Sort and filter the data for a mail merge in Word 2016 for Mac

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

In some instances, you may not want to use all the information in your mail merge recipients list. You have the option to select just some of the people in the list, and also sort and filter the data, so you include only what you want in the mail merge.

Sort and filter the mail merge list

  1. Öppna kopplingsdokumentet om det inte redan är öppet.

  2. Click Mailings > Edit Recipients.

    Klicka för att redigera mottagarlistan

    Om alternativet Redigera mottagare inte är tillgängligt klickar du på Välj mottagare och kopplar dokumentet till den distributionslista som du vill använda.

  3. In Edit List Entries, to add or remove people in the list, click the plus (+) sign to add a person or the minus (-) sign to remove a person from the list.

    Klicka på plus- eller minustecknet för att lägga till eller ta bort personer i listan.

  4. When you're finished selecting the people you want to have in your list, click OK.

Sortera listan för att hitta grupper

You can sort your list of recipients to group your information in certain ways. For example, if you want to send email only to people who live in specific cities, sort by city, so that all the people in each city are grouped together. That will make it easier to select them when you start the merge.

  1. Click Mailings >Filter Recipients.

  2. Click Sort Records > Sort By, and select the field name you want to sort by.

    Klicka på Sortera poster för att sortera objekt i dokumentkopplingen

    To sort by multiple fields—for example, by state and then by city, click Then By, and then select the additional fields you want to sort by.

    Klicka för att sortera efter flera fält

  3. When all of the fields are sorted how you want, click OK.

Filter the list to view only the rows you want to include

You can filter the list so that just the people or items you want to include in the merge appear—for example, only people in a specific city or inventory items at a specific price.

  1. Click Mailings >Filter Recipients.

    Klicka för att filtrera dokumentkopplingslistan

  2. In Filter Records, click the arrow next to the Field box, and then click the column you want to filter by, for example Title or Last_Name.

    Klicka på det fält du vill filtrera efter

  3. Click Comparison, and then click the type of comparison you want to make.

    Klicka på jämförelsealternativen du vill ange

  4. In the Compare to box, type the value for the filter. For example, if you select City in the Field list, type the name of the city.

  5. Klicka på Och eller Eller om du vill lägga till andra villkor i filtret. Om du till exempel vill att resultatet ska omfatta två städer klickar du på Eller, väljer Stad i listan Fält, klickar på Lika med och anger namnet på den andra staden.

  6. Klicka på OK.

Now you’re ready to insert mail merge fields in the document you’re using for email merge or labels. For more information, see Insert mail merge fields.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×