การกำหนดค่าคุณลักษณะของนโยบายการจัดการข้อมูล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ผู้ดูแลไซต์อาจเข้าถึงคุณลักษณะทั้งหมดหรือบางส่วนต่อไปนี้ได้ ขึ้นอยู่กับว่ามีการเปิดใช้งานคุณลักษณะการจัดการข้อมูลใดในการดูแลจากศูนย์กลาง นอกจากนี้ คุณอาจมีคุณลักษณะแบบกำหนดเองเพิ่มเติมซึ่งสร้างขึ้นมาสำหรับองค์กรของคุณโดยเฉพาะด้วย

คุณต้องการทำสิ่งใด

เปิดหน้าแก้ไขนโยบาย

เรียนรู้เกี่ยวกับฟีเจอร์นโยบายป้ายชื่อ

เพิ่มป้ายชื่อลงในนโยบาย

เพิ่มเหตุการณ์ลงในนโยบายการตรวจสอบ

เพิ่มบาร์โค้ลงในนโยบาย

เพิ่มฟีเจอร์การเก็บข้อมูลและการหมดอายุรายการลงในนโยบาย

เปิดเพจ 'แก้ไขนโยบาย'

คุณสามารถเข้าถึงหน้าแก้ไขนโยบาย จากนโยบายการตั้งค่าไซต์คอลเลกชันหรือนโยบายที่ถูกเพิ่มให้กับชนิดเนื้อหาของไซต์

เปิดเพจ 'แก้ไขนโยบาย' สำหรับนโยบายไซต์คอลเลกชัน

  1. บนโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก การกระทำในไซต์ จากนั้นชี้ไปที่ การตั้งค่าไซต์ แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนการตั้งค่าของไซต์ทั้งหมด

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ในส่วนการดูแลไซต์คอลเลกชัน คลิกไซต์คอลเลกชันนโยบาย

  3. เลือกนโยบายซึ่งมีคุณลักษณะที่คุณต้องการกำหนดค่า

เปิดเพจ 'แก้ไขนโยบาย' ของนโยบายชนิดเนื้อหา

  1. บนโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก การกระทำในไซต์ จากนั้นชี้ไปที่ การตั้งค่าไซต์ แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนการตั้งค่าของไซต์ทั้งหมด

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ในส่วนแกลเลอรี คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. เลือกชนิดเนื้อหาที่มีการกำหนดความสัมพันธ์กับนโยบาย แล้วคลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  4. คลิกกำหนดนโยบาย เพื่อเปิดหน้าแก้ไขนโยบาย สำหรับชนิดเนื้อหา

ด้านบนของหน้า

เรียนรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะนโยบายป้ายชื่อ

คุณลักษณะนโยบายป้ายชื่อทำให้ผู้ดูแลไซต์สามารถสร้างป้ายชื่อที่มีรูปแบบเดียวกันสำหรับเอกสาร ระบบ Microsoft Office 2007 ได้ ป้ายชื่อมีประโยชน์ในการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติของเอกสารจะถูกแนบไปกับเอกสารเมื่อมีการพิมพ์เอกสารนั้น คุณสมบัติรายการที่จัดเก็บเป็นคอลัมน์ เช่น ชื่อแฟ้ม ผู้สร้าง วันที่สร้าง สถานะ ชื่อโครงการ และข้อมูลกำหนดการสามารถนำมารวมไว้ในป้ายชื่อได้

ตามค่าเริ่มต้น ป้ายชื่อจะแสดงในส่วนหัวเอกสาร อย่างไรก็ตาม แก่ผู้ใช้สามารถแทรกป้ายชื่อใดก็ได้ในเอกสาร โดยใช้แท็บแทรก ในโปรแกรมการวางจำหน่าย Office 2007 เช่นMicrosoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 และMicrosoft Office PowerPoint 2007 ป้ายชื่อจะถูกนำไปใช้กับเอกสารทั้งหมดที่นโยบายนั้นจะถูกนำไปใช้

ผู้ดูแลนโยบายสามารถกำหนดแอตทริบิวต์ของป้ายชื่อดังต่อไปนี้

  • ข้อมูลที่จะรวมไว้ในป้ายชื่อ เช่น metadata ที่กำหนดไว้ในรายการคอลัมน์รวมถึงข้อความที่ตาย และจัดรูปแบบอักขระ ป้ายชื่อสามารถประกอบด้วยการอ้างอิงคอลัมน์ได้ถึง 10 ซึ่งอาจเป็นความยาวสูงสุด 255 อักขระ

  • รูปแบบป้ายชื่อ รวมทั้งความสูงและความกว้างโดยรวม ลักษณะข้อความ แบบอักษรและขนาด ตัวแบ่งบรรทัด และแท็บ ตามค่าเริ่มต้นความสูงของป้ายชื่อเท่ากับ 1 นิ้ว ทั้งนี้ สามารถตั้งค่าความสูงของป้ายชื่อได้ระหว่าง .25 ถึง 20 นิ้ว ความกว้างของป้ายชื่อมีค่าได้ตั้งแต่ .25 ถึง 20 นิ้ว ข้อความป้ายชื่อจะได้รับการจัดไว้กึ่งกลางตามแนวนอนเสมอภายในรูปป้ายชื่อ

  • ต้องการให้โปรแกรม การวางจำหน่าย Office 2007 พร้อมท์ให้ผู้ใช้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกเอกสารหรือก่อนพิมพ์หรือไม่ หรือผู้ใช้สามารถเพิ่มป้ายชื่อได้ด้วยตนเองตามดุลพินิจของผู้ใช้เองได้หรือไม่ ผู้ใช้ยังสามารถลบป้ายชื่อออกจากเอกสารได้หากต้องการ

  • เนื้อหาป้ายชื่อควรถูกล็อกเมื่อถูกเพิ่มลงในเอกสารเป็นครั้งแรกหรือไม่ หรือเนื้อหาป้ายชื่อสามารถได้รับการปรับปรุงเมื่อข้อมูลคอลัมน์เปลี่ยนแปลงไปหรือไม่ ป้ายชื่อจะถูกล็อกเฉพาะเมื่อ Metadata ที่จำเป็นทั้งหมดแสดงบนป้ายชื่อเท่านั้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มป้ายชื่อลงในนโยบาย

  1. เปิดหน้าแก้ไขนโยบายสำหรับนโยบายที่คุณต้องการเพิ่มป้ายชื่อ

  2. บนหน้าแก้ไขนโยบาย ในส่วนป้ายชื่อ คลิกเปิดใช้งานป้ายชื่อ

  3. เมื่อต้องการให้มั่นใจว่าป้ายชื่อจะถูกเพิ่มลงในเอกสารเสมอ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์

    หมายเหตุ: การตั้งค่าทั้งหมดจะนำไปใช้กับป้ายชื่อทั้งป้าย คุณอาจจำเป็นต้องปรับการจัดรูปแบบข้อความหรือขนาดของป้ายชื่อเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความจะแสดงขึ้นมาอย่างถูกต้อง

    ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้านโยบายป้ายชื่อเป็นเพียงทางเลือก และคุณต้องการให้ผู้ใช้แทรกป้ายชื่อด้วยตนเองลงในเอกสารของพวกเขา

  4. เมื่อต้องการล็อกป้ายชื่อเพื่อไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าข้อมูลคอลัมน์จะเปลี่ยนแปลงก็ตาม ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ป้องกันการเปลี่ยนแปลงในป้ายชื่อหลังจากที่มีการเพิ่มเข้าไป

    เมื่อต้องการให้ป้ายชื่อมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อข้อมูลในการตั้งค่าคอลัมน์เปลี่ยนแปลงไป ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้

  5. ในกล่อง รูปแบบป้ายชื่อ ให้พิมพ์ข้อความของป้ายชื่อซึ่งคุณต้องการให้แสดง

    • พิมพ์ชื่อของคอลัมน์ที่คุณต้องการให้แสดงตามลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏในป้ายชื่อ ใส่ชื่อคอลัมน์ไว้ภายในวงเล็บปีกกา ({ }) ดังที่แสดงไว้บนเพจ

    • ถ้าต้องการ คุณสามารถพิมพ์ตัวระบุคอลัมน์ไว้ภายนอกวงเล็บปีกกาดังที่แสดงตัวอย่างไว้บนเพจ

    • เมื่อต้องการเพิ่มตัวแบ่งบรรทัดลงในป้ายชื่อ ให้พิมพ์ \n ในกล่องป้ายชื่อที่ซึ่งคุณต้องการให้ตัวแบ่งบรรทัดปรากฏ

    • เมื่อต้องการเพิ่มแท็บ ให้พิมพ์ \t ในเขตข้อมูลป้ายชื่อที่ซึ่งคุณต้องการให้ข้อความเยื้อง

  6. ในส่วน ลักษณะที่ปรากฏ ให้เลือกการจัดรูปแบบข้อความสำหรับป้ายชื่อ ต้องแน่ใจว่าได้ใช้แบบอักษรและลักษณะแบบอักษรที่มีในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ นอกจากนี้ ขนาดแบบอักษรยังมีผลต่อปริมาณข้อความที่สามารถปรากฏบนป้ายชื่อด้วย

  7. ในส่วน ขนาดป้ายชื่อ ให้พิมพ์ความสูงและความกว้างของป้ายชื่อ ความสูงของป้ายชื่อสามารถมีค่าได้ตั้งแต่ .25 ถึง 20 นิ้ว ความกว้างของป้ายชื่อมีค่าได้ตั้งแต่ .25 ถึง 20 นิ้ว ข้อความป้ายชื่อจะจัดไว้กึ่งกลางตามแนวนอนเสมอภายในรูปป้ายชื่อ

  8. คลิก ฟื้นฟู เพื่อแสดงตัวอย่างเนื้อหาของป้ายชื่อ

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณพอดีกับความสูงและความกว้างที่ระบุของป้ายชื่อ ทั้งนี้ ข้อความที่ใหญ่เกินป้ายชื่อจะไม่แสดงขึ้น

    หมายเหตุ: ค่าคอลัมน์จริงจะไม่ปรากฏในการแสดงตัวอย่าง

  9. คลิก ตกลง เพื่อนำคุณลักษณะป้ายชื่อไปใช้กับนโยบาย

การแก้ไขปัญหาป้ายชื่อ

เพื่อให้แน่ใจว่าป้ายชื่อจะพิมพ์ออกมาอย่างถูกต้อง ให้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้

  • ทุกคอลัมน์ที่แสดงรายการในรูปแบบป้ายชื่อต้องมีอยู่ในไลบรารีเอกสาร

  • เนื้อหาป้ายชื่อห้ามยาวเกินความยาวของป้ายชื่อ

  • การจัดรูปแบบข้อความ (เช่น ลักษณะแบบอักษร) ถูกต้อง ถ้าพารามิเตอร์การจัดรูปแบบไม่ถูกต้องหรืออ้างถึงแบบอักษรที่ไม่มีอยู่บนระบบไคลเอ็นต์ ป้ายชื่อจะถูกสร้างแต่จะใช้ค่าการจัดรูปแบบเริ่มต้น

ถ้าค่า Metadata บางค่าที่จำเป็นสำหรับป้ายชื่อในขณะนี้ยังไม่มีการกรอกข้อมูล กล่องโต้ตอบการแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งผู้ใช้ว่า Metadata บางตัวที่จำเป็นสำหรับป้ายชื่อนั้นหายไป ผู้ใช้สามารถไปยังแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารเพื่อกรอกข้อมูล Metadata ที่หายไปได้

ด้านบนของหน้า

เพิ่มการตรวจสอบเหตุการณ์ลงในนโยบาย

คุณลักษณะการตรวจสอบของนโยบายไซต์คอลเลกชันทำให้บริษัทสามารถสร้างและวิเคราะห์บันทึกการตรวจสอบสำหรับเอกสารต่างๆ ของบริษัท รวมทั้งข้อมูลในรายการที่ไม่ใช่เอกสาร เช่น รายการงาน รายการประเด็น กลุ่มการอภิปราย และปฏิทิน คุณลักษณะนี้จะมีแฟ้มบันทึกการตรวจสอบซึ่งบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ไว้ เช่น เมื่อเนื้อหาถูกแสดง แก้ไข ประกาศ และอื่นๆ เมื่อมีการเปิดใช้งานการตรวจสอบในนโยบาย ผู้ดูแลนโยบายสามารถดูข้อมูลที่ถูกตรวจสอบได้ในรายงานการใช้นโยบายที่ใช้ Excel ซึ่งสรุปการใช้งานปัจจุบันไว้ คุณสามารถตรวจทานแต่ละรายงานเพื่อตรวจทานว่าข้อมูลถูกใช้ไปอย่างไรภายในองค์กร รายงานบันทึกการตรวจสอบสามารถช่วยให้องค์กรตรวจสอบและบันทึกการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นเอกสารหรือเพื่อสอบสวนปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

แฟ้มบันทึกการตรวจสอบจะเก็บข้อมูลต่อไปนี้

  • ชื่อเหตุการณ์

  • วันที่และเวลาของเหตุการณ์

  • ชื่อระบบของผู้ใช้ที่เป็นผู้ดำเนินการกระทำ

  • เปิดหน้าแก้ไขนโยบายสำหรับนโยบายที่คุณต้องการเพิ่มการตรวจสอบ

  • บนหน้าแก้ไขนโยบาย ในส่วนการตรวจสอบ เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานการตรวจสอบ นั้นแล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายอยู่ถัดจากเหตุการณ์คุณต้องการเก็บบันทึกการตรวจสอบสำหรับ

  • คลิก ตกลง เพื่อนำคุณลักษณะการตรวจสอบไปใช้กับนโยบาย

เมื่อการตรวจสอบถูกเปิดใช้งาน เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับรายการที่ครอบคลุมนโยบายนี้จะถูกแสดงไว้ในไฟล์บันทึก เมื่อต้องการดูตัวตรวจสอบ แฟ้มบันทึก บนหน้าการตั้งค่าไซต์ คลิกรายงานบันทึกการตรวจสอบ จากนั้น เลือกรายงานที่คุณได้ตั้งค่าการ

หมายเหตุ: การตรวจสอบจะให้ข้อมูลว่าเมื่อใดที่รายการมีการเปลี่ยนแปลง แต่จะไม่มีรายละเอียดว่าอะไรถูกเปลี่ยนแปลงบ้าง ดังนั้น จึงไม่ควรพิจารณาวิธีนี้ว่าเป็นเครื่องมือการสำรองหรือการกำหนดรุ่นเอกสาร

ด้านบนของหน้า

เพิ่มบาร์โค้ดลงในนโยบาย

บาร์โค้ดมีประโยชน์อย่างยิ่งในการการจัดการระเบียนทางกายภาพเนื่องจากมีวิธีติดตามสินทรัพย์ที่ไม่ใช่ดิจิทัล เช่น เอกสารที่พิมพ์ และรายการทางกายภาพ เช่น สินค้า แบบตัวอย่าง และฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ บาร์ดโค้ดต่างจากป้ายชื่อตรงที่บาร์โค้ดไม่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับรายการ ดังนั้นข้อมูลที่สำคัญจึงถูกเก็บแบบออนไลน์ได้อย่างปลอดภัยและสามารถเชื่อมโยงกับสำเนาที่เป็นกระดาษหรือรายการทางกายภาพได้โดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูล

เมื่อเปิดใช้งานบาร์โค้ดเป็นส่วนหนึ่งของนโยบาย พวกเขาจะถูกเพิ่มไปยังคุณสมบัติของเอกสาร และปรากฏอยู่ในพื้นที่หัวกระดาษของเอกสารที่ใช้บาร์โค้ด เช่นป้ายชื่อ บาร์โค้ดสามารถเพิ่มเติมได้ด้วยตนเองถูกเอาออกจากเอกสาร

คุณสามารถระบุได้ว่าผู้ใช้ควรถูกพร้อมท์ให้รวมบาร์โค้ดเมื่อพิมพ์หรือบันทึกรายการ หรือควรแทรกบาร์โค้ดด้วยตนเองโดยใช้แท็บ แทรก ในโปรแกรม การวางจำหน่าย Office 2007

นโยบายบาร์โค้ดจะสร้างบาร์โค้ดมาตรฐาน โค้ด 39 โดยรูปบาร์โค้ดแต่ละรูปจะมีข้อความอยู่ใต้สัญลักษณ์บาร์โค้ดซึ่งแสดงถึงค่าบาร์โค้ด วิธีนี้ทำให้สามารถใช้ข้อมูลบาร์โค้ดได้แม้ว่าฮาร์ดแวร์การสแกนจะไม่พร้อมใช้งาน ผู้ใช้สามารถพิมพ์หมายเลขบาร์โค้ดลงในกล่องค้นหา Microsoft Office SharePoint Server 2007 ได้ด้วยตนเองเพื่อค้นหารายการบนไซต์

  1. บนหน้าแก้ไขนโยบาย ในส่วนบาร์โค้ด เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานบาร์โค้ด

  2. เมื่อต้องการพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดลงในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนทำการบันทึกหรือพิมพ์

  3. คลิก ตกลง เพื่อนำคุณลักษณะบาร์โค้ดไปใช้กับนโยบาย

ด้านบนของหน้า

เพิ่มคุณลักษณะการเก็บข้อมูลรายการและวันหมดอายุลงในนโยบาย

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว นโยบายวันหมดอายุจะค้นหาในไซต์คอลเลกชันเพื่อหารายการที่เกินระยะเวลาการเก็บข้อมูล สิ่งที่จะเกิดกับรายการเหล่านั้นขึ้นอยู่กับวิธีที่ระบบของคุณถูกตั้งค่าเพื่อจัดการรายการที่เกินระยะเวลาการเก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น รายการอาจถูกย้ายไปยังถังรีไซเคิล เวิร์กโฟลว์หมดอายุอาจจะเริ่มขึ้น หรืออาจมีการดำเนินการกระบวนการแบบกำหนดเอง

นโยบายวันหมดอายุจะถูกเปิดใช้งานด้วยการตั้งค่าทั้งระยะเวลาการเก็บข้อมูลและการกระทำการหมดอายุ

  1. เปิดหน้าแก้ไขนโยบายสำหรับนโยบายที่คุณต้องการตั้งค่ารายการเก็บข้อมูลและการหมดอายุ

  2. บนหน้าแก้ไขนโยบาย เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานหมดอายุ เพื่อกำหนดวิธีการทิ้งเนื้อหาที่ได้รับการจัดการนโยบายนี้

  3. เลือกตัวเลือกระยะเวลาการเก็บข้อมูลเพื่อกำหนดว่าเมื่อใดที่เอกสารจะถูกตั้งค่าว่าหมดอายุ ระยะเวลาดังกล่าวยังสามารถแสดงอยู่ในรูปแบบเวิร์กโฟลว์ที่แยกต่างหากหรือในรูปแบบสูตรการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเอง

    • เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติของวัน คลิกระยะเวลาโดยยึดตามคุณสมบัติของรายการ ทางแล้ว เลือกการกระทำและระยะเวลา (วัน เดือน หรือปี) พิมพ์ตัวเลขในกล่องระหว่างรายการเพื่อกำหนดรอบระยะเวลา

      หมายเหตุ: 

      • เมื่อคุณกำลังสร้างนโยบายให้เป็นส่วนหนึ่งของชนิดเนื้อหา คุณสามารถเลือกคุณสมบัติวันที่ใดๆ ที่กำหนดในชนิดเนื้อหานั้นเพื่อใช้เป็นค่าวันหมดอายุ

      • ตัวเลือกเหล่านี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกำลังสร้างนโยบายไซต์คอลเลกชันเท่านั้น

    • เมื่อต้องการใช้เวิร์กโฟลว์หรือสูตรการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อระบุวันหมดอายุ ให้คลิก กำหนดการเขียนโปรแกรม

  4. กำหนดว่าการกระทำใดที่คุณต้องการให้เกิดเมื่อเอกสารหมดอายุ

    • เมื่อต้องการเปิดใช้งานการกระทำที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น ลบ) ให้คลิก ดำเนินการกระทำนี้ จากนั้นเลือกการกระทำจากรายการ

    • เมื่อต้องการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์หมดอายุ ให้คลิก เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้ จากนั้นเลือกชื่อของเวิร์กโฟลว์

      หมายเหตุ: คุณลักษณะนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อคุณกำลังกำหนดนโยบายสำหรับชนิดเนื้อหาที่มีเวิร์กโฟลว์เชื่อมโยงอยู่แล้วเท่านั้น

  5. คลิก ตกลง เพื่อใช้คุณลักษณะวันหมดอายุกับนโยบาย

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×