การกรองข้อมูลในรายงาน

การกรองข้อมูลในรายงาน

เมื่อคุณดูรายงาน Access บนหน้าจอ คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อมุ่งความสนใจไปที่ข้อมูลที่คุณต้องการเห็น จากนั้นคุณสามารถพิมพ์รายงานที่มีเฉพาะข้อมูลดังกล่าวได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายงาน โปรดดูที่ การแนะนำรายงานใน Access

หมายเหตุ:  บทความนี้ใช้ไม่ได้กับเว็บแอป Access ซึ่งเป็นฐานข้อมูลประเภทที่คุณออกแบบด้วย Access และเผยแพร่แบบออนไลน์

ถ้าต้องการกรองข้อมูลในรายงาน ให้เปิดรายงานนั้นในมุมมองรายงาน (คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองรายงาน) จากนั้นคลิกขวาที่ข้อมูลที่คุณต้องการกรอง

ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่แสดงรายการข้อมูลพนักงานทุกคน คุณอาจต้องการจำกัดรายงานนี้ให้เหลือเฉพาะพนักงานที่มีนามสกุลที่ขึ้นต้นด้วยอักษร “L” เท่านั้น ได้ดังนี้

  1. คลิกขวาที่นามสกุลใดๆ แล้วคลิก ตัวกรองข้อความ > เริ่มต้นด้วย

    การใช้ตัวกรองในรายงานโดยการคลิกขวาที่ค่าในมุมมองรายงาน

  2. ใส่อักษร “L” เข้าไปในกล่องที่ปรากฏขึ้นมา แล้วคลิก ตกลง

    กล่องโต้ตอบ ตัวกรองแบบกำหนดเอง ที่ใส่อักษร "L" ลงไป

    Access จะนำตัวกรองไปใช้ และถึงตอนนี้คุณสามารถพิมพ์รายงานที่มีเฉพาะข้อมูลนั้นออกมาได้

    รายงานพนักงานจะถูกกรองให้มีเฉพาะพนักงานที่มีนามสุกลที่ขึ้นต้นด้วย "L"

การสลับหรือล้างตัวกรอง

บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิกปุ่ม สลับตัวกรอง เพื่อเอาตัวกรองออกหรือใช้ตัวกรองใหม่ได้ตามที่ต้องการ

ถ้าคุณปิดรายงานโดยที่ไม่ได้ล้างตัวกรองเลย Access จะจำตัวกรองเหล่านี้ไว้ และคุณสามารถคลิก สลับตัวกรอง อีกครั้งเพื่อใช้ตัวกรองเหล่านี้ใหม่ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงานนี้ขึ้นมา วิธีนี้ใช้ได้ผลแม้ว่าคุณจะปิดและเปิดฐานข้อมูลใหม่อีกครั้ง แต่ถ้าคุณคลิก หน้าแรก > ขั้นสูง > ล้างตัวกรองทั้งหมด Access จะล้างตัวกรองต่างๆ ออกทั้งหมด และคุณจะต้องเริ่มการกรองใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้นเมื่อทำงานในครั้งถัดไป

การบันทึกตัวกรองเป็นคิวรี

ถ้าคุณมีตัวกรองที่นำไปใช้กับรายงานอยู่หลายตัวกรอง คุณอาจต้องการบันทึกตัวกรองเหล่านั้นเป็นคิวรี จากนั้น คุณสามารถใช้คิวรีนี้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับรายงานปัจจุบันหรือรายงานใหม่ได้ หรือเพียงแค่เรียกใช้คิวรีดังกล่าวในครั้งต่อไปที่คุณต้องการเห็นข้อมูลนั้น

  1. นำตัวกรองไปใช้ จากนั้นคลิก หน้าแรก > ขั้นสูง > ตัวกรอง/เรียงลำดับขั้นสูง

    Access จะสร้างคิวรีที่รวมเอาตัวกรองทั้งหมดที่คุณได้นำไปใช้เข้ามา ถ้าคุณต้องการเห็นคอลัมน์อื่นๆ ที่อยู่ข้างๆ คอลัมน์ที่ถูกกรองในผลลัพธ์ของคิวรีด้วย ให้ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์เหล่านั้นในตารางเพื่อเพิ่มเข้ามาในตารางของคิวรี

  2. คลิก บันทึก แล้วใส่ชื่อให้กับคิวรีนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงาน โปรดดูที่ การแนะนำรายงานใน Access และสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการกรองที่ละเอียดกว่านี้ โปรดดูที่ การกรองข้อมูลในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป ถ้าคุณอยากรู้เกี่ยวกับสิ่งอื่นๆ ที่คุณสามารถทำกับคิวรีเพิ่มเติม โปรดดูที่ การแนะนำคิวรี

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×