การกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับข้อความอีเมล

นโยบายการเก็บข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีการจัดการระเบียนการส่งข้อความ (MRM) ที่พร้อมใช้งานกับ บัญชี Microsoft Exchange Server 2010 MRM ทำให้ง่ายต่อการเก็บข้อความที่จำเป็นต้องปฏิบัติตามนโยบายองค์กร ข้อบังคับของภาครัฐ หรือความต้องการทางกฎหมาย และเพื่อนำเนื้อหาที่ไม่ถูกกฎหมายหรือไม่มีคุณค่าทางธุรกิจอีกต่อไปออก

หมายเหตุ:  มีข้อกำหนดสิทธิ์การใช้งาน Microsoft Outlook และ Exchange Server สำหรับฟีเจอร์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ข้อกำหนดของสิทธิ์การใช้งานสำหรับนโยบายการเก็บถาวรส่วนบุคคลและการเก็บข้อมูล

ในบทความนี้

เกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูล

การกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับโฟลเดอร์อีเมล

การกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับข้อความอีเมล

รับนโยบายการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่จำเป็น

นำนโยบายการเก็บข้อมูลออก

เกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูล

องค์กรสามารถสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลเริ่มต้นสำหรับรายการจดหมายทั้งหมดในกล่องจดหมาย Exchange Server นโยบายเฉพาะสำหรับโฟลเดอร์เริ่มต้น เช่น กล่องจดหมายขาเข้าแบบร่างรายการที่ส่งรายการที่ลบ และ อีเมลขยะ หรือสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถนำไปใช้กับโฟลเดอร์หรือแต่ละรายการ ตัวเลือกทั้งหมดหรือการผสมผสานของตัวเลือกเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้โดยผู้ดูแลระบบ Exchange Server ของคุณ

สิ่งสำคัญ:  ถ้าคุณมีคำถามเกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อความขององค์กรของคุณ คุณควรตรวจสอบแนวทางขององค์กรของคึุณหรือติดต่อแผนกกฎหมายของคุณ

ซึ่งทำให้ง่ายต่อการกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลต่อโฟลเดอร์แทนที่จะเก็บแยกแต่ละข้อความ อย่างไรก็ตาม เมื่อกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับโฟลเดอร์ คุณสามารถเลือกหนึ่งข้อความหรือมากกว่า แล้วกำหนดนโยบายต่างๆ ให้กับข้อความเหล่านั้นโดยเฉพาะ นโยบายที่กำหนดให้กับข้อความจะมีความสำคัญมากกว่านโยบายโฟลเดอร์ที่ได้รับมา

ด้านบนของหน้า

การกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับโฟลเดอร์อีเมล

  1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้คลิกโฟลเดอร์จดหมาย

  2. บนแท็บ โฟลเดอร์ ในกลุ่ม คุณสมบัติ ให้คลิก นโยบาย

คำสั่ง นโยบาย บน Ribbon

คำสั่ง นโยบาย หายไปบน Ribbon

ถ้าคำสั่ง นโยบาย หายไปจาก Ribbon แสดงว่าผู้ดูแลระบบ Exchange Server ของคุณไม่ได้เปิดใช้งานนโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับบัญชีของคุณ หรือคุณไม่ได้ใช้สิทธิ์การใช้งาน Outlook ที่จำเป็นสำหรับฟีเจอร์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ข้อกำหนดของสิทธิ์การใช้งานสำหรับนโยบายการเก็บถาวรส่วนบุคคลและการเก็บข้อมูล

  1. บนแท็บ นโยบาย ในรายการ นโยบายโฟลเดอร์ ให้คลิกรายการที่ยึดตามแนวทางขององค์กรของคุณ

ด้านบนของหน้า

การกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับข้อความอีเมล

  1. ในรายการข้อความ ให้คลิกที่ข้อความ

เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งข้อความ ให้กด CTRL ค้างไว้ เมื่อคุณคลิกแต่ละข้อความ

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แท็ก ให้คลิก กำหนดนโยบาย

คำสั่ง กำหนดนโยบาย บน Ribbon

คำสั่ง กำหนดนโยบาย หายไปบน Ribbon

ถ้าคำสั่ง กำหนดนโยบาย หายไปจาก Ribbon แสดงว่าผู้ดูแลระบบ Exchange Server ของคุณไม่ได้เปิดใช้งานนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรสำหรับบัญชีของคุณ หรือคุณไม่ได้ใช้สิทธิ์การใช้งาน Outlook ที่จำเป็นสำหรับฟีเจอร์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ข้อกำหนดของสิทธิ์การใช้งานสำหรับนโยบายการเก็บถาวรส่วนบุคคลและการเก็บข้อมูล

  1. ภายใต้ นโยบายการเก็บข้อมูล ให้คลิกรายการที่ยึดตามแนวทางขององค์กรของคุณ

นโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับข้อความจะปรากฎในหัวกระดาษในบานหน้าต่างการอ่าน ภายใต้ชื่อผู้รับและมีวันหมดอายุ ถ้าไม่ได้นำนโยบายการเก็บข้อมูลไปใช้ จะไม่มีข้อมูลปรากฎภายใต้ชื่อผู้รับข้อความ

ด้านบนของหน้า

รับนโยบายการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่จำเป็น

ผู้ใช้ Outlook ไม่สามารถสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ สิ่งเหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นโดยผู้ดูแลระบบ Exchange Server ของคุณ อย่างไรก็ตาม องค์กรของคุณอาจมีนโยบายการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่ปรากฏตามค่าเริ่มต้น ถ้านโยบายการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมพร้อมใช้งาน ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อเพิ่มไปยังทางเลือกที่พร้อมใช้งานที่คุณเห็นเมื่อคุณทำนโยบายไปใช้

  1. ในรายการข้อความ ให้คลิกที่ข้อความ

เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งข้อความ ให้กด CTRL ค้างไว้ เมื่อคุณคลิกแต่ละข้อความ

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แท็ก ให้คลิก กำหนดนโยบาย

คำสั่ง กำหนดนโยบาย บน Ribbon

  1. ภายใต้ นโยบายการเก็บข้อมูล ให้คลิก นโยบายการเก็บข้อมูลเพิ่มเติม

  2. ในกล่องโต้ตอบ นโยบายการเก็บข้อมูล ให้คลิก เพิ่มหรือนำนโยบายการเก็บข้อมูลออก

Microsoft Outlook Web App (OWA) จะเปิดในหน้าต่างเว็บเบราว์เซอร์

  1. ใน OWA ให้ใส่ข้อมูลประจำตัวของคุณเพื่อเข้าสู่ระบบ

OWA จะเปิด ตัวเลือก และส่วน นโยบายการเก็บข้อมูล

  1. ในรายการ ให้คลิกนโยบาย แล้วคลิก เพิ่ม

นโยบายเพิ่มเติมจะถูกเพิ่มไปยังรายการนโบายที่คุณสามารถเลือกเมื่อระบุนโยบายการเก็บข้อมูลบนโฟลเดอร์หรือรายการ

ด้านบนของหน้า

นำนโยบายการเก็บข้อมูลออก

เมื่อคุณนำนโยบายการเก็บข้อมูลออกจากข้อความอีเมล นโยบายโฟลเดอร์จะถูกนำไปใช้กับรายการ ถ้ามีการกำหนด

  1. ในรายการข้อความ ให้คลิกที่ข้อความ

เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งข้อความ ให้กด CTRL ค้างไว้ เมื่อคุณคลิกแต่ละข้อความ

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แท็ก ให้คลิก กำหนดนโยบาย

คำสั่ง กำหนดนโยบาย บน Ribbon

  1. ภายใต้ นโยบายการเก็บข้อมูล ให้คลิก ใช้นโยบายโฟลเดอร์

นโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับข้อความจะปรากฎในหัวกระดาษในบานหน้าต่างการอ่าน ภายใต้ชื่อผู้รับและมีวันหมดอายุ ถ้าไม่ได้นำนโยบายการเก็บข้อมูลไปใช้ จะไม่มีข้อมูลปรากฎภายใต้ชื่อผู้รับข้อความ

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×