การควบคุมรูปแบบในการกรอกข้อมูลด้วยรูปแบบการป้อนข้อมูล

การควบคุมรูปแบบในการกรอกข้อมูลด้วยรูปแบบการป้อนข้อมูล

คุณสามารถช่วยบุคคลอื่นใส่ข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณได้อย่างงถูกต้อง โดยกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีข้อมูลซึ่งมักได้รับการจัดรูปแบบในรูปแบบที่แน่นอนเสมอ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลอื่นใส่หมายเลขโทรศัพท์ที่จัดรูปแบบลงในเขตข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ได้อย่างถูกต้อง

รูปแบบการป้อนข้อมูลจะมีผลต่อการที่ Access จะยอมรับข้อมูลหรือไม่เท่านั้น แต่จะไม่เปลี่ยนแปลงวิธีจัดเก็บข้อมูล ซึ่งควบคุมโดยชนิดข้อมูลและคุณสมบัติอื่นของเขตข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่จัดเก็บข้อมูลใน Access ให้ดูบทความ บทนำสู่ชนิดข้อมูลและคุณสมบัติของเขตข้อมูล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้จะนำไปใช้กับฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access เท่านั้น เว็บแอปและฐานข้อมูลเว็บ Access ไม่สนับสนุนรูปแบบการป้อนข้อมูล

ในบทความนี้

เกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล

อักขระที่กำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูล

เมื่อใดที่ต้องหลีกเลี่ยงการใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลใน Access

เพิ่มรูปแบบการป้อนข้อมูลไปยังเขตข้อมูลตารางโดยใช้ตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล

สร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลแบบกำหนดเอง

ตัวอย่างของรูปแบบการป้อนข้อมูล

การใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับที่อยู่อีเมล

เกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล

รูปแบบการป้อนข้อมูล คือสตริงของอักขระที่ระบุรูปแบบของค่าป้อนเข้าที่ใช้ได้ คุณสามารถใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลตาราง เขตข้อมูลคิวรี และในตัวควบคุมบนฟอร์มและรายงานต่างๆ รูปแบบการป้อนข้อมูลจะได้รับการจัดเก็บเป็นคุณสมบัติของวัตถุ

คุณสามารถใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลเมื่อต้องการให้ค่าที่ป้อนเข้ามีความสอดคล้องกันเป็นสำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลกับเขตข้อมูลที่จัดเก็บหมายเลขโทรศัพท์เพื่อให้ Access กำหนดให้ผู้ใช้ใส่หมายเลขครบสิบหลัก ถ้ามีใครบางคนใส่หมายเลขโทรศัพท์โดยไม่มีรหัสพื้นที่ Access ก็จะไม่เขียนข้อมูลนั้นจนกว่าจะมีการเพิ่มข้อมูลรหัสพื้นที่เข้าไป

ส่วนทั้งสามส่วนของรูปแบบการป้อนข้อมูล

รูปแบบการป้อนข้อมูลประกอบด้วยส่วนที่ต้องมีหนึ่งส่วน และส่วนที่จะมีหรือไม่ก็ได้สองส่วน โดยแต่ละส่วนจะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค วัตถุประสงค์ของแต่ละส่วนมีดังต่อไปนี้

  • ส่วนแรกคือส่วนที่จำเป็นต้องมี ซึ่งได้แก่ อักขระรูปแบบการป้อนหรือสตริง (ชุดอักขระ) พร้อมกับพื้นที่ที่สำรองไว้และข้อมูลสัญพจน์ เช่น วงเล็บ มหัพภาค และเครื่องหมายยัติภังค์

  • ส่วนที่สองคือส่วนที่จะมีหรือไม่มีก็ได้และอ้างอิงไปยังอักขระรูปแบบการป้อนที่ฝังตัว และวิธีการเก็บอักขระรูปแบบภายในเขตข้อมูล ถ้าส่วนที่สองถูกตั้งค่าเป็น 0 อักขระจะถูกเก็บไว้กับข้อมูลและถ้าตั้งค่าเป็น 1 อักขระเหล่านั้นจะถูกแสดงเท่านั้นและไม่ถูกเก็บไว้ การตั้งค่าส่วนที่สองเป็น 1 สามารถช่วยประหยัดเนื้อที่เก็บฐานข้อมูลได้

  • ส่วนที่สามของรูปแบบการป้อนข้อมูลจะมีหรือไม่ก็ได้เช่นเดียวกัน และระบุว่าจะใช้อักขระหนึ่งตัวหรือช่องว่างเป็นพื้นที่ที่สำรองไว้ ตามค่าเริ่มต้นแล้ว Access จะใช้เครื่องหมายขีดล่าง (_) ถ้าคุณต้องการใช้อักขระอื่น ให้ใส่อักขระนั้นในส่วนที่สามของรูปแบบการป้อนข้อมูลของคุณ

ตัวอย่างเช่น นี่คือรูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับหมายเลขโทรศัพท์ในรูปแบบของสหรัฐอเมริกา: (999) 000-000;0;-:

  • รูปแบบการป้อนข้อมูลจะใช้อักขระพื้นที่ที่สำรองไว้สองตัวคือ 9 และ 0 เลข 9 จะระบุตัวเลขหนึ่งที่จะมีหรือไม่ก็ได้ (ซึ่งทำให้ใส่รหัสพื้นที่หรือไม่ก็ได้) และเลข 0 แต่ละตัวระบุถึงตัวเลขหนึ่งตัวที่จำเป็นต้องใส่

  • เลข 0 ในส่วนที่สองของรูปแบบการป้อนข้อมูลจะหมายถึงการเก็บอักขระรูปแบบการป้อนข้อมูลพร้อมกับข้อมูล

  • ส่วนที่สามของรูปแบบการป้อนข้อมูลระบุว่าจะต้องใช้เครื่องหมายยัติภังค์ (-) แทนเครื่องหมายขีดล่าง (_) เป็นตัวแทนอักขระ

อักขระที่กำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูล

ตารางต่อไปนี้จะแสดงรายการอักขระพื้นที่ที่สำรองไว้และอักขระสัญพจน์ของรูปแบบการป้อนข้อมูล และอธิบายวิธีที่รูปแบบการป้อนข้อมูลควบคุมการกรอกข้อมูล

อักขระ

คำอธิบาย

0

ผู้ใช้ต้องใส่ตัวเลข (0 ถึง 9)

9

ผู้ใช้สามารถใส่ตัวเลข (0 ถึง 9)

#

ผู้ใช้สามารถใส่ตัวเลข ช่องว่าง เครื่องหมายบวก หรือเครื่องหมายลบ ถ้าข้ามไป Access จะใส่ช่องว่างหนึ่งช่องให้แทน

L

ผู้ใช้ต้องใส่ตัวอักษร

?

ผู้ใช้สามารถใส่ตัวอักษร

A

ผู้ใช้ต้องใส่ตัวอักษรหรือตัวเลข 1 ตัว

a

ผู้ใช้สามารถใส่ตัวอักษรหรือตัวเลข 1 ตัว

&

ผู้ใช้จึงต้องใส่อักขระหนึ่งตัวหรือช่องว่างหนึ่งช่อง

C

ผู้ใช้สามารถใส่อักขระหรือช่องว่าง

. , : ; - /

พื้นที่ที่สำรองไว้ของทศนิยมและหลักพัน ตัวคั่นวันที่และเวลา อักขระที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าภูมิภาค Microsoft Windows ของคุณ

>

แปลงอักขระทุกตัวที่ตามมาให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่

<

แปลงอักขระทุกตัวที่ตามมาให้เป็นตัวพิมพ์เล็ก

!

ทำให้รูปแบบการป้อนข้อมูลต้องใส่จากซ้ายไปขวาแทนที่จะเป็นจากขวาไปซ้าย

\

อักขระที่ตามหลังจะปรากฏเรียงตามตัวอักษร

""

อักขระที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศคู่จะปรากฏเรียงตามตัวอักษร

เมื่อใดที่ต้องหลีกเลี่ยงการใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลใน Access

ในขณะที่รูปแบบการป้อนข้อมูลมีประโยชน์ตามที่กล่าวมา แต่ก็ไม่ได้เหมาะสมในทุกสถานการณ์ โปรดอย่าใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลถ้าอยู่ในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • ผู้ใช้ต้องการใส่ข้อมูลที่ไม่ตรงกับรูปแบบการป้อนข้อมูลในบางครั้ง รูปแบบการป้อนข้อมูลไม่อนุญาตให้มีข้อยกเว้น

  • คุณวางแผนที่จะใช้ตัวควบคุม ตัวใช้เลือกวันที่กับเขตข้อมูลวันที่/เวลา รูปแบบการป้อนข้อมูลใช้กับตัวควบคุม ตัวใช้เลือกวันที่ไม่ได้

เพิ่มรูปแบบการป้อนข้อมูลไปยังเขตข้อมูลตารางโดยใช้ตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล

คุณสามารถใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลกับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลข้อความ ตัวเลข (ยกเว้น ReplicationID) สกุลเงิน และวันที่/เวลา

หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลวันที่/เวลา ตัวควบคุม ตัวใช้เลือกวันที่ จะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูลนั้น

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางแล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มรูปแบบการป้อนข้อมูล

  3. ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล บนแท็บ ทั่วไป ให้คลิก กล่องคุณสมบัติ รูปแบบการป้อนข้อมูล

  4. คลิกปุ่ม สร้าง ปุ่มตัวสร้าง เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล

  5. ในรายการรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้เลือกชนิดของรูปแบบการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

    ตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณ

  6. คลิก ลองดู และกรอกข้อมูลเพื่อทดสอบการแสดงผลการป้อนข้อมูล

  7. เมื่อต้องการเก็บรักษารูปแบบการป้อนข้อมูลโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ให้คลิก ถัดไป

  8. เลือกตัวเลือกสำหรับวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูล

  9. คลิก เสร็จสิ้น และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

เพิ่มรูปแบบการป้อนข้อมูลลงในแบบสอบถาม

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาแบบสอบถามที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ให้วางตัวชี้ในคอลัมน์ของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

    คุณสามารถวางเคอร์เซอร์ในแถวใดก็ได้ของเขตข้อมูลนั้น

  3. กด F4 เพื่อเปิดแผ่นคุณสมบัติของเขตข้อมูล

  4. ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล บนแท็บ ทั่วไป ให้คลิก กล่องคุณสมบัติ รูปแบบการป้อนข้อมูล

  5. คลิกปุ่ม สร้าง ปุ่มตัวสร้าง เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล จากนั้น ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง

เพิ่มรูปแบบการป้อนข้อมูลลงในตัวควบคุมฟอร์มหรือรายงาน

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

  3. บนแท็บ ทั้งหมด ให้คลิกกล่องคุณสมบัติ รูปแบบการป้อนข้อมูล

  4. คลิกปุ่ม สร้าง ปุ่มตัวสร้าง เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล จากนั้น ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง

สร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลแบบกำหนดเอง

แม้ว่าตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลจะให้รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับความต้องการทั่วไปในการจัดรูปแบบ แต่บางครั้งคุณอาจต้องการกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้น สามารถกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลเองได้ โดยการเปลี่ยนแปลงรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจากตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล หรือโดยการเปลี่ยนคุณสมบัติรูปแบบการป้อนข้อมูลของเขตข้อมูลที่คุณต้องการนำรูปแบบการป้อนข้อมูลไปใช้

กำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลเองจากตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล

  1. เปิดวัตถุในมุมมอง ออกแบบ แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มรูปแบบการป้อนข้อมูลแบบกำหนดเอง

  2. คลิก สร้าง ปุ่มตัวสร้าง เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล

  3. คลิก แก้ไขรายการ

    กล่องโต้ตอบ กำหนดตัวช่วยสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลเอง จะปรากฏขึ้น

  4. ย้ายไปยังระเบียนใหม่ในกล่องโต้ตอบ แล้วใส่คำอธิบายใหม่ในกล่องข้อความ คำอธิบาย

  5. ในกล่องข้อความ รูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ใส่อักขระและพื้นที่ที่สำรองไว้โดยใช้อักขระที่อนุญาตจากรายการ ตาราง

  6. คลิกลูกศรลง ชนิดของรูปแบบการป้อนข้อมูล แล้วเลือกชนิดของรูปแบบการป้อนข้อมูลที่เหมาะสม

  7. คลิก ปิด รูปแบบการป้อนข้อมูลใหม่จะแสดงในรายการ

กำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลเองจากการตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่วัตถุ แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลแบบกำหนดเอง

  3. ในพื้นที่ คุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกกล่องข้อความ รูปแบบการป้อนข้อมูล แล้วพิมพ์รูปแบบการป้อนข้อมูลแบบกำหนดเองของคุณ

  4. กด CTRL+S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

คุณต้องพิมพ์ข้อกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินด้วยตนเอง

ตัวอย่างของรูปแบบการป้อนข้อมูล

ตัวอย่างต่างๆ ในตารางต่อไปนี้จะแสดงวิธีบางอย่างที่คุณสามารถใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลได้

รูปแบบการป้อนข้อมูลนี้

ให้ใส่ค่าชนิดนี้

หมายเหตุ

(000) 000-0000

(206) 555-0199

ในกรณีนี้ คุณต้องใส่รหัสพื้นที่เนื่องจากส่วนของรูปแบบการป้อนข้อมูล (000 ที่กำกับด้วยเครื่องหมายวงเล็บ) ใช้เลข 0 เป็นพื้นที่ที่สำรองไว้

(999) 000-0000!

(206) 555-0199
( ) 555-0199

ในกรณีนี้ ส่วนของรหัสพื้นที่ใช้เลข 9 เป็นพื้นที่ที่สำรองไว้ ดังนั้นจะใส่รหัสพื้นที่หรือไม่ก็ได้ และเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) ทำให้รูปแบบการป้อนข้อมูลต้องใส่จากซ้ายไปขวา

(000) AAA-AAAA

(206) 555-TELE

อนุญาตให้คุณแทนที่ตัวเลข 4 ตัวสุดท้ายของหมายเลขโทรศัพท์รูปแบบสหรัฐอเมริกาด้วยตัวอักษร โปรดสังเกตว่ามีการใช้ 0 เป็นพื้นที่ที่สำรองไว้ในส่วนรหัสพื้นที่ ซึ่งบังคับให้ต้องป้อนรหัสพื้นที่ด้วย

#999

-20
2000

จำนวนบวกหรือลบใดๆ ที่มีอักขระไม่เกิน 4 ตัว และไม่มีตัวคั่นหลักพันหรือตำแหน่งทศนิยม

>L????L?000L0

GREENGR339M3
MAY R 452B7

การรวมตัวอักษรที่จำเป็นต้องมี (L) และที่มีหรือไม่มีก็ได้ (?) กับตัวเลขที่ต้องมี (0) เครื่องหมายมากกว่าบังคับให้ผู้ใช้ใส่ตัวอักษรทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เมื่อต้องการใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลแบบนี้ คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลตารางให้เป็น Text หรือ Memo

00000-9999

98115-
98115-3007

บังคับให้ใส่รหัสไปรษณีย์และอีกสี่ตัวที่เพิ่มมานั้นจะใส่หรือไม่ก็ได้

>L<??????????????

Maria
Pierre

ชื่อหรือนามสกุลโดยที่อักษรตัวแรกจะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่โดยอัตโนมัติ

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

ISBN 1-55615-507-7

หมายเลขหนังสือที่มีข้อความสัญพจน์ บังคับว่าต้องมีตัวเลขตัวแรกและตัวสุดท้าย และระหว่างกลางของตัวเลขทั้งสองจะเป็นการรวมตัวอักษรและอักขระใดๆ ก็ได้

>LL00000-0000

DB51392-0493

การรวมตัวอักษรและอักขระที่จำเป็นต้องมี เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลแบบนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่หมายเลขชิ้นส่วนหรือฟอร์มอื่นๆ ของสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้อง

การใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับที่อยู่อีเมล

เนื่องจากที่อยู่อีเมลมีจำนวนอักขระที่แตกต่างกันมาก ทำให้รูปแบบการป้อนข้อมูลไม่ใช่เครื่องมือที่ดีในการทำให้มั่นใจว่าที่อยู่อีเมลถูกป้อนอย่างถูกต้อง ดังนั้น เราขอแนะนำให้ใช้คุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ และ ข้อความตรวจสอบ แทน

กฎการตรวจสอบที่แสดงในตารางต่อไปนี้ช่วยให้มั่นใจว่าที่อยู่อีเมลจะถูกป้อนโดยมีอักขระอย่างน้อยหนึ่งตัว ตามด้วยเครื่องหมาย "@" แล้วตามด้วยอักขระอย่างน้อยหนึ่งตัว ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค แล้วตามด้วยอักขระอย่างน้อยหนึ่งตัว ตัวอย่างเช่น tom@example.com จะได้รับอนุญาตให้ใช้ แต่ tom@example,com หรือ tom@example จะไม่ได้รับอนุญาต ถ้าคุณใส่ที่อยู่อีเมลที่ไม่ตรงตามกฎการตรวจสอบ Access จะไม่ยอมรับข้อมูลที่ป้อนเข้าไปนั้น และจะแสดงข้อความในคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ ถ้าไม่มีข้อความใดๆ ถูกกรอกลงในกล่องคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ Access จะแสดงข้อความทั่วไป

คุณสมบัติ

การตั้งค่า

กฎการตรวจสอบ

เป็นว่าง ((Like "*?@?*.?*") และ (Not Like "*[ ,;]*"))

ข้อความตรวจสอบ (จะใส่หรือไม่ก็ได้)

โปรดใส่ที่อยู่อีเมลที่มีเครื่องหมาย '@' และชื่อโดเมนแบบเต็ม (ตัวอย่างเช่น 'frank@contoso.com')

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้กฎการตรวจสอบ รวมทั้งกระบวนการทีละขั้นตอน ให้ดูที่บทความ จำกัดการป้อนข้อมูลโดยใช้กฎการตรวจสอบ

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×