Skapa rapporter

Ändra och skriva ut rapporter

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Även om en rapport innehåller all den information du vill, kanske den inte uttrycker din personliga stil. Ändra utseendet och lägg till en logotyp innan du skriver ut och delar rapporten.

Tips: När du ska göra design- eller formatförändringar i rapporter börjar du i layoutvyn. För att komma dit från fliken Start väljer du Visa > Layoutvy.

  • För att storleksförändra ett fält väljer du det och drar i kanterna.

    Skärmavsnitt av Årlig försäljningsrapport

  • För att flytta ett fält väjer du det och drar det sedan till den nya platsen. För att flytta flera fält håller du ned Ctrl-tangenten medan du väljer fälten du vill flytta och drar dem sedan till den nya platsen.

  • För att lägga till ett visuellt tema till alla rapporter och formulär i din databas, väljer du Teman i fliken Design. Pausa över ett tema för att se hur det kommer att se ut. För att ändra alla färger och teckensnitt, väljer du ett tema.

  • För att ändra teckensnitt för ett fält, väljer du fältet du vill ändra. På fliken Format väljer du sedan teckensnitt, teckenstorlek, teckensnittsfärg och justering.

  • För att lägga till en bakgrundsbild i en rapport, väljer du Bakgrundsbild > Bläddra på fliken Format. Gå sedan till mappen som innehåller bilden, markera den och välj Öppna.

Obs!: Access sparar inte automatiskt designförändringar, så se till att du sparar ditt arbete. Klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.

Framhäva data med en regel för villkorsstyrd formatering

  1. Markera de fält som innehåller data du vill framhäva.
    För att markera flera objekt håller du ned Ctrl-tangenten och markerar fälten eller kontrollerna.

  2. Välj Format > Villkorsstyrd formatering.

  3. Välj Ny regel och välj en regeltyp.

  4. I Redigera regelbeskrivningen anger du intervallet av fältvärden du vill framhäva.

    Skärmbild av gränssnittet för Ny formateringsregel

  5. På verktygsfältet för formatering väljer du det teckensnitt och den bakgrundsfärg du vill använda för de data som framhävs.

  6. Välj OK för att tillämpa regeln i din rapport.

Lägga till en logotyp

  1. På fliken Design väljer du Logotyp.

  2. För att lägga till bilden längst upp i rapporten, går du till mappen som innehåller bilden, markerar den och väljer Öppna.

    • För att storleksförändra logotypen markerar du ett bildhandtag och drar tills logotypen har den storlek du vill.

    • För att flytta logotypen markerar logotypen och drar tills den är där du vill ha den.

Förhandsgranska och skriva ut rapport

  1. Välj Arkiv > Skriv ut > Förhandsgranska.

    • För att bläddra igenom rapporten använder du Sid-pilarna.

    • För att se en större eller mindre förhandsgranskning väljer du Zoom-knapparna.

  2. För att ändra marginalerna väljer du Marginaler och väljer en marginalstorlek.

  3. När du är nöjd med hur rapporten ser ut, väljer du Skriv ut och anger utskriftsalternativ. Vid behov ändrar du skrivaren och väljer antalet kopior du vill skriva ut.

  4. För att skriva ut rapporten väljer du OK.

Vill du veta mer?

Introduktion till rapporter i Access

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

Anta att du skapat en grundläggande databasrapport.

Den visar i princip din information på det sätt som du vill.

Men du vill förbättra den en smula och sedan skriva ut den för att dela den med andra.

För att börja med några grundläggande ändringar väljer du pilen under Vy och sedan Layoutvy.

Du kan göra design- och formatändringar i både designvyn och layoutvyn, men du tycker nog att det är enklare att storleksändra kontroller i layoutvyn eftersom du kan se dina data.

För att storleksändra en kontroll markerar du den och drar sedan i kanterna tills den har den storlek du vill.

Lägg märke till att när du ändrar en etikett för en kontroll, ändras de andra etiketterna också.

För att flytta en kontroll och dess etiketter, markerar du dem och drar dem till den nya platsen.

För att öppna en snabbmeny och se fler alternativ för rapportformatering, markerar du en kontroll och trycker på Skift+F10 eller högerklickar på kontrollen.

Använd denna meny för att ändra layouten, grupperingen eller sorteringsordningen, öppna egenskapssidan och annat.

För att se fler rapportalternativ väljer du Egenskaper.

Egenskapssidan visar många alternativ du kan justera i din rapport.

Du kan även ändra textjusteringen i en kontroll.

Eftersom Access inte automatiskt sparar designändringar använder du Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.

Ett bra sätt att framhäva information i en rapport är med en regel för villkorsstyrd formatering.

Anta att du vill framhäva order som levererats från januari till mars 2015.

Med rapporten i layoutvyn markerar du de kontroller du vill framhäva.

För att markera flera objekt håller du ned Ctrl-tangenten och markerar kontrollerna.

Välj Format och sedan Villkorsstyrd formatering.

I dialogrutan väljer du Ny regel.

Vi behåller regeltypen som Kontrollera värden i den aktuella posten eller använd ett uttryck.

Den andra regeltypen jämför värden med varandra genom att använda datastaplar.

Vi anger intervallet för värdena vi vill framhäva.

Under det anger vi formatet för värdena.

Vi ställer in text i fetstil med en bakgrundsfärg.

Detta visar hur de villkorligt formaterade värdena kommer att visas. Välj OK.

Access tillämpar regeln på din rapport.

För att göra rapporten mer tilltalande och enklare att läsa kan du anpassa färger och teckensnitt.

Med rapporten i layoutvyn väljer du Design och sedan pilen under Teman.

Peka på ett tema för att se hur din rapport skulle se ut.

När du hittar ett tema du vill använda markerar du det. Access tillämpar det på din rapport.

Om du bara vill ändra färgerna, väljer du Färger och det färgschema du vill ha.

Om du bara vill ändra teckensnittet, väljer du Teckensnitt och väljer ett.

För ett ännu mer professionellt utseende kan du lägga till företagets logotyp eller en annan bild som ett sidhuvud i rapporten.

Med rapporten i layoutvyn väljer du Design och sedan Logotyp.

Gå till bildfilen och välj OK.

Access lägger till logotypen i rapportens sidhuvud.

Storleksändra om nödvändigt logotypen.

Flytta logotypen dit du vill ha den i sidhuvudet.

Du kan även lägga till en bakgrundsbild i rapporten, exempelvis en vattenstämpel med din logotyp eller ett foto av företagets mest kända produkt.

Om du skapade din rapport med Rapportguiden eller verktyget Rapport, visas dagens datum och sidnumret i sidhuvud eller sidfot.

Om du skapade rapporten med verktyget Rapportdesign eller Tom rapport, finns inget i sidhuvud eller sidfot.

För att lägga till eller ändra sidnummer väljer du Design och sedan Sidnummer.

Ange format, position och justering för sidnummer.

För att lägga till, ändra eller ta bort datum i sidhuvud eller sidfot väljer du Datum och Tid.

Ange om du vill ta med datum eller tid och välj i så fall formatet.

När du är klar att skriva ut rapporten bör du först kontrollera att den ser bra ut.

Välj Arkiv, Skriv ut och sedan Förhandsgranska.

Justera rapporten efter behov med kommandon på fliken Förhandsgranska.

Zooma in eller ut för att se rapporten bättre, eller ändra marginalerna eller sidorienteringen.

När du är nöjd väljer du Skriv ut på fliken Förhandsgranska.

Ange eventuella alternativ i dialogrutan Skriv ut, till exempel vilken skrivare du vill använda och antalet kopior. Välj OK.

Access skriver ut rapporten med dina ändringar.

Du har nu en tydlig och proffsig rapport som andra kommer att ha lätt att förstå.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×