Office
Logga in

Skapa en tillgång tracker lösning med hjälp av InfoPath och Excel

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Microsoft Office InfoPath kan du skapa formulärmallar för datainmatning och webbplatssamlingar. Microsoft Office Excel 2007 kan du beräkna, diagram, och analysera data. Med hjälp av båda dessa program och XML-, är det enkelt att skapa en enkel men effektiva, inte kräver kod affärslösning för att spåra tillgångar i ett företag.

översikt över lösning på spåra resurser

I den här artikeln

Introduktion till hur du skapar en tillgång Tracker lösning

Steg 1: Anpassa tillgång Tracker en formulärmall

Steg 2: Mappa av schemafil och anpassa tabellayout i Excel

Steg 3: Skapa en sammanfattningsrapport med pivottabellrapporter och pivotdiagramrapporter

Steg 4: Samla in tillgångsinformation från användare

Steg 5: Importera formulär till Excel

Slutliga tankar: Överväg att använda en SharePoint-lista eller en Access-databas

Introduktion till hur du skapar en tillgång Tracker lösning

Du kan utbyta XML-data mellan InfoPath och Excel. Kommandot Infopath Exportera är en enkel, enkelt sätt att skicka formulärdata till Excel, men det finns ett annat tillvägagångssätt du kan vidta som ger mycket större flexibilitet. Genom att uttryckligen mappa InfoPath XML-schemafil (.xsd) i Excel och sedan importera InfoPath-formulär-filer (.xml) i Excel, kan du anpassa layouten för dina data och bättre utnyttja funktionerna i Excel som hjälper dig att hantera och analysera dina data mer effektivt.

I den här artikeln ska vi kommer att använda InfoPath tillgång Tracker exempel en formulärmall som illustrerar hur du kan se InfoPath, XML och Excel arbeta tillsammans. Anta att varje år organisationen inventering tillgångar i varje anställds office. En Excel-rapport kör sedan för att avgöra hur du ska tilldela utrustning budgeten för nästa år. I diagrammet nedan är en översikt över hur du kan samla in, spåra och rapportera tillgångsinformation i supportavdelningen.

a

1. tillgång Tracker formulärmallen skapas.

2. på schemafil mappas till en Excel-tabell och layouten tabell har anpassats.

3. en tom pivottabell och pivotdiagram sammanfattningsrapport skapas.

4. formuläret tillgång Tracker används för att samla in data från användare.

5. alla formulärdata exporteras till Excel-tabell och rapporter för pivottabeller och pivotdiagram uppdateras.

Den här lösningen innebär följande användarroller och produkter:

Ikon för fullt stöd = obligatoriska Ikon för inget stöd = inte obligatorisk

Programvarukrav

Roller

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Lösning Designer

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Decision-Maker

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Anställda

Ikon för fullt stöd

Ikon för fullt stöd

Ikon för inget stöd

Överst på sidan

Steg 1: Anpassa tillgång Tracker en formulärmall

Formulärmall tillgång Tracker, som ingår i InfoPath, kan du samla in information om varje resurs i en medarbetares office, avdelning som anställde tillhör kategorier av tillgångar och information om varje tillgång. I den här lösningen skickar en formulärdesignerns formulärmall på de beslut-maker e-postkonto med hjälp av Office Outlook 2007.

resursspårningsmallen

Uppgift 1: Öppna och anpassa tillgång Tracker en formulärmall

Eftersom du kan publicera en formulärmall i en lista över e-postmottagare om den har en RTF-kontroll som innehåller länkade bilder, måste du göra en ändring i små av mall för tillgångsspårning Tracker exempelformulär.

  1. Klicka på Designa en formulärmallArkiv-menyn.

  2. Klicka på Anpassa ett urval under Öppna en formulärmall i dialogrutan Designa en formulärmall.

  3. Klicka på Designa det här formuläret under Formuläruppgifter, i dialogrutan Komma igångexempel - tillgång Tracker.

  4. Högerklicka på kontrollen assetNotes, pekar du på RTF-ruta egenskaper, klicka på fliken Visa och avmarkera sedan kryssrutan Länkade bilder under tillgänglig formatering.

Uppgift 2: Definiera skicka-alternativ

Nästa uppgift är att definiera skicka alternativ så att anställda kan skicka en formulärfil unikt namngivna (.xml) på de beslut-maker e-postkonto som en bifogad fil.

  1. Klicka på Skicka alternativVerktyg-menyn.

  2. I dialogrutan Leveransalternativ markerar du kryssrutan Tillåt användare att skicka det här formuläret.

  3. Klicka på Skicka formulärdata till en enda plats och klicka sedan på e-post i listan.

  4. Klicka på Lägg till.

    Guiden Dataanslutning visas.

  5. I rutan till skriver du alias för decision-maker som kan ta emot alla skickade formulär.

  6. Ange en unik ämnesrad i rutan ämne:

    • Klicka på Infoga formeln Bild av knapp .

    • Skriv in följande formel:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klicka på Kontrollera formel och klicka sedan på OK två gånger.

  • Skriv ett meddelande i rutan Introduktion eller Lägg till viktiga instruktioner för den här lösningen.

  • Klicka på Nästa.

  • Klicka på Skicka formulärdata som en bifogad fil på nästa sida i guiden och markera sedan kryssrutan Bifoga formulärmall så att användarna kan öppna formuläret.

    Detta säkerställer att anställda har åtkomst till formulärmallen (XSN) om de inte kommer åt den från dess plats i nätverket.

  • Ange ett unikt filnamn för varje formulär-datafil (.xml) i rutan Namn på bifogad fil:

    1. Klicka på Infoga formeln Bild av knapp .

    2. Skriv in samma formel som som på ämnesraden:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klicka på Kontrollera formel och klicka sedan på OK två gånger.

  • Klicka på Nästa.

  • Skriv ett beskrivande namn för den här skicka dataanslutning på nästa sida i guiden i rutan Ange ett namn på dataanslutningen.

  • Kontrollera att informationen är korrekt i avsnittet Sammanfattning och klicka sedan på Slutför.

  • Spara formuläret den till en offentlig nätverksmapp som är tillgänglig för decision-maker och för alla anställda.

Överst på sidan

Steg 2: Mappa av schemafil och anpassa tabellayout i Excel

Konfigurera en anslutning mellan InfoPath och Excel måste tre uppgifter: extraherar schemafil för formulärmallen tillgång Tracker, mappning i den här schemafil i Excel och anpassar standardlayout för Excel-tabell som ska innehålla alla importerade XML formulärdatafiler.

Uppgift 1: Extrahera schemafilen från InfoPath

  1. Öppna mallfilen tillgång Tracker formulär i InfoPath.

  2. Verktyg-menyn klickar du på Designa det här formuläret.

  3. Klicka på Spara som källfilerArkiv-menyn.

  4. Välj en mapp eller skapa en ny mapp där du vill lagra schemafilen i dialogrutan Välj mapp.

Obs platsen för mappen där alla källfiler sparas och namnet på schemafil, i det här fallet myschema.xsd, som innehåller schemats definition av formuläret XML-data.

Uppgift 2: Mappa InfoPath-schemafil i Excel

  1. Skapa en ny Excel-fil och spara den på en plats som är tillgänglig för decision-maker.

  2. I Excel om fliken utvecklare inte visas gör du följande:

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Excel-alternativ.

    2. Markera kryssrutan Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet i kategorin Vanliga alternativ under De vanligaste alternativen när du arbetar i Excel och klicka sedan på OK.

      Obs!: Menyfliksområdet är en del av Microsoft Office Fluent-användargränssnittet.

  3. Klicka på Källa i gruppen XML på fliken Utvecklare.

    Gruppen XML i menyfliksområdet

    Åtgärdsfönstret XML-källa visas.

  4. Klicka på XML-mappningar och klicka sedan på Lägg till i dialogrutan XML-mappningar.

  5. På en dator med Windows Vista   

    1. Klicka på enheten eller mappen som innehåller filen myschema.xsd som du skapade i steg 2 i avsnittet i Adressfältetuppgift 1: extrahera schemafilen från InfoPath.

      På en dator kör som Microsoft Windows XP   

    2. I listan Leta i klickar du på den enhet eller mapp som innehåller filen myschema.xsd som du skapade i steg 2 i avsnittet uppgift 1: extrahera schemafilen från InfoPath.

  6. Klicka på filen och sedan på Öppna.

  7. När dialogrutan Flera rot visas klickar du på noden assetTracking rot som definieras i filen myschema.xsd och klicka sedan på OK.

    XML-mappningen visas i åtgärdsfönstret XML-källa.

  8. Dra ns1:asset nod elementet är en upprepat XML-element till den plats i kalkylbladet där du vill att Excel-tabell ska visas.

    mappning av infopaths schemafil till excel

Uppgift 3: Anpassa layouten för Excel-tabell

Som standard använder Excel namnen på XML-elementen som kolumnrubriker för tabellen. Du kan dock ändra kolumnrubrikerna genom att redigera celler i kolumnen.

  1. Om du vill ändra kolumnrubriker standard behålla Excel tabellen är markerad, söka efter följande sträng prefix, ns1:asset och ta bort den. Du kan till exempel ändra ns1:assetID till ID.

    anpassa rubrikerna i excel-tabeller

  2. Om du vill anpassa kolumnens bredd klickar du på knappen Markera allt och dubbelklicka sedan på en kolumnkant som rubrik.

Överst på sidan

Steg 3: Skapa en sammanfattningsrapport med pivottabellrapporter och pivotdiagramrapporter

Beslutsfattare använda pivottabell- och pivotdiagramrapporter att analysera, utforska och visualisera sammanfattningsdata i detalj. Genom att ställa in rapporter för pivottabeller och pivotdiagram du vill använda i det här scenariot förskott blir en enkel åtgärd för en decision-maker att köra rapporten med slutförda data senare.

  1. Markera en cell i Excel-tabell.

  2. Klicka på Pivottabell på fliken Infoga i gruppen tabeller och klicka sedan på pivottabellen.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

    Dialogrutan Skapa pivottabell öppnas i Excel.

  3. Klicka på Nytt kalkylblad om du vill placera pivottabellrapporten i ett nytt kalkylblad med början i cell A1 och klicka sedan på OK.

    Excel lägger till en tom pivottabellrapport på den angivna platsen och visar Fältlistan så att du kan lägga till fält, skapa en layout och anpassa pivottabellrapporten.

  4. Om du vill skapa en rapport i tabellform för publiceringsfunktioner data, drar du ID- fältet till området värden, fältet avdelning till ett kolumnområde etiketter, kategorifält till ett Radområde etiketter och fältet tilldelat till området rapportfilter.

  5. Klicka på pivottabellrapporten.

  6. Klicka på fältet diagramtyp på fliken Infoga i gruppen diagram.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  7. Välj Grupperad liggande stapel under 2D - stapel.

  8. Justera storlek och placering av pivotdiagramrapport till inställning.

tomma rapporter för pivottabeller och pivotdiagram

Överst på sidan

Steg 4: Samla in tillgångsinformation från användare

Nu, att formulärmallen är redo att fyllas i av alla anställda, måste du publicera formuläret och skicka det till varje anställd. När varje anställd skickar färdigt formulär, skickas den som en XML-datafil (.xml) bifogad i ett e-postmeddelande till de beslut-maker e-postkonto. Decision-maker kan sedan flytta alla meddelanden till en särskild InfoPath-mapp i Outlook. I det här fallet bör du tilldela en viss tidsperiod så att alla användare kan fylla i formulären så att decision-maker kan köra rapporten med ifyllda formulär när datainsamling tidsgräns har nåtts.

ange data i resursspårningsformulären

  1. Öppna formulärmallen (XSN) som du sparade i i InfoPath, steg 1: skapa formulärmall tillgång Tracker exempel

  2. Verktyg-menyn klickar du på Designa det här formuläret.

  3. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  4. Klicka på en lista med e-postmottagare i Publiceringsguiden och klicka sedan på Nästa.

  5. Skriv ett namn för formulärmallen på nästa sida i guiden i rutan formulärmallens namn och klicka sedan på Nästa. Mallnamn formuläret visas i ämnesraden rubrik för det meddelande som skickas till din e-postmottagare.

  6. Du kan också skapa kolumner som ska visas i dina Outlook-mappar för att ordna e-postmeddelanden på nästa sida i guiden.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Klicka på Publicera

  9. När guiden är klar publicera formulärmallen öppnas ett e-postmeddelande med formuläret.

  10. Fyll i meddelandet, Skriv i anställdas namn eller använda en distributionslista och skicka meddelandet.

I Outlook ordna på decision-maker alla skickade XML-formulär i ett av två sätt:

  • Om InfoPath-formulär mappar meddelanderutan visas första gången meddelandet öppnas klickar du på Skapa mapp.

  • Skapa en regel i Outlook för att flytta alla relaterade InfoPath-formulär till en InfoPath-mapp.

    Mer information finns i Hantera meddelanden med hjälp av regler.

Överst på sidan

Steg 5: Importera formulär till Excel

Eftersom du redan har skapat Excel-arbetsbok steg 2 och 3 är en enkel fråga för beslut maker att exportera och granska formulärdata. Beslut maker behöver bara exportera xml-filer (.xml) från Outlook, importera alla formulärfiler (.xml) i Excel-arbetsboken och uppdatering av data.

Uppgift 1: Exportera formulären från Outlook till en Windows-mapp

  1. Markera den mapp som innehåller alla formulär som du har fått från anställda i Outlook, och tryck sedan på CTRL + A för att markera alla formulär e-postmeddelanden.

  2. Högerklicka på markeringen, peka på InfoPath-åtgärder och klicka sedan på Exportera formulär.

  3. Välj en mapp i dialogrutan Exportera formulär och klicka på OK.

Uppgift 2: Importera formulären till Excel

  1. I Excel-arbetsboken som du skapade i steg 2: mappa av schemafil och anpassa tabellayout i Excel, Välj ett av de mappade cellerna i Excel-tabell.

  2. Klicka på Importera på fliken utvecklare i gruppen XML.

    Gruppen XML i menyfliksområdet

    Dialogrutan Importera XML visas.

  3. På en dator med Windows Vista   

  4. Gör något av följande:

    • Om filerna är sammanhängande, håller du ned SKIFT och klicka sedan på först och sista filen i listan.

    • Om filerna inte är sammanhängande håller du ned CTRL och klicka sedan på alla filer som du vill importera i listan.

  5. Klicka på Importera.

    excel-tabell med importerade data

Som standard Excel skriver över befintliga data i mappade celler som är önskad slutliga resultatet för den här affärslösning. Dock kan en decision-maker till exempel importera data flera gånger till rummet förloppet före den schemalagda tidpunkt.

Obs!: I Excel, kan du också lägga till data med hjälp av alternativet Lägg till nya data till befintliga XML-listor (på fliken utvecklare i gruppen XMLKartan egenskaper ), som kan vara lämpligt för andra lösningar.

Mer information finns i Importera XML-data.

Uppgift 3: Uppdatera rapporter för pivottabeller och pivotdiagram

  • Klicka på en cell i pivottabellrapporten.

  • Klicka på pilen bredvid Uppdatera alla på fliken Alternativ i gruppen Data och klicka sedan på Uppdatera.

    Bild av menyfliksområdet i Outlook

slutlig pivottabell och pivotdiagramsrapport

Excel-arbetsboken innehåller nu all information och sammanfattning rapporter som du behöver hjälper dig att tilldela utrustning budgeten för nästa år. Naturligtvis kan du göra vidare analys i Excel-arbetsboken om det behövs, till exempel sortering, filtrering och villkorlig Dataformatering.

Överst på sidan

Slutliga tankar: Överväg att använda en SharePoint-lista eller en Access-databas

Du kan använda en SharePoint-lista eller en Access-databas i stället för XML, för att överföra data mellan InfoPath och Excel som ett alternativ.

Använda en SharePoint-lista

Du kan enkelt använda en SharePoint-lista som en skrivskyddad datakälla från InfoPath. Du kan göra något av följande:

  • Exportera data till Excel, som skapas automatiskt en dataanslutning i Excel från SharePoint-lista.

  • Skapa en dataanslutning till SharePoint-lista från Excel, explicit.

När du har skapat en dataanslutning kan du uppdatera data i Excel för att hämta uppdaterade data.

Du kan använda en SharePoint-lista för att lägga till och uppdatera data, använda ett InfoPath-formulär för att visa ett objekt i listan (till exempel en komplex eller lång objekt bästa visas lodrätt) och sedan använda Excel för att ytterligare analysera informationen.

kombinerar infopath, en sharepoint-lista och excel

1. visa ett enstaka objekt för enkel granskning i InfoPath.

2. lägga till och uppdatera data i en SharePoint-lista.

3. uppdatera och rapportera uppdaterade med Excel.

Mer information finns i lägga till en dataanslutning till ett SharePoint-dokumentbibliotek eller en lista

Använda en Access-databas

Från InfoPath kan skapa du en skrivskyddad anslutning till en Access-databas. Du kan uttryckligen skapa en dataanslutning till Access-databasen som du kan uppdatera för att hämta uppdaterade data från Excel. Du kan även definiera anslutningen uppdateras automatiskt när arbetsboken öppnas eller regelbundet uppdaterar sådana som var 5: e minut.

Du kan använda en Access-databas som en brygga mellan InfoPath och Excel. När du skickar ett InfoPath-formulär i Access, uppdatera Access-databasen. När du uppdaterar dataanslutning i Excel kan hämta du uppdaterade data från Access. I praktiken skickar du data indirekt från InfoPath till en Excel-arbetsbok.

kombinerar infopath, access och excel

1. Visa och skicka ett formulär till en Access-databas.

2. lagra data i en Access-databas.

3. uppdatera och rapportera uppdaterade med Excel.

Mer information finns i utforma en formulärmall som baseras på en Microsoft Access-databas.

Tips: Visste du att du kan skapa ett InfoPath-formulär direkt från Access 2007? Om användarna har Outlook 2007 och InfoPath 2007 installerat på sina datorer kan du samla in data från olika användare direkt från Access 2007 med hjälp av guiden samla in data från e-postmeddelanden. Mer information finns i hjälpavsnittet åtkomst 2007 samla in data via e-post.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×