Spåra din kommunikation med kunder i Business Contact Manager

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I Business Contact Manager för Outlook innehåller kommunikation inte bara e-postmeddelanden och telefonloggar, utan också information, till exempel en fil, en affärsmöjlighet eller ett affärsprojekt som är relaterad till en viss kund. Objekt blir en del av kommunikationshistoriken för kunden.

I den här artikeln beskrivs hur du skapar och redigerar kommunikationshistorikobjekt.

Vad vill du göra?

Skapa och länka kommunikationshistorikobjekt

Visa och redigera kommunikationshistorikobjekt

Ta bort ett kommunikationshistorikobjekt

Sortera kommunikationshistorikobjekt

Använda ett företag aktivitetsformuläret

Skapa och länka kommunikationshistorikobjekt

Kommunikationshistorikobjekt inkludera Outlook e-postmeddelanden, avtalade tider och uppgifter. De omfattar även filer, Affärsprojekt poster, projektuppgifter, affärsmöjligheter, affärsanteckningar och telefonloggar.

Alla kommunikationshistorikobjekt måste kopplas till en post. Du kan länka befintliga objekt, till exempel ett e-postmeddelande eller en fil till en post eller skapa ett kommunikationshistorikobjekt från en post. Objektet länkas automatiskt till posten.

Objekten visas på sidan Historik för posten och i mappen Kommunikationshistorik.

Endast affärsmöjligheter och affärsprojekt är kommunikationshistorikobjekt som kan också innehålla andra kommunikationshistorikobjekt.

Kommunikationshistorikobjekt

Kommunikationshistorikobjekt som kan kopplas till den

Affärsmöjlighet

  • E-postmeddelande

  • affärsanteckning

  • telefonlogg

  • Fil

  • Outlook-uppgift

  • Avtalad tid

Affärsprojekt

  • affärsanteckning

  • telefonlogg

  • Fil

  • Outlook-uppgift

  • Avtalad tid

Sidan kommunikationshistorik konton och affärskontakter

Ärver kommunikationshistorikobjekt av poster som är kopplade till dem konton och affärskontakter.

Om ett kommunikationshistorikobjekt, till exempel en telefonlogg är länkat till en annan kommunikationshistorikobjekt, till exempel ett affärsprojekt på telefonlogg visas på sidan Historik på den affärsprojekt och även på sidan Historik för kontot eller Affärskontaktpost som det affärsprojektet länkas till.

Konto och affärskontakt poster ärver även projektets aktiviteter från affärsprojektposter.

Överst på sidan

Skapa ett kommunikationshistorikobjekt

  1. I navigeringsfönstret under Business Contact Manager, klickar du på någon av följande mappar för att visa arbetsytan:

    • Kontakthantering

    • Försäljning

    • Projekthantering. (Endast affärsprojekt)

      Varför syns inte mappen Marknadsföring i listan?

      Som standard innehåller inte mappen marknadsföring konto eller affärskontakt poster. Du kan inte lägga till ett kommunikationshistorikobjekt i en marknadsföringsaktivitetspost eftersom de inte är kopplade till posttypen konto eller affärskontakt.

  2. Klicka på fliken som innehåller den post som du söker.

    Obs!: Du kan inte lägga till ett kommunikationshistorikobjekt uppgiftsposten alla projekt eftersom de inte är kopplade till posttypen konto eller affärskontakt.

  3. Dubbelklicka på posten som du vill länka ett nytt kommunikationshistorikobjekt.

  4. Klicka på Historik i gruppen Visa på menyfliksområdet.

  5. Klicka på Nytt och klicka sedan på typ av kommunikationshistorikobjekt som du vill lägga till.

    Obs!: Du kan inte skapa nya filer i Business Contact Manager för Outlook. Du kan endast länka befintliga filer till poster. Vilken typ av filer som du kan länka inkludera Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word och bildfiler. Mer information finns i länka en befintlig Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher eller Word-fil till en post senare i den här artikeln.

  6. Fyll i formuläret för din nya objekt och klicka på Spara och Stäng eller e-postmeddelande.

    Objektet visas på sidan Historik.

    Filer i kommunikationshistoriken länkas i stället lagrad i Business Contact Manager-databasen. Om du delar databasen och en användare inte har tillgång till nätverket och behöver komma åt filer som finns i kommunikationshistoriken, bifoga filer i avsnittet kommentarer i stället för att länka filerna i kommunikationshistoriken. Observera att storleksgränsen i databasen är 4 GB och filer som är kopplade till öka storleken på databasen.

Överst på sidan

Länka befintliga kommunikationshistorikobjekt till poster

Affärsanteckningar telefonloggar, e-postmeddelanden, avtalade tider, uppgifter och filer kan kopplas till mer än en post.

Affärsmöjligheter kan länkas till endast ett konto eller affärskontakt.

Affärsprojekt kan länkas till mer än ett konto eller affärskontakt, men endast en av de konton eller affärskontakter kan vara den primära posten.

Projektuppgifter kan länkas till endast en affärsprojekt.

Du kan ändra den post som någon av kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till. Mer information finns i Visa och redigera kommunikationshistorikobjekt senare i den här artikeln.

Koppla ett befintligt Outlook e-postmeddelande, en avtalad tid eller en uppgift till en post

  1. Öppna Outlook-objekt som du vill länka till en post.

  2. Klicka på Koppla till post i menyfliksområdet i gruppen företag.

  3. Klicka på den typ av post som du vill länka objektet till i dialogrutan länk till en Business Contact Manager-post i listan Objekttyp.

  4. Klicka på en post i listan med poster.

    Om du vill koppla objektet till mer än en post markerar du de posterna.

    Hur markerar jag fler än en post?

    Om du vill markera intilliggande poster trycker du på SKIFT och klickar på den första och den sista posten i den grupp du vill lägga till. Om du vill markera icke intilliggande poster trycker du på CTRL och klickar på de enskilda posterna. Om du vill markera alla poster klickar du på en och trycker sedan på CTRL+A.

  5. Klicka på Länka till under Länkade poster.

    De poster som du har valt visas i rutan Länka till.

    Om du vill länka ett Outlook-objekt till olika typer av poster, klicka på posttypen i listan Objekttyp och sedan på posten.

  6. Klicka på OK.

    Högerklicka på ett e-postmeddelande som du vill länka till posten för att säkerställa att alla e-postmeddelanden till eller från ett konto eller affärskontakt ingår i kommunikationshistoriken för en post i Outlook, och sedan på länken och spåra. Information om hur du automatiskt länka e-postmeddelanden till poster finns i länka och spåra e-postmeddelanden i Business Contact Manager.

Obs!: Det finns ingen indikator för att informera dig om att ett e-postmeddelande, en avtalad tid eller en uppgift är kopplat till en post. Du kan klicka på knappen Koppla till post i Outlook-objekt för att se om objektet länkades och de poster som objektet är kopplad till.

Överst på sidan

Länka en befintlig Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher eller Word-fil till en post

  1. Öppna filen som du vill länka till en post i Excel, PowerPoint, Publisher eller Word.

  2. Klicka på fliken Arkiv.

  3. Klicka på fliken Business Contact Manager och klicka sedan på knappen Koppla till post.

  4. Klicka på den typ av post som du vill koppla filen till i dialogrutan länk till Business Contact Manager-post i mapplistan.

  5. Klicka på en post i listan med poster.

    Om du vill koppla filen till mer än en post markerar du de posterna.

Hur markerar jag fler än en post?

Om du vill välja poster som befinner sig intill varandra ned SKIFT-tangenten och klicka på de första och sista posterna på den grupp som du vill lägga till. Om du vill markera icke angränsande poster, tryck på CTRL-tangenten och klicka på de enskilda posterna. Klicka på en om du vill markera alla poster och tryck sedan på CTRL + A.

  1. Klicka på Länka till under Länkade poster.

    De poster som du har valt visas i rutan Länka till.

  2. Klicka på OK.

    Mer information finns i länka en fil till en Business Contact Manager-post.

Överst på sidan

Visa och redigera kommunikationshistorikobjekt

Du kan visa och redigera kommunikationshistorikobjekt på kommunikationshistoriksidan för en post eller i mappen Kommunikationshistorik. Redigerbara omfattar uppgifter, avtalade tider, affärsanteckningar och telefonloggar. E-postmeddelanden kan inte redigeras.

  1. Gör något av följande:

    Öppna en post

    1. I navigeringsfönstret under Business Contact Manager, klickar du på någon av följande mappar för att visa arbetsytan:

      • Kontakthantering

      • Försäljning

      • Projekthantering. (Endast affärsprojekt)

        Varför syns inte mappen Marknadsföring i listan?

        Som standard har marknadsföringsaktiviteter inte en historiksida. Du kan inte lägga till ett kommunikationshistorikobjekt i en marknadsföringsaktivitetspost eftersom de inte är kopplade till posttypen konto eller affärskontakt.

    2. Klicka på fliken som innehåller den post som du söker.

    3. Dubbelklicka på den post som har kommunikationshistorikobjekt som du vill visa.

    4. Klicka på Historik i gruppen Visa på menyfliksområdet.

      Alla kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till posten anges.

Öppna mappen Kommunikationshistorik

  1. I navigeringsfönstret klickar du på knappen Business Contact Manager .

  2. Dubbelklicka på mappen Affärsposter om du vill expandera det och sedan på Kommunikationshistorik.

    Obs!: Kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till fler än en post visas i mappen Kommunikationshistorik mer än en gång. När du tar bort en kopia av ett kommunikationshistorikobjekt som har många kopior är fortfarande de andra kopiorna kopplade till poster. Namnen på länkade poster visas i kolumnen Länkade till i mappen Kommunikationshistorik.

Du kan sortera eller filtrera listan och visa de objekt som du vill. Klicka på fliken Visa och klicka sedan på ordning eller filter som du vill använda. Mer information om hur du använder ett mer avancerat filter finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

  1. Dubbelklicka på kommunikationshistorikobjekt som du vill redigera.

  2. Gör ändringarna och spara dem.

Överst på sidan

Varför vissa kommunikationshistorikobjekt finns mer än en gång

Ett objekt kan visas på sidan Historik och i mappen Kommunikationshistorik mer än en gång om objektet är länkat till mer än en post.

Sidan Historik för ett konto eller affärskontakt posten kan visa en lista över ett objekt mer än en gång om:

  • Objektet länkades till kontoposten och poster som är kopplade till kontoposten också är kopplade till objektet. En kontopost ärver kommunikationshistorikobjekt av poster som är kopplade till den.

  • Objektet länkas till affärskontakten och en affärsmöjlighet eller ett affärsprojekt som länkas till affärskontakten innehåller en länk till samma kommunikationshistorikobjekt. En affärskontaktpost ärver kommunikationshistoriken för länkade affärsmöjligheter och affärsprojekt.

Mappen Kommunikationshistorik visar ett objekt mer än en gång om objektet är länkat till mer än en post. Om ett objekt finns med på sidan Historik i en kontopost eftersom kontoposten ärvda den, men objektet är inte kopplad direkt till kontoposten visas objektet inte i mappen Kommunikationshistorik som länkas till kontot posten.

Om du redigerar ett objekt i en post ändras objektet i alla länkade poster.

Överst på sidan

Ta bort ett kommunikationshistorikobjekt

Inte alla borttagna kommunikationshistorikobjekt fungerar på samma sätt.

När du tar bort en avtalad tid, möte, e-postmeddelande, uppgift eller fil från en post intakt objektet i dess ursprungliga plats. Du kan koppla den till en annan post när som helst. En borttagen avtalad tid, möte, e-postmeddelande eller en uppgift flyttas till mappen Borttaget i Business Contact Manager för Outlook.

Om du tar bort en avtalad tid, möte, e-postmeddelande eller en uppgift från dess ursprungliga plats, men inte i Business Contact Manager för Outlook, ca 4 KB objektet finns kvar i Business Contact Manager för Outlook. Om du öppnar en avtalad tid, möte, e-postmeddelande, uppgift eller fil som har tagits bort från dess ursprungliga plats visas i ett formulär för affärsverksamhet. Mer information finns i använda företag aktivitetsformuläret senare i den här artikeln.

När du tar bort en affärsanteckning, affärsmöjlighet eller telefonlogg från en post, förutsatt att objektet inte är kopplad till en annan post – verkligt affärsanteckning, affärsmöjlighet eller telefonlogg flyttas till mappen Borttaget i Business Contact Manager för Outlook.

Om du vill ta bort ett kommunikationshistorikobjekt från Business Contact Manager för Outlook måste du ta bort den från varje post i objektet är kopplat till och tömma mappen Borttaget.

Obs!: Endast databasens ägare kan tömma mappen Borttaget i Business Contact Manager för Outlook.

Mer information om att ta bort poster finns i Ta bort Business Contact Manager-poster.

  1. I navigeringsfönstret klickar du på knappen Business Contact Manager .

  2. Dubbelklicka på mappen Affärsposter om du vill expandera det och sedan på Kommunikationshistorik.

  3. Klicka på en eller flera kopior av kommunikationshistorikobjekt som du vill ta bort.

    Hur markerar jag fler än en post?

Om du vill välja poster som befinner sig intill varandra ned SKIFT-tangenten och klicka på de första och sista posterna på den grupp som du vill lägga till. Om du vill markera icke angränsande poster, tryck på CTRL-tangenten och klicka på de enskilda posterna. Klicka på en om du vill markera alla poster och tryck sedan på CTRL + A.

  1. Högerklicka på de markerade objekten och klicka sedan på Ta bort.

    Obs!: På en post du inte på knappen Ta bort i gruppen åtgärder på menyfliken eftersom du tas bort hela posten, inte bara det markerade kommunikationshistorikobjektet.

I tabellen nedan listas kommunikationshistorikobjekt, och om de sparas i Business Contact Manager för Outlook. Om objektet lagras i Business Contact Manager för Outlook, raderas den tillsammans med den länkade konto, affärskontakten, affärsmöjlighet eller affärsprojekt posten.

Typ av kommunikationshistorikobjekt

Sparat i
Business Contact Manager för Outlook endast?

affärsanteckning

Ja

Affärsprojekt

Ja

Projektuppgift

Ja

Affärsmöjlighet

Ja

telefonlogg

Ja

E-postmeddelande

Nej

Avtalad tid

Nej

Aktivitet

Nej

Arkiv

Nej

Obs!: När du har tömt mappen Borttaget bort alla objekt i mappen permanent. Om objektet som är kopplade till någon annanstans finns en post som en fil eller Outlook avtalad tid, uppgift eller e-postmeddelande och sedan kan kopplas till andra poster. Använda telefonloggar och affärsanteckningar är ett specialfall, eftersom de inte vara fristående. De måste vara kopplade till kontot, affärskontakten, affärsmöjlighet eller affärsprojekt poster. Därför när de är kopplade till posterna tas bort permanent, dessa objekt kan inte återställas. Mer information om att återställa borttagna objekt finns i återställa en post i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Sortera kommunikationshistorikobjekt

Du kan sortera kommunikationshistorikobjekt i ett antal olika sätt.

  1. Gör något av följande:

    Sortera kommunikationshistorikobjekt på sidan Historik för en post

    1. I navigeringsfönstret under Business Contact Manager, klickar du på någon av följande mappar för att visa arbetsytan:

      • Kontakthantering

      • Försäljning

      • Projekthantering. (Endast affärsprojekt)

        Varför syns inte mappen Marknadsföring i listan?

        Som standard innehåller inte mappen marknadsföring konto eller affärskontakt poster. Du kan inte lägga till ett kommunikationshistorikobjekt i en marknadsföringsaktivitetspost eftersom de inte är kopplade till posttypen konto eller affärskontakt.

    2. Klicka på fliken som innehåller den post som du vill använda.

    3. Dubbelklicka på posten som innehåller kommunikationshistorikobjekt som du vill visa.

    4. Klicka på Historik i gruppen Visa på menyfliksområdet.

    Sortera poster i mappen Kommunikationshistorik

    1. I navigeringsfönstret klickar du på knappen Business Contact Manager .

    2. Dubbelklicka på mappen Affärsposter om du vill expandera det och sedan på Kommunikationshistorik.

  2. Klicka på fliken Visa i menyfliksområdet.

  3. Klicka på något av de tillgängliga alternativen i gruppen ordning:

    1. Efter typ eller typ

    2. Efter Skapad

    3. Efter ändringsdatum

    4. Genom att skapa klassen

    5. Efter kopplad till

    6. Omvänd ordning

    7. Visa/Dölj

      Du kan också sortera listan genom att klicka på en kolumnrubrik.

Obs!: Sortera behålls när posten eller Kommunikationshistorik mapp är öppen. När du stänger posten eller mapp tas sorteringen bort.

Överst på sidan

Använda ett företag aktivitetsformuläret

Om objektet är inte tillgängligt om du öppnar ett kommunikationshistorikobjekt, till exempel ett möte, e-postmeddelande, uppgift eller en fil och öppnas i ett formulär för affärsverksamhet. Det ursprungliga kommunikationshistorikobjektet kanske inte är tillgänglig antingen eftersom den har tagits bort från dess ursprungliga plats eller du inte längre är ansluten till datorn som det ursprungliga objektet finns.

Formuläret affärsverksamhet innehåller några grundläggande information. För e-postmeddelanden innehåller till exempel ämne, Länka till och första 4 kilobyte (KB) i meddelandet. För en fil innehåller filnamnet, Länka till och den ursprungliga platsen för filen.

Obs!: Fält som innehåller information från det ursprungliga objektet kan inte redigeras.

  • Ämne     Ämne eller rubriken för det ursprungliga objektet.

  • Länk till     En post i den här artikeln länkades till.

  • Skapat/förfallodatum     Datum då det ursprungliga objektet skapades eller förfallodatum.

  • Skickat     Datumet ursprungsobjektet skickades (gäller endast för ett möte eller ett e-postmeddelande).

  • Ändrat     Datumet de senaste ändringarna sparades till det ursprungliga objektet.

  • Anteckningar     De första 4 kilobyte (KB) e-postmeddelandets, grundläggande information om mötet eller aktivitet eller den ursprungliga platsen för filen.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×