Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.
Din organisation kan bli nödvändigt att behålla dokument under en angiven tidsperiod på grund av efterlevnad, juridiska, eller andra affärsbehov. Om ditt företag har dokument som är längre än krävs, skapar du onödiga juridisk risk. Med en princip för borttagning av dokument, kan du proaktivt minska risken genom att ta bort dokument på en webbplats automatiskt efter en viss tidsperiod – till exempel du kan ta bort dokument i användarnas OneDrive för företag webbplatser fem år efter dokumenten skapades.
Dokument borttagningen principer är kraftfulla ännu flexibla – du kan till exempel:
-
Tillåt att välja mellan principer som du centralt skapa och hantera ägare av webbplatssamlingar. Du kan också tillåta webbplatsägare du avregistrera helt om de bestämmer dig för en princip inte gäller för deras innehåll.
-
Tillämpa en enda obligatoriska princip på alla webbplatser i webbplatssamlingen, till exempel alla OneDrive för företag-webbplatser eller även tillämpa en princip för alla webbplatssamlingar som har skapats från en specifik webbplatssamling mall, till exempel mallen gruppwebbplats.
-
Ger en standardprincip för en standardregel som tillämpas automatiskt utan varje åtgärd som krävs för webbplatsägare.
-
Skapa en princip som innehåller flera borttagningen regler som webbplatsägare kan välja mellan.
Skapa och hantera dokument borttagningen principer i princip Efterlevnadscenter.
När du ska använda principer för borttagning av dokument
SharePoint Server 2016 innehåller dessa bevarandeprinciper för webbplatsinnehåll förutom dokument borttagningen principer:
Varje princip fungerar bäst för en viss typ av webbplats eller data. Din organisation kanske till exempel en kraftigt strukturerad webbplats som använder innehållstyper, till exempel en ekonomiska webbplats för avtal eller en knowledge base efter artiklar. I det här fallet kan du använda principer för innehållstyp. Eller din organisation kan behöva behålla juridiska dokument, då du kan använda innehållstyper och ett arkivhandlingscenter för att implementera en filplanen.
Dokument borttagningen principer Ersätt inte poster management eller information management principer som fungerar bäst med strukturerade data och innehållstyper. I stället ska du använda dokument borttagningen principer när du behöver för att hantera brett automatisk borttagning av Ostrukturerade data, till exempel OneDrive för företag-webbplatser och gruppwebbplatser.
Om du använder en princip för borttagning av dokument på en webbplats som redan använder informationshanteringsprinciper, ignoreras dessa principer när dokumentet borttagningen principen tillämpas. Det innebär att du ska planera för en webbplats för att använda endast principer menade om strukturerade och Ostrukturerade innehåll, inte båda. Mer information om hur dokument borttagningen åsidosätts andra principer finns i Använd eller ta bort en princip för borttagning av dokument för en webbplats.
Till skillnad från andra principer fungerar principer för borttagning av dokument i dokumentbibliotek, inte listor.
Borttagningen principer och regler
En princip för borttagning av dokumentet innehåller en eller flera ta bort regler som anger:
-
Hur lång tid tills borttagningen.
-
Om du vill beräkna datum tas bort från listan när dokumentet skapades eller senast ändrades.
-
Om du vill ta bort dokumentet permanent eller till Papperskorgen.
Om en princip innehåller fler än en regel, markera ägare av webbplatssamlingar den regel som passar deras innehåll.
Principer och tilldelningar
När du har skapat en princip för borttagning av dokument du tilldela den till en samling webbplatsmall – till exempel du kan tilldela en princip till OneDrive för företag mall så att den inkluderar alla användare OneDrive för företag. När du tilldelar en samling webbplatsmall en princip gäller detta för alla webbplatssamlingar som redan har skapat från mallen, förutom alla webbplatssamlingar som skapats med mallen i framtiden.
Du kan också tilldela en princip till en viss webbplatssamling, att göra så åsidosätter alla principer som har tilldelats till den webbplatssamling webbplatsmallen. Du kan till exempel tilldela principer till mallen gruppwebbplats, men åsidosätter dem genom att använda en unik uppsättning principer för en viss webbplatssamling som skapats med mallen.
En obligatorisk princip eller flera principer för att välja mellan
När du tilldelar en princip kan du göra det obligatoriskt, så att den här principen kan tilldelas och som tillämpas på alla webbplatser i webbplatssamlingen. Webbplatsägare kan inte välja ut från en obligatorisk princip, vilket betyder att dokument på webbplatsen kommer att vara föremål ta bort principen oavsett vad.
I stället för att göra en enda princip obligatoriska kan tilldela du också flera principer till en webbplatssamling där varje webbplatsägare att välja vilken princip för att tillämpa till deras webbplats eller även välja att gå ur helt. Du kan till exempel skapa en princip för allmänna affärsdokument och en annan princip för ekonomiska dokument som har ett annat bevarandeschema. Webbplatsägare vet ofta bäst vilket innehåll som deras webbplats innehåller och därför vilka dokument Borttagningsprincip som ska användas. Varje webbplats kan ha endast en princip tillämpad på den.
En regel eller flera regler för att välja mellan
I tur och ordning varje princip kan innehålla många regler – till exempel en princip för allmänna affärsdokument borttagning kan ha två regler:
-
Dokument som inte behöver bevarande utifrån rättsliga förpliktelser eller pågående behov inte bör behållas för mer än ett år från början.
-
Dokument som är nödvändiga för aktiva, pågående företagsanvändning som krävs för mer än ett år, behålls inte fler än tre år från början.
Webbplatsägare kan avgöra att deras webbplats innehåller allmän företag dokument, väljer du den här borttagningen principen och sedan väljer du den från principen. Du kan bara välja en regel från princip som används för närvarande på webbplatsen (inte från en princip) och regeln gäller för alla dokumentbibliotek på webbplatsen.
Förhållandet mellan webbplatssamlingar, principer och regler
Grundläggande relationen är det här:
En webbplatssamling eller en samling webbplatsmall kan ha en mer principer som tilldelats den, och var och en av dessa principer kan ha en eller flera regler. Men det kan finnas endast en princip som är aktiv per webbplats och det kan finnas endast en borttagningen regel som är aktiv när som helst för bibliotek på webbplatsen.
Dokument borttagningen principer ärvs
Exempel behörigheter, navigering och många andra Webbplatsfunktioner ärvs dokument borttagningen principer. Webbplatsägare kan välja en princip för borttagning av dokument för webbplatsen och alla underwebbplatser ärver principen från överordnat. En ägare för en underwebbplats kan bryta arvet genom att välja en annan princip och regel kombination och principen gäller för alla underwebbplatser tills arv har brutits igen.
Tilldela dokument borttagningen principer för första gången
Det är viktigt att förstå att den tidsperiod som angetts för ett dokument Borttagningsprincip innebär tiden eftersom dokumentet skapades eller ändrades inte tid eftersom principen har tilldelats. Du kan till exempel skapa en princip för borttagning av dokument som permanent tar bort dokument två år efter de skapades och sedan tilldela principen webbplatsmallen webbplatssamlingar som har flera webbplatssamlingar skapats fyra eller fem år sedan. I det här fallet är det troligt att de befintliga webbplatssamlingar innehåller många dokument som redan är äldre än två år som anges av principen borttagningen – detta innebär många av innehåll kommer att tas bort strax efter att tilldela princip för först dokumentet borttagning tid.
När du tilldelar principen för första gången alla dokument på webbplatsen utvärderas och om de uppfyller villkoren, de tas bort. Detta gäller alla befintliga dokument, inte bara nya dokument som skapas eftersom principen har tilldelats. Och Kom ihåg att tidsperioden är för gammalt varje dokument inte tid från när principen först tilldelad.
Innan du tilldelar en princip för en webbplats för första gången, bör du därför först ha ålder befintligt innehåll och hur principen kan påverka det befintliga innehållet. Du kanske också vill meddela ny princip i webbplatsägare innan du tilldelar den, för att ge dem tidsinställningar för att bedöma eventuella effekter.
Fördröjning för att sprida principer
När du tilldelar en webbplatssamling principer använda ägare av webbplatssamlingar länken Dokument borttagningen principer på sidan Webbplatsinställningar för att visa och använda principer som är tillgängliga för webbplatsen.
Länken Dokument borttagningen principer visas inte om inte principer har tilldelats till webbplatssamlingen. Dessutom länken inte visas direkt när principer har tilldelats till webbplatsen, det kan finnas upp till en 24-timmarstid fördröjning från när principerna tilldelas när Dokumentet borttagningen principer länken visas
Hur dokument borttagningen principer fungerar med direktredigering principer
Ett undantag säkerställer att allt innehåll bevaras för en viss tidsperiod, medan en princip för borttagning av dokument säkerställer att allt innehåll tas bort efter en viss tidsperiod.
Om du behöver behålla dokument för en fast tidsperiod kan använda du policyn undantag för tillsammans med en princip för borttagning. Du kan till exempel hålla dokument för tre år efter att de ändrade, och sedan på Konfigurera en princip för borttagning att ta bort dessa dokument tre år efter de senast ändrades.
Observera att en Borttagningsprincip för inte kan åsidosätta ett undantag. Om en webbplats är i vänteläge och en princip för borttagning av dokumentet tar bort ett dokument, sedan bevaras dokumentet i biblioteket bevara Håll på samma sätt som när dokumentet har tagits bort manuellt. Mer information finns i Översikt över på plats håller i SharePoint Server 2016.
Behörigheter
Medlemmar i teamet efterlevnad som använder principen Efterlevnadscenter behöver att båda princip center och webbplats samlingar principer tillämpas. Vi rekommenderar att du:
-
Skapa en säkerhetsgrupp som innehåller alla användare av princip Efterlevnadscenter – förmodligen teamet efterlevnad.
-
Lägga till gruppen i gruppen ägare för webbplatssamlingar i princip Efterlevnadscenter.
-
Lägga till gruppen i gruppen ägare för webbplatssamlingar i varje webbplatssamling som du måste tilldela dokument borttagningen principer.
