Spåra or Treat: informationsblad

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I det här dokumentet är en del av vår ”From the trenches” webbplatssamling. Här beskrivs fördelarna med uppföljning av projektarbete, uppföljningsmetoder och skillnaden mellan uppföljning av tid och uppföljning av framsteg.

Om du vill se fler faktablad finns i ”från the Trenches”, informationsblad.

Spåra och matcha

Det är Halloween årstid här i Nordamerika så att jag trodde att vi ska prata om någonting skrämmande: följa upp vår projekt. Vad? Det är inte skrämmande du säger? Information från fältet skulle beg till skiljer sig åt.

Planera inte hantera är fortfarande så vanliga

I många branscher och organisationer är det stunningly vanliga att även när du skapar formella project management scheman de är kvar i en planeringsguide läge och aldrig spåras. Övning för abonnemang och om du måste, planera igen. Långt är det här mer förekommande än i utveckling av programvara. För alla förloppet har vi gjort inom projektledning i programvarubranschen, är antalet projekt som endast Planerad kontra de som har planerats och sedan upp mycket stora. Om du är en av dem som endast är bra du inte är ensam. Dåliga nyheter är du inte är ensam!

Det finns många anledningar till varför följa upp projekt i vissa branscher inte är populära. I vissa branscher, till exempel är det ganska vanliga ha personal som är specialiserade i Skapa erbjudanden eller project priser eller i project avtalsslutande eller uppskattning och om du vill aktivera det ursprungliga schemat för projektet. Följande är sant i många olika miljöer men vi se den nästan alltid i konstruktion, tunga teknik, flyg/skydd och stora teknik/inköp / (EPC) byggprojekt. När erbjudandet vunnit tar en helt ny grupp på uppföljning och leverans av projektet. På stora projekt har de personer som skapade ursprungliga erbjudandet ofta flyttas på länge sedan att göra andra erbjudanden som kan ta tid mellan skapar uppskattningen och avslutande kontraktet omfattande. Projekt som startas just nu kanske gamla nyheter till dem. Så att de som gör projekthantering kan inte spåras mot den ursprungliga planen eftersom de personer som skapade det och struktur på själva planen inte är tillgängliga.

Ett vanligt skäl för att inte göra projektuppföljning men är att projektet är flytande att följa arbetet är för svårt. Vissa projekt ändras snabbt att behålla bara med planen är ett mycket stora företag. Om du spenderar din tid uppdatera planen finns värdefulla lite tid kvar för att spåra vad du har planering.

Detta kan ha en intressant effekt som inte nödvändigtvis är ett bra alternativ. I en miljö där projektledaren uppdaterar planen om och om igen och över gång i enlighet med ändrade förhållanden är projektet aldrig verkligen sent; aldrig verkligen över budget. aldrig verkligen inaktivera spåra. Hur kan det vara? När alla vi uppdaterade bara planen 20 minuter sedan och vi höger enligt plan med där vi planerat.

Om du befinner dig i software development industry och du funderar, som låter lite som Agile, ska vara exakt rätt. Idén med Agil projekthantering var att skapa samma sätt som vi designa och leverans av vad vi skapar inträffa upprepade gånger. Vår planer skulle justeras och vi kan när som helst Säg ”klienten rapporterar att den är tillräckligt bra. Vi kan sluta här just nu ”.

Som är helt lämpligt för vissa typer av utveckling men andra, det är drömmar saker. De flesta software development miljöer live med samma project management villkor som alla andra branscher. Vi har tidsgränser för mötet, budgetar att respektera och en fast lista med omfattning för att leverera. Nu ska vi Ring den traditionella projektledningen. Även i främst smidig miljöer har min erfarenhet att smidig hantering händer inom ett paraply av traditionella projektledning.

Oavsett incitament till bara abonnemang har aktuella projektet risken för mycket stora fördelar. Nu ska vi ta en titt på hela uppföljning konceptet.

Vad gör följa upp status?

Du kanske tror att projektuppföljning har en mycket distinkta definitioner och du ska vara felaktiga. Hur du spårar ett projekt beror så på vilka mål är. Här är några vanliga uppföljningsmetoder:

Gissa på en procentsats

”Vi är det ungefär hälften sätt”, står det team utfyllnadstecken och vi vet som är cirka 50 procent av vad vi har planerat. När detta spåra och det är lättare än spårning inte alls, är kvaliteten på den här informationen ganska beroende. Om jag har en plan för att utföra en uppgift i 10 dagar och jag rapport som vi cirka 50 procent slutfört, projekthanteringsverktyg som Microsoft Project och Project Server får några antaganden för mig. De ska räkna som bygger på begränsad data som de har måste du har använt 5 dagar av arbete hittills och har 5 dagar av arbete som återstår. Kanske som är sant, men det skulle maskera en situation där du ca 50 procent färdigt, men den har vidtagit 20 dagar av arbete för att få det och därför har troligen 20 dagar mellan arbete som återstår.

Mäta hur mycket som återstår

År sedan innehöll mörka Komedi filmen kallas ”fältet pengar Pit” med Tom Hanks en personal Start leverantörer som aldrig visat sig göras. Löpande gag via i hela filmen har besvarat ”när du utförs”? ”Tre veckor” alla leverantörer säger.

Men spåra återstående varaktighet är mycket bättre kvalitet av data än bara gissa på en procentsats. Återstående varaktighet får vi en skarp fokus på vad som finns kvar för att få den här del klar och när kan nästa del som är beroende av den här typen komma igång. Det finns två sätt att tänka på återstående varaktighet baserat på hur du har konfigurerat dina uppgifter. Först är att tänka på totala aktivitetens återstående varaktighet. Detta är lämpligt om vi inte fokuserar på det arbete som krävs för att slutföra den. Andra är att tänka på återstående varaktighet eller insats som krävs för varje tilldelning. Detta är mer lämplig om aktiviteterna är resurs driven. Men är antingen en steget uppåt från bara gissa på en procentsats.

Mäta hur mycket vi har gjort

”Jag har ägnat åt 10 dagar hittills” är ett sätt att titta på förlopp. Ibland kallas LOE eller ”nivå eller insatsberoende”. Insatsberoende är ett bra sätt att titta på vår faktiska Bränn ränta men det finns en blinda sida. Vi har en bra förståelse av hur mycket vi har använt för uppgiften hittills på bra sida i den här metoden. Vi kanske inte har en bra uppfattning om vad som finns kvar för att göra på felaktiga sida. Vara tidrapport verksamheten, hanteras vi ofta organisationer försöker använda den här metoden. Samtidigt vår personal trodde av denna metod som endast lämpligt om i kombination med andra mer avancerade tekniker för projektuppföljning men vi har visat som är det ofta mycket starka bara på egen hand. ”Om vi kan bara ta reda på var vår tid tar vägen genom” fick jag av en klient ”som placera oss hittills före vad vi har gjort genom att vi kan bli nästan omedelbart effektivare”. Han är rätt för. Vi implementera en tidrapport som tillåtna tid att spåras mot planerade aktiviteter och som enbart göras organisationer oerhört mycket mer effektivt. De var senare kan lägga till ytterligare metoder för uppföljning att förbättra deras prestanda men ytterligare.

Vi kommer att använda metoden för upparbetat värde

Metod för upparbetat värde utvecklades ungefär 30 år sedan som ett sätt att kontrollera hur mycket komplexa projekt men det är enkelt att grundläggande begrepp. Om vi gör en budget för en aktivitet, oavsett hur lång tid vi ägnar kan inte vi få mer än 100% av budgeten. Upparbetat värde fokuserar på Spåra ”fysiska” procent färdigt och som lämpar sig för vissa typer av projekt och inte mycket till andra. Om vi bygger väg, till exempel, och vi har 100 mil road om du vill skapa, sedan vi när vi vid mil-markör 50, hälften färdig. Om du har ägnat 75% av pengarna komma som långt, du har stor troubles och metod för upparbetat värde kommer att se att uppenbara. Som visar att du förmodligen kommer att gå 50% över budget när du är klar.

Om du efterforskningar för ett nytt läkemedel eller skriva programvara, vara mäta fysiska procent färdigt mycket mer elusive. Upparbetat värde-avdelningen har en hel verktygslådan möjliga sätt att få den här typen av framsteg och alla ”viktat milstolpar” är min favorit. Vi konfigurera milstolpar av arbetet i viktat milstolpe project management miljö och när vi anländer till den milstolpen vi få procent vi hade kommit överens om innan du börjar den milstolpen representerar. Vad är bra om den här metoden är lite debatten. Slutförde du milstolpen? Ja eller nej? Om du inte har fått ingenting. I så fall har du fått som procent.

Elfenbensvita Snow projektet

Även om du använder någon av följande metoder är något av de saker du bör se upp med vad jag kallar ”elfenbensvita Snow” projektet. Dessa projekt takt nästan direkt till 99.97% färdigt och sedan hålla fast det för resten av tid.

Hur visas dessa saker?

Oavsett vilken projekthanteringsverktyget du använder, visar förloppet är ofta ganska vanliga element på skärmen. Här har vi en bild från Microsoft Project med en stapel med 50% förlopp:

Gantt-stapel med 50 procents förlopp

Om det är allt vi följer upp har minst vi några begreppet där vi Spetsig men modernt verktyg som Project och Project Server har så mycket mer. Om vi ange en originalplan för projektet kommer vi kunna jämföra inte bara hur aktiviteten fortlöper utan jämfört mot vår originalplanen.

Gantt-stapel med baslinje

Här ser vi att aktiviteten har borde vara 50% klart och det är, men den har startat en vecka för sent. Till höger på stapeln kan vi se som vi har ägnat åt 50% av tid och (om vi tar helger i beräkningen) har vi fyllt 50% av fältet. Om vi har angett resursarbete, kanske vi har hade 80 arbetstimmar till dag och 40 timmar. Som är direkt enligt plan för den här åtgärden om vi tänker på den ensamt men aktiviteten kan utvecklas i takt bränna ränta vi förväntat, men det fortfarande har en negativ inverkan på alla aktiviteter som är underordnade.

Okej, jag spåra kan nu vad?

Okej, så vi har omfattas några av grunderna. Du befinner redan dig i de översta 20% av kvalificerad management projektledare. Stort allvar. Det här är redan bättre än 80% av de ute. Nu efter något grundläggande men potentiellt mycket effektfulla.

Om x, sedan y

Vad jag menar genom alltså att effektiv uppföljning kräver en följd formel: Om x händer sedan vidta åtgärder för y.

Det är en enkel formel utom en riktigt svåra att träna personer i. Många år sedan hade jag behörighet att arbeta med en grupp av nationellt certifierad lifeguards. Det här var kvalificerade experter, men en sak kan övat men aldrig verkligen haft tills den som har hänt: hur skulle lifeguard reagera i faktiska brådskande. De militärtjängstgöring förklaras en liknande utmaning. Utbilda och utbilda och utbilda men du riktigt vet inte hur reagera någon när det finns ett verkligt vapen utlöses i resulterande mot dem.

Projekthantering är tur är vanligtvis inte några liv eller dödsfall men vi har liknande problem med dem som följa upp projekt. Vet projektledaren vad de gör när projektet inte är exakt som planerat spårning? Detta är något du tycker om långt i förväg. Har du en oförutsedda händelser budget tid och/eller pengar? Har du en beslutskedja att få behörighet att vidta åtgärder? Har du en kommunikationsplan för att de ska nå rätt personer när projektet körs sent eller inte? Och vad resultatet utgör vidtar åtgärder? Tar en dag är värda att de ständigt växande? Hur ungefär en vecka? Så snart en ökning risk eller omfattning? Hur vissa standarder för detta i förväg undviker störa senare.

Bus eller spåra

Ställa in din organisation eller ditt projekt för att implementera uppföljning inte svårt. Praktiskt taget någonsin project management produkt i branschen har vissa möjlighet att lagra projektstatus men det finns en företagets kultur funktioner i uppföljning som fortfarande måste tas till kontot ska ha en bra sannolikheten att lyckas och som kan du inte ta i messenger. Många projektledare som jag har sagt till tiden express problem att deras management hitta endast bra att användas när du får projektrapporter.

Ett antal år sedan i en stor styrelserum av ett stort flera nationella företag. Vi diskuteras inverkan projekthanteringsverktyget tar emot information från tidrapporten vi publicera.

”Jag inte förstår”, en vice VD samman med formernas ”varför, när vi visas tidrapportstimmar, att uppgifterna inte uppdatera förloppet”.

”Om jag har en 40 timmar aktivitet och jag placera 40 timmar arbete från tidrapporten i aktiviteten, vad du förväntade resultatet ska vara”? Jag uppmanas.

VD tittat på förväxlas på frågan.

”Jag skulle kunna tro att det ska vara slutförd”, sade han.

”Men vad händer om det inte är”? Jag svarade.

”Jag inte förstår”, sade nu upprörd VD. ”Om det är en 40 timmar aktivitet och du gjorde 40 timmar arbete, det måste vara över”.

Var jag osäker på vad som svarar men som tur är jag sparades av projektgruppen som uppmanas att prata med VD utanför för en stund och stödformen förklaras att livslängd alltid inte följer planen.

Komma management att förstå att de kan få den största effekten när projektet inte går som planerat är något som kan ge mycket stora fördelar precis så mycket som kan crippling management insisterande att alla projektets måste rapportera förlopp som planerat.

Följa upp projekt kan vara en matcha inte bara för hantering av den utan också för hela organisationen.

Om författaren

Chris Vandersluis är VD och grundare av Montreal, Kanada-baserade HMS Software Microsoft Certified Partner. Han har en ekonomi grad från McGill University och över 30 år upplevelse i project styrsystem automation. Han är medlem sedan av Project Management Institute (PMI) och hjälpte hittades Montreal och Toronto Quebec kapitel i Microsoft Project användare grupp (MPUG). Publikationer som Chris har skrivits använda Fortune, tunga konstruktion nyheter, datoranvändning Kanada magasin och PMI PMNetwork, och han är en vanlig kolumnist för Project gånger. Han får avancerade projekthantering på McGill University och ofta talar vid association projekthanteringsfunktioner över Nordamerika och hela världen. HMS Software är utgivaren av TimeControl project-orienterad tidsangivelserna system och har en Partner för Microsoft Project lösning efter 1995.

Chris Vandersluis kan nås via e-post på: chris.vandersluis@hms.ca

Om du vill läsa mer EPM-relaterade artiklar av Chris Vandersluis, se HMS EPM vägledning webbplats (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×