การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ความสามารถในการจัดการระเบียนในไซต์ใดๆ ทำให้ผู้จัดการระเบียนสามารถควบคุมวิธีการจัดการระเบียนทางธุรกิจและทางกฎหมายที่มีความสำคัญในระยะยาวได้มากยิ่งขึ้น การจัดการระเบียน “ที่มีอยู่” ยังช่วยให้ระเบียนเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กสเปซที่ทำงานร่วมกันและอยู่ร่วมกับเอกสารอื่นๆ ที่คุณกำลังทำงานอยู่ได้

คุณสามารถเปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน และคุณยังสามารถปิดใช้งานการประกาศระเบียนด้วยตนเองที่ระดับรายการหรือไลบรารีได้อีกด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างทางองค์กรของโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณ อย่างไรก็ตาม ค่าเริ่มต้นสำหรับรายการและไลบรารีคือ การประกาศระเบียนด้วยตนเองจะเปิดใช้งานเมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งานที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

เปิดใช้งานในการจัดการระเบียนที่มีอยู่ใน SharePoint

ถ้าไม่ได้ทำ คุณจำเป็นต้องเปิดใช้งานในการจัดการระเบียนที่มีอยู่ก่อนที่คุณสามารถทำงานต่อไปนี้ ถ้าคุณต้องเรียกใช้ ข้ามขั้นตอนเหล่านี้

  1. ไปยังไซต์ระดับบนสุด

  2. คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 จากนั้น คลิกการตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ และ แล้ว คลิกตั้งค่าไซต์

  3. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

  4. ในไซต์คอลเลกชัน ค้นหาในการจัดการระเบียนตำแหน่ง และคลิกเปิดใช้งาน

การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับไซต์คอลเลกชัน

ถ้าโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณครอบคลุมไซต์หลายไซต์ คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าการจัดการระเบียนได้โดยใช้วิธีต่อไปนี้

  • ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะใช้กับเอกสารเมื่อเอกสารนั้นได้รับการประกาศให้เป็นระเบียน

  • ระบุว่าต้องการให้รายการหรือไลบรารีทั้งหมดในไซต์อนุญาตให้ทำการประกาศระเบียนด้วยตนเองหรือไม่

  • ระบุผู้ที่สามารถประกาศหรือยกเลิกการประกาศเอกสารเป็นระเบียนด้วยตนเองได้

เมื่อต้องการกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่ สำหรับไซต์คอลเลกชัน

หมายเหตุ:  คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชันก่อนจึงจะสามารถดำเนินการกระบวนงานนี้ได้

  1. ไปยังไซต์ระดับบนสุด

  2. คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 จากนั้น คลิกการตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  3. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

  4. ในหน้า การตั้งค่าการประกาศระเบียน ในส่วน ข้อจำกัดของระเบียน ให้เลือกตัวเลือกที่ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะนำไปใช้กับรายการเมื่อรายการนั้นได้รับการประกาศเป็นระเบียน การตั้งค่านี้ไม่มีผลต่อรายการที่ได้ประกาศเป็นระเบียนอยู่แล้ว

    • ไม่มีข้อจำกัดเพิ่มเติม   ข้อจำกัดนี้มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการให้มีนโยบายการเก็บข้อมูลแยกต่างหากกว่าไม่ใช่ระเบียนระเบียน แต่ไม่ต้องการบล็อกระเบียนจากถูกลบ หรือแก้ไข

    • ลบบล็อก   นี่คือข้อจำกัดเริ่มต้นสำหรับศูนย์ระเบียน

    • ไม่อนุญาตให้แก้ไขและลบ    ข้อจำกัดนี้มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการล็อกเอกสารโดยสมบูรณ์ ซึ่งทำให้ไม่สามารถแก้ไขหรือลบเอกสารนั้นได้ ไอคอน “แม่กุญแจ” จะแสดงขึ้นที่เอกสารเพื่อให้เห็นว่ารายการนั้นถูกล็อกไว้

  5. ในส่วนความพร้อมใช้งานการประกาศระเบียน เลือกตัวเลือกที่ระบุหรือ ไม่ รายการสามารถได้ด้วยตนเองที่ประกาศเป็นระเบียนในรายการและไลบรารีตามค่าเริ่มต้น ถ้ามีเลือกตัวเลือกที่ไม่พร้อมใช้งานในตำแหน่งที่ตั้งทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น รายการสามารถประกาศเป็นระเบียนถึงนโยบายหรือเวิร์กโฟลว์

    ตัวเลือกหนึ่งในส่วนความพร้อมใช้งานการประกาศระเบียน ช่วยให้คุณยกเลิกประกาศระเบียน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ในรายละเอียดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ อยู่ถัดจากสถานะของระเบียน คลิกยกเลิกประกาศระเบียน คุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันว่า คุณต้องการยกเลิกประกาศรายการเป็นระเบียน

    หมายเหตุ:  ตัวเลือก ยกเลิกการประกาศ จะแสดงขึ้นเฉพาะสำหรับข้อมูลที่ได้ประกาศเป็นระเบียนไว้ก่อนหน้านี้แล้วเท่านั้น

  6. ในส่วน บทบาทสำหรับการประกาศ ให้ระบุชนิดของผู้ใช้ที่สามารถประกาศหรือยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้

    • ผู้สนับสนุนและผู้ดูแลรายการทั้งหมด    ผู้ใช้ใดๆ ที่มีสิทธิ์ "แก้ไขรายการ" ในรายการจะสามารถประกาศและยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้

    • เฉพาะผู้ดูแลรายการ    เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "จัดการรายการ" ในรายการเท่านั้นที่จะสามารถประกาศและยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้

    • เฉพาะการกระทำเกี่ยวกับนโยบาย    เฉพาะการกระทำเกี่ยวกับนโยบายหรือโค้ดแบบกำหนดเองที่ทำงานเป็นบัญชีระบบเท่านั้นที่จะสามารถประกาศและยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้

  7. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าการจัดการระเบียนการอนุญาต หรือป้องกันไม่ให้มีการสร้างระเบียนภายในเฉพาะรายการหรือไลบรารีบนไซต์ คุณยังสามารถกำหนดรายการและไลบรารี เพื่อให้รายการทั้งหมดที่เพิ่มเหล่านั้นถูกประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกำหนดค่าสำหรับการจัดการระเบียน

  2. สำหรับไลบรารี ภายใต้ เครื่องมือไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี สำหรับรายการ ภายใต้ เครื่องมือรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ

  3. บน Ribbon ของไลบรารี ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารี สำหรับรายการ ให้คลิก การตั้งค่ารายการ

    ใน SharePoint Online คลิกตั้งค่า แล้ว คลิ กตั้งค่ารายการ หรือการตั้งค่าไลบรารี

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่ม Ribbon ที่อ้างถึงในกระบวนงานนี้ คุณอาจต้องปรับความละเอียดหน้าจอหรือขนาดหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อขยายให้เห็นปุ่ม Ribbon ที่พร้อมใช้งานทั้งหมด คุณยังสามารถคลิกที่ปุ่มกลุ่มเพื่อขยายการเลือกปุ่มของกลุ่มนั้นได้เช่นกัน

  4. ในหน้า การตั้งค่ารายการ ให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

  5. บนหน้าการตั้งค่าการประกาศระเบียน ในส่วนความพร้อมใช้งานการประกาศระเบียนด้วยตนเอง ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือกว่าคุณต้องการใช้การตั้งค่าไซต์คอลเลกชันเริ่มต้น

    • อนุญาตให้ประกาศระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้ด้วยตนเอง

    • ไม่อนุญาตให้มีการประกาศระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้ด้วยตนเอง

  6. ในส่วน การประกาศอัตโนมัติ ให้เลือกว่าคุณต้องการให้รายการที่เพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีนี้ได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติหรือไม่

  7. คลิก ตกลง

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×