Skapa en ny databas

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här artikeln beskrivs hur du startar Access och skapar en databas som ska användas på Station ära datorer, inte över Internet. Här förklaras hur du skapar en Skriv bords databas med hjälp av en mall och hur du skapar en databas från början genom att skapa egna tabeller, formulär, rapporter och andra databas objekt. Det förklarar också lite teknik som du kan använda för att hämta befintliga data till den nya databasen.

I den här artikeln

Översikt

Skapa en databas med hjälp av en mall

Skapa en databas utan en mall

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Lägga till en program del

Öppna en befintlig Access-databas

Använder du Access 2007?

Översikt

När du startar Access första gången eller stänger en databas utan att stänga Access visas Microsoft Office Backstage-vyn.

Backstage-vyn är en utgångs punkt där du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas, Visa presenterat innehåll från Office.com – allt du kan använda för att göra till en databas fil eller utanför en databas, i stället för i en databas.

Skapa en databas

När du öppnar Access visas fliken nytt i Backstage-vyn. På den nya fliken finns det flera sätt att skapa en ny databas:

  • En tom databas    Du kan börja från början om du vill. Det här är ett bra alternativ om du har särskilda design krav eller har befintliga data som du behöver för att passa eller använda.

  • En mall som är installerad med Access    Överväg att använda en mall om du startar ett nytt projekt och vill ha ett huvud start. Access innehåller flera mallar som installeras som standard.

  • En mall från Office.com    Utöver mallarna i Access kan du hitta många fler mallar på Office.com. Du behöver inte ens öppna en webbläsare, mallarna är tillgängliga på fliken ny .

Lägga till i en databas

När du arbetar i en databas kan du lägga till fält, tabeller eller program delar.

Program delar är en funktion som gör att du kan använda flera relaterade databas objekt tillsammans som om de var. En program del kan till exempel bestå av en tabell och ett formulär som baseras på tabellen. Du kan lägga till tabellen och formuläret samtidigt genom att använda program delen.

Du kan också skapa frågor, formulär, rapporter, makron – alla databas objekt som du arbetar med.

Skapa en databas med hjälp av en mall

I Access finns en mängd olika mallar som du kan använda som de är eller som utgångs punkt. En mall är en färdig databas som innehåller alla tabeller, frågor, formulär, makron och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra problem, hantera kontakter eller hålla koll på utgifter. Vissa mallar innehåller några exempel poster som visar hur de används.

Om en av mallarna passar dina behov är det vanligt vis snabbast att få en databas igång. Om du har data i ett annat program som du vill importera till Access kan det vara bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallar har redan en data struktur och det kan krävas mycket arbete för att anpassa dina befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen går du till fliken Arkiv och klickar på Stäng. Backstage-vyn visar fliken ny .

  2. Flera uppsättningar mallar är tillgängliga på fliken nytt , varav vissa är inbyggda i Access. Du kan ladda ned fler mallar från Office.com. Mer information finns i nästa avsnitt i den här artikeln.

  3. Välj den mall som du vill använda.

  4. Access föreslår ett fil namn för databasen i rutan fil namn – du kan ändra fil namnet om du vill. Om du vill spara databasen i en annan mapp än den som visas nedanför rutan fil namn klickar du på Bild av knapp , bläddrar till mappen där du vill spara den och klickar sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.

    Obs!: Även om de båda använder SharePoint är en Skriv bords databas som är länkad till en SharePoint-webbplats inte samma som en webb databas med Access Services. För att använda en Skriv bords databas måste du ha Access installerat. En webb databas kan användas med en webbläsare.

  5. Klicka på Skapa.

    Access skapar en databas från den mall du väljer och öppnar sedan databasen. För många mallar visas ett formulär där du kan börja ange data. Om mallen innehåller exempel data kan du ta bort varje post genom att klicka på post väljaren (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande:

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start. Knappbild

  6. Om du vill börja skriva in data klickar du i den första tomma cellen i formuläret och börjar skriva. Använd Navigeringsfönstret för att söka efter andra formulär eller rapporter som du vill använda. Vissa mallar innehåller ett navigerings formulär som gör att du kan växla mellan olika databas objekt.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln använda en mall för att skapa en Access-databas för Skriv bordet.

Överst på sidan

Skapa en databas utan en mall

Om du inte är intresse rad av att använda en mall kan du skapa en databas genom att bygga egna tabeller, formulär, rapporter och andra databas objekt. I de flesta fall inkluderar detta ett eller båda av följande:

  • Ange, klistra in eller importera data i tabellen som skapas när du skapar en ny databas och upprepa sedan processen med nya tabeller som du skapar med hjälp av kommandot tabell på fliken skapa .

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller i processen.

Skapa en tom databas

  1. Klicka på nyttpå fliken Arkiv och klicka sedan på tom databas.

  2. Skriv ett fil namn i rutan fil namn . Om du vill ändra platsen för filen från standard klickar du på Bläddra efter en plats för att placera databasens Bild av knapp (bredvid rutan fil namn ), bläddrar till den nya platsen och klickar sedan på OK.

  3. Klicka på Skapa.

    Access skapar databasen med en tom tabell med namnet Tabell1 och öppnar sedan Tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till .

  4. Börja skriva för att lägga till data, eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Att ange data i databladsvyn är utformat så att det liknar att arbeta i ett Excel-kalkylblad. Tabell strukturen skapas när du skriver in data. När du lägger till en ny kolumn i data bladet definieras ett nytt fält i tabellen. Access anger automatiskt varje fälts datatyp baserat på de data som du anger.

Om du inte vill ange data i Tabell1 just nu klickar du på Stäng Knappbild . Om du har gjort ändringar i tabellen uppmanas du att spara ändringarna. Klicka på Ja för att spara ändringarna, klicka på Nej för att ta bort dem, eller klicka på Avbryt om du vill lämna tabellen öppen.

Tips:  Access letar efter en fil som heter tom. accdb i mappen på [Installera enhet]: \Program\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Om det finns en tom. accdb är mallen för alla nya, tomma databaser, utom webb databaser. Allt innehåll det innehåller ärvs av alla nya, tomma databaser. Det är ett bra sätt att distribuera standard innehåll, till exempel del nummer eller fri skrivningar från företaget. Kom ihåg att tom. accdb påverkar inte skapandet av tomma nya webb databaser.

Viktigt!: Om du stänger Tabell1 utan att spara den minst en gång raderas hela tabellen, även om du har angett data i den.

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen tabeller på fliken skapa .

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell i databladsvyn    I databladsvyn kan du ange data omedelbart och låta Access bygga tabell strukturen bakom kulisserna. Fält namn tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 och så vidare) och Access anger automatiskt varje fälts datatyp baserat på de data du anger.

  1. Gå till fliken Skapa i gruppen Tabeller och klicka på Tabell. Knappbild

    Tabellen skapas och den första tomma cellen markeras i kolumnen Klicka för att lägga till .

  2. Klicka på den typ av fält som du vill lägga till i gruppen Add _AMP_ Delete på fliken fält . Om du inte ser den typ du vill använda klickar du på fler fält Bild av knapp .

  3. En lista över vanliga fält typer visas i Access. Klicka på den fälttyp du vill använda så läggs det nya fältet till i data bladet vid insättnings punkten.

    Du kan flytta fältet genom att dra det. När du drar ett fält i ett datablad visas en lodrät infognings List där fältet placeras.

  4. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

  5. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumn rubriken och skriver sedan det nya namnet.

    Ge varje fält ett meningsfullt namn så att du kan se vad det innehåller när du ser det i fönstret fält lista .

  6. Om du vill flytta en kolumn klickar du på dess rubrik för att markera kolumnen och drar sedan kolumnen till önskad plats. Du kan också markera flera intilliggande kolumner och sedan dra dem till en ny plats samtidigt. Om du vill markera flera sammanhängande kolumner klickar du på kolumn rubriken för den första kolumnen och sedan håller du ned SKIFT-tangenten och klickar på kolumn rubriken för den sista kolumnen.

Skapa en tabell i designvyn    I designvyn skapar du först tabell strukturen. Du kan sedan växla till databladsvyn och ange data eller ange data med någon annan metod, till exempel klistra in eller importera.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Bild av knapp

  2. För varje fält i tabellen skriver du ett namn i kolumnen fält namn och väljer sedan en datatyp i listan datatyp .

  3. Om du vill kan du skriva en beskrivning för varje fält i kolumnen Beskrivning . Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören är placerad i det fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som statusfält text för kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret fält lista och för kontroller som skapas för det fältet när du använder formulär guiden eller rapport guiden.

  4. När du har lagt till alla fält sparar du tabellen:

    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

  5. Du kan börja skriva data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvy och klicka i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du skapade tabellen är det en bra idé att kontrol lera och ange fält egenskaper. Vissa egenskaper är tillgängliga i databladsvyn och vissa egenskaper kan bara anges i designvyn. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigerings fönstret och klickar sedan på designvy. Om du vill visa egenskaper för ett fält klickar du på fältet i design rutnätet. Egenskaperna visas under rutnätet under fält egenskaper.

Om du vill se en beskrivning av varje fält egenskap klickar du på egenskapen och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskaps listan under fält egenskaper. Du kan få mer information genom att klicka på knappen hjälp.

I följande tabell beskrivs några av de fält egenskaper som ofta justeras.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen det maximala antalet tecken som kan lagras i fältet. Det maximala värdet för 255. För fältet tal anger den här egenskapen typen av nummer som ska lagras (långt heltal, dubbelt o.s.v.). För att det effektivaste lagrings utrymmet ska vara effektivt rekommenderar vi att du tilldelar minst den mängd utrymme du tror att du behöver. Du kan justera värdet uppåt senare, om dina behov ändras.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Den påverkar inte den faktiska informationen som den lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett eget format.

Indatamask

Använd den här egenskapen för att ange ett mönster för alla data som ska anges i det här fältet. Då ser du till att alla data anges korrekt och att de innehåller det nödvändiga antalet tecken. Om du vill ha hjälp med att skapa en indatamask klickar du på Knappen Verktyg till höger om egenskaps rutan.

Standardvärdet

Använd den här egenskapen för att ange standardvärdet som ska visas i det här fältet varje gång en ny post läggs till. Om du till exempel har ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera det datum då posten lades till kan du ange "Date ()" (utan citat tecken) som standardvärde.

Obligatorisk

Den här egenskapen anger om ett värde krävs i det här fältet. Om du anger Jaför den här egenskapen kan du inte lägga till en ny post såvida inte ett värde anges för det här fältet.

Överst på sidan

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Om dina data för närvarande lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. Det här fungerar bäst om dina data redan är indelade i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram är det bäst att separera kolumnerna med data via flikar eller att konvertera data till en tabell i ordbehandlaren innan du kopierar data. Om dina data behöver redige ras eller ändras (till exempel avgränsa fullständigt namn till för-och efter namn) kanske du vill göra detta innan du kopierar informationen, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anges data typen för varje fält baserat på vilken typ av data som hittas där. Om ett inklistrat fält däremot innehåller Nothing men datum värden används data typen Datum/tid i det fältet. Om det inklistrade fältet endast innehåller orden "Ja" och "nej" används data typen Ja/Nej för fältet.

Namnen på fälten beror på vad som hittas i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data liknar de rader som följer, bestämmer Access om den första raden är en del av data och tilldelar de generiska namnen (F1, F2 osv.). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de rader som följer bestämmer Access om den första raden består av fält namn. De här fälten får inte den första raden i informationen.

Om Access tilldelar generiska fält namn bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:

  1. Spara tabellen genom att trycka på CTRL + S.

  2. Dubbelklicka på varje kolumn rubrik i databladsvyn och skriv ett beskrivande fält namn för varje kolumn.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och redigera fält namnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigerings fönstret och klickar på designvy. Dubbelklicka på tabellen i navigerings fönstret om du vill växla tillbaka till databladsvyn.

Överst på sidan

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Du kan ha data som lagras i ett annat program och du vill importera dessa data till en ny tabell eller lägga till den i en befintlig tabell i Access. Eller så kan du arbeta med personer som har data i andra program och du vill arbeta med dem i Access genom att länka till den. I Access blir det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från en mängd olika andra källor. Den process du använder skiljer sig lite beroende på källan, men följande procedur kommer att komma igång.

  1. I Access klickar du på kommandot för den typ av fil som du vill importera i gruppen Importera & på fliken externa data .

    Gruppen Importera och länka på fliken Externa data

    Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Excel. Om du inte ser den program typ du behöver klickar du på mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt format typ i gruppen Importera & kan det hända att du måste starta det program som du ursprungligen skapade data från och sedan använda det programmet för att spara data i ett vanligt fil format (till exempel en avgränsad textfil ) innan du kan impor t den informationen i Access.

  2. Klicka på Bläddra i dialog rutan Hämta externa data och leta reda på käll data filen eller Skriv den fullständiga sökvägen till käll data filen i rutan fil namn .

  3. Klicka på det alternativ som du vill använda (alla program låter dig importera, så kan du lägga till eller länka) under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data eller (med vissa program) du kan lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som innehåller en länk till data i käll programmet.

  4. Om en guide startas följer du anvisningarna på de kommande sidorna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länkar tabeller från en Access-databas visas dialog rutan Importera objekt eller Länka tabeller . Välj de objekt som du vill använda och klicka sedan på OK.

    Den exakta processen beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Du uppmanas att ange om du vill spara informationen om den import åtgärd som du har gjort. Om du tror att du kommer att utföra samma import operation igen klickar du på Spara import stegoch anger sedan informationen. Du kan sedan enkelt upprepa åtgärden i framtiden genom att klicka på Sparade importer Bild av knapp i gruppen Importera & på fliken externa data . Om du inte vill spara informationen om åtgärden klickar du på Stäng.

Om du väljer att importera en tabell importeras informationen till en ny tabell och tabellen visas under gruppen tabeller i navigerings fönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i tabellen. Om du väljer att länka till data skapar Access en länkad tabell under gruppen tabeller i navigerings fönstret.

Överst på sidan

Lägga till en program del

Du kan använda en program del för att lägga till funktioner i en befintlig databas. En program del kan vara så enkel som en enda tabell, eller också kan den innehålla flera relaterade objekt, till exempel en tabell och ett bundet formulär.

Programmet kommentarer består till exempel av en tabell med ett Räknare-ID, ett datum fält och ett PM-fält. Du kan lägga till den i en databas och använda den som den är eller med minimal anpassning.

  1. Öppna databasen där du vill lägga till en program del.

  2. Click the Create tab.

  3. I gruppen mallar klickar du på program delar. En lista med tillgängliga delar öppnas.

  4. Klicka på den program del du vill lägga till.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Access-databas

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  2. Bläddra till den databas som du vill öppna i dialog rutan Öppna .

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen för att öppna den i standard läget som anges i dialog rutan Access-alternativ eller i det läge som angavs av en administrativ princip.

    • Klicka på Öppna för att öppna databasen för delad åtkomst i en fleranvändarmiljö så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna skrivskyddad om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt för att öppna databasen med exklusiv åtkomst. När du har en databas öppen med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker öppna databasen en "filen används redan".

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt skrivskyddad om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst. Andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de är begränsade till skrivskyddat läge.

Obs!: Du kan öppna en datafil direkt i ett externt fil format, till exempel dBASE, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan också öppna alla ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server. Access skapar automatiskt en ny Access-databas i samma mapp som data filen och lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

Tips

  • Om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna klickar du på senastepå fliken Arkiv och klickar sedan på fil namnet för den databasen. Databasen öppnas i Access med samma alternativ inställningar som den hade förra gången du öppnade den. Om listan med nyligen använda filer inte visas klickar du på alternativpå fliken Arkiv . I dialog rutan Access-alternativ klickar du på klient inställningar. Under Visaanger du hur många dokument som ska visas i listan senast använda dokument, upp till maximalt 50.

    Du kan också visa de senaste databaserna i navigerings fältet i Backstage-vyn, för två klick: 1) fliken Arkiv , 2) den senaste databasen som du vill öppna. Markera kryss rutan snabb åtkomst till det här antalet senaste databaser längst ned på fliken senaste och justera sedan antalet databaser som ska visas.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på kommandot Öppna på fliken Arkiv kan du Visa en lista med genvägar till databaser som du tidigare har öppnat genom att klicka på Mina dokument i dialog rutan Öppna .

Överst på sidan

Använder du Access 2007?

När du startar Access första gången, eller om du stänger en databas utan att stänga Access visas sidan komma igång med Microsoft Office Access .

Skärmen Komma igång med Microsoft Office Access

Den här sidan är en start punkt där du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas eller Visa innehåll från Microsoft Office Online.

I Access får du en mängd olika mallar som du kan använda för att påskynda skapandet av databasen. En mall är en färdig databas som innehåller alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra problem, hantera kontakter eller hålla koll på utgifter. Vissa mallar innehåller några exempel poster som visar hur de används. Mall databaser kan användas som de är eller så kan du anpassa dem efter dina behov.

Om en av mallarna passar dina behov är det vanligt vis snabbast att få en databas igång. Om du har data i ett annat program som du vill importera till Access kan det vara bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallar har redan en data struktur och det kan krävas mycket arbete för att anpassa dina befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen klickar du på Microsoft Office-knappen och klickar sedan på Stäng databas Bild av knapp för att visa sidan komma igång med Microsoft Office Access .

  2. Flera aktuella mallar visas i mitten av sidan komma igång med Microsoft Office Access och mer blir tillgängliga när du klickar på länkarna i fönstret Mallkategorier . Du kan ladda ned fler mallar från webbplatsen Office Online. Mer information finns i nästa avsnitt i den här artikeln.

  3. Klicka på den mall som du vill använda.

  4. Access föreslår ett fil namn för databasen i rutan fil namn – du kan ändra fil namnet om du vill. Om du vill spara databasen i en annan mapp än den som visas nedanför rutan fil namn klickar du på Bild av knapp , bläddrar till mappen där du vill spara den och klickar sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.

  5. Klicka på skapa (eller Hämtaen mall för Office Online).

    Databasen skapas eller hämtas och öppnas i Access. Ett formulär visas där du kan börja ange data. Om mallen innehåller exempel data kan du ta bort varje post genom att klicka på post väljaren (den skuggade rutan eller fältet till vänster om posten) och sedan göra följande:

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start. Knappbild

  6. Om du vill börja skriva in data klickar du i den första tomma cellen i formuläret och börjar skriva. Använd navigerings fönstret för att bläddra bland andra formulär eller rapporter som du kan använda.

Om du inte hittar en mall som passar dina behov på sidan komma igång med Microsoft Office Access , och du är ansluten till Internet, kan du utforska Office Online-webbplatsen för att få en större markering.

  1. Klicka på mallarunder mer på Office Onlinepå sidan komma igång med Microsoft Office Access .

    Start sidan för mallar på Office Online visas i webbläsarfönstret.

  2. Använd Office Online-navigering och sökverktyg för att hitta den Access-mall som du vill använda och följ instruktionerna för att ladda ned den. När du hämtar en mall hämtas en databas fil till din dator och öppnas i en ny instans av Access. I de flesta fall är mallen utformad för att öppna ett data inmatnings formulär så att du kan börja ange data omedelbart.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln använda en mall för att skapa en Access-databas för Skriv bordet.

Överst på sidan

Om du inte är intresse rad av att använda en mall kan du skapa en databas genom att bygga egna tabeller, formulär, rapporter och andra databas objekt. Vanligt vis inbegriper detta ett eller båda av följande:

  • Ange, klistra in eller importera data i tabellen som skapas när du skapar en ny databas och upprepa sedan processen med nya tabeller som du skapar med hjälp av kommandot tabell på fliken skapa .

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller i processen.

  1. Klicka på tom databasunder ny tom databaspå sidan komma igång med Microsoft Office Access .

    Knappen Tom databas

  2. I fönstret tom databas skriver du ett fil namn i rutan fil namn . Om du inte anger ett fil namns tillägg läggs det till för dig. Om du vill ändra platsen för filen från standard klickar du på Bläddra efter en plats för att placera databasens Bild av knapp (bredvid rutan fil namn ), bläddrar till den nya platsen och klickar sedan på OK.

  3. Klicka på Skapa.

    Access skapar databasen med en tom tabell med namnet Tabell1 och öppnar sedan Tabell1 i databladsvyn. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Lägg till nytt fält .

  4. Börja skriva för att lägga till data, eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Att ange information i databladsvyn är utformad för att vara snarlikt i ett Microsoft Office Excel 2007 kalkyl blad. Tabell strukturen skapas när du skriver data – när du lägger till en ny kolumn i tabellen definieras ett nytt fält. Access anger automatiskt varje fälts datatyp baserat på de data du anger.

Om du inte vill ange information i Tabell1 just nu klickar du på Stäng Knappbild . Om du har gjort ändringar i tabellen uppmanas du att spara ändringarna i tabellen. Klicka på Ja för att spara ändringarna, klicka på Nej för att ta bort dem, eller klicka på Avbryt om du vill lämna tabellen öppen.

Viktigt!: Om du stänger Tabell1 utan att spara den minst en gång raderas hela tabellen, även om du har angett data i den.

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen tabeller på fliken skapa .

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell i databladsvyn    I databladsvyn kan du ange data omedelbart och låta Access bygga tabell strukturen bakom kulisserna. Fält namn tilldelas numeriskt (Fält1, Fält2 och så vidare) och Access anger automatiskt varje fälts datatyp baserat på de data du anger.

  1. Gå till fliken Skapa i gruppen Tabeller och klicka på Tabell. Knappbild

    Tabellen skapas och den första tomma cellen markeras i kolumnen Lägg till nytt fält .

    Obs!: Om du inte ser kolumnen Lägg till nytt fält kanske du är i designvyn i stället för databladsvyn. Dubbelklicka på tabellen i navigerings fönstret om du vill växla till databladsvyn. Du uppmanas att spara den nya tabellen och växlar sedan till databladsvyn.

  2. På fliken Datablad går du till gruppen Fält och kolumner och klickar på Nytt fält. Bild av knapp

    I Access visas fönstret Field templates , som innehåller en lista över de vanligaste fält typerna. Om du dubbelklickar på ett av fälten i data bladet lägger Access till ett fält efter namnet och anger dess egenskaper till lämpliga värden för den typen av fält. Du kan ändra egenskaperna senare om du vill. Om du drar fältet måste du dra det till ett område i data bladet som innehåller data. En lodrät infognings List visas som visar var fältet placeras.

  3. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

  4. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumn rubriken och skriver sedan det nya namnet.

    Det är en bra idé att ge varje fält ett meningsfullt namn så att du kan se vad det innehåller när du ser det i fönstret fält lista .

  5. Om du vill flytta en kolumn klickar du på dess rubrik för att markera kolumnen och drar sedan kolumnen till önskad plats.

    Du kan också markera flera intilliggande kolumner och sedan dra dem till en ny plats samtidigt. Om du vill markera flera sammanhängande kolumner klickar du på kolumn rubriken för den första kolumnen och sedan håller du ned SKIFT-tangenten och klickar på kolumn rubriken för den sista kolumnen.

Skapa en tabell i designvyn    I designvyn skapar du först den nya tabellens struktur. Du kan sedan växla till databladsvyn och ange data eller ange data med någon annan metod, till exempel klistra in eller importera.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Bild av knapp

  2. För varje fält i tabellen skriver du ett namn i kolumnen fält namn och väljer sedan en datatyp i listan datatyp .

    Obs!: Om du inte ser kolumnerna fält namn och datatyp kan du vara i databladsvyn i stället för i designvyn. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigerings fönstret och klickar sedan på designvy Knappbild . Du uppmanas att ange ett namn för den nya tabellen och sedan växla till designvy.

  3. Om du vill kan du skriva en beskrivning för varje fält i kolumnen Beskrivning . Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören är placerad i det fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som statusfält text för kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret fält lista och för kontroller som skapas för det fältet när du använder formulär guiden eller rapport guiden.

  4. När du har lagt till alla fält sparar du tabellen:

    • Klicka på Microsoft Office-knappenoch sedan på Spara, eller tryck på CTRL + S Knappbild .

  5. Du kan börja skriva data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvy och klicka i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

Skapa en tabell med hjälp av en mall    Access innehåller mallar för vanliga typer av tabeller. Med ett enda musklick kan du skapa en fullständig tabell struktur med fält som redan har kon figurer ATS och är redo att användas. Vid behov kan du lägga till eller ta bort fält så att tabellen passar dina behov.

  1. Klicka på menymallar i gruppen tabeller på fliken skapa och välj sedan en av de tillgängliga mallarna i listan.

  2. Om du vill lägga till data börjar du skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell.

    • Ta bort en kolumn    

      1. Högerklicka på kolumn rubriken och klicka sedan på ta bort kolumn Bild av knapp .

    • Lägga till en ny kolumn    

      1. På fliken Datablad går du till gruppen Fält och kolumner och klickar på Nytt fält. Bild av knapp

      2. I Access visas fönstret Field templates , som innehåller en lista över de vanligaste fält typerna. Om du dubbelklickar på ett av fälten i data bladet lägger Access till ett fält efter namnet och anger dess egenskaper till lämpliga värden för den typen av fält. Du kan ändra egenskaperna senare om du vill. Om du drar fältet måste du dra det till ett område i data bladet som innehåller data. En lodrät infognings List visas som visar var fältet placeras.

  3. Spara tabellen:

    • Klicka på Microsoft Office-knappenoch sedan på Spara, eller tryck på CTRL + S Knappbild .

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du skapade tabellen är det en bra idé att kontrol lera och ange fält egenskaper. Det här kan bara göras i designvyn. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigerings fönstret och klickar sedan på designvy. Om du vill visa egenskaper för ett fält klickar du på fältet i design rutnätet. Egenskaperna visas under rutnätet under fält egenskaper.

Om du vill se en beskrivning av varje fält egenskap klickar du på egenskapen och läser beskrivningen i rutan bredvid egenskaps listan under fält egenskaper. Du kan få mer information genom att trycka på F1.

I följande tabell beskrivs några av de fält egenskaper som ofta justeras.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen det maximala antalet tecken som kan lagras i fältet. Det maximala värdet för 255. För fältet tal anger den här egenskapen typen av nummer som ska lagras (långt heltal, dubbelt o.s.v.). För att det effektivaste lagrings utrymmet ska vara effektivt rekommenderar vi att du tilldelar minst den mängd utrymme du tror att du behöver. Du kan justera värdet uppåt senare, om dina behov ändras.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Den påverkar inte den faktiska informationen som den lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett eget format.

Indatamask

Använd den här egenskapen för att ange ett mönster för alla data som ska anges i det här fältet. Då ser du till att alla data anges korrekt och att de innehåller det nödvändiga antalet tecken. Om du vill ha hjälp med att skapa en indatamask klickar du på Knappen Verktyg till höger om egenskaps rutan.

Standardvärdet

Använd den här egenskapen för att ange standardvärdet som ska visas i det här fältet varje gång en ny post läggs till. Om du till exempel har ett datum/tid-fält där du alltid vill registrera det datum då posten lades till kan du ange "Date ()" (utan citat tecken) som standardvärde.

Obligatorisk

Den här egenskapen anger om ett värde krävs i det här fältet. Om du anger Jaför den här egenskapen kan du inte lägga till en ny post såvida inte ett värde anges för det här fältet.

Överst på sidan

Om dina data för närvarande lagras i ett annat program, till exempel Office Excel 2007, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. Det här fungerar bäst om dina data redan är indelade i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram är det bäst att separera kolumnerna med data via flikar eller att konvertera data till en tabell i ordbehandlaren innan du kopierar data. Om dina data behöver redige ras eller ändras (till exempel avgränsa fullständigt namn till för-och efter namn) kanske du vill göra det innan du kopierar informationen, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anges data typen för varje fält baserat på vilken typ av data som hittas där. Om ett inklistrat fält däremot innehåller Nothing men datum värden används data typen Datum/tid i det fältet. Om det inklistrade fältet endast innehåller orden "Ja" och "nej" används data typen Ja/Nej för fältet.

Namnen på fälten beror på vad som hittas i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data liknar de rader som följer, bestämmer Access om den första raden är en del av data och tilldelar fälten generiska namn (F1, F2 osv.). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de rader som följer bestämmer Access om den första raden består av fält namn. De här fälten får inte den första raden i informationen.

Om Access tilldelar generiska fält namn bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Använd följande procedur:

  1. Spara tabellen.

    • Klicka på Microsoft Office-knappenoch sedan på Spara, eller tryck på CTRL + S Knappbild .

  2. Dubbelklicka på varje kolumn rubrik i databladsvyn och skriv sedan ett giltigt fält namn för varje kolumn. Det kan se ut som om du skriver över data, men kolumn rubrik raden innehåller fält namn, inte data.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och redigera fält namnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigerings fönstret och klickar på designvy. Dubbelklicka på tabellen i navigerings fönstret om du vill växla tillbaka till databladsvyn.

Överst på sidan

Du kan ha data som lagras i ett annat program och du vill importera dessa data till en ny tabell eller lägga till den i en befintlig tabell i Access. Eller så kan du arbeta med personer som har data i andra program och du vill arbeta med dem i Access genom att länka till den. I Access blir det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från en mängd olika andra källor. Den process du använder skiljer sig lite beroende på källan, men följande procedur kommer att komma igång.

  1. I Access klickar du på kommandot för den typ av fil som du vill importera i gruppen Importera på fliken externa data .

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Om du till exempel importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du på Excel. Om du inte ser den program typ du behöver klickar du på mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt format typ i gruppen import kanske du måste starta det program som du ursprungligen skapade data från och sedan använda det programmet för att spara data i ett vanligt fil format (till exempel en avgränsad textfil ) innan du kan importera dessa data i Access.

  2. Klicka på Bläddra i dialog rutan Hämta externa data och leta reda på käll data filen eller Skriv den fullständiga sökvägen till käll data filen i rutan fil namn .

  3. Klicka på det alternativ du vill använda (alla program tillåter att du importerar och andra tillåter att du lägger till eller länkar) under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell som använder importerade data eller (med vissa program) du kan lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som innehåller en länk till data i käll programmet.

  4. Om en guide startas följer du anvisningarna på de kommande sidorna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länkar tabeller från en Access-databas visas dialog rutan Importera objekt eller Länka tabeller . Välj de objekt du vill ha och klicka på OK.

    Den exakta processen beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Du uppmanas att ange om du vill spara informationen om den import åtgärd som du har gjort. Om du tror att du kommer att utföra samma import operation igen klickar du på Spara import stegoch anger sedan informationen. Du kan sedan enkelt upprepa operationen senare genom att klicka på Sparade importer Bild av knapp i gruppen Importera på fliken externa data . Om du inte vill spara informationen om åtgärden klickar du på Stäng.

Om du väljer att importera en tabell importeras informationen till en ny tabell och tabellen visas under gruppen tabeller i navigerings fönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till i tabellen. Om du väljer att länka till data skapar Access en länkad tabell under gruppen tabeller i navigerings fönstret.

Överst på sidan

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Bläddra till den databas som du vill öppna i dialog rutan Öppna .

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen för att öppna den i standard läget som anges i dialog rutan Access-alternativ eller i det läge som angavs av en administrativ princip.

    • Klicka på Öppna för att öppna databasen för delad åtkomst i en miljö med flera användare så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna skrivskyddad om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt för att öppna databasen med exklusiv åtkomst. När du har en databas öppen med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker öppna databasen en "filen används redan".

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt skrivskyddad om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst. Andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de är begränsade till skrivskyddat läge.

Om du inte kan hitta den databas som du vill öppna    

  1. Klicka på den här datorn i dialog rutan Öppna eller klicka på den här datorn i list rutan Leta i .

  2. I listan med enheter högerklickar du på den enhet som du tror kan innehålla databasen och klickar sedan på Sök.

  3. Skriv Sök villkoren i dialog rutan Sök Resultat och klicka sedan på Sök för att söka efter databasen.

  4. Om databasen hittas kan du dubbelklicka på den för att öppna den.

  5. Du måste klicka på Avbryt i dialog rutan Öppna för att öppna databasen. Stäng sedan dialog rutan Sök Resultat .

Obs!: Du kan öppna en datafil direkt i ett externt fil format, till exempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan också öppna alla ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. Access skapar automatiskt en ny Access-databas i samma mapp som data filen och lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

  • Om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna klickar du på fil namnet för databasen i listan Öppna senast använda databas på sidan komma igång med Microsoft Office Access . Access öppnar databasen med samma alternativ inställningar som den hade förra gången du öppnade den. Om listan med nyligen använda filer inte visas klickar du på Microsoft Office-knappen och sedan på Access-alternativ. I dialog rutan Access-alternativ klickar du på Avancerat. Under Visaanger du hur många dokument som ska visas i listan senast använda dokument, upp till maximalt nio.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på Microsoft Office-knappen och sedan använda kommandot Öppna kan du Visa en lista med genvägar till databaser som du tidigare har öppnat genom att klicka på Mina dokument i Öppna dialog ruta.

Överst på sidan

När du skapar en ny tom databas öppnas en ny tabell där du kan ange data, men den skapar inga andra objekt i databasen. Om du vill ha andra objekt, till exempel formulär, rapporter, makron eller ytterligare tabeller som finns i alla nya databaser som du skapar, kan du skapa en anpassad tom mall som innehåller dessa objekt. Nästa gång du skapar en ny databas kommer den också att innehålla de objekt som finns i mallen. Utöver dessa objekt kan mallen dessutom innehålla tabeller som är förifyllda med data samt eventuella särskilda konfigurations inställningar, databas egenskaper, referenser eller kod som du vill ha i alla nya databaser.

Anta till exempel att du har en uppsättning makron som du vill använda i alla dina projekt. Om du skapar en tom mall med dessa makron inkluderar Access dem i alla nya databaser som du skapar.

Du kan skapa tomma mallar i fil formatet Office Access 2007, Access 2002-2003-filformat eller Access 2000-filformatet. Mallen måste ha namnet Tom. accdb för Office Access 2007-filformatet och tomt. mdb för de tidigare fil formaten.

  • Om standard fil formatet är inställt på Access 2000 eller Access 2002-2003 använder Access tom. mdb som namn på en tom mallfil. Den nya databasen skapas i samma fil format som tom. mdb. Till exempel om standard fil formatet är Access 2000, om mallen är tom. mdb är i Access 2002-2003-filformat kommer alla nya databaser som du skapar att vara i Access 2002-2003 format.

  • Om standard fil formatet är inställt på Access 2007 används tom. accdb som fil namn för den tomma mallen.

Hur ändrar jag standard fil formatet?

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Access-alternativ.

  2. I dialog rutan Access-alternativ klickar du på populärt.

  3. Under skapa databaserväljer du det format du vill använda i list rutan standard fil format .

Gör något av följande om du vill skapa en tom mall:

  • Skapa en ny databas (du kan namnge den är tom eller ge den ett temporärt namn) och sedan importera eller skapa de objekt som du vill ta med i mallen.

  • Gör en kopia av en befintlig databas som redan innehåller de objekt som du vill använda i mallen och ta sedan bort de objekt som du inte vill använda.

När du har de objekt som du vill använda i mallen måste du spara dem på en viss plats.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappenoch sedan på Spara som.

  2. Klicka på det fil format du vill använda för mallen under Spara databasen i ett annat format.

  3. I dialog rutan Spara som bläddrar du till en av de här två mallarna:

    • Mapp för systemmall    Till exempel C:\Program\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Mapp för användarmapp    Till exempel:

      • I Windows Vista    c name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • I Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings name\Application Data\microsoft\mallar

        Obs!: En tom mall i mappen systemmall ersätter tomma mallar i alla användarformulärmallar.

  4. I rutan fil namn skriver du tom. accdb (eller tom. mdbom du skapar en mall med en tidigare version) och klickar sedan på Spara.

Nu när den nya mallen är på plats, visas objekten i mallen i alla nya databaser som du skapar automatiskt när du skapar en ny tom databas. En ny tabell öppnas i databladsvyn, precis som när du skapar nya tomma databaser utan att använda en mall.

Om du vill sluta använda den tomma mallen kan du ta bort eller byta namn på filen som heter tom. accdb (eller tom. mdb, för tidigare versioner av Access).

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×