Skapa och tilldela färgkategorier

Skapa och tilldela färgkategorier

Med färgkategorier kan du enkelt identifiera och gruppera associerade objekt i Microsoft Outlook. Tilldela en färgkategori till en grupp relaterade objekt, till exempel anteckningar, kontakter, avtalade tider och e-postmeddelanden, så att du snabbt kan organisera och följa upp. Du kan också tilldela objekten fler än en färgkategori.

Visa färgkategorier i Inkorgen
Med färgkategorier kan du snabbt söka efter och hitta relaterade objekt.

Du kan välja från en uppsättning standardkategorier, eller skapa din egen, och sedan tilldela kategorier till dina Outlook-objekt. Färgkategorierna visas tydligt i tabell-vyer, till exempel Inkorgen, och i de öppna objekten. Du kan byta namn på kategorier till något mer beskrivande eller välja olika färger för kategorierna. Det gör att du kan utforma ett färgkategorisystem som passar ditt personliga arbetssätt.

Tilldela ett e-postmeddelande en färgkategori

Högerklicka på ett meddelande i meddelandelistan om du vill tilldela ett meddelande en färgkategori. Välj Kategorisera och välj en kategori från listan.

Tips: Om du högerklickar på meddelandet och bara ser alternativ för att flagga meddelandet så högerklickar du i det tomma utrymmet till höger om avsändarens namn.

Meddelanden: 

  • Om du vill lägga till en andra eller tredje färgkategori kan du utföra den här åtgärden flera gånger.

  • Du kan inte tilldela en färgkategori till ett meddelande i läsfönstret eller meddelandelistan om du använder konversationsvyn i Outlook 2016. Mer information finns i Lär dig mer om konversationsvyn.

Om du vill tilldela en färgkategori till ett meddelande i läsfönstret eller i ett öppet meddelande väljer du Kategorisera från gruppen Taggar på menyfliksområdet och väljer en kategori från listan.

Om Kategorisera inte visas i menyfliksområdet väljer du listrutan under Taggar.

Välj listrutan Taggar och sedan Kategorisera.

Obs!: Listrutan Kategorisera visar de tio senast använda kategorierna. Har du fler kategorier måste du välja Alla kategorier om du vill se resten av listan.

  1. Medan du är i en meddelandemapp går du till gruppen Taggar på menyfliksområdet och väljer Kategorisera > Alla kategorier.

    Alla Kategorier-kommandon i gruppen Taggar

    Obs!:  För kalenderobjekt visas gruppen Taggar på någon av flikarna Avtalad tid eller Möte. För en öppen kontakt eller uppgift visas gruppen Taggar på fliken Kontakt eller Uppgift.

  2. I dialogrutan Färgkategorier väljer du Ny.

  3. Ange ett namn för kategorin och välj en färg och om du vill ett kortkommando. Välj sedan OK.

    Dialogrutan Lägg till ny kategori

En snabbklickskategori är en standardkategori som kan ställas in i vissa tavellvyer. Om du stänger läsfönstret eller flyttar läsfönstret under meddelandelistan ser du ytterligare kolumner i Inkorgen, inklusive Mottaget, Kategori och Omnämnande. Tilldela en snabbklickskategori i en av dessa vyer genom att klicka i kolumnen kategori och ställa in en kategori.

  1. I gruppen Taggar på menyfliksområdet väljer du Kategorisera > Snabbklick.

  2. Använd listrutan och välj en färgkategori och välj sedan OK.

Tips: I ett öppet meddelandet kan du klicka på Snabbklick på menyn Kategorisera om du vill ange en standardfärgkategori för alla framtida meddelanden och inte bara det markerade meddelandet.

Vad vill du göra?

Färger hjälper till att tydliggöra dina Outlook-objekt. Om du till exempel skapar en kategori med projektnamnet Morris och tilldelar objekt till kategorin så kan du hålla reda på alla möten, kontakter och e-postmeddelanden som är kopplade till projektet.

Färgkategorier i kalendern
Färgkategorier sammanlänkar relaterade Outlook-objekt så att de blir enklare att identifiera. Här visas färgkategorin i rubriken för ett öppet objekt och i kalendern kan du se att båda objekt gäller Morris-projektet.

Färgkategorier sammanlänkar relaterade Outlook-objekt så att de blir enklare att identifiera. Här visas färgkategorin i rubriken för ett öppet objekt och i kalendern kan du se att båda objekt gäller Morris-projektet.

Färgkategorier sammanlänkar relaterade Outlook-objekt så att de blir enklare att identifiera. Här visas färgkategorin i rubriken för ett öppet objekt och i kalendern kan du se att båda objekt gäller Morris-projektet.

Färgkategorierna visas tydligt i tabell-vyer, till exempel Inkorgen, och i de öppna objekten. Standarduppsättningen med sex färgkategorier är till för att anpassas. Du kan byta namn på kategorier till något mer beskrivande eller välja olika färger för kategorierna. Du kan skapa så många fler färgkategorier du behöver utöver dessa sex och du kan även tilldela flera färgkategorier till ett objekt. Det gör att du kan utforma ett färgkategorisystem som passar ditt personliga arbetssätt.

Visa färgkategorier i Inkorgen
Med färgkategorier kan du snabbt söka efter och hitta relaterade objekt.

Med färgkategorier kan du snabbt söka efter och hitta relaterade objekt.

Med färgkategorier kan du snabbt söka efter och hitta relaterade objekt.

Du kan också välja en Snabbklickskategori så att du bara behöver klicka en gång i Inkorgen eller annan tabellvy för att tilldela en standardfärgkategori till ett Microsoft Outlook-objekt. Du hittar mer information i Tilldela en snabbklickskategori.

För att det ska bli lättare att hitta dina kategoriserade e-postobjekt har en sökmapp för kategoriserad e-post lagts till i sökmappar i Navigeringsfönstret och visar alla kategoriserade e-postobjekt. Du kan sortera och gruppera de kategoriserade objekten i den här mappen. Du kan också skapa ytterligare kategorisökmappar för specifika kategorier.

Även om du kan använda och anpassa de sex standardfärgkategorierna kan du behöva skapa nya när du fortsätter att organisera dina objekt. Egenskaperna som du kan applicera på alla kategorier är färg, namn och kortkommando.

  1. I verktygsfältet klickar du på Kategorisera Bild av knapp .

  2. Klicka på Alla kategorier.

    Färgkategorier-menyn

  3. Klicka på Nytt.

    Dialogrutan Lägg till ny kategori öppnas.

    Dialogrutan Lägg till ny kategori

  4. I rutan Namn anger du ett namn för den nya färgkategorin.

  5. I färglistan väljer du den önskade färgen och sedan klickar du på OK.

    Meddelanden: 

    • Det är valfritt att välja ett kortkommando.

    • Om du vill skapa en färgkategori utan en tilldelad färg klickar du på Ingen i färgpaletten. Kategorin lägger till ett namn för objekt (och ett kortkommando om du önskar) och du kan sortera och gruppera objekt efter kategorin. Objekten blir även tillgängliga i motsvarande kategorisökmapp.

Tilldela en färgkategori till ett Outlook-objekt

En färgkategori måste finnas i färgkategorilistan innan du kan tilldela den. Om färgkategorin inte listas kan du samtidigt skapa en ny färgkategori och tilldela den till ett objekt.

Obs!: Första gången du tilldelar ett objekt en standardfärgkategori uppmanas du byta namn på kategorin. Då kan du även ändra färg på kategorin, byta namn på den och välja en tangentbordsgenväg.

Tilldela en färgkategori till ett objekt i en tabellvy

Du tilldelar färgkategorier till objekt i din inkorg eller till andra tabell-vyer på liknande sätt för alla typer av Outlook-objekt.

Obs!: Tilldelning av färgkategorier i en kortvy i Kontakter (till exempel visitkortvy) eller ikonvy i Anteckningar sker på samma sätt som tilldelning av färgkategorier i tabellvy.

  • Så här tilldelar du en färgkategori:

    • Markera objektet, klicka på Kategorisera Bild av knapp i verktygsfältet och klicka sedan på en färgkategori.

    • Högerklicka på objektet, peka på Kategorisera Bild av knapp på snabbmenyn och klicka sedan på en färgkategori.

      Endast de 15 senast använda färgkategorierna visas i menyn Kategorisera. Om du vill se fler kategorier eller skapa en ny kategori klickar du på Alla kategorier. Om du vill tilldela en färgkategori från dialogrutan Färgkategorier måste du markera kryssrutan bredvid färgkategorin.

      Med dialogrutan Färgkategorier går det även att snabbt tilldela flera kategorier till ett objekt.

      Meddelanden: 

      • I tidslinjevyer, till exempel de som erbjuds i Aktiviteter och Journal, kan färgkategorier endast tilldelas till objektet genom att använda metoden med snabbmenyn som beskrivs ovan.

      • I journalvyn visas inte knappen Kategorisera i verktygsfältet som standard. Du kan lägga till knappen genom att trycka på Anpassa i menyn Verktyg. På fliken Kommandon går du till listan Kategorier och klickar på Åtgärder. I listan Kommandon klickar du på Kategorisera och drar den till verktygsfältet där du vill att den ska visas.

Standardfärgkategorierna har vanliga namn, till exempel Röd kategori och Blå kategori. Om du enkelt vill kunna identifiera och ordna de kategoriserade objekten kan du byta namn på färgkategorier och ge dem beskrivande namn.

Obs!: Om du ändrar en färgkategori som redan har tilldelats till objekt kommer alla objekt som tilldelats den kategorin att uppdateras till det önskade namnet.

  1. I verktygsfältet klickar du på Kategorisera Bild av knapp .

  2. Klicka på Alla kategorier.

    Färgkategorier-menyn

  3. I listan Namn klickar du på en färgkategoris namn och sedan på Byt namn.

  4. I listan Namn anger du ett namn för den nya färgkategorin.

    • Om du vill tilldela färgkategorin som du byter namn på automatiskt till objekt som markeras i Microsoft Outlook-fönstret markerar du kryssrutan bredvid färgkategorin i listan Namn och klickar sedan på OK.

    • Första gången du tilldelar en befintlig färgkategori till ett objekt uppmanas du att byta namn på färgkategorin.

  1. I verktygsfältet klickar du på Kategorisera Bild av knapp och sedan på Snabbklick.

  2. I dialogrutan Snabbklick i listan väljer du en färgkategori.

Färgkategorier som redan har tilldelats till ett objekt påverkas inte om du ändrar snabbklickskategori. Om du däremot ändrar namn eller färg på en färgkategori kommer alla objekt som tilldelats den färgkategorin att uppdaterats så att de återspeglar det nya namnet eller den nya färgen.

Du kan också ställa in aktuell Snabbklickskategori från menyn Kategorisera valfritt öppet objekt.

Du kan tilldela en snabbklickskategori till de flesta Outlook-objekten när de visas i en tabellvy, till exempel Inkorgen, eller i Att göra-fältet.

  • Klicka på spalten Kategorier bredvid ett meddelande i din Inkorg eller annan tabellvy. Din snabbklickskategoris associerade färg läggs till i spalten. Om du öppnar meddelandet visas färgkategorins färg och namn nära objektets ovansida.

    Meddelanden: 

    • Du kan enkelt ta bort snabbklickskategorin genom att klicka på kolumnen Kategorier igen.

    • Du kan tilldela snabbklickskategorin till flera objekt samtidigt. Markera alla objekt och klicka sedan på kolumnen Kategorier bredvid ett av objekten.

Genom att associera ett kortkommando med en färgkategori kan du snabbt tilldela färgkategorin till ett objekt, till exempel ett e-postmeddelande, genom att markera objektet i Inkorgen eller någon annan tabell-vy och sedan trycka på kortkommandot. Du kan också använda kortkommandot om du vill tilldela en färgkategori till flera objekt samtidigt.

  1. I verktygsfältet i huvudfönstret i Microsoft Office Outlook 2007 klickar du på Kategorisera Bild av knapp .

  2. Klicka på Alla kategorier längst ner i menyn.

  3. I listan Namn markerar du kryssrutan för en färgkategori.

  4. I listan med kortkommandon väljer ett kortkommando.

Du kan inte återställa listan till de sex standardkategorierna i Office Outlook 2007. Standardkategorierna ges som platshållare som du kan anpassa efter behov.

Även om du inte återställa de sex standardkategorierna i Outlook kan du återskapa listan. Du kan också köra ett kommando med hjälp av en kommandoradsväxel i dialogrutan Kör i Windows för att automatiskt återställa standardlistan med sex kategorier.

Återskapa listan i Outlook

Den här grundläggande uppsättningen färgkategorier har utformats för att kunna anpassas. Du kan byta namn på kategorierna och koppla dem till olika färger. Det är enkelt att skapa nya färgkategorier, utöver dessa sex färgkategorier. Nedan beskrivs de sex standardfärgkategorier i Outlook 2007.

Röd kategori

Gul kategori

Blå kategori

Orange kategori

Grön kategori

Lila kategori

Egenskaperna som du kan applicera på alla kategorier är färg, namn och kortkommando. Om du ändrar en färgkategori som redan har tilldelats till objekt så uppdateras färgkategorin i de objekten.

Obs!: Om du uppgraderar från en annan version av Outlook när du installerar Office Outlook 2007 så visas de sex standardfärgkategorierna första gången du öppnar listan Färgkategorier, tillsammans med kategorierna som har kopplats till objekt i den tidigare versionen av Outlook.

Återställa listan med hjälp av en kommandoradsväxel

Det finns en kommandoradsväxel som återställer de sex standardfärgkategorierna och namnen i kategorilistan. Läs mer om att använda kommandoradsbaserade växlar.

Viktigt!: När du kör den här kommandoradsväxeln tar du bort anpassade kategorier som du har skapat. Om du har uppgraderat till Office Outlook 2007 från en annan version av Outlook tas anpassade kategorier eller kategorier från huvudkategorilistan bort. Objekt behåller kategorinamnet men inte en färg.

Kontrollera först platsen för outlook.exe på datorn. Om du godkände standardplatserna för mappar när du installerade Office Outlook 2007 finns outlook.exe i c:\program\microsoft office\office12\outlook.exe.

Om filen outlook.exe inte finns på den platsen söker du efter filen och antecknar sedan den fullständiga sökvägen.

  1. Gör något av följande:

    • Windows Vista   

      • Klicka på Start Knappbild , peka på Alla program, klicka på Tillbehör och klicka sedan på Kör.

    • Microsoft Windows XP eller Microsoft Windows Server 2003    

      • Klicka på Start och sedan på Kör.

  2. Skriv ett citattecken, den fullständiga sökvägen till filen outlook.exe och sedan ett till citattecken i dialogrutan Kör. Om du vill kan du klicka på Bläddra och leta reda på filen och markera den. I så fall anges citattecknen automatiskt.

  3. Gör ett blanksteg efter det avslutande citattecknet och skriv växeln /cleancategories. Om du till exempel använder standardinstallationsplatsen skulle texten du skriver se ut så här:

    ”c:\program\microsoft office\office12\outlook.exe” /cleancategorie s

  4. Klicka på OK.

    Obs!: 

    • Växlar är inte skiftlägeskänsliga. Till exempel fungerar /CLEANCATEGORIES på samma sätt som /cleancategories.

    • Kom ihåg att ha ett blanksteg före växeln.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×