Skapa en katalog med namn, adresser och annan information

Katalog funktionen i Word koppla data till ett enskilt dokument, till exempel en lista över medlemskap, kataloger och delar. Eftersom du kan slå samman flera typer av data källor kan du skapa rapporter från databaser, till exempel använda alla formateringsfunktioner i Word.

Exempel på kopplad katalog

Starta dokumentet

  1. Öppna ett tomt dokument.

  2. Gå till utskick > starta > katalogenför dokument koppling .

  1. Gå till Utskick > Välj mottagare.

  2. Välj en datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

  3. Välj Arkiv > Spara.

Om du behöver redigera din distributionslista läser du Dokumentkoppling: Redigera mottagare.

I det här läget tar du inte med den text du bara vill skriva ut en gång i det resulterande katalog dokumentet.

  1. Skriv den text du vill upprepa för varje objekt i katalogen, till exempel Namn: eller adress: etiketter för enskilda poster.

  2. Klicka eller tryck på den plats i dokumentet där du vill lägga till en kopplings instruktion och infoga ett kopplat fält. Mer information finns i koppla dokument

    Tips: 

    • Om du vill skapa en tabell med en etikett eller rubrik rad skapar du ett dokument huvud. Placera etikett raden för tabellen i sidhuvudet. Placera sedan kopplings instruktionerna i bröd texten i dokumentet.

    • Rubriken för tabell inuti rubrik, tabell i brödtext

    • Det här fungerar bra för långa kataloger som sträcker sig över flera sidor, allteftersom en rubrik skapas för varje sida.

    Du kan inte skriva tecken för kopplings instruktioner («») manuellt. Du måste använda åtgärds fönstret Koppla dokument.

    Menyn Infoga kopplings instruktion

    Om kopplings instruktionerna visas inom klammerparentes, till exempel {MERGEFIELD City}, visas fält koder i stället för fält resultat. Det påverkar inte kopplingen, men det är svårt att formatera. Högerklicka på fält koden och välj Växla fält koder på snabb menyn.

    Växla fält koder markerade

    Om en del av din adress eller andra fält saknas läser du Koppla dokument: Matcha fält och korrigerar det.

  3. Upprepa steg 2 efter behov.

  4. När du är klar med huvud dokumentet och infogat alla kopplings instruktioner går du till arkiv > Spara som.

  1. Gå till > Förhandsgranska resultat.

  2. Använd knapparna bakåt och framåt för att bläddra bland dina data, eller Använd Sök mottagare för att söka efter specifika poster

  3. Om du behöver redigera väljer du Förhandsgranska resultat för att återgå till vyn sammanfoga fält.

  1. Välj utskick > Avsluta & slå samman och välj Redigera enskilda dokument. Du kommer att se två andra alternativ, men du kan inte använda dem med en katalog.

  2. Välj ett av följande alternativ:

    • Om du vill slå samman alla poster väljer du alla.

    • Om du bara vill slå samman den post som visas i dokument fönstret väljer du aktuell post.

    • Om du vill slå samman flera poster anger du post numren i rutorna från och till .

    Välj OK.

  3. I det nya dokumentet lägger du till text som du bara vill skriva ut en gång, till exempel rubriker, sid fötter, kolumn rubriker eller annan text.

  4. Spara eller Skriv ut katalogen precis som vanligt.

Starta dokumentet

  1. Öppna ett tomt dokument.

  2. Gå till utskick > starta > katalogenför dokument koppling .

  1. Gå till Utskick > Välj mottagare.

  2. Välj en datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

  3. Välj Arkiv > Spara.

Om du behöver redigera din distributionslista läser du Dokumentkoppling: Redigera mottagare.

I det här läget tar du inte med den text du bara vill skriva ut en gång i det resulterande katalog dokumentet.

  1. Skriv den text du vill upprepa för varje objekt i katalogen, till exempel Namn: eller adress: etiketter för enskilda poster.

  2. Klicka eller tryck på den plats i dokumentet där du vill lägga till en kopplings instruktion och infoga ett kopplat fält. Mer information finns i koppla dokument

    Du kan inte skriva tecken för kopplings instruktioner («») manuellt. Du måste använda åtgärds fönstret Koppla dokument.

    Om kopplings instruktionerna visas inom klammerparentes, till exempel {MERGEFIELD City}, visas fält koder i stället för fält resultat. Det påverkar inte kopplingen, men det är svårt att formatera. Ctrl-klicka på fält koden och välj Växla fält koder på snabb menyn.

    Växla fält koder på snabb menyn markerad

    Om en del av din adress eller andra fält saknas läser du Koppla dokument: Matcha fält och korrigerar det.

  3. Upprepa steg 2 efter behov.

  4. När du är klar med huvud dokumentet och infogat alla kopplings instruktioner går du till arkiv > Spara som.

  1. Gå till > Förhandsgranska resultat.

  2. Använd knapparna bakåt och framåt för att bläddra bland dina data, eller Använd Sök mottagare för att söka efter specifika poster

  3. Om du behöver redigera väljer du Förhandsgranska resultat för att återgå till vyn sammanfoga fält.

  1. Välj utskick > Avsluta & slå samman och välj Redigera enskilda dokument.

  2. I det nya dokumentet lägger du till text som du bara vill skriva ut en gång, till exempel rubriker, sid fötter, kolumn rubriker eller annan text.

  3. Spara eller Skriv ut katalogen precis som vanligt.

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×