Skapa och skriva ut brev med dokumentkoppling i Word 2016 för Mac

När du har massutskick som ska skickas till personer på en distributionslista kan du använda dokumentkoppling för att skapa en uppsättning personliga brev. Varje brev som skapas har samma layout, formatering, text och grafik. Endast vissa delar i e-postmeddelandet varierar och är personligt anpassade.

Det är tre filer inblandade i processen att skapa och skriva ut brev med dokumentkoppling:

  • Huvuddokumentet
    Det här dokumentet innehåller text och grafik (t.ex. en logotyp eller bild) som är identisk för varje version av det kopplade dokumentet. Brödtexten i brevet är ett exempel på det identiska innehållet.

  • Distributionslistan
    Det här dokumentet innehåller de data som används för att fylla i information i brevet. T.ex. så innehåller distributionslistan namn medan huvuddokumentet är det brev som ska adresseras till namnen i listan.

  • Ditt kopplade dokument
    Det här dokumentet är en kombination av huvuddokumentet och distributionslistan. Dokumentkoppling hämtar informationen från distributionslistan och lägger till den i huvuddokumentet, vilket resulterar i ett personligt brev för varje person.

Följ stegen nedan för att skapa och skriva ut anpassade brev med dokumentkoppling.

Innan du påbörjar dokumentkopplingen ska du förbereda brevet. Om du till exempel berättar för mottagarna om ett kommande evenemang inkluderar du namn, datum, tid och plats för händelsen. Det är de uppgifter som är viktiga för alla mottagare av brevet.

  1. På fliken Utskick i gruppen Starta koppling av dokument väljer du Starta koppling av dokument > Brev.

    Standardbrev

  2. Skriv texten i brevet som du vill skicka till alla i Word.

Distributionslistan är din datakälla. Det kan vara ett Excel-kalkylblad, en katalog med Outlook-kontakter, en Access-databas eller en Office-adresslista. Den innehåller poster som Word hämtar information från för att skapa brevet.

Tips

  • Om du inte har en distributionslista kan skapa du en under dokumentkopplingen. Innan du påbörjar dokumentkopplingsprocessen samlar du ihop alla dina dataposter och lägger till dem i datakällan.

  • Om du använder ett Excel-kalkylblad kontrollerar du att kolumnen för postnummer är formaterad som text så att inga nollor försvinner.

  • Om du vill använda dina Outlook-kontakter måste du se till att Outlook är ditt standardprogram för e-post. Det gör du genom att öppna Apple Mail, gå till menyn E-post och välja Inställningar. På fliken Allmänt bredvid Förvalt e-postprogram väljer du Microsoft Outlook

  • Du kan också använda Apple-kontakter. Se till att Apple Mail är ditt standardprogram för e-post.

  • Du kan använda en FileMake Pro-databas som datakälla för dokumentkopplingen.

  1. Välj Välj mottagare på fliken Utskick och välj sedan ett alternativ.

    Välj mottagare är markerat på fliken Utskick, med en lista med alternativ

    Välj

    Om du vill

    Skapa en ny lista

    Skapa en ny adresslista medan du konfigurerar dokumentkopplingen.

    Använda en befintlig lista

    Använda ett Excel-kalkylblad eller någon annan typ av datafil som adresslista

    Välj bland dina Outlook-kontakter

    Välj namnen som du vill ha med i adresslistan bland dina Outlook-kontakter

    Apple-kontakter

    Välj namnen som du vill ha med i adresslistan i din Apple-adressbok

    FileMaker Pro

    Importera data från en FileMaker Pro-databas

  2. Om du har valt Skapa en ny lista följer du de här stegen:

    1. I dialogrutan Redigera listfält skapar Word automatiskt fält för viss grundläggande information, som förnamn, efternamn och adress. Om du vill lägga till ett nytt fält, till exempel ett meddelandefält, lägger du till det nu så att du kan fylla i det när du skriver posterna. Under Nytt fältnamn skriver du namnet på fältet du vill lägga till och väljer sedan plustecknet (+).

      Tips: Om du vill ändra ordningen på fälten väljer du det fält du vill flytta och flyttar det sedan till önskad plats i listan med upp- och nedpilarna.

    2. När alla fält är konfigurerade som du vill väljer du Skapa för att skapa listan.

  3. Om du har valt Använd en befintlig lista följer du de här stegen:

    1. Bläddra till den fil du vill använda och välj Öppna.

    2. Om du vill öppna ett Excel-kalkylblad går du till dialogrutan Öppna arbetsbok, väljer det blad du vill använda och lämnar Cellintervall tomt för att kunna använda hela kalkylbladet, eller anger ett cellintervall för data du vill använda, och väljer sedan OK.

  4. Om du har valt Välj från Outlook-kontakter eller Apple-kontakter följer du de här stegen:

    1. Välj Filtrera mottagare för att markera de mottagare som ska ingå.

    2. För Outlook-kontakter: I dialogrutan Frågealternativ tittar du bredvid Sortera Koppla dokument för mottagare efter och markerar Fullständig post. I listan över kontakter markerar du de kontakter du vill inkludera i dokumentkopplingen och klickar sedan på OK.

    3. För Apple-kontakter: I dialogrutan Frågealternativ, under Apple-gruppkontakter, väljer du den grupp du vill inkludera i dokumentkopplingen. Välj sedan OK.

    4. För FileMaker Pro-databas: Välj databasfilen i dialogrutan Välj en FileMaker Pro-databas som datakälla och välj Öppna

  1. På fliken Utskick väljer du Infoga kopplings​​​instruktion och väljer det fält du vill lägga till.

    På fliken Utskick är Infoga kopplingsinstruktion markerat

    Fortsätt att lägga till fält tills du har all information du vill ha i brevet.

  2. Formatera fälten i brevet så att de ser ut som du vill att resten av dina kuvert ska se ut. Du kan till exempel infoga ett blanksteg mellan fälten för för- och efternamn och trycka på Retur för att starta en ny rad för adressfältet.

    Tips: Så här gör du om du vill sortera mottagarlistan eller ta bort mottagare: välj Filtrera mottagare på fliken Utskick och sedan Sortera poster eller Filtrera poster. När du är klar väljer du OK.

  1. Gå till fliken Utskick och välj Förhandsgranska resultat för att se hur brevet kommer att se ut. Använd vänster- och högerpil på fliken Utskick för att bläddra igenom varje brev.

    På fliken Utskick är Förhandsgranska resultat markerat.

  2. Om du vill göra ytterligare formateringsändringar väljer du Förhandsgranska resultat igen. Nu kan du lägga till och ta bort kopplingsinstruktioner.

  3. När breven ser ut som du vill går du till fliken Utskick och väljer Slutför och koppla > Skriv ut dokument för att slutföra kopplingen.

    Slutför och koppla och alternativet Skriv ut dokument är markerat på fliken Utskick

    Tips: Om du vill granska och uppdatera varje brev för sig innan du skriver ut öppnar du fliken Utskick och väljer Slutför och koppla > Redigera enskilda dokument. När du är klar och vill skriva ut kuverten klickar du på Arkiv > Skriv ut.

När du sparar det kopplade dokumentet fortsätter det att vara kopplat till din distributionslista så att du kan använda det för nästa massutskick.

Återanvända ditt kopplade dokument

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.

Ändra adresser i kopplade dokument

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Redigera mottagarlista för att sortera, filtrera och välja specifika adresser.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×