ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office
การกำหนดเวอร์ชันทำงานอย่างไรในรายการหรือไลบรารี SharePoint

การกำหนดเวอร์ชันทำงานอย่างไรในรายการหรือไลบรารี SharePoint

เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันในรายการหรือไลบรารี SharePoint ของคุณคุณสามารถจัดเก็บติดตามและคืนค่ารายการในรายการและไฟล์ในไลบรารีได้เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลง การกำหนดเวอร์ชันที่รวมเข้ากับการตั้งค่าอื่นๆเช่นเช็คเอาท์จะทำให้คุณสามารถควบคุมเนื้อหาที่โพสต์บนไซต์ของคุณได้มากและสามารถระบุค่าจริงได้ถ้าคุณต้องการดูหรือคืนค่าเวอร์ชันเก่าของรายการหรือไฟล์

หมายเหตุ: การกำหนดเวอร์ชันจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นในไลบรารี SharePoint และปิดตามค่าเริ่มต้นในรายการ SharePoint สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันให้ดูที่การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

ภาพรวมการกำหนดเวอร์ชัน

ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถเปิดหรือปิดการใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารีได้ การกำหนดเวอร์ชันจะพร้อมใช้งานสำหรับข้อมูลในรายการในชนิดรายการเริ่มต้นทั้งหมดซึ่งรวมถึงปฏิทินรายการการติดตามการตัดสินค้าจากคลังและรายการแบบกำหนดเอง นอกจากนี้ยังพร้อมใช้งานสำหรับชนิดไฟล์ทั้งหมดที่สามารถเก็บไว้ในไลบรารีรวมถึงหน้าของ Web Part สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าและการใช้การกำหนดเวอร์ชันให้ดูที่เปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

หมายเหตุ: ถ้าคุณเป็นลูกค้า Office ๓๖๕การกำหนดเวอร์ชันตอนนี้จะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณสร้างไลบรารี OneDrive for Business ใหม่และจะบันทึกเวอร์ชัน๕๐๐ของเอกสารล่าสุดโดยอัตโนมัติ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณป้องกันไม่ให้เอกสารหรือข้อมูลที่สำคัญสูญหาย ถ้าคุณมีไลบรารีที่มีอยู่บนไซต์ OneDrive for Business ของคุณหรือบนไซต์ทีมของคุณที่ไม่ได้เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันคุณสามารถเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับพวกเขาได้ตลอดเวลา

คุณสามารถใช้การกำหนดเวอร์ชันเป็น:

  • ติดตามประวัติของเวอร์ชัน    เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันคุณจะสามารถดูได้ว่ารายการหรือไฟล์ถูกเปลี่ยนแปลงหรือไม่และใครจะเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้คุณยังสามารถดูว่าคุณสมบัติ (ข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์) ถูกเปลี่ยนแปลงได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่นถ้ามีบุคคลอื่นเปลี่ยนแปลงวันครบกำหนดของรายการข้อมูลนั้นจะปรากฏในประวัติเวอร์ชัน นอกจากนี้คุณยังสามารถดูข้อคิดเห็นที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเมื่อพวกเขาตรวจสอบไฟล์ลงในไลบรารีได้อีกด้วย

  • คืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า    ถ้าคุณทำข้อผิดพลาดในเวอร์ชันปัจจุบันถ้าเวอร์ชันปัจจุบันเสียหายหรือถ้าคุณต้องการใช้เวอร์ชันก่อนหน้าให้ดียิ่งขึ้นคุณสามารถแทนที่เวอร์ชันปัจจุบันที่มีเวอร์ชันก่อนหน้าได้ เวอร์ชันที่คืนค่าเป็นเวอร์ชันปัจจุบันใหม่

  • ดูเวอร์ชันก่อนหน้า    คุณสามารถดูเวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยไม่เขียนทับเวอร์ชันปัจจุบันของคุณ ถ้าคุณกำลังดูประวัติเวอร์ชันภายในเอกสาร Microsoft Office เช่น Word หรือไฟล์ Excel คุณสามารถเปรียบเทียบสองเวอร์ชันเพื่อกำหนดความแตกต่างของเวอร์ชันได้

เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันเวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นในสถานการณ์ต่อไปนี้:

  • เมื่อข้อมูลในรายการหรือไฟล์ถูกสร้างขึ้นเป็นครั้งแรกหรือเมื่ออัปโหลดไฟล์

    หมายเหตุ: ถ้าจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์คุณต้องตรวจสอบไฟล์ในเพื่อสร้างเวอร์ชันแรกของไฟล์

  • เมื่อมีการอัปโหลดไฟล์ที่มีชื่อเดียวกันกับไฟล์ที่มีอยู่

  • เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของรายการหรือไฟล์

  • เมื่อเปิดเอกสาร Office และบันทึกไว้ หลังจากที่เปิดเอกสารอีกครั้งจะมีการสร้างเวอร์ชันใหม่หลังจากที่มีการบันทึกการแก้ไข

  • เป็นระยะๆเมื่อแก้ไขและบันทึกเอกสาร Office ไม่สามารถแก้ไขและบันทึกสร้างเวอร์ชันใหม่ได้ ตัวอย่างเช่นเมื่อบันทึกการแก้ไขบ่อยครั้งตัวอย่างเช่นแต่ละเวอร์ชันใหม่จะจับจุดในเวลาแทนที่จะแก้ไขแต่ละรายการ โดยทั่วไปเมื่อเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ

  • ในระหว่างการเขียนร่วมของเอกสารเมื่อผู้ใช้อื่นเริ่มทำงานในเอกสารหรือเมื่อผู้ใช้คลิกบันทึกเพื่ออัปโหลดการเปลี่ยนแปลงไปยังไลบรารี 

คุณสามารถใช้ไฟล์เวอร์ชันปัจจุบันได้สูงสุดสามเวอร์ชันในเวลาที่กำหนด: เวอร์ชันเช็คเอาท์เวอร์ชันรองหรือแบบร่างเวอร์ชันล่าสุดและเวอร์ชันหลักที่เผยแพร่หรือรุ่นล่าสุด เวอร์ชันอื่นๆทั้งหมดจะถือว่าเป็นเวอร์ชันย้อนหลัง บางเวอร์ชันปัจจุบันจะมองเห็นได้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการดู

บางองค์กรจะติดตามไฟล์เวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองในไลบรารีของพวกเขา ผู้อื่นจะติดตามเวอร์ชันหลักเท่านั้น เวอร์ชันหลักจะถูกระบุด้วยตัวเลขทั้งหมดเช่น๕.๐ เวอร์ชันรองจะถูกระบุด้วยเลขทศนิยมเช่น๕.๑

องค์กรส่วนใหญ่ใช้เวอร์ชันรองเมื่อไฟล์อยู่ภายใต้การพัฒนาและเวอร์ชันหลักเมื่อมีการเข้าถึงเหตุการณ์สำคัญบางอย่างหรือเมื่อไฟล์พร้อมสำหรับการตรวจทานโดยผู้ชมจำนวนมาก ในหลายองค์กรการรักษาความปลอดภัยแบบร่างถูกตั้งค่าให้อนุญาตเฉพาะเจ้าของไฟล์และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติไฟล์เท่านั้น นั่นหมายความว่าเวอร์ชันรองไม่สามารถเห็นได้โดยบุคคลอื่นจนกว่าจะมีการเผยแพร่เวอร์ชันหลัก

เวอร์ชันหลักจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการแต่เวอร์ชันรองไม่พร้อมใช้งาน แต่ละเวอร์ชันของข้อมูลในรายการจะถูกกำหนดหมายเลขด้วยตัวเลขทั้งหมด ถ้าองค์กรของคุณจำเป็นต้องมีการอนุมัติข้อมูลในรายการรายการนั้นจะยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าพวกเขาจะได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการเหล่านั้น ขณะที่อยู่ในสถานะที่ค้างอยู่ที่มีหมายเลขทศนิยมและจะถูกอ้างอิงเป็นแบบร่าง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันรวมถึงเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองให้ดูที่การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

หมายเลขเวอร์ชันจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณสร้างเวอร์ชันใหม่ ในรายการหรือไลบรารีที่มีการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันหลักเวอร์ชันจะมีตัวเลขทั้งหมดเช่น๑.๐, ๒.๐, ๓.๐และอื่นๆ ในไลบรารีผู้ดูแลระบบของคุณอาจเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง เมื่อมีการติดตามเวอร์ชันรองจะมีตัวเลขทศนิยมเช่น๑.๑, ๑.๒, ๑.๓และอื่นๆ เมื่อหนึ่งในเวอร์ชันเหล่านั้นได้รับการประกาศเป็นเวอร์ชันหลักหมายเลขนั้นจะกลายเป็น๒.๐ เวอร์ชันรองที่ตามมาจะมีหมายเลข๒.๑, ๒.๒, ๒.๓และอื่นๆ

เมื่อคุณละทิ้งการเช็คเอาท์หมายเลขเวอร์ชันจะไม่เปลี่ยนแปลง ถ้าเวอร์ชันล่าสุดคือเวอร์ชัน๓.๐จะยังคงอยู่ที่๓.๐หลังจากที่คุณละทิ้งการเช็คเอาท์

เมื่อคุณลบเวอร์ชันเวอร์ชันไปยังถังรีไซเคิลและหมายเลขนั้นจะอยู่ในถังรีไซเคิล ประวัติเวอร์ชันจะแสดงหมายเลขเวอร์ชันที่เหลือ หมายเลขเวอร์ชันอื่นๆจะไม่เปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีเอกสารที่มีเวอร์ชันรอง๔.๑และ๔.๒และคุณตัดสินใจที่จะลบเวอร์ชัน๔.๑ประวัติเวอร์ชันที่เป็นผลลัพธ์จะแสดงเฉพาะเวอร์ชัน๔.๐และ๔.๒เท่านั้น รูปภาพต่อไปนี้จะแสดง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันรวมถึงเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองให้ดูที่การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

ประวัติเวอร์ชันที่มีการลบเวอร์ชันรองหนึ่งเวอร์ชัน

บางองค์กรอนุญาตให้มีไฟล์เวอร์ชันที่ไม่จำกัดและผู้อื่นนำข้อจำกัดไปใช้ คุณอาจพบว่าหลังจากตรวจสอบในไฟล์เวอร์ชันล่าสุดแล้วว่าเวอร์ชันเก่าหายไป ถ้าเวอร์ชันล่าสุดของคุณเป็น๑๐๑.๐และคุณสังเกตเห็นว่าไม่มีเวอร์ชัน๑.๐อีกต่อไปนั่นหมายความว่าผู้ดูแลระบบได้กำหนดค่าไลบรารีให้เป็นเวอร์ชันหลักของไฟล์เพียง๑๐๐เวอร์ชันหลักเท่านั้น การเพิ่มเวอร์ชันของ101st ทำให้เกิดเวอร์ชันแรกที่จะถูกลบ เฉพาะเวอร์ชัน๒.๐ผ่าน๑๐๑.๐ยังคงอยู่ ในทำนองเดียวกันถ้ามีการเพิ่มเวอร์ชันลำดับเฉพาะเวอร์ชัน๓.๐ผ่าน๑๐๒.๐จะยังคงอยู่

นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบยังอาจตัดสินใจว่าจะจำกัดจำนวนของเวอร์ชันรองให้กับหมายเลขชุดของเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณได้รับอนุญาตเวอร์ชันหลักของ๑๐๐ผู้ดูแลระบบอาจตัดสินใจเก็บแบบร่างรองสำหรับเวอร์ชันหลักห้าเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น หมายเลขเริ่มต้นของเวอร์ชันรองระหว่างเวอร์ชันหลักคือ๕๑๑ ถ้าคุณพยายามที่จะบันทึกเวอร์ชันรองอื่นคุณจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่บอกคุณว่าคุณต้องประกาศเอกสารก่อน ผู้ดูแลไซต์ของคุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นเพื่ออนุญาตให้มีเวอร์ชันรองน้อยลงได้

ถ้ารายการหรือไลบรารีจำกัดจำนวนของเวอร์ชันหลักเวอร์ชันแรกสุดจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัด ตัวอย่างเช่นถ้ามีการเก็บเฉพาะเวอร์ชัน๑๐๐เท่านั้นและทีมของคุณจะสร้างเวอร์ชัน๑๐๕เท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้ในเวอร์ชัน6ถึง๑๐๕ ถ้าเวอร์ชันอื่นถูกสร้างขึ้นเฉพาะเวอร์ชัน7ถึง๑๐๖เท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้ ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณจำกัดเวอร์ชันคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สนับสนุนทราบว่าเวอร์ชันก่อนหน้าจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน

ในไลบรารีที่จำกัดจำนวนของเวอร์ชันหลักที่จะเก็บเวอร์ชันรองสำหรับเวอร์ชันรองจะถูกลบสำหรับเวอร์ชันหลักก่อนหน้านี้เมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเก็บแบบร่างสำหรับเวอร์ชันหลักของ๑๐๐เท่านั้นและทีมของคุณจะสร้างเวอร์ชันหลัก๑๐๕เวอร์ชันหลักเท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้สำหรับเวอร์ชันที่เก่ากว่าเท่านั้น เวอร์ชันรองที่เชื่อมโยงกับเวอร์ชันหลักห้าเวอร์ชันที่เก่ากว่าเช่น๑.๒หรือ๒.๓จะถูกลบออกไปแต่เวอร์ชันหลัก— 1, 2 และอื่นๆจะถูกเก็บไว้เว้นแต่ว่าไลบรารีของคุณจะจำกัดเวอร์ชันหลัก

การจำกัดจำนวนของเวอร์ชันมักจะเป็นแนวทางที่ดี นั่นหมายความว่าคุณสามารถประหยัดเนื้อที่บนเซิร์ฟเวอร์และลดความยุ่งเหยิงของผู้ใช้ได้ แต่ถ้าองค์กรของคุณจำเป็นต้องบันทึกเวอร์ชันทั้งหมดสำหรับกฎหมายหรือเหตุผลอื่นๆอย่านำข้อจำกัดใดๆไปใช้

หมายเหตุ: 

  • SharePoint Online จำเป็นต้องมีการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารี SharePoint Server ช่วยให้คุณสามารถเลือกไม่มีการกำหนดเวอร์ชันเป็นตัวเลือก

  • SharePoint Online การตั้งค่าไลบรารีอนุญาตให้มีช่วงของ100-50000 เวอร์ชันหลัก การตั้งค่าไลบรารี SharePoint Server อนุญาตให้มีช่วงของ1-50000 เวอร์ชันหลัก

  • การตั้งค่าไลบรารีทั้ง SharePoint Online และ SharePoint Server อนุญาตให้มีเวอร์ชันรองของ1-50000

  • การตั้งค่ารายการทั้ง SharePoint Online และ SharePoint Server อนุญาตให้มีการกำหนดเวอร์ชัน (รวมถึงแบบร่าง) เป็นตัวเลือกที่มีช่วงของ1-50000 เวอร์ชัน

สิ่งสำคัญ: ถ้าองค์กรของคุณจำกัดจำนวนเวอร์ชันที่จัดเก็บเวอร์ชันที่เก่าที่สุดจะถูกลบออกอย่างถาวรเมื่อถึงขีดจำกัด พวกเขาจะไม่ถูกส่งไปยังถังรีไซเคิล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันรวมถึงขีดจำกัดให้ดูที่การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถกำหนดค่าว่าใครสามารถดูแบบร่างของรายการและไฟล์ได้ แบบร่างจะถูกสร้างขึ้นในสองสถานการณ์ดังนี้

  • เมื่อเวอร์ชันรองของไฟล์ถูกสร้างหรืออัปเดตในไลบรารีที่ติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง

  • เมื่อข้อมูลในรายการหรือไฟล์ถูกสร้างหรืออัปเดตแต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติในรายการหรือไลบรารีที่จำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา

เมื่อคุณติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองคุณสามารถระบุว่าผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์ก่อนที่พวกเขาจะสามารถดูและอ่านเวอร์ชันรองได้หรือไม่ เมื่อมีการนำการตั้งค่านี้ไปใช้บุคคลที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์สามารถทำงานบนไฟล์ได้แต่ผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้นที่จะอ่านไฟล์ไม่สามารถดูเวอร์ชันรองได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจไม่ต้องการให้ทุกคนที่สามารถเข้าถึงไลบรารีของคุณเพื่อดูข้อคิดเห็นหรือการตรวจทานได้ในขณะที่กำลังแก้ไขไฟล์ ถ้ามีการติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองและไม่มีใครมีการเผยแพร่เวอร์ชันหลักยังไม่สามารถมองเห็นไฟล์ของบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ในการดูรายการแบบร่างได้

เมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาคุณสามารถระบุได้ว่าจะสามารถดูไฟล์ที่รอการอนุมัติได้โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอ่านบุคคลที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขหรือเฉพาะผู้เขียนและบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการ ถ้ามีการติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองผู้เขียนต้องประกาศเวอร์ชันหลักก่อนที่จะสามารถส่งไฟล์เพื่อขออนุมัติได้ เมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอ่านเนื้อหาแต่ไม่มีสิทธิ์ในการดูรายการแบบร่างจะเห็นไฟล์ที่ได้รับการอนุมัติล่าสุดหรือเวอร์ชันหลัก

ไม่ว่าบุคคลใดก็ตามที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์หรือไม่ก็ตามถ้าบุคคลอื่นค้นหาไฟล์ที่อยู่ในเวอร์ชันรองพวกเขาจะไม่ได้รับผลลัพธ์

คุณสามารถจำกัดจำนวนของรายการหรือไฟล์ในรายการที่ถูกบันทึกไว้ในรายการหรือไลบรารีซึ่งสามารถช่วยในการรักษาพื้นที่เซิร์ฟเวอร์ ถ้าทีมของคุณสร้างเวอร์ชันจำนวนมากการจำกัดจำนวนของเวอร์ชันอาจช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดการและค้นหาเวอร์ชันก่อนหน้าได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่นถ้าทีมของคุณมีหลายเวอร์ชันมากกว่าหนึ่งเดือนหรือหลายปี

s อาจเป็นเรื่องยากสำหรับสมาชิกในการเรียกดูประวัติเวอร์ชันเพื่อค้นหาเวอร์ชันที่พวกเขาต้องการ ถ้าทีมของคุณต้องการดูหรือรักษาเวอร์ชันก่อนหน้าใดก็ตามไม่จำเป็นต้องจำกัดจำนวนของเวอร์ชันที่จะเก็บไว้หรือตั้งค่าจำนวนเวอร์ชันที่คุณเก็บไว้เป็นจำนวนสูง

ถ้าไลบรารีของคุณติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองคุณสามารถเลือกได้ว่าจะเก็บไฟล์เวอร์ชันหลักจำนวนเท่าใดและจำนวนเวอร์ชันรองสำหรับแต่ละเวอร์ชันหลักเพื่อเก็บไว้อย่างไร ตามค่าเริ่มต้นแต่ละเวอร์ชันหลักสามารถมีได้ถึง๕๑๑แบบร่าง (เวอร์ชันรอง)

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของทีมของคุณทีมของคุณอาจมีแนวโน้มที่จะต้องใช้เวอร์ชันรองล่าสุดเช่นเวอร์ชันที่ได้รับการแก้ไขล่าสุด เมื่อเวลาผ่านไปทีมของคุณอาจมีแนวโน้มที่จะต้องมีเวอร์ชันรองที่เก่ากว่า โดยปกติแล้วเวอร์ชันหลักจะแสดงถึงเหตุการณ์สำคัญเช่นไฟล์ที่ส่งสำหรับการตรวจทานหรือสิ่งพิมพ์ในขณะที่เวอร์ชันรองเป็นงานที่กำลังดำเนินการที่ไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้เข้าร่วมไซต์ทั้งหมดในการอ่าน

ถ้ารายการหรือไลบรารีจำกัดจำนวนของเวอร์ชันหลักเวอร์ชันแรกสุดจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัด ตัวอย่างเช่นถ้ามีการเก็บเฉพาะเวอร์ชัน๑๐๐เท่านั้นและทีมของคุณจะสร้างเวอร์ชัน๑๐๕เท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้ในเวอร์ชัน6ถึง๑๐๕ ถ้าเวอร์ชันอื่นถูกสร้างขึ้นเฉพาะเวอร์ชัน7ถึง๑๐๖๖เท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้ ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณจำกัดเวอร์ชันคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สนับสนุนทราบว่าเวอร์ชันก่อนหน้าจะถูกลบเมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน

ในไลบรารีที่จำกัดจำนวนของเวอร์ชันหลักที่จะเก็บเวอร์ชันรองสำหรับเวอร์ชันรองจะถูกลบสำหรับเวอร์ชันหลักก่อนหน้านี้เมื่อถึงขีดจำกัดของเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเก็บแบบร่างสำหรับเวอร์ชันหลักของ๑๐๐เท่านั้นและทีมของคุณจะสร้างเวอร์ชันหลัก๑๐๕เวอร์ชันหลักเท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้สำหรับเวอร์ชันที่เก่ากว่าเท่านั้น เวอร์ชันรองที่เชื่อมโยงกับเวอร์ชันหลักห้าเวอร์ชันที่เก่ากว่าเช่น๑.๒หรือ๒.๓จะถูกลบออกไปแต่เวอร์ชันหลัก— 1, 2 และอื่นๆจะถูกเก็บไว้เว้นแต่ว่าไลบรารีของคุณจะจำกัดเวอร์ชันหลัก

หมายเหตุ: 

  • SharePoint Online จำเป็นต้องมีการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารี SharePoint Server ช่วยให้คุณสามารถเลือกไม่มีการกำหนดเวอร์ชันเป็นตัวเลือก

  • SharePoint Online การตั้งค่าไลบรารีอนุญาตให้มีช่วงของ100-50000 เวอร์ชันหลัก การตั้งค่าไลบรารี SharePoint Server อนุญาตให้มีช่วงของ1-50000 เวอร์ชันหลัก

  • การตั้งค่าไลบรารีทั้ง SharePoint Online และ SharePoint Server อนุญาตให้มีเวอร์ชันรองของ1-50000

  • การตั้งค่ารายการทั้ง SharePoint Online และ SharePoint Server อนุญาตให้มีการกำหนดเวอร์ชัน (รวมถึงแบบร่าง) เป็นตัวเลือกที่มีช่วงของ1-50000 เวอร์ชัน

การกำหนดเวอร์ชันจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างไลบรารีและไม่ใช่เมื่อมีการสร้างรายการ ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถเปิดหรือปิดการใช้งานการกำหนดเวอร์ชันได้ บนไซต์จำนวนมากที่เป็นบุคคลเดียวกันกับที่จัดการไซต์เนื่องจากรายการและไลบรารีสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ นอกเหนือจากการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันเจ้าของไซต์ (หรือบุคคลอื่นที่จัดการรายการหรือไลบรารี) จะตัดสินใจว่าจะต้องมีการอนุมัติเนื้อหาใครบ้างที่สามารถดูรายการแบบร่างและถ้าจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ แต่ละการตัดสินใจเหล่านี้มีผลกระทบต่อวิธีการทำงานของการกำหนดเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่นถ้าบุคคลที่จัดการไลบรารีตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์หมายเลขเวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเฉพาะเมื่อมีการเช็คอินไฟล์ ถ้าจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาหมายเลขเวอร์ชันหลักจะไม่ถูกนำไปใช้จนกว่าไฟล์จะได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่มีสิทธิ์ในการดำเนินการดังกล่าว

สิ่งสำคัญ: ถ้าบุคคลที่ทำงานในไลบรารีของคุณมีการวางแผนเพื่อสร้างเอกสารร่วมกันอย่ากำหนดค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ ผู้ใช้ไม่สามารถทำงานเป็นผู้เขียนร่วมได้เมื่อเอกสารที่พวกเขาต้องการถูกเช็คเอาท์

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารีให้ดูที่การเปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

ถ้ามีการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันในไลบรารีของคุณบุคคลที่ตั้งค่าจะกำหนดว่าจะติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองและยังระบุว่าใครบ้างที่สามารถดูเวอร์ชันรองได้ ในกรณีส่วนใหญ่เมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาเฉพาะเจ้าของไฟล์และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการเท่านั้นที่สามารถดูเวอร์ชันรองได้ ในไลบรารีอื่นใครก็ตามที่สามารถแก้ไขไฟล์ในไลบรารีหรือใครก็ตามที่มีสิทธิ์อ่านสิทธิ์ไปยังไลบรารีจะสามารถดูเวอร์ชันทั้งหมดได้ หลังจากที่ได้รับการอนุมัติเวอร์ชันแล้วทุกคนที่ได้อ่านสิทธิ์ไปยังรายการหรือไลบรารีจะสามารถดูเวอร์ชันได้

แม้ว่ารายการจะไม่มีเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองรายการใดๆที่อยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จะถือว่าเป็นแบบร่าง ในกรณีส่วนใหญ่เฉพาะผู้สร้างรายการและบุคคลที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดหรือสิทธิ์ในการออกแบบสามารถดูแบบร่างได้ แบบร่างจะแสดงในสถานะที่รอดำเนินการสำหรับบุคคลเหล่านั้นแต่ผู้อื่นจะเห็นเฉพาะเวอร์ชันที่ได้รับการอนุมัติล่าสุดในประวัติเวอร์ชันเท่านั้น ถ้าไฟล์ถูกปฏิเสธจะยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นจะลบออก

ตามค่าเริ่มต้นรายการหรือไฟล์ที่ค้างอยู่จะมองเห็นได้เฉพาะกับผู้สร้างและผู้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการเท่านั้นแต่คุณสามารถระบุได้ว่ากลุ่มผู้ใช้อื่นสามารถดูรายการหรือไฟล์ได้หรือไม่ ถ้าไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าให้ติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองผู้ที่แก้ไขไฟล์ต้องประกาศเวอร์ชันหลักของไฟล์ก่อน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการอนุมัติสำหรับเอกสารให้ดูที่จำเป็นต้องมีการอนุมัติรายการในรายการหรือไลบรารีของไซต์

หมายเหตุ: การรักษาความปลอดภัยแบบร่างในรายการและไลบรารีบางรายการถูกกำหนดค่าให้อนุญาตให้ผู้ใช้ไซต์ทั้งหมดเห็นเวอร์ชันที่ค้างอยู่และได้รับการอนุมัติ

เมื่อคุณเช็คเอาท์ไฟล์จากไลบรารีที่มีการกำหนดเวอร์ชันเปิดใช้งานเวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่คุณตรวจสอบอีกครั้ง และถ้าคุณเปิดใช้งานเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองคุณสามารถตัดสินใจได้ที่การเช็คอินซึ่งชนิดของเวอร์ชันที่คุณกำลังเช็คอิน ในไลบรารีที่จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการเช็คอินเท่านั้น

ในไลบรารีที่ไม่จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์เวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นในครั้งแรกที่คุณบันทึกหลังจากเปิดไฟล์ การบันทึกแต่ละครั้งในภายหลังจะเขียนทับเวอร์ชันที่คุณสร้างขึ้นด้วยการบันทึกครั้งแรก ถ้าคุณปิดแอปพลิเคชันแล้วเปิดเอกสารอีกครั้งการบันทึกครั้งแรกจะเป็นการสร้างเวอร์ชัน ซึ่งอาจทำให้จำนวนของเวอร์ชันเป็น proliferate ได้อย่างรวดเร็ว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเช็คอินและเช็คเอาท์ให้ดูเช็คเอาท์, เช็คอินหรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไลบรารี

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณกำลังเขียนเอกสารร่วมกันอย่าเช็คเอาท์ยกเว้นว่าคุณมีเหตุผลที่ดีเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทำงานบนเอกสาร

จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์สามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้มากที่สุดเนื่องจากบุคคลที่ระบุเมื่อมีการสร้างเวอร์ชัน เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเฉพาะเมื่อมีผู้เช็คเอาท์ไฟล์เปลี่ยนแปลงแล้วตรวจสอบอีกครั้ง เมื่อเช็คเอาท์ไม่จำเป็นต้องมีการสร้างเวอร์ชันเมื่อมีคนบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรกและเวอร์ชันนี้จะได้รับการอัปเดตเมื่อผู้ใช้ปิด ถ้าบุคคลนั้นหรือบุคคลอื่นเปิดและบันทึกไฟล์อีกครั้งจะมีการสร้างเวอร์ชันอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่คุณอาจไม่ต้องการให้มีการสร้างหลายเวอร์ชันตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องปิดไฟล์เพื่อเข้าร่วมการประชุมก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์เสร็จสิ้น

เมื่อต้องการเช็คเอาท์ผู้ใช้ไม่สามารถเพิ่มไฟล์เปลี่ยนแปลงไฟล์หรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติไฟล์ได้โดยไม่ต้องเช็คเอาท์ไฟล์ก่อน เมื่อมีคนเช็คอินไฟล์พวกเขาจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำซึ่งจะช่วยในการสร้างประวัติเวอร์ชันที่มีความหมายมากขึ้น

หมายเหตุ: ถ้าไลบรารีจะจัดเก็บไฟล์ Microsoft Project (.mpp) ที่ซิงโครไนซ์กับรายการงานบนไซต์ของคุณจำเป็นต้องล้างข้อมูลกล่องกาเครื่องหมาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการต้องชำระเงินให้ดูที่ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

รายการและไลบรารีมีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเวอร์ชันและเช็คเอาท์ที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่นำไปใช้กับผู้ใช้หรือกลุ่มที่ระบุ บุคคลที่สามารถแก้ไขระดับสิทธิ์สามารถกำหนดค่าสิทธิ์เหล่านี้ที่แตกต่างกันหรือสามารถสร้างกลุ่มใหม่ที่มีระดับสิทธิ์แบบกำหนดเองได้

สิทธิ์เหล่านี้จะเปิดใช้งานความยืดหยุ่นในการจัดการไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการให้บุคคลอื่นสามารถลบเวอร์ชันของไฟล์ได้โดยไม่ต้องมีสิทธิ์ในการลบไฟล์นั้น สิทธิ์ในการลบเวอร์ชันไม่เหมือนกับสิทธิ์ในการลบรายการดังนั้นคุณจึงสามารถให้ระดับการควบคุมที่กำหนดเองได้

ตารางต่อไปนี้แสดงสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเวอร์ชันและเช็คเอาท์และระดับสิทธิ์เริ่มต้นที่พวกเขานำไปใช้

สิทธิ์

ระดับสิทธิ์เริ่มต้น

ดูเวอร์ชัน

การควบคุมทั้งหมดการออกแบบการสนับสนุนและการอ่าน

ลบเวอร์ชัน

การควบคุมทั้งหมดการออกแบบและการสนับสนุน

แทนที่การเช็คเอาท์

การควบคุมและการออกแบบทั้งหมด

อนุมัติรายการ

การควบคุมและการออกแบบทั้งหมด

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ให้ดูที่การทำความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint

โปรดบอกเราเกี่ยวกับข้อคิดเห็นของคุณ

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบที่ด้านล่างของหน้านี้ ถ้าบทความนี้ไม่เป็นประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบว่ามีอะไรที่สับสนหรือหายไป โปรดใส่เวอร์ชันของ SharePoint, ระบบปฏิบัติการ และเบราว์เซอร์ของคุณ เราจะใช้คำติชมของคุณเพื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงอีกครั้ง เพิ่มข้อมูล และอัปเดตบทความนี้

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×