การกรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง

การใช้ตัวกรองอัตโนมัติหรือตัวดำเนินการเปรียบเทียบที่มีอยู่แล้วภายใน เช่น “มากกว่า” และ “10 อันดับแรก” สามารถแสดงข้อมูลที่คุณต้องการและซ่อนข้อมูลที่เหลือ เมื่อคุณกรองข้อมูลในช่วงเซลล์หรือตาราง คุณสามารถใช้ตัวกรองใหม่เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ทันสมัย หรือล้างตัวกรองเพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดใหม่

ข้อมูลที่ผ่านการกรองจะแสดงขึ้นเฉพาะแถวที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณระบุและซ่อนแถวที่คุณไม่ต้องการให้แสดง หลังจากที่กรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถค้นหา แก้ไข จัดรูปแบบ ทำแผนภูมิ และพิมพ์เซตย่อยของข้อมูลที่ผ่านการกรองได้โดยไม่ต้องจัดเรียงใหม่หรือย้ายข้อมูล

คุณยังสามารถกรองตามคอลัมน์ได้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์อีกด้วย ตัวกรองเป็นส่วนเพิ่มเติม ซึ่งหมายถึงแต่ละตัวกรองเพิ่มเติมจะขึ้นอยู่กับตัวกรองปัจจุบัน และจะลดขนาดเซตย่อยของข้อมูลลงไปด้วย

หมายเหตุ: เมื่อคุณใช้กล่องโต้ตอบ ค้นหา เพื่อค้นหาข้อมูลที่กรองแล้ว ข้อมูลที่แสดงอยู่เท่านั้นที่จะได้รับการค้นหา โดยจะไม่มีการค้นหาในข้อมูลที่ไม่แสดงอยู่ เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลทั้งหมด ให้ล้างตัวกรองทั้งหมดก่อน

ตัวกรองทั้งสามชนิด

โดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างตัวกรองได้สามชนิด ได้แก่ ตามค่ารายการ ตามรูปแบบ หรือตามเกณฑ์ โดยแต่ละชนิดตัวกรองเหล่านี้จะมีลักษณะเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลร่วมกันสำหรับแต่ละช่วงของเซลล์หรือตารางคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามสีของเซลล์หรือตามรายการตัวเลขได้ แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง คุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตามตัวกรองแบบกำหนดเองได้ แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่างเช่นกัน

การนำตัวกรองมาใช้ใหม่

เมื่อต้องการตรวจสอบว่าจะตัวกรองถูกนำมาใช้แล้วหรือยัง ให้สังเกตไอคอนในส่วนหัวของคอลัมน์ดังนี้:

  • ลูกศรดรอปดาวน์ ลูกศรแบบดรอปดาวน์ของตัวกรอง หมายความว่าเปิดใช้งานการกรองแต่ไม่มีการนำไปใช้

    เมื่อคุณวางเมาส์ไว้เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่เปิดใช้งานการกรองแต่ไม่มีการนำไปใช้ คำแนะนำบนหน้าจอจะแสดง “(แสดงทั้งหมด)”

  • ปุ่มตัวกรอง ไอคอนตัวกรองที่ใช้อยู่ หมายความว่าตัวกรองถูกนำไปใช้

    เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือหัวข้อคอลัมน์ที่กรอง คำแนะนำบนหน้าจอจะแสดงตัวกรองที่นำไปใช้กับคอลัมน์นั้น เช่น “เท่ากับสีของเซลล์สีแดง” หรือ “มากกว่า150”

เมื่อคุณนำตัวกรองไปใช้ใหม่ อาจได้ผลลัพธ์ต่างกันด้วยเหตุผลดังนี้:

  • มีการเพิ่ม ปรับเปลี่ยน หรือลบข้อมูลในช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ตารางแล้ว

  • ตัวกรองจะเป็นตัวกรอง ‘วันที่และเวลา’ แบบไดนามิก เช่น วันนี้สัปดาห์นี้ หรือ เริ่มต้นปีจนถึงปัจจุบัน

  • ค่าที่ส่งกลับโดยสูตรได้เปลี่ยนแปลงไปและแผ่นงานได้ถูกคำนวณใหม่

ไม่ควรผสมชนิดข้อมูล

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ไม่ควรผสมชนิดข้อมูลหลายชนิด เช่น ข้อความกับตัวเลข หรือตัวเลขกับวันที่ไว้ภายในคอลัมน์เดียว เนื่องจากแต่ละคอลัมน์สามารถใช้งานคำสั่งตัวกรองได้เพียงชนิดเดียวเท่านั้์น ถ้ามีการใช้ชนิดข้อมูลผสมกัน คำสั่งที่แสดงขึ้นจะเป็นชนิดข้อมูลที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์มีสามค่าที่จัดเก็บเป็นตัวเลข และมีสี่ค่าเป็นข้อความ คำสั่งที่แสดงจะเป็น ตัวกรองข้อความ

กรองช่วงของข้อมูล

  1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คอลัมน์ควรจะมีส่วนหัวด้วย

    ปุ่ม ตัวกรอง

  2. คลิกลูกศร ลูกศร ตัวกรอง ในส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ตัวกรองข้อความ หรือ ตัวกรองตัวเลข

  3. คลิกตัวดำเนินการเปรียบเทียบตัวใดตัวหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการแสดงตัวเลขที่อยู่ภายในขีดจำกัดล่างและบน ให้เลือก ระหว่าง

    ตัวกรองตัวเลข ระหว่าง

  4. ในกล่อง ตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง ให้พิมพ์หรือเลือกเกณฑ์สำหรับการกรองข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการแสดงตัวเลขทั้งหมดที่อยู่ระหว่าง 1,000 และ 7,000 ในกล่อง มากกว่าหรือเท่ากับ ให้พิมพ์ 1000 และในกล่อง น้อยกว่าหรือเท่ากับ ให้พิมพ์ 7000

    กล่องโต้ตอบ ตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง

  5. คลิก ตกลง เพื่อใช้ตัวกรอง

    หมายเหตุ: ตัวดำเนินการเปรียบเทียบไม่ได้เป็นเพียงวิธีเดียวในการกรองตามเกณฑ์ที่คุณกำหนด คุณสามารถ เลือกข้อมูลจากรายการหรือค้นหาข้อมูล คุณยังสามารถ กรองข้อมูลตามสีของเซลล์หรือสีฟอนต์ ได้

กรองข้อมูลในตาราง

เมื่อคุณใส่ข้อมูลในตาราง ตัวควบคุมการกรองจะถูกเพิ่มที่ส่วนหัวของตารางโดยอัตโนมัติ

ตาราง excel แสดงตัวกรองที่มีอยู่แล้วภายใน

เพื่อการกรองอย่างรวดเร็ว ทำดังต่อไปนี้

  1. คลิกที่ลูกศร ลูกศรแบบดรอปดาวน์ของตัวกรอง ที่ส่วนหัวของตารางของคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง

  2. ในรายการข้อความหรือตัวเลข ให้ยกเลิกการเลือกกล่อง (เลือกทั้งหมด) ตรงด้านบนสุดของรายการ จากนั้นเลือกกล่องรายการที่คุณต้องการให้แสดงในตาราง

    แกลเลอรีตัวกรอง

  3. คลิก ตกลง

เคล็ดลับ: ถ้าต้องการดูรายการเพิ่มเติมในรายการ ให้ลากจุดจับตรงมุมล่างขวาของแกลเลอรีตัวกรองเพื่อขยาย

ลูกศรตัวกรองที่อยู่ในส่วนหัวของตารางจะเปลี่ยนเป็นไอคอนนี้ ไอคอนตัวกรองที่ใช้อยู่ เพื่อแสดงว่ามีการกรอง คลิกเพื่อเปลี่ยนหรือล้างการกรอง

แกลเลอรีตัวกรองจะแสดงคำสั่ง ล้างการกรอง

กรองรายการด้วยสี

ถ้าคุณใช้สีฟอนต์และเซลล์ที่ต่างกันหรือรูปแบบตามเงื่อนไข คุณสามารถกรองจากสีหรือไอคอนที่แสดงอยู่บนตารางของคุณได้

  1. คลิกที่ลูกศร ลูกศรแบบดรอปดาวน์ของตัวกรอง ที่ส่วนหัวของตารางของคอลัมน์ที่มีการจัดรูปแบบสีหรือรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. คลิก กรองตามสี จากนั้นเลือกสีของเซลล์ สีของฟอนต์ หรือไอคอนที่คุณต้องการใช้กรอง

    ตัวเลือกการกรองด้วยสี

    ชนิดของตัวเลือกสีที่สามารถใช้งานได้ขึ้นอยู่กับชนิดของรูปแบบที่คุณนำมาใช้

สร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อกรองตารางข้อมูลของคุณ

หมายเหตุ: ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะไม่พร้อมใช้งานใน Excel 2007

ใน Excel 2010 ตัวแบ่งส่วนข้อมูลถูกเพิ่มเข้ามาเป็นวิธีใหม่ในการกรองข้อมูล PivotTable ใน Excel 2013 คุณยังสามารถสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อกรองข้อมูลตารางได้เช่นกัน ตัวแบ่งส่วนข้อมูลนั้นมีประโยชน์มากเพราะว่าสามารถระบุข้อมูลที่จะแสดงในตารางของคุณหลังจากที่คุณกรองข้อมูลของคุณ

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลตาราง

นี่คือวิธีสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อกรองข้อมูลของคุณ

  1. คลิกที่ใดก็ได้ในตารางเพื่อเปิด เครื่องมือตาราง บน Ribbon

    เครื่องมือตาราง บน Ribbon

  2. ให้คลิก ออกแบบ > แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล

    แทรกปุ่ม ตัวแบ่งส่วนข้อมูล บนแท็บ ออกแบบ ของ เครื่องมือตาราง

  3. ในกล่องโต้ตอบ แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล เลือกกล่องที่คุณต้องการสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูล

  4. คลิก ตกลง

    ตัวแบ่งส่วนข้อมูลจะปรากฏขึ้นสำหรับส่วนหัวของตารางแต่ละตารางที่คุณเลือกในกล่องโต้ตอบ แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล

  5. ในตัวแบ่งส่วนข้อมูลแต่ละตัว ให้คลิกที่รายการที่คุณต้องการให้แสดงในตารางของคุณ

    เมื่อต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งรายการ กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกรายการที่คุณต้องการให้แสดง

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปแบบของตัวแบ่งส่วนข้อมูล คลิกที่ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อแสดง เครื่องมือตัวแบ่งส่วนข้อมูล บน Ribbon แล้วนำสไตล์ตัวแบ่งส่วนข้อมูลไปใช้ หรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าบน แท็บ ตัวเลือก

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

การฝึกอบรม Excel: กรองข้อมูลในตาราง
แนวทางและตัวอย่างของการเรียงลำดับและการกรองข้อมูลตามสี
กรองโดยใช้เกณฑ์ขั้นสูง
เอาตัวกรองออก

ข้อมูลที่ผ่านการกรองจะแสดงขึ้นเฉพาะแถวที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณระบุและซ่อนแถวที่คุณไม่ต้องการให้แสดง หลังจากที่กรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถค้นหา แก้ไข จัดรูปแบบ ทำแผนภูมิ และพิมพ์เซตย่อยของข้อมูลที่ผ่านการกรองได้โดยไม่ต้องจัดเรียงใหม่หรือย้ายข้อมูล

คุณยังสามารถกรองตามคอลัมน์ได้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์อีกด้วย ตัวกรองเป็นส่วนเพิ่มเติม ซึ่งหมายถึงแต่ละตัวกรองเพิ่มเติมจะขึ้นอยู่กับตัวกรองปัจจุบัน และจะลดขนาดเซตย่อยของข้อมูลลงไปด้วย

หมายเหตุ: เมื่อคุณใช้กล่องโต้ตอบ ค้นหา เพื่อค้นหาข้อมูลที่กรองแล้ว ข้อมูลที่แสดงอยู่เท่านั้นที่จะได้รับการค้นหา โดยจะไม่มีการค้นหาในข้อมูลที่ไม่แสดงอยู่ เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลทั้งหมด ให้ล้างตัวกรองทั้งหมดก่อน

ตัวกรองทั้งสองชนิด

โดยการใช้ตัวกรองอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างตัวกรองได้สองชนิด ได้แก่ ตามค่ารายการ หรือตามเกณฑ์ ตัวกรองแต่ละชนิดไม่สามารถใช้ร่วมกันได้ในแต่ละช่วงของเซลล์หรือตารางคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามรายการตัวเลขหรือตามเกณฑ์ แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง หรือคุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตามตัวกรองแบบกำหนดเองได้ แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่างเช่นกัน

การนำตัวกรองมาใช้ใหม่

เมื่อต้องการตรวจสอบว่าจะตัวกรองถูกนำมาใช้แล้วหรือยัง ให้สังเกตไอคอนในส่วนหัวของคอลัมน์ดังนี้:

  • ลูกศรดรอปดาวน์ ลูกศรแบบดรอปดาวน์ของตัวกรอง หมายความว่าเปิดใช้งานการกรองแต่ไม่มีการนำไปใช้

    เมื่อคุณวางเมาส์ไว้เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่เปิดใช้งานการกรองแต่ไม่มีการนำไปใช้ คำแนะนำบนหน้าจอจะแสดง “(แสดงทั้งหมด)”

  • ปุ่มตัวกรอง ไอคอนตัวกรองที่ใช้อยู่ หมายความว่าตัวกรองถูกนำไปใช้

    เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือหัวข้อคอลัมน์ที่กรอง คำแนะนำบนหน้าจอจะแสดงตัวกรองที่นำไปใช้กับคอลัมน์นั้น เช่น “เท่ากับสีของเซลล์สีแดง” หรือ “มากกว่า150”

เมื่อคุณนำตัวกรองไปใช้ใหม่ อาจได้ผลลัพธ์ต่างกันด้วยเหตุผลดังนี้:

  • มีการเพิ่ม ปรับเปลี่ยน หรือลบข้อมูลในช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ตารางแล้ว

  • ค่าที่ส่งกลับโดยสูตรได้เปลี่ยนแปลงไปและแผ่นงานได้ถูกคำนวณใหม่

ไม่ควรผสมชนิดข้อมูล

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ไม่ควรผสมชนิดข้อมูลหลายชนิด เช่น ข้อความกับตัวเลข หรือตัวเลขกับวันที่ไว้ภายในคอลัมน์เดียว เนื่องจากแต่ละคอลัมน์สามารถใช้งานคำสั่งตัวกรองได้เพียงชนิดเดียวเท่านั้์น ถ้ามีการใช้ชนิดข้อมูลผสมกัน คำสั่งที่แสดงขึ้นจะเป็นชนิดข้อมูลที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์มีสามค่าที่จัดเก็บเป็นตัวเลข และมีสี่ค่าเป็นข้อความ คำสั่งที่แสดงจะเป็น ตัวกรองข้อความ

กรองข้อมูลในตาราง

เมื่อคุณใส่ข้อมูลในตาราง ตัวควบคุมการกรองจะถูกเพิ่มที่ส่วนหัวของตารางโดยอัตโนมัติ

  1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก จัดรูปแบบเป็นตาราง แล้วเลือก จัดรูปแบบเป็นตาราง

    ปุ่ม จัดรูปแบบข้อมูลเป็นตาราง

  2. Excel Online ถามว่า ตารางของคุณมีส่วนหัวหรือไม่

    • เลือก ตารางของฉันมีส่วนหัว เพื่อเปลี่ยนแถวบนสุดของข้อมูลของคุณเป็นส่วนหัวของตาราง ข้อมูลในแถวนี้จะไม่ถูปกรอง

    • อย่าเลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้ Excel Online เพิ่มส่วนหัวของพื้นที่ที่สำรองไว้ (ที่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อ) เหนือตารางข้อมูลของคุณ

      กล่องโต้ตอบสำหรับการแปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง

  3. คลิก ตกลง.

  4. เมื่อต้องการนำตัวกรองไปใช้ ให้คลิกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือกตัวเลือกตัวกรอง

กรองช่วงของข้อมูล

ถ้าคุณไม่ต้องการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นตาราง คุณสามารถนำตัวกรองช่วงของข้อมูลไปใช้แทนได้

  1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คอลัมน์ควรจะมีส่วนหัวด้วย

  2. บนแท็บ ข้อมูล เลือก ตัวกรอง

ตัวเลือกการกรองสำหรับตารางหรือช่วง

คุณสามารถนำตัวเลือก ตัวกรอง ทั่วไป หรือตัวกรองแบบกำหนดเองเฉพาะกับชนิดข้อมูลไปใช้ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อกรองตัวเลข คุณจะเห็น ตัวกรองหมายเลข สำหรับวันที่คุณจะเห็น ตัวกรองวันที่ และสำหรับข้อความ คุณจะเห็น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกตัวกรองทั่วไปจะให้คุณเลือกข้อมูลที่คุณต้องการดูจากรายการของข้อมูลที่มีอยู่ ดังนี้:

ตัวเลือกตัวกรองหมายเลขแบบกำหนดเอง

ตัวกรองหมายเลข ช่วยให้คุณนำตัวกรองแบบกำหนดเองไปใช้ ดังนี้

ตัวเลือกการกรองแบบกำหนดเองมีให้ใช้งานสำหรับค่าตัวเลข

ในตัวอย่างนี้ ถ้าคุณต้องการดูภูมิภาคที่มียอดขายในเดือนมีนาคมต่ำกว่า $6,000 คุณสามารถนำตัวกรองแบบกำหนดเองไปใช้ได้

นำตัวกรองแบบกำหนดเองสำหรับค่าตัวเลขไปใช้

วิธีการมีดังนี้

  1. คลิกลูกศรตัวกรองถัดจากเดือนมีนาคม > ตัวกรองหมายเลข > น้อยกว่า และใส่ 6000

    นำตัวกรองแบบกำหนดเองไปใช้เพื่อแสดงค่าที่ต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด

  2. คลิก ตกลง

    Excel Online จะนำตัวกรองไปใช้และจะแสดงเฉพาะภูมิภาคที่มียอดขายต่ำกว่า $6000

    ผลลัพธ์ของการนำตัวกรองหมายเลขแบบกำหนดเองไปใช้

คุณสามารถนำ ตัวกรองวันที่ และ ตัวกรองข้อความ แบบกำหนดเองไปใช้ในลักษณะที่คล้ายกันได้

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกจากคอลัมน์

  • คลิกปุ่ม ตัวกรอง ไอคอนตัวกรองที่ใช้อยู่ ที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นคลิก ล้างตัวกรองจาก <"ชื่อคอลัมน์">

เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดออกจากตารางหรือช่วง

  • เลือกเซลล์ใดๆ ภายในตารางหรือช่วงของคุณ และบนแท็บ ข้อมูล คลิกปุ่ม ตัวกรอง

    การทำเช่นนี้จะเอาตัวกรองออกจากคอลัมน์ทั้งหมดในตารางหรือช่วงของคุณ และจะแสดงข้อมูลทั้งหมดของคุณ

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×