่างเปล่าจาก Access ได้อีกด้วย ใน Ribbon บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก รายการ SharePoint แล้วคลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ที่ติดต่อ, งาน, ประเด็น, เหตุการณ์ หรือ กำหนดเอง

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Access ได้ในระบบวิธีใช้ Access 2010

ด้านบนของหน้า

ข้อดีของการเชื่อมโยงตาราง Access ไปยังรายการ SharePoint

ไม่ว่าคุณจะเลือกทำรายการ SharePoint ให้ตรงกันโดยวิธีการใดก็ตาม Access 2010 จะสร้างตารางที่เชื่อมโยงที่แสดงให้เห็นโครงสร้างและเนื้อหาของรายการ SharePoint Access จะเลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมให้กับแต่ละเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับคอลัมน์รายการ ตารางที่เชื่อมโยงเหล่านี้ก็จะทำหน้าที่เหมือนกับตาราง Access ใดๆ คุณจึงสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร หรือโค้ดเพื่อทำงานกับข้อมูลใน Access 2010 ได้

ด้านบนของหน้า

การค้นหาข้อมูล

Access จะสร้างตารางที่เชื่อมโยงสำหรับรายการการค้นหาทั้งหมดให้โดยอัตโนมัติ (ยกเว้นรายการการค้นหาที่มีการเชื่อมโยงไปยังฐานข้อมูลอยู่แล้ว) ถ้ารายการการค้นหามีคอลัมน์ที่ค้นหารายการอื่นอยู่ รายการเหล่านั้นจะถูกรวมไว้ในการดำเนินการเชื่อมโยง ดังนั้นรายการการค้นหาของทุกตารางที่เชื่อมโยงจะมีตารางที่เชื่อมโยงที่สอดคล้องกันอยู่ในฐานข้อมูล นอกจากนี้ Access ยังสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่เชื่อมโยงเหล่านี้ให้ด้วย

ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนแปลงทางโครงสร้าง

คุณไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลในตารางที่เชื่อมโยงขณะทำงานใน Access ได้เช่นเดียวกับกรณีของตารางที่เชื่อมโยงชนิดอื่น ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงทางโครงสร้าง เช่น เอาคอลัมน์ออกหรือเปลี่ยนแปลงคอลัมน์ คุณต้องเปิดรายการบนไซต์ SharePoint คุณสามารถไปที่เพจการตั้งค่าของรายการ SharePoint เพื่อเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของรายการได้จาก Access คลิกขวาที่ตาราง Access ในบานหน้าต่างนำทาง ชี้ไปที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนคอลัมน์และการตั้งค่า

การเปลี่ยนแปลงทางโครงสร้างที่ทำที่รายการ SharePoint จะไม่มีแสดงโดยอัตโนมัติในตารางที่เชื่อมโยง เมื่อต้องการปรับปรุงตารางที่เชื่อมโยงด้วยการนำโครงสร้างรายการล่าสุดไปใช้ ให้คลิกขวาที่ตาราง Access ในบานหน้าต่างนำทาง ชี้ไปที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วคลิก ฟื้นฟูรายการ

ด้านบนของหน้า

ประสิทธิภาพ

ประสิทธิภาพของตาราง Access ที่เชื่อมโยงได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นเมื่อเปรียบเทียบกับรุ่นก่อนหน้า Access 2010 เพราะว่าข้อมูลจากรายการ SharePoint ที่เชื่อมโยงจะถูกทำให้ตรงกันกับตารางภายในเครื่องโดยอัตโนมัติ และผู้ใช้สามารถทำงานกับข้อมูลภายในเครื่องได้ตลอดเวลา

ด้านบนของหน้า

การแก้ไขจำนวนมาก

การทำรายการ SharePoint ให้ตรงกันกับ Access 2010 ทำให้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลรายการ SharePoint ของคุณจำนวนมากเป็นไปอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น เมื่อต้องการเพิ่ม ปรับปรุง หรือลบข้อมูลจำนวนมากจากรายการ SharePoint ให้เรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ปรับปรุงข้อมูล หรือลบข้อมูลใน Access 2010 แล้วเปิดหรือฟื้นฟูรายการ SharePoint

ด้านบนของหน้า

การใช้งานข้อมูลแบบออฟไลน์และการแก้ไขข้อขัดแย้ง

ถ้าคุณต้องการนำงานบางชิ้นกลับไปทำที่บ้านหรือระหว่างเดินทาง คุณสามารถใช้งานรายการ SharePoint ที่เชื่อมโยงแล้วแบบออฟไลน์ได้โดยใช้ Access 2010 ตัวอย่างเช่น บางทีคุณอาจต้องการให้แค็ตตาล็อกชิ้นส่วนกับลูกค้าขณะที่คุณอยู่บนรถ คุณสามารถทำงานกับข้อมูลของคุณใน Access 2010 จากนั้นทำข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงให้ตรงกันเมื่อคุณเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint อีกครั้งในภายหลัง

ถ้ามีความขัดแย้งเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้ามีบางคนปรับปรุงระเบียนเดียวกันบนเซิร์ฟเวอร์ หรือในขณะที่บุคคลนั้นกำลังทำงานแบบออฟไลน์ คุณสามารถแก้ไขความขัดแย้งนั้นได้เมื่อคุณกลับมาออนไลน์โดยใช้กล่องโต้ตอบ การแก้ไขความขัดแย้ง กล่องโต้ตอบนี้จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับความขัดแย้ง เช่น ทำไมจึงเกิดข้อผิดพลาด และให้ทางเลือกแก่คุณเพื่อลองส่งข้อมูลอีกครั้งหรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงของคุณ ถ้ามีข้อผิดพลาดหลายข้อ คุณสามารถดูรายละเอียดของข้อผิดพลาดแต่ละข้อด้วยการคลิกปุ่ม ก่อนหน้า และ ถัดไป ในกล่องโต้ตอบ ข้อผิดพลาดบางอย่างสามารถแก้ไขได้โดยการละทิ้งการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ด้านบนของหน้า

ข้อควรพิจารณาเมื่อทำข้อมูลให้ตรงกัน

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงข้อควรพิจารณาบางประการที่ควรจดจำเมื่อทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างรายการ SharePoint และตารางที่เชื่อมโยงของ Access

คุณลักษณะ

การเปรียบเทียบ

คอลัมน์

Access จะรองรับได้ไม่เกิน 256 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง ดังนั้นตารางที่เชื่อมโยงจะมีคอลัมน์ได้เพียง 256 คอลัมน์แรกเท่านั้น

โฟลเดอร์

แต่ละโฟลเดอร์ในรายการ SharePoint จะปรากฏเป็นระเบียนในตาราง Access รายการที่อยู่ภายในโฟลเดอร์จะปรากฏเป็นระเบียน ที่ด้านล่างระเบียนที่สัมพันธ์กับโฟลเดอร์นั้นในทันที

คอลัมน์ค้นหา

ถ้าคอลัมน์ค้นหาค่าในรายการอื่นและรายการที่สัมพันธ์กันนั้นไม่ได้มีอยู่ในฐานข้อมูล Access จะสร้างตารางที่เชื่อมโยงสำหรับรายการที่สัมพันธ์กันโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: คอลัมน์ชนิดบุคคลหรือกลุ่มเป็นคอลัมน์ค้นหาชนิดพิเศษซึ่งจะค้นหาค่าในรายการข้อมูลผู้ใช้ ถ้าคุณเชื่อมโยงไปยังรายการที่มีคอลัมน์บุคคลหรือกลุ่ม Access จะสร้างตารางที่เชื่อมโยงสำหรับรายการข้อมูลผู้ใช้โดยอัตโนมัติ

คอลัมน์จากการคำนวณ

ผลลัพธ์ในคอลัมน์จากการคำนวณจะแสดงในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แต่คุณไม่สามารถแสดงหรือปรับเปลี่ยนสูตรใน Access ได้

สิ่งที่แนบมา

คอลัมน์สิ่งที่แนบมาของรายการจะแสดงเป็นเขตข้อมูลชื่อ 'สิ่งที่แนบมา'

คอลัมน์แบบอ่านอย่างเดียว

คอลัมน์ที่เป็นแบบอ่านอย่างเดียวในรายการ SharePoint จะยังคงเป็นแบบอ่านอย่างเดียวใน Access นอกจากนี้ คุณไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนคอลัมน์ใน Access ได้

คอลัมน์ที่มีหลายค่า

คอลัมน์ชนิดทางเลือกหรือชนิดค้นหาสามารถมีค่าได้หลายค่า สำหรับคอลัมน์ดังกล่าว การดำเนินการเชื่อมโยงจะสร้างเขตข้อมูลที่สนับสนุนค่าหลายค่า โดยคอลัมน์ค้นหาที่มีหลายค่าจะถูกสร้างในตารางที่เชื่อมโยงถ้าคอลัมน์นั้นเป็นคอลัมน์ชนิดค้นหา

รายการที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

รายการต่อไปนี้เป็นรายการที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

  • แบบสำรวจ

  • กระดานอภิปราย

ด้านบนของหน้า

การทำรายการ SharePoint ให้ตรงกันกับ Access

  1. นำทางไปยังไซต์ SharePoint ที่มีรายการที่คุณต้องการจะทำให้ตรงกันกับโปรแกรมกระดาษคำนวณ

  2. คลิกที่ชื่อของรายการบน เปิดใช้ด่วน หรือคลิก การกระทำในไซต์ คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด และจากนั้นในส่วนของรายการที่เหมาะสม ให้คลิกชื่อของรายการ

    หมายเหตุ: ลักษณะที่ปรากฏและการนำทางของไซต์ SharePoint สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างมาก ถ้าคุณไม่พบตำแหน่งที่ตั้งของตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง เช่น คำสั่ง ปุ่ม หรือการเชื่อมโยง ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

  3. ใน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ และจากนั้นในกลุ่ม เชื่อมต่อและส่งออก ให้คลิก เปิดด้วย Access

  4. ระบุตำแหน่งที่ตั้งสำหรับฐานข้อมูลใหม่หรือฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูล

  5. เลือก เชื่อมโยงไปยังข้อมูลบนไซต์ SharePoint แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ:  คุณสามารถคลิก ส่งออกสำเนาของข้อมูล ได้ การส่งออกข้อมูลไม่เหมือนกับการเชื่อมโยงข้อมูล โดยจะเป็นการดำเนินการคัดลอกข้อมูลปัจจุบันเพียงครั้งเดียว และจะไม่สร้างการทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างตาราง Access กับรายการ SharePoint

  6. ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้ยืนยันการดำเนินการดังกล่าว ให้คลิก ตกลง

  7. ในกล่องโต้ตอบ ดาวน์โหลดแฟ้ม ให้คลิก เปิด

  8. ถ้าคุณถูกพร้อมท์ว่าจะเปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือไม่ ให้คลิก เปิดใช้งาน ถ้าคุณเชื่อว่าการเชื่อมต่อกับข้อมูลนั้นบนไซต์ SharePoint ปลอดภัยที่จะเปิดใช้งาน

Access 2010 จะสร้างตาราง Access ที่เชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint ตารางข้อมูลผู้ใช้ และตารางที่เชื่อมโยงเพิ่มเติมถ้ารายการ SharePoint มีคอลัมน์ค้นหา

ด้านบนของหน้า

การฟื้นฟูข้อมูลที่ทำให้ตรงกันแล้ว

คุณจะเห็นข้อมูลล่าสุดในแต่ละครั้งที่คุณเปิดรายการ SharePoint หรือตารางที่เชื่อมโยงของ Access ที่ทำข้อมูลให้ตรงกันแล้ว เมื่อต้องการให้แน่ใจว่าจะเห็นข้อมูลล่าสุดขณะเปิดรายการ SharePoint หรือตารางที่เชื่อมโยงของ Access คุณสามารถฟื้นฟูข้อมูลด้วยตนเอง

เมื่อต้องการฟื้นฟูข้อมูลที่ทำให้ตรงกันแล้ว ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • จาก Access 2010 ใน Ribbon ของตาราง Access ที่เชื่อมโยง บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ฟื้นฟู แล้วคลิก ฟื้นฟู

  • จากรายการ SharePoint ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ในมุมมองแผ่นข้อมูล ใน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ และในกลุ่ม แผ่นข้อมูล ให้คลิก ฟื้นฟูข้อมูล

    • ในมุมมองมาตรฐาน บนแถบที่อยู่ของ Internet Explorer ให้คลิก ฟื้นฟู หรือกด F5

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×