ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่

ความสามารถในการจัดการระเบียนบนไซต์ใดก็ตามจะให้การควบคุมระเบียนที่มีการจัดการระเบียนทางธุรกิจและกฎหมายที่มีค่าระยะยาว การจัดการระเบียน "ในสถานที่" นอกจากนี้ยังเปิดใช้งานระเบียนเหล่านี้เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กสเปซการทำงานร่วมกันที่อาศัยอยู่ควบคู่ไปกับเอกสารอื่นๆที่คุณกำลังทำงานอยู่

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กรของโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณคุณสามารถเปิดใช้งานในการจัดการระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชันและคุณสามารถปิดใช้งานการประกาศด้วยตนเองของระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารีได้ อย่างไรก็ตามค่าเริ่มต้นสำหรับรายการและไลบรารีจะมีการเปิดใช้งานการประกาศด้วยตนเองเมื่อมีการเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

หมายเหตุ: ใน SharePoint Online เราได้แนะนำให้ใช้ป้ายการเก็บข้อมูลเพื่อประกาศเนื้อหาเป็นระเบียนซึ่งจะแทนที่จำเป็นต้องใช้ศูนย์ระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าคุณกำลังใช้ศูนย์ระเบียนคุณสามารถใช้งานได้ต่อไปในการใช้งานควบคู่ไปกับป้ายการเก็บข้อมูล แต่การย้ายไปข้างหน้าสำหรับวัตถุประสงค์ของการจัดการระเบียนเราขอแนะนำให้ใช้ป้ายการเก็บข้อมูลแทนที่จะเป็นศูนย์ระเบียน

เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ใน SharePoint

ถ้ายังไม่ได้ทำคุณจำเป็นต้องเปิดใช้งานในการจัดการระเบียนที่มีอยู่ก่อนที่คุณจะสามารถทำงานเหล่านี้ได้ ถ้าคุณเปิดใช้งานแล้วให้ข้ามขั้นตอนเหล่านี้

  1. นำทางไปยังไซต์ระดับบนสุด

  2. คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

    ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  3. ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิกฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

  4. ในฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชันให้ค้นหาในการจัดการระเบียนที่มีอยู่แล้วคลิกเปิดใช้งาน

กำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับไซต์คอลเลกชัน

ถ้าโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณครอบคลุมระหว่างไซต์หลายไซต์คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าการจัดการระเบียนได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

  • ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะวางบนเอกสารเมื่อมีการประกาศเป็นระเบียน

  • ระบุว่ารายการหรือไลบรารีทั้งหมดในไซต์อนุญาตสำหรับการประกาศระเบียนด้วยตนเองหรือไม่

  • ระบุว่าใครสามารถประกาศและยกเลิกเอกสารเป็นระเบียนได้ด้วยตนเอง

เมื่อต้องการกำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับไซต์คอลเลกชัน

หมายเหตุ: คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชันก่อนที่คุณจะสามารถทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ได้

  1. นำทางไปยังไซต์ระดับบนสุด

  2. คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

    ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  3. ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิกการตั้งค่าการประกาศระเบียน

  4. บนหน้าการตั้งค่าการประกาศระเบียนในส่วนข้อจำกัดของระเบียนให้เลือกตัวเลือกที่ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะถูกวางลงในรายการเมื่อมีการประกาศระเบียน การตั้งค่านี้ไม่มีผลต่อรายการที่ประกาศเป็นระเบียนแล้ว

    • ไม่มีข้อจำกัด   เพิ่มเติมข้อจำกัดนี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการให้ระเบียนมีนโยบายการเก็บข้อมูลแยกต่างหากที่ไม่ใช่ระเบียนแต่ไม่ต้องการบล็อกระเบียนจากการถูกลบหรือแก้ไข

    • บล็อกลบ   นี่คือข้อจำกัดเริ่มต้นสำหรับศูนย์ระเบียน

    • บล็อกแก้ไขและลบ    ข้อจำกัดนี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการล็อกเอกสารทั้งหมดเพื่อไม่ให้สามารถแก้ไขหรือลบเอกสารได้ ไอคอน "กุญแจ" เชื่อมโยงกับเอกสารเพื่อแสดงให้เห็นว่ารายการถูกล็อก

  5. ในส่วนการตรวจสอบความพร้อมใช้งานของระเบียนให้เลือกตัวเลือกที่ระบุว่ารายการหรือไม่สามารถประกาศเป็นระเบียนได้ด้วยตนเองในรายการและไลบรารีตามค่าเริ่มต้น ถ้ามีการเลือกตัวเลือกไม่พร้อมใช้งานในตำแหน่งที่ตั้งทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นรายการจะสามารถประกาศเป็นระเบียนได้ผ่านนโยบายหรือเวิร์กโฟลว์เท่านั้น

    หนึ่งตัวเลือกในส่วนความพร้อมใช้งานการประกาศระเบียนจะช่วยให้คุณสามารถยกเลิกระเบียนได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ในรายละเอียดการปฏิบัติตามกฎระเบียบถัดจากสถานะระเบียนให้คลิกระเบียนยกเลิก คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันว่าคุณต้องการยกเลิกรายการเป็นระเบียน

    หมายเหตุ: ตัวเลือกยกเลิกจะปรากฏเฉพาะรายการที่ประกาศไว้ก่อนหน้านี้เป็นระเบียน

  6. ในส่วนบทบาทการประกาศให้ระบุชนิดของผู้ใช้ที่สามารถประกาศหรือยกเลิกรายการเป็นระเบียนได้

    • ผู้สนับสนุนและผู้ดูแลรายการทั้งหมด    ผู้ใช้ใดๆที่มีสิทธิ์ "แก้ไขรายการ" ไปยังรายการสามารถประกาศและพลเมืองรายการเป็นระเบียนได้

    • เฉพาะผู้ดูแลรายการเท่านั้น    เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "จัดการรายชื่อ" ไปยังรายการเท่านั้นที่สามารถประกาศและยกเลิกรายการเป็นระเบียนได้

    • การดำเนินการเฉพาะนโยบายเท่านั้น    เฉพาะการกระทำของนโยบายหรือโค้ดแบบกำหนดเองที่ทำงานเป็นบัญชีผู้ใช้ของระบบเท่านั้นที่สามารถประกาศและยกเลิกรายการเป็นระเบียนได้

  7. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

กำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าการจัดการระเบียนเพื่ออนุญาตหรือป้องกันการสร้างระเบียนภายในรายการหรือไลบรารีที่เฉพาะเจาะจงบนไซต์ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่ารายการและไลบรารีเพื่อให้รายการทั้งหมดที่เพิ่มลงในระเบียนเหล่านั้นได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการกำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกำหนดค่าสำหรับการจัดการระเบียน

  2. สำหรับไลบรารีภายใต้เครื่องมือไลบรารีให้คลิกแท็บไลบรารี สำหรับรายการภายใต้เครื่องมือรายการให้คลิกแท็บรายการ

  3. บน Ribbon ของไลบรารีให้คลิกการตั้งค่าไลบรารี สำหรับรายการให้คลิกการตั้งค่ารายการ

    ใน SharePoint Online ให้คลิกการตั้งค่าแล้วคลิกการตั้งค่ารายการหรือการตั้งค่าไลบรารี

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่ม ribbon ที่อ้างอิงในกระบวนงานนี้คุณอาจจำเป็นต้องปรับความละเอียดของหน้าจอหรือขนาดหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อขยายปุ่ม ribbon ที่พร้อมใช้งานทั้งหมด คุณยังสามารถคลิกปุ่มกลุ่มเพื่อขยายส่วนที่เลือกปุ่มของกลุ่มนั้นได้

  4. บนหน้าการตั้งค่ารายการให้คลิกบันทึกการตั้งค่าการประกาศ

  5. บนหน้าการตั้งค่าการประกาศระเบียนในส่วนความพร้อมใช้งานการประกาศระเบียนด้วยตนเองให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือกว่าคุณต้องการใช้การตั้งค่าเริ่มต้นของไซต์คอลเลกชันหรือไม่

    • อนุญาตสำหรับการประกาศด้วยตนเองของระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้

    • ไม่อนุญาตให้มีการประกาศระเบียนด้วยตนเองสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้

  6. ในส่วนการประกาศอัตโนมัติให้เลือกว่าคุณต้องการให้รายการที่ถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีนี้จะได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติหรือไม่

  7. คลิก ตกลง

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×