ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office
การจัดการรายการจดหมายและปฏิทินของบุคคลอื่น

การจัดการรายการจดหมายและปฏิทินของบุคคลอื่น

มีสองวิธีสำหรับการทำงานกับโฟลเดอร์ Outlook ของบุคคลอื่น คือการแชร์โฟลเดอร์ และการเชื่อใจให้บุคคลนั้นทำหน้าที่แทนคุณ

หมายเหตุ: จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้ Office 365 สำหรับธุรกิจหรือบัญชีอื่นๆ บน Exchange สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ บัญชี Microsoft Exchange Server คืออะไร

การแชร์โฟลเดอร์ ทำให้บุคคลอื่นเข้าถึงโฟลเดอร์ได้อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์ แต่วิธีนี้ไม่ได้ให้สิทธิ์พวกเขาในการกระทำการแทนคุณ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ของคุณจะไม่สามารถตอบกลับข้อความอีเมลหรือตอบการเรียกประชุมแทนคุณได้

คุณสามารถมอบสิทธิ์ให้กับใครบางคนเพื่อทำหน้าที่แทนคุณ โดยการใช้ การเข้าถึงในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีผู้ช่วยที่คุณต้องการให้สร้างและตอบกลับการเรียกประชุมแทนคุณ ผู้ช่วยบางคนอาจต้องการตรวจสอบ กล่องจดหมายเข้า ของผู้จัดการ และส่งอีเมลในฐานะตัวแทน

หมายเหตุ: กระบวนงานในบทความนี้จะถือว่าคุณได้มอบสิทธิ์การเข้าถึงในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์ให้กับใครบางคนแล้ว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้าถึงในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์ ให้ดูที่ อนุญาตให้ผู้อื่นจัดการจดหมายและปฏิทินของคุณ

ในบทความนี้

เพิ่มกล่องจดหมายของบุคคลอื่นลงในโปรไฟล์ของคุณ

เปิดโฟลเดอร์ของบุคคลอื่น

ส่งหรือตอบกลับการเรียกประชุมแทนบุคคลอื่น

สร้างหรือตอบกลับข้อความอีเมลในนามของบุคคลอื่น

ส่งข้อความอีเมลในนามของกลุ่ม

บันทึกรายการที่ส่งในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของบุคคลอื่น

เพิ่มกล่องจดหมายของบุคคลอื่นลงในโปรไฟล์ของคุณ

ถ้าคุณมักจะทำงานกับโฟลเดอร์ Exchange ของผู้อื่นอยู่บ่อยครั้ง คุณอาจต้องการเพิ่มกล่องจดหมาย Exchange ของผู้อื่นลงในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ การทำเช่นนี้จะเปิดกล่องจดหมายของผู้อื่นโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปิด Outlook กล่องจดหมายอื่นจะปรากฏใน บานหน้าต่างโฟลเดอร์ ใต้โฟลเดอร์กล่องจดหมาย Exchange ของคุณ

หมายเหตุ:  บุคคลที่กำลังแชร์กล่องจดหมายจะต้องให้สิทธิ์ แสดงโฟลเดอร์ ในโฟลเดอร์รากของกล่องจดหมาย Exchange กับคุณ

คำแนะนำสำหรับการให้สิทธิ์โฟลเดอร์ที่มองเห็นได้

ในฐานะผู้จัดการ ให้ทำดังนี้ใน Outlook

  1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์รากของกล่องจดหมาย Exchange แล้วคลิก สิทธิ์ในการใช้โฟลเดอร์

  2. คลิกชื่อของผู้รับมอบสิทธิ์

  3. ภายใต้ สิทธิ์ ที่อยู่ภายใต้ อื่นๆ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย โฟลเดอร์ที่มองเห็นได้

  4. คลิก ตกลง

ในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์ ให้ทำสิ่งต่อไปนี้ใน Outlook

  1. คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ > การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้

    การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ในมุมมอง Backstage

  2. บนแท็บ อีเมล ในรายการ ให้คลิกชนิดบัญชี Exchange แล้วคลิก เปลี่ยน จากนั้นคลิก การตั้งค่าเพิ่มเติม

  3. บนแท็บ ขั้นสูง ภายใต้ เปิดกล่องจดหมายเพิ่มเติมเหล่านี้ ให้คลิก เพิ่ม แล้วใส่ชื่อกล่องจดหมายของบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มกล่องจดหมายของเขาลงในโปรไฟล์ผู้ใช้ของคุณ ถ้าคุณไม่ทราบชื่อกล่องจดหมาย ให้ขอจากบุคคลที่ให้สิทธิ์การเข้าถึงในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์แก่คุณ

เปิดโฟลเดอร์ของบุคคลอื่น

  1. คลิก ไฟล์ > เปิดและส่งออก > โฟลเดอร์ของผู้ใช้อื่น

    เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงขั้นตอนนี้ในอนาคต ให้ดูคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเพิ่มกล่องจดหมายของบุคคลอื่นลงใน บานหน้าต่างโฟลเดอร์ ในส่วน เพิ่มกล่องจดหมายของบุคคลอื่นลงในโปรไฟล์ของคุณ ในบทความนี้

  2. ในกล่อง ชื่อ ให้ใส่ชื่อบุคคลที่ให้สิทธิ์คุณแชร์โฟลเดอร์หรือให้สิทธิ์การเข้าถึงในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์ หรือคลิก ชื่อ เพื่อเลือกจากรายการ

  3. ในรายการ ชนิดของโฟลเดอร์ ให้คลิกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปิด

ส่งหรือตอบกลับการเรียกประชุมแทนบุคคลอื่น

เมื่อต้องการให้สิทธิ์แก่ผู้รับมอบสิทธิ์เพียงแค่สามารถตอบรับการเรียกประชุมแทนผู้จัดการ ผู้จัดการต้องทำดังต่อไปนี้

  1. คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ > การเข้าถึงในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์

  2. คลิก เพิ่ม แล้วพิมพ์หรือเลือกชื่อของผู้รับมอบสิทธิ์ จากนั้นคลิก เพิ่ม

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ในกล่องโต้ตอบ สิทธิ์ของผู้รับมอบสิทธิ์ ให้มอบสิทธิ์ ผู้แก้ไข (สามารถอ่าน สร้าง และปรับเปลี่ยนรายการ) แก่ผู้รับมอบสิทธิ์ในโฟลเดอร์ ปฏิทิน ของผู้จัดการ

    • คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ สิทธิ์ของผู้รับมอบสิทธิ์ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ ผู้รับมอบสิทธิ์ของฉันเท่านั้น แต่ให้ส่งสำเนาการเรียกประชุมและการตอบกลับถึงฉัน หรือ ผู้รับมอบสิทธิ์ของฉันเท่านั้น

เมื่อต้องการตอบกลับการเรียกประชุม

  1. เปิด กล่องจดหมายเข้า ของบุคคลอื่น ถ้าการเรียกประชุมของบุคคลนั้นไม่ได้ถูกส่งมาที่คุณโดยตรง

  2. เปิดการเรียกประชุม

  3. คลิก ยอมรับ, ไม่แน่นอน หรือ ปฏิเสธ

เมื่อต้องการส่งการเรียกประชุม

  1. เปิดปฏิทินของบุคคลอื่น

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ใหม่ ให้คลิก การประชุมใหม่

  3. ใส่ผู้เข้าร่วมประชุม เรื่อง ตำแหน่ง และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดตามปกติ

สร้างหรือตอบกลับข้อความอีเมลในนามของบุคคลอื่น

  1. ใน อีเมล ให้คลิก หน้าแรก > อีเมลใหม่

    คำสั่งอีเมลใหม่บน Ribbon

  1. บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม แสดงเขตข้อมูล ให้คลิก จาก

  2. ในกล่อง จาก ให้พิมพ์ชื่อบุคคลที่คุณกำลังส่งข้อความในนามของบุคคลนั้น

    เมื่อต้องการเลือกชื่อจากรายการในสมุดรายชื่อ ให้คลิก จาก

  3. เพิ่มผู้รับ เรื่อง และเนื้อหาของข้อความตามที่คุณทำเป็นปกติ

เมื่อต้องการตอบกลับข้อความอีเมล

  1. ในกล่องจดหมายของบุคคลอื่น เลือกข้อความที่คุณต้องการตอบกลับในนามของผู้จัดการของคุณ

  2. คลิก หน้าแรก (ถ้าคุณเปิดข้อความแล้ว ให้คลิก ข้อความ) จากนั้นคลิก ตอบกลับ, ตอบกลับทั้งหมด หรือ ส่งต่อ

    กลุ่มตอบกลับบน Ribbon

  1. บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม แสดงเขตข้อมูล ให้คลิก จาก

  2. ในกล่อง จาก ให้พิมพ์ชื่อผู้จัดการของคุณ เมื่อต้องการเลือกชื่อจากรายการในสมุดรายชื่อ ให้คลิก จาก ถ้าคุณไม่เห็นกล่องและปุ่ม จาก ให้คลิก ตัวเลือก > จาก

  3. เพิ่มผู้รับ เรื่อง และเนื้อหาของข้อความแบบที่คุณทำตามปกติ

ส่งข้อความอีเมลในนามของกลุ่ม

ถ้าคุณได้รับมอบสิทธิ์ ส่งเป็น สำหรับกลุ่มในสมุดรายชื่อขององค์กร คุณจะสามารถส่งอีเมล และอีเมลที่ส่งจะปรากฏเป็นถูกส่งมาจากกลุ่มดังกล่าว

  1. ใน อีเมล ให้คลิก หน้าแรก > อีเมลใหม่

    คำสั่งอีเมลใหม่บน Ribbon

  1. บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม แสดงเขตข้อมูล ให้คลิก จาก

  2. ในกล่อง จาก ให้พิมพ์ชื่อกลุ่มที่คุณกำลังส่งข้อความในนามของกลุ่มนั้น

    เมื่อต้องการเลือกกลุ่มจากรายการในสมุดรายชื่อ ให้คลิก จาก

  3. เพิ่มผู้รับ เรื่อง และเนื้อหาของข้อความตามที่คุณทำเป็นปกติ

บันทึกรายการที่ส่งในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของบุคคลอื่น

เมื่อผู้รับมอบสิทธิ์ส่งข้อความอีเมลและการเรียกประชุมในนามของผู้จัดการ สำเนาของอีเมลแต่ละฉบับจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของผู้รับมอบสิทธิ์

อีกทางเลือกหนึ่ง คือ ผู้จัดการสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของผู้จัดการแก่ผู้รับมอบสิทธิ์ได้เช่นกัน ซึ่งทำให้ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถย้ายหรือคัดลอกรายการต่างๆ จากโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของตนไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของผู้จัดการได้

ผู้จัดการควรดำเนินการดังต่อไปนี้

  1. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ คลิกขวาที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง

  2. คลิก คุณสมบัติ

  3. บนแท็บ สิทธิ์ ให้คลิกชื่อของผู้รับมอบสิทธิ์

  4. ภายใต้ สิทธิ์ ในรายการ ระดับของสิทธิ์ ให้คลิก ผู้แก้ไข (สามารถอ่าน สร้าง และเปลี่ยนแปลงรายการต่างๆ ได้)

  5. คลิก ตกลง

    ถ้าคุณได้เพิ่มกล่องจดหมายของผู้จัดการลงในโปรไฟล์ของคุณ โฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของผู้จัดการจะปรากฏใน บานหน้าต่างโฟลเดอร์ ของผู้รับมอบสิทธิ์ ภายใต้ กล่องจดหมาย - ผู้จัดการ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×