Skapa en datakälla för ett kopplat dokument

Word kan hämta data från en mängd olika datakällor för en dokumentkoppling. Som en del av Microsoft Office-paketet kan Word enkelt ta emot data från Outlook, Excel och Access. Programmet tar även emot data från andra källor, till exempel webbsidor, OpenDocument-textfiler och avgränsade datafiler som sparats som oformaterad text. Även om du inte har en befintlig datakälla kan du enkelt skapa en ny datakälla från Word.

Datakällor för dokumentkoppling

Här följer några exempel på datakällor som du kan använda för dokumentkoppling i Word.

  • Excel-kalkylblad

    Ett Excel-kalkylblad fungerar bra som datakälla för dokumentkoppling om alla data är väl formaterade och samlade på ett ark så att det kan läsas med Word. Mer information finns i artikeln om att förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling.

  • Outlook-kontaktlista

    Du kan hämta kontaktinformation direkt från Outlook-kontaktlistan till Word. Information finns i artikeln om att exportera Outlook-objekt.

  • Apple-kontaktlista

    Du kan exportera Apple-kontakter till ett Excel-kalkylblad och använda det som din distributionslista för dokumentkopplingen.

  • Textfiler

    Du kan använda en textfil som innehåller datafält separerade (eller avgränsade) med tabbtecken eller kommatecken och dataposter avgränsade med stycketecken.

En distributionslista kan skapas i Word för att skicka massutskick under dokumentkopplingen.

  1. På menyn Visa väljer du Utskriftslayout.

  2. I verktygsfältet Standard klickar du på Ny Knappen Nytt dokument .

    Du använder det här tomma dokumentet för att skapa en datakälla.

  3. På menyn Verktyg väljer du Koppla dokument.

  4. Under 1. Välj dokumenttyp väljer du Skapa ny och sedan Standardbrev.

  5. Under 2. Välj mottagare väljer du Hämta lista och sedan Ny datakälla.

  6. I rutan Fältnamn i rubrikraden klickar du på alla fältnamn som du inte vill ha med i datakällan. Välj sedan Ta bort fältnamn och OK.

  7. Ange ett namn på datakällan, välj plats för den och välj sedan Spara.

    Kom ihåg var du sparar datakällan. Du måste veta var den finns senare.

  8. I dialogrutan Dataformulär skriver du in data för en datapost (till exempel en mottagares förnamn i Förnamn, efternamn i Efternamn, gatuadress i Adress1 osv.).

    Obs!: Ange inte blanksteg i rutor som du vill lämna tomma.

  9. När du har fyllt i rutorna för en post väljer du Lägg till ny.

  10. Upprepa steg 8 och 9 för varje post som du vill ange.

  11. När du har lagt till alla önskade poster väljer du OK.

    Tips: Om du vill återgå till dialogrutan Dataformulär senare går du till hanteraren för Koppla dokument under 2. Välj mottagare och väljer Redigera datakälla Knappen Redigera källdokument .

  12. Arkiv-menyn väljer du Stäng.

  13. Spara datakällan genom att välja Spara.

  14. Om du vill ta bort det tomma öppna dokumentet väljer du Spara inte.

Varje kolumn i Excel-bladet innehåller en kategori med information eller datafält – t.ex. namn, gatuadress, ort, region och postnummer. Den första raden i cellerna, som kallas rubrikposten, innehåller namnen på datafälten. Varje efterföljande rad innehåller en post, t.ex. namn och adress till en person.

Obs!: När du senare skapar etiketter använder du fälten i rubrikposten för att ange vilka data som ska hamna var.

  1. Öppna Excel.

  2. På den första raden i bladet skriver du en rubrikpost för dina adresser.

    Exempelvis skriver du i den första kolumnen i den första raden Namn, i den andra kolumnen skriver du Adress, i den tredje kolumnen skriver du Ort, i den fjärde kolumnen skriver du Region och i den femte kolumnen skriver du Postnummer så att Excel-bladet ser ut ungefär så här:

    Excel-blad som innehåller rubrikposter

  3. På den andra raden skriver du uppgifter om namn och adress för en mottagare.

    Lägg till så många rader med adresser som du vill. Ditt Excel-blad bör nu se ut ungefär så här:

    Excel-blad som innehåller adresser

  4. Välj Spara Knappen Spara .

  5. Skriv ett namn för arbetsboken, t.ex. adresser.

    Kom ihåg var du sparar bladet. Information om platsen behövs vid ett senare tillfälle.

  6. Stäng Excel-arbetsboken som innehåller mottagarlistan.

    Om du inte stänger Excel-arbetsboken som innehåller listan eller om du öppnar den igen innan du slutför dokumentkopplingen kan du inte slutföra kopplingen.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×