Skapa en ny databas

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Den här artikeln beskriver den grundläggande processen för att starta Access och skapa en databas som ska användas på stationära datorer inte över Internet. Den lär du dig hur du skapar en stationär databas med hjälp av en mall och hur du skapar en databas från grunden genom att skapa dina egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Dessutom beskrivs några metoder som du kan använda för att lägga in befintliga data i den nya databasen.

I den här artikeln

Översikt

Skapa en databas med hjälp av en mall

Skapa en databas utan att använda en mall

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Lägga till en Programdel

Öppna en befintlig Accessdatabas

Använda Access 2007?

Översikt

Första gången du startar Access, eller om du stänger en databas utan att stänga Access, visas Microsoft Office Backstage-vyn.

Backstage-vyn är en utgångspunkt som du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas, visa föreslagna innehåll från Office.com – allt du kan använda Access för att göra med en databasfil eller utanför av en databas i stället för inom en databas.

Skapa en databas

När du öppnar Access visar fliken Nytt i Backstage-vyn. Fliken Nytt erbjuder flera sätt som du kan skapa en ny databas:

  • En tom databas    Börja från början om du vill använda. Det här är ett bra alternativ om du har mycket specifika designkrav eller har befintliga data som du vill att den omfattar eller införliva.

  • En mall som har installerats tillsammans med Access    Överväg att använda en mall om du startar ett nytt projekt och vill igång. Access levereras med flera mallarna som finns som standard.

  • En mall från Office.com    Du kan hitta många fler mallar på Office.com utöver de mallar som medföljer Access. Du behöver även öppna en webbläsare, mallarna som finns tillgängliga på fliken Nytt.

Lägga till i en databas

När du arbetar i en databas kan du lägga till fält, tabeller eller programdelar.

Programdelar är en funktion som gör att du kan använda flera relaterade databasobjekt tillsammans som om de var en. Till exempel kan en Programdel bestå av en tabell och ett formulär som baseras på tabellen. Du kan lägga till tabellen och formuläret samtidigt med hjälp av Programdel.

Du kan också skapa frågor, formulär, rapporter, makron - alla databasobjekt som du använde för att arbeta med.

Skapa en databas med hjälp av en mall

I Access finns en mängd mallar som du kan använda som-är eller som en start pekar. En mall är en är färdiga att använda databasen som innehåller alla tabeller, frågor, formulär, makron och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra problem, hantera kontakter eller registrera utgifter. Vissa mallar innehåller ett fåtal Exempelposter för att visa deras användning.

Om någon av mallarna passar dina behov, är med det vanligtvis det snabbaste sättet att hämta en databas igång. Men om du har data i ett annat program som du vill importera till Access kan du bestämma är det bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallar som har en datastruktur redan definierade och det kan kräva mycket arbete att anpassa din befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen på fliken Arkiv klickar du på Stäng. Backstage-vyn visar fliken Nytt.

  2. Flera uppsättningar med mallar är tillgängliga i fliken Nytt som är inbyggda i Access. Du kan hämta fler mallar från Office.com. Finns i nästa avsnitt i den här artikeln för information.

  3. Välj den mall som du vill använda.

  4. Access föreslår ett namn för databasen i rutan Filnamn – du kan ändra filnamnet, om du vill använda. Om du vill spara databasen på en annan mapp än den som visas under filnamnsrutan, klicka på Bild av knapp , bläddra till mappen som du vill spara filen och klicka sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.

    Obs!: Även om de båda använder SharePoint, är en skrivbordsdatabas länkad till en SharePoint-webbplats inte samma som en Webbdatabas med hjälp av Access Services. Om du vill använda en skrivbordsdatabas, måste du ha Access installerat. En Webbdatabas kan användas med en webbläsare.

  5. Klicka på Skapa.

    Access skapar en databas från den mall som du har valt och sedan öppnar databasen. För många mallar visas ett formulär där du kan börja lägga data. Om mallen innehåller exempeldata klickar du tar bort alla poster genom att klicka postväljare (skuggad ruta eller fältet precis till vänster om posten) och sedan göra följande:

    Klicka på Ta bort på fliken Start i gruppen poster. Bild av knapp

  6. Om du vill börja ange data, klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriva. Använd Navigeringsfönstret för att bläddra till andra formulär och rapporter som du vill använda. Vissa mallar innehåller ett Navigeringsformulär där du kan flytta mellan olika databasobjekt.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln använda en mall för att skapa en Access-databas.

Överst på sidan

Skapa en databas utan att använda en mall

Om du inte är intresserad av att använda en mall kan skapa du en databas genom att skapa dina egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall innebär det ena eller båda av följande:

  • Ange om du klistrar in, eller importera data till tabellen som skapas när du skapar en ny databas och upprepande processen med nya tabeller som du skapar med hjälp av kommandot tabell på fliken Skapa.

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller i processen.

Skapa en tom databas

  1. Klicka på Nytt på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.

  2. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn. Om du vill ändra platsen för fil från standard, klicka på Bläddra efter en plats där du vill placera databsen Bild av knapp (bredvid rutan Filnamn ) och bläddra till den nya platsen.

  3. Klicka på Skapa.

    Access skapar databasen med en tom tabell tabell1 och öppnas tabell1 i databladsvyn. Markören är placerad i den första tomma cellen i kolumnen Klicka på Lägg till.

  4. Börja skriva om du vill lägga till data eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Mata in data i datablad är utformade för att vara mycket om att arbeta i ett Excel-kalkylblad. Tabellstrukturen skapas när du anger data. När du lägger till en ny kolumn i databladet definieras ett nytt fält i tabellen. Datatyp för varje fält, baserat på de data som du har angett anges automatiskt.

Om du inte vill lägga till data i tabell1 just nu klickar du på Stäng Bild av knapp . Om du ändrat tabellen uppmanas du att spara ändringarna. Klicka på Ja om du vill spara ändringarna, klickar du på Nej om du vill ignorera dem eller klicka på Avbryt om du vill lämna tabellen öppen.

Tips: Access efter en fil med namnet Blank.accdb i mappen finns på [installera enhet]: \Program\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Om det finns är Blank.accdb mallen för alla nya tomma databaser, förutom webbdatabaser. Innehåll i den ärvs av alla nya tomma databaser. Det här är ett bra sätt att distribuera standardinnehåll, till exempel artikelnummer eller företag ansvarsfriskrivning och principer. Kom ihåg att Blank.accdb har ingen effekt på skapandet av tom nya databaser.

Viktigt!: Om du stänger tabell1 utan att spara det minst en gång, tas hela tabellen, även om du har angett data i den.

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen tabeller på fliken Skapa.

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell i databladsvyn    I databladsvyn klickar du anger data omedelbart och låta Access skapa tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamn tilldelas numeriskt (fält1, fält2 och så vidare) och anges automatiskt varje fältets datatyp, baserat på de data som du anger.

  1. Klicka på tabell på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

    Access skapar tabellen och markerar den första tomma cellen i kolumnen Klicka på Lägg till.

  2. Klicka på typ av fält som du vill lägga till på fliken fält i gruppen Lägg till och ta bort. Om den typ som du vill använda inte visas klickar du på Fler fält Bild av knapp .

  3. Access visar en lista över vanliga fälttyper. Klicka på den fälttyp du vill använda och det nya fältet läggs till i databladet vid insättningspunkten.

    Du kan flytta fältet genom att dra den. När du drar ett fält i ett datablad, visas en lodrät insättningspunkten stapel där fältet ska placeras.

  4. Om du vill lägga till data, börja skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet kopieringsdata från en annan källa i en Access-tabell.

  5. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver in det nya namnet.

    Du bör ge ett meningsfullt namn till varje fält, så att du vet vad det innehåller när det visas i fönstret Fältlista.

  6. Om du vill flytta en kolumn, klicka på dess rubrik för att markera kolumnen och dra kolumnen till den plats där du vill. Du kan också markera flera angränsande kolumner och sedan dra dem till en ny plats på en gång. Klicka på kolumnrubriken för den första kolumnen om du vill markera flera angränsande kolumner, och klicka på kolumnrubriken för den sista kolumnen medan du håller ned SKIFT.

Skapa en tabell i designvyn    I designläge kan skapa du först tabellstrukturen. Du och sedan växla till databladsvyn och ange data, eller ange data med hjälp av någon annan metod som du klistrar in eller importerar.

  1. Klicka på Tabelldesign på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

  2. Skriv ett namn i kolumnen Fältnamn för varje fält i tabellen och välj en datatyp i listan Datatyp.

  3. Om du vill kan ange du en beskrivning för varje fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören är placerad i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som texten i statusfältet för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista och för alla kontroller som har skapats för det fältet när du använder Formulärguiden eller Rapportguiden.

  4. När du har lagt till alla fält, spara tabellen nedan.

    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

  5. Du kan börja skriva data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn och klicka på i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa som beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du skapat tabellen kan är det en bra idé att granska och ange fältegenskaper. Medan vissa egenskaper är tillgängliga i databladsvyn, anges vissa egenskaper endast i designvyn. Om du vill växla till designvyn, högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designläge. Klicka på fältet i rutnätet om du vill se en fältegenskaper. Egenskaperna visas under rutnätet under Fältegenskaper.

Om du vill se en beskrivning av varje fältegenskapen klickar du på egenskapen och Läs beskrivning i rutan bredvid egenskapslistan under Fältegenskaper. Du kan få mer detaljerad information genom att klicka på knappen Hjälp.

I följande tabell beskrivs några av fältegenskaper justeras ofta.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen maximalt antal tecken som kan lagras i fältet. Det högsta värdet är 255. För numeriska fält i den här egenskapen anger vilken typ av tal som ska lagras (långt heltal dubbel, och så vidare). För datalagring effektivaste bör du tilldela den minsta mängden utrymme som du tror att du kommer att behöva för data. Du kan justera värdet uppåt senare, om behöver ändras.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Den påverkar inte de faktiska data som lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett anpassat format.

Indatamask

Använd den här egenskapen för att ange ett mönster för alla data som ska skrivas in i det här fältet. Detta säkerställer att alla data har angetts korrekt och att den innehåller önskat antal tecken. Klicka på Knappen Verktyg längst till höger i egenskapsrutan för hjälp om hur du skapar en indatamask.

Standardvärdet

Använd den här egenskapen för att ange standardvärdet som ska visas i det här fältet varje gång som har lagt till en ny post. Om du har en datum/tid-fält där du alltid vill spela in det datum då posten som har lagts till kan ange du ”datum()” (utan citattecken) som standardvärde.

Obligatorisk

Den här egenskapen anger om ett värde anges i det här fältet. Om du anger den här egenskapen till Ja kan Access du inte lägga till en ny post om inte ange ett värde för det här fältet.

Överst på sidan

Kopiera data från en annan källa till en Access-tabell

Om dina data finns i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. I allmänhet är det här fungerar bäst om dina data är redan indelade i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om dina data är i ett word bearbetningsprogram, är det bäst att separera kolumner med data med hjälp av tabbar eller konvertera data till en tabell i programmet word bearbetning innan du kopierar data. Om dina data måste redigering eller manipulera (till exempel avskiljande fullständiga namn i förnamn och efternamn), kanske du vill göra det här innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anges datatypen för varje fält beroende på vilken typ av data som hittas det. Till exempel om ett inklistrade fält innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid typ i det fältet. Om fältet inklistrade innehåller bara orden ”Ja” och ”ingen”, används på Ja/Nej i fältet.

Access namnger fält beroende på vad som hittas i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ som de rader som följer avgör Access att den första raden är en del av data och tilldelas fälten allmän namn (F1, F2 osv.). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de rader som följer avgör Access att den första raden består av fältnamn. Access kalkylbladsnamn fälten i enlighet med detta och innehåller inte den första raden i dina data.

Om Access tilldelar allmän fältnamn, bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förväxling. Använd följande procedur:

  1. Tryck på CTRL + S för att spara tabellen.

  2. Dubbelklicka på en kolumnrubrik i taget i databladsvyn, och Skriv ett beskrivande namn för varje kolumn.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och redigerar det fältnamn. Om du vill växla till designvyn, högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Designvy. Dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret om du vill växla tillbaka till databladsvyn.

Överst på sidan

Importera, lägga till eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som lagras i ett annat program och du vill importera data i en ny tabell eller lägga till i en befintlig tabell i Access. Du kan arbeta med personer som behålla data i andra program och du vill arbeta med informationen i Access genom att länka till den. Oavsett vilket Access är det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, en tabell i en annan Access-databas, en SharePoint-lista eller ett antal andra källor. Av hur du skiljer sig något, beroende på datakällan, men följande procedur kommer du igång.

  1. I Access, på fliken Externa Data i gruppen Importera och länka klickar du på kommandot för typ av fil som du importerar.

    Gruppen Importera och länka på fliken Externa data

    Om du importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du Excel. Om den programtyp av som du behöver inte visas klickar du på mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera och länka kan behöva du starta det program som du ursprungligen skapade data och använda det programmet att spara data i ett vanligt filformat (till exempel en avgränsad textfil ) innan du kan impor t dessa data i Access.

  2. Klicka på Bläddra om du vill söka efter data källfilen i dialogrutan Hämta externa Data eller Skriv den fullständiga sökvägen till källfilen för data i rutan filnamn.

  3. Klicka på det alternativ du vill använda (alla program kan du importera och vissa kan du bifoga eller länka) under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell med importerade data eller (med vissa program) kan du lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som innehåller en länk till data i källprogrammet.

  4. Om en guide startar, följer du anvisningarna på efterföljande sidor i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länka tabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt eller Länka tabeller. Välj de objekt som du vill använda och klicka sedan på OK.

    Exakt processen beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Tillfrågas du om du vill spara information om importåtgärden som du just har slutförts. Om du tror att du ska utföra den här samma importåtgärden igen, klicka på Spara importsteg och ange information. Du kan sedan enkelt utföra åtgärden senare genom att klicka på Sparade importer Bild av knapp i gruppen Importera och länka på fliken Externa Data. Klicka på Stäng om du inte vill spara information om åtgärden.

Om du väljer att importera en tabell, Access importerar data till en ny tabell och visar tabellen i gruppen tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till tabellen. Om du väljer att länka till data, skapas en länkad tabell i gruppen tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Lägga till en Programdel

Du kan använda en Programdel för att lägga till funktioner i en befintlig databas. En Programdel kan vara så enkla som en tabell eller det kan bestå av flera relaterade objekt, till exempel en tabell och ett bundet formulär.

Till exempel består Programdel kommentarer av en tabell med ett Räknare-fält, ett datumfält och PM-fält. Du kan lägga till en databas och använda det som-är eller med minimala anpassa.

  1. Öppna den databas som du vill lägga till en Programdel.

  2. Klicka på fliken Skapa.

  3. Klicka på Programdelar i gruppen mallar. En lista över tillgängliga delar öppnas.

  4. Klicka på den Programdel som du vill lägga till.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Accessdatabas

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  2. Bläddra till den databas som du vill öppna i dialogrutan Öppna.

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen om du vill öppna den i standardläget som anges i dialogrutan Access-alternativ eller läge som skapats av en administrativ princip.

    • Klicka på Öppna om du vill öppna databasen för delad åtkomst i ett nätverk så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna skrivskyddat läge om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsas och skrivas till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt om du vill öppna databasen med hjälp av exklusiv åtkomst. När du har en databas öppen med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker öppna databasen meddelandet ”filen används redan”.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst. Andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de är begränsade till skrivskyddat läge.

Obs!: Du kan öppna en datafil direkt i ett externt filformat som dBASE, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan också direkt öppna alla ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server. Access skapar en ny Accessdatabas i samma mapp som datafilen, och automatiskt lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

Tips

  • Klicka på senaste om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna på fliken Arkiv och sedan på filnamnet för databasen. Access öppnar databasen genom att använda samma inställningar som den hade den senaste gången du öppnade den. Om listan med senast använda filer inte visas på fliken Arkiv klickar du på Alternativ. Klicka på Klientinställningar i dialogrutan Access-alternativ. Ange hur många dokument som ska visas i listan senast använda dokument, upp till maximalt 50 under Visa.

    Du kan också visa senast använda databaser i navigering stapel i Backstage-vyn, för två musklick access: 1) på fliken Arkiv, 2) den senast använda databaser som du vill öppna. Markera kryssrutan snabbt komma åt detta antal senast använda databaser längst ned i fliken senaste och ställer sedan in antalet databaser som ska visas.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på kommandot Öppna på fliken Arkiv, kan du visa en lista med genvägar till databaser som du tidigare har öppnat genom att klicka på Mina senast använda dokument i dialogrutan Öppna.

Överst på sidan

Använda Access 2007?

Första gången du startar Access eller om du stänger en databas utan att stänga Access visas sidan Komma igång med Microsoft Office Access.

Skärmen Komma igång med Microsoft Office Access

Den här sidan är en utgångspunkt som du kan skapa en ny databas, öppna en befintlig databas eller visa föreslagna innehåll från Microsoft Office Online.

Access innehåller en mängd olika mallar som du kan snabba upp processen databasen skapades. En mall är en är färdiga att använda databasen som innehåller alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som du kan använda för att spåra problem, hantera kontakter eller registrera utgifter. Vissa mallar innehåller ett fåtal Exempelposter för att visa deras användning. Mallen databaser kan användas som de är eller du kan anpassa dem så att den bättre passar dina behov.

Om någon av mallarna passar dina behov, är med det vanligtvis det snabbaste sättet att hämta en databas igång. Men om du har data i ett annat program som du vill importera till Access kan du bestämma är det bättre att skapa en databas utan att använda en mall. Mallar som har en datastruktur redan definierade och det kan kräva mycket arbete att anpassa din befintliga data till mallens struktur.

  1. Om du har en databas öppen, klicka på Microsoft Office-knappen och klicka sedan på Stäng databas Bild av knapp om du vill visa sidan Komma igång med Microsoft Office Access.

  2. Flera mallar för aktuell visas i mitten av sidan Komma igång med Microsoft Office Access och mer blir tillgängliga när du klickar på länkarna i fönstret Mallkategorier. Du kan hämta fler mallar från Office Online-webbplats. Finns i nästa avsnitt i den här artikeln för information.

  3. Klicka på den mall som du vill använda.

  4. Access föreslår ett namn för databasen i rutan Filnamn – du kan ändra filnamnet, om du vill använda. Om du vill spara databasen på en annan mapp än den som visas under filnamnsrutan, klicka på Bild av knapp , bläddra till mappen som du vill spara filen och klicka sedan på OK. Du kan också skapa och länka databasen till en SharePoint-webbplats.

  5. Klicka på Skapa (eller ladda ned, för en Office Online-mall).

    Access skapar eller laddar ned databasen och öppnar den. Ett formulär visas där du kan börja lägga data. Om mallen innehåller exempeldata klickar du tar bort alla poster genom att klicka postväljare (skuggad ruta eller fältet precis till vänster om posten) och sedan göra följande:

    Klicka på Ta bort på fliken Start i gruppen poster. Bild av knapp

  6. Om du vill börja ange data, klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriva. Använda navigeringsfönstret för att bläddra till andra formulär och rapporter som du vill använda.

Om du inte kan hitta en mall som passar dina behov på sidan Komma igång med Microsoft Office Access, och du är ansluten till Internet, kan du utforska Office Online-webbplats för en större markering.

  1. Klicka på mallar under Mer på Office Online på sidan Komma igång med Microsoft Office Access.

    Startsidan för mallar på Office Online visas i webbläsarfönstret.

  2. Använd Office Online navigering och sökverktyg för att hitta Access-mall som du vill använda och följ anvisningarna för att hämta den. När du hämtar en mall är en databasfil hämtas till datorn och öppnas i en ny instans av Access. I de flesta fall utformade mallen för att öppna ett formulär så att du kan börja lägga data direkt.

Mer information om hur du arbetar med mallar finns i artikeln Guide till Access 2007-mallar.

Överst på sidan

Om du inte är intresserad av att använda en mall kan skapa du en databas genom att skapa dina egna tabeller, formulär, rapporter och andra databasobjekt. I de flesta fall omfattar detta vanligtvis något eller båda av följande:

  • Ange om du klistrar in, eller importera data till tabellen som skapas när du skapar en ny databas och upprepande processen med nya tabeller som du skapar med hjälp av kommandot tabell på fliken Skapa.

  • Importera data från andra källor och skapa nya tabeller i processen.

  1. Klicka på Tom databas under Ny tom databas på sidan Komma igång med Microsoft Office Access.

    Knappen Tom databas

  2. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn i fönstret Tom databas. Om du inte anger ett filnamnstillägg läggs den till automatiskt. Om du vill ändra platsen för fil från standard, klicka på Bläddra efter en plats där du vill placera databsen Bild av knapp (bredvid rutan Filnamn ) och bläddra till den nya platsen.

  3. Klicka på Skapa.

    Access skapar databasen med en tom tabell tabell1 och öppnas tabell1 i databladsvyn. Markören är placerad i den första tomma cellen i kolumnen Lägg till nytt fält.

  4. Börja skriva om du vill lägga till data eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Ange information i databladsvyn är utformade för att vara mycket om att arbeta i ett Microsoft Office Excel 2007 kalkylblad. Tabellstrukturen skapas när du anger data – när du lägger till en ny kolumn i tabellen som ett nytt fält är definierad. Datatyp för varje fält, baserat på de data som du har angett anges automatiskt.

Om du inte vill ange information i tabell1 just nu klickar du på Stäng Bild av knapp . Om du ändrat tabellen uppmanas du att spara ändringar i tabellen. Klicka på Ja om du vill spara ändringarna, klickar du på Nej om du vill ignorera dem eller klicka på Avbryt om du vill lämna tabellen öppen.

Viktigt!: Om du stänger tabell1 utan att spara det minst en gång, tas hela tabellen, även om du har angett data i den.

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av kommandona i gruppen tabeller på fliken Skapa.

Bild av menyfliksområdet i Access

Skapa en tabell i databladsvyn    I databladsvyn klickar du anger data omedelbart och låta Access skapa tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamn tilldelas numeriskt (fält1, fält2 och så vidare) och anges automatiskt varje fältets datatyp, baserat på de data som du anger.

  1. Klicka på tabell på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

    Access skapar tabellen och markerar den första tomma cellen i kolumnen Lägg till nytt fält.

    Obs!: Om du inte ser en kolumn för Lägg till nytt fält, kanske du är i Design-vyn i stället för databladsvyn. Dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret om du vill växla till databladsvyn. Access uppmanas du att spara den nya tabellen och sedan växlar till databladsvyn.

  2. Klicka på Nytt fält på fliken datablad i gruppen fält och kolumner. Bild av knapp

    Fönstret Fältmallar som innehåller en lista över vanliga fälttyper visas. Om du dubbelklickar på eller dra ett av dessa fält i databladet Access lägger till ett fält med detta namn och anger dess egenskaper till lämpliga värden för den typen av fält. Du kan ändra egenskaperna senare, om du vill använda. Om du drar fältet måste du dra den till ett område i databladet som innehåller data. En lodrät insättningspunkten stapel visas med där fältet ska placeras.

  3. Om du vill lägga till data, börja skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet kopieringsdata från en annan källa i en Access-tabell.

  4. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver in det nya namnet.

    Det är en bra idé att ge ett meningsfullt namn till varje fält, så att du vet vad det innehåller när det visas i fönstret Fältlista.

  5. Om du vill flytta en kolumn klickar du på dess rubrik för att markera kolumnen och dra kolumnen till önskad plats.

    Du kan också markera flera angränsande kolumner och sedan dra dem till en ny plats på en gång. Klicka på kolumnrubriken för den första kolumnen om du vill markera flera angränsande kolumner, och klicka på kolumnrubriken för den sista kolumnen medan du håller ned SKIFT.

Skapa en tabell i designvyn    I designläge kan skapa du först den nya tabellen struktur. Du och sedan växla till databladsvyn och ange data, eller ange data med hjälp av någon annan metod som du klistrar in eller importerar.

  1. Klicka på Tabelldesign på fliken Skapa i gruppen tabeller. Bild av knapp

  2. Skriv ett namn i kolumnen Fältnamn för varje fält i tabellen och välj en datatyp i listan Datatyp.

    Obs!: Om du inte kan se kolumnerna Fältnamn och Datatyp, kanske i databladsvyn i stället för Design-vyn. Om du vill växla till designvyn, högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designläge Bild av knapp . Access du uppmanas att ange ett namn för den nya tabellen och sedan växlar till designvyn.

  3. Om du vill kan ange du en beskrivning för varje fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen visas sedan i statusfältet när markören är placerad i fältet i databladsvyn. Beskrivningen används också som texten i statusfältet för alla kontroller i ett formulär eller en rapport som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista och för alla kontroller som har skapats för det fältet när du använder Formulärguiden eller Rapportguiden.

  4. När du har lagt till alla fält, spara tabellen nedan.

    • Klicka på Microsoft Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

  5. Du kan börja skriva data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn och klicka på i den första tomma cellen. Du kan också klistra in data från en annan källa som beskrivs i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

Skapa en tabell med hjälp av en mall    I Access finns mallar för vanliga typer av tabeller. Du kan skapa en fullständig tabellstruktur med fält redan konfigurerat och är redo för användning med en enda musklickning. Om det behövs kan du lägga till eller ta bort fält så att tabellen passar dina behov.

  1. Klicka på Tabellmallar på fliken Skapa i gruppen tabeller och välj något av de tillgängliga mallarna i listan.

  2. Om du vill lägga till data, börja skriva i den första tomma cellen eller klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Kopiera data från en annan källa i en Access-tabell.

    • Ta bort en kolumn   

      1. Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Ta bort kolumn Bild av knapp .

    • Lägga till en ny kolumn   

      1. Klicka på Nytt fält på fliken datablad i gruppen fält och kolumner. Bild av knapp

      2. Fönstret Fältmallar som innehåller en lista över vanliga fälttyper visas. Om du dubbelklickar på eller dra ett av dessa fält i databladet Access lägger till ett fält med detta namn och anger dess egenskaper till lämpliga värden för den typen av fält. Du kan ändra egenskaperna senare, om du vill använda. Om du drar fältet måste du dra den till ett område i databladet som innehåller data. En lodrät insättningspunkten stapel visas med där fältet ska placeras.

  3. Spara tabellen nedan.

    • Klicka på Microsoft Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

Ange fältegenskaper i designvyn    Oavsett hur du skapat tabellen kan är det en bra idé att granska och ange fältegenskaper. Detta kan endast göras i designvyn. Om du vill växla till designvyn, högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designläge. Klicka på fältet i rutnätet om du vill se en fältegenskaper. Egenskaperna visas under rutnätet under Fältegenskaper.

Om du vill se en beskrivning av varje fältegenskapen klickar du på egenskapen och Läs beskrivning i rutan bredvid egenskapslistan under Fältegenskaper. Du kan få mer detaljerad information genom att trycka på F1.

I följande tabell beskrivs några av fältegenskaper justeras ofta.

Egenskap

Beskrivning

Fältstorlek

För textfält anger den här egenskapen maximalt antal tecken som kan lagras i fältet. Det högsta värdet är 255. För numeriska fält i den här egenskapen anger vilken typ av tal som ska lagras (långt heltal dubbel, och så vidare). För datalagring effektivaste bör du tilldela den minsta mängden utrymme som du tror att du kommer att behöva för data. Du kan justera värdet uppåt senare, om behöver ändras.

Format

Den här egenskapen anger hur data visas. Den påverkar inte de faktiska data som lagras i fältet. Du kan välja ett fördefinierat format eller ange ett anpassat format.

Indatamask

Använd den här egenskapen för att ange ett mönster för alla data som ska skrivas in i det här fältet. Detta säkerställer att alla data har angetts korrekt och att den innehåller önskat antal tecken. Klicka på Knappen Verktyg längst till höger i egenskapsrutan för hjälp om hur du skapar en indatamask.

Standardvärdet

Använd den här egenskapen för att ange standardvärdet som ska visas i det här fältet varje gång som har lagt till en ny post. Om du har en datum/tid-fält där du alltid vill spela in det datum då posten som har lagts till kan ange du ”datum()” (utan citattecken) som standardvärde.

Obligatorisk

Den här egenskapen anger om ett värde anges i det här fältet. Om du anger den här egenskapen till Ja kan Access du inte lägga till en ny post om inte ange ett värde för det här fältet.

Överst på sidan

Om dina data finns i ett annat program, till exempel Office Excel 2007, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. I allmänhet är det här fungerar bäst om dina data är redan indelade i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om dina data är i ett word bearbetningsprogram, är det bäst att separera kolumner med data med hjälp av tabbar eller konvertera data till en tabell i programmet word bearbetning innan du kopierar data. Om dina data måste redigering eller manipulera (till exempel avskiljande fullständiga namn i förnamn och efternamn), kanske du vill göra det här innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anges datatypen för varje fält beroende på vilken typ av data som hittas det. Till exempel om ett inklistrade fält innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid typ i det fältet. Om fältet inklistrade innehåller bara orden ”Ja” och ”ingen”, används på Ja/Nej i fältet.

Access namnger fält beroende på vad som hittas i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ som de rader som följer avgör Access att den första raden är en del av data och tilldelas fälten allmän namn (F1, F2 och så vidare). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de rader som följer avgör Access att den första raden består av fältnamn. Access kalkylbladsnamn fälten i enlighet med detta och innehåller inte den första raden i dina data.

Om Access tilldelar allmän fältnamn, bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förväxling. Använd följande procedur:

  1. Spara tabellen.

    • Klicka på Microsoft Office-knappen och klicka på Spara eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

  2. Dubbelklicka på en kolumnrubrik i taget i databladsvyn, och skriv sedan ett giltigt fältnamn för varje kolumn. Det verkar som om du skriver över data men rubrikraden innehåller fältnamn, inte data.

  3. Spara tabellen igen.

Obs!: Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och redigerar det fältnamn. Om du vill växla till designvyn, högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Designvy. Dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret om du vill växla tillbaka till databladsvyn.

Överst på sidan

Du kanske har data som lagras i ett annat program och du vill importera data i en ny tabell eller lägga till i en befintlig tabell i Access. Du kan arbeta med personer som behålla data i andra program och du vill arbeta med informationen i Access genom att länka till den. Oavsett vilket Access är det enkelt att arbeta med data från andra källor. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, en tabell i en annan Access-databas, en SharePoint-lista eller ett antal andra källor. Av hur du skiljer sig något, beroende på datakällan, men följande procedur kommer du igång.

  1. På fliken Externa Data i gruppen Importera i Access, klickar du på kommandot för typ av fil som du importerar.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Om du importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du Excel. Om den programtyp av som du behöver inte visas klickar du på mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera kan du behöva starta det program som du ursprungligen skapade data och sedan använda det för att spara data i en gemensam fil formatera (till exempel en avgränsad textfil ) innan du kan importera dessa data i Access.

  2. Klicka på Bläddra om du vill söka efter data källfilen i dialogrutan Hämta externa Data eller Skriv den fullständiga sökvägen till källfilen för data i rutan filnamn.

  3. Klicka på det alternativ du vill använda (alla program kan du importera och vissa kan du bifoga eller länka) under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell med importerade data eller (med vissa program) kan du lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som innehåller en länk till data i källprogrammet.

  4. Om en guide startar, följer du anvisningarna på efterföljande sidor i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du importerar objekt eller länka tabeller från en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt eller Länka tabeller. Välj de objekt du vill använda och klicka på OK.

    Exakt processen beror på om du väljer att importera, lägga till eller länka data.

  5. Tillfrågas du om du vill spara information om importåtgärden som du just har slutförts. Om du tror att du ska utföra den här samma importåtgärden igen, klicka på Spara importsteg och ange information. Du kan enkelt upprepar åtgärden vid ett senare tillfälle genom att klicka på Sparade importer Bild av knapp i gruppen Importera på fliken Externa Data. Klicka på Stäng om du inte vill spara information om åtgärden.

Om du väljer att importera en tabell, Access importerar data till en ny tabell och visar tabellen i gruppen tabeller i navigeringsfönstret. Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs data till tabellen. Om du väljer att länka till data, skapas en länkad tabell i gruppen tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Bläddra till den databas som du vill öppna i dialogrutan Öppna.

  3. Gör något av följande:

    • Dubbelklicka på databasen om du vill öppna den i standardläget som anges i dialogrutan Access-alternativ eller läge som skapats av en administrativ princip.

    • Klicka på Öppna om du vill öppna databasen för delad åtkomst i en miljö för flera användare så att du och andra användare kan läsa och skriva till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna skrivskyddat läge om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst så att du kan visa men inte redigera den. Andra användare kan fortfarande läsas och skrivas till databasen.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt om du vill öppna databasen med exklusiv åtkomst. När du har en databas öppen med exklusiv åtkomst får alla andra som försöker öppna databasen meddelandet ”filen används redan”.

    • Klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst. Andra användare kan fortfarande öppna databasen, men de är begränsade till skrivskyddat läge.

Om du inte kan hitta den databas som du vill öppna   

  1. Klicka på Den här datorn i dialogrutan Öppna eller klicka på Den här datorn i listan Leta i.

  2. I listan över enheter kan högerklicka på den enhet som du tror innehåller databasen och klicka sedan på Sök.

  3. Skriv dina sökvillkor i dialogrutan Sökresultat och klicka på Sök att söka efter databasen.

  4. Om databasen finns dubbelklickar du på den för att öppna den.

  5. Du måste klicka på Avbryt i dialogrutan Öppna att öppna databasen. Stäng dialogrutan Sökresultat.

Obs!: Du kan öppna en datafil direkt i ett externt filformat som dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan öppna en ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro också direkt. Access skapar en ny Accessdatabas i samma mapp som datafilen, och automatiskt lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

  • Om du vill öppna en av de senast öppnade databaserna klickar du på filnamnet för databasen i listan Öppna senast använda databaser på sidan Komma igång med Microsoft Office Access. Databasen öppnas med samma inställningar som den hade senast du öppnade den. Om listan med senast använda filer inte visas klickar du på Microsoft Office-knappen och klicka sedan på Access-alternativ. Klicka på Avancerat i dialogrutan Access-alternativ. Ange hur många dokument som ska visas i listan senast använda dokument, upp till maximalt nio under Visa.

  • Om du öppnar en databas genom att klicka på Microsoft Office-knappen och sedan använda kommandot Öppna kan du visa en lista med genvägar till databaser som du tidigare har öppnat genom att klicka på Mina senast använda dokument i den öppen dialogrutan.

Överst på sidan

När du skapar en ny tom databas öppnas en ny tabell där du kan ange data, men inga andra objekt skapas i databasen. Om du vill andra objekt, t ex formulär, rapporter, makron eller fler tabeller presentera i alla nya databaser som du har skapat kan skapa du en anpassad tom mall som innehåller dessa objekt. Sedan innehåller nästa gång du skapar en ny databas redan dessa objekt i mallen. Förutom dessa objekt innehåller mallen tabeller förifylld med data, samt eventuella särskilda konfigurationsinställningarna, Databasegenskaper, referenser eller kod som du vill ha i alla nya databaser.

Anta att du har en samling makron som du vill använda i alla dina projekt. Om du skapar en tom mall som innehåller dessa makron innehåller dem i några nya databaser som du skapar i Access.

Du kan skapa tomma mallar i filformatet Office Access 2007, Access 2002-2003-filformat eller Access 2000-filformat. Mallen måste ha namnet Blank.accdb för Office Access 2007-filformat och Blank.mdb för tidigare filformat.

  • Om standardfilformatet är inställd på Access 2000- eller Access 2002 - 2003, används Blank.mdb som tom mall-filens namn. Den nya databasen skapas i samma filformat som Blank.mdb. Även om standardfilformatet är Access 2000, om mall med namnet Blank.mdb i Access 2002-2003-filformat, att till exempel några nya databaser som du skapar i Access 2002-2003-format.

  • Om standardfilformat anges till Access 2007 används Blank.accdb som filnamn för mallen tom.

Hur ändrar jag standardfilformatet?

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Access-alternativ.

  2. Klicka på vanliga i dialogrutan Access-alternativ.

  3. Markera det format du vill använda under Skapa databaser från listrutan filformat som standard.

Om du vill skapa en tom mall, gör du något av följande:

  • Skapa en ny databas (du kan namnge tom eller ge det ett tillfälligt namn) och sedan importera eller skapa de objekt som du vill ska ingå i mallen.

  • Gör en kopia av en befintlig databas som redan innehåller objekt som du vill ha i mallen och ta sedan bort alla objekt som du inte vill använda.

Efter att du har de objekt som du vill använda i mallen kan spara du den på en viss plats.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen och peka sedan på Spara som.

  2. Klicka på det filformat du vill använda för mallen under Spara databasen i ett annat format.

  3. I dialogrutan Spara som bläddrar du till någon av dessa två mall-mappar:

    • System mallmapp    Till exempel C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Mallen användarmapp    Till exempel:

      • I Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • I Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\användarnamn\Application programmet Data\Microsoft\Mallar

        Obs!: En tom mall i mappen System mall åsidosätter tom mallar i mappar som användaren mall.

  4. Skriv Blank.accdb (eller Blank.mdb, om du skapar en tidigare version mall) i rutan filnamn och klicka sedan på Spara.

Nu när den nya mallen finns på plats, när du skapar en ny tom databas, med objekt i mallen i en ny databas som du skapar som standard. Access öppnar en ny tabell i databladsvyn, som när du skapar nya tomma databaser utan att använda en mall.

Om du vill sluta använda den tomma mallen, ta bort eller byta namn på filen som heter Blank.accdb (eller Blank.mdb för tidigare versioner av Access).

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×