Hur vet du om projektet har budget? Genom kostnadsspårning i Project. Använd Project för att jämföra ursprungliga kostnadsberäkningar, faktiska kostnader, beräknade kostnader och se varianserna mellan kostnaderna när som helst och på vilken detaljnivå som helst.
I den här artikeln
Vad är kostnadsspårningsprocessen?
För att spåra kostnader på bästa sätt bör du först skapa en budget genom att skapa och ange kostnadsvärden för budgetresurser som har tilldelats projektsammanfattningsaktivitet. Du kan sedan identifiera andra resurser och aktivitetskostnader som du vill spåra och mäta mot budgetresurserna. Du kan ange lönekostnader, per tillfälle och fasta kostnader för aktiviteter, resurser och, om det behövs, tilldelningar. Ange sedan uppskattad arbete eller varaktighet för aktiviteter och tilldela resurser till aktiviteterna.
Endast när alla dessa steg är slutförda kan Project beräkna de totala uppskattade kostnaderna för projektet. Då kanske du vill förfina dina uppskattningar. När du är klar kan du kategorisera och gruppera alla resurser för att jämföra dem med budgeterade kostnader. Du kan också ange en baslinje med budgeterade kostnader och använda den för att jämföra med faktiska kostnader under projektets förlopp.
När projektet har startat uppdaterar du aktivitetsstatusen – mängden arbete som utförts för aktiviteter eller procentandelen av de aktiviteter som är slutförda. Project beräknar kostnader för dig baserat på aktivitetsstatus.
Obs!: Du kan också välja att inaktivera automatisk beräkning av kostnader och ange faktiska kostnader själv, förutom aktivitetsstatus.
Genom att kombinera de faktiska kostnaderna för slutfört arbete med de uppskattade kostnaderna för återstående arbete beräknar Project schemalagda (beräknade) kostnader. Ännu viktigare är att den beräknar skillnaden mellan de schemalagda och baslinjekostnaderna. Den här skillnaden, eller kostnadsavvikelsen, anger om projektet ligger på budget.
Du kan göra en enkel kostnadsspårning genom att visa faktiska och schemalagda (beräknade) kostnader för aktiviteter, resurser, tilldelningar och projektet.
Om du har skapat en budget via en originalplan kan du göra en mer omfattande uppföljning genom att jämföra de faktiska och schemalagda kostnaderna med baslinjekostnaderna.
Om du vill avgöra om du har budget eller inte kan du visa kostnadsvariationerna mellan schemalagda kostnader och originalkostnader. Om en aktivitet till exempel är budgeterad att kosta 50 kr, men aktiviteten är halvvägs klar och redan kostar 35 kr, är den schemalagda kostnaden 60 kr (de faktiska kostnaderna på 35 USD hittills, plus de förväntade 25 USD för det återstående arbetet i aktiviteten). Kostnadsavvikelsen är 10 usd (60 usd i faktisk kostnad minus budgetkostnaden på 50 USD).
Genom att regelbundet övervaka kostnadsavvikelser kan du vidta åtgärder för att se till att projektet ligger nära budgeten.
Obs!: Du kan bara visa kostnadsavvikelser om du har angett initiala kostnader och sparat en originalplan. Om du till exempel inte angav lönekostnader för en resurs innan du sparade originalplanen kan du inte visa kostnadsavvikelser för resursen.
Kan du ge mig ett exempel på kostnadsspårning?
Du kan ange aktiviteten "Testa programmet" i projektplanen och tilldela en kontraktstestare aktiviteten till 40 USD per timme (anta att testarens lön är det enda bidraget till aktivitetskostnaden). Du anger en varaktighet på 10 dagar (8 timmar per dag) och sparar sedan en baslinje.
I slutet av 5 dagar bestämmer du att aktiviteten är hälften slutförd och markerar aktiviteten i Project som 50 % slutförd. I vyn Aktivitetslista använder du tabellen Kostnad och ser följande:
-
I fältet Originalplan visar Project originalkostnaden för aktiviteten, 3 200 kr, som beräknas genom att multiplicera den ursprungliga uppskattningen av varaktigheten på 10 dagar (eller 80 timmar) med testarens standardkostnad på 40 USD per timme.
-
Eftersom aktiviteten inte ådragit sig några oplanerade kostnader under de första 5 dagarna visar fältet Faktiskt exakt den verkliga kostnaden hittills. I det här fallet beräknas faktiskt arbete med formeln Verkligt arbete * Standardkostnad = Faktisk kostnad eller 40 timmar * 40 kr per timme = 1 600 kr. (Övertid, kostnader per tillfälle och fasta kostnader ingår inte i det här exemplet, men kan inkluderas i en faktisk kostnad.)
-
Den återstående kostnaden beräknas med formeln Återstående arbete * Standardkostnad = Återstående kostnad eller 40 timmar * 40 usd per timme = 1 600 kr.
-
I fältet Totalkostnad visar Project den schemalagda kostnaden, som beräknas enligt formeln Faktisk kostnad + Återstående kostnad = Schemalagd kostnad, eller $1 600 + $1 600 = 3 200 kr. Eftersom den schemalagda kostnaden är lika med originalkostnaden visas en kostnadsavvikelse (CV) på 0 i fältet Varians, vilket innebär att aktiviteten ligger exakt på budget.
Var kan jag visa kostnadsinformation?
I Project kan du se kostnader för aktiviteter, resurser och tilldelningar. Du kan också se projektkostnaden, som i allmänhet baseras på dessa mer detaljerade kostnader. Du kan visa både totala kostnader och tidsfördelad kostnader, som är kostnader fördelade över tid.
Mer information och stegvisa procedurer för att visa kostnadsinformation i Project finns i Visa totalkostnader för projekt.
