När du sorterar data i en Access-tabell, fråga, formulär eller rapport kan du spara sorteringsordningen med objektet. Om du sorterar data i något av dessa objekt och sedan sparar objektet sparas den sorteringsordning som gäller när du sparar objektet automatiskt med objektet. Du kan ange om den sparade sorteringsordningen ska gälla när objektet öppnas nästa gång.
För frågor och rapporter kan du också definiera en standardsorteringsordning. Standardsorteringsordningen tillämpas på data i frågan eller rapporten när ingen annan sorteringsordning anges.
Vad vill du göra?
Förstå sparade sorteringsordningar
Det finns två typer av sparade sorteringsordningar:
-
Senast tillämpad En senast använd sorteringsordning är den sorteringsordning som gällde när objektet senast sparades. Tabeller, frågor, formulär och rapporter kan alla ha senast använda sorteringsordningar.
-
Standard En standardsorteringsordning är inbyggd i utformningen av en fråga eller en rapport. En standardsorteringsordning används när ingen annan sorteringsordning anges.
Senast använda sorteringsordningar
När du sparar en tabell, fråga, ett formulär eller en rapport medan data sorteras sparas sorteringsordningen automatiskt när du sparar objektet. Det här kallas för en senast tillämpad sorteringsordning. När du skapar en sorteringsordning ändrar du faktiskt objektets design.
Om du vill att den senast använda sorteringsordningen ska tillämpas automatiskt nästa gång du öppnar objektet anger du egenskapen Order vid inläsning för objektet till Ja. Om du vill ange den här egenskapen utför du följande steg när objektet är öppet i designvyn.
-
Tryck på F4 för att visa egenskapssidan.
Det här steget är onödigt om egenskapssidan redan visas.
-
Gör något av följande:
-
Om objektet är en tabell eller en fråga anger du egenskapen Order by On Load till Ja på fliken Allmänt på egenskapssidan.
-
Om objektet är ett formulär eller en rapport anger du egenskapen Order vid inläsning till Ja på fliken Data på egenskapssidan.
-
Obs!: Du kan förhindra att den senast använda sorteringsordningen tillämpas genom att ange egenskapen Order by On Load till No.
Standardsorteringsordningar
Eftersom den senast använda sorteringsordningen kan ändras när någon sorterar ett objekt och sedan sparar det, kanske du vill definiera en standardsorteringsordning. En standardsorteringsordning är en del av objektets design och ändras inte när en annan sorteringsordning används.
Du kan bara ange en standardsorteringsordning för en fråga eller rapport. Även om standardsorteringsordningen inte skrivs över av den aktuella eller senast använda sorteringsordningen, träder den bara i kraft när den aktuella eller senast använda sorteringsordningen tas bort.
Definiera standardsorteringsordningen för en fråga
-
Öppna frågan i designvyn.
-
Dubbelklicka på det fält som du vill använda för sortering.
Fältet visas i designrutnätet.
-
I designrutnätet avmarkerar du rutan på raden Visa för det fält som du har lagt till.
-
På raden Sortera anger du om du vill sortera fältet i stigande ordning (minsta värdena först; A-till-Ö) eller i fallande ordning (de största värdena först; Z-till-A).
-
Om du vill sortera efter fler än ett fält lägger du till ytterligare sorteringsfält genom att upprepa steg 2 till 4.
Obs!: När du sorterar efter fler än ett fält sorteras resultatet först efter det första fältet som du angav, sedan efter nästa fält som du angav och så vidare. Om du till exempel sorterar efter Efternamn och sedan efter födelsedatum, visas alla poster med värdet Efternamn för Dow före poster med värdet Efternamn för Stevens, oavsett värdet för Födelsedatum. Posterna i varje fält av typen Efternamn sorteras sedan enligt värdet i fältet Födelsedatum.
-
Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.
Obs!: Om du vill ta bort en standardsorteringsordning från en fråga tar du bort sorteringsfälten från frågerutnätet.
Definiera standardsorteringsordningen för en rapport
-
Öppna rapporten i rapportvyn eller layoutvyn.
-
Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Avancerat filter/sortering på snabbmenyn.
En ny dokumentflik visas, som innehåller ett designrutnät och ett fönster där du kan välja ett fält att sortera efter.
-
Dubbelklicka på det fält som du vill använda för sortering i fönstret.
Fältet visas i designrutnätet.
-
På raden Sortera i designrutnätet anger du om du vill sortera fältet i stigande ordning (minsta värdena först; A-till-Ö) eller i fallande ordning (de största värdena först; Z-till-A).
-
Om du vill sortera efter fler än ett fält lägger du till ytterligare sorteringsfält genom att upprepa steg 2 till 4.
Obs!: När du sorterar efter fler än ett fält sorteras resultatet först efter det första fältet som du angav, sedan efter nästa fält som du angav och så vidare. Om du till exempel sorterar efter Efternamn och sedan efter födelsedatum, visas alla poster med värdet Efternamn för Dow före poster med värdet Efternamn för Stevens, oavsett värdet för Födelsedatum. Posterna i varje fält av typen Efternamn sorteras sedan enligt värdet i fältet Födelsedatum.
-
Klicka på Växlingsfilter i gruppen Sortera & filter på fliken Start.
Obs!: Om du vill ta bort en standardsorteringsordning från en rapport tar du bort sorteringsfälten från designrutnätet.
