Tips på hur du förbereder en distributionslista för e-post

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Oavsett hur smarta är e-postmeddelandet det har liten inverkan om du skickar den till fel personer.

Ju mer anpassar du din e-hos en kundsegment som troligtvis är intresserade av ett specifikt erbjudande större din e-kampanjen ränta för ett lyckat. Planerar att tilldela mellan tredje och hälften av e-kampanjen tid och budget om du vill förfina din distributionslista för att rikta önskad kundsegment.

Du kan begränsa din distributionslista till namn och e-postadresser eller du kan ta med mer information om varje kund så att du kan kategorisera kunder i segment som passar ditt företag.

I den här artikeln

Hur du använder kunddata

Skapa en distributionslista

Kombinera flera listor från flera källor till en

Förfina en mottagarlista

Hur du använder kunddata

När du har skaffat information om dina kunder och potentiella kunder kan det vara mycket användbart att spåra de attribut som de har gemensamt. Djupare som du samla in i din e-postlistan, fler alternativ som du har för att rikta din utskick.

Men se till att de detaljerade data som du följer upp är de data som du vill använda. Mer komplexa som du lägger till i distributionslistan mer arbete måste du göra om du vill behålla din lista.

Du kan till exempel använda kunddata i något av följande sätt.

  • E-post till kunder i ett visst språk     Filtrera e-postlistan efter stad eller postnummer, så att du enkelt kan meddela kampanjen endast för kunder som bor i en viss plats.

  • Lägg till en personlig hälsning     Anpassa ett utskick genom att ta med första eller sista mottagarnas namn i en hälsningsrad genom att dela upp namnet i distinkta Titel, Förnamnoch Efternamn datafält.

  • Fokus på mottagare av en viss ålder     Meddela kunder om produkter och tjänster som är lämpligt för de kunder steg i livslängd (till exempel planering för pensionen i deras twenties kontra planering för pensionen i deras fifties) genom att samla in födelsedatum av dina kunder som Födelsedatum år (till exempel ”1945”).

    Om du vill erbjuda kampanjaktiviteter present till alla kunder som har födelsedag i aktuell månad kan du samla in sina födelsedatum som månad, dag, år (till exempel ”1 januari 2000”).

  • Skräddarsy separat utskick efter kön     Meddela en ny produkt rad till män eller endast kvinnor genom att ta med varje kund kön (”han” eller ”kvinna”) i distributionslistan.

  • Använd köpa historik     Skicka särskilda meddelanden till de personer som har gjort senaste omfattande inköp eller meddela kunder när du har nya modeller av deras favorit varumärken. Om du vill göra detta måste du spåra kunders inköpshistorik. Du kan också meddela kunder om liknande produkter (”kunder som har köpt din objekt också hitta det här objektet praktiska”).

Överst på sidan

Skapa en distributionslista

I dess mest grundläggande finns en textfil som avgränsar mottagarnas poster i gemensamma fält i en distributionslista. Dessa listor vanligtvis ta form av kalkylblad eller tabeller med varje post i en egen rad delas upp i kolumner som innehåller de enskilda datafält som grundläggande distributionslistan visas i bilden.

En enkel distributionslista i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

En komplex lista kan innehålla ytterligare datafält, till exempel inställningar för produkten storlek och färg, köpa historik, födelsedatum och kön.

Om du skapar en distributionslista för första gången kan göra du det utan att lämna Publisher.

Skapa en mottagarlista

  1. Peka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn och klicka sedan på Skapa adresslista.

  2. Innan du börjar skriva information för listan kan du Anpassa fält genom att lägga till, ta bort, byta namn på eller Partiformningsmetod fält som visas i dialogrutan Ny adresslista.

    Hur gör jag?

    1. Klicka på Anpassa kolumner och gör sedan något av följande:

      • Klicka på Lägg till om du vill lägga till ett fält. Skriv ett namn för det nya fältet i dialogrutan Lägg tilldelningsfält och klicka sedan på OK.

      • Om du vill ta bort ett fält, väljer du fältet under Fältnamn och klicka sedan på Ta bort.

      • Om du vill byta namn på ett fält väljer du fältet under Fältnamn och klicka på Byt namn. Skriv ett nytt namn i rutan till i dialogrutan Byt namn på fält och klicka sedan på OK.

      • Om du vill ändra ordningen på fälten, markera det fält som du vill flytta och klicka sedan på Flytta upp eller Flytta ned tills den hamnar där du vill ha.

    2. Upprepa dessa steg tills du har redigerat ritningen i listan över fältnamn och klicka sedan på OK.

  3. Skriv informationen för den första posten i de relevanta fälten (Titel, Förnamn, Efternamn och så vidare) i dialogrutan Ny adresslista.

  4. När du är klar med att ange informationen för den första posten klickar du på Ny post eller tryck på TABB.

  5. Upprepa steg 3 och 4 tills du har lagt till posterna.

  6. Klicka på OK.

  7. Ange ett namn för adresslistan i rutan filnamn i dialogrutan Spara adresslista.

    Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Det är bäst att hålla adresslistan här, eftersom det här är den standardmapp som Microsoft Publisher söker efter datakällor.

  8. Klicka på Spara.

Överst på sidan

Kombinera flera listor från flera källor

Om du har eller köpa distributionslistor är Publisher det enkelt att kombinera och ändra kundlistor från flera källor i Publisher. Du kan välja vad som fungerar bäst för dig genom att samla distributionslistan Publisher från valfri kombination av andra listor som skapats i följande program:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Du kan också använda listor som du köper, till exempel dem som kommer från Microsoft List Builder.

Ange i listan för att lägga till

  1. Klicka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn och klicka sedan på Koppla e-post om du vill öppna åtgärdsfönstret Koppla e-post.

    Om publikationen är ansluten till en mottagarlista, kontrollera anslutningen och klicka sedan på Redigera mottagarlista i åtgärdsfönstret Koppla e-post. Om publikationen inte är kopplad till en befintlig mottagarlista, klicka på ett av alternativen under Skapa en mottagarlista och klicka sedan på Nästa: skapa eller Anslut till en mottagarlista.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Koppla dokument för mottagare under Lägg till i mottagarlista:

    • Klicka på Välj en befintlig lista, Välj en datakälla i dialogrutan Välj datakälla och klicka sedan på Öppna.

    • Klicka på Välj från Outlook-kontakter (om du uppmanas att välja en e-postprofil, klickar du på profilen som du vill) och klicka sedan på OK. Väljer en mapp eller distributionslista i dialogrutan Markera kontakter och klicka sedan på OK.

    • Klicka på Ange en ny lista, lägger du till poster som du vill använda i dialogrutan Ny adresslista och klicka sedan på OK.

Lösa avvikelser när du kombinerar listor

När du lägger till en distributionslista till en annan kan kanske ett eller flera fält i listan tillagda inte har en matchning i den befintliga listan. Adresslistan som du lägger till kan innehålla ett CompanY namn fält, men den ursprungliga listan kanske inte.

Publisher uppmanas du att åtgärda avvikelser mellan fälten i de olika källa listorna genom att öppna dialogrutan Lägg till i mottagarlista.

  1. Välj ett fält som inte är markerad i kolumnen Matched i dialogrutan Lägg till i mottagarlista, markera det fält som du vill att det ska överensstämmer i listan mottagaren listfält med matchade fält och klicka på Matcha.

  2. Kontrollera att det fält som du har valt visas under Matcha fält i mottagarlista i dialogrutan Matcha fält eller välja en annan och klicka sedan på OK.

  3. Om du behöver lägga till ett nytt fält i mottagarlistan så att en träff väljer du det fält som du vill lägga till i listan nya (vänstra listan i dialogrutan Lägg till i mottagarlista ) och klicka på Lägg till. Tillagda fält visas under nya fält som ska läggas till i mottagarlista.

    Tips: Ta bort en extra fält genom att markera den i rutan nytt fält som ska läggas till i mottagarlista och sedan på Ta bort.

Bild av dialogrutan Lägg till i mottagarlista

Hur jag matcha fält när Publisher inte fråga mig?

  • Klicka på Matcha fält i Koppla e-post åtgärdsfönstret under fler objektadressfälten.

Spara en genväg till en kombinerad lista

Du kan skapa en genväg till den kombinerade listan som kan användas i andra utskick. När du redigerar en enskild post i listan kombinerade uppdateras redigerade posten även i den ursprungliga källfilen om filen är tillgängligt för redigering. Om du inte vill att uppdatera den ursprungliga källfilen kan du exportera mottagarlistan till en ny fil.

  1. I åtgärdsfönstret Koppla e-post (steg 3: Välj e-sammanfoga utdata ), under Förbered för uppföljning av det här utskicket klickar du på Spara en genväg till mottagarlistan.

  2. Skriv ett namn för adresslistan kombinerade i rutan filnamn i dialogrutan Spara fil.

    Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Det är bäst att hålla adresslistan här, eftersom det är standardmappen som Microsoft Office Publisher söker efter datakällor.

  3. Klicka på Spara.

Överst på sidan

Förfina en mottagarlista

När fält i olika källa listor matchar, alla poster som ska visas i den befintliga listan i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument där du kan filtrera, sortera och markera mottagarna som ska ingå i Koppla e-post. Markera kryssrutan bredvid varje mottagare som du vill inkludera och avmarkerar du kryssrutan bredvid varje mottagare som du vill undanta.

Markera eller avmarkera alla objekt

  • Markera eller avmarkera kryssrutan på rubrikraden.

Filtrera objekt i listan

Om du vill använda vissa poster i listan kan du filtrera listan efter ett visst fält eller villkor. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna inkludera och exkludera poster.

  1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det objekt som du vill filtrera efter.

  2. Gör något av följande:

    • Klicka på (tomma) om du vill visa alla poster där motsvarande fält är tomt.

    • Klicka på (ifyllda) om du vill visa alla poster som innehåller information i motsvarande fält.

    • Klicka på (Avancerat) om du vill öppna dialogrutan Filtrera och sortera som du kan använda för att filtrera på flera villkor.

      Obs!: Du kan också öppna dialogrutan Filtrera och sortera genom att klicka på filtrera under Förfina mottagarlistan i Koppla dokument för mottagare.

  3. Tips: Om datakällan innehåller poster som delar samma information och det finns 10 eller färre unika värden i kolumnen, kan du filtrera efter specifik information. Till exempel om det finns flera adresser listan Australien som land eller region, kan du filtrera efter Australien.

  4. Dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas endast posterna du valt. Om du vill visa alla poster igen klickar du på (alla).

Sortera objekt i listan

Om du vill se objekt Du kan sortera objekt i din lista i alfabetisk ordning. Gör något av följande:

  • Klicka på kolumnrubriken för det objekt som du vill sortera efter i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.

    Till exempel om du vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

  • Om du vill sortera genom att använda flera villkor klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument. Markera de villkor som du vill sortera efter i dialogrutan Filtrera och sortera.

    Klicka på OK för att återgå till åtgärdsfönstret Koppla e-post.

Hitta dubbletter

Du kan hitta och ta bort poster i listan kombinerade som de flesta (men inte nödvändigtvis alla) fält matchar för att förhindra dubbletter utskick.

  1. Klicka på Sök dubbletter i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.

  2. I rutan Sök efter dubbletter kontrollerar lämna bara poster som du vill inkludera och klicka sedan på OK.

Söka efter en viss mottagare eller grupp mottagare som delar ett gemensamt attribut

Om du vill identifiera en person eller grupp av personer som delar vanliga attribut (till exempel ett efternamn, postnummer och födelsedatum månad), kan du söka i listan.

  1. Klicka på Sök mottagare i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.

  2. I dialogrutan Sök post skriver du det attribut som du vill söka efter i rutan Sök text, ange det eller de fält som du vill söka och klicka sedan på Sök nästa.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×