การกำหนดเวอร์ชันทำงานใน SharePoint รายการหรือไลบรารีอย่างไร

การกำหนดเวอร์ชันทำงานใน SharePoint รายการหรือไลบรารีอย่างไร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันในSharePoint รายการหรือไลบรารีของคุณ คุณสามารถเก็บ ติดตาม และคืนค่ารายการในรายการและไฟล์ในไลบรารีทุกครั้งที่พวกเขาเปลี่ยน การกำหนดเวอร์ชัน การรวมเข้ากับการตั้งค่าอื่น ๆ เช่นเช็คเอาท์ ช่วยให้คุณควบคุมของเนื้อหาที่ประกาศบนไซต์ของคุณ และสามารถมีค่าจริงถ้าคุณเคยมีความต้องการดู หรือคืนค่าเวอร์ชันเก่าของรายการหรือไฟล์ เป็นจำนวนมาก

หมายเหตุ: การกำหนดเวอร์ชันพร้อมใช้งานตามค่าเริ่มต้นในไลบรารีSharePoint และปิดตามค่าเริ่มต้นในSharePoint รายการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน ดูเปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

อัปเด 19 มกราคม 2017 ขอบคุณต่อลูกค้าคำติชม

ภาพรวมของการกำหนดเวอร์ชัน

ใครก็ตามที่ มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถเปิดเวอร์ชันเปิด หรือปิดสำหรับไลบรารี การกำหนดเวอร์ชันจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการในชนิดของรายการค่าเริ่มต้นทั้งหมดซึ่งรวมถึงปฏิทิน รายการการติดตามปัญหา และรายการแบบกำหนดเอง นอกจากนี้จะพร้อมใช้งานสำหรับชนิดไฟล์ทั้งหมดที่สามารถเก็บไว้ในไลบรารี รวมถึงหน้า Web Part สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า และใช้การกำหนดเวอร์ชัน ดูเปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

หมายเหตุ: ถ้าคุณเป็นลูกค้า Office 365 ในตอนนี้การกำหนดเวอร์ชันจะถูกเปิดตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณสร้างไลบรารี OneDrive for Business ใหม่ และจะบันทึกเอกสารสิบเวอร์ชันล่าสุดโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยป้องกันคุณจากการสูญเสียเอกสารหรือข้อมูลที่สำคัญ ถ้าคุณมีไลบรารีอยู่แล้วบนไซต์ OneDrive for Business หรือบนไซต์ทีมของคุณ ซึ่งไม่ได้เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน คุณสามารถเปิดการกำหนดเวอร์ชันเมื่อใดก็ได้

คุณสามารถใช้การกำหนดเวอร์ชันในการทำสิ่งต่อไปนี้

  • ติดตามประวัติของเวอร์ชัน    เมื่อมีการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน คุณจะเห็นได้ว่าข้อมูลหรือไฟล์มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด และใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงนั้น นอกจากนี้ คุณยังเห็นด้วยว่าคุณสมบัติต่างๆ (ข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์นั้น) มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด ตัวอย่างเช่น ถ้ามีบางคนเปลี่ยนแปลงวันครบกำหนดของข้อมูลในรายการ ข้อมูลดังกล่าวจะปรากฏในประวัติเวอร์ชัน นอกจากนี้ คุณยังเห็นข้อคิดเห็นที่บุคคลอื่นใส่ไว้เมื่อพวกเขาเช็คอินไฟล์เข้าในไลบรารีด้วย

  • คืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า    ถ้าคุณได้ทำสิ่งผิดพลาดไว้ในเวอร์ชันปัจจุบัน หรือถ้าเวอร์ชันปัจจุบันเสียหาย หรือถ้าคุณชอบเวอร์ชันก่อนหน้ามากกว่า คุณสามารถแทนที่เวอร์ชันปัจจุบันด้วยเวอร์ชันก่อนหน้าได้ เวอร์ชันที่ “คืนค่าแล้ว” จะกลายเป็นเวอร์ชันปัจจุบันอันใหม่

  • ดูเวอร์ชันก่อนหน้า    คุณสามารถดูเวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยไม่จำเป็นต้องเขียนทับเวอร์ชันปัจจุบันของคุณ ถ้าคุณกำลังดูประวัติเวอร์ชันภายในเอกสาร Microsoft Office เช่น ไฟล์ Word หรือ Excel คุณสามารถเปรียบเทียบเวอร์ชันสองเวอร์ชันเพื่อหาความแตกต่างได้

เมื่อมีการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน เวอร์ชันต่างๆ จะถูกสร้างขึ้นในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • เมื่อข้อมูลในรายการหรือไฟล์ถูกสร้างขึ้นเป็นครั้งแรก หรือเมื่อไฟล์ถูกอัปโหลด

    หมายเหตุ: ถ้าจำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณต้องเช็คอินไฟล์เพื่อสร้างเวอร์ชันแรกของไฟล์นั้น

  • เมื่อไฟล์ที่อัปโหลดมีชื่อเดียวกันกับไฟล์ที่มีอยู่ และกล่องกาเครื่องหมาย เพิ่มเวอร์ชันใหม่ให้กับไฟล์ที่มีอยู่ ถูกเลือก

  • เมื่อคุณสมบัติของข้อมูลในรายการหรือไฟล์มีการเปลี่ยนแปลง

  • เมื่อไฟล์ถูกเปิด แก้ไข และบันทึก จะมีการสร้างเวอร์ชันขึ้นมาเมื่อคุณคลิก บันทึก ในครั้งแรก หมายเลขเวอร์ชันใหม่นี้จะคงอยู่ตลอดช่วงเวลาของเซสชันการแก้ไขในขณะนั้น แม้ว่าคุณจะทำการบันทึกหลายครั้งก็ตาม เมื่อคุณปิดแล้วเปิดไฟล์ขึ้นมาใหม่สำหรับอีกเซสชันการแก้ไข ก็จะมีการสร้างเวอร์ชันอีกเวอร์ชันขึ้นมา

  • ในระหว่างการเขียนเอกสารร่วมกันของเอกสาร เมื่อผู้ใช้อื่นเริ่มทำงานบนเอกสาร หรือ เมื่อผู้ใช้คลิกบันทึกเพื่ออัปโหลดการเปลี่ยนแปลงไปยังไลบรารี จุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างเวอร์ชันใหม่ในระหว่างการเขียนร่วมจะใช้เวลา 30 นาที ไม่สามารถกำหนดค่า โดยผู้ดูแลต่อแอปพลิเคชันบนเว็บในSharePoint ภายในองค์กร ตั้งค่านี้จะไม่สามารถกำหนดค่าในSharePoint Online เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงเวลาสำหรับเวอร์ชันภายในองค์กรSharePoint ดูกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันงวดสำหรับการเขียนร่วมใน SharePoint

ในขณะหนึ่งๆ อาจมีเวอร์ชันปัจจุบันของไฟล์ได้ถึงสามเวอร์ชัน คือ เวอร์ชันที่เช็คเอาท์ เวอร์ชันแบบร่างหรือเวอร์ชันรองล่าสุด และเวอร์ชันหลักหรือเวอร์ชันที่ประกาศล่าสุด เวอร์ชันอื่นๆ ทั้งหมดจะถือว่าเป็นเวอร์ชันในอดีต เวอร์ชันปัจจุบันบางเวอร์ชันจะมองเห็นได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูได้เท่านั้น

องค์กรบางองค์กรจะติดตามทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองของไฟล์ในไลบรารี ขณะที่องค์กรอื่นอาจติดตามเฉพาะเวอร์ชันหลักเท่านั้น เวอร์ชันหลักจะถูกระบุด้วยเลขจำนวนเต็ม เช่น 5.0 ในขณะที่เวอร์ชันรองจะถูกระบุด้วยเลขทศนิยม เช่น 5.1

องค์กรส่วนใหญ่จะใช้เวอร์ชันรองเมื่อไฟล์ยังอยู่ระหว่างการพัฒนา และใช้เวอร์ชันหลักเมื่อได้บรรลุหลักเป้าหมายบางหลักหรือเมื่อไฟล์พร้อมสำหรับการตรวจทานจากผู้ใช้ในวงกว้าง ในหลายองค์กร จะมีการตั้งค่าความปลอดภัยของแบบร่างไว้เพื่อให้เฉพาะเจ้าของไฟล์และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติไฟล์เท่านั้นที่สามารถใช้ได้ นั่นหมายความว่าบุคคลอื่นจะไม่สามารถมองเห็นเวอร์ชันรองได้จนกว่าเวอร์ชันหลักจะได้รับการประกาศ

เวอร์ชันหลักจะสามารถใช้งานได้ในรายการ แต่เวอร์ชันรองจะไม่สามารถใช้งานได้ แต่ละเวอร์ชันของข้อมูลในรายการจะถูกกำหนดหมายเลขด้วยเลขจำนวนเต็ม ถ้าองค์กรของคุณกำหนดให้ต้องมีการอนุมัติข้อมูลในรายการ ข้อมูลนั้นจะยังคงอยู่ในสถานะ ค้างอยู่ จนกว่าจะได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติข้อมูลนั้น ขณะที่อยู่ในสถานะ ค้างอยู่ ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกกำหนดหมายเลขด้วยเลขทศนิยม และจะถูกเรียกว่าเป็นแบบร่าง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน และการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน การรวมถึงเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง ดูเปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

หมายเลขเวอร์ชันจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติในทุกครั้งที่คุณสร้างเวอร์ชันใหม่ ในรายการหรือไลบรารีที่มีการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันหลัก เวอร์ชันหลักจะมีเลขจำนวนเต็ม เช่น 1.0, 2.0, 3.0 เช่นนี้ไปเรื่อยๆ ในไลบรารี ผู้ดูแลของคุณอาจเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองได้ เมื่อเวอร์ชันรองกำลังถูกติดตาม เวอร์ชันรองจะมีเลขทศนิยม เช่น 1.1, 1.2, 1.3 เช่นนี้ไปเรื่อยๆ เมื่อเวอร์ชันดังกล่าวเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่งได้รับการประกาศเป็นเวอร์ชันหลัก หมายเลขเวอร์ชันนั้นก็จะกลายเป็น 2.0 เวอร์ชันรองที่ตามมาก็จะถูกกำหนดหมายเลขเป็น 2.1, 2.2, 2.3 เช่นนี้เรื่อยไป

เมื่อคุณละทิ้งการเช็คเอาท์ หมายเลขเวอร์ชันจะไม่เปลี่ยนแปลง ถ้าเวอร์ชันล่าสุดคือเวอร์ชัน 3.0 เวอร์ชันก็จะยังคงเป็น 3.0 หลังจากที่คุณละทิ้งการเช็คเอาท์แล้ว

เมื่อคุณลบเวอร์ชัน เวอร์ชันไปยังถังรีไซเคิลและใส่ตัวเลขด้วย ประวัติเวอร์ชันจะแสดงหมายเลขเวอร์ชันที่เหลือ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหมายเลขเวอร์ชันอื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเอกสารที่มีเวอร์ชันรอง 4.1 และ 4.2 และคุณตัดสินใจที่จะลบเวอร์ชัน 4.1 ประวัติเวอร์ชันเป็นผลลัพธ์แสดงเฉพาะเวอร์ชัน 4.0 และ 4.2 แสดงรูปภาพต่อไปนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน และการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน การรวมถึงเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง ดูเปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

ประวัติเวอร์ชันกับเวอร์ชันรองหนึ่งที่ถูกลบ

องค์กรบางแห่งอนุญาตให้มีเวอร์ชันของไฟล์ได้ไม่จำกัดจำนวน ขณะที่องค์กรบางแห่งจะจำกัดจำนวนไว้ หลังจากเช็คอินไฟล์เวอร์ชันล่าสุด คุณอาจพบว่าเวอร์ชันก่อนหน้าหายไปเวอร์ชันหนึ่ง ถ้าเวอร์ชันล่าสุดของคุณคือเวอร์ชัน 26.0 และคุณสังเกตว่าไม่มีเวอร์ชัน 1.0 อยู่อีกต่อไปแล้ว แสดงว่าผู้ดูแลได้กำหนดค่าไลบรารีให้มีเวอร์ชันหลักของไฟล์ได้เพียง 25 เวอร์ชัน การเพิ่มเวอร์ชันที่ 26จะทำให้เวอร์ชันแรกสุดถูกลบไป จึงเหลือเพียงเวอร์ชัน 2.0 ถึง 26.0 เท่านั้น ในทำนองเดียวกัน ถ้าเพิ่มเวอร์ชันที่ 27จะเหลือเพียงเวอร์ชัน 3.0 ถึง 27.0 อยู่เท่านั้น

นอกจากนี้ ผู้ดูแลอาจจำกัดจำนวนเวอร์ชันของเวอร์ชันรองไว้เฉพาะสำหรับเวอร์ชันล่าสุดจำนวนหนึ่งเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ดูแลอนุญาตให้มีเวอร์ชันหลักได้ 25 เวอร์ชัน ผู้ดูแลอาจเก็บรักษาแบบร่างรองไว้สำหรับเวอร์ชันหลักห้าเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น ตามค่าเริ่มต้น จำนวนเวอร์ชันรองที่มีได้ระหว่างเวอร์ชันหลักคือ 512 ถ้าคุณพยายามบันทึกเวอร์ชันรองเพิ่มอีก คุณจะพบข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่แจ้งว่าคุณต้องประกาศเอกสารนั้นก่อน ผู้ดูแลไซต์ของคุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นเพื่อให้มีเวอร์ชันรองน้อยลงได้

ถ้ารายการหรือไลบรารีจำกัดจำนวนเวอร์ชันหลัก รุ่นเร็วที่สุดจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัด ตัวอย่างเช่น ก็จะถูกเก็บรักษาเวอร์ชัน 20 และทีมของคุณสร้างเวอร์ชัน 25 เฉพาะเวอร์ชัน 6 จนถึง 25 จะถูกเก็บไว้ ถ้าเวอร์ชันอื่นจะถูกสร้างขึ้น เฉพาะเวอร์ชัน 7 ถึง 26 จะถูกเก็บไว้ ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณขีดจำกัดของเวอร์ชัน คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้สนับสนุนทราบว่า เวอร์ชันก่อนหน้าจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน

ในไลบรารีที่จำกัดจำนวนเวอร์ชันหลักที่จะเก็บเวอร์ชันรองสำหรับ เวอร์ชันรองจะถูกลบสำหรับเวอร์ชันหลักเวอร์ชันก่อนหน้าเมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเก็บแบบร่างสำหรับเวอร์ชันหลักเพียง 10 และทีมของคุณสร้างเวอร์ชันหลักที่ 15 เวอร์ชันหลักเท่านั้นจะถูกเก็บไว้สำหรับเวอร์ชันเร็วที่สุด เวอร์ชันรองที่เกี่ยวข้องกับห้าตัวเก่าสุดเจอร์เวอร์ชัน — เช่น 1.2 หรือ 2.3 ซึ่งจะถูกลบ แต่เวอร์ชันหลักนั่นคือ 1, 2 และอื่น ๆ ซึ่งจะถูกเก็บไว้ ยกเว้นไลบรารีของคุณยังขีดจำกัดของเวอร์ชันหลัก

โดยทั่วไป การจำกัดจำนวนเวอร์ชันถือเป็นหลักปฏิบัติที่ดี ซึ่งจะทำให้คุณสามารถรักษาเนื้อที่บนเซิร์ฟเวอร์และลดความสับสนให้กับผู้ใช้ได้ แต่ถ้าองค์กรของคุณจำเป็นต้องเก็บรักษาเวอร์ชันทั้งหมดไว้ด้วยเหตุผลด้านกฎหมายหรือเหตุผลอื่นๆ โปรดอย่าจำกัดจำนวนเวอร์ชัน

= 0

สิ่งสำคัญ: ถ้าองค์กรของคุณจำกัดจำนวนเวอร์ชันที่จะเก็บ เวอร์ชันเก่าที่สุดถูกลบอย่างถาวรเมื่อถึงขีดจำกัด พวกเขาจะไม่ถูกส่งไปยังถังรีไซเคิล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน และการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน การรวมถึงขีดจำกัดของ ดูเปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถกำหนดว่าใครสามารถดูแบบร่างของข้อมูลในรายการและไฟล์ แบบร่างถูกสร้างขึ้นในสองสถานการณ์:

  • เมื่อเวอร์ชันรองของไฟล์ถูกสร้าง หรืออัปเดตในไลบรารี ที่ติดตามเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง

  • เมื่อข้อมูลในรายการหรือไฟล์ถูกสร้าง หรืออัปเด ตแต่ยังไม่ได้ รับการอนุมัติในรายการหรือไลบรารีที่มีการอนุมัติเนื้อหาจำเป็นต้อง

เมื่อคุณติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง คุณสามารถระบุได้ว่าบุคคลอื่นต้องมีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์ต่างๆ ก่อนที่จะสามารถดูและอ่านเวอร์ชันรองหรือไม่ เมื่อมีการนำการตั้งค่านี้ไปใช้ บุคคลที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์จะสามารถทำงานกับไฟล์นั้นได้ แต่บุคคลที่มีสิทธิ์เฉพาะในการอ่านไฟล์จะไม่สามารถดูเวอร์ชันรองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ต้องการให้ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไลบรารีของคุณเห็นข้อคิดเห็นหรือการตรวจทานแก้ไขในขณะที่ไฟล์กำลังถูกแก้ไขอยู่ ถ้ามีการติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองอยู่ และยังไม่มีใครประกาศเวอร์ชันหลัก บุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ในการดูรายการแบบร่างจะมองไม่เห็นไฟล์นั้น

เมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา คุณสามารถระบุถ้า สามารถดูแฟ้มที่กำลังรอการอนุมัติ โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอ่าน บุคคลที่ มีสิทธิ์ในการ แก้ไข หรือเฉพาะผู้เขียนและผู้ที่ มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการ ถ้าจะถูกติดตามทั้งเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง เขียนต้องประกาศเวอร์ชันหลักก่อนที่สามารถส่งไฟล์เพื่อขออนุมัติ เมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา บุคคลที่มีสิทธิ์ในการอ่านเนื้อหา แต่ไม่มีสิทธิ์ในการดูรายการแบบร่าง จะดูแฟ้มรุ่นล่าสุดได้รับอนุมัติ หรือเวอร์ชันหลัก

คุณสามารถจำกัดจำนวนเวอร์ชันของข้อมูลในรายการ หรือไฟล์ถูกบันทึกไว้ในรายการหรือไลบรารี ซึ่งจะช่วยในการรักษาช่องว่างเซิร์ฟเวอร์ ถ้าทีมของคุณสร้างเวอร์ชันจำนวนมาก จำกัดจำนวนเวอร์ชันอาจช่วยให้ทีมของคุณเพื่อจัดการ และค้นหาเวอร์ชันก่อนหน้าได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าทีมของคุณเก็บหลายเวอร์ชันเหนือหลายเดือนหรือปี

s นั้นอาจเป็นเรื่องยากสำหรับสมาชิกเพื่อเรียกดูผ่านประวัติเวอร์ชันเพื่อค้นหาเวอร์ชันที่พวกเขาจำเป็นต้อง ถ้าทีมของคุณจำเป็นต้องดู หรือรักษาใดก็ได้ของเวอร์ชันก่อนหน้า อาจไม่จำกัดจำนวนเวอร์ชันที่จะเก็บไว้ หรือตั้งค่าหมายเลขเวอร์ชันที่คุณทำให้เป็นตัวเลขสูง

ถ้าไลบรารีของคุณมีติดตามเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง คุณสามารถเลือกจำนวนเวอร์ชันหลักของไฟล์เพื่อเก็บ และเวอร์ชันรองกี่สำหรับแต่ละเจอร์เวอร์ชันจะเก็บไว้ ตามค่าเริ่มต้น แต่ละเวอร์ชันหลักสามารถมีได้ถึง 511 แบบร่าง (เวอร์ชันรอง)

ขึ้นอยู่กับวิธีการ ทำงานของคุณทีม ทีมของคุณอาจแบบทั่วไปของล่าสุดเวอร์ชันรอง เช่นเวอร์ชันที่แก้ไขล่าสุดที่จำเป็นต้อง ช่วงเวลา ทีมของคุณอาจเป็นไปได้น้อยต้องรองรุ่นที่เก่ากว่า โดยปกติ เวอร์ชันหลักแสดงหลักเป้าหมาย เช่นไฟล์ที่ส่งมาให้ตรวจทานหรือสิ่งพิมพ์ ในขณะที่ทำงานกำลังดำเนินอยู่ซึ่งไม่พร้อมให้ผู้เข้าร่วมไซต์ทั้งหมดสามารถอ่านเป็นเวอร์ชันรอง

ถ้ารายการหรือไลบรารีจำกัดจำนวนเวอร์ชันหลัก รุ่นเร็วที่สุดจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัด ตัวอย่างเช่น ก็จะถูกเก็บรักษาเวอร์ชัน 20 และทีมของคุณสร้างเวอร์ชัน 25 เฉพาะเวอร์ชัน 6 จนถึง 25 จะถูกเก็บไว้ ถ้าเวอร์ชันอื่นจะถูกสร้างขึ้น เฉพาะเวอร์ชัน 7 ถึง 26 จะถูกเก็บไว้ ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณขีดจำกัดของเวอร์ชัน คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้สนับสนุนทราบว่า เวอร์ชันก่อนหน้าจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน

ในไลบรารีที่จำกัดจำนวนเวอร์ชันหลักที่จะเก็บเวอร์ชันรองสำหรับ เวอร์ชันรองจะถูกลบสำหรับเวอร์ชันหลักเวอร์ชันก่อนหน้าเมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเก็บแบบร่างสำหรับเวอร์ชันหลักเพียง 10 และทีมของคุณสร้างเวอร์ชันหลักที่ 15 เวอร์ชันหลักเท่านั้นจะถูกเก็บไว้สำหรับเวอร์ชันเร็วที่สุด เวอร์ชันรองที่เกี่ยวข้องกับห้าตัวเก่าสุดเจอร์เวอร์ชัน — เช่น 1.2 หรือ 2.3 ซึ่งจะถูกลบ แต่เวอร์ชันหลักนั่นคือ 1, 2 และอื่น ๆ ซึ่งจะถูกเก็บไว้ ยกเว้นไลบรารีของคุณยังขีดจำกัดของเวอร์ชันหลัก

การกำหนดเวอร์ชันถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อไลบรารีถูกสร้างขึ้น และไม่ได้เมื่อรายการถูกสร้างขึ้น ใครก็ตามที่ มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถเปิด หรือ ปิดการกำหนดเวอร์ชัน บนไซต์มากมาย ที่เป็นบุคคลเดียวกันกับที่จัดการไซต์ เนื่องจากรายการและไลบรารีสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ นอกจากนี้การเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน เจ้าของไซต์ (หรือบุคคลอื่นที่จัดการรายการหรือไลบรารี) ตัดสินใจว่า อนุมัติเนื้อหา ว่าใครสามารถดูรายการแบบร่าง และถ้า เช็คเอาท์ที่จำเป็นออก แต่ละการตัดสินใจเหล่านี้มีผลในการกำหนดเวอร์ชันทำงานอย่างไร ตัวอย่างเช่น ถ้าตัดสินใจที่จะเช็คเอาท์ที่จำเป็นต้องมีบุคคลจัดการไลบรารี หมายเลขเวอร์ชันจะถูกสร้างเมื่อได้รับการเช็คอินไฟล์ ถ้าจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา หมายเลขเวอร์ชันหลักจะไม่ถูกนำไปใช้จนกว่าไฟล์จะได้รับการอนุมัติ โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการทำเช่นนั้น

สิ่งสำคัญ:  ถ้าบุคคลที่ทำงานในไลบรารีของคุณวางแผนที่จะเขียนเอกสารร่วมกัน อย่ากำหนดค่าไลบรารีให้ต้องมีการเช็คเอาท์ เนื่องจากบุคคลอื่นๆ จะไม่สามารถทำงานในฐานะผู้เขียนร่วมได้ถ้ามีการเช็คเอาท์เอกสารที่พวกเขาต้องการใช้

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี ดูเปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

ถ้าเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันในไลบรารีของคุณ บุคคลที่ตั้งค่ากำหนดว่าจะติดตามทั้งเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง และยัง กำหนดผู้ที่สามารถดูเวอร์ชันรอง ในกรณีส่วนใหญ่ เมื่อเนื้อหาการอนุมัติจำเป็นต้องใช้ เฉพาะเจ้าของไฟล์ และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการ สามารถดูเวอร์ชันรอง ในไลบรารีอื่น ๆ ทุกคนที่สามารถแก้ไขไฟล์ในไลบรารี หรือใครก็ตามที่มีสิทธิ์ในการอ่านในไลบรารี สามารถดูเวอร์ชันทั้งหมด หลังจากที่มีอนุมัติเวอร์ชัน ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการอ่านไปรายการหรือไลบรารีสามารถดูเวอร์ชัน

แม้ว่ารายการจะไม่มีเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง แต่รายการใดๆ ที่อยู่ในสถานะ รอดำเนินการ จะถือว่าเป็นแบบร่าง ในกรณีส่วนใหญ่ เฉพาะผู้สร้างรายการและผู้ที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่จะสามารถมองเห็นแบบร่างได้ แบบร่างจะแสดงขึ้นเป็นสถานะ รอดำเนินการ สำหรับบุคคลเหล่านี้ แต่ผู้ใช้อื่นๆ จะเห็นเฉพาะเวอร์ชัน อนุมัติแล้ว ในประวัติเวอร์ชัน ถ้าไฟล์ถูกปฏิเสธ ไฟล์จะยังคงอยู่ในสถานะ รอดำเนินการ จนกว่าผู้ที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นจะลบออก

ตามค่าเริ่มต้น สินค้าที่ค้างอยู่หรือไฟล์จะมองเห็นได้เฉพาะ กับผู้สร้าง และ ไปยังบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการ แต่คุณสามารถระบุถ้า กลุ่มอื่น ๆ ของผู้ใช้สามารถดูรายการหรือไฟล์ ถ้าไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าเพื่อติดตามทั้งเวอร์ชันหลัก และ เวอร์ชันรอง บุคคลที่แก้ไขไฟล์ต้องประกาศเวอร์ชันหลักของไฟล์ก่อน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการอนุมัติสำหรับเอกสาร ดูที่อนุมัติของรายการในรายการหรือไซต์ไลบรารี

หมายเหตุ: ความปลอดภัยแบบร่าง ในบางรายการและไลบรารี ถูกกำหนดค่าเพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ไซต์ทั้งหมดเพื่อดูเวอร์ชันทั้งที่ค้างอยู่ และอนุมัติแล้ว

เมื่อคุณเช็คเอาท์ไฟล์จากไลบรารีที่เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน เวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่คุณเช็คอินไฟล์กลับเข้ามา และถ้าเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองถูกเปิดใช้งานอยู่ คุณสามารถตัดสินใจขณะเช็คอินว่าคุณกำลังจะเช็คอินเวอร์ชันชนิดใดได้ ในไลบรารีที่จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อเช็คอินเท่านั้น

ในไลบรารีที่ไม่จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ เวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นในครั้งแรกที่คุณบันทึกไฟล์หลังจากเปิดไฟล์ขึ้น การบันทึกไฟล์ครั้งต่อๆ ไปจะเขียนทับเวอร์ชันที่คุณสร้างขึ้นในการบันทึกครั้งแรก ถ้าคุณปิดแอปพลิเคชันแล้วเปิดเอกสารขึ้นอีกครั้ง การบันทึกครั้งแรกจะสร้างเวอร์ชันขึ้นมาอีก ซึ่งอาจทำให้มีหมายเลขเวอร์ชันเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมบนกาเครื่องหมายและเลือน ดูเช็คเอาท์ เช็คอิน หรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์ในไลบรารี

สิ่งสำคัญ:  ถ้าคุณกำลังเขียนเอกสารร่วมกับผู้อื่น อย่าเช็คเอาท์เอกสารนั้น เว้นแต่ว่าคุณจะมีเหตุผลที่เหมาะสมที่จะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทำงานกับเอกสารนั้น

ต้องมีการเช็คเอาท์สามารถช่วยให้ทีมของคุณทำการกำหนดเวอร์ชัน ดีสุดเนื่องจากบุคคลโดยเฉพาะอย่างยิ่งกำหนดเมื่อเวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้น เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเฉพาะเมื่อบุคคลอื่นจะเช็คเอาท์ไฟล์ เปลี่ยนแปลง แล้ว ตรวจสอบกลับมา เมื่อไม่จำเป็นต้องเช็คเอาท์ เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อบุคคลแรกจะบันทึกไฟล์ และเวอร์ชันนี้จะถูกอัปเดเมื่อบุคคลปิด ถ้าบุคคลนั้นหรือบุคคลอื่นแล้วเปิด และบันทึกไฟล์อีกครั้ง เวอร์ชันอื่นจะถูกสร้างขึ้น โดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณอาจไม่ได้ตั้งใจสำหรับหลายเวอร์ชันที่จะสร้าง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องปิดไฟล์เพื่อเข้าร่วมการประชุมก่อนที่คุณเสร็จสิ้นการทำการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์

เมื่อจำเป็นต้องเช็คเอาท์ บุคคลที่ไม่สามารถเพิ่มไฟล์ เปลี่ยนไฟล์ หรือเปลี่ยนคุณสมบัติไฟล์ โดยไม่มีการเช็คเอาท์ไฟล์แรก เมื่อบุคคลเช็คอินไฟล์ พวกเขาได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างประวัติของเวอร์ชันมีความหมายมากขึ้น

หมายเหตุ: ถ้าไลบรารีจะเก็บไฟล์ Microsoft Project (.mpp) ที่ซิงโครไนซ์กับรายการงานบนไซต์ของคุณ ควรใช้ล้างกล่องจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมบนต้องเช็คเอาท์ ดูที่ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

รายการและไลบรารีที่มีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการเช็คเอาท์และการกำหนดเวอร์ชันที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่จะนำไปใช้กับผู้ใช้หรือกลุ่มเฉพาะเจาะจง บุคคลที่สามารถแก้ไขระดับสิทธิ์สามารถกำหนดค่าสิทธิ์เหล่านี้แตกต่างกัน หรือสามารถสร้างกลุ่มใหม่ให้กับระดับสิทธิ์แบบกำหนดเอง

สิทธิ์เหล่านี้ทำให้ความยืดหยุ่นในวิธีที่คุณจัดการไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องบุคคลอื่นสามารถทำการลบไฟล์เวอร์ชันโดยไม่มีสิทธิ์ในการลบไฟล์เอง สิทธิ์ในการลบเวอร์ชัน ไม่เหมือนกับสิทธิ์ไปยังรายการที่ถูกลบ ดังนั้นคุณสามารถระบุระดับแบบกำหนดเองของตัวควบคุม

ตารางต่อไปนี้แสดงสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเวอร์ชันและเช็คเอาท์ และซึ่งเริ่มต้นจะนำไปใช้กับระดับสิทธิ์

สิทธิ์

ระดับสิทธิ์เริ่มต้น

แสดงเวอร์ชัน

ควบคุมทั้งหมด ออกแบบ สนับสนุน และอ่าน

ลบเวอร์ชัน

ควบคุมทั้งหมด ออกแบบ และสนับสนุน

แทนการเช็คเอาท์

ควบคุมทั้งหมดและการออกแบบ

อนุมัติรายการ

ควบคุมทั้งหมดและการออกแบบ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ดูทำความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint

โปรดบอกเราเกี่ยวกับข้อคิดเห็นของคุณ

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบที่ด้านล่างของหน้านี้ ถ้าบทความนี้ไม่เป็นประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบว่ามีอะไรที่สับสนหรือหายไป โปรดใส่เวอร์ชันของ SharePoint, ระบบปฏิบัติการ และเบราว์เซอร์ของคุณ เราจะใช้คำติชมของคุณเพื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงอีกครั้ง เพิ่มข้อมูล และอัปเดตบทความนี้

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×