Sortera och filtrera data för koppling av dokument

Sortera och filtrera data för koppling av dokument

Du kan använda dokumentkoppling för att skapa och skicka massutskick och för att skapa kuvert och etiketter. Distributionslistan är datakällan för dokumentkopplingen. Word hämtar information från distributionslistan och infogar i det kopplade dokumentet.

Redigera din distributionslista

Genom att koppla dokument kan du sortera och filtrera data i distributionslistan för att markera endast de poster som du vill använda.

  1. Om det behövs öppnar du ditt kopplade dokument.

  2. Välj Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

    Välj Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick, som en del av dokumentkoppling i Word.

    Tips: Om Redigera mottagarlista inte är tillgänglig väljer du Välj mottagare och kopplar dokumentet till den distributionslista som du vill använda.

  3. I dialogrutan Koppla dokument för mottagare markerar du kryssrutan bredvid varje mottagare vars post ska tas med i kopplingen.

    Markera för varje rad kryssrutan för att inkludera mottagaren.

    Tips: Sortera eller filtrera distributionslistan om du vill gruppera rader eller begränsa vyn till vissa rader.

Fler alternativ

I dialogrutan Koppla dokument för mottagare finns alternativ för att förfina mottagarlistan. De två vanligaste alternativen är att sortera och filtrera listan för att göra det lättare att hitta namn och adresser. Om du vill ha mer information går du till "Sortera mottagarlistan" eller "Filtrera mottagarlistan" nedan.

Välj Redigera mottagare i ett kopplat Word-dokument och välj ett alternativ i dialogrutan Koppla dokument för mottagare under Förfina mottagarlistan.

Sortera mottagarlistan

Det finns många sätt att sortera mottagarlistan. Anvisningarna nedan ger dig bara ett exempel på hur du kan sortera posterna.

  1. Välj Sortera under Förfina mottagarlistan så öppnas dialogrutan Filtrera och sortera.

  2. På fliken Sortera poster väljer du nedpilen i rutan Sortera poster, väljer det kolumnnamn i Excel-distributionslistan som du vill sortera efter och väljer sedan Stigande eller Fallande som sorteringsordning.

    Välj Redigera mottagarlista som en del av dokumentkoppling i Word och välj Sortera under Förfina mottagarlistan.

  3. (Valfritt) Välj nedpilen i rutan Sedan efter, välj namnet på en andra kolumn som du vill sortera efter och välj sedan Stigande eller Fallande som sorteringsordning.

  4. (Valfritt) Upprepa steg 3 om du behöver lägga till ytterligare ett kolumnnamn att sortera efter.

  5. Välj OK och titta på sorteringsresultatet.

    Resultatet av en sortering av en mottagarlista som en del av dokumentkoppling i Word.

    Obs!: Nu är mottagarlistan i stigande alfabetisk ordning.

Filtrera mottagarlistan

Du kan filtrera din distributionslista så att endast de mottagare som du vill ta med i dokumentkopplingen visas. Filtret kan till exempel returnera poster för personer i en viss ort eller för lagerartiklar med ett visst pris.

I följande steg ska du definiera vilka villkor som ska användas för att filtrera distributionslistan. Filtrering använder enkla villkor (uttryck) baserat på de val du gör för att utvärdera förekomsten av data som du har definierat.

  1. Välj Filtrera under Förfina mottagarlistan så öppnas dialogrutan Filtrera och sortera.

  2. På fliken Filtrera poster väljer du nedpilen i rutan Fält och väljer sedan kolumnnamnet i din Excel-distributionslista som du vill använda som förstanivåfilter.

    Obs!: Fliken Filtrera poster är formaterad som ett formulär med fyra kolumner. Från vänster till höger är kolumnerna villkor, fält, jämförelseoperator och användardefinierade matchningsvillkor.

  3. Välj nedpilen i rutan Jämförelse och välj sedan Lika med eller ett annat jämförelsealternativ.

  4. I rutan Jämför med skriver du data som du vill att valet i rutan Fält ska matcha.

  5. (Valfritt) Om du vill lägga till ett andranivåfilter gör du något av följande i kolumnen längst till vänster:

    • Välj Och så att båda filtervillkoren uppfylls och upprepa sedan steg 2 till 4.

      eller

    • Välj Eller så att något av filtervillkoren uppfylls och upprepa sedan steg 2 till 4.

    Välj Redigera mottagarlista som en del av dokumentkoppling i Word och välj Filtrera under Förfina mottagarlistan.

  6. Upprepa steg 5 efter behov.

  7. Välj OK när du är klar och visa resultatet av de filtrerade posterna.

    Resultatet av ett filter som använts på en mottagarlista som en del av dokumentkoppling i Word.

Söka efter en mottagare

Du kan söka i distributionslistan och hitta en viss mottagare eller grupp av mottagare som delar ett gemensamt attribut, till exempel ett efternamn, ett postnummer eller ett medlemsnummer.

  1. Välj Sök mottagare i dialogrutan Koppla dokument för mottagare under Förfina mottagarlistan.

  2. I rutan Sök i dialogrutan Sök post skriver du det attributnamn du vill söka efter i distributionslistan.

    Skriv ett namn i dialogrutan Sök post för att hitta en mottagare.

  3. Gör något av följande i Sök i:

    • Acceptera standardalternativet Alla fält.

      eller

    • Välj Detta fält och välj kolumnnamnet som du vill söka efter i listrutan.

  4. Välj Sök nästa.

    Obs!: Om en matchning till sökposten hittas markeras posten i distributionslistan. Välj Sök nästa igen, och om en annan matchning finns markeras den också.

Se även

Titta på Ta dokumentkopplingen till nästa nivå - en kostnadsfri videoutbildning som förklarar hur du kan sortera och filtrera kopplingsinstruktioner, anpassa dokumentkopplingen med personliga meddelanden och infoga egna kopplingsinstruktioner.

I vissa fall kanske du inte vill använda all information i listan Koppla dokument för mottagare. Du kan välja att markera bara några av personerna i listan. Du kan även sortera och filtrera data. Ta därför bara med det du vill använda i dokumentkopplingen.

Sortera och filtrera listan med dokumentkoppling

  1. Öppna kopplingsdokumentet, om det inte redan är öppet.

  2. Klicka på Utskick > Redigera mottagare.

    Klicka om du vill ändra mottagarlistan

    Om alternativet Redigera mottagare är nedtonat klickar du på Välj mottagare och kopplar dokumentet till distributionslistan som du vill använda.

  3. Om du vill lägga till eller ta bort personer i listan i Redigera listposter klickar du på plustecknet (+) för att lägga till en person eller minustecknet (-) för att ta bort en person i listan.

    Klicka på plus- eller minustecknet om du vill lägga till eller ta bort personer från listan.

  4. När du är klar med att välja personerna du vill ha i listan klickar du på OK.

Sortera listan för att hitta grupper

Du kan sortera listan med mottagare om du vill gruppera din information på vissa sätt. Om du till exempel bara vill skicka e-post till personer som bor i specifika städer kan du sortera efter ort, så att alla personer på en viss ort grupperas tillsammans. Det gör det enklare att välja dem när du startar kopplingen.

  1. Klicka på Utskick > Filtrera mottagare.

  2. Klicka på Sortera poster > Sortera efter, och välj namnet på det fält du vill sortera efter.

    Klicka på Sortera poster om du vill sortera objekten i dokumentkopplingen

    Om du vill sortera efter flera fält, till exempel efter region och sedan efter ort, klickar du på Sedan efter och väljer de ytterligare fält du vill sortera efter.

    Klicka om du vill sortera efter flera fält

  3. När alla fält sorterats som du vill klickar du på OK.

Filtrera listan så att endast de rader som du vill ska ingå visas

Du kan filtrera listan så att bara de personer eller objekt som du vill ta med i kopplingen visas, till exempel endast personer på en viss ort eller lagerobjekt med ett visst pris.

  1. Klicka på Utskick > Filtrera mottagare.

    Klicka om du vill filtrera dokumentkopplingslistan

  2. I Filtrera poster klickar du på pilen bredvid rutan Fält och klickar sedan på den kolumn du vill filtrera efter, till exempel Rubrik eller Efternamn.

    Klicka på det fält du vill filtrera efter.

  3. Klicka på Jämförelse och sedan på den typ av jämförelse du vill göra.

    Klicka på de alternativ för jämförelse som du vill lägga till

  4. I rutan Jämför med anger du värdet för filtret. Om du till exempel väljer Ort i listan Fält anger du namnet på orten.

  5. Klicka på Och eller Eller om du vill lägga till andra villkor i filtret. Om du till exempel vill att resultatet ska omfatta två städer klickar du på Eller, väljer Stad i listan Fält, klickar på Lika med och anger namnet på den andra staden.

  6. Klicka på OK.

Nu kan du börja infoga kopplingsinstruktioner i det dokument du använder för e-postkoppling eller etiketter. Mer information finns i Infoga kopplingsinstruktioner.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×