Office
Logga in

Uppdatera data i en databas

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här artikeln förklarar hur du uppdaterar befintliga data. Microsoft Office Access 2007 innehåller ett antal verktyg för att uppdatera befintliga poster, inklusive datablad, formulär, frågor, Sök och ersätt och den nya funktionen för datainsamling.

Kom ihåg att uppdatera data inte är på samma sätt som du skriver in nya data när du fortsätter. Information om att ange nya data i en databas finns i artikeln lägga till en eller flera poster i en databas.

I den här artikeln

Så här påverkas databasdesign uppdatera

Hur datatyper påverkar uppdatera

Hur tabellen fältegenskaper påverkar uppdatera

Använd ett formulär för att uppdatera data

Använd ett datablad för att uppdatera data

Använda en uppdateringsfråga för att ändra befintliga data

Lägga till poster i tabeller med hjälp av en tilläggsfråga

Använda insamling för att uppdatera poster

Använd överlappande uppdateringar för att ändra primär- och sekundärnycklar nyckelvärden

Så här påverkas databasdesign uppdatera

Läs det här avsnittet om du är nybörjare i Access eller okända begreppen bakom relationsdatabaser. Stora uppdateringar är mycket enklare att utföra när du känner till några av grunderna i databasdesign.

En Access-databas är inte en fil på samma sätt som ett Microsoft Office Word 2007 dokument eller en Microsoft Office PowerPoint 2007 bildspelet. En typisk Access-databas är i stället en en samling tabeller, plus en uppsättning objekt som är byggd kring dessa tabeller, formulär, rapporter, frågor och så vidare.

Dessutom objekten måste följa en uppsättning principer eller databasen antingen fungerar dåligt eller misslyckas helt. I tur och ordning påverkar de principerna hur du anger data. Tänk på följande om databasobjekt och design när du fortsätter.

  • Med några undantag (till exempel en typ av lista som kallas en värdelista) lagras alla data i en eller flera tabeller. Antal tabeller beror på design och komplexiteten i databasen. Även om du kan visa eller uppdatera data i ett formulär, en rapport eller i de resultat som returneras av en fråga, lagras data i tabeller.

  • Varje tabell ska lagras data för ett enstaka problem, kategori eller syfte. Till exempel innehåller en tabell med kontaktinformation inte försäljningsinformation. Om så är fallet kan det bli svårt, om inte omöjlig att hitta rätt information.

  • Alla fält i en tabell ska godkänna endast en typ av data. Till exempel bör du inte lagra anteckningar i ett fält som har konfigurerats för tal. Om du försöker skriva in text i ett fält visas ett felmeddelande.

  • Fält i en post ska acceptera endast ett värde med ett undantag. Till exempel hindrar en korrekt designad databas dig från att ange fler än en adress i adressfältet. Det här är i motsats till Microsoft Office Excel 2007, som standard kan du ange valfritt antal namn, adresser eller bilder i en enskild cell om du inte anger den cellen för att acceptera begränsade typer av data.

    Office Access 2007 innehåller också en ny funktion som kallas ett flervärdesfält. Du använder flervärdesfält bifoga flera element till en enda post och skapa listor som har stöd för flera värden. Du kan till exempel bifoga en textfil, en Office PowerPoint 2007 bildspelet och valfritt antal bilder till en post i databasen. Du kan också skapa en lista med namn och välj så många namnen efter behov. Användning av flervärdesfält verka ska brytas reglerna för databasdesign eftersom du kan lagra mer än en del av data per tabellfält, men det inte faktiskt, eftersom Access använder reglerna ”bakom kulisserna” genom att lagra data i särskilda, dolda tabeller.

Med följande länkar hittar du till artiklar som innehåller mer information om ämnen och funktioner som beskrivs i det här avsnittet.

Överst på sidan

Hur datatyper påverkar uppdatera

Läs det här avsnittet om du är nybörjare i Access eller okända begreppen bakom relationsdatabaser. Stora uppdateringar är mycket enklare att utföra när du känner till några av grunderna i databasdesign.

När du utformar en databastabell väljer du en datatyp för varje fält i tabellen, en process som säkerställer mer exakt datainmatningen. Anta att du anger datatypen tal för ett fält eftersom du behöver beräkna försäljningssiffrorna. Om någon försöker ange text i fältet visas ett felmeddelande och kan inte användaren spara den ändrade posten en instruktion som skyddar din siffror.

Visa hur du visar-datatyper som stöds

I Access finns nu två sätt att visa datatyper för ett tabellfält. Du kan använda kommandona på fliken datablad eller du kan öppna tabellen i designvyn. Följande steg förklarar hur du använder båda metoderna.

Visa datatyper med hjälp av kommandon på fliken datablad

  1. Dubbelklicka på tabellen som du vill använda i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på det fält som du vill undersöka.

  3. Klicka på nedpilen för listan Datatyp för att visa den datatyp som anges för fältet på fliken datablad i gruppen datatyp och formatering.

Visa-datatyper som stöds i designvyn

  • Högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Design på snabbmenyn.

    Tabellen öppnas i rutnätet och den övre delen av rutnätet visar namn och datatyp på varje fält.

    Fält i designvyn

Datatypen inställd för varje tabellfält ger den första nivån med kontroll över vad du kan och inte kan ange i ett fält. I vissa fall kan förhindrar en datatypsinställningen du att ange information alls. I följande tabell anges vilka datatyper som Office Access 2007 ger och beskriver hur de påverkar datainmatning.

Datatyp

Effekt på datainmatning

Text

Textfält acceptera text eller numeriska tecken, inklusive avgränsad listor med objekt. Ett textfält accepterar ett mindre antal tecken än ett PM-fält – från 0 till 255 tecken. I vissa fall kan du använda konverteringsfunktioner för att utföra beräkningar på data i ett textfält.

Memo

Du kan ange stora mängder text och numeriska data i den här typen av fält. Om Databasdesigner ställer in fältet som stöd för RTF-formatering, kan du använda vissa typer av formatering som du normalt sett i i word bearbetningsprogram, till exempel Office Word 2007. Du kan till exempel använda olika teckensnitt och teckenstorlekar för specifika tecken i texten och göra dem fet eller kursiv och så vidare. Du kan också lägga till taggar för Hypertext Markup Language (HTML) data.

Mer information om hur du använder RTF-formatering i ett PM-fält finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Du kan också köra konverteringsfunktioner mot data i ett PM-fält som textfält.

Tal

Du kan ange endast tal i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värden i ett talfält.

Datum/tid

Du kan ange datum och tider i den här typen av fält. Beroende på hur Databasdesigner ställer in fältet, kan du stöta på dessa villkor:

  • Om Databasdesigner en indatamask för fält (en serie literal och platshållare tecknen som visas när du väljer du fältet), måste du ange data i avstånd och det format som innehåller masken. Till exempel om du ser en mask, till exempel MMM_DD_YYYY måste du skriva ett datum i formatet i rutorna – till exempel okt 11 2006. Du kan inte skriva in ett fullständigt namn (till exempel juli) och ett värde som tvåsiffriga årtal.

  • Om designern inte har skapat en indatamask för att styra hur du anger ett datum eller klockslag, kan du ange det värde med hjälp av ett giltigt datum- eller tidsformat. Skriv till exempel 11 oktober 2006 06/11/10 eller 11 oktober 2006.

  • Databasdesigner kan gälla visningsformat i fältet. I den skiftläge, om inte indatamask finns, du kan ange ett värde i nästan alla format, men Access visar datum i enlighet med visningsformatet. Du kan skriva 10/11/2006, men på visningsformat kan vara inställd så att den visar värden som 11-okt-2006.

    Mer information om indatamasker finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Valuta

Du kan ange endast valutavärden i den här typen av fält. Dessutom behöver du inte ange någon valutasymbol manuellt. Som standard används den valutasymbol (¥, £, $ och så vidare) som anges i de nationella inställningarna i Windows.

Räknare

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fältet när som helst. Access ökar värdena i ett Räknare-fält när du lägger till en ny post i en tabell.

Ja/Nej

När du klickar på ett fält som är inställt på den här typen av visas en kryssruta eller en nedrullningsbar lista, beroende på hur du formaterar fältet. Om du formaterar fältet om du vill visa en lista väljer du Ja eller Nej, Sant eller Falskt, eller eller av listan igen beroende på vilket format som används för fältet. Du kan inte ange värden i listan eller ändra värden i listan direkt från ett formulär eller en tabell.

OLE-objekt

Du använder den här typen av fältet när du vill visa data från en fil som skapats i ett annat program. Du kan till exempel visa en textfil, ett Excel-diagram eller en PowerPoint-bildspel i ett OLE-objektfält.

Bifogade filer är ett snabbare, enklare och mer flexibla sätt att visa data från andra program. Se posten bifogad fil längre fram i den här tabellen för mer information.

Hyperlänk

Du kan ange data i den här typen av fält och Access radbryts den i en webbadress. Till exempel om du anger ett värde i fältet Access runt texten med webbadress (URL) text så: http://www. your_text.com. Om du anger en giltig webbadress länken fungerar – annars länken resulterar i ett felmeddelande. Dessutom kan kan redigera befintliga hyperlänkar vara svårt eftersom att klicka på ett hyperlänkfält med musen startas webbläsaren och tar dig till webbplatsen som anges i länken. Om du vill redigera ett hyperlänkfält, markera ett intilliggande fält, Använd TAB eller piltangenterna för att flytta fokus till hyperlänkfältet och tryck på F2 för att aktivera redigering.

Bifogad fil

Du kan koppla data från andra program till den här typen av fält, men du kan inte skriva eller annars skriva in text eller numeriska data.

Information om hur du använder ett fält för bifogade filer finns i artikeln bifoga filer och bilder till poster i databasen.

Uppslagsguiden

Uppslagsguiden är inte en datatyp. I stället kan du använda guiden för att skapa två typer av listrutorna: värde listor och uppslagsfält. En värdelista använder en avgränsad lista över objekt som du anger manuellt när du använder Uppslagsguiden. Dessa värden kan vara oberoende av andra data eller objekt i databasen.

Ett uppslagsfält används däremot en fråga för att hämta data från en eller flera av de andra tabellerna i en databas eller i en annan plats, till exempel en server som kör Windows SharePoint Services 3.0. Uppslagsfältet visar data i en nedrullningsbar lista. Som standard anger Uppslagsguiden tabellfältet till datatypen tal.

Du kan arbeta med uppslagsfält direkt i tabeller och även i formulär och rapporter. Som standard visas värdena i ett uppslagsfält i en typ av listkontroll kallas en kombinationsruta – en lista som har en nedrullningsbar pil: En tom uppslagslista . Du kan redigera objekt i listan och lägga till objekt i listan beroende på hur Databasdesigner har ställt uppslagsfältet och kombinationsrutan. Om du vill göra det Databasdesigner måste ange en egenskap för uppslagsfältet (egenskapen kallas Endast från listaoch designern har att inaktivera funktionen).

Om du inte kan redigera värden i en söklista direkt, måste du lägga till eller ändra data i en fördefinierad lista med värden eller i den tabell som används som datakälla för uppslagsfältet. Information om hur du gör finns i avsnittet ”Redigera objekt i ett uppslagsfält” i artikeln lägga till en eller flera poster i en databas.

Slutligen när du skapar ett uppslagsfält kan du också ange att stöder flera värden. När du gör det resulterande listan visar en kryssruta bredvid varje listobjekt och du kan markera eller avmarkera så många objekt efter behov. I den här bilden illustrerar en typisk flervärdesfält, lista:

En kryssrutelista.

Information om hur du skapar uppslagsfältet med flera uppslagsfält och använda de resulterande listorna finns i artiklarna använda en lista som innehåller flera värden och Guide till flervärdesfält.

Överst på sidan

Hur tabellen fältegenskaper påverkar uppdatera

Läs det här avsnittet om du är nybörjare i Access eller okända begreppen bakom relationsdatabaser. Du kan inte göra stora uppdateringar har såvida inte du förstå hur egenskaperna för tabellfält påverkar uppdatera.

När du utformar en databas startar du vanligtvis genom att utforma en eller flera tabeller. Du bestämmer dig för vilken typ av data som varje tabell ska innehålla, ställa in primärnycklar – ett fält som unikt identifierar varje post (rad) – för varje tabell och skapa relationer mellan tabellerna.

Som en del av den här processen kan ange du egenskaper för fält i varje tabell. Till exempel du kan ange ett textfält Acceptera inte fler än 50 tecken och du kan ange ett Talfält Acceptera endast valutavärden.

Du kan ange de flesta fältegenskaper i designvyn. Du kan också ange vissa egenskaper med hjälp av kommandona i grupperna i menyfliksområdet, en del av Microsoft Office Fluent-användargränssnittet. Du kan till exempel ange visuella format för Text och PM-fält med hjälp av kommandona i gruppen tecken på fliken Start. Mer information om hur du använder dessa kommandon finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Visa hur du kan ange eller ändra egenskaper för ett tabellfält.

I Access finns nu två sätt att visa egenskaper för ett tabellfält – du kan använda kommandona på fliken datablad eller du kan öppna tabellen i designvyn. Följande steg förklarar hur du använder båda metoderna.

Visa Tabellegenskaper med hjälp av kommandon på fliken datablad

  1. Dubbelklicka på tabellen som du vill använda i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på fliken datablad och använda kommandona i gruppen datatyp och formatering för att visa egenskaper för varje tabellfält.

Visa Tabellegenskaper i designvyn

  1. Högerklicka på tabellen och klicka på Design i navigeringsfönstret.

    Tabellen öppnas i rutnätet.

  2. Klicka på fliken Allmänt i den nedre delen av rutnät under Fältegenskaper om det inte redan är markerat.

    eller

    Klicka på fliken uppslag om du vill visa egenskaperna för ett uppslagsfält.

    Ett uppslagsfält är ett tabellfält som använder en hårdkodade lista med värden eller en fråga som hämtar värden från en eller flera tabeller i en databas. Som standard visar uppslagsfältet dessa värden till dig i form av en lista. Beroende på hur den som designar en databas anger uppslagsfältet, kan du välja en eller flera objekt från listan.

    Uppslagsfält ihop ofta nya Access användare eftersom visas en lista över objekt på en plats (listan som skapas från data i sökfältet), men informationen kan finnas i en annan plats (tabellen som innehåller data). Kom ihåg att när du uppdaterar data i ett uppslagsfält måste du uppdatera källtabellen (den andra platsen). Du kan inte uppdatera ett uppslagsfält i listan.

I följande tabell visas Tabellegenskaper som har den största effekten på datainmatningen och förklaras deras påverkan.

Egenskap

Plats i tabellrutnätet

Möjliga värden

Beteende när du försöker lägga till data

Fältstorlek

Fliken Allmänt

0-255

Teckenbegränsningen gäller endast för fält som har datatypen Text. Om du försöker ange fler än det angivna antalet tecken beskärs fältet dem.

Obligatorisk

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När aktiverat kan den här egenskapen tvingar dig att ange ett värde i ett fält och Access kan du spara alla nya data förrän du har slutfört fältet inte. När du stänger av accepterar fältet null-värden, vilket innebär att fältet kan vara tomt.

Obs!: Ett null-värde är inte samma sak som en nolla. Noll är en siffra och Access kan användas i beräkningar. Ett null-värde är ett värde som saknas, odefinierat eller okänd.

Tillåt noll tomma strängar

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När du aktiverat kan du ange nollängdssträngar – strängar utan tecken. Om du vill skapa en nollängdssträng skriver du två dubbla citattecken utan mellanslag (””) och tryck på RETUR.

Indexerat

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När du indexerar ett tabellfält förhindrar Access du lägger till dubblettvärden.

Indatamask

Fliken Allmänt

Fördefinierat eller anpassat teckenuppsättningar literal och platshållare

En indatamask tvingar dig att lägga till data i ett fördefinierat format. Masker visas när du markerar ett fält i en tabell eller en kontroll i ett formulär. Anta att du klickar på ett datumfält och finns i den här teckenföljd: MMM-DD-YYYY. Den teckenföljd kallas en indatamask. Den tvingar dig att ange månadsvärden som tre bokstäver förkortningar, till exempel okt och årsvärdet med fyra siffror i stället för två. Så om du ser den masken kan du skriva ett datum, till exempel 2006-15-okt.

Obs!: Kom ihåg att indatamasker endast styr hur du anger data, inte hur visas dessa data. Du kan ange ett datum som 2006-15-okt, men Access kan lagra som 10152006 – det vill säga utan att formatera tecken. Sedan, när du visar datumet i en tabell, ett formulär eller en rapport, Access kan väljas visar med 10/15/2006.

Mer information om hur du skapar och använda indatamasker finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Visa kontroll

Sökning

Värden beror på vilken datatyp som anges för fältet

Du kan välja mellan en textruta, listruta eller kombinationsrutekontroll för fälten Text och tal. För Ja/inga fält kan du välja mellan en kryssruta, textruta eller kombinationsrutekontroll.

Obs!: Om du väljer något annat än Listruta eller Kombinationsruta döljs andra egenskaper på fliken uppslag.

Typ av radkälla

Sökning

Tabell/fråga
värdelista
Fältlista

Om du anger egenskapsrutan Visa kontroll till Listruta eller Kombinationsruta kan du ange den här egenskapen till Tabell/fråga, Värdelista eller Fältlistan. Den här egenskapen kontroller i tur och ordning typ av värde som du kan använda i egenskapen Radkälla. Visa nästa post.

Radkälla

Sökning

Beror på den Typ av radkälla.

Om du har angett egenskapen Typ av radkällatabell/fråga innehåller egenskapsfältet namnet på en tabell eller en fråga. Om du har angett egenskapen Värdelista innehåller den här egenskapen en lista med värden avgränsade med semikolon (;). Om du ställer in egenskapen Typ av radkällaFältlistan innehåller den här egenskapen namnet på en tabell, fråga eller SQL Structured Query Language ()-uttryck.

Endast från lista

Sökning

Ja/Nej

Om värdet är Ja, hittar Access matchande värden som användaren anger text i en kontroll för kombinationsrutor. Placera ett annat sätt aktiverar inställningen Ja förhandssökningen. Inställningen Ja också förhindrar användare från att redigera objekt i en lista direkt från listan eller innehållskontroll för kombinationsrutor i verktygsfältet. I stället måste användare redigera objekten i egenskapsrutan Radkälla eller när det gäller uppslagsfält, redigera objekt i tabellen som innehåller källdata för uppslagsfältet. Mer information om hur du använder uppslagsfält finns i avsnittet ”Redigera objekt i ett uppslagsfält” i artikeln lägga till en eller flera poster i en databas.

Tillåt redigering av värdelistor

Sökning

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar kommandot Redigera listobjekt för värdelistor, men inte för uppslagsfält. Om du vill aktivera kommando för uppslagsfält, anger du en giltig formulärnamnet i egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt . Kommandot Tillåt värdelistor visas på en snabbmeny som du öppnar genom att högerklicka på en listruta eller kombinationsrutekontroll i verktygsfältet. När du kör kommandot, visas dialogrutan Redigera listobjekt. Alternativt kan startar du ange namnet på ett formulär i egenskapsrutan Redigeringsformulär för listobjekt Access formuläret i stället för i dialogrutan.

Du kan köra kommandot Redigera listobjekt listrutan och kontroller för kombinationsrutor från kontroller för kombinationsrutor finns i tabeller och frågeresultat anger och finns på formulär. Formulär måste vara öppen i designvyn eller bläddra vyn. tabeller och fråga resultatuppsättningar måste vara öppen i databladsvyn.

Redigeringsformulär för listobjekt

Sökning

Namnet på ett datainmatningsformulär

Om du anger namnet på ett datainmatningsformulär i denna tabellegenskap öppnas formuläret när en användare kör kommandot Redigera listobjekt. I annat fall visas dialogrutan Redigera listobjekt när användare kör kommandot.

Mer information om hur du designar databastabeller och ange egenskaper finns i följande artiklar.

  • Grundläggande databasdesign förklarar grundläggande begrepp, till exempel planerar en databas utforma data och normalisering – processen med att dela upp data i relaterade tabeller och eliminera redundanta data.

  • Skapa tabeller i en databas lär du dig hur du skapar tabeller, lägga till primärnycklar (fält som unikt identifierar varje rad eller en post i tabellen) och hur du ställer in datatyper och Tabellegenskaper.

Överst på sidan

Använd ett formulär för att uppdatera data

Du kan använda ett formulär för att uppdatera små mängder data. I det här fallet ”liten” innebär att valfritt antal poster som du vill uppdatera manuellt. Formulär kan ge ett enklare, snabbare och mer exakt sätt att redigera och uppdatera små mängder data.

Hur du använder ett formulär för att redigera data beror på design i formuläret. Formulär kan innehålla valfritt antal kontroller , till exempel listor, textrutor, knappar och datablad – rutnät som ser ut som Excel-kalkylblad. I tur och ordning, var och en av kontroller i formuläret antingen läser data från eller skriver data i en underliggande tabellfält. Vad du gör med en viss kontroll beror på datatypen inställd för det underliggande tabellfältet, egenskaper för fältet, samt eventuellt flera egenskaper som Databasdesigner anger för alla kontroller. Mer information om hur datatyper och fältegenskaper påverkar datainmatning finns i hur datatyper påverkar hur du anger data och hur tabell fältegenskaper påverkar hur du anger data, tidigare i den här artikeln.

I följande avsnitt förklarar hur du använder de flesta vanliga kontrollerna för datainmatning. Om du har frågor om specifika databasen kontaktar du systemadministratören eller Databasdesigner.

Lägga till eller redigera text i en textruta

I Access finns en textkontroll för användning med Text och PM-fält. Vanligtvis kan du avgöra om det underliggande fältet är text eller PM av storleken på kontrollen, som vanligtvis återspeglar storleken på det underliggande tabellfältet. Till exempel om du binder kontrollen till ett textfält som accepterar inte fler än 50 tecken du ändra storlek på kontrollen i enlighet med detta. Om du binder kontrollen till ett PM-fält kan du däremot ändra storleken på kontrollen om du vill visa en eller två stycken med text utan att behöva bläddra.

Dessutom kan du ange ett PM-fält som stöd för RTF-format. Du kan sedan använda olika teckensnitt, storlek, format och färger i texten.

Redigera text i en textruta

  • Placera markören i textrutan och ändra dina data. Kom ihåg att du inte kan utföra beräkningar på tal i ett Text- eller PM-fält.

Använda RTF-formatering

Obs!: Du kan följa de här stegen när en textruta är bunden till ett PM-fält. Se de olika stegen i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  1. Tabellen öppnas i databladsvyn, Välj PM-fält. Vanligtvis kan du söka efter ett fält med namnet ”kommentarer”, anteckningar ”, eller” beskrivning ”.

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv stil, ändra färger och så vidare.

Överst på sidan

Använd ett datablad för att uppdatera data

Du kan ändra data genom att arbeta direkt i databladsvyn (en rad och kolumn rutnät liknar ett Excel-kalkylblad). Du kan ändra data i tabeller, fråga resultatuppsättningar och formulär som visar datablad.

Vanligtvis använder datablad när du behöver ändra endast ett litet antal poster eller delar av en enskild post. Om du är bekant med Excel datablad ska vara relativt lätt att förstå och du kan göra ändringar utan några djupare kunskaper om Access, till exempel möjligheten att skapa och köra frågor.

Tänk på följande när du fortsätter.

  • Du behöver inte uttryckligen spara ändringarna. Access åtar dem till tabellen när du flyttar markören till ett nytt fält på samma rad, eller när du flyttar pekaren till en annan rad.

  • Som standard väljas fält i en Access-databas acceptera en viss typ av data, till exempel text och tal. Du måste ange vilken typ av data som fältet är inställt på Acceptera. Om du inte visas ett felmeddelande.

  • Ett fält kan ha en indatamask. En Indatamask är en uppsättning literal och platshållare tecken som tvingar du anger data i ett särskilt format. Till exempel kräva en indatamask för ett postnummer data som överensstämmer med formatet franska medan en indatamask för ett telefonnummer kanske kräver att du anger siffrorna i formatet tyska.

    Mer information om indatamasker finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

  • Med undantag för bifogade filer och uppslagsfältet med flera listor kan du ange endast ett värde i de flesta fält. Om du inte vet om ett fält kan ta emot bifogade filer, kontaktar du din Databasdesigner eller systemadministratör. Du kan alltid identifiera ett uppslagsfält med flera listan eftersom visas en kryssruta bredvid varje listobjekt.

Ändra data i ett datablad

  1. Dubbelklicka på den tabell eller fråga som innehåller de data som du vill ändra i navigeringsfönstret.

    Som standard öppnas den tabell eller fråga i databladsvyn – ett rutnät som ser ut som ett Excel-kalkylblad.

  2. Klicka på eller annars placera fokus på det första fältet som du vill ändra och redigera data.

  3. Tryck på TABB om du vill flytta till nästa fält, använda någon av piltangenterna eller klicka på nästa fält.

    När du trycker på TABB, som standard används de nationella inställningarna i Windows för att fastställa om den flyttar markören till vänster eller till höger. Om datorn är inställd att använda ett språk som läses från vänster till höger, flyttar markören till höger när du trycker på TABB-tangenten. Om datorn är inställd för ett språk som läses från höger till vänster, flyttar markören till vänster.

Använda RTF-formatering till data i ett PM-fält

  1. Tabell eller fråga resultatet öppen i databladsvyn, Välj PM-fält.

    Vanligtvis ska kan du söka efter ett fält med namnet ”kommentarer”, ”anteckningar” eller ”beskrivning”. Om du fortfarande inte hittar PM-fält kan du se de olika stegen i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv stil, ändra färger och så vidare.

Överst på sidan

Använda en uppdateringsfråga för att ändra befintliga data

Du kan använda uppdateringsfrågor för att lägga till, ändra eller ta bort en del (men inte alla) av en eller flera befintliga poster. Du kan se uppdateringsfrågor som en kraftfullare version av dialogrutan Sök och Ersätt. Anger du ett select villkor (grov motsvarigheten till en söksträng) och ett uppdateringsvillkor (grov motsvarigheten till en ersättningssträng). Till skillnad från i dialogrutan uppdateringsfrågor acceptera flera villkor, kan du uppdatera ett stort antal poster samtidigt och kan du ändra poster i mer än en tabell.

Kom ihåg att du inte kan använda uppdateringsfrågor för att lägga till hela poster. Om du vill göra det, kan du använda en tilläggsfråga.

Mer information finns i artikeln lägga till poster i en tabell med hjälp av en tilläggsfråga.

Obs!: Det säkraste sättet att använda en uppdateringsfråga är att först skapa en urvalsfråga som testar din urvalsvillkor. Anta att du vill uppdatera en serie Ja/Nej fält från Nej till Ja för en viss kund. Om du vill göra det du lägga till villkor till din urvalsfråga tills alla önskade inga poster returneras för kunden. När du är säker på att du har rätt poster du och sedan konvertera urvalsfrågan till en uppdateringsfråga, ange villkoret update och kör sedan frågan om du vill uppdatera de valda värdena. I det här avsnittet förklaras hur du skapar en urvalsfråga och konvertera den till en uppdateringsfråga.

Skapa en urvalsfråga

  1. Öppna databasen som innehåller posterna du vill uppdatera.

  2. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

    Frågedesignern öppnas och fliken Design visas dialogrutan Visa tabell öppnas.

  3. Markera tabellen eller tabellerna som innehåller de poster som du vill uppdatera och klicka på Lägg till och sedan på Stäng.

    Tabellen eller tabellerna visas som ett eller flera fönster i den övre delen av frågerutnätet och fönstren lista alla fält i varje tabell. I bilden nedan visas frågedesignvyn med en typisk tabell.

    En tabell i frågedesignern

  4. Dubbelklicka på fälten som du vill uppdatera. Markerade fält visas i raden fält i den nedre delen av frågedesignern.

    Du kan lägga till ett tabellfält per kolumn i den nedre delen eller du kan lägga till alla fält i en tabell snabbt genom att dubbelklicka på asterisken (*) högst upp i listan med tabellfält. I bilden nedan visas frågedesignern med alla fält som har lagt till.

    En fråga med alla tabellfält tillagda

  5. Som alternativ kan du även ange ett eller flera villkor i raden Villkor i designrutnätet. I tabellen nedan visas några exempel på villkor och hur de påverkar en fråga.

Villkor

Effekt

> 234

Returnerar alla tal som är större än 234. Om du vill hitta alla tal som är mindre än 234 använder du < 234.

>= "Karlsson"

Returnerar alla poster från Karlsson till slutet av alfabetet

Mellan #2006-02-02# Och #2006-12-01#

Returnerar datum från 2 februari 06 via 1-Dec-06 (ANSI-89). Om databasen använder ANSI-92 jokertecken kan du använda enkla citattecken (') i stället för nummertecken. Exempel: Mellan ”2/2/2006' och ' 12/1/2006”

Not "Tyskland"

Hittar alla poster där det exakta innehållet i fältet inte är exakt detsamma som "Tyskland". Villkoret returnerar poster som innehåller tecken förutom "Tyskland", till exempel "Tyskland (euro)" eller "Europa (Tyskland)".

Not "T*"

Hittar alla poster som inte börjar med bokstaven T. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).

Inte "*t"

Hittar alla poster som inte slutar med bokstaven t. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisken.

In(Kanada,Storbritannien)

Hittar alla poster i en lista som innehåller Kanada eller Storbritannien.

Som "[A-D]*"

Hittar alla poster som börjar med bokstaven A till D. i ett textfält Om databasen använder Teckenuppsättning ANSI-92 jokertecken kan du använda procenttecken (%) i stället för asterisken.

Som "*ar*"

Hittar alla poster som innehåller teckensekvensen "ar". Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisken.

Som "Hotel Star?"

Hittar alla poster som börjar med "Hotel" och innehåller en andra sträng på fem bokstäver där de första fyra bokstäverna är "Star" och den sista bokstaven är okänd. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du använda understreck (_) i stället för frågetecknet.

#2006-02-02#

Hittar alla poster för den 2 februari 2006. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du omsluta datumet med enkla citattecken i stället för nummertecken ('02.02.06').

< Datum( ) - 30

Returnerar alla datum som är äldre än 30 dagar.

Datum()

Returnerar alla poster som innehåller dagens datum.

Mellan Datum( ) Och DatumLäggTill("M", 3, Datum( ))

Returnerar alla poster mellan dagens datum och tre månader från dagens datum.

Är Null

Returnerar alla poster som innehåller ett null-värde (tomma eller odefinierade).

Är Icke Null

Returnerar alla poster som innehåller ett värde.

""

Returnerar alla poster som innehåller en sträng med nollängd. Du använder strängar med nollängd när du behöver lägga till ett värde i ett obligatoriskt fält, men inte vet vilket värdet är. Ett fält kanske ska innehålla ett faxnummer, men vissa av kunderna kanske inte har faxar. I så fall anger du ett par med dubbla citattecken utan blanksteg mellan ("") i stället för ett tal.

  1. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Kontrollera att frågan returneras bara de poster som du vill uppdatera. Om det behövs kan du välja fält som du inte vill att och tryck på DELETE för att ta bort dem, du kan dra ytterligare fält i designrutnätet och du kan ändra villkoren tills du är nöjd med resultatet av frågan.

  2. Gå till nästa steg.

Uppdatera poster

  1. Klicka på Uppdatera i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    Då ändras urvalsfrågan till en uppdateringsfråga. Raden Uppdatera till läggs till i den nedre delen av frågedesignern.

    En uppdateringsfråga med ett enda uppdateringsvillkor

  2. Leta reda på fältet som innehåller de data som du vill ändra och ange uttrycket (som ändrar data) i raden Uppdatera till för fältet.

    I tabellen nedan visas några exempeluttryck och beskrivningar av hur du kan ändra informationen.

Uttryck

Funktion

"Försäljare"

Ändrar ett textvärde i ett textfält till Försäljare.

#8/10/06 #

Ändrar ett datumvärde i ett datum/tid-fält till 10-Aug-06.

Ja

Ändrar ett Nej-värde till Ja i ett ja/nej-fält.

"PN" & [ArtNr]

Tillfogar "PN" i början av alla angivna artikelnummer.

[Enhetspris] * [Antal]

Multiplicerar värdena i fälten Enhetspris och Antal.

[Frakt] * 1,5

Ökar värdena i fältet Frakt med 50 procent.

DSumma("[Antal] * [Enhetspris]",
"Orderdetaljer", "[ProduktID]=" &  [ProduktID])

Det här uttrycket uppdateringar försäljningssummor genom att multiplicera värdena i ett fält där ProductID värdena i den aktuella tabellen matchar ProductID värdena i tabell med namnet Orderdetaljer, namnges kvantitet med värdena i fältet Enhetspris.

Höger([Fraktpostnr], 5)

Trunkerar tecknen i en text eller numerisk sträng och lämnar kvar de fem tecken.

OOM(ÄrNull([Enhetspris]), 0, [Enhetspris])

Ändrar ett null (okänt eller odefinierat) värde till noll (0) i fältet Enhetspris.

  1. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Ett varningsmeddelande visas. I bilden nedan visas meddelandet:

    Varningsmeddelande för uppdateringsfråga

  2. Klicka på Ja om du vill köra frågan.

    Obs!: Du kan inaktivera aviseringarna. Om du vill göra det klickar du på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappenAccess-alternativ, klicka på Avancerat och avmarkera kryssrutan redigeringsfrågor under Bekräfta.

  3. Ska se resultatet av en uppdateringsfråga på antingen den Home i gruppen vyer på fliken Design eller klicka på Visa och sedan på Datablad. Du kan också klicka på knappen Datablad i statusfältet.

    Obs!: Det kan hända att vissa fält saknas i resultatuppsättningen när du kör frågan. Om frågan innehåller fält som du inte har uppdaterat kan tas bort dessa fält som standard. Du kan till exempel innehålla ID fält från två tabeller för att vara säker på att frågan returnerar och fungerar på rätt poster. Om du inte uppdaterar dessa ID-fält kan tas bort dem.

Överst på sidan

Lägga till poster i tabeller med hjälp av en tilläggsfråga

En av de vanligaste sätten tilläggsfrågor är att lägga till en grupp med poster från en eller flera tabeller i en källdatabasen i en eller flera tabeller i en måldatabasen. Anta att du får några nya kunder och en databas som innehåller en tabell med information om de kunderna. För att undvika att ange den nya data manuellt kan du kan lägga till den till lämplig tabellen eller tabellerna i databasen. Du kan också använda tilläggsfrågor till:

  • Lägga till poster baserat på villkor. Du kanske vill lägga till namn och adresser för kunder med utestående order.

  • Lägga till poster när några av fälten i en tabell inte finns i den andra tabellen. Anta till exempel att tabellen kunder har 11 fält och fält i tabellen Kunder i en annan databas matchar 9 11 fält. Du kan använda en tilläggsfråga för att lägga till bara data i de matchande fälten och hoppa över resten.

Processen med att skapa en tilläggsfråga att lägga till data från en databas till en annan databas följer de här grundläggande stegen:

  • Öppna källdatabasen (den databas som innehåller de poster som du vill lägga till) och skapa en urvalsfråga som returnerar bara posterna du vill du lägga till.

  • Konvertera urvalsfrågan till en tilläggsfråga.

  • Lägga till mål tabeller och fält i tilläggsfrågan. Om du lägger till poster till en annan databas du först öppna databasen och välj sedan tabellerna.

  • Kör frågan om du vill lägga till poster.

Obs!: Säkerhetskopiera dina data innan du börjar. Om du gör ett misstag kan du ta bort de nya posterna från måltabellen, men om du tar bort ett stort antal poster manuellt kan ta lång tid. Med en säkerhetskopia till hands kan hjälpa dig rätta eventuella på kortare tid.

Skapa en urvalsfråga

  1. Öppna din källdatabasen – den databas som innehåller de poster som du vill lägga till.

  2. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

    Frågerutnätet visas och dialogrutan Visa tabell öppnas.

  3. Markera tabellen som innehåller de poster som du vill lägga till, klicka på Lägg till och klicka sedan på Stäng.

    I tabellen visas som ett fönster i den övre delen av frågerutnätet. Fönstret visar alla fält i tabellen. Den här bilden visar en typisk tabell i frågedesignern:

    En tabell i frågedesignern

  4. Dra de fält som du vill lägga till från tabellen i raden fält i den nedre delen i frågerutnätet.

    Du kan lägga till ett tabellfält per kolumn i den nedre delen. Om du vill lägga till alla fält snabbt klickar du på asterisken (* ) högst upp i listan med tabellfält. Den här bilden visar frågedesignern med flera tabellfält tillagda:

    En fråga med tre fält i rutnätet

    Den här bilden visar designern med alla fält som har lagt till:

    En fråga med alla tabellfält

  5. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Kontrollera att frågan returneras de poster som du vill lägga till. Om det behövs kan du avmarkerar du kryssrutan Visa eller tryck på DELETE för att ta bort oönskade fält. Du kan också dra ytterligare fält i designrutnätet tills du är nöjd med resultatet av frågan.

  6. Fortsätt till nästa steg.

Konvertera frågan till en tilläggsfråga

  1. Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    Dialogrutan Tilläggsfråga visas.

  2. Du kan nu lägga till poster från en tabell till en annan i samma databas eller lägga till poster i en tabell i en annan databas.

    • Lägga till poster i en tabell i samma databas

      1. Klicka på Aktuell databas (om den inte redan är markerat) och välj sedan måltabellen i listan Tabellnamn i dialogrutan tilläggsfråga.

      2. Klicka på OK.

        I steg 4 i avsnittet ovan kan du lagt till en del av eller alla fält i källtabellen i frågerutnätet. Om du har lagt till hela tabellen under steget nu läggs hela måltabellen i raden tillägg till enligt följande exempel:

        En tilläggsfråga som innehåller alla fält från två tabeller

        eller

        Om du lade till enskilda fält i steg 4 i föregående avsnitt, och fältnamnen i tabellerna käll- och måltabellerna matchar, läggs automatiskt mål fältnamn i raden tillägg till enligt följande exempel:

        En tilläggsfråga med matchande fält

        eller

        Om du har lagt till enskilda fält och några eller alla av fältnamnen i käll- och måltabellerna matchar inte, lämnar Access inte matchar fälten i raden tillägg till tomma. Klicka på varje tomma fältet och markera fältet källa som du vill använda från listan, enligt följande exempel.

        Välja målfält för en tilläggsfråga

      3. Klicka på Visa om du vill förhandsgranska dina ändringar.

      4. Gå tillbaka till designvyn och klicka sedan på Kör för att lägga till poster.

    • Lägga till poster i en tabell i en annan databas

      1. Klicka på Annan databas i dialogrutan Tilläggs​​​fråga.

      2. Ange plats och namn för måldatabasen i fältet Filnamn.

      3. I fältet Tabellnamn skriver du namnet på måltabellen.

        eller

        Klicka på Bläddra och använda den andra dialogrutan Lägg till att söka efter måldatabasen. Klicka på OK när du har hittat och välj måldatabasen. Den andra dialogrutan stängs. Ange namnet på måltabellen i den första dialogrutan i fältet Tabellnamn och klicka sedan på OK.

        Skriv in namnet på måltabellen och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan första tilläggsfråga.

        I steg 4 i föregående avsnitt du lagt till en del av eller alla fält i källtabellen i raden fält i frågerutnätet. Om du har lagt till hela tabellen under steget nu läggs hela måltabellen i raden tillägg till enligt följande exempel:

        En tilläggsfråga som innehåller alla fält från två tabeller

        eller

        Om du har lagt till enskilda fält i steg 4 och fältnamnen i käll- och måltabellerna matchar automatiskt läggs till mål fältnamn i raden tillägg till så:

        En tilläggsfråga med matchande fält

        eller

        Om du har lagt till enskilda fält och några eller alla av fältnamnen i käll- och måltabellerna matchar inte, lämnar Access inte matchar fälten i raden tillägg till tomma. Klicka på varje tomma fältet och välj målfältet som du vill använda från listan, så:

        Välja målfält för en tilläggsfråga

      4. Klicka på Visa om du vill förhandsgranska dina ändringar.

      5. Växla till designvyn och klicka sedan på Kör för att lägga till poster.

Överst på sidan

Använda insamling för att uppdatera poster

Office Access 2007 innehåller en ny funktion som kallas datainsamling. Du kan konfigurera ett datainmatningsformulär i Microsoft Office Outlook 2007, samla in information och lagra dessa data i en Access-databas. Förklarar hur du använder funktionen för datainsamling inte ingår i den här artikeln.

Information om hur du använder datainsamling finns i artikeln samla in data via e-post.

Överst på sidan

Ändra data med hjälp av dialogrutan Sök och ersätt

Dialogrutan Sök och Ersätt innehåller ett annat sätt att ändra små mängder data snabbare och med mindre ansträngning. Förklarar hur du använder dialogrutan inte ingår i den här artikeln.

Information om hur du använder dialogrutan finns i artikeln använda dialogrutan Sök och Ersätt om du vill ändra data.

Överst på sidan

Använd överlappande uppdateringar för att ändra primär- och sekundärnycklar nyckelvärden

Ibland kan behöva du uppdatera värdet för en primärnyckel. Om du använder den primärnyckeln som sekundärnyckel kan uppdatera du automatiskt ändringarna via alla underordnade förekomster av sekundärnyckeln.

En primärnyckel är ett värde som identifierar varje rad (post) i en databastabell som en påminnelse. En sekundärnyckel är en kolumn som matchar primärnyckeln. Normalt sekundärnycklar finns i andra tabeller och de kan du skapa en relation (en länk) mellan data i tabeller.

Anta att du använder ett produkt-ID som primärnyckel. Ett ID-nummer identifierar unikt en produkt. Du kan också använda det ID-nummer som sekundärnyckel i en tabell med orderinformationen. På så sätt du kan hitta alla order som omfattar varje produkt, eftersom helst någon gör en beställning för den produkten ID blir en del av ordningen.

Ibland kan dessa ID-nummer (eller andra typer av primärnycklar) ändra. När de gör kan du ändra din primära nyckelvärde och har dessa ändringar tabeller automatiskt via alla underordnade poster. Du aktiverar det här problemet genom att aktivera referensintegritet och uppdatering mellan de två tabellerna.

Kom ihåg dessa regler när du fortsätter:

  • Du kan aktivera överlappande uppdateringar för primärnyckelfälten skall vara datatyperna Text och tal. Du kan inte använda överlappande uppdateringar för fält som har datatypen Räknare.

  • Du kan aktivera överlappande uppdateringar mellan tabeller med en 1: n-relation.

Följande steg förklarar hur du skapar en relation och aktiverar övergripande uppdateringar för relationen.

Skapa en relation

  1. På fliken Databasverktyg, i gruppen Visa/Dölj klickar du på Relationer.

  2. Klicka på Visa tabell på fliken Design i gruppen relationer.

    Dialogrutan Visa tabell öppnas.

  3. Om det inte redan är markerat, klicka på fliken tabeller, markera de tabeller som du vill ändra, klicka på Lägg till och klicka sedan på Stäng.

    Du kan trycka på Skift om du vill markera flera tabeller eller du kan lägga till varje tabell individuellt. Markera tabellerna på ”1” och ”n-sidor i relationen.

  4. Dra primärnyckeln från tabellen på ”1”-sidan av relationen i fönstret relationer och släpp den i sekundärnyckelfältet i tabellen på ”n”-sidan av relationen.

    Dialogrutan Redigera relationer visas. Följande bild visar dialogrutan:

    Dialogrutan Redigera relationer

  5. Markera kryssrutan Referensintegritet och klicka på Skapa.

  6. Gå till nästa steg.

Aktivera överlappande uppdateringar i primärnycklar

  1. Om du inte har följt anvisningarna i föregående avsnitt, öppnar du databasen som innehåller relationen som du vill ändra.

  2. På fliken Databasverktyg, i gruppen Visa/Dölj klickar du på Relationer.

    Fönstret relationer visas och visar kopplingar (visas som kopplingslinjer) mellan tabellerna i databasen. Följande bild visar en typisk relation:

    En relation mellan två tabeller

  3. Högerklicka på kopplingslinje mellan överordnade och underordnade tabeller och klicka på Redigera relation.

    Dialogrutan Redigera relationer visas. Följande bild visar dialogrutan:

    Dialogrutan Redigera relationer visas med en befintlig relation

  4. Välj Uppdatera poster i relaterade tabeller, se till att kryssrutan Referensintegritet är markerad och klicka sedan på OK.

Mer information om hur du skapar relationer. finns i följande artiklar:

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×