การจัดทำข้อมูลสรุปเพื่อให้ง่ายต่อการอ่านโดยใช้แบบสอบถามแบบตาราง

เมื่อต้องการสรุปข้อมูลใน Access ให้สามารถอ่านและเข้าใจได้ง่ายควรใช้คิวรีแบบตาราง คิวรีแบบตารางจะคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือฟังก์ชันการรวมอื่นๆ และจัดกลุ่มผลลัพธ์เป็นชุดค่าสองชุดได้แก่ ค่าที่อยู่ด้านข้างของแผ่นข้อมูล และอีกค่าที่อยู่ในแถบแนวนอนด้านบน บน Ribbon ให้คลิก สร้าง จากนั้นในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรี ในกล่องโต้ตอบ คิวรีใหม่ ให้ดับเบิลคลิกที่ ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง

ถ้าชุดข้อมูลหนึ่งชุดของส่วนหัวมีค่าวันที่ ตัวช่วยสร้างจะช่วยจัดกลุ่มระเบียนตามช่วงเวลามาตรฐาน เช่น เดือนหรือไตรมาส

ในบทความนี้

ภาพรวม

สร้างคิวรีแบบตารางโดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง

สร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

สร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง SQL

ใช้ช่วงหรือช่วงเวลาสำหรับส่วนหัว

พร้อมท์สำหรับพารามิเตอร์เพื่อจำกัดส่วนหัวของแถว

แทนที่ค่า null ด้วยศูนย์

เคล็ดลับคิวรีแบบตาราง

หมายเหตุ: คิวรีแบบตารางจะไม่พร้อมใช้งานในแอป Access บนเว็บ และจะได้รับสนับสนุนเพียงบางส่วนในฐานข้อมูลบนเว็บ โดยจะไม่สามารถใช้กับวัตถุบนเว็บได้

ภาพรวม

คิวรีแบบตารางคือชนิดของ เลือกคิวรี เมื่อคุณเรียกใช้คิวรีแบบตาราง ผลลัพธ์จะแสดงในแผ่นข้อมูลที่มีโครงสร้างแตกต่างจากแผ่นข้อมูลชนิดอื่นๆ

โครงสร้างของคิวรีแบบตารางอาจทำให้การอ่านง่ายขึ้นมากกว่าคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลทั่วไปที่แสดงข้อมูลเดียวกัน ตามที่แสดงในรูปภาพประกอบต่อไปนี้

คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีแบบตารางแสดงข้อมูลเดียวกัน

1. กลุ่มคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลนี้จัดกลุ่มข้อมูลสรุปในแนวตั้งเรียงตามพนักงานและประเภท

2. คิวรีแบบตารางสามารถแสดงข้อมูลเดียวกับ แต่จะจัดกลุ่มข้อมูลเป็นทั้งแนวนอนและแนวตั้ง เพื่อให้แผ่นข้อมูลมีความกระชับและอ่านได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณสร้างคิวรีแบบตาราง ให้คุณระบุเขตข้อมูลที่มีส่วนหัวของแถว เขตข้อมูลที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ และเขตข้อมูลที่มีค่าที่จะสรุป คุณสามารถใช้ได้เขตข้อมูลเดียวต่อครั้งเท่านั้นเมื่อคุณระบุส่วนหัวของคอลัมน์และค่าที่จะสรุป คุณสามารถใช้เขตข้อมูลได้สูงสุดสามเขตข้อมูลเมื่อคุณระบุส่วนหัวของแถว

คุณยังสามารถใช้นิพจน์เพื่อสร้างส่วนหัวของแถว ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือค่าที่จะสรุปได้อีกด้วย ดู ฟังก์ชันการรวม SQL สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ไดอะแกรมของคิวรีแบบตาราง

1. คอลัมน์หนึ่ง สอง หรือสามคอลัมน์ในด้านนี้ประกอบด้วยส่วนหัวของแถว ชื่อของเขตข้อมูลที่คุณใช้เป็นส่วนหัวของแถวจะปรากฏในแถวบนสุดของคอลัมน์เหล่านี้

2. ส่วนหัวของแถวจะปรากฏที่นี่ จำนวนแถวในแผ่นข้อมูลแบบตารางสามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณใช้เขตข้อมูลส่วนหัวของแถวมากกว่าหนึ่งแถว เนื่องจากการผสมผสานส่วนหัวของแถวแต่ละชุดจะปรากฏขึ้น

3. คอลัมน์ในด้านนี้ประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์และค่าสรุป โปรดสังเกตว่าชื่อเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ไม่ปรากฏบนแผ่นข้อมูล

4. ค่าโดยสรุปจะปรากฏที่นี่

วิธีการสร้างคิวรีแบบตารางของคุณ

ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง    ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางมักจะเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายที่สุดในการสร้างคิวรีแบบตาราง ซึ่งจะทำงานส่วนใหญ่ให้คุณ แต่ยังมีตัวเลือกบางอย่างที่ตัวช่วยสร้างไม่มี

ตัวช่วยสร้างมีประโยชน์เหล่านี้:

  • ใช้งานได้ง่าย เมื่อต้องการใช้ ให้คุณเริ่มตัวช่วยสร้าง แล้วตอบคำถามในชุดคำถามแนะนำ

  • ซึ่งสามารถจัดกลุ่มวันที่ให้เป็นช่วงเวลาโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณใช้เขตข้อมูลที่มีข้อมูล วันที่/เวลา สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะยังช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มวันที่ให้เป็นช่วงเวลา เช่น เดือนหรือไตรมาส

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการใช้ค่าจากเขตข้อมูล วันที่/เวลา สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ แต่ต้องการจัดกลุ่มวันที่ให้เป็นช่วงเวลาที่ไม่มีในตัวช่วยสร้าง เช่น ปีบัญชีหรือระยะเวลา 2 ปี อย่าใช้ตัวช่วยสร้างในการสร้างคิวรีของคุณ ให้สร้างคิวรีแบบตารางในมุมมองออกแบบแทน แล้วใช้นิพจน์เพื่อสร้างช่วงเวลา

  • ซึ่งสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้น คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างคิวรีแบบตารางพื้นฐานที่คุณต้องการ และปรับดีไซน์คิวรีให้ดีขึ้นโดยใช้มุมมอง ออกแบบ

อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้ตัวช่วยสร้าง คุณจะไม่สามารถ:

  • ใช้อย่างน้อยหนึ่งตารางหรือคิวรีเป็น แหล่งข้อมูลระเบียน

  • ใช้ นิพจน์ เพื่อสร้างเขตข้อมูล

  • เพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์

  • ระบุรายการของค่าคงที่ที่ใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์

    ในขั้นตอนสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง คุณสามารถเลือกที่จะปรับเปลี่ยนคิวรีในมุมมองออกแบบได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการออกแบบคิวรีที่ตัวช่วยสร้างไม่สนับสนุน เช่น แหล่งข้อมูลระเบียนเพิ่มเติม

ทำงานในมุมมองออกแบบ    มุมมองออกแบบจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมการออกแบบคิวรีของคุณ ซึ่งสนับสนุนฟีเจอร์ที่ไม่พร้อมใช้งานในตัวช่วยสร้าง

พิจารณาการใช้มุมมองออกแบบเพื่อสร้างคิวรีแบบตาราง ถ้าคุณต้องการ:

  • ควบคุมกระบวนการได้มากขึ้น ตัวช่วยสร้างจะตัดสินใจบางอย่างให้คุณ

  • ใช้อย่างน้อยหนึ่งตารางหรือคิวรีเป็นแหล่งข้อมูลระเบียน

  • เพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์ลงในคิวรีของคุณ

  • ใช้นิพจน์เป็นเขตข้อมูลในคิวรีของคุณ

  • ระบุรายการของค่าคงที่ที่ใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์

  • หลักปฏิบัติในการใช้ ตารางออกแบบ

เขียนคิวรีในมุมมอง SQL    คุณสามารถเขียนคิวรีแบบตารางในมุมมอง SQL ได้ ถ้าคุณต้องการ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถระบุชนิดข้อมูลพารามิเตอร์โดยใช้มุมมอง SQL ถ้าคุณต้องการใช้พารามิเตอร์ในคิวรีแบบตารางของคุณ คุณต้องระบุชนิดข้อมูลพารามิเตอร์โดยการปรับเปลี่ยนคิวรีของคุณในมุมมองออกแบบ

เคล็ดลับ: โปรดจำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการสร้างคิวรีแบบตารางเพียงวิธีเดียว คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างคิวรี แล้วใช้มุมมองออกแบบเพื่อปรับเปลี่ยนการออกแบบคิวรี

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบตารางโดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง

การใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางจำเป็นต้องให้คุณใช้ตารางหรือคิวรีเดียวเป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับคิวรีแบบตารางของคุณ ถ้าตารางเดียวไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการใส่ในคิวรีแบบตารางของคุณ ให้เริ่มต้นโดยการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล ให้ดูส่วน ดูเพิ่มเติม

สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะสร้างคิวรีแบบตารางโดยใช้ตาราง ผลิตภัณฑ์ จากฐานข้อมูลตัวอย่างของ Northwind เราต้องการแสดงจำนวนผลิตภัณฑ์ในแต่ละประเภทจากผู้จัดจำหน่ายทั้งหมด

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรี โปรดสังเกตว่า ถ้าคุณใช้ Access 2007 อยู่ ให้คลิก สร้าง > อื่นๆ > ตัวช่วยสร้างคิวรี

    กลุ่มคิวรีใน Ribbon ของ Access จะแสดงสองตัวเลือก: ตัวช่วยสร้างคิวรีและออกแบบคิวรี
  2. ในกล่องโต้ตอบ คิวรีใหม่ ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง แล้วคลิก ตกลง

    ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางจะเริ่มขึ้น

  3. บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้ในการสร้างคิวรีแบบตาราง สำหรับตัวอย่างนี้ ให้เลือกตาราง ผลิตภัณฑ์ แล้วคลิก ถัดไป

    ในตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง ให้เลือกตารางหรือคิวรี
  4. บนหน้าถัดไป ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นหัวเรื่องของแถว คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลได้สูงสุดสามเขตข้อมูล เพื่อใช้เป็นแหล่งที่มาของส่วนหัวของแถว แต่ยิ่งคุณใช้ส่วนหัวของแถวน้อยเท่าใด คุณก็สามารถอ่านแผ่นข้อมูลแบบตารางของคุณได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อใช้กับส่วนหัวของแถว ลำดับที่คุณเลือกเขตข้อมูลนั้นจะกำหนดลำดับเริ่มต้นสำหรับการเรียงลำดับผลลัพธ์ของคุณ

    สำหรับตัวอย่างนี้ ให้เลือก Supplier IDs.Value แล้วคลิกปุ่มที่มีสัญลักษณ์ > โปรดทราบว่า Access จะแสดงชื่อเขตข้อมูลทางด้านซ้ายของตัวอย่างคิวรีที่อยู่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

    เลือกเขตข้อมูลเพื่อแสดงเป็นหัวเรื่องของแถวบนตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง
  5. บนหน้าถัดไป ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์ โดยทั่วไปแล้ว คุณควรเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าสองถึงสามค่า เพื่อช่วยให้ผลลัพธ์ของคุณง่ายต่อการอ่าน ตัวอย่างเช่น การใช้เขตข้อมูลที่มีค่าเพียงสองถึงสามค่า (เช่น เพศ) อาจดีกว่าการใช้เขตข้อมูลที่มีได้หลายค่า (เช่น อายุ)

    ถ้าเขตข้อมูลที่คุณเลือกใช้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์มีประเภทข้อมูลวันที่/เวลา ตัวช่วยสร้างจะเพิ่มขั้นตอนที่ช่วยให้คุณระบุวิธีจัดกลุ่มวันที่เป็นช่วงเวลา เช่น เดือน หรือไตรมาส

    สำหรับตัวอย่างนี้ ให้เลือก ประเภท และโปรดทราบว่า Access จะแสดงชื่อประเภทตัวอย่างทางด้านบนของตัวอย่างคิวรีที่อยู่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

    เลือกเขตข้อมูลเพื่อแสดงเป็นหัวเรื่องของแถวบนตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง
  6. ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูล วันที่/เวลา สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ หน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างจะขอให้คุณระบุช่วงที่จะใช้จัดกลุ่มวันที่ คุณสามารถระบุ ปี ไตรมาส เดือน วันที่ หรือ วันที่/เวลา ถ้าคุณไม่ได้เลือกเขตข้อมูล วันที่/เวลา สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะข้ามหน้านี้ไป

  7. บนหน้าถัดไป ให้เลือกเขตข้อมูลและฟังก์ชันที่จะใช้ในการคำนวณค่าสรุป ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่คุณเลือกจะกำหนดฟังก์ชันที่สามารถใช้ได้

    ในหน้าเดียวกันนั้น เลือกหรือลบเครื่องหมายออกจากกล่องกาเครื่องหมาย ใช่ ใส่ผลรวมแถว เพื่อรวมหรือไม่รวมผลรวมแถว

    ถ้าคุณรวมผลรวมแถวไว้ คิวรีแบบตารางจะมีส่วนหัวของแถวเพิ่มซึ่งจะใช้เขตข้อมูลและฟังก์ชันเดียวกันกับค่าของเขตข้อมูล การรวมผลรวมแถวจะแทรกคอลัมน์เพิ่มเติมซึ่งจะสรุปคอลัมน์ที่เหลือ ตัวอย่างเช่น ถ้าคิวรีแบบตารางของคุณคำนวณอายุเฉลี่ยตามสถานที่และเพศ (โดยมีส่วนหัวของคอลัมน์เป็นเพศ) คอลัมน์ที่เพิ่มมาจะคำนวณอายุเฉลี่ยตามสถานที่สำหรับทุกเพศ

    สำหรับตัวอย่างนี้ ให้เลือก ID ในกล่อง เขตข้อมูล และ นับจำนวน ในกล่อง ฟังก์ชัน เพื่อให้ Access นับจำนวนผลิตภัณฑ์ในในแต่ละจุดของผู้จัดจำหน่ายและประเภท เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช่ ใส่ผลรวมแถว ไว้ Access จะสร้างคอลัมน์ที่รวมหมายเลขผลิตภัณฑ์จากผู้จัดจำหน่ายแต่ละราย คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

    เลือกเขตข้อมูลและฟังก์ชันเพื่อคำนวณในตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง
  8. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อคิวรีของคุณแล้วระบุว่าคุณต้องการดูผลลัพธ์หรือแก้ไขการออกแบบคิวรีหรือไม่

    คุณสามารถเปลี่ยนฟังก์ชันที่ใช้สร้างผลรวมแถวได้โดยการแก้ไขคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  9. ถ้าคุณทำตามตัวอย่างนี้โดยใช้ตาราง ผลิตภัณฑ์ จากฐานข้อมูล Northwind คิวรีแบบตารางจะแสดงรายชื่อผู้จัดจำหน่ายเป็นแถว ชื่อประเภทผลิตภัณฑ์เป็นคอลัมน์ และนับจำนวนผลิตภัณฑ์ในแต่ละจุด

    คิวรีแบบตารางจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูลที่มีผู้จัดจำหน่ายและประเภทผลิตภัณฑ์

ด้านบนของหน้า

เมื่อใช้มุมมองออกแบบในการสร้างคิวรีแบบตารางของคุณ คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลระเบียน (ตารางและคิวรี) ได้มากตามที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถออกแบบง่ายๆ โดยการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลก่อน แล้วส่งกลับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ แล้วใช้คิวรีนั้นเป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับคิวรีแบบตารางของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรีแบบใช้เลือก ให้ดูส่วน ดูเพิ่มเติม

เมื่อคุณสร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ คุณใช้แถว ผลรวม และ แบบตาราง ในตารางออกแบบเพื่อระบุว่าค่าของเขตข้อมูลใดที่จะกลายเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ ค่าของเขตข้อมูลใดที่จะกลายเป็นส่วนหัวของแถว และค่าของเขตข้อมูลใดบ้างที่จะรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวน หรือคำนวณด้านอื่นๆ

ส่วนต่างๆ ของคิวรีแบบตารางที่แสดงในมุมมอง ออกแบบ

1. การตั้งค่าในแถวเหล่านี้กำหนดว่าเขตข้อมูลนั้นเป็นส่วนหัวของแถว ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือค่าสรุปหรือไม่

2. การตั้งค่านี้จะแสดงค่าของเขตข้อมูลเป็นส่วนหัวของแถว

3. การตั้งค่านี้จะแสดงค่าของเขตข้อมูลเป็นส่วนหัวของคอลัมน์

4. การตั้งค่าเหล่านี้จะให้ค่าสรุป

สร้างคิวรี

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี โปรดทราบว่า ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิก สร้าง > อื่นๆ > การออกแบบคิวรี

    กลุ่มคิวรีใน Ribbon ของ Access จะแสดงสองตัวเลือก: ตัวช่วยสร้างคิวรีและออกแบบคิวรี
  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่แต่ละตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งระเบียน

    ถ้าคุณใช้แหล่งระเบียนมากกว่าหนึ่งแหล่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางหรือคิวรีถูกรวมกับเขตข้อมูลที่มีแหล่งระเบียนเหมือนกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมตารางและคิวรี ให้ดูที่ส่วน ดูเพิ่มเติม

  3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของคิวรี ให้คลิก ตาราง

  5. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่แต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งสำหรับส่วนหัวของแถว คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลสำหรับส่วนหัวของแถวได้สูงสุดสามเขตข้อมูล

  6. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวแต่ละเขตข้อมูล ให้เลือก ส่วนหัวของแถว

    คุณสามารถใส่นิพจน์ในแถว เกณฑ์ เพื่อจำกัดผลลัพธ์ของเขตข้อมูลนั้นได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แถว เรียงลำดับ เพื่อระบุการเรียงลำดับสำหรับเขตข้อมูลได้

  7. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ได้เพียงเขตข้อมูลเดียวเท่านั้น

  8. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ ให้เลือก ส่วนหัวของคอลัมน์

    คุณสามารถใส่นิพจน์ในแถว เกณฑ์ เพื่อจำกัดผลลัพธ์สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ได้ อย่างไรก็ตาม การใชันิพจน์เกณฑ์กับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์จะไม่จำกัดจำนวนคอลัมน์ที่คิวรีแบบตารางจะส่งกลับ แต่จะจำกัดคอลัมน์ที่มีข้อมูลอยู่แทน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีค่าที่เป็นไปได้สามค่า ได้แก่ สีแดง สีเขียว และสีน้ำเงิน ถ้าคุณนำเกณฑ์ ='สีน้ำเงิน' ไปใช้กับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ คิวรีแบบตารางจะยังคงแสดงคอลัมน์สำหรับสีแดง และคอลัมน์สำหรับสีเขียว แต่จะมีข้อมูลอยู่เฉพาะในคอลัมน์สีน้ำเงินเท่านั้น

    ถ้าคุณต้องการจำกัดค่าที่จะแสดงเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถระบุรายการของค่าคงที่ได้โดยใช้คุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ของคิวรี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูส่วนถัดไป

  9. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้คำนวณค่าสรุป คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่จะใช้กับค่าสรุปได้เพียงเขตข้อมูลเดียวเท่านั้น

  10. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว ผลรวม สำหรับเขตข้อมูลค่าสรุป ให้เลือกฟังก์ชันการรวมเพื่อใช้คำนวณค่า

  11. ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลค่าสรุป ให้เลือก ค่า

    คุณไม่สามารถระบุเกณฑ์สำหรับหรือเรียงลำดับเขตข้อมูลค่าสรุป

  12. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ระบุค่าคงที่สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์

ถ้าคุณต้องการระบุค่าคงที่เพื่อใช้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ของคิวรีได้

  1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่สามารถมองเห็นได้ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. ในแผ่นคุณสมบัติเหนือแท็บ ทั่วไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชนิดการเลือก คือ คุณสมบัติคิวรี ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น ให้คลิกบริเวณที่ว่างเหนือตารางออกแบบคิวรี

  4. ในแผ่นคุณสมบัติ ในแท็บ ทั่วไป ในคุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ใส่รายการค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์

    อักขระบางตัว (เช่น เครื่องหมายวรรคตอน) จะใช้ในส่วนหัวของคอลัมน์ไม่ได้ ถ้าคุณใช้อักขระเหล่านี้ในรายการค่าของคุณ Access จะใช้เครื่องหมายขีดล่าง (_) แทนที่แต่ละอักขระเหล่านั้น

ไวยากรณ์ SQL สำหรับคิวรีแบบตาราง

คิวรีแบบตารางจะแสดงใน SQL เป็นคำสั่ง TRANSFORM คำสั่ง TRANSFORM มีไวยากรณ์ต่อไปนี้:

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
PIVOT pivotfield [IN (value1[, value2[, ...]])]

คำสั่ง TRANSFORM มีส่วนต่างๆ ดังนี้:

ส่วน

คำอธิบาย

aggfunction

ฟังก์ชันการรวม SQL ที่ทำงานบนข้อมูลที่เลือก

selectstatement

คำสั่ง SELECT

pivotfield

เขตข้อมูลหรือ นิพจน์ ที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างส่วนหัวของคอลัมน์ในชุดผลลัพธ์ของคิวรี

value1, value2

ค่าคงที่ที่ใช้ในการสร้างส่วนหัวของคอลัมน์

มุมมอง SQL จะไม่จำกัดจำนวนตารางหรือคิวรีที่คุณใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับคิวรีแบบตาราง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ออกแบบง่ายๆ โดยการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล แล้วส่งกลับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อใช้ในคิวรีแบบตาราง แล้วใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลนั้นเป็นแหล่งข้อมูลระเบียน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรีแบบใช้เลือก ให้ดูส่วน ดูเพิ่มเติม

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่มอื่นๆ ให้คลิก การออกแบบคิวรี

  2. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมอง SQL

  4. ในแท็บ วัตถุ SQL ให้พิมพ์หรือวาง SQL ต่อไปนี้:

    TRANSFORM 
    SELECT
    FROM
    GROUP BY
    PIVOT
    ;
  5. บนบรรทัดแรก หลังจาก TRANSFORM ให้พิมพ์นิพจน์ที่จะใช้คำนวณค่าสรุป ตัวอย่างเช่น Sum([Amount])

    ถ้าคุณกำลังใช้มากกว่าหนึ่งตารางหรือคิวรีเป็นแหล่งข้อมูลระเบียน ให้ใส่ชื่อตารางหรือคิวรีเป็นส่วนหนึ่งของแต่ละชื่อเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น Sum([ค่าใช้จ่าย].[จำนวน])

  6. บนบรรทัดที่สอง หลังจาก SELECT ให้พิมพ์รายการเขตข้อมูลหรือนิพจน์เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับส่วนหัวของแถว แยกรายการโดยใช้เครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น [งบประมาณ].[Dept_ID], [ค่าใช้จ่าย][ชนิด]

  7. บนบรรทัดที่สาม หลังจาก FROM ให้พิมพ์รายการตารางหรือคิวรีที่คุณกำลังใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียน ตัวอย่างเช่น งบประมาณ, ค่าใช้จ่าย

  8. บนบรรทัดที่สี่ หลังจาก GROUP BY ให้พิมพ์รายการเขตข้อมูลที่คุณใช้ในส่วนคำสั่ง SWLWCT ในขั้นตอนที่ 6

  9. บนบรรทัดที่ห้า หลังจาก PIVOT ให้พิมพ์ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณต้องการใช้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น PIVOT [งบประมาณ].[ปี]

เมื่อต้องการเพิ่มลำดับการจัดเรียงให้กับคิวรีแบบตารางในมุมมอง SQL ให้ใช้ส่วนคำสั่ง ORDER BY

  1. แทรกบรรทัดระว่างส่วนคำสั่ง GROUP BY และส่วนคำสั่ง PIVOT

  2. บนบรรทัดใหม่ ให้พิมพ์ ORDER BY ตามด้วยช่องว่าง

  3. พิมพ์ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่คุณต้องการจัดเรียง ตัวอย่างเช่น ORDER BY [ค่าใช้จ่าย].[Expense_Class]

    ตามค่าเริ่มต้น ส่วนคำสั่ง ORDER BY จะจัดเรียงตามลำดับน้อยไปหามาก ถ้าคุณต้องการเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย ให้พิมพ์ DESC ต่อจากชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์

  4. ถ้าคุณต้องการจัดเรียงเขตข้อมูลหรือนิพจน์เพิ่มเติม ให้พิมพ์เครื่องหมายจุลภาค แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์เพิ่มเติม การเรียงลำดับมีไว้เพื่อให้เขตข้อมูลหรือนิพจน์ปรากฎในส่วนคำสั่ง ORDER BY

  • ที่ส่วนท้ายของส่วนคำสั่ง PIVOT ในมุมมอง SQL ของคิวรีแบบตาราง ให้พิมพ์ IN ตามด้วยรายการค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (อยู่ในวงเล็บ) เพื่อใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น IN (2007, 2008, 2009, 2010) จะสร้างหัวเรื่องของคอลัมน์สี่หัวเรื่อง: 2007, 2008, 2009, 2010

ถ้าคุณระบุค่าคงที่ที่ไม่สอดคล้องกับค่าของเขตข้อมูลจากเขตข้อมูล Pivot ค่าคงที่จะกลายเป็นส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับคอลัมน์ว่าง

  1. แทรกบรรทัดใหม่ต่อจากส่วนคำสั่ง FROM ในมุมมอง SQL ของคิวรีแบบตารางของคุณ

  2. พิมพ์ WHERE ตามด้วยเกณฑ์เขตข้อมูล

    ถ้าคุณต้องการใช้เกณฑ์เพิ่มเติม คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการ AND และ OR เพื่อขยายส่วนคำสั่ง WHERE ของคุณ คุณยังสามารถใช้วงเล็บเพื่อจัดกลุ่มเกณฑ์ให้เป็นชุดตรรกะ

ในบางครั้ง แทนที่จะใช้ทุกค่าของเขตข้อมูลสำหรับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ คุณอาจต้องการจัดกลุ่มค่าของเขตข้อมูลให้เป็นช่วง แล้วใช้ช่วงเหล่านั้นสำหรับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้เขตข้อมูล “อายุ” สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ แทนที่จะใช้คอลัมน์สำหรับแต่ละอายุ คุณอาจใช้คอลัมน์ที่แสดงช่วงอายุแทน

คุณสามารถใช้ ฟังก์ชัน IIf ในนิพจน์เพื่อสร้างช่วงที่จะใช้สำหรับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์

เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการสร้างช่วงที่มีเขตข้อมูลวันที่/เวลา ให้พิจารณาใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง ตัวช่วยสร้างช่วยให้คุณจัดกลุ่มวันที่ออกเป็นช่วงของ ปี ไตรมาส เดือน วันที่ หรือ วันที่/เวลา ได้ ถ้าไม่มีช่วงเวลาที่คุณต้องการ คุณควรสร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ และใช้เทคนิคที่อธิบายไว้ในส่วนนี้เพื่อสร้างช่วงเวลาที่คุณต้องการ

  1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  2. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เขตข้อมูล ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ว่าง แล้วคลิก ย่อ/ขยาย ที่เมนูทางลัด

  3. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์ นามแฝงของเขตข้อมูล ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:)

  4. พิมพ์ IIf().

  5. ภายในวงเล็บที่ต่อจาก IIf ให้พิมพ์นิพจน์การเปรียบเทียบซึ่งระบุช่วงแรกของค่าเขตข้อมูล

    ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังสร้างช่วงสำหรับเขตข้อมูลอายุ และต้องการให้แต่ละช่วงมีค่าเท่ากับยี่สิบปี นิพจน์เปรียบเทียบสำหรับช่วงแรก คือ [Age]<21

  6. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังนิพจน์เปรียบเทียบ แล้วพิมพ์ชื่อของช่วงภายในเครื่องหมายอัญประกาศ ชื่อที่คุณระบุคือ ส่วนหัวแบบตารางสำหรับค่าที่อยู่ภายในช่วงดังกล่าว

    เช่น หลัง [Age]<21 ให้พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคตามด้วย "0-20 years"

  7. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อช่วง (นอกเครื่องหมายคำพูด) จากนั้นทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งดังนี้

    • ในการสร้างช่วงอื่น ให้พิมพ์ IIf() และทำซ้ำตามขั้นตอนที่ 5, 6 และ 7

    • สำหรับช่วงสุดท้าย ให้พิมพ์ชื่อสำหรับช่วง

      ตัวอย่างเช่น นิพจน์ IIf ที่ซ้อนกันทั้งหมดซึ่งแยกเขตข้อมูลอายุเป็นช่วงยี่สิบปีอาจมีลักษณะดังนี้ (เพิ่มตัวแบ่งบรรทัดเพื่อให้อ่านได้อย่างสะดวก):

      IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))

      หมายเหตุ: เมื่อ Access ประเมินนิพจน์ การประเมินจะถูกหยุดทันทีที่คำสั่งใดคำสั่งหนึ่งของ IIf เป็นจริง คุณไม่จำเป็นต้องระบุจุดต่ำสุดของแต่ละช่วง เนื่องจากค่าใดๆ ก็ตามที่อยู่ภายใต้จุดต่ำสุดของช่วงที่ระบุจะถูกประเมินว่าเป็นจริง

  8. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว ผลรวม ให้เลือก จัดกลุ่มตาม

  9. ในแถว แบบตาราง ให้ระบุว่าจะใช้ช่วงเป็นส่วนหัวของแถวหรือส่วนหัวของคอลัมน์ โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถระบุส่วนหัวของแถวได้หนึ่งถึงสามค่า และระบุส่วนหัวของคอลัมน์ได้ค่าเดียว

คุณอาจต้องการให้คิวรีแบบตารางของคุณพร้อมท์ให้ใส่ข้อมูลเมื่อมีการเรียกใช้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังใช้ส่วนหัวของแถวหลายส่วน โดยที่หนึ่งในนั้นคือ ประเทศ/ภูมิภาค แทนที่จะให้แสดงข้อมูลของแต่ละประเทศหรือแต่ละภูมิภาคทุกครั้ง คุณอาจต้องการให้คิวรีของคุณพร้อมท์สำหรับใส่ชื่อ แล้วจึงแสดงข้อมูลตามค่าที่ผู้ใช้ใส่

คุณสามารถเพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์ให้กับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวใดก็ได้

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์ลงในเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ แต่จะไม่จำกัดคอลัมน์ที่ปรากฎขึ้น

  1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  2. ในแถว เกณฑ์ สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวที่คุณต้องการพร้อมท์ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูล ให้พิมพ์ข้อความคำถามภายในวงเล็บเหลี่ยม ข้อความคำถามดังกล่าวจะปรากฏเป็นพร้อมท์เมื่อมีการเรียกใช้คิวรี

    เช่น ถ้าคุณพิมพ์ [Which country or region?] ในแถว เกณฑ์ เมื่อเรียกใช้คิวรี กล่องโต้ตอบจะปรากฏคำถาม "Which country or region?" พร้อมช่องให้ใส่ค่า และปุ่ม ตกลง

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการให้พารามิเตอร์ของคุณมีความยืดหยุ่น ให้เชื่อมโยงนิพจน์ของคุณด้วยอักขระตัวแทน โดยใช้ตัวดำเนินการ Like ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้ [ประเทศหรือภูมิภาคใด] เป็นเกณฑ์ของคุณ คุณสามารถใช้ Like [ประเทศหรือภูมิภาคของคุณ]&"*" เพื่อทำให้พารามิเตอร์ตรงกับช่วงของค่าที่ใส่มากยิ่งขึ้น การใช้ Like จะไม่เปลี่ยนแปลงลักษณะที่ปรากฏของพร้อมท์พารามิเตอร์

  3. ที่แท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน คลิกที่ พารามิเตอร์

  4. ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์คิวรี ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้ใส่พร้อมท์พารามิเตอร์เดียวกันกับที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ใส่เครื่องหมายวงเล็บเหลี่ยม แต่อย่าใช้อักขระตัวแทนที่เชื่อมโยงหรือตัวดำเนินการ Like

  5. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ ชนิดข้อมูลดังกล่าวควรตรงกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลส่วนหัวของแถว

ถ้าเขตข้อมูลที่คุณใช้คำนวณค่าสรุปในคิวรีแบบตารางของคุณมีค่า Null ฟังก์ชันการรวมที่คุณใช้จะละเว้นค่าเหล่านั้น สำหรับฟังก์ชันการรวมบางฟังก์ชัน อาจมีผลกับผลลัพธ์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคำนวณค่าเฉลี่ย ให้คุณบวกค่าทั้งหมดและหารผลลัพธ์ที่ได้ด้วยจำนวนของค่า แต่ถ้าเขตข้อมูลมีค่า Null ค่า Null เหล่านั้นจะไม่ถูกนับรวมเป็นส่วนหนึ่งของจำนวนค่า

ในบางกรณี คุณอาจต้องการแทนที่ค่า Null ด้วยศูนย์ เพื่อว่าค่าดังกล่าวจะถูกนับรวมด้วยในระหว่างการคำนวณการรวม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Nz เพื่อแทนที่ค่า Null ด้วยศูนย์ได้

ไวยากรณ์ Nz

Nz ( variant [, valueifnull ] )

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน Nz มีอาร์กิวเมนต์ดังนี้

อาร์กิวเมนต์

คำอธิบาย

variant

(ต้องระบุ) ตัวแปรของชนิดข้อมูล Variant

valueifnull

จะมีหรือไม่มีก็ได้ (ยกเว้นถ้าใช้ในคิวรี) Variant ที่ให้ค่าที่จะถูกส่งกลับ ถ้าอาร์กิวเมนต์ variant เป็น Null อาร์กิวเมนต์นี้จะทำให้คุณสามารถส่งกลับค่าอื่นนอกเหนือจากศูนย์ หรือสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ได้

หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้ฟังก์ชัน Nz ในนิพจน์ในคิวรีโดยไม่ใช้อาร์กิวเมนต์ valueifnull ผลลัพธ์จะเป็นสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ในเขตข้อมูลที่มีค่า Null

  1. เมื่อเปิดคิวรีไว้ในมุมมอง ออกแบบ ในตารางการออกแบบคิวรี คลิกขวาที่เขตข้อมูล ค่า

  2. ในเมนูทางลัด คลิก ย่อ/ขยาย

  3. ในช่อง ย่อ/ขยาย ให้ใส่วงเล็บคร่อมชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ และพิมพ์ Nz ไว้หน้าวงเล็บ

  4. พิมพ์ , 0 ภายในวงเล็บขวาเท่านั้น

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Nz กับเขตข้อมูลที่ชื่อ "Hours Lost" เพื่อเปลี่ยนค่า Null เป็นศูนย์ นิพจน์ที่เสร็จสมบูรณ์แล้วของคุณจะมีลักษณะดังนี้

Nz([Hours Lost], 0)

  • ทำให้เรียบง่ายเข้าไว้    คิวรีแบบตารางอาจอ่านได้ยากเมื่อมีแถวต่างๆ เพิ่มมากขึ้น อย่าใช้ส่วนหัวของแถวเกินกว่าที่คุณต้องการ

  • ให้พิจารณาสร้างตารางของคุณตามขั้นตอน    อย่าจำกัดอยู่ที่การใช้ตารางเพียงอย่างเดียว คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสร้าง คิวรีแบบใช้หาผลรวม จากนั้นจึงใช้คิวรีดังกล่าวเป็นแหล่งระเบียนสำหรับคิวรีแบบตาราง

  • เลือกเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ของคุณอย่างรอบคอบ    แผ่นข้อมูลตารางมีแนวโน้มที่จะอ่านง่ายขึ้นเมื่อจำนวนส่วนหัวของคอลัมน์ยังคงมีจำนวนไม่มากนัก เมื่อคุณระบุเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นหัวข้อแล้ว ให้พิจารณาใช้เขตข้อมูลที่มีค่าที่แตกต่างกันน้อยที่สุดเพื่อสร้างส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคิวรีของคุณคำนวณค่าตามอายุและเพศ ให้พิจารณาใช้เพศสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์แทนอายุ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้ว เพศจะมีจำนวนค่าที่เป็นไปได้น้อยกว่าอายุ

  • ใช้คิวรีย่อยในส่วนคำสั่ง WHERE    คุณสามารถใช้คิวรีย่อยเป็นส่วนหนึ่งของส่วนคำสั่ง WHERE ในคิวรีแบบตาราง

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างง่าย

ผสานตารางและคิวรี

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×