Skapa och länka aktiviteter i Project 2007

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.


Genom att Carl Chatfield och David Johansson

Carl Chatfield är en certifierad Project Management Professional (PMP) med omfattande kunskap om Microsoft Office Project samt specifika användarvänlighet problem.

David Johansson har tidigare fungerade som en Office Project supportpersonal för flera år. Tim besitter ingående teknisk kunskap om programvaran.

Carl och David är författare till Microsoft Project 2000 Step by Step, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Office Project 2003 Step by Step och Microsoft Office Project 2007 Step by Stepalla från Microsoft Press.

I den här artikeln

Ange uppgifter

Beräkna varaktigheter

Ordna aktiviteter i faser

Länka aktiviteter

Aktiviteter som är mest grundläggande byggstenarna i alla projekt – representerar arbete som ska utföras för att uppnå mål av projektet. Aktiviteter med beskrivningar av projektarbete sekvens, varaktighet och resursbehov. Det finns två nivåer av aktiviteter, sammanfattningsaktiviteterdär sammanfatta eller ”lyfts upp” varaktigheter och kostnader för aktiviteter och underaktiviteter – som tillsammans utgör viktiga händelser i ett projekt liv. I den här artikeln ger en introduktion till några viktiga begrepp för uppgifter som hjälper dig att använda Microsoft Office Project 2007.

Ange uppgifter

Project 2007 kan användas för att spåra uppgifter som hör till ett projekt som du hanterar. Om du vill ange uppgifter för ett projekt, börjar du genom att starta Project 2007 om den inte redan är igång. Skriv din första aktivitet i cellen direkt nedanför kolumnrubriken Aktivitetsnamn när du har öppnat projektet du arbetar med, och tryck sedan på RETUR.

ange uppgifter i ett projekt

Till exempel om du använder Project 2007 för att hålla reda på de uppgifter som krävs för video projektet kan du börja genom att ange före skarp i den första cellen. Ange de återstående aktiviteterna under aktivitetens namn, tryck på RETUR efter varje aktivitet:

Utveckla skript

Utveckla tillverkning anslagstavlor

Välj platser

Håll auditions

Tillverkning

Prova

Skjut video

Log film

Project 2007 tilldelas en varaktighet på en dag till den nya aktiviteten och frågetecknet anger att det här är en uppskattad varaktighet. En motsvarande Aktivitetsfältet en dag längd visas i Gantt-schemat. Som standard är aktivitetens startdatum samma som projektets startdatum.

aktivitetsfält i ett gantt-schema

Tips: Förutom att skriva aktivitetsinformation direkt i Project 2007 kan du utveckla aktivitetslistor i andra program och sedan importera dem till Project 2007. Till exempel installerar Project 2007 en Excel-mall med namnet Microsoft Project aktivitet importera listmall, som du eller någon annan kan slutföra och sedan importera till Project 2007 med rätt struktur. Den här mallen visas på fliken Kalkylblad i dialogrutan mallar i Excel. Du kan också importera Outlook-uppgiftslista till en projektplan. Klicka på Importera Outlook-uppgifter i Project 2007 på Verktyg-menyn.

Ange rätt aktiviteter för höger slutprodukt

Varje projekt har ett mål eller avsikten: anledning att projektet startades. Detta kallas project slutprodukt. Slutprodukten är vanligtvis en produkt, till exempel en TV-kommersiell eller en tjänst eller händelse, till exempel en session med programvara utbildning. Definiera rätt uppgifter om du vill skapa höger slutprodukt är en grundläggande kompetens för projektledare. Aktivitetslistor som du skapar i Project 2007 bör beskriva alla det arbete som krävs och det arbete som krävs för att slutföra projektet.

Utveckla din aktivitetslistor, kan det vara användbara att skilja produktomfattning från projektets omfattning. Produktomfattning beskriver kvalitet, egenskaper och funktioner för slutprodukt försenas. Till exempel om slutprodukten är en kommersiell TV, kan produktomfattning innehålla dess längd, ämne och målgrupp. Projektets omfattningbeskrivs å andra sidan det arbete som krävs för att leverera produkt eller tjänst. I vårt exempel innehåller projektets omfattning detaljerade uppgifter i samband med skapandet av en TV kommersiella, till exempel hålla auditions felsökning video, redigera, och så vidare.

Överst på sidan

Beräkna varaktigheter

En aktivitets varaktighet är antalet standardmantimmar som du förväntar dig det tar för att slutföra uppgiften. Project 2007 kan arbeta med varaktigheter som intervallet minuter till månader. Beroende på projektets omfattning kommer du förmodligen vill du arbeta med varaktigheter på skala för timmar, dagar och veckor.

Ett projekt kan till exempel ha en projektkalendern med arbetstid definieras som 08: 00 till och med 5 P.M. med ett avbrott i en timme lunch måndag till fredag, att lämna ledig tid definieras som kvällar och helger. Om du uppskatta när en aktivitet ta 16 timmar av arbetstid, du kan ange dess varaktighet som 2d att schemalägga arbete under två åtta timmar arbetsdagar. Genom att starta aktiviteten 8 klockan på en fredag, sedan förväntat inte slutföras förrän 17: 00 följande måndag. Inget arbete ska schemaläggas under helgen eftersom lördag och söndag har definierats som ledig tid.

Tips: Du kan bestämma den övergripande löptiden för ett projekt genom att beräkna skillnaden mellan det tidigaste startdatumet och senaste slutdatumet för de uppgifter som skriver det. Projektets varaktighet påverkas också av andra faktorer som aktivitetssamband. Eftersom Project 2007 skiljer mellan arbetstid och ledig tid, samordna inte nödvändigtvis är en aktivitets varaktighet till förfluten tid.

Tips: Du kan schemalägga aktiviteter ska ske under arbetstid och ledig tid. Tilldela en total varaktighet i en aktivitetsvy om du vill göra detta. Du anger total varaktighet genom före förkortning med en e. Skriv till exempel 3ed om du vill indikera tre förflutna dagar. Du kan använda en total varaktighet för en aktivitet som du inte direkt styr men ändå är viktigt för ditt projekt. Du kan till exempel ha uppgifter Pour foundation betong och Ta bort foundation formulär i ett byggprojekt. Om nu kanske du vill ha en aktivitet som kallas Vänta betong återställa eftersom du inte vill ta bort formulären tills betongen har cured. Aktiviteten Vänta betong återställa ska ha en total varaktighet eftersom betongen kommer härdning över ett sammanhängande cellområde dagar, om de är arbetsdagar eller lediga dagar. Om betongen tar 48 timmar återställa kan du ange varaktigheten för uppgiften som 2ed, schemalägga aktiviteten till fredag kl 9 och den ska vara slutförda genom söndag klockan 9. I de flesta fall, men får du arbeta med nonelapsed varaktighet i Project 2007.

Project 2007 använder standardvärden för minuter och timmar för varaktighet: en minut motsvarar 60 sekunder och en timme motsvarar 60 minuter. Du kan också definiera inte är standard varaktigheter för dagar, veckor och månader för ditt projekt. Gör du på Verktyg-menyn, klicka på alternativ och klicka på fliken Kalender visas här i dialogrutan Alternativ.

dialogrutan alternativ

Hur du ge varaktighet för aktiviteter stämmer?

Du bör ha två allmänna regler när Uppskatta aktiviteternas varaktighet.

  • Övergripande motsvarar Projektvaraktighet ofta aktivitetens varaktighet, långa projekt brukar ha aktiviteter med längre varaktighet än uppgifter i korthet projekt.

  • Om du spåra förloppet mot projektplanen måste du detaljnivån som du vill använda till ditt projekts aktiviteter. Om du har ett projekt med flera år, till exempel kanske den inte praktisk eller ens möjligt att spåra uppgifter som mäts i minuter eller timmar. I allmänhet bör du mäta varaktigheter på lägsta nivå i detalj eller kontroll som är viktiga för dig, men inte lägre.

För verkliga projekt, kommer du ofta Uppskatta aktiviteternas varaktighet. Bra källorna av aktiviteternas varaktigheter inkluderar:

  • Historiska information från tidigare liknande projekt.

  • Uppskattar från de personer som ska utföra uppgifter.

  • Expert dom av dem som har hanterade liknande projekt.

  • Standarder för professionella eller industriella organisationer som inleda projekt liknar.

För komplexa projekt kan skulle du antagligen kombinera dessa och andra källor att uppskatta aktiviteternas varaktighet. Eftersom felaktiga aktiviteternas varaktigheter är en främsta källan till risker i ett projekt, är att göra bra uppskattningar en god idé insatsberoende förbrukad.

En allmän tumregel att tänka på kallas 8/80 regel. Den här regeln föreslår aktiviteten varaktigheter mellan åtta timmar (eller en dag) och 80 timmar (10 arbetsdagar eller två veckor) vanligen storlek till en hanterbar varaktighet. Aktiviteter kortare än en dag kanske är för detaljerad och aktiviteter som är längre än två veckor kanske är för lång tid att hantera korrekt. Det finns många legitima skäl att ta bort den här regeln, men dess riktlinjer är värda överväger för de flesta aktiviteter i ditt projekt.

Överst på sidan

Ordna aktiviteter i faser

Det är bra att organisera grupper av nära relaterade aktiviteter som representerar en större del av projektarbete i faser. När du granskar en projektplan hjälper observerar faserna för uppgifter dig och andra att tänka större arbetsuppgifter och detaljerad arbetsuppgifter. Det är till exempel vanligt att dela upp en film eller video projekt i större faserna av arbete som före framställning, tillverkning och släppts. Du skapar faser genom att skapa och minska indrag uppgifter. Du kan också komprimera en aktivitetslista i faser, på samma sätt som du kan arbeta med en disposition i Word. I Project 2007 representeras faser av sammanfattningsaktiviteter.

En sammanfattande uppgift fungerar annorlunda än andra aktiviteter. Du kan inte redigera dess varaktighet, startdatum eller andra beräknade värden direkt eftersom den här informationen är härledd eller ”upplyfta” från de detaljerade uppgifter kallas underaktiviteter (det här visas indragna under sammanfattningsaktiviteterna). Project 2007 beräknar varaktigheten för en sammanfattningsaktivitet som tidsperiod från tidigaste startdatum till senast slutdatum av dess underaktiviteter.

Uppifrån och ned och nedifrån och upp-planering

De två vanligaste sätt att utveckla uppgifter och faser är uppifrån och ned och nedifrån och upp-planering.

  • Projektplanering uppifrån och ned.     Identifierar huvudfaserna eller produkterna av projektet innan du fyller i de uppgifter som krävs för att slutföra dessa faser. Komplexa projekt kan ha flera lager av olika faser. Den här metoden fungerar från Allmänt till specifika.

  • Nedifrån och upp-planering.     Identifierar många ned-nivå detaljerade uppgifter som möjligt innan du organisera dem i logiska grupper som kallas faser eller sammanfattningsaktiviteter. Den här metoden fungerar från specifika till Allmänt.

Skapa korrekt uppgifter och faser för mest komplexa projekt måste du ha en kombination av uppifrån och ned och nedifrån och upp-planering. Det är vanligt att projektledaren till att börja med etablerade, större faser för ett projekt (uppifrån och ned) och de resurser som ska utföra projektet om du vill ge den detaljerade uppgifter som fyller du i varje fas (nedifrån och upp).

Överst på sidan

Länka aktiviteter

Projekt kräver uppgifter som ska utföras i en viss ordning. Till exempel måste in uppgiften att filmar en scen utföras innan åtgärden att redigera filmed scenen kan uppstå. Aktiviteterna har ett Avslut-till-start relation (kallas även en länk eller samband) som har två delar:

  • Den andra aktiviteten måste infalla senare än den första aktiviteten. Det här är en sekvens.

  • Den andra aktiviteten kan inträffa om den första aktiviteten slutförs. Det här är ett samband.

I Project 2007 kallas den första aktiviteten (”film scenen”) föregående eftersom den föregår aktiviteter som är beroende av cellen. Den andra aktiviteten (”Redigera filmed scenen”) kallas efterföljande eftersom den lyckas aktiviteter som är underordnad. Uppgifter kan vara en föregående aktivitet för en eller flera efterföljande aktiviteter. På samma sätt kan uppgifter vara en efterföljande aktivitet till en eller flera föregående aktiviteter.

Är ett område där användning av schemaläggningsmotorn, till exempel Project 2007 verkligen betalar som representerar aktivitetssamband och hantera ändringar av schemalagda start- och slutdatum. Till exempel ändra varaktighet för aktiviteter eller lägga till eller ta bort uppgifter från en kedja av länkade aktiviteter och Project 2007 schemalägga om aktiviteter i enlighet med detta.

Aktivitetssamband visas på flera sätt i Project 2007:

  • Aktivitetssamband visas som linjer som sammanbinder uppgifter i vyerna Gantt-schema och nätverksdiagram.

  • ID-nummer för föregående aktiviteter visas i föregående fält för efterföljande aktiviteter i tabeller, till exempel tabellen inmatning.

Du kan skapa aktivitetssamband genom att skapa länkar mellan aktiviteter. När uppgifter först har angetts som standard alla aktiviteterna är schemalagda att starta samma dag – projektets startdatum. Du kan emellertid använda olika metoder för att skapa länkar mellan flera uppgifter. Du kan till exempel skapa en Avslut-till-start beroende mellan två aktiviteter genom att klicka på Länka aktiviteterRedigera-menyn.

Tips: Om du vill skapa en Avslut-till-start-samband kan du klicka på knappen Länka aktiviteter i verktygsfältet Standard.

I bilden nedan visas att när uppgifter 2 och 3 är kopplade till en Avslut-till-start-relation, Project 2007 ändras aktivitets 3 startdatum till nästa arbetsdag efter uppgift 2 (hoppa över helgen). Varaktigheten för före produktionssammanfattningsaktivitet blev på motsvarande sätt.

uppgifter länkade till en avslut-till-start-relation

Tips: Markera önskade aktiviteter som du vill ta bort länken om du vill koppla isär aktiviteter, och klicka sedan på knappen Koppla isär aktiviteter i verktygsfältet Standard. Du kan också klicka på Koppla isär aktiviteterRedigera-menyn. Om du ta bort länk för en enskild aktivitet som ligger inom en länkade aktiviteter med Avslut-till-start relationer, återupprättar Project 2007 länkar mellan återstående aktiviteter.

Du kan länka aktiviteter i flera andra sätt inklusive:

  • Länka flera aktiviteter samtidigt

  • Länka två aktiviteter som en aktivitet är en föregående aktivitet till den andra aktiviteten

  • Länka en grupp med återstående aktiviteter och sedan länka två sammanfattningsaktiviteter

Tips: När du arbetar med sammanfattande uppgifter kan du antingen länka sammanfattningsaktiviteter direkt (som du gjorde ovanför) eller länka den senaste aktiviteten i den första fas med den första aktiviteten i den andra fasen. Schemaläggning därför är samma i antingen situation. Under inga förhållanden däremot kan du länka en sammanfattande uppgift till någon av dess egen underaktiviteter. Om du gör det skapas en cirkelformad schemaläggningsproblem och därför Project 2007 tillåter inte.

Tips: Du kan också skapa ett Avslut-till-start-samband mellan aktiviteter direkt i Gantt-schemat. Peka på Aktivitetsfältet för den föregående aktiviteten tills pekaren ändras till en fyruddig stjärna. Dra muspekaren uppåt eller nedåt till Aktivitetsfältet för den efterföljande aktiviteten. När du drar muspekaren om du vill skapa en uppgift relation, ändras pekarens bild till en kedja länk.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×