กรณีศึกษาของลูกค้า: ย้ายจาก Excel ในการเข้าถึง

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

ในบางครั้งโซลูชัน business จะถูกสร้างขึ้น โดยใช้ Excel เมื่อเข้าถึงเพิ่มเติมที่เหมาะสม หรือ อาจ Excel เดิมควร แต่ข้อมูลมี outgrown การแก้ไขปัญหา Excel และเวลาที่จะใช้โปรแกรมฐานข้อมูล โชคดี คุณสามารถย้ายข้อมูลทางธุรกิจของคุณจาก Excel ในการเข้าถึง

Cancer Lifelineองค์กรแบบไม่หวังผลกำไรถิ่นฐานอยู่ในเมืองซีแอตเทิล ออกแบบของระบบการติดตามให้สิทธิ์ โดยใช้ Excel หลังจากเรียกใช้ลงในปัญหากับการสำรองข้อมูล พวกเขาตัดสินใจที่จะขั้นตอนครั้งเมื่อต้องการให้ลองใช้การเข้าถึง

Dr. Kerry Fowler ให้สนับสนุน IT อาสาสมัคร Cancer Lifeline เขายอมรับการสัมภาษณ์ที่เรากล่าวถึง Cancer Lifeline IT ความต้องการ เขาบทบาท และพื้น หลังทางเทคนิค วิธีใช้ Excel และสิ่งที่พวกเขาทำ ด้วยการเข้าถึง

การสัมภาษณ์ ส่วนที่ 1

เซนต์: เรียบร้อย ดี โธมัส Steven ฉัน และฉันเขียนสำหรับ Office Online และฉันอยู่ที่นี่วันนี้กับ Kerry Fowler Dr. ที่ Cancer Lifeline Cancer Lifeline คือ องค์กรแบบไม่หวังผลกำไรที่ช่วยให้ผู้คน live กับ cancer

เซนต์: Dr. Fowler สามารถคุณอธิบายเล็กเกี่ยวกับชนิดของการสนับสนุน Cancer Lifeline แก่บุคคลได้อย่างไร

KF: ดี Steven, Cancer Lifeline เสนอสนับสนุนไม่ใช่แบบทางการแพทย์ให้บุคคลสนุกสนานกับ cancer ซึ่งรวมถึงคน ครอบครัว เพื่อน และเพื่อนร่วม งาน ดังนั้นจึงสามารถค่อนข้างในรูปแบบคร่าว ๆ

เซนต์: ดังนั้น เมื่อคุณระบุว่า ไม่ใช่แบบทางการแพทย์ อะไรทำคุณหมายถึงอะไร

KF: บุคคลที่ไม่มา Lifeline Cancer เพื่อดูคำแนะนำทางการแพทย์ แต่พวกเขามาสำหรับคลา มีคลาฝึกหัด yoga คลาของ writing จัดเรียงดอกไม้ ตัวเลขของสิ่งที่สร้างชุมชนนอกเหนือจากคน cancer การโต้ตอบกับผู้อื่นด้วย cancer

เซนต์: ดีที่คล้ายหลากหลาย services สำคัญมาก ขอบคุณสำหรับข้อมูลนั้น ดังนั้น คุณมีระดับ ในประวัติส่วน informatics คือ สิทธิ์นั้นได้อย่างไร

KF: จริงของ organic chemistry

เซนต์: Chemistry organic ขออภัยตกลง

KF: ไม่ต้องขออภัย

เซนต์: ดังนั้นไม่ที่ช่วยคุณอย่างไรต่อไปนี้ที่ Cancer Lifeline ได้อย่างไร

KF: ดีฉันอุตสาหกรรมเภสัชกรรมและค้นพบยาสำหรับปีค่อนข้างสัก งาน และเมื่องานของฉันไปเป็นไม่อยู่เป็นส่วนหนึ่งของวิเศษในองค์กร จะใช้เวลาสักครู่เพื่ออาสาสมัครต่อไปนี้ที่ Lifeline Cancer ซึ่งภรรยาเป็นประธานบริหาร และจะมีการทำบาง informatics เคมีเหนือตัว ในอดีตปีที่ 10 ดังนั้นจะถูกมากพึงพอใจกับการจัดการข้อมูล หลักไฟล์แบบแฟลตใหญ่ และฉันได้เมื่อต้องการเรียนรู้บางคำสั่ง UNIX และของสิ่ง แต่ฉันไม่ได้มีประสบการณ์การใช้งานใด ๆ กับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์

เซนต์: ตกลง ดีสามารถคุณบอกฉันเล็กเกี่ยวกับงานจัดเรียงของการจัดการข้อมูลที่คุณเลือกทำอย่างใดต่อไปนี้เป็นส่วนหนึ่งของ volunteering ของคุณได้อย่างไร

KF: แน่ใจว่า เมื่อก่อนอื่นมาพร้อม จะถูกทำสิ่งต่าง ๆ IT เพียงประจำวัน คุณทราบ ถูกทำเครื่องพิมพ์ เมาส์ของฉันไม่ทำงาน แต่จะฉันเห็นว่า มีบางฟังก์ชันเกิด ตัวอย่างการขอความช่วยเหลือผู้ป่วยเงิน ที่บุคคลที่กำลังใช้สเปรดชีต Excel เพื่อจัดเก็บข้อมูลหลายปีเกี่ยวกับการตรวจสอบที่มีการส่งออกไปให้บุคคลเพื่อช่วยให้พวกเขา กลับไปจ่ายสำหรับการจำนอง หรือ สำหรับใบเรียกเก็บเงินทางการแพทย์ หรือขนส่งออก

เซนต์: ดังนั้นมากมายของแฟ้มอื่นได้อย่างไร

KF: ดีได้หลายรายการในกระดาษคำนวณ

เซนต์: สเปรดชีตใหญ่หนึ่งเพื่อให้ได้อย่างไร

KF: ใช่สเปรดชีตที่ใหญ่หนึ่ง มีหลายแท็บ แต่ถูกยากหาทั้งหมดเพื่อแจ้งให้ทราบจำนวนเงินมีบุคคลนี้ได้รับความคิดปีนี้ มากน้อยเพียงมีพวกเขาได้รับความคิดเหนือปี 4 ผ่านมา กี่คนได้รับความช่วยเหลือจำนองของพวกเขาได้อย่างไร

เซนต์: แน่ใจว่า ที่คล้ายคลาสสิกปัญหาที่คุณสามารถมี ย้ายข้อมูลจำนวนมากทั้งใน Excel และพยายามลึกลงไป ลงในแผ่นงานหนึ่งที่เหมือนกัน

KF: เพื่อให้ค้นหาเช่นความเสียหายเกิดขึ้น เรียงลำดับที่ไม่ถูกต้องเพียงหนึ่งอยู่ catastrophe เสร็จสมบูรณ์ กำลังรอเพื่อให้ฉันตัดสินใจที่จะ dive ลงในการเรียนรู้ Microsoft Access เพื่อแก้ปัญหานี้ สิ่งอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นได้ถูกข้อมูลถูกอีกครั้งป้อนหลายครั้ง

เซนต์: ชนิดของข้อมูลได้อย่างไร

KF: เพียงแค่ชื่อ ชื่อของบุคคล รหัสไปรษณีย์ ชื่อเพื่อนงานประกันสังคม สิ่งจำนวนเท่าใดก็

เซนต์: เพื่อให้ บุคคลเดียวกันจะสิ้นสุดค่า ด้วยสองสามระเบียนที่แตกต่างกันอาจได้อย่างไร

KF: เหมือนกับที่คุณได้รับการสะกดแบบมากสร้างสรรค์ของเมืองซีแอตเทิลตัวอย่าง

เซนต์: แน่ใจว่า ดังนั้นทำไมเข้าถึงได้อย่างไร ไม่ได้เพียงแค่เตรียมไว้ที่นี่เพราะคุณได้รับมานั้นสำหรับวัตถุประสงค์นี้ หรือทำสิ่งที่คุณมาพร้อมการเข้าถึงได้อย่างไร

KF: ด้วย Access จะพร้อมใช้งานต่อไปนี้เนื่องจาก Cancer LifeLine ใช้ Microsoft Office และผู้ใช้ Small Business Server 2003 เพื่อให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในสถานมี Access และจะมีค้นหาลงใน Access บนเพียงของฉันเองเกี่ยวกับปีแล้ว แต่จริง ๆ ไม่ได้ทำการพัฒนาใด ๆ เพื่อคิดถึงนี้ถูกโอกาสในการเรียนรู้สำหรับฉัน และขั้นตอนวิธีอาจช่วย LifeLine Cancer ที่เป็นไปตามเป้าหมายของพวกเขา

เซนต์: Cool ดีฉันคิดว่า คุณได้ตัดสินใจดี ฉันมีสามารทำงานกับ Access และไม่น่ามากทำงานกับ Excel งาน แต่จะทราบ Access คืออะไรสำหรับ และเป็นแน่นอนเหมาะสมที่สุดกับชนิดของคุณได้คุยกับงานการจัดการ

เซนต์: ลองมาเล็กน้อยตัด และจากนั้น กลับมาสำหรับครึ่งปีสองของสัมภาษณ์นี้

การสัมภาษณ์ ส่วนที่ 2

เซนต์: เรียบร้อย ดี นี่คือโธมัส Steven อีก กลับกับส่วนสองของสัมภาษณ์ของฉันของ Kerry Fowler Dr. ที่ Cancer Lifeline

เซนต์: ลองพูดคุยเกี่ยวกับขั้นตอนการย้ายจาก Excel ในการเข้าถึง ทำงานมากน้อยเพียงจะคุณพูดถูกที่เกี่ยวข้องได้อย่างไร คุณเสร็จสมบูรณ์ ด้วยการทำงานได้อย่างไร

KF: ฉันนึกถึงเสร็จไม่เคยค่อนข้าง มีงาน โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังทำงานกับข้อมูลดั้งเดิมที่อยู่ในสเปรดชีตซึ่งอาจมีเครื่องหมายวรรคตอนผิดปกติที่คุณไม่ต้องการ โดยรวมจะคำนึงถึงสิ่งที่ฉันพบส่วนใหญ่เรื่องที่ท้าทายถูกเพียงตรง ดีฉันกำลังไปพลิกรอบนี่ชั่วขณะ ฉันคิดว่า การทำให้ข้อมูลตรงกับชนิดเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งเป็นสิ่งที่ dumb การพูด

เซนต์: ไม่มีสิ่ง dumb การพูด เป็นเรื่องสำคัญ และเป็นเรื่องที่ท้าทายเพื่อรับ right เนื่องจาก Excel เป็น forgiving นิดข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับว่าข้อมูลนั้นจะ และจะไม่ยอมรับ

KF: ไปทางขวาใช่ ล้างข้อมูล อะไรที่จะพบได้รับส่วนใหญ่เรื่องที่ท้าทายกำลังข้อมูลเก่า เอารายการที่ซ้ำกัน การค้นหาคำที่สะกดผิด เครื่องหมายวรรคตอนผิดปกติการค้นหา และเริ่มสิ่ง tidied ขึ้นเพื่อให้ได้ง่ายต่อการนำเข้าลงใน Access และไม่ได้ทำให้เกิดข้อผิดพลาด ดังนั้น มีอยู่จริงจำนวนมากทำงานที่มีการปรับให้เป็นสเปรดชีต Excel หรือไฟล์ข้อความที่คุณกำลังนำเข้า เมื่อทุกสิ่งทุกอย่างที่ตรงกับค่า นำเข้าได้ง่ายดาย

เซนต์: ดังนั้น มีนี้พักกระบวนการทางธุรกิจณเวลาได้อย่างไร

KF: ไม่ บุคคลที่ถูกทำงานอยู่รอบ หนึ่งสิ่งที่ฉันทำนอกจากนี้เมื่อต้องการทำงานกับฐานข้อมูลความช่วยเหลือผู้ป่วยกำลังเก่าฐานข้อมูล Access ที่พวกเขาได้ที่เป็นอย่างยิ่งใหญ่ชื่อผู้รับจดหมายรายการ นั้นจะมีเพียงใหญ่ไฟล์แบบแฟลต เพื่อให้ฉันกำลังทำบางขั้นตอน การล้างข้อมูลที่ทำให้ง่ายต่อการค้นหารายการที่ซ้ำกัน

เซนต์: แต่เดี๋ยวนี้พวกเขากำลังใช้ฐานข้อมูลความช่วยเหลือผู้ป่วยเงินได้อย่างไร

KF: ใช่

เซนต์: แต่มีอยู่ยังคงข้อมูลใน Excel ซึ่งคุณยังไม่ได้ถูกนำเข้าลงในที่ ได้ เป็นข้อมูลดั้งเดิมที่คุณยังคงจะนำเข้า

KF: ที่เป็นจริง ฉันมีการนำเข้าข้อมูล 2008 แต่จะยังคงมีข้อมูล 2004 เพื่อ 2007 เพื่อล้าง และนำเข้า

เซนต์: ตกลง เพื่อให้บุคคลที่ไม่จำเป็นต้องรอหรือสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างไร

KF: ไม่ใช่ ได้ละเอียดมากขึ้นสำหรับการใช้งานปัจจุบัน

เซนต์: เพื่ออะไรความท้าทายอื่นไม่ได้ คุณเผชิญ หรือคุณหน้าสร้างระบบ ใหม่รวมถึงนี้อีกเครื่องหนึ่งที่คุณกำลังพูดคุยเรื่องอะไร

KF: ดีมีบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงในการเข้าถึง ฉันมีบางอย่างท้าทาย มีบางสิ่งที่ Visual Basic และยัง ทำ Dlookup() และทำให้การทำงานนั้น right และในบางกรณี คุณจำเป็นต้องได้รับใบเสนอราคาและเครื่องหมายวงเล็บเหลี่ยมทั้งหมดในตำแหน่งเหมาะสม หรือไม่ ทำงาน แต่โดยรวม ได้สะดวกกว่าคิดถึงจะ และเป็น rewarding มากเพื่อให้สามารถทำบางสิ่งบางอย่างที่เหมาะสม

เซนต์: ดังนั้น คุณทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยการเข้าถึงที่คุณไม่ได้ทำกับ Excel เนื่องจากไม่ใช่ค่าเดิมในทางปฏิบัติ ได้อย่างไร สิ่งใหม่นอกเหนือจากชัดเจน คุณทราบให้ดูข้อมูลในตารางอื่นและเรียงลำดับที่ของสิ่งที่ได้อย่างไร

KF: หายป่วยสิ่งที่ฉันรู้แล้วว่าต้องทำที่ฉันทราบได้อย่างใดอย่างหนึ่งจะย้ายไปยังผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มาบ้าง แต่ รหัสไปรษณีย์เป็นข้อมูลที่ซ้ำกันซึ่งเกี่ยวข้องเมืองและสถานะเช่น และเขต เพื่อให้ฉันได้พัฒนาข้อมูลการป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับจดหมายดังนั้นเท่านั้น รหัสไปรษณีย์ y จำเป็นที่จะนำเข้า แล้ว มีสารบัญรหัสไปรษณีย์สหรัฐอเมริกาทั้งหมดด้วยของพวกเขารัฐ เมือง และประเทศ ดังนั้นที่ประยุกต์สิ่งต่าง ๆ มากมาย และลดการสะกดผิด

เซนต์: ยอดเลย รายงานเกี่ยวกับฉันได้อย่างไร คุณเคยเห็นผลกำไรจากในความสามารถของคุณเพื่อสร้างรายงานหลังจากที่คุณได้ถูกย้ายไปยัง Access ได้อย่างไร

KF: ใช่ฉันกล่าวถึงก่อนที่ จะเกิดขึ้นได้ยากเมื่อใช้สเปรดชีต Excel เพื่อกำหนดจำนวนเงินมีที่กำหนดให้เฉพาะบุคคลในรอบระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจง แต่เดี๋ยวนี้ กับระบบ Access จะได้รับสามารถสร้าง บางรายงานที่โดยอัตโนมัติ สร้างการร้องขอการตรวจสอบ รหัสเหล่านั้นสำหรับชนิดเหมาะสมของ cancer ที่พวกเขามี และยังสร้างแผ่นงานสรุปสำหรับแผนกการเงินเช็คแตกต่างกันทั้งหมดที่มีการเขียนสัปดาห์ที่แต่ละบัญชีผู้ใช้และผลรวมย่อย

เซนต์: Wow ที่คล้ายกำไรเห็น ดังนั้นในตอนท้าย อะไรมีเพื่อนร่วมงานของคุณต่อไปนี้ถูกพูดได้อย่างไร ทุกแก่คุณคำติชมใด ๆ บนทั้งกระบวนและผลิตภัณฑ์ที่คุณสร้างขึ้นสำหรับเหล่านั้นได้อย่างไร

KF: ด้วยพวกเขาจริง ๆ รักนั้น สำหรับเงินขอความช่วยเหลือผู้ป่วย นั้นมีพัฒนากระบวนการจริง ๆ เนื่องจากมีข้อผิดพลาดที่นั่นหมาย ความ ว่า การตรวจสอบต้นเขียนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จริง ๆ มันปัญหาก่อนที่ จะมีข้อมูลที่จะส่งกลับจากทางการเงินสำหรับการแก้ไข และที่ไม่เกิดขึ้นขณะที่มักเดี๋ยว ดังนั้นไคลเอ็นต์เป็นจริง benefitting น้อยลง โดยตรงที่จะเห็นมาก

เซนต์: นั่นเป็นเรื่องวิเศษ ที่จะเห็นมาก ตกลงดีขอบคุณมากเดียวสำหรับการสัมภาษณ์ และเราจะอยู่ในสัมผัสอีกเร็ว ๆ นี้ฉันลืม เช็คอินความคืบหน้าของคุณด้วยเงินขอความช่วยเหลือผู้ป่วย หรือ รายการใหม่ที่คุณกำลังทำงานอยู่อีกครั้งคืออะไร

KF: รูปใหม่คือ รายชื่อผู้รับจดหมายขนาดใหญ่

เซนต์: ฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับจดหมาย ตกลงและฉันจะสนใจเพื่อเช็คอินกลับ และดูวิธีที่กำลัง ขอบคุณอีกครั้ง

KF: ด้วยความยินดี

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×