Skapa en katalog med namn, adresser och annan information

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan koppla data i ett enstaka dokument, till exempel en medlemskap katalog, katalog eller delar lista med hjälp av funktionen katalog i Word.

  1. Klicka på Starta koppling på fliken Utskick och klicka sedan på Step by Step-Guiden Koppla dokument.

    Starta guiden Koppla dokument

  2. Klicka på katalog i åtgärdsfönstret Koppla dokument till höger på skärmen, under Välj dokumenttyp.

  3. Klicka på längst ned i fönstret KopplaNästa: starta dokument.

    Klicka på till och med 6 steg dokumentkopplingen

  4. Under Välj startdokument finns följande alternativ:

    • Använd aktuellt dokument: Använda det aktuella dokumentet på skärmen som huvuddokumentet.

    • Utgå från en mall: Välj en av mallarna som är färdiga att använda dokumentkoppling.

    • Börja med ett befintligt dokument: Öppna ett befintligt dokument ska användas som din huvuddokumentet.

      Välj det alternativ du vill använda och klicka sedan på Nästa: Välj mottagare.

  5. När du öppnar eller skapar en datakälla med hjälp av guiden Koppla dokument, anger du att en viss variabel information för kopplingen. Använd någon av följande metoder för att koppla huvuddokumentet till datakällan.

    1. Klicka på Använd en befintlig lista under Välj mottagare i åtgärdsfönstret Koppla dokument.

    2. Klicka på Bläddra under Använd en befintlig lista.

    3. Markera den fil som innehåller den variabla information som du vill använda i dialogrutan Välj datakälla och klicka sedan på Öppna.

    4. Markera namnen du vill ska ingå i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.

      Hur gör jag?

      1. Gör något av följande:

        Använd kryssrutorna för att ange namn

        Den här metoden är mest användbar om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid namnen som du vill ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de namn som du vill undanta.

        Tips: Om du vet att du vill ta med delen av listan i katalogen, är Markera allt först det enkelt att avmarkera vissa poster. På samma sätt om du vill ta med bara några få poster i listan klickar du på Radera alla och välj sedan de poster du vill ha.

        Sortera objekt i listan

        Detta är användbart om du vill se objekt i alfabetisk eller numerisk ordning. Klicka på kolumnrubriken för det objekt du vill sortera efter. Till exempel om du vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

        Filtrera objekt i listan

        Det här är användbart om listan innehåller poster som du vet du inte vill se eller ha med i katalogen. När du har filtrerat listan kan använda du kryssrutorna inkludera och exkludera poster enligt beskrivningen i föregående avsnitt.

        Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det objekt du vill filtrera efter och klicka sedan på något av följande:

        • (Tomma) visar alla poster där motsvarande fält är tomt.

        • (Ifyllda) visar alla poster där motsvarande fält är ifyllt.

        • Om datakällan innehåller poster med samma information och kolumnen innehåller tio eller färre unika värden, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region, kan du filtrera efter Australien.

          Dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas endast posterna du valt. Om du vill visa alla poster igen klickar du på (alla).

          Tips: 

          • För avancerad sortering och filtrering, klickar du på pilen bredvid ett kolumnnamn och klicka sedan på (Avancerat). Använd flikarna Filtrera poster och Sortera poster för att konfigurera sortera eller filtrera frågan som du vill använda.

          • Om du har installerat ett adressverifieringsprogram klickar du på Validera adresser i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta adresserna i listan.

      2. Klicka på OK för att återgå till åtgärdsfönstret Koppla dokument. Word använder mottagarna som du angett för katalogen.

    1. Klicka på Välj från Outlook-kontakter under Välj mottagare i åtgärdsfönstret Koppla dokument.

    2. Klicka på Välj mappen Kontakter under Välj från Outlook-kontakter.

    3. Välj mappen Outlook-kontakter som du vill använda i dialogrutan och klicka på OK.

    4. Markera namnen du vill ska ingå i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.

      Hur gör jag?

      1. Gör något av följande:

        Använd kryssrutorna för att ange namn

        Den här metoden är mest användbar om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid namnen som du vill ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de namn som du vill undanta.

        Tips: Om du vet att du vill ta med delen av listan i katalogen, är Markera allt först det enkelt att avmarkera vissa poster. På samma sätt om du vill ta med bara några få poster i listan klickar du på Radera alla och välj sedan de poster du vill ha.

        Sortera objekt i listan

        Detta är användbart om du vill se objekt i alfabetisk eller numerisk ordning. Klicka på kolumnrubriken för det objekt du vill sortera efter. Till exempel om du vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

        Filtrera objekt i listan

        Det här är användbart om listan innehåller poster som du vet du inte vill se eller ha med i katalogen. När du har filtrerat listan kan använda du kryssrutorna inkludera och exkludera poster enligt beskrivningen i föregående avsnitt.

        Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det objekt du vill filtrera efter och klicka sedan på något av följande:

        • (Tomma) visar alla poster där motsvarande fält är tomt.

        • (Ifyllda) visar alla poster där motsvarande fält är ifyllt.

        • Om datakällan innehåller poster med samma information och kolumnen innehåller tio eller färre unika värden, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region, kan du filtrera efter Australien.

          Dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas endast posterna du valt. Om du vill visa alla poster igen klickar du på (alla).

          Tips: 

          • För avancerad sortering och filtrering, klickar du på pilen bredvid ett kolumnnamn och klicka sedan på (Avancerat). Använd flikarna Filtrera poster och Sortera poster för att konfigurera sortera eller filtrera frågan som du vill använda.

          • Om du har installerat ett adressverifieringsprogram, kan du klicka på Validera i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta adresserna i listan.

      2. Klicka på OK för att återgå till åtgärdsfönstret Koppla dokument. Word använder mottagarna som du angett för katalogen.

    1. Klicka på Ange en ny lista under Välj mottagare i åtgärdsfönstret Koppla dokument.

    2. Klicka på Skapa under Ange en ny lista.

    3. Skriv den information som du vill ska ingå i den första posten i dialogrutan Ny adresslista. Du behöver inte fylla i alla fält.

    4. Klicka på Ny post om du vill avsluta den första posten och gå vidare till en ny post.

    5. Lägga till poster tills du är klar och klicka sedan på Stäng.

    6. Skriv ett namn för adresslistan i rutan filnamn i dialogrutan Spara adresslista och välj en mapp för att spara listan i.

      Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Det är bäst att spara adresslistan här eftersom det här är också standardmapp som Word söker efter datakällor. Så om du vill använda den här adresslistan i en senare dokumentkoppling kan du inte navigera mellan filer och mappar för att leta reda på filen.

    7. Klicka på Spara.

    8. Markera namnen du vill ska ingå i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.

      Hur gör jag?

      1. Gör något av följande:

        Använd kryssrutorna för att ange namn

        Den här metoden är mest användbar om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid namnen som du vill ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de namn som du vill undanta.

        Tips: Om du vet att du vill ta med delen av listan i katalogen, är Markera allt först det enkelt att avmarkera vissa poster. På samma sätt om du vill ta med bara några få poster i listan klickar du på Radera alla och välj sedan de poster du vill ha.

        Sortera objekt i listan

        Detta är användbart om du vill se objekt i alfabetisk eller numerisk ordning. Klicka på kolumnrubriken för det objekt du vill sortera efter. Till exempel om du vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

        Filtrera objekt i listan

        Det här är användbart om listan innehåller poster som du vet du inte vill se eller ha med i katalogen. När du har filtrerat listan kan använda du kryssrutorna inkludera och exkludera poster enligt beskrivningen i föregående avsnitt.

        Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det objekt du vill filtrera efter och klicka sedan på något av följande:

        • (Tomma) visar alla poster där motsvarande fält är tomt.

        • (Ifyllda) visar alla poster där motsvarande fält är ifyllt.

        • Om datakällan innehåller poster med samma information och kolumnen innehåller tio eller färre unika värden, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region, kan du filtrera efter Australien.

          Dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas endast posterna du valt. Om du vill visa alla poster igen klickar du på (alla).

          Tips: 

          • För avancerad sortering och filtrering, klickar du på pilen bredvid ett kolumnnamn och klicka sedan på (Avancerat). Använd flikarna Filtrera poster och Sortera poster för att konfigurera sortera eller filtrera frågan som du vill använda.

          • Om du har installerat ett adressverifieringsprogram, kan du klicka på Validera i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta adresserna i listan.

      2. Klicka på OK för att återgå till åtgärdsfönstret Koppla dokument. Word använder mottagarna som du angett för katalogen.

  6. Klicka på Nästa: Ordna katalogen.

  7. Om du inte redan har gjort, i dokumentfönstret, skriver du den text du vill upprepa för varje objekt i katalogen. Till exempel ta med etiketter som namn: och adress:.

    Obs!: Vid den här tidpunkten inte innehåller text som du vill skriva ut endast en gång i det färdiga dokumentet.

  8. Infoga kopplingsinstruktioner där du vill koppla namn, adresser och annan information från datakällan. Infoga till exempel ett kopplingsfält i efter en etikett, företag: «Företag».

    Hur gör jag?

    1. Klicka där du vill infoga fältet i huvuddokumentet.

    2. Infoga något av följande:

      Adressblock med namn, adress och annan information

      1. Klicka på Adressblock.

      2. I dialogrutan Infoga adressblock markerar du de adresselement som du vill ta med och format som du vill använda och klicka sedan på OK.

        Om dialogrutan Matcha fält visas har Word kan det går inte att hitta en del av den information som behövs för adressblocket. Klicka på pilen bredvid (inte tillgängligt) och välj sedan fältet från datakällan som motsvarar fältet som krävs för dokumentkopplingen.

      Andra informationsfält

      1. Klicka på fler objekt och gör sedan något av följande:

        • Om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som dina fält, klickar du på Adressfält.

        • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i en databas klickar du på Databasfält.

      2. Klicka på fältet i rutan Fält.

      3. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.

        Om dialogrutan Matcha fält visas har Word kan inte hitta en del av informationen som behövs för att infoga fältet. Klicka på pilen bredvid (inte tillgängligt) och välj sedan fältet från datakällan som motsvarar fältet som krävs för dokumentkopplingen.

        Obs!: Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

    3. Upprepa steg ett och b för alla fält som du vill infoga.

      Meddelanden: 

      • Du kan inte skriva tecken för kopplingsinstruktioner («») manuellt eller använda kommandot SymbolInfoga-menyn. Du måste använda åtgärdsfönstret Koppla dokument.

      • Om kopplingsinstruktionerna visas inom klammerparentes, till exempel {MERGEFIELD Stad}, visas Word fältkoder i stället för fältresultaten. Detta påverkar inte kopplingen, men om du vill visa resultatet i stället, högerklickar du på fältkoden och klicka sedan på Växla fältkoder på snabbmenyn.

    4. Om du vill kan ändra du formatet för kopplade data.

      Hur gör jag?

      Om du vill formatera kopplade data måste du formatera kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet. Formatera inte data i datakällan, eftersom den formateringen inte bevaras när du infogar informationen i dokumentet.

      1. I huvuddokumentet markerar du det fält som innehåller den information du vill formatera, inklusive de omgivande tecknen för kopplingsinstruktioner («»).

      2. Ändra teckensnitt och annan formatering som du gillar.

  9. När du är klar huvuddokumentet och infogat alla kopplingsinstruktioner, klickar du på Spara somArkiv-menyn. Namnge dokumentet och klicka sedan på Spara.

  10. Klicka på Nästa: Förhandsgranska katalogen.

  11. Om du vill förhandsgranska objekten i ordning klickar du på knapparna tillbaka och framåt. Eller, om du vill söka efter och förhandsgranska ett visst objekt, klicka på Sök efter en mottagare och ange sökvillkoren i dialogrutan Sök post.

  12. Om det behövs, finjustera mottagarlistan. Gör något av följande:

    • Om du vill utelämna en viss mottagare från kopplingen, klickar du på Utelämna denna mottagare.

    • Om du vill ändra listan med mottagare klickar du på Redigera mottagarlista och gör ändringarna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

  13. Klicka på Nästa: Slutföra dokumentkopplingen.

  14. Klicka På nytt dokument under Sammanfoga.

  15. Gör något av följande i dialogrutan Koppla till ett nytt dokument och klicka sedan på OK.

    • Klicka på alla om du vill sammanfoga alla poster.

    • Om du vill sammanfoga den post som du ser i dokumentfönstret klickar du på aktuell post.

    • Om du vill koppla en mängd poster, klickar du på från och anger sedan postnumren i rutorna från och till.

      Word öppnas ett nytt dokument som innehåller de enskilda posterna.

  16. Lägga till sidhuvuden, sidfötter och annan text som du vill använda.

    Till exempel kopplade data formateras som en tabell kan lägga till kolumnrubriker i tabellen när data kopplas.

  17. Spara eller skriva ut katalogen precis som vanligt dokument.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×