Skapa en princip för borttagning av dokument i SharePoint Server 2016

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Organisationer krävs ofta att behålla dokument för en viss tidsperiod på grund av efterlevnad, juridiska, eller andra föreskrifter. Men exponera behålla dokument längre tid än obligatoriska organisation till juridisk risk.

Med en princip för borttagning av dokument, kan du proaktivt minska risken genom att ta bort dokument på en webbplats efter en viss tidsperiod – till exempel du kan automatiskt ta bort dokument i användarnas OneDrive för företag webbplatser fem år efter dokumenten skapades.

När du har skapat en princip för borttagning av dokumentet kan tilldela du den till en samling webbplatsmall, så att principen är tillgänglig för alla webbplatssamlingar som skapats med mallen. Du kan också tilldela en princip till en viss webbplatssamling som åsidosätter alla principer som har tilldelats till mallen för webbplatssamlingen.

Center för efterlevnadsprinciper

Principmallar

Du kan skapa en princip för borttagning av dokument från grunden eller du kan använda något av principerna som exempel. Principen Efterlevnadscenter innehåller exempel principer som du kan använda som är eller du kan använda dem som utgångspunkt och sedan byta namn på eller ändra dem.

Principmallar

Exempel på hur du använder principer för borttagning av dokument

En webbplatssamling eller en samling webbplatsmall kan ha en mer principer som tilldelats den, och var och en av dessa principer kan ha en eller flera regler. Men det kan finnas endast en princip som är aktiv per webbplats och det kan finnas endast en borttagningen regel som är aktiv när som helst för bibliotek på webbplatsen.

Diagram som visar principer och regler

Dessutom kan du kan välja en princip som obligatoriskt eller standard och du kan välja en regel för borttagning av som standardregel:

  • Obligatoriska princip – när en princip har markerats som obligatoriskt, endast en princip kan tilldelas till en webbplatssamling eller mallen. Principen måste vara markerat som standard och tillämpas på alla webbplatser. Webbplatsägare kan inte välja ut från principen.

  • Standardprincipen – när en princip har angetts som standard, principen aktiveras automatiskt i alla webbplatser som den har tilldelats med ingen åtgärd krävs för webbplatsägare.

  • Standardregel – när en regel för borttagningen är inställd som standard används den automatiskt på alla bibliotek på webbplatser som använder principen.

I följande exempel förklara när du kanske vill använda en princip för obligatoriska eller standardprinciperna och regler.

Exempel 1: Tillämpa en enda princip med en enda regel på en webbplatsmall för webbplatssamling

Du kanske vill tillämpa en princip för borttagning av dokument via en mängd Ostrukturerade innehåll, till exempel alla OneDrive för företag-webbplatser eller alla gruppwebbplatser. Om du vill se till att en princip för borttagning av enstaka dokument är aktiv i alla webbplatser som skapats från en webbplatssamling webbplatsmall kan du:

  1. Skapa en enkel princip med en enda standard borttagningen regel.

  2. Ange principer som obligatoriskt och standard.

  3. Tilldela en samling webbplatsmall principen.

I det här exemplet standard borttagningen regeln kommer att gälla alla bibliotek i alla webbplatssamlingar som skapas från mallen och webbplatsägare kan inte välja att inaktivera principen. Det här är det enklaste sättet att brett och strikt tillämpa en princip för borttagning av dokument.

Diagram över enda obligatoriska principer och regel

Exempel 2: Använda en enda princip som innehåller flera regler till en webbplatsmall för webbplatssamling

Ägare av webbplatssamlingar vet ofta bäst vilken sorts innehåll deras webbplats innehåller, så du kan välja att tillåta webbplatsägare att markera den regel som borttagningen som passar deras webbplats. Du kanske också vill tillåta webbplatsägare intresserad av en princip helt.

På samma gång kan du fortfarande centralt skapa och hantera principerna. Du kan också välja en princip och regel som standard, så att en princip är alltid aktivt tills webbplatsägaren väljer ett annat eller väljer. Om du vill ge sådan flexibilitet till webbplatsägare kan du:

  1. Skapa en enkel princip med flera borttagningen regler och ange en regel som standard.

  2. Ställa in policyn som standardprincip.

  3. Tilldela en samling webbplatsmall principen.

Ägare av webbplatssamlingar kan väljer du en av de alternativa borttagning reglerna, välja ut från princip, eller gör ingenting och bli skyldig standardprincipen och regel för att.

Diagram över en princip som innehåller många regler

Exempel 3: Använda flera principer med en eller flera regler för en webbplatssamling

Det här exemplet ger största möjliga flexibilitet till ägare av webbplatssamlingar eftersom de kan välja bland flera principer och när du har valt en princip kan de ofta välja bland flera regler. En princip och regel ange som standard, så att en princip är alltid aktivt tills webbplatsägaren väljer ett annat eller väljer. Observera att om du inte anger en princip och regel som standard, sedan ingen principer eller regler aktiv för dokumentbiblioteken på webbplatsen tills webbplatsägaren tar åtgärden ska Välj och Använd dem.

Till skillnad från föregående två exempel dessa principer som har tilldelats till en viss webbplatssamling – inte webbplatsmallen för webbplatssamlingen. Detta innebär att principerna kan mer specifikt skräddarsydda för innehållet i en viss webbplatssamling.

Principer och regler ärvs. Webbplatsägare kan du välja en princip och regel för webbplatsen och alla underwebbplatser ärver principen från överordnat. En ägare för en underwebbplats kan bryta arvet genom att välja en annan princip och regel, vilket i sin tur gäller för alla underwebbplatser tills arv har brutits igen.

Så här konfigurerar du det här scenariot kan du:

  1. Skapa flera principer för var och en innehåller en eller flera regler.

  2. Ange en princip och regel som standard.

  3. Tilldela principer till en viss webbplatssamling.

Dessutom är principer och regler särskilt för en viss webbplatssamling där webbplatsägare kan bryta arvet genom att välja princip och regel för att bäst gäller för webbplatsen.

Diagram över många principer med många regler

Skapa en princip för borttagning av dokument

  1. I princip Efterlevnadscenter > Välj Borttagningen principer i det vänstra navigeringsfältet.

    Ta bort länk för informationshanteringsprinciper

  2. Välj Nytt objekt.

  3. Ange ett namn och en beskrivning. Webbplatsägare kan vara att välja en princip för deras webbplats baserat på den här namn och beskrivning, så att inkludera tillräckligt med information att välja rätt principen.

  4. Välj Ny om du vill skapa en regel.

  5. Ange ett namn och välja bland följande alternativ:

    • Välj om regeln permanent ta bort dokument eller ta bort dem till Papperskorgen. Papperskorgen innehåller andra stadiet säkerhet nät innan ett objekt tas bort permanent från en webbplats. Mer information om Papperskorgen finns i Töm papperskorgen eller Återställ filerna.

    • Välj om borttagningen datum beräknas från datumet då ett dokument skapades eller senast ändrades.

    • Ange ett antal dagar, månader eller år som den tidsperiod efter vilken ett dokument tas bort.

    • Välj om regeln är en standardregel. Den första regeln som du skapar anges automatiskt som standard. En standardregel används automatiskt för alla bibliotek på webbplatser som använder principen.

    Sidan Ny regel

  6. Välj Save.

  7. Skapa ytterligare regler om du vill att webbplatsägare ska kunna välja olika regler som tillämpas på deras webbplats. Standardregel tillämpas eventuell om webbplatsägaren händer ingenting.

  8. Markera regeln som du vill ta bort en regel från en princip > Ta bort.

    Obs!: Observera att om du tar bort en regel och principen innehåller inte en standardregel kan sedan ingen regel gäller för principen – med andra ord inga dokument tas bort.

Tilldela princip för borttagning av dokument till en webbplatsmall för webbplatssamling

Det är viktigt att förstå att den tidsperiod som angetts för ett dokument Borttagningsprincip innebär tiden eftersom dokumentet skapades eller ändrades inte tid eftersom principen har tilldelats. När du tilldelar principen för första gången alla dokument på webbplatsen utvärderas och om de uppfyller villkoren, de tas bort. Detta gäller alla befintliga dokument, inte bara nya dokument som skapas eftersom principen har tilldelats.

  1. I princip Efterlevnadscenter > Välj Tilldelningar principer för mallar i det vänstra navigeringsfältet.

    Tilldelningar av principer för länken mallar

  2. Välj Nytt objekt.

  3. Gör något av följande:

    • Om du vill tilldela en webbplatsmall webbplatssamling, till exempel mallen gruppwebbplats principen väljer tilldela en samling webbplatsmall och därefter samling webbplatsmall.

    • Välj tilldela till OneDrive för företag mall, markerat under om du vill tilldela principen till användarnas en enhet för företag-webbplatser.

      När du tilldelar en princip samling webbplatsmallen, vilken princip kommer att vara tillgänglig både befintliga webbplatssamlingar som skapats med mallen och webbplatssamlingar som skapas i framtiden.

      Tilldela till OneDrive för företag mallen

  4. Välj Save.

    Obs!: Varje mall kan ha endast en uppsättning principer som tilldelats den. Om du ser ett felmeddelande som säger att den här mallen redan har principer som tilldelats den väljer Avbryt > Tilldelningar principer för mallar i det vänstra navigeringsfältet > Välj en mall för att visa och hantera en uppsättning principer som redan har tilldelats.

  5. Välj Hantera tilldelats principer, markera de principer som du vill tilldela och välj sedan om en princip är standardprincipen. När du har konfigurerat en standardprincip för har alla webbplatser som tilldelats principen automatiskt den aktiva principen med ingen åtgärd krävs för webbplatsägare.

    Lägga till och hantera principer för sidan

  6. Välj Save.

  7. Om du vill tillämpa principen på alla webbplatser utan att tillåta webbplatsägare säga upp prenumerationer väljer du Markera princip som obligatoriskt. När du ringer en princip obligatoriskt, kan den enda principen tilldelas samling webbplatsmall. Principen måste också markeras som standard.

    Om det här alternativet är tillgängligt, väljer du Hantera tilldelats principer och kontrollera att minst en princip tilldelats och ange som standard.

  8. Välj Save.

Tilldela princip för borttagning av dokument till en webbplatssamling

Det är viktigt att förstå att den tidsperiod som angetts för ett dokument Borttagningsprincip innebär tiden eftersom dokumentet skapades eller ändrades inte tid eftersom principen har tilldelats. När du tilldelar principen för första gången alla dokument på webbplatsen utvärderas och om de uppfyller villkoren, de tas bort. Detta gäller alla befintliga dokument, inte bara nya dokument som skapas eftersom principen har tilldelats.

  1. I princip Efterlevnadscenter > Välj Tilldelningar av principer för webbplatssamlingar i det vänstra navigeringsfältet.

    Länka tilldelningar av principer för webbplatssamlingar

  2. Välj Nytt objekt.

  3. Välj en webbplatssamling > Sök efter webbplatssamlingen via namn eller URL > Markera webbplatssamlingen > Spara.

    Tips: När du söker efter webbplatssamlingar kan du använda en asterisk (*) när du söker efter rubriken för insamling av en. Till exempel söka efter * webbplats * returnerar ”innehåll webbplats” och ”standard publiceringswebbplats” webbplatssamlingar. Ange en enkel asterisk i sökrutan och sedan söka är också ett snabbt sätt att se många (men inte alla) för webbplatssamlingar.

    Välj en dialogruta för webbplats i webbplatssamlingen

    Obs!: Varje webbplatssamling kan ha endast en uppsättning principer som tilldelats den. Om du ser ett felmeddelande som säger att den här webbplatssamlingen redan har principer som tilldelats den väljer Avbryt > Tilldelningar av principer för webbplatssamlingar i det vänstra navigeringsfältet > Välj en webbplatssamling för att visa och hantera en uppsättning principer som är redan har tilldelats.

  4. Välj Hantera tilldelats principer, markera de principer som du vill tilldela och välj sedan om en princip är standardprincipen. När du har konfigurerat en standardprincip för har alla webbplatser som tilldelats principen automatiskt den aktiva principen med ingen åtgärd krävs för webbplatsägare.

    Lägga till och hantera principer för sidan

  5. Välj Save.

  6. Om du vill tillämpa principen på alla webbplatser utan att tillåta webbplatsägare säga upp prenumerationer väljer du Markera princip som obligatoriskt. När du ringer en princip obligatoriskt, kan den enda principen tilldelas samling webbplatsmall. Principen måste också markeras som standard.

    Om det här alternativet är tillgängligt, väljer du Hantera tilldelats principer och kontrollera att minst en princip tilldelats och ange som standard.

  7. Välj Save.

Ta bort en tilldelning

När du tar bort en uppgift kommer inte längre tilldelade principer gäller för de webbplatser som ingår i webbplatssamlingen eller skapats från samling webbplatsmallen.

  1. I princip Efterlevnadscenter > i det vänstra navigeringsfältet välja Tilldelningar principer för mallar eller Tilldelningar av principer för webbplatssamlingar.

  2. Markera det tilldelning > ... > Ta bort objekt.

Ta bort en princip

Du kan inte ta bort en princip som används. Innan du kan ta bort en princip, måste du först ta bort alla tilldelningar till webbplatssamlingar och mallar som innehåller den principen.

  1. I princip Efterlevnadscenter > Välj Borttagningen principer i det vänstra navigeringsfältet.

  2. Välj principen.

  3. I menyfliksområdet > fliken objekt > Ta bort princip.

    Ta bort princip knapp i menyfliksområdet

  4. Om principen används, ombeds du om du vill ta bort principen från alla webbplatssamlingar där det används. Om du är säker på att klicka på OK.

Mer information

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×