กรองข้อมูลในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อต้องการนำตัวกรองไปใช้ ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลหรือตัวควบคุมที่คุณต้องการใช้สำหรับการกรอง แล้วเลือกคำสั่งการกรองในครึ่งล่างของเมนูที่ป็อปอัพ เมื่อต้องการใช้ค่าที่ระบุเป็นพื้นฐานสำหรับตัวกรองของคุณ ให้เลือกค่าและคลิกขวาที่ตัวเลือกนั้นแล้วเลือกคำสั่งการกรอง ตัวเลือกการกรองขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่คุณใช้ นี่คือสิ่งที่ตัวเลือกตัวกรองมีลักษณะสำหรับเขตข้อมูลประเภทข้อความที่มีค่า สวัสดีชาวโลก ที่เลือกไว้แล้ว

เมนูบริบทที่แสดงตัวเลือกการกรองข้อความ

คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อแสดงระเบียนที่เฉพาะเจาะจงในฟอร์ม รายงาน คิวรี หรือแผ่นข้อมูล หรือเมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะระเบียนบางระเบียนจากรายงาน ตาราง หรือคิวรี ด้วยการนำตัวกรองไปใช้ คุณจะสามารถจำกัดข้อมูลในมุมมองได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงดีไซน์ของวัตถุต้นแบบ

บทความนี้อธิบายวิธีการนำไปใช้ บันทึก และเอาตัวกรองในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการกรองข้อมูลในแอป Access เห็นตัวกรองข้อมูลของคุณด้วย Access 2013ติดประกาศในบล็อก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้าถึง แอโดยทั่วไป ดูบทความการสร้างแอป Access

ในบทความนี้

เกี่ยวกับการกรอง

วิธีต่างๆ ในการกรอง

สลับระหว่างมุมมองที่มีการกรองและไม่มีการกรองของข้อมูลของคุณ

ล้างตัวกรอง

บันทึกตัวกรองและนำไปใช้โดยอัตโนมัติ

เกี่ยวกับการกรอง

การจำกัดข้อมูลที่แสดงเป็นงานฐานข้อมูลพื้นฐาน และการกรองเป็นวิธีหนึ่งที่จะทำได้ แต่ในบางครั้งคิวรีเป็นทางเลือกที่ดีกว่าได้ เมื่อคุณตัดสินใจที่จะใช้ตัวกรอง มีตัวกรองหลายรูปแบบให้คุณใช้ ได้แก่ ตัวกรองทั่วไป กรองตามสิ่งที่เลือก และกรองตามฟอร์ม

ฉันควรจะใช้คิวรีเมื่อไหร่

บางครั้งเมื่อคุณต้องการจำกัดการแสดงข้อมูล การใช้คิวรีเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าการกรอง การสร้างคิวรีค่อนข้างใช้เวลาพอสมควร เพราะคุณจะต้องเปิดตัวดีไซน์คิวรี เพิ่มตาราง และอื่นๆ แต่เมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว คุณจะมีแหล่งข้อมูลใหม่ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดหาข้อมูลให้กับฟอร์ม รายงาน คิวรีอื่นๆ หรือการดำเนินการใดๆ ที่ต้องใช้แหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้คิวรีในกรณีดังต่อไปนี้

  • คุณวางแผนที่จะใช้ชุดของข้อมูลเดียวกันซ้ำหลายครั้ง ซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่งวัตถุ คุณสามารถบันทึกตัวกรอง เอาตัวกรองออกและใช้ตัวกรองอีกครั้ง แต่คุณไม่สามารถใช้ตัวกรองกับวัตถุใดๆ นอกจากที่คุณสร้างไว้เพื่อใช้กับตัวกรอง

  • คุณต้องรวมความเป็นไปได้หลายชนิดในเวลาเดียวกัน นั่นคือชุดของเงื่อนไขที่เป็นตัวเลือกหลายชุด ถึงแม้ว่าจะมีความเป็นไปได้ที่จะใช้การกรองตามฟอร์ม ในคิวรีคุณจะเห็นเกณฑ์ทางเลือกทั้งหมดของคุณร่วมกันในเวลาเดียวกัน ไม่ใช่บนแท็บต่างๆ กันตามที่ปรากฏในการกรองตามฟอร์ม

ตัวกรองสนับสนุนชนิดข้อมูลแตกต่างกัน

ตัวกรองมีหลากหลายชนิด โดยบางส่วนจะนำไปใช้กับข้อมูลเพียงชนิดเดียว ส่วนตัวกรองอื่นๆ ที่เหลือสามารถทำงานกับข้อมูลได้หลายชนิด ตัวกรองที่คุณสามารถใช้ขึ้นอยู่กับชนิดและค่าของเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง ต่อไปนี้เป็นภาพประกอบที่แสดงตัวกรองทั่วไปสำหรับข้อมูลวันที่/เวลา

การกรองบนเขตข้อมูลวันที่

1. ตัวกรองทั่วไปสำหรับข้อมูลวันที่/เวลา

2. ตัวกรอง วันที่ทั้งหมดในช่วงเวลา จะพร้อมใช้งานเฉพาะกับข้อมูลวันที่/เวลา แต่จะละเว้นส่วนวันและปีของค่าวันที่

การนำตัวกรองกลับมาใช้ใหม่

ถ้าคุณบันทึกวัตถุที่มีการนำตัวกรองไปใช้ ตัวกรองจะพร้อมใช้งานครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ FilterOnLoad เพื่อควบคุมว่าจะให้ตัวกรองถูกนำไปใช้เมื่อคุณเปิดวัตถุหรือไม่

ถ้าคุณต้องการนำตัวกรองที่มีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ กลับมาใช้ใหม่ คุณสามารถบันทึกเป็นคิวรีได้

ด้านบนของหน้า

วิธีต่างๆ ในการกรอง

มีสามวิธีหลักในการกรอง

  • ตัวกรองทั่วไป    ง่ายๆ แค่ปลายนิ้วสัมผัส คุณก็สามารถเลือกค่าจากข้อมูลเพื่อกรองด้วยตัวกรองทั่วไป นอกจากนี้ยังมีชุดการเปรียบเทียบตัวกรองที่มีอยู่แล้วภายในอีกด้วย เช่น มี

  • กรองตามสิ่งที่เลือก    ง่ายๆ แค่เพียงปลายนิ้วสัมผัสเช่นกัน วิธีการนี้ใช้งานได้ดี ถ้าคุณเห็นค่าที่คุณต้องการใช้เป็นตัวกรอง

  • กรองตามฟอร์ม ถ้าคุณต้องการนำชุดของตัวกรองมาใช้พร้อมกัน การกรองตามฟอร์มจะให้คุณสามารควบคุมกระบวนการได้มากขึ้น

ตัวกรองทั่วไป

ตัวกรองทั่วไปสำหรับข้อมูลชนิดต่างๆ จะมีอยู่แล้วภายใน และยังมีตัวกรองพื้นฐานที่เจาะจงสำหรับข้อมูลแต่ละชนิดด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อกรองข้อมูลวันที่/เวลา คุณสามารถใช้ตัวกรอง ก่อน ซึ่งเป็นตัวกรองทั่วไปเพื่อแยกวันที่ที่เริ่มต้นหรือหลังจากวันที่ที่ระบุ

หมายเหตุ:  ตัวกรองทั่วไปทำงานบนเขตข้อมูลเดียวต่อหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการกรองหลายเขตข้อมูลหรือหลายตัวควบคุม คุณสามารถนำตัวกรองไปใช้กับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมในลักษณะที่แยกจากกัน หรือใช้ตัวเลือกตัวกรองขั้นสูง

เมื่อต้องการใช้ตัวกรองทั่วไป    ให้คลิกที่หัวเรื่องของเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง ตัวกรองทั่วไปจะปรากฏในส่วนล่างของเมนูซึ่งป็อปอัพ

ตัวกรองวันที่ทั่วไป
ตัวกรองทั่วไปสำหรับข้อมูลวันที่/เวลา

1. เมื่อต้องการกรองค่าใดค่าหนึ่งโดยเฉพาะ ให้ใช้รายการในกล่องกาเครื่องหมาย รายการนี้จะแสดงค่าทั้งหมดซึ่งปัจจุบันถูกจัดเก็บอยู่ในเขตข้อมูล

2. เมื่อต้องการกรองช่วงของค่า ให้คลิกการเปรียบเทียบตัวกรองและระบุค่าที่ต้องการ

เคล็ดลับสำหรับตัวกรองทั่วไป

  • เมื่อต้องการกรองรายการค่าโดยใช้เดียวเท่านั้นหรือไม่กี่ค่า ล้างกล่อง(เลือกทั้งหมด) กล่องกาเครื่อง หมายแล้ว เลือกค่าคุณต้องการ

  • เมื่อต้องการกรองหาค่า null (แสดงระเบียนไม่มีข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่ถูกกรอง), ล้าง(เลือกทั้งหมด) กล่องกาเครื่อง หมาย แล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจาก(ว่าง)

  • คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนในตัวกรองทั่วไปเพื่อให้ตรงแค่บางส่วน ตัวอย่างเช่น อักขระตัวแทนเครื่องหมายดอกจัน (*) ตรงกับสตริงของอักขระใดๆ ได้ ดังนั้น คุณอาจนำตัวกรองทั่วไป เท่ากับ บนเขตข้อมูล ชื่อ ไปใช้ โดยใช้สตริงตัวกรอง Miche*l* เพื่อให้ตรงกับการสะกดแบบต่างๆ สำหรับ Michele

  • เมื่อต้องการรวมอักขระตัวแทนในตัวกรองของคุณ (ไม่ได้เป็นอักขระตัวแทน) คุณต้องล้อมรอบอักขระไว้ภายในวงเล็บเหลี่ยม

เหตุใดฉันจึงไม่เห็นตัวกรองทั่วไป

ตัวกรองทั่วไปจะไม่พร้อมใช้งานในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • ตัวกรองข้อมูลแบบเจาะจงชนิดจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่, วัตถุ OLE และสิ่งที่แนบมา

  • รายการค่าจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล Memo

  • ตัวกรองทั่วไปจะไม่พร้อมใช้งานเลยในมุมมองที่ไม่ใช่มุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองฟอร์ม มุมมองรายงาน หรือมุมมองเค้าโครง

กรองตามสิ่งที่เลือก

เมื่อต้องการนำตัวกรองที่ยึดตามค่าที่เลือกในปัจจุบัน บน Ribbon ให้คลิกแท็บ หน้าแรก จากนั้นในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก การเลือก รายการดรอปดาวน์จะแสดงตัวเลือกการกรองที่พร้อมใช้งาน เช่นเดียวกับตัวกรองทั่วไป ตัวเลือกการกรองตามสิ่งที่เลือกจะแตกต่างกันไปตามชนิดข้อมูล คุณยังสามารถคลิกขวาที่ค่าที่เลือกเพื่อกรองตามสิ่งที่เลือก

เมนูกรองตามสิ่งที่เลือก

กรองตามฟอร์ม

เมื่อต้องการกรองด้วยการกรอกฟอร์ม บนแท็บ หน้าแรก ใน กลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม เมื่อคุณใช้กรองตามฟอร์ม Access จะสร้างฟอร์มเปล่าแบบเดียวกับที่คุณกำลังกรอง จากนั้นคุณสามารถใส่เขตข้อมูลได้มากเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณทำเสร็จสิ้นแล้ว Access จะค้นหาระเบียนที่ตรงกัน ซึ่งจะมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการกรองโดยใช้ค่าสำหรับหลายเขตข้อมูล ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงกรองตามฟอร์มขั้นต้น

กรองตามฟอร์ม

หมายเหตุ: เมื่อใช้กรองตามฟอร์ม คุณจะไม่สามารถระบุค่าของเขตข้อมูลโดยใช้ชนิดเขตข้อมูลเหล่านี้ ได้แก่ เขตข้อมูลแบบหลายค่า เขตข้อมูล Memo เขตข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์ เขตข้อมูลใช่/ไม่ใช่ หรือวัตถุ OLE

เพิ่มค่าตัวเลือกการกรองตามฟอร์มด้วยแท็บ หรือ

เมื่อต้องการเพิ่มชุดที่แตกต่างกันของค่าที่จะใช้สำหรับการกรอง คลิกการหรือ แท็บที่ด้านล่างของตัวกรองตามฟอร์มเปิดฟอร์มใหม่ว่างจะใช้สำหรับการกรอง ทุกครั้งที่คุณใช้แท็บการ Or, Access สร้างอีกหนึ่ง มีเพียงเสมอหนึ่งไม่ได้ใช้งาน หรือ tab บนตัวกรองตามฟอร์ม เมื่อคุณใส่หลายชุดของตัวกรองตามฟอร์มโดยใช้ค่า ระเบียนที่ตรงกับการตั้งค่าใด ๆ จะถูกรวมไว้ กล่าว เพิ่มเติม หรือแท็บคุณใช้ ตัวกรองของคุณจะรวมข้อมูลเพิ่มเติม

ตัวกรอง/เรียงลำดับขั้นสูง

ในบางครั้งคุณอาจต้องการใช้ตัวกรองที่ทำได้มากกว่าสิ่งที่คุณสามารถทำได้โดยใช้วิธีการกรองแบบอื่นๆ เพื่อเขียนเงื่อนไขตัวกรองด้วยตนเอง ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถใช้ตัวกรอง/เรียงลำดับขั้นสูง ซึ่งเป็นการดีไซน์ตัวกรองเหมือนกับการดีไซน์คิวรี

  1. เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง

  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองนั้นยังไม่ถูกกรอง บนแถบนำทางระเบียน ให้ตรวจสอบว่า ไม่มีตัวกรอง ปรากฏเป็นสีจาง (ไม่พร้อมใช้งาน) ถ้าไม่เห็นแถบนำทางระเบียน ให้คลิก ขั้นสูง ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง บนแท็บ หน้าแรก จากนั้นให้คลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด (ถ้า ล้างตัวกรองทั้งหมด ปรากฏเป็นสีจาง แสดงว่าไม่ได้ใช้ตัวกรองอยู่)

  3. บน ribbon คลิHome แล้วในเรียงลำดับและกรอง ให้คลิกกลุ่มขั้นสูง,จากนั้นคลิกตัวกรอง/การจัดเรียงขั้นสูง

  4. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรองลงในตาราง

  5. ในแถว เกณฑ์ ของเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล ให้ระบุเงื่อนไข ซึ่งจะถูกนำไปใช้เป็นชุด และจะมีเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเงื่อนไขทั้งหมดในแถว เกณฑ์ เท่านั้นที่จะถูกแสดง เมื่อต้องการระบุเงื่อนไขที่เป็นตัวเลือกของเขตข้อมูลเดียว ให้พิมพ์เงื่อนไขแรกในแถว เกณฑ์ และเงื่อนไขที่สองในแถว หรือ และทำเช่นนี้ไปเรื่อยๆ

    เคล็ดลับ: 

    • ชุดเงื่อนไขทั้งหมดในแถว หรือ จะถูกนำไปใช้เป็นทางเลือกสำหรับชุดเงื่อนไขในแถว เกณฑ์ เงื่อนไขใดๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับชุดเงื่อนไขทั้งสองชุด จะต้องถูกพิมพ์ลงในแถว เกณฑ์ และแถว หรือ คลิก สลับตัวกรอง เพื่อดูแถวที่กรองแล้ว

    • วิธีดีในการเรียนรู้วิธีเขียนเกณฑ์จะนำตัวกรองทั่วไปหรือตัวกรองโดยยึดตามการเลือกที่ให้ผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณกำลังค้นหา แล้ว กับตัวกรองที่นำไปใช้กับมุมมอง แสดงแท็บวัตถุตัวกรอง

คำสั่งพิเศษบนแท็บเอกสาร ตัวกรอง

คำสั่งพิเศษที่สองจะพร้อมใช้งานกับคุณบนด้านแท็บเอกสารตัวกรอง เมื่อคุณคลิกขวาที่ใดก็ได้ด้านบนของตารางออกแบบบนแท็บโหลดจากแบบสอบถาม และคำสั่งบันทึกเป็นแบบสอบถาม จะพร้อมใช้งานบนเมนูทางลัดออก

ตัวเลือกการกรองพิเศษ

คำสั่ง โหลดจากคิวรี จะโหลดดีไซน์ของคิวรีที่เลือกไว้ลงในตาราง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถใช้เงื่อนไขคิวรีเป็นเงื่อนไขตัวกรองได้

ส่วนคำสั่ง บันทึกเป็นคิวรี จะทำให้คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าตัวกรองเป็นคิวรีใหม่ได้

ด้านบนของหน้า

สลับระหว่างมุมมองที่มีการกรองและไม่มีการกรองของข้อมูลของคุณ

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองของข้อมูลที่ไม่มีการกรอง ให้คลิก ถูกกรอง บนแถบตัวนำทางระเบียน

การสลับการกรองในตัวนำทางระเบียน

เมื่อต้องการสลับกลับไปเป็นมุมมองที่มีการกรอง ให้คลิก ไม่ถูกกรอง บนแถบตัวนำทางระเบียน

ด้านบนของหน้า

ล้างตัวกรอง

ล้างตัวกรองเพื่อเอาออกอย่างสมบูรณ์ คุณไม่สามารถนำตัวกรองที่ถูกล้างไปใช้ใหม่ด้วยการคลิก ไม่ถูกกรอง แต่คุณต้องสร้างตัวกรองใหม่อีกครั้ง คุณสามารถล้างตัวกรองเดียวออกจากเขตข้อมูลเดียว หรือจะล้างตัวกรองทั้งหมดออกจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมองก็ได้

  • ล้างตัวกรองเดียว    คลิกขวารายการที่ถูกกรอง แล้ว คลิ กล้างตัวกรองจากชื่อเขตข้อมูล

  • ล้างตัวกรองทั้งหมด    บนหน้าแรก tab ในกลุ่มจัดเรียงและตัวกรอง คลิกขั้นสูง จากนั้นคลิกล้างตัวกรองทั้งหมด

ด้านบนของหน้า

บันทึกตัวกรองและนำไปใช้โดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณปิดตาราง แบบสอบถาม มหรือรายงาน และตัวกรองอยู่ในสถานที่ตัวกรองถูกบันทึกพร้อมกับวัตถุ ในครั้งถัดไปคือเปิดวัตถุ จะแสดงข้อมูลไม่มีการกรอง แต่ตัวกรองที่บันทึกไว้จะพร้อมใช้งานเพื่อนำไปใช้ – เพียงสลับไปยังมุมมองกรอง ด้วยการคลิกUnfiltered บนแถบนำทางระเบียน ถ้าคุณต้องการให้ตัวกรองจะถูกนำไปใช้เมื่อเปิดวัตถุ ตั้งค่าคุณสมบัติป้ายFilterOnLoadใช่

หมายเหตุ: การจะใช้การตั้งค่าคุณสมบัติFilterOnLoad เมื่อโหลดวัตถุนั้น การตั้งค่าคุณสมบัตินี้สำหรับวัตถุในมุมมองออกแบบแล้ว สลับไปยังมุมมองอื่นจะไม่ทำให้การตั้งค่าจะถูกนำไปใช้ คุณต้องปิด และเปิดวัตถุสำหรับการเปลี่ยนแปลงFilterOnLoad ตั้งค่าคุณสมบัติที่มีผล

บันทึกตัวกรองเป็นคิวรี

เมื่อต้องการบันทึกตัวกรองเป็นคิวรี คุณสามารถนำไปใช้ซ้ำกับวัตถุอื่นๆ ได้ ด้วยการใช้ตัวกรอง/เรียงลำดับขั้นสูง โดยบน Ribbon ให้คลิก หน้าแรก จากนั้นใน กลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ตัวกรอง/เรียงลำดับขั้นสูง ตั้งค่าตัวกรองตามที่คุณต้องการ คลิกขวาที่ที่ว่างบนแท็บ ตัวกรอง แล้วคลิก บันทึกเป็นคิวรี

เมนูบริบทในตัวกรอง/เรียงลำดับขั้นสูง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×