Låta någon annan hantera din e-post och kalender

Artikelinnehåll

• Vad innebär Ombud?

• Göra någon till mitt ombud

• Ändra behörighet för ett ombud

• Ändra ombudets behörighet till privata objekt

Vad innebär Ombud?

Med funktionen Ombud kan du göra mer än att bara dela mappar. Ombud får ytterligare behörighet, till exempel att skapa e-postmeddelanden eller svara på mötesförfrågningar för din räkning. Mer information om vilka uppgifter ombud kan utföra finns i Hantera en annan persons e-post och kalenderposter.

Eftersom du är den person som ger behörighet bestämmer du vilken behörighetsnivå ombudet ska få till dina mappar. Du kan ge ett ombud behörighet att läsa objekt i dina mappar eller att läsa, skapa, ändra och ta bort objekt. När du lägger till ett ombud, har ombudet som standard fullständig åtkomst till dina mappar Kalender och Uppgifter. Ombudet kan även svara på mötesförfrågningar för din räkning.

Vilka behörighetsnivåer har ombudet?

• Granskare     Ombudet kan läsa objekt i dina mappar.

• Författare     Med den här behörigheten kan ombudet läsa och skapa objekt samt ändra och ta bort objekt som ombudet själv skapat. Ombudet kan till exempel skapa uppgifts- och mötesförfrågningar direkt i din uppgifts- och kalendermapp och sedan skicka dem för din räkning.

• Redaktör     Med den här behörigheten kan ombudet utföra samma uppgifter som med behörigheten Författare, men kan dessutom ändra och ta bort objekt som du har skapat.
  
   

  Obs!: Om du använder Microsoft Outlook för att ta bort objekt från en postlådemapp för en annan användare som du har borttagningsbehörighet för, och de borttagna objekten hamnar i din egen borttagna mapp i stället för mappen Borttaget för postlådans ägare. Du kan använda nyckeln DelegateWastebasketStyle som finns i följande artikel för att ändra beteendet.

Överst på sidan

Göra någon till mitt ombud

Ombudet får automatiskt behörigheten Skicka för. Som standard kan ombudet endast läsa dina mötesförfrågningar och svar. Ombudet får inte behörighet att läsa andra meddelanden i Inkorgen.

1. Välj fliken Arkiv och välj sedan Kontoinställningar > Ombud.

2. Välj Lägg till i dialogrutan.

   Om Lägg till inte visas kanske det inte finns någon aktiv anslutning mellan Outlook och Exchange. Statusfältet i Outlook visar anslutningens status.

3. Skriv namnet på den person som du vill utse till ombud i textrutan eller sök efter personen och klicka sedan på namnet i listan med sökresultat.

   Obs!: Ombudet måste finnas med i företagets globala adresslista (GAL) i Exchange.

4. Välj Lägg till och sedan OK.

5. I dialogrutan Behörigheter för ombud accepterar du standardinställningar eller väljer egna behörighetsinställningar för Exchange-mapparna.

   Om ett ombud endast behöver behörighet för mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar, är standardinställningarna, till exempel Ombudet får kopior på de mötesrelaterade meddelanden som skickats till mig tillräckliga. Du kan välja alternativet Ingen som behörighet för Inkorgen. Mötesförfrågningar och svar på mötesförfrågningar skickas då direkt till ombudets inkorg.

   Obs!: Som standard får ombudet behörigheten Redaktör (kan läsa, skapa och ändra Outlook-objekt) för mappen Kalender. De svar på mötesförfrågningar som ombudet skickar för din räkning läggs automatiskt till i mappen Kalender.

6. Om du vill skicka ett meddelande med information om de ändrade behörigheterna till ombudet markerar du kryssrutan Skicka automatiskt ett meddelande till ombudet med en sammanfattning av behörigheterna.

7. Markera kryssrutan Ombud kan se mina privata objekt, om du vill detta.

   Viktigt!: Den här inställningen påverkar alla Exchange-mappar. Det här gäller alla e-postmappar samt mapparna Kontakter, Kalender, Uppgifter, Anteckningar och Journal. Det går inte att ge åtkomst till privata objekt i endast angivna mappar.

8. Klicka på OK.

   Meddelanden: 

   • I meddelanden som skickas med behörigheten Skicka för visas både ombudets och ditt namn bredvid Från. När ett meddelande skickas med behörigheten Skicka som visas endast ditt namn.

   • När du har lagt till någon som ombud kan de lägga till din Exchange-postlåda i sin Outlook-profil. Instruktioner finns i Hantera en annan persons e-post- och kalenderobjekt.

Överst på sidan

Ändra behörighet för ett ombud

1. Välj fliken Arkiv och välj sedan Kontoinställningar > Ombud.

2. Klicka på namnet för det ombud som du vill ändra behörighet för och klicka sedan på Behörighet.

   Obs!: Om du vill ta bort alla behörigheter för ombud klickar du inte på Behörigheter, utan på Ta bort och hoppar sedan över resten av stegen.

3. Ändra behörighet för någon av de Outlook-mappar som ombudet har tillgång till.

4. Om du vill skicka ett meddelande med information om de ändrade behörigheterna till ombudet markerar du kryssrutan Skicka automatiskt ett meddelande till ombudet med en sammanfattning av behörigheterna.

Överst på sidan

Ändra ombudets behörighet till privata objekt

Om du har gett ett ombud behörighet till dina Outlook-mappar kan du dölja personlig information som rör avtalade tider, möten, uppgifter och kontakter. Öppna varje privat objekt separat och klicka på Privat i gruppen Taggar.

Så här ger du behörighet till dina privata objekt:

1. Välj fliken Arkiv och välj sedan Kontoinställningar > Ombud.

2. Välj namnet på det ombud för vilket du vill ändra åtkomsten till dina privata avtalade tider och välj sedan Behörigheter.

3. Markera kryssrutan Ombud kan se mina privata objekt.

Överst på sidan

Se även

Hantera andra personers e-post- och kalenderobjekt

Skicka e-post åt någon annan

Dela en Outlook-kalender med andra

Öppna en annan persons Exchange-kalender

Lägga till ett e-postkonto i Outlook