Skapa och dela en gemensam mapp i Outlook

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Gemensamma mappar i Outlook utgör perfekta platser för att samla, organisera och dela information om särskilda ämnen eller projekt inom en organisation. "Gemensam" betyder i det här fallet att alla inom organisationen kan se innehållet i mappen – inte vem som helst. När du publicerar ett meddelande i en gemensam mapp skickas det inte ut något e-postmeddelande, så ingen riskerar att få sin inkorg överbelamrad. I stället får alla gå in i mappen när de vill titta efter intressanta inlägg.

Viktigt!: Du behöver ett Microsoft Exchange Server- och ett Exchange-e-postkonto för att kunna använda gemensamma mappar i Outlook. Exchange används inte för de flesta privata e-postkonton.

Steg 1: Hör efter med Exchange-administratören

Din organisation kanske inte tillåter gemensamma mappar eller har kanske särskilda policyer för hur de får användas. Hör efter med administratören så att du vet att du är på rätt spår. Om organisationen tillåter och stöder användning av gemensamma mappar, men det inte finns någon gemensam mapp på den högsta nivån än, kan du be Exchange-administratören att skapa en.

Om det finns en gemensam mapp tillgänglig på den högsta nivån trycker du bara på Ctrl+6 så visas mappen och dess innehåll i mappfönstret i Outlook.

Steg 2: Skapa och namnge din mapp

  1. Tryck på Ctrl+6 så att Gemensamma mappar visas i mappfönstret.

    Viktigt!: Om du inte ser avsnitten Gemensamma mappar i mappfönstret, finns i lokala Exchange e-postadministratören. De måste ställa in det för du.

  2. Högerklicka på Gemensamma mappar och klicka sedan på Ny mapp.

    Gemensamma mappar

  3. Namnge mappen och klicka på OK.

Tips: 

  • Du kan lägga till en gemensam mapp till Favoriter -mappar. Sedan i Outlook Web App klickar kan du utföra vissa funktioner i dessa samma gemensamma mappar, t.ex skapa, uppdatera eller ta bort objekt. De här åtgärderna kan utföras i kalender, kontakter, e-post och inlägg gemensamma mappar.

  • Om du vill lägga till en gemensam mapp i Favoriterhögerklickar du på mappen och välj sedan Lägg till i Favoriter....

  • Information om hur du använder Favoritmappar i Outlook Web App finns i arbeta med meddelandemappar i Outlook Web App.

Steg 3: Ange mappbehörigheter för användare och grupper

Som standard tilldelar Outlook behörigheter endast för dig som skapare av den gemensamma mappen så att du måste uttryckligen bevilja behörigheter till personer så att de kan läsa och anslå innehåll i mappen. Lär dig hur du kan Ändra behörigheter för en gemensam mapp.

Komma igång med att använda gemensamma mappar

Några vanliga sätt att använda gemensamma mappar på i en organisation:

Onlinediskussioner

Spara varje diskussionsämne i en egen undermapp. Om det behövs kan du också ange olika behörighet för de olika undermapparna (till exempel vill du kanske begränsa åtkomsten till mappar som innehåller konfidentiell eller känslig information). Varje ämne kan ha en egen redaktör som kontrollerar om objekten publiceras och tar bort inlägg som inte uppfyller organisationens standarder eller som bryter mot dess policyer.

Dela kalendrar, kontaktlistor och aktivitetslistor

Bifoga kalendrar, kontakter och aktiviteter eller aktivitetslistor i dina inlägg, så att de som har åtkomst till mappen kan ta del av informationen. Om ni centraliserar information på den här typen av plats blir det lättare för er att kommunicera och samarbeta kring nya grupprojekt.

Skillnader mellan e-postmappar och gemensamma mappar

  • När du växlar från en e-postmapp till en gemensam mapp ändras knappen Nytt e-postmeddelande ovanför mappfönstret till Nytt inlägg, eftersom du vanligtvis publicerar objekt snarare än skickar e-postmeddelanden i en gemensam mapp.

  • När du svarar på ett inlägg i en gemensam mapp finns det inte någon Svara alla-knapp. Alla som har åtkomst till innehållet i mappen kan se ditt inlägg.

Mer om Outlook-mappar

Växla mellan Outlook-mappar

Ändra behörigheter för en gemensam mapp

Skapa en gemensam mapp och ange behörigheter, vyer, formulär och regler

Om du vill skapa en gemensam mapp måste du ha behörighet att skapa mappar i en befintlig offentlig mapp. Mer information om hur du skaffar behörighet systemadministratören.

  1. På menyn Arkiv pekar du på Nytt och klickar sedan på Mapp.

  2. Ange ett namn på mappen i rutan Namn.

  3. Klicka på typ av mapp du vill skapa i rutan Mappen innehåller.

  4. Klicka på en plats för mappen i listan Välj var du vill placera mappen.

    Att snabbt skapa en gemensam mapp med befintliga objekt:

    1. I mapplistan, i navigeringsfönstret, klicka på den mapp som du vill kopiera.

    2. Arkiv-menyn pekar du på mappen och klicka sedan på Kopiera mappnamn.

    3. Klicka på den plats du vill kopiera mappen till i listan.

  1. Högerklicka på den gemensamma mappen som du vill dela i den Mapplista, i Navigeringsfönstret och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.

    Du måste ha ägarbehörighet för en gemensam mapp att kunna dela behörigheter för mappen. Du kan ange behörigheter för bara en mapp i taget.

  2. Klicka på fliken behörigheter.

  3. Klicka på Lägg till.

  4. I rutan Sök anger du namnet på den person du vill tilldela behörighet till.

  5. Klicka på Lägg till och sedan på OK.

  6. Klicka på namnet på den person som du just lagt till i listan namn.

  7. Välj önskade inställningar under behörigheter.

    Obs!: Du kan tilldela alla som har åtkomst till mappen samma behörighet genom att klicka på som standard i listan namn.

Gör något av följande:

  • Skapa en vy från grunden

    1. På menyn Visa går du till Aktuell vy och klickar sedan på Definiera vyer.

    2. Klicka på Nytt.

    3. I rutan Namn anger du ett namn.

    4. Välj typ av vy du vill använda i rutan typ av vy.

    5. Om du vill ändra var vy ska vara tillgänglig klickar du på ett alternativ under kan användas i.

    6. Klicka på OK.

    7. Klicka på en knapp för att anpassa vyn, under Beskrivning, och välj sedan de alternativ du vill använda.

    8. När du har valt de alternativ du vill ha klickar du på OK.

    9. Om du vill använda vyn direkt klickar du på Använd vy.

  • Skapa en vy utifrån en standardvy

    1. Växla till vy du vill basera den nya vyn på.

    2. I menyn Visa går du till Aktuell vy och klickar sedan på Anpassa aktuell vy.

    3. Klicka på en knapp för varje typ av ändring du vill göra under Beskrivning och välj sedan de alternativ du vill använda.

    4. Stäng dialogrutan Anpassa vy när du är klar med ändringarna.

    5. På menyn Visa går du till Aktuell vy och klickar sedan på Definiera vyer.

    6. Klicka på aktuella vyinställningar i rutan vyer för mappen mappnamn.

    7. Klicka på Kopiera.

    8. I rutan Namn anger du ett namn.

    9. Om du vill ändra var vyn ska vara tillgänglig klickar du på ett alternativ under Kan användas i.

      Obs!: Nya vyer läggs till i Aktuell vyundermeny (peka på Ordna efterVisa-menyn). 

Om du vill ändra standardvy för en gemensam mapp måste du ha ägarbehörighet för mappen och det måste finnas minst en egen vy definierad för mappen som är synlig för alla.

  1. Högerklicka på den gemensamma mappen i den Mapplista, i Navigeringsfönstret och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.

  2. Klicka på fliken Administration.

    Om fliken Administration inte visas kan du inte har ägarbehörighet.

  3. Klicka på den vy som du vill ska visas varje gång mappen öppnas i listan Standardmappvy.

    Vyn Normal visar standardvyn i Microsoft Outlook för typ av objekt i mappen.

Du måste ha Redaktör, Publicerande redaktör eller ägare behörighet att lägga till formulär i en privat delad mapp eller till en gemensam mapp. Om mappen är en gemensam mapp och du har ägarbehörighet, kan du begränsa de formulär som är tillgängliga för andra personer som använder mappen.

  1. I den Mapplista, i Navigeringsfönstret, högerklicka på mappen och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.

  2. Klicka på fliken formulär.

  3. Om du vill lägga till ett formulär i listan formulär som är kopplat till den här mappen, klickar du på Hantera och sedan ange formuläret.

  4. Klicka på Stäng.

  5. Om du vill begränsa antalet formulär som du vill ska vara tillgängliga för andra personer som använder mappen klickar du på ett alternativ under Tillåt följande formulär i den här mappen.

Du måste ha ägarbehörighet för en gemensam mapp att skapa eller ändra regler för den.

  1. Högerklicka på den gemensamma mappen som du vill skapa eller ändra regler för i den Mapplista, i Navigeringsfönstret och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.

  2. Klicka på fliken Administration.

  3. Klicka på mappen assistent.

  4. Gör något av följande:

    • Om du vill skapa en regel klickar du på Lägg till regel.

    • Om du vill ändra en befintlig regel klickar du på en regel i listan och klicka sedan på Redigera regel.

  5. Ange vilka villkor som objektet måste uppfylla för att åtgärden ska inträffa. Klicka på Avancerat för fler villkor.

  6. Markera de alternativ du vill använda under utföra de här åtgärderna.

    Obs!: När du skapar en regel är det aktiva som standard.

Gör något av följande:

  • Dela en kalender

    1. Skapa en ny mapp och välj kalenderobjekt i listan mappen innehåller.

    2. Klicka på Kalender i listan Markera var mappen ska placeras och sedan på OK.

    3. Lägg till möten och händelser i mappen.

  • Dela en kontaktlista

    1. Skapa en ny mapp och välj kontaktobjekt i listan mappen innehåller.

    2. Klicka på kontakter i listan Välj var du vill placera mappen och klicka sedan på OK.

    3. Lägga till kontakter i mappen.

      Obs!: Den delade kontaktlistan visas i Outlook-adressbok/kontakter.

  • Dela en aktivitetslista

    1. Skapa en ny mapp och välj uppgiftsobjekt i listan mappen innehåller.

    2. Klicka på uppgifter i listan Välj var du vill placera mappen och klicka sedan på OK.

    3. Lägga till uppgifter i mappen.

      Obs!: Du kan kopiera en uppgiftslista till en gemensam mapp, kan inte du kopiera en uppgiftsförfrågan till en gemensam mapp eller skapa en uppgiftsförfrågan från en gemensam mapp.

  • Anslå information i en gemensam mapp

    1. Öppna den gemensamma mappen som du vill publicera information i.

    2. Om du vill använda standardformuläret för publicering av information, klicka på Arkiv-menyn, peka på Nytt och klicka sedan på inlägg i denna mapp.

    3. Ange den information som du vill publicera i formuläret.

    4. Klicka på Publicera.

Skapa en kontrollerad gemensam mapp

Du måste ha ägarbehörighet för en gemensam mapp för att kunna visa den som en kontrollerad mapp.

  1. Högerklicka på den gemensamma mappen i den Mapplista, i Navigeringsfönstret och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.

  2. Kontrollerad mapp på fliken Administration.

  3. Markera kryssrutan Konfigurera mapp som en kontrollerad mapp.

  4. Ange namnet på den person som tar emot inkommande meddelanden eller namnet på en annan gemensam mapp där meddelandena lagras för granskning i rutan Vidarebefordra nya meddelanden. Den Redaktör som genomför granskningen har angetts i steg 6.

  5. Valfritt: Om du vill skicka automatiskt svar när ett nytt meddelande tas emot av moderatorn, Välj ett alternativ under Svara på nya objekt med.

    Välj något av följande:

    • Standardsvar   

      ”Tack för ditt bidrag. Observera att inskickade objekt till vissa mappar eller diskussionsgrupper granskas för att avgöra om de ska göras tillgängliga. I dessa fall blir det en fördröjning innan inlägg godkänns kan visas av andra ”.

    • Anpassade svar   

      Klicka på anpassat svar och klicka sedan på mallen. Skriv texten i ditt eget svar.

    Moderatorer får inte något av dessa svar när de anslå meddelanden.

  6. Om du vill lägga till eller ta bort namnen på personer som är moderatorer, klickar du på Lägg till eller Ta bort.

  7. Valfritt: Om du vill visa egenskaperna för en markerad redaktör, klicka på Egenskaper.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×