การจัดทำข้อมูลสรุปเพื่อให้ง่ายต่อการอ่านโดยใช้คิวรีแบบตาราง

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

การสรุปข้อมูลให้สามารถอ่านและเข้าใจได้ง่ายควรใช้คิวรีแบบตาราง คิวรีแบบตารางจะคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือฟังก์ชันการรวมอื่นๆ และจัดกลุ่มผลลัพธ์เป็นชุดค่าสองชุดได้แก่ ค่าที่อยู่ด้านข้างของแผ่นข้อมูล และอีกค่าที่อยู่ในแถบแนวนอนด้านบน บน Ribbon ให้คลิก สร้าง จากนั้นในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรี ในกล่องโต้ตอบ คิวรีใหม่ ให้ดับเบิลคลิกที่ ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง

ถ้าชุดข้อมูลหนึ่งชุดของส่วนหัวมีค่าวันที่ ตัวช่วยสร้างจะช่วยจัดกลุ่มระเบียนตามช่วงเวลามาตรฐาน เช่น เดือนหรือไตรมาส

หมายเหตุ: คิวรีแบบตารางไม่มีในแอป Access และได้รับการสนับสนุนแค่บางส่วนในฐานข้อมูลบนเว็บ และใช้ไม่ได้กับวัตถุบนเว็บทุกชนิด เมื่อต้องการใช้คิวรีแบบตารางในฐานข้อมูลเว็บให้เปิดฐานข้อมูลด้วย Access ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอป Access โปรดดูที่ สร้างแอป Access สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บ ให้ดูบทความ การแก้ไขหรือประกาศฐานข้อมูลเว็บบน SharePoint 2010

ในบทความนี้

ภาพรวม

สร้างคิวรีแบบตาราง

ใช้ช่วงหรือช่วงเวลาสำหรับส่วนหัว

พร้อมท์สำหรับพารามิเตอร์เพื่อจำกัดส่วนหัวของแถว

แทนที่ค่า null ด้วยศูนย์

เคล็ดลับคิวรีแบบตาราง

ภาพรวม

คิวรีแบบตารางเป็นเลือกคิวรีชนิดหนึ่ง ใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูลที่สรุป เช่น ผลรวม, ค่าเฉลี่ย, นับจำนวน และฟังก์ชันที่คล้ายกัน โดยแบ่งเป็นสองประเภท หนึ่งในนั้นมักเป็นประเภทที่แบ่งตามช่วงเวลา ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ตารางเพื่อแสดงยอดขายรวมเรียงตามภูมิภาคต่อเดือน การจัดเรียงผลลัพธ์ในคิวรีแบบตารางช่วยให้อ่านได้ง่ายกว่าคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลทั่วไป ซึ่งแสดงข้อมูลเดียวกันดังที่แสดงตามภาพประกอบต่อไปนี้

คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีแบบตารางแสดงข้อมูลเดียวกัน

1. กลุ่มคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลนี้จัดกลุ่มข้อมูลสรุปในแนวตั้งเรียงตามพนักงานและประเภท

2. คิวรีแบบตารางนี้แสดงข้อมูลเดียวกันซึ่งถูกจัดกลุ่มทั้งในแนวตั้งและแนวนอน

เมื่อคุณสร้างคิวรีแบบตาราง ให้คุณระบุเขตข้อมูลที่มีส่วนหัวของแถว เขตข้อมูลที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ และเขตข้อมูลที่มีค่าที่จะสรุป คุณสามารถใช้ได้เขตข้อมูลเดียวต่อครั้งเท่านั้นเมื่อคุณระบุส่วนหัวของคอลัมน์และค่าที่จะสรุป คุณสามารถใช้เขตข้อมูลได้สูงสุดสามเขตข้อมูลเมื่อคุณระบุส่วนหัวของแถว

คุณยังสามารถใช้นิพจน์เพื่อสร้างส่วนหัวของแถว ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือค่าที่จะสรุปได้อีกด้วย

ไดอะแกรมของคิวรีแบบตาราง

1. คอลัมน์หนึ่ง สอง หรือสามคอลัมน์ในด้านนี้ประกอบด้วยส่วนหัวของแถว ชื่อของเขตข้อมูลที่คุณใช้เป็นส่วนหัวของแถวจะปรากฏในแถวบนสุดของคอลัมน์เหล่านี้

2. ส่วนหัวของแถวจะปรากฏที่นี่ จำนวนแถวในแผ่นข้อมูลแบบตารางสามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณใช้เขตข้อมูลส่วนหัวของแถวมากกว่าหนึ่งแถว เนื่องจากการผสมผสานส่วนหัวของแถวแต่ละชุดจะปรากฏขึ้น

3. คอลัมน์ในด้านนี้ประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์และค่าสรุป โปรดสังเกตว่าชื่อเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ไม่ปรากฏบนแผ่นข้อมูล

4. ค่าโดยสรุปจะปรากฏที่นี่

ประโยชน์ของการใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง

  • คุณสามารถจัดกลุ่มวันที่ตามช่วงเวลาได้โดยอัตโนมัติ     ถ้าส่วนหัวของคอลัมน์มีข้อมูลวันที่/เวลา ตัวช่วยสร้างช่วยให้คุณจัดกลุ่มวันที่ตามช่วงเวลามาตรฐาน เช่น เดือนหรือไตรมาส

    หมายเหตุ: ถ้าต้องการใช้ช่วงเวลาที่คุณไม่เห็นในตัวช่วยสร้าง (ตัวอย่างเช่น ปีงบประมาณหรือระยะเวลาสองปี) ดังนั้นตัวช่วยสร้างจะไม่ช่วยงานใดๆ ให้คุณเลย เมื่อต้องการใช้ช่วงเวลาแบบกำหนดเองให้ สร้างคิวรีแบบตารางด้วยตนเองในมุมมอง ออกแบบ แล้วใช้นิพจน์เพื่อสร้างช่วงเวลาแบบกำหนดเอง

  • คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้     ใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างคิวรีแบบตารางพื้นฐานที่คุณต้องการ และปรับดีไซน์คิวรีให้ดีขึ้นโดยใช้มุมมอง ออกแบบ

ฟีเจอร์แบบตารางพร้อมให้ใช้งานในมุมมอง ออกแบบ

  • ทำให้คิวรีขอข้อมูลป้อนเข้า (เพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์)    เมื่อคุณเพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์ แบบสอบถามจะแสดงกล่องโต้ตอบ และใช้สำหรับการป้อนค่าที่เพื่อหาข้อมูลที่จะรวมไว้ ตัวอย่างเช่น สมมติคุณมีตัวแบบตารางที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามประเภทผลิตภัณฑ์ – แต่คุณต้องการดูข้อมูลของภูมิภาคหนึ่งครั้งเท่านั้น คุณสามารถใช้พารามิเตอร์เพื่อทำแบบสอบถามที่ถามภูมิภาคใดที่จะใช้

  • ใช้นิพจน์เป็นเขตข้อมูลในคิวรีของคุณ    ในบางครั้งคุณจำเป็นต้องรองคำนวณหรือฟังก์ชันอื่นกับข้อมูลสำหรับเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้ามีค่า null ใด ๆ ในข้อมูลของคุณ ผลลัพธ์แบบตารางของคุณอาจไม่ถูกต้อง หรือทำให้เสร็จสมบูรณ์ เมื่อต้องการแก้ไขคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Nz ไปยังเขตข้อมูลที่ – ซึ่งแทนที่ค่า null ด้วยศูนย์

  • ระบุรายการของค่าคงที่เพื่อใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์    คุณอาจพบว่า คุณต้องการแทนที่ส่วนหัวของคอลัมน์ ด้วยค่าของคุณเอง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีช่วงเวลาสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ พวกเขาอาจไม่ได้เรียงลำดับตามคุณต้องการ ไม่มีปัญหา – เพียงแทนที่ ด้วยค่าที่จะเรียงลำดับอย่างถูกต้อง

เมื่อคุณสร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ คุณใช้แถว ผลรวม และ แบบตาราง ในตารางออกแบบเพื่อระบุว่าค่าของเขตข้อมูลใดที่จะกลายเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ ค่าของเขตข้อมูลใดที่จะกลายเป็นส่วนหัวของแถว และค่าของเขตข้อมูลใดบ้างที่จะรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวน หรือคำนวณด้านอื่นๆ

ส่วนต่างๆ ของคิวรีแบบตารางที่แสดงในมุมมอง ออกแบบ

1. การตั้งค่าในแถวเหล่านี้กำหนดว่าเขตข้อมูลนั้นเป็นส่วนหัวของแถว ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือค่าสรุปหรือไม่

2. การตั้งค่านี้จะแสดงค่าของเขตข้อมูลเป็นส่วนหัวของแถว

3. การตั้งค่านี้จะแสดงค่าของเขตข้อมูลเป็นส่วนหัวของคอลัมน์

4. การตั้งค่าเหล่านี้จะให้ค่าสรุป

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบตาราง

เริ่มต้นด้วยตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง

ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางช่วยให้คุณเลือกใช้ตารางหรือคิวรีเดียวเป็นแหล่งระเบียนสำหรับคิวรีแบบตารางของคุณ ถ้าตารางตารางเดียวไม่ได้มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในคิวรีแบบตาราง ให้เริ่มต้นด้วยการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่จะส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล ให้ดูที่ บทนำสู่คิวรี

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรี

  2. ในกล่องโต้ตอบ คิวรีใหม่ ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง แล้วคลิก ตกลง

    ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางจะเริ่มขึ้น

  3. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้สร้างคิวรีแบบตาราง

  4. ในหน้าถัดไป ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของแถว

    คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลได้สูงสุดสามเขตข้อมูล เพื่อใช้เป็นแหล่งที่มาของส่วนหัวของแถว แต่การใช้ส่วนหัวของแถวยิ่งน้อยเท่าไหร่ ก็ยิ่งง่ายต่อการอ่านแผ่นข้อมูลแบบตารางของคุณ

    หมายเหตุ: ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อใช้กับส่วนหัวของแถว ลำดับที่คุณเลือกเขตข้อมูลนั้นจะกำหนดลำดับเริ่มต้นสำหรับการเรียงลำดับผลลัพธ์ของคุณ

  5. ในหน้าถัดไป เลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์

    โดยทั่วไปแล้ว คุณควรเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าสองถึงสามค่า เพื่อช่วยให้ผลลัพธ์ของคุณง่ายต่อการอ่าน ตัวอย่างเช่น การใช้เขตข้อมูลที่มีค่าเพียงสองถึงสามค่า (เช่น เพศ) อาจดีกว่าการใช้เขตข้อมูลที่มีได้หลายค่า (เช่น อายุ)

    ถ้าเขตข้อมูลที่คุณเลือกใช้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์มีประเภทข้อมูลวันที่/เวลา ตัวช่วยสร้างจะเพิ่มขั้นตอนที่ช่วยให้คุณระบุวิธีจัดกลุ่มวันที่เป็นช่วงเวลา เช่น เดือน หรือไตรมาส

  6. ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูล วันที่/เวลา สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ หน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างจะขอให้คุณระบุช่วงที่จะใช้จัดกลุ่มวันที่ คุณสามารถระบุ ปี ไตรมาส เดือน วันที่ หรือ วันที่/เวลา ถ้าคุณไม่ได้เลือกเขตข้อมูล วันที่/เวลา สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะข้ามหน้านี้ไป

  7. บนหน้าถัดไป เลือกเขตข้อมูลและฟังก์ชันจะใช้เพื่อคำนวณค่าสรุป ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่คุณเลือกกำหนดฟังก์ชันใดจะใช้งาน

  8. ในหน้าเดียวกันนั้น เลือกหรือลบเครื่องหมายออกจากกล่องกาเครื่องหมาย ใช่ ใส่ผลรวมแถว เพื่อรวมหรือไม่รวมผลรวมแถว

    ถ้าคุณรวมผลรวมแถวไว้ คิวรีแบบตารางจะมีส่วนหัวของแถวเพิ่มซึ่งจะใช้เขตข้อมูลและฟังก์ชันเดียวกันกับค่าของเขตข้อมูล การรวมผลรวมแถวจะแทรกคอลัมน์เพิ่มเติมซึ่งจะสรุปคอลัมน์ที่เหลือ ตัวอย่างเช่น ถ้าคิวรีแบบตารางของคุณคำนวณอายุเฉลี่ยตามสถานที่และเพศ (โดยมีส่วนหัวของคอลัมน์เป็นเพศ) คอลัมน์ที่เพิ่มมาจะคำนวณอายุเฉลี่ยตามสถานที่สำหรับทุกเพศ

    คุณสามารถเปลี่ยนฟังก์ชันที่ใช้สร้างผลรวมแถวได้โดยการแก้ไขคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  9. ในหน้าถัดไปของตัวช่วย พิมพ์ชื่อคิวรีของคุณแล้วระบุว่าคุณต้องการดูผลลัพธ์หรือแก้ไขการออกแบบคิวรีหรือไม่

สร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ ด้วยตนเอง

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่แต่ละตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งระเบียน

    ถ้าคุณใช้แหล่งระเบียนหลาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ตารางหรือคิวรีจะรวมบนเขตข้อมูลที่พวกเขามีเหมือนกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมตารางและคิวรี อ้างอิงไปยังส่วนดูเพิ่มเติม

  3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของคิวรี ให้คลิก ตาราง

  5. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่แต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งสำหรับส่วนหัวของแถว คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลสำหรับส่วนหัวของแถวได้สูงสุดสามเขตข้อมูล

  6. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวแต่ละเขตข้อมูล ให้เลือก ส่วนหัวของแถว

    คุณสามารถใส่นิพจน์ในแถว เกณฑ์ เพื่อจำกัดผลลัพธ์ของเขตข้อมูลนั้นได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แถว เรียงลำดับ เพื่อระบุการเรียงลำดับสำหรับเขตข้อมูลได้

  7. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ได้เพียงเขตข้อมูลเดียวเท่านั้น

  8. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ ให้เลือก ส่วนหัวของคอลัมน์

    คุณสามารถใส่นิพจน์ในแถว เกณฑ์ เพื่อจำกัดผลลัพธ์สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ได้ อย่างไรก็ตาม การใชันิพจน์เกณฑ์กับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์จะไม่จำกัดจำนวนคอลัมน์ที่คิวรีแบบตารางจะส่งกลับ แต่จะจำกัดคอลัมน์ที่มีข้อมูลอยู่แทน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีค่าที่เป็นไปได้สามค่า ได้แก่ สีแดง สีเขียว และสีน้ำเงิน ถ้าคุณนำเกณฑ์ ='สีน้ำเงิน' ไปใช้กับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ คิวรีแบบตารางจะยังคงแสดงคอลัมน์สำหรับสีแดง และคอลัมน์สำหรับสีเขียว แต่จะมีข้อมูลอยู่เฉพาะในคอลัมน์สีน้ำเงินเท่านั้น

    ถ้าคุณต้องการจำกัดค่าที่จะแสดงเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถระบุรายการของค่าคงที่ได้โดยใช้คุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ของคิวรี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การระบุค่าคงที่สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์

  9. ในหน้าต่างการออกแบบคิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้คำนวณค่าสรุป คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่จะใช้กับค่าสรุปได้เพียงเขตข้อมูลเดียวเท่านั้น

  10. ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถว ผลรวม สำหรับเขตข้อมูลค่าสรุป ให้เลือกฟังก์ชันการรวมเพื่อใช้คำนวณค่า

  11. ในแถว แบบตาราง สำหรับเขตข้อมูลค่าสรุป ให้เลือก ค่า

    คุณไม่สามารถระบุเกณฑ์สำหรับหรือเรียงลำดับเขตข้อมูลค่าสรุป

  12. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ระบุค่าคงที่สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์

ถ้าคุณต้องการระบุค่าคงที่เพื่อใช้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ของคิวรีได้

  1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่สามารถมองเห็นได้ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. ในแผ่นคุณสมบัติเหนือแท็บ ทั่วไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชนิดการเลือก คือ คุณสมบัติคิวรี ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น ให้คลิกบริเวณที่ว่างเหนือตารางออกแบบคิวรี

  4. ในแผ่นคุณสมบัติ ในแท็บ ทั่วไป ในคุณสมบัติ ส่วนหัวของคอลัมน์ ใส่รายการค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์

    หมายเหตุ: อักขระบางตัว (เช่น เครื่องหมายวรรคตอน) จะใช้ในส่วนหัวของคอลัมน์ไม่ได้ ถ้าคุณใช้อักขระเหล่านี้ในรายการค่าของคุณ Access จะใช้เครื่องหมายขีดล่าง (_) แทนที่แต่ละอักขระเหล่านั้น

ด้านบนของหน้า

ใช้ช่วงหรือช่วงเวลาสำหรับส่วนหัว

แต่บางครั้งคุณอาจต้องการจัดกลุ่มค่าข้อมูลของเขตข้อมูลเป็นช่วง แล้วใช้ช่วงเหล่านั้นกับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ (แทนที่จะใช้ค่าเพียงอย่างเดียว) ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้เขตข้อมูล "อายุ" สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ แทนที่จะใช้คอลัมน์สำหรับอายุ คุณอาจเลือกใช้คอลัมน์แทนช่วงอายุเช่น 40-49

คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน IIf ในนิพจน์เพื่อสร้างช่วงที่จะใช้สำหรับส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์

เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการสร้างช่วงที่มีเขตข้อมูลวันที่/เวลา ให้พิจารณาใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง ตัวช่วยสร้างช่วยให้คุณจัดกลุ่มวันที่ออกเป็นช่วงของ ปี ไตรมาส เดือน วันที่ หรือ วันที่/เวลา ได้ ถ้าไม่มีช่วงเวลาที่คุณต้องการ คุณควรสร้างคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ และใช้เทคนิคที่อธิบายไว้ในส่วนนี้เพื่อสร้างช่วงเวลาที่คุณต้องการ

IIf ทำงานอย่างไร

ฟังก์ชัน IIf จะทำการประเมินค่านิพจน์และส่งกลับค่าค่าหนึ่ง ถ้านิพจน์นั้นเป็นจริง หรือค่าอื่น ถ้านิพจน์นั้นเป็นเท็จ คุณสามารถซ้อนคำสั่ง IIf เพื่อสร้างลำดับการเปรียบเทียบทางตรรกะได้ คุณสามารถใช้ IIf เพื่อแยกค่าของเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขให้เป็นช่วงต่างๆ ได้

ไวยากรณ์ IIf

IIf( expr, truepart, falsepart )

ไวยากรณ์ของฟังก์ชันIIfมีอาร์กิวเมนต์ต่อไปนี้:

อาร์กิวเมนต์

คำอธิบาย

expr

(ต้องระบุ) นิพจน์ที่คุณต้องการประเมิน

truepart

(ต้องระบุ) ค่าหรือนิพจน์จะถูกส่งกลับ ถ้า expr เท่ากับ True

falsepart

(ต้องระบุ) ค่าหรือนิพจน์จะถูกส่งกลับ ถ้า expr เท่ากับ False

สร้างช่วงโดยใช้นิพจน์

  1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  2. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เขตข้อมูล ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ว่าง แล้วคลิก ย่อ/ขยาย ที่เมนูทางลัด

  3. ในกล่องย่อ/ขยาย พิมพ์นามแฝงของเขตข้อมูล ตาม ด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:)

  4. พิมพ์ IIf()

  5. ภายในวงเล็บที่ต่อจาก IIf ให้พิมพ์นิพจน์การเปรียบเทียบซึ่งระบุช่วงแรกของค่าเขตข้อมูล

    ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังสร้างช่วงสำหรับเขตข้อมูลอายุ และต้องการให้แต่ละช่วงมีค่าเท่ากับยี่สิบปี นิพจน์เปรียบเทียบสำหรับช่วงแรก คือ [Age]<21

  6. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังนิพจน์เปรียบเทียบ แล้วพิมพ์ชื่อของช่วงภายในเครื่องหมายอัญประกาศ ชื่อที่คุณระบุคือ ส่วนหัวแบบตารางสำหรับค่าที่อยู่ภายในช่วงดังกล่าว

    ตัวอย่างเช่น หลัง[Age] < 21พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคแล้ว พิมพ์"ปี 0-20"

  7. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อช่วง (นอกเครื่องหมายคำพูด) จากนั้นทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งดังนี้

    • ในการสร้างช่วงอื่น ให้พิมพ์ IIf() และทำซ้ำตามขั้นตอนที่ 5, 6 และ 7

    • สำหรับช่วงสุดท้าย ให้พิมพ์ชื่อสำหรับช่วง

      ตัวอย่างเช่น นิพจน์ IIf ที่ซ้อนกันทั้งหมดซึ่งแยกเขตข้อมูลอายุเป็นช่วงยี่สิบปีอาจมีลักษณะดังนี้ (เพิ่มตัวแบ่งบรรทัดเพื่อให้อ่านได้อย่างสะดวก):

      IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))

      หมายเหตุ: เมื่อ Access ประเมินนิพจน์ การประเมินจะถูกหยุดทันทีที่คำสั่งใดคำสั่งหนึ่งของ IIf เป็นจริง คุณไม่จำเป็นต้องระบุจุดต่ำสุดของแต่ละช่วง เนื่องจากค่าใดๆ ก็ตามที่อยู่ภายใต้จุดต่ำสุดของช่วงที่ระบุจะถูกประเมินว่าเป็นจริง

  8. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว ผลรวม ให้เลือก จัดกลุ่มตาม

  9. ในแถว แบบตาราง ให้ระบุว่าจะใช้ช่วงเป็นส่วนหัวของแถวหรือส่วนหัวของคอลัมน์ โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถระบุส่วนหัวของแถวได้หนึ่งถึงสามค่า และระบุส่วนหัวของคอลัมน์ได้ค่าเดียว

ด้านบนของหน้า

พร้อมท์สำหรับพารามิเตอร์เพื่อจำกัดส่วนหัวของแถว

คุณอาจต้องการให้คิวรีแบบตารางของคุณพร้อมท์ให้ใส่ข้อมูลเมื่อมีการเรียกใช้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังใช้ส่วนหัวของแถวหลายส่วน โดยที่หนึ่งในนั้นคือ ประเทศ/ภูมิภาค แทนที่จะให้แสดงข้อมูลของแต่ละประเทศหรือแต่ละภูมิภาคทุกครั้ง คุณอาจต้องการให้คิวรีของคุณพร้อมท์สำหรับใส่ชื่อ แล้วจึงแสดงข้อมูลตามค่าที่ผู้ใช้ใส่

คุณสามารถเพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์ให้กับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวใดก็ได้

หมายเหตุ: นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มพร้อมท์พารามิเตอร์ให้กับเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ได้ด้วย แต่จะไม่จำกัดคอลัมน์ที่ปรากฏ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจำกัดคอลัมน์ที่จะปรากฏ ให้ดูที่ส่วน ระบุค่าคงที่สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์

  1. เปิดคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  2. ในแถว เกณฑ์ สำหรับเขตข้อมูลส่วนหัวของแถวที่คุณต้องการพร้อมท์ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูล ให้พิมพ์ข้อความคำถามภายในวงเล็บเหลี่ยม ข้อความคำถามดังกล่าวจะปรากฏเป็นพร้อมท์เมื่อมีการเรียกใช้คิวรี

    เช่น ถ้าคุณพิมพ์ [Which country or region?] ในแถว เกณฑ์ เมื่อเรียกใช้คิวรี กล่องโต้ตอบจะปรากฏคำถาม "Which country or region?" พร้อมช่องให้ใส่ค่า และปุ่ม ตกลง

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการให้พารามิเตอร์ของคุณมีความยืดหยุ่น ให้เชื่อมโยงนิพจน์ของคุณด้วยอักขระตัวแทน โดยใช้ตัวดำเนินการ Like ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้ [ประเทศหรือภูมิภาคใด] เป็นเกณฑ์ของคุณ คุณสามารถใช้ Like [ประเทศหรือภูมิภาคของคุณ]&"*" เพื่อทำให้พารามิเตอร์ตรงกับช่วงของค่าที่ใส่มากยิ่งขึ้น การใช้ Like จะไม่เปลี่ยนแปลงลักษณะที่ปรากฏของพร้อมท์พารามิเตอร์

  3. ที่แท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน คลิกที่ พารามิเตอร์

  4. ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์คิวรี ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้ใส่พร้อมท์พารามิเตอร์เดียวกันกับที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ใส่เครื่องหมายวงเล็บเหลี่ยม แต่อย่าใช้อักขระตัวแทนที่เชื่อมโยงหรือตัวดำเนินการ Like

  5. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ ชนิดข้อมูลดังกล่าวควรตรงกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลส่วนหัวของแถว

ด้านบนของหน้า

แทนที่ค่า null ด้วยศูนย์

ถ้าเขตข้อมูลที่คุณใช้คำนวณค่าสรุปในคิวรีแบบตารางของคุณมีค่า Null ฟังก์ชันการรวมที่คุณใช้จะละเว้นค่าเหล่านั้น สำหรับฟังก์ชันการรวมบางฟังก์ชัน อาจมีผลกับผลลัพธ์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคำนวณค่าเฉลี่ย ให้คุณบวกค่าทั้งหมดและหารผลลัพธ์ที่ได้ด้วยจำนวนของค่า แต่ถ้าเขตข้อมูลมีค่า Null ค่า Null เหล่านั้นจะไม่ถูกนับรวมเป็นส่วนหนึ่งของจำนวนค่า

ในบางกรณี คุณอาจต้องการแทนที่ค่า Null ด้วยศูนย์ เพื่อว่าค่าดังกล่าวจะถูกนับรวมด้วยในระหว่างการคำนวณการรวม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Nz เพื่อแทนที่ค่า Null ด้วยศูนย์ได้

ไวยากรณ์ Nz

Nz ( โทนสี [ซึ่ง] )

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน Nz มีอาร์กิวเมนต์ดังนี้

อาร์กิวเมนต์

คำอธิบาย

variant

(ต้องระบุ) ตัวแปรของชนิดข้อมูล Variant

valueifnull

จะมีหรือไม่มีก็ได้ (ยกเว้นถ้าใช้ในคิวรี) Variant ที่ให้ค่าที่จะถูกส่งกลับ ถ้าอาร์กิวเมนต์ variant เป็น Null อาร์กิวเมนต์นี้จะทำให้คุณสามารถส่งกลับค่าอื่นนอกเหนือจากศูนย์ หรือสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ได้

หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้ฟังก์ชัน Nz ในนิพจน์ในคิวรีโดยไม่ใช้อาร์กิวเมนต์ valueifnull ผลลัพธ์จะเป็นสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ในเขตข้อมูลที่มีค่า Null

  1. เมื่อเปิดคิวรีไว้ในมุมมอง ออกแบบ ในตารางการออกแบบคิวรี คลิกขวาที่เขตข้อมูล ค่า

  2. ในเมนูทางลัด คลิก ย่อ/ขยาย

  3. ในช่อง ย่อ/ขยาย ให้ใส่วงเล็บคร่อมชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ และพิมพ์ Nz ไว้หน้าวงเล็บ

  4. พิมพ์ , 0 ภายในวงเล็บขวาเท่านั้น

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Nz กับเขตข้อมูลที่ชื่อ "Hours Lost" เพื่อเปลี่ยนค่า Null เป็นศูนย์ นิพจน์ที่เสร็จสมบูรณ์แล้วของคุณจะมีลักษณะดังนี้

Nz([Hours Lost], 0)

ด้านบนของหน้า

เคล็ดลับคิวรีแบบตาราง

  • ทำให้เรียบง่ายเข้าไว้    คิวรีแบบตารางอาจอ่านได้ยากเมื่อมีแถวต่างๆ เพิ่มมากขึ้น อย่าใช้ส่วนหัวของแถวเกินกว่าที่คุณต้องการ

  • ให้พิจารณาสร้างตารางของคุณตามขั้นตอน    อย่าจำกัดอยู่ที่การใช้ตารางเพียงอย่างเดียว คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสร้าง คิวรีแบบใช้หาผลรวม จากนั้นจึงใช้คิวรีดังกล่าวเป็นแหล่งระเบียนสำหรับคิวรีแบบตาราง

  • เลือกเขตข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ของคุณอย่างรอบคอบ    แผ่นข้อมูลตารางมีแนวโน้มที่จะอ่านง่ายขึ้นเมื่อจำนวนส่วนหัวของคอลัมน์ยังคงมีจำนวนไม่มากนัก เมื่อคุณระบุเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นหัวข้อแล้ว ให้พิจารณาใช้เขตข้อมูลที่มีค่าที่แตกต่างกันน้อยที่สุดเพื่อสร้างส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคิวรีของคุณคำนวณค่าตามอายุและเพศ ให้พิจารณาใช้เพศสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์แทนอายุ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้ว เพศจะมีจำนวนค่าที่เป็นไปได้น้อยกว่าอายุ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×