Sekretesstillägg för Microsoft Lync Server 2013

Innehåll

• Arkivering

• Aktivitetsfeed

• Adressbokstjänst

• Samtalsåtkomstkontroll

• Datainsamling och rapportering av samtalsinformation

• Samtalsöverlåtelse

• Uppringarens ID

• Namnvisning av uppringande part

• Klientloggning

• Nödsamtal (112)

• Infrastruktur för plats

• Lync Web App-server

• Aspekter av medieförbikoppling

• Bifogade filer i möten

• Filöverföring Peer to Peer

• Fortlöpande gruppchatt

• Personlig bild

• PIN-autentisering

• Omröstningar

• PowerPoint-samarbete

• Närvaro- och kontaktinformation

• Sekretessläge

• Privat linje

• Insamling och rapportering av tjänstekvalitetsdata

• Rollbaserad åtkomstkontroll

• Inspelning

• Svarsgrupptjänst – agentanonymisering

• Serverloggning

• Rapportering av inloggningsfel

• Kompetenssökning

• Smart beskärning

• Enhetligt kontaktarkiv

• Förbättrad röstkvalitet

• Whiteboard-samarbete

Den här sidan är ett tillägg till sekretesspolicyn för Microsoft Lync-produkter. Vi rekommenderar att du läser både sekretesspolicyn för Microsoft Lync-produkter och det här tillägget för att du ska förstå vilka metoder för insamling och användning av data som gäller för olika typer av produkter och tjänster.

Det här sekretesstillägget handlar om distributionen och användningen av kommunikationsprogramvaran för Microsoft Lync 2013 som distribuerats på företagets nätverk. Om ditt företag använder Lync Server 2013 som en onlinelösning eller onlinetjänst (alltså om en tredje part, till exempel Microsoft, är värd för de servrar där programvaran körs), skickas information till denna tredje part. Om du vill veta mer om de data som skickas till den tredje parten kan du kontakta din företagsadministratör eller leverantören av tjänsten.

Arkivering

Vad funktionen gör: Funktionen Arkivering är till hjälp för organisationer som följer bevarandeprinciper inom ett regelverk eller en bransch och för organisationer som har sina egna bevarandekrav. Då kan arkivering av Lync-relaterad kommunikation och användardata vara lämplig för att uppfylla bevarandekraven.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Arkivering sparar innehållet i både peer-to-peer och snabbmeddelanden med flera mottagare, konferensinnehåll, inklusive överförd information som till exempel åhörarkopior och händelserelaterat innehåll (till exempel anslutning, frånkoppling, överföring, delande och ändringar i synlighet) på en server som konfigureras av företagsadministratören. Peer-to-peer-filöverföring, ljud och bild för peer-to-peer-konversationer, programdelning via peer-to-peer-konversationer, konferensanteckningar och enkäter kan inte arkiveras. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Gör det möjligt för en organisation att arkivera innehåll för att möta bevarandekrav inom branschen, utomstående föreskrifter eller regler inom den egna organisationen.

Inställning/hantering: Arkivering är av som standard. Den här funktionen kan inte styras på användarnivå, företagsadministratören hanterar den.

• Uppdatera Arkiveringsprincip och Arkiveringskonfiguration från inställningssidan Övervakning och arkivering.

Aktivera Exchange-integrering:

• Uppdatera Arkiveringskonfiguration från inställningssidan Övervakning och arkivering.

Aktivitetsfeed

Vad denna funktion gör: Med Aktivitetsfeed kan slutanvändarna se sociala uppdateringar från kontakter i sin kontaktslista. På så sätt kan slutanvändarna visa andra dina senaste personliga anteckningar, ändringar av din bild, titel eller kontorsplats.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Via närvaroinformationen publicerar slutanvändarna följande information i Microsoft Lync 2013:

• Uppdateringstiden för deras företagsbild (från företagskatalogen, till exempel Active Directory DS)

• En webbild (som slutanvändaren överför och vill visa för andra) med uppdateringstid

• Tid då deras företagstitel ändrades och själva titeln (från företagskatalogen)

• Tid då deras plats för företagskontoret ändrades och själva platsen för företagskontoret (från företagskatalogen)

• En historik över de senaste personliga anteckningar som har publicerats

• Deras frånvaromeddelande från Microsoft Exchange Server

Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Den här informationen delas med kontakter i slutanvändarens kontaktlista som visar deras aktivitetsfeed och som tillhör sekretessrelationerna Familj och vänner, Arbetsgrupp, Kollegor eller Externa kontakter.

Inställning/hantering: Företagsadministratören kan konfigurera den dynamiska inställningen PersonalNoteHistoryDepth som kontrollerar hur många personliga anteckningar som sparas för slutanvändaren. Om inställningen är 0 sparas ingen historik över anteckningar, och endast den aktuella anteckningen lagras (som i tidigare versioner). Varje slutanvändare kan också välja att inte publicera någonting i sin aktivitetsfeed genom att markera lämplig inställning i dialogrutan med alternativ i sin Lync-klient.

Adressbokstjänst

Vad denna funktion gör: Med adressbokstjänsten kan Lync Server-klienter, till exempel Lync 2010 och senare klienter, Lync för mobila enheter och så vidare, söka efter kontakter.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Slutanvändaren anger en söksträng som sedan används för att söka efter en matchning i adressbokens databas eller i adressbokens hämtningsfiler. Alla matchande poster som påträffas för en viss sträng returneras till klienten.

Användning av information: Informationen i söksträngen används för att söka efter matchande poster.

Inställning/hantering: Adressbokstjänsten är aktiverad som standard. Det finns inget alternativ för att inaktivera den här tjänsten.

Samtalsåtkomstkontroll

Vad denna funktion gör: Med den här funktionen kan företagsadministratörer kontrollera mängden ljud- och videotrafik via WAN-länken i Lync Server.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Samtalsåtkomstkontroll samlar in, bearbetar och mottar IP-adresserna för den som ringer upp och den som blir uppringd, platsinformationen för slutpunkten (i eller utanför företagsnätverket) på båda sidor samt information om huruvida samtalet är externt. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Företagsadministratören kan använda den här informationen för att administrera användningen av en specifik WAN-länk för ljud/video-samtal via Lync Server.

Inställning/hantering: Samtalsåtkomstkontroll är inaktiverat som standard. Företagsadministratören kan aktivera funktionen genom att gå till inställningssidan Nätverkskonfiguration på kontrollpanelen i Lync Server och uppdatera Global princip för att aktivera bandbreddshantering.

Datainsamling och rapportering av samtalsinformation

Vad denna funktion gör: Funktionen för datainsamling och rapportering av samtalsinformation samlar in och rapporterar informationen om registreringar, peer-to-peer-kommunikation och möten i Lync Server.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om funktionen är aktiverad registreras data från registreringar, peer-to-peer-kommunikation och möten i samtalsinformationsdatabasen. (Innehållet registreras inte.) Samtalsinformationsdata lagras i övervakningsserverns databas som distribueras i företaget och rapporteras i en uppsättning standardrapporter för övervakningsservern. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Samtalsinformationsdata kan användas för att granska historiken för registreringar, peer-to-peer-kommunikation och möten inom organisationen.

Inställning/hantering: Registrering av samtalsinformation är aktiverat som standard, men företagsadministratören måste installera en övervakningsserver, som är ansluten till en serverdelsdatabas för övervakningsservern, för att samla in data om samtalsinformation. Företagsadministratören kan distribuera standardrapporter för övervakningsservern eller skapa anpassade rapporter genom att fråga övervakningsserverns databas.

Samtalsöverlåtelse

Vad funktionen gör: Samtalsöverlåtelse gör att användarna kan tilldela en eller flera personer (ombud) uppgiften att ringa eller ta emot samtal och arrangera eller gå med i online-möten för deras räkning.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: När du gör någon till ett ombud måste information om ombudet tillhandahållas av användaren under konfigurationsprocessen. Användare som fungerar som ombud får en avisering om att någon i deras företag har tilldelat dem uppgiften att vara ombud. När ombudet svarar på ett samtal på en annans räkning kommer den personen att få en e-postavisering som informerar om händelsen. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: I Lync används ombudens kontaktinformation för att ombudet ska kunna ringa eller ta emot samtal och boka in eller delta i möten för personen som ombudet representerar.

Inställning/hantering: Funktionen för samtalsöverlåtelse är avstängd som standard. Företagets administratör kan aktivera eller inaktivera samtalsöverlåtelser. Om funktionen samtalsöverlåtelse är aktiverad kan användare konfigurera sina ombud genom att använda följande steg:

Uppringarens ID

Vad denna funktion gör: Med funktionen Uppringar-ID funktionen kontrolleras telefonnumret som visas för parten som blir uppringd. Företagsadministratören kan välja att inte visa uppringarens ID genom att ange ett alternativt nummer. Det alternativa numret visas som uppringarens ID för alla utgående samtal från organisationen eller för vissa specifika nummer. Till exempel kan administratören konfigurera Uppringar-ID så att det generella företagsnumret visas för den uppringda parten i stället för användarens personliga arbetsnummer.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Användarens telefonnummer eller det konfigurerade telefonnumret. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: När användaren ringer ett samtal visas telefonnumret eller det alternativa numret (om ett sådant konfigurerats) för den uppringda.

Inställning/hantering: Du kan markera eller avmarkera Dölj uppringarens ID genom att gå till sidan Dirigera på kontrollpanelen i Lync Server. Om Dölj uppringarens ID inte är markerat visas uppringarens telefonnummer. Om Dölj uppringarens ID är markerat måste ett alternativt nummer uppges, som visas för parten som blir uppringd

Namnvisning av uppringande part

Vad denna funktion gör: Visningsnamnet innehåller slutanvändarens namn som det är lagrat på den lokala lagringsplatsen i Lync Server (Adressbokstjänsten). För utgående samtal från slutanvändare i Lync Server till PSTN-nätverket (Public Switched Telephone Network) skickar den här funktionen information om visningsnamnet till den utgående PSTN-gatewayen/IP-PBX/sessionsgränskontrollen.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: För utgående samtal från Lync Server-nätverket skickas visningsnamnet till den utgående PSTN-gatewayen/IP-PBX/sessionsgränskontrollen om det inte finns några sekretessbegränsningar i Lync Server som förhindrar detta. Informationen kan sedan visas för samtalets målpart.

Användning av informationen: Informationen används så att den uppringda parten ser namnet och telefonnumret för parten som ringer upp. Detta bör inte ses som definitivt.

Inställning/hantering: För tillfället finns det inga kontroller i Lync Server som kan användas för att ange sekretessbegränsningar för visningen av information om visningsnamnet. Visningsnamnet överförs alltid från servern. För vissa PSTN-gatewayer/IP-PBX:er/sessionsgränskontroller kan det gå att filtrera eller ersätta information om visningsnamnet per samtalsriktning (ingående, utgående).

Klientloggning

Vad funktionen gör: Vid klientloggning samlas det in information som supportteamet på andra nivån kan använda för att ta reda på varför ett problem uppstått. Klientloggarna lagras lokalt på användarens dator.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: När funktionen Klientloggning är aktiverad loggas och lagras specifik användningsinformation på användarens dator. Till exempel ämne och plats för ett möte, meddelanden för sessionsinitieringsprotokoll (SIP), svar på inbjudningar till Lync, information om avsändaren och mottagaren av snabbmeddelanden och vilken väg meddelandet tog. Med funktionen lagras också: Användarens Kontaktlista och närvaroinformation, namnen på alla program, bifogade filer, Microsoft PowerPoint-filer, whiteboards, eller omröstningar som delats för att inkludera delade enkätfrågor, och ett index på hur de röstade, loggas i klientloggen. Innehållet i Lync-konversationer lagras inte (snabbmeddelanden, PowerPoint, whiteboardinnehåll, anteckningar och omröstningsdetaljer, etc.) i klientloggarna. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Informationen som samlas in i klientloggarna kan användas av användarens kundsupport eller skickas till Microsoft för felsökning av Lync.

Inställning/hantering: Funktionen för klientloggning är av som standard. Företagsadministratören kan aktivera eller inaktivera funktionen för deras företag genom att ställa in ucEnableUserLogging till 1.

Nödsamtal (112)

Vad denna funktion gör: När funktionen har gjorts tillgänglig av företagsadministratören kan platsinformation skickas till en tredjepartsleverantör av routningstjänster som kunden valt. Tredjepartsleverantören av routningstjänsten överför sedan platsinformationen till nödcentralen när ett nödsamtal rings (till exempel 112 i Sverige). När funktionen är aktiverad är platsinformationen som skickas till nödtjänstpersonalen den plats som företagsadministratören har angett som varje användares plats (till exempel ett hus- eller kontorsnummer) och angett i platsdatabasen eller, om en sådan plats inte är tillgänglig, den plats som användarna kan ha angett manuellt i fältet Plats. Om användarna ringer ett nödsamtal från arbetsplatsen samtidigt som Lync används via en trådlös Internetanslutning, är den platsinformation som skickas till nödtjänstpersonalen endast ungefärlig eftersom den motsvarar platsinformationen för just den trådlösa slutpunkt som deras dator kommunicerar med. Platsinformationen för den trådlösa slutpunkten har dessutom angetts manuellt av företagsadministratören, vilket betyder att platsinformationen som skickas till nödtjänstpersonalen kanske inte är användarens verkliga position. För att den här funktionen ska fungera optimalt krävs en routningstjänst från en certifierade lösningsleverantörer, och tjänsten är endast tillgänglig i USA.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Platsinformationen som hämtas av Lync bestäms av den automatiska platsinformationen från platsinformationsservern eller av den platsinformation som användaren har angett manuellt i platsfältet. Den här informationen lagras i minnet på användarens dator och när ett nödsamtal rings skickas den här platsinformationen med samtalet så att det kopplas till rätt nödtjänstcentral och så att den ungefärliga positionen kan fastställas. Användarens platsinformation kan även skickas via ett snabbmeddelande till en lokal säkerhetscentral. För nödsamtal innehåller samtalsinformationsposten användarens platsinformation. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Platsinformation används för att dirigera samtalet till rätt nödtjänstcentral. Den här informationen kan även skickas till företagets säkerhetscentral som ett meddelande med uppringarens plats och information om återuppringning.

Inställning/hantering: Den här funktionen är av som standard. Företagsadministratören aktiverar den.

Inaktiverat:

Nödsamtalsfunktionen är inaktiverad som standard. Om funktionen har aktiverats av företagsadministratören kan platsprincipen ändras eller tas bort från undernäten och/eller användarna, och routningstjänsten kan avbrytas från tjänsteleverantören.

Aktiverat:

En platsprincip som aktiverar nödsamtalsfunktionen måste definieras och tilldelas till antingen undernätet där UC-klienter (Unified Communications) registreras från eller till användare eller både och. Routningstjänsten för nödsamtal måste erhållas från en tjänsteleverantör och kopplingsanslutningen till tjänsteleverantören måste upprättas.

Infrastruktur för plats

Vad denna funktion gör: Information om slutanvändarens plats och tidszon beräknas och delas med andra genom närvarofunktionerna.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Data om slutanvändarens geografiska position samlas in med en eller två mekanismer: antingen anger användaren data manuellt eller så hämtas data automatiskt från företagets platsinformationsserver. Dessutom hämtas slutanvändarens tidszon från Windows-operativsystemet på slutanvändarens dator. Platsdata som samlas in består av en beskrivningssträng samt formaterad adressinformation. Beskrivningen är en sträng som hjälper andra att förstå var slutanvändaren befinner sig (till exempel "Hemma" eller "På jobbet"), medan den formaterade adressinformationen är en formell adress (till exempel "Storgatan 123, Storstad"). Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Platsbeskrivningen och tidszonsdata delas med andra via Lync-närvaro, beroende på hur sekretessinställningarna för närvaroinformation har konfigurerats. Informationen visas på användarens kontaktkort. Observera att den formaterade adressen, eller formella adressen, inte delas via kontaktkortet utan kan skickas till nödtjänstpersonalen om slutanvändaren ringer ett nödsamtal (till exempel 112). (Information finns i "Nödsamtal".)

Installering/hantering: Företagsadministratören kan kontrollera följande:

• EnhancedEmergencyServicesEnabled: Om kontrollen är angiven till True är platsnamnsposten i platsfältet och en fullständig Plats-dialogruta tillgängliga med hjälp av objektet Ange plats på platsområdesmenyn. Om kontrollen är angiven till False är en begränsad platspost tillgänglig för platsnamnet i platsfältet. Om kontrollen är angiven till True delas platsdata för nödsamtal. Om kontrollen är angiven till False delas inte platsdata för nödsamtal. Detta kan inte åsidosättas av slutanvändare. Observera att platsbeskrivningen (som antingen hämtas från platsinformationsservern eller anges av slutanvändaren) ändå delas för närvaro oavsett hur kontrollen är angiven.

• UseLocationForE911Only: Om kontrollen är inställd till True delas inte platsdata i platsinformationsservern automatiskt via närvaro. Om den är inställd till False delas platsdata i platsinformationsservern automatiskt för närvaro.

• PublishLocationDataDefault: Den här kontrollen konfigurerar standardbeteendet för alla användare som inte uttryckligen har valt att dela eller inte dela sin platsbeskrivning genom att använda närvaro. Om kontrollen är angiven till True delas platsen som standard. Om kontrollen är angiven till False delas inte platsen som standard.

• LocationRequired: Den här inställningen kontrollerar om slutanvändare ombeds ange sin plats. Det finns tre möjliga värden: Ja, Ansvarsfriskrivning och Nej.

  • Ja – Visar "Ange plats" i rött om platsdata saknas.

  • Ansvarsfriskrivning – Visar "Ange plats" i rött med ett "X" bredvid om platsdata saknas. Slutanvändare kan visa ansvarsfriskrivningen genom att klicka på "X". Obs! Om en företagsadministratör väljer det här värdet måste texten för ansvarsfriskrivningen fyllas i.

  • Nej – Visar "Ange plats" i svart när platsdata saknas.

Lync Web App-server

Vad denna funktion gör: Webbkomponenten Microsoft Lync Web App måste distribueras för att Lync Web App ska kunna användas. Lync Web App är ett webbläsarbaserat plugin-program för Microsoft Silverlight som tillhandahåller mötesfunktioner.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Slutanvändarens inloggningsadress, lösenord och mötesinformation används för att autentisera användaren innan han eller hon ansluts till ett möte. Information om program- och skrivbordsdelning delas med alla användare på mötet. Alla mötesdeltagare kan visa slutanvändarens närvaro- och kontaktinformation.

Användning av informationen: Användarens inloggningsadress, lösenord och mötesinformation används för att autentisera användaren innan han eller hon ansluts till ett möte.

Inställning/hantering: Webbkomponenten Lync Web App är aktiverad som standard.

Aspekter av medieförbikoppling

Vad denna funktion gör: Med medieförbikoppling bestäms standardplatsen för slut-IP-adresser för lokala medier som tillhör en Lync Server-användare samt vilken PSTN-gateway/IP-PBX/sessionsgränskontroll som ska användas i ett PSTN- eller PBX-samtal som är associerat med den användaren. Om de två elementen är placerade så att de är väl anslutna och utan bandbreddsbegränsningar, och om medieförbikoppling har aktiverats, flyter medierna direkt mellan Lync Server-användaren och PSTN-gatewayen/IP-PBX/sessionsgränskontrollen och hoppar över Lync Server Mediation Server. Signalen för samtalet fortsätter gå från Lync Server-användaren till Lync Server Mediation Server och till PSTN-gatewayen/IP-PBX/sessionsgränskontrollen.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Standardplatsen för lokala mediers slut-IP-adresser för slutanvändaren och PSTN-gatewayen/IP-PBX/sessionsgränskontrollen bestäms genom att varje lokal standardmedie-IP-adress matchas till ett förbikopplings-ID som lagras på Lync Server-konfigurationslagringsplatsen. Förbikopplings-ID:t är ett GUID, och filtreras inte av åtkomstproxyn, vilket betyder att det tilldelas användare utanför företaget och externa användare samtidigt som det är tillgängligt för användare inom företaget. Med den här funktionen skickas ingen information till Microsoft.

Användning av informationen: Om Lync Server-användaren och PSTN-gatewayen/IP-PBX/sessionsgränskontrollen finns på samma plats är förbikopplings-ID:t som associeras med respektive elements lokala standardmedie-IP samma. Parten som tar emot förbikopplings-ID:t från sin peer ser att dess egna förbikopplings-ID är en matchning. I så fall kan medier för samtalet gå direkt mellan Lync Server-användaren och PSTN-gatewayen/IP-PBX/sessionsgränskontrollen, och hoppa över Mediation Server.

Inställning/hantering: Medieförbikoppling är som standard inaktiverat både globalt och för varje huvudlinje till en viss PSTN-gateway/IP-PBX/sessionsgränskontroll. Företagsadministratören kan aktivera den både globalt och för en viss huvudlinje med hjälp av de två metoderna nedan.

Använda kontrollpanelen i Lync Server

• Global förbikoppling aktiveras genom att företagsadministratören klickar på Nätverkskonfiguration, dubbelklickar på Global konfiguration i listan och sedan klickar på Aktivera medieförbikoppling på sidan Redigera global inställning och väljer kornighet.

• Förbikoppling för en viss huvudlinje aktiveras genom att klicka på Röstdirigering klicka på fliken Huvudlinjekonfiguration, dubbelklicka på en befintlig linje och sedan klicka på Aktivera medieförbikoppling.

Använda Microsoft Lync Server 2013 Management Shell

• New-CsTrunkConfiguration- eller Set-CsTrunkConfiguration-cmdlets kan användas för att aktivera medieförbikoppling för en huvudlinje.

• New-CsNetworkMediaBypassConfiguration- och Set-CsNetworkConfiguration-cmdlets kan användas för att aktivera global medieförbikoppling.

Bifogade filer i möten

Vad funktionen gör: Med Bifogade filer i möten kan mötesorganisatörer ladda upp och dela filer med mötesdeltagare, antingen genom att visa dem eller i mötet eller för hämtning vid ett senare tillfälle.

Information som skickas, bearbetas eller överförs: Ett mötes bifogade filer laddas upp av mötesorganisatören och lagras på Lync-servern. Företagsadministratören kan konfigurera hur länge en bifogad fil ligger kvar på servern. De bifogade filerna kan hämtas av mötesorganisatören och mötesdeltagare till dess att mötesorganisatören raderar dem, eller administratörens konfigurerade lagringstid tar slut. Då raderas den bifogade filen. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Uppladdade filer som bifogats till ett möte delas med och kan hämtas av alla mötesdeltagare. Tillgängligheten till filerna kan begränsas till vissa mötesdeltagare beroende på deras roller (organisatör, presentatörer, alla). Om en bifogad fil har begränsad tillgång för vissa roller syns den inte listan över bifogade filer.

Inställning/hantering: Företagsadministratören kan aktivera eller inaktivera den här funktionen för någon eller alla användare genom AllowFileTransfer-principen.

Filöverföring Peer to Peer

Vad funktionen gör: Med filöverföring genom Peer-to-Peer kan Lync-användare överföra filer till varandra i peer-to-peer (två-parts) snabbmeddelandekonversationer.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Filen överförs direkt mellan filägaren och den andra personen i konversationen. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Användarna väljer att inleda filöverföringen och väljer vilken fil som ska överföras. Mottagaren av filen måste uttryckligen godkänna att få filerna. Filer som delas genom Peer-to-Peer filöverföring lagras inte på Lync-servern.

Inställning/hantering: Företagsadministratören kan aktivera eller inaktivera den här funktionen för vissa eller alla användare via AllowFileTransfer-principen. Den här principen är aktiverad som standard.

Fortlöpande gruppchatt

Vad funktionen gör: Med fortlöpande chatt kan användarna samarbeta genom att publicera meddelanden i fortlöpande chattrum. Data finns kvar på servern och medlemmar i rummet har tillgång till data, inklusive historik. Med fortlöpande gruppchatt kan användare ha gruppkonversationer, söka efter, gå med i och delta i gruppchattkonversationer, söka innehåll inom och mellan rum och skapa filter som spårar konversationer om vissa ämnen.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: I fortlöpande gruppchatt lagras innehållet i gruppchattkonversationer på en server som konfigurerats av företagsadministratören. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Fortlöpande gruppchatt är en pågående chatt där konversationerna egentligen inte tar slut då chattmedlemmar ansluter till och lämnar konversationen. Chatten måste vara fortlöpande för att det här ska hända.

Inställning/hantering: Fortlöpande gruppchatt måste vara aktiverat av företagsadministratören. Om den är aktiverad kan administratören kontrollera lagringsperioden, servern där informationen lagras, om gruppchattens historik arkiveras för regelefterlevnad eller andra syften samt och hantera/ändra ett rums egenskaper. Användare med olika roller har olika tillgång till data i fortlöpande chatt, enligt följande lista.

• Administratörer kan radera gammalt innehåll (till exempel innehåll som publicerats innan ett visst datum) från alla chattrum för att hantera storleken på databasen. De kan ta bort eller ersätta meddelanden som de anser vara olämpliga i ett visst chattrum.

• Slutanvändare, inklusive författare till meddelanden, kan inte radera innehåll från vilket chattrum som helst.

• Chattrumshanterare kan inaktivera rum, men inte radera dem. Bara administratörer kan ta bort ett chattrum.

Personlig bild

Vad denna funktion gör: Med Personlig bild kan användarens personliga bild visas för andra på kontaktkortet. Om en användare väljer att visa sin personliga bild på kontaktkortet kan andra Lync-användare se bilden i sin Lync-kontaktlista genom att använda alternativet "Visa foton på kontakter". Om användaren visar sin bild för andra, kan de välja att visa standardbilden som används av företaget (om den funktionen är aktiverad) eller ladda upp en bild från sin egen dator.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Användarens delningsinställningar för den personliga bilden och alla egna bilder som kan ha laddats upp. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Informationen lagras på Lync-servern och används för att anpassa användarens upplevelse och för att dela den med andra.

Inställning/hantering: Företagsadministratören kontrollerar:

•Huruvida användare delar bilderna som standard eller inte. Denna inställning kan åsidosättas.

•Maximal storlek på en bild som användaren kan ladda upp.

•Vilka typer av bilder som kan användas.

PIN-autentisering

Vad denna funktion gör: PIN-autentisering är en mekanism som används för att autentisera användare som ansluter till möten med automatisk dirigering för konferenser och för att autentisera användare som distribuerar Microsoft Lync Phone Edition för första gången. Användaren anger telefonnumret eller anknytningen och PIN-koden som används i Lync Server för att verifiera användarens inloggningsuppgifter. En PIN-kod kan anges av användaren eller tillhandahållas av en företagsadministratör.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Under autentiseringen samlas telefonnumret eller anknytningen och användarens PIN-kod in. Lync Server verifierar informationen mot dess serverdelsdatabas. PIN-koden lagras i serverdelsdatabasen av säkerhetsskäl. När PIN-koden har angetts visas den inte för någon. En PIN-kod kan anges eller återställas av en användare eller en administratör eller supportanvändare.

När en administratör eller supportanvändare anger eller återställer PIN-koden visas den nya PIN-koden och den kan även skickas i ett e-postmeddelande till användaren. E-postmallen som tillhandahålls är anpassningsbar och innehåller text som informerar användaren om att PIN-koden kan ha visats för administratören eller supportanvändaren, och att det därför rekommenderas att användaren anger PIN-koden på nytt.

Användning av informationen: PIN-koden används av Lync Server för att autentisera användaren för mötet eller distribuera telefonen som kör Lync Phone Edition.

Inställning/hantering: Den här funktionen är aktiverad som standard. Företagsadministratören kan inaktivera PIN-autentisering från sidan med säkerhetsinställningar på kontrollpanelen i Lync Server genom att markera kryssrutan för PIN-autentisering.

Omröstningar

Vad funktionen gör: Med omröstningar kan mötesorganisatören snabbt samla information eller sammanställa inställningar för mötes- och konversationsdeltagare. Den här informationen kan också sparas och analyseras efter mötet.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Enskilda röster är anonyma. Sammanlagt omröstningsresultat visas för alla presentatörer och kan visas för alla deltagare av en presentatör. Omröstningar lagras på Lync Server enligt förfalloprinciper för mötesinnehåll som definierats av företagsadministratören. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Omröstningsfunktionen förbättrar samarbete genom att presentatörer snabbt kan ta reda på deltagarnas åsikter.

Inställning/hantering: Företagsadministratören har följande principer:

• EnableDataCollaboration – Med den här principen kan företagsadministratören begränsa alla funktioner för datasamarbete – Microsoft PowerPoint-samarbete, delning av filer, omröstningar, witeboardsamarbete och bifogade filer. Om den här principen har värdet False är funktionsnivåprinciperna för dessa funktioner irrelevanta.

• AllowPolling: Med den här principen kan företagsadministratören aktivera eller inaktivera omröstningsfunktionen. Den här funktionen är aktiverad som standard.

PowerPoint-samarbete

Vad funktionen gör: Med PowerPoint-samarbeten kan användarna visa, se och kommentera PowerPoint-presentationer under en online-konversation eller ett online-möte.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Slutanvändarnas kontrollerar alla användningar av den här funktionen till exempel att ladda upp, navigera genom eller kommentera en PowerPoint-presentation. Filer som presenteras i en konversation eller ett möte överförs till alla mötesdeltagare och kan hämtas direkt från en mapp på deras datorer. Ägaren till filen eller den som presenterat filen kan hindra andra från att spara filen, men då kan andra fortfarande hämta och se den. PowerPoint-filer lagras på Lync enligt policyn om förfallodatum för mötesinnehåll som regleras av företagsadministratören. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Samarbete med PowerPoint gör att konversationsdeltagare kan hålla effektiva presentationer och få feedback.

Inställning/hantering: Företagsadministratören har följande principer

• EnableDataCollaboration: Med den här principen kan företagsadministratören begränsa eller tillåta alla funktioner för datasamarbete – PowerPoint-samarbete, delning av filer, omröstningar, witeboardsamarbete och bifogade filer. Om den här principen är angiven till False är funktionsnivåprinciperna för dessa funktioner ovidkommande.

• AllowAnnotations: Med den här principen kan företagsadministratören begränsa anteckningsfunktionerna i PowerPoint-innehåll för mötesdeltagare.

Dessutom kan presentatörerna begränsa anteckningar i PowerPoint-presentationer efter deltagarroll (Ingen, Endast presentatörer, Alla) i dialogrutan Mötesalternativ. Den här inställningen är tillgänglig per möte.

Närvaro- och kontaktinformation

Vad funktionen gör: Med den här funktionen kan du se den närvaro- och kontaktinformation som publicerats för andra användare (både inom och utanför organisationen), och dessutom kan du dela din egen information, som närvaro, status, titel, telefonnummer, plats och anteckningar. Företagsadministratören kan också konfigurera integrering med Microsoft Outlook och Microsoft Exchange-servern, så att användarnas frånvaromeddelanden och annan statusinformation (till exempel inbokade möten i Outlook-kalendern) visas.

Information som samlas, bearbetas eller överförs: Din inloggningsadress och ditt lösenord, i inloggnings- och autentiseringssyfte. Eventuella andra uppgifter som du vill göra tillgängliga – till exempel fler telefonnummer, frånvaromeddelanden och annan statusinformation – om administratören har integrerat Microsoft Outlook och Microsoft Exchange-servern och aktiverat integrationen i Outlook. Alla anteckningar som du skriver in manuellt och som finns tillgängliga på kontaktkortet berörs. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av information: Inloggningsadresser och lösenord används för att logga in på Lync och ansluta till Lync Server. Beroende på hur du har konfigurerat dina sekretessinställningar kan andra Lync-användare och program komma åt den närvaro-, kontakt- och statusinformation som du publicerat, så att ni kan kommunicera bättre med varandra.

Inställning/hantering: Användare kan välja vilken information som ska publiceras om sig själva, eller så kan företagsadministratören konfigurera publicerad information åt dem. Företagsadministratören kan inaktivera slutanvändarnas möjlighet att kontrollera sin publicerade information genom att gå till kontrollpanelen i Lync Server och sidorna Användare och Inställningar för snabbmeddelanden och närvaro.

Sekretessläge

Så här fungerar den här funktionen: Sekretessläge är en inställning som gör att användarna kan välja hur mycket av sin närvaroinformation (till exempel Tillgänglig, Upptagen, Stör ej och så vidare) de delar med sina kontakter i kontaktlistan.

Information som samla in, bearbetas eller skickas: Om sekretessläget aktiveras försätts Lync i ett läge där användare kan justera användarinställningarna så att närvaroinformationen endast delas med kontakter i kontaktlistan. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Inställningen gör att användare kan avgör hur närvaroinformationen delas.

Inställning/hantering:

• Företagsadministratören kan på poolnivån välja att aktivera sekretessläget (genom att använda den dynamiska inställningen EnablePrivacyMode). När det är aktiverat växlar slutanvändare av Lync som standard till sekretessläget så fort de loggar in.

• Om sekretessläget är aktiverat på servern via administratörsinställningen kan slutanvändarna välja att antingen alla ska se deras närvaro (standardläge) eller att endast deras kontakter ska se deras närvaro (sekretessläge).

• Om standardläget är aktiverat på servern via administratörsinställningen kan slutanvändarna inte växla till sekretessläge. De kan endast arbeta i standardläge. De kan dock förbeställa inaktivering av sekretessläget så att om administratören senare växlar till sekretessläge växlas inte deras inställning när de loggar in i Lync.

Privat linje

Vad denna funktion gör: Privat linje är en funktion som tillhandahåller ett opublicerat extra telefonnummer till en slutanvändare. Slutanvändaren kan välja att ge ut det extra telefonnumret till andra.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: från funktionen Privat linje samlas in på liknande sätt som samtal till ett vanligt nummer som inte är privat, hanteras. Samtalsinformationsposter lagras alltså som de är för alla samtal.

Det finns förekomster när det privata numret skickas till en tredje part oavsiktligt, till exempel när den som ringer till det privata numret överför samtalet till en annan person.

Användning av informationen: Den här informationen används för att få fram historik över samtalsförekomst. I avsnittet Datainsamling och rapportering av samtalsinformation finns mer information.

Inställning/hantering: Det finns inga slutanvändare eller administratörskontroller för den här funktionen.

Insamling och rapportering av tjänstekvalitetsdata

Vad funktionen gör: Via funktionen Insamling och rapportering av tjänstekvalitetsdata samlas information om mediekvaliteten vid peer-to-peer-kommunikationer och möten in och rapporteras med hjälp av Lync. Statistiken omfattar IP-adresser, förlustfrekvens, använda enheter, förekomster av dålig kvalitet under samtalet och så vidare.

Information som samlas in, bearbetas eller överförs: Om företagsadministratören aktiverar tjänstekvalitetsfunktionen registreras information om mediekvaliteten vid peer-to-peer-kommunikationer och Lync-möten i tjänstekvalitetsdatabasen. Själva innehållet i Lync registreras inte. Tjänstekvalitetsuppgifterna lagras i serverdelsdatabasen för övervakningsservern som distribueras på företaget, och de rapporteras sedan i en uppsättning standardrapporter för övervakningsservern. Ingen information skickas till Microsoft.

Hur informationen används: Företagsadministratören kommer åt informationen och kan använda den för att samla in feedback om kvaliteten på medierna i systemet. Det handlar bland annat om användarnas IP-adresser.

Inställning/hantering: Som standard är tjänstekvalitetsfunktionen aktiverad, men företagsadministratören måste installera en övervakningsserver, som är ansluten till en serverdelsdatabas, för att kunna samla in tjänstekvalitetsuppgifterna. Företagsadministratören kan distribuera övervakningsserverns standardrapporter eller skapa anpassade rapporter genom att köra frågor i databasen för övervakningsservern.

Företagsadministratören kan inaktivera tjänstekvalitetsrapporter genom att använda följande Windows PowerShell-cmdlet för Lync Server:

Set-CsQoEConfiguration –EnableQoE $False

Rollbaserad åtkomstkontroll

Vad denna funktion gör: Med funktionen Rollbaserad åtkomstkontroll kan administrativa behörigheter överlåtas för företagsadministratörsscenarier. En företagsadministratörs användning av hanteringsgränssnitten kan vara begränsad till specifikt tillåtna åtgärder och till vilka objekt som kan ändras.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Funktionerna för en företagsadministratör utvärderas vid körtid utifrån användarens gruppmedlemskap, speciellt Active Directory-säkerhetsgrupper. Funktionerna för en roll i systemet konfigureras och anges i den centrala hanteringsservern.

Användning av informationen: En företagsadministratör kan konfigurera ytterligare administratörsroller för rollbaserad åtkomstkontroll för en viss distribuering. En företagsadministratör kan visa alla rollerna där en annan administratör är medlem.

Inställning/hantering: Det här är säkerhets-/autentiseringsmekanismen för IT-hanteringsåtgärder. Funktionen påverkar inte och kan inte ses av slutanvändarna.

Inspelning

Vad funktionen gör: Med inspelningsfunktionen kan mötesdeltagarna registrera ljud, videor, snabbmeddelanden, delade program, Microsoft PowerPoint-presentationer, whiteboards och omröstningar som görs under ett möte. Allt som mötesdeltagarna spelar in kan arkiveras eller spelas upp igen.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Om mötesdeltagarna väljer att spela in mötet kommer inspelningen att sparas lokalt på deras datorer. Om deltagarna delar innehåll under ett möte som spelas in kommer det innehållet inkluderas i inspelningen. Om en mötesdeltagare börjar spela in kommer en avisering om att en inspelning har startats att skickas ut till alla deltagarna med kompatibla klienter och enheter. Deltagare i ett inspelat möte som använder inkompatibla enheter eller klienter kommer att spelas in men får inte aviseringen. En lista på inkompatibla klienter och enheter visas nedan. Ingen information skickas till Microsoft.

Exempel på inkompatibla klienter:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Microsoft Office Communicator 2007

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007 R2-versionen)

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007-versionen)

• Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Exempel på inkompatibla enheter:

• Microsoft Lync 2010 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Användning av informationen: Inspelningen sparas lokalt på datorn och kan användas eller delas av ägaren, precis som vilken filtyp som helst. Om det inträffar ett fel under inspelningens publiceringsfas (se inspelningshanteraren, där en status av typen "Varning..." visas) kan det hända att data som registrerats när inspelningen varit pausad ändå tas med i inspelningen. I sådana fall bör du inte distribuera inspelningen till någon annan, även om det går att spela upp den i någon form.

Inställning/hantering:Företagsadministratören kan kontrollera följande:

• AllowConferenceRecording: Standardinställningen för principen är False.

  • Om den användare som utvidgar ett peer-to-peer-samtal till ett möte har principen angiven till True kan alla presentatörer spela in.

  • Om den användare som startar ett ad-hoc-möte har principen angiven till True kan alla presentatörer spela in.

  • Om den användare som schemalagt ett möte har principen angiven till True när den första personen ansluter till mötet kan alla presentatörer spela in.

  • För dessa tre scenarier gäller att om användaren som utvidgade, startade eller schemalade ett möte har principen angiven till False kan inte presentatörerna eller deltagarna spela in.

  • Om principen ändras medan ett möte pågår kanske inte åtgärden verkställs förrän alla deltagare har lämnat mötet och anslutit till det på nytt.

• EnableP2PRecording: Standardinställningen är False och anges när användaren loggar in i Lync.

  • Om inställningen är True kan en användare som inleder en konversation med någon som också har den här principen angiven till True spela in.

  • Användare kan endast spela in om båda parterna i peer-to-peer-kommunikationen tillåts spela in.

• AllowExternalToRecord: Standardinställningen är False. Externa användare omfattar både externa och anonyma användare.

  • Möte: Principen AllowExternalToRecord tillämpas när den första personen ansluter till mötet och endast om AllowConferenceRecording är angivet till True.

    • Om inställningen är True i ett möte där inspelning tillåts kan även presentatörer som inte tillhör företaget spela in. Om principen ändras medan ett möte pågår börjar inte den nya principen gälla förrän alla deltagare har lämnat mötet och anslutit till det på nytt.

    • Om inställningen är False i ett möte där inspelning tillåts, tillåts inte presentatörer som inte tillhör företaget att spela in. Om principen ändras medan ett möte pågår kanske inte den nya principen börjar gälla förrän alla deltagare har lämnat mötet och anslutit till det på nytt.

  • Peer to Peer (P2P): Principen AllowExternalToRecord används endast för peer-to-peer-konversationer när principen EnableP2PRecording är angivet till True.

    • Om inställningen är True tillåts användare som inte tillhör företaget att spela in.

    • Om inställningen är False tillåts inte användare utanför företaget att spela in, medan användare som förhindrar inspelning utanför företaget kan spela in.

Svarsgrupptjänst – Agentanonymisering

Vad denna funktion gör: Med svarsgruppstjänst kan företagsadministratörer skapa och konfigurera en eller flera små svarsgrupper i syfte att koppla och placera inkommande telefonsamtal i kö till en eller flera tilldelade agenter eller slutanvändare. Med hjälp av den här funktionen kan svarsgruppstjänstagenter hantera samtal utan att automatiskt avslöja sin identitet för fjärrparten.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Agentens identitet visas inte visuellt om fjärrparten använder en Microsoft Communications-klient eller en PSTN-telefon, men identiteten skickas i SDP-paket (Session Description Protocol) när snabbmeddelandemodalitet läggs till i ett anonymt röstsamtal. Identiteten kan därför hämtas från klientspår. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: En klient som inte tillhör Microsoft Communications kan visa information om agenten i användargränssnittet och därmed avslöja agentens identitet. Detta kan göra det möjligt för fjärrparten att ringa en agent direkt utan att använda svarsgruppstjänst.

Inställning/hantering: Det finns inga slutanvändare eller administratörskontroller för den här funktionen.

Serverloggning

Vad denna funktion gör: Serverloggning gör det möjligt för företagsadministratören att samla in olika typer av trafik till och från en domän eller en URI (Uniform Resource Identifier).

Information som samlas in, behandlas eller överförs: Om företagsadministratören aktiverar loggning för Lync, visas trafik till och från den angivna domänen eller UTI:n i loggfilerna. Beroende på konfigureringen kan den här insamlade informationen användas för felsökning. Till exempel följande information om slutanvändare loggas i en fil som anges av administratören: mötets ämne, plats, SIP-meddelanden, svar på Lync-inbjudningar, information om avsändare och mottagare av varje Lync-meddelande, meddelandets rutt, kontaktlista, närvaroinformation, innehåll i snabbmeddelandekonversationer samt namnen på eventuellt delade program, bifogade filer, Microsoft PowerPoint-filer, whiteboardtavlor, omröstningar och omröstningsfrågor och ett index över de omröstningsfrågealternativ de röstat på. Ingen information skickas automatiskt till Microsoft, men administratören kan välja att skicka information manuellt.

Användning av informationen:: Serverloggar kan användas för att felsöka Lync-problem, alltså att ta reda på vilka problem som uppstått på vilken server eller domän.

Inställning/hantering: Serverloggning är inaktiverat som standard och måste aktiveras av företagsadministratören. Administratören kan använda följande Windows PowerShell-cmdlets för att aktivera eller inaktivera funktionen för en webbplats, tjänst eller server: New-CsDiagnosticsFilterConfiguration, Set-CsDiagnosticsFilterConfiguration och Get-CsDiagnosticsFilterConfiguration. Innehåll i snabbmeddelandekonversationer kan endast loggas efter att vissa inställningar har konfigurerats med hjälp från Microsoft Support.

Rapportering av inloggningsfel

Så här fungerar den här funktionen: Funktionen Rapportering av inloggningsfel genererar en felrapport automatiskt om en användare har problem med att logga in på Lync. Användaren får sedan ett alternativ att skicka felrapporten till Microsoft.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Det som samlas in i felrapporten innehåller information om kvaliteten på användarens Internetanslutning och eventuella felkoder eller undantagsdata som genererats av inloggningsförsöken. Rapporten kan också innehålla personlig information som användarens IP-adress och SIP URI (Session Initiation Protocol Uniform Resource Identifier). Den här informationen kan skickas till Microsoft.

Användning av information: Informationen i inloggningsfelrapporten används av Microsoft för felsökning av inloggningsproblem. Microsoft kan också identifiera vanliga inloggningsproblem och trender med hjälp av informationen och på så vis förbättra inloggningen till Lync.

Inställning/hantering: Den här funktionen är inaktiv som standard och kan hanteras av företagets administratör. Administratören kan välja att inloggningsfelrapporter alltid eller aldrig ska skickas till Microsoft, eller låta användaren avgöra det.

Kompetenssökning

Vad funktionen gör: Med hjälp av Kompetenssökning kan du söka efter personer i företaget genom att använda någon av egenskaperna som angetts i Microsoft SharePoint-tjänster (till exempel namn, e-post, kompetens, expertområde och så vidare). Den här funktionen är endast tillgänglig om företagsadministratören har distribuerat SharePoint och aktiverat integrering mellan Lync och SharePoint.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Sökfrågan som anges i Lync skickas till företagets SharePoint-server. Svaret från SharePoint bearbetas i Lync, och sökresultatet och relaterad information visas. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Information som anges av användares skickas till SharePoint för att få ett sökresultat som sedan visas i Lync.

Inställning/hantering: Den här funktionen kan aktiveras eller inaktiveras av företagsadministratörer med de fyra dynamiska inställningarna.

• SPSearchInternalURL

• SPSearchExternalURL

• SPSearchCenterInternalURL

• SPSearchCenterExternalURL

Smart beskärning

Vad denna funktion gör: När en användare delar videor under en videokonferens avgör funktionen Smart beskärning var användarens huvud befinner sig i webbkamerans synfält genom ansiktsidentifiering. När användarens huvud har lokaliserats översätter Lync 2013-klienten positionen till koordinater och lägger till de här koordinaterna i videoklippet som skickas. Den mottagande Lync 2013-klienten använder den här informationen för att beskära den inkommande videon från dess interna proportioner enligt de rektangulära koordinaterna som centrerar användarens huvud i den beskurna videon. Smart beskärning är en realtidsfunktion som kontinuerligt övervakar användarens rörelser och anpassar koordinaterna som placerats i videon, vilket gör att den mottagande Lync 2013-klienten kan anpassa videobeskärningen och hålla användarens huvud centrerat i videovyn.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Koordinaterna för användarens huvud inom kamerafältet läggs till i videoklippet. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Koordinaterna används för att beskära den korrekta delen av en inkommande video.

Inställning/hantering: Den här funktionen kan inte inaktiveras.

Enhetligt kontaktarkiv

Vad funktionen gör: Det enhetliga kontaktarkivet består av tre huvudfunktioner:

• Sammanslagen sökning Med den här funktionen slås den globala adresslistan samman med en användares personliga Outlook-kontakter så att bara en post i visas sökresultaten när användaren söker efter en kontakt.

• Sammanslagning av kontakter Den här funktionen slår samman kontaktinformationen i Outlook-posterna med kontaktinformationen i den globala adresslistans poster med hjälp av matchningsidentifierare för e-post och inloggning. När en matchning har hittats läggs data till i Lync från tre datakällor (Outlook, den globala adresslistan och närvaroinformation). Dessa sammanslagna data visas i olika komponenter i användargränssnittet, däribland sökresultat, din kontaktlista och ett kontaktkort.

• Skapa Outlook-kontakter för Lync-kontakter (kontaktsynkronisering) Outlook-kontakter skapas för alla användarens kontakter i standardmappen för kontakter, om användare har en postlåda i Microsoft Exchange Server 2010 eller senare version. Genom att det finns en Outlook-kontakt för varje Lync-kontakt kan användaren komma åt kontaktinformation i Lync från Outlook, Outlook Web Access och mobila enheter som synkroniserar kontakter med Exchange.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: I Lync sammanställs kontaktinformation från närvaro, Active Directory och Outlook. Den här informationen används internt i Lync. När Outlook-kontakter skapas förs närvaro-, Active Directory- och Outlook-kontaktinformation över till Exchange. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Kontaktinformation från närvaro, Active Directory och Outlook visas i Lync-användargränssnittet (kontaktlistan, kontaktkort, sökresultat och så vidare). Den här informationen kan även skrivas till Exchange med hjälp av kontaktsynkronisering (den tredje punkten i ovanstående lista).

Inställning/hantering: Den här funktionen aktiveras och inaktiveras av företagsadministratören via den dynamiska inställningen EnableExchangeContactSync.

Förbättrad röstkvalitet

Vad funktionen gör: Lync skickar aviseringar till användaren som hjälper denna att förbättra samtalskvaliteten om enhets-, nätverks- eller datorproblem identifieras under samtalet.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Information om slutanvändarens ljudenhetskonfiguration, nätverkskonfiguration och andra medieanslutningar samlas in av Lync för att avgöra ljudkvaliteten. Om något påverkar ljudkvaliteten under ett röstsamtal informeras slutanvändaren om att det finns problem med röstkvaliteten. Andra ser bara en avisering om att du använder en enhet som orsakar dålig ljudkvalitet. De vet inte vilken enhet slutanvändaren använder. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Informationen som skickas till andra i samtalet används för att hjälpa till att förbättra ljudkvaliteten.

Inställning/hantering: Företagsadministratören kan inaktivera funktionen för röstkvalitetsaviseringar om enheter genom att följa Powershell-kommandot som beskrivs nedan.

$a = get-csclientpolicy

$b = new-csclientpolicyentrytype –Name DisablePoorDeviceWarning –Value 1

$a.PolicyEntry.Add($b)

Set-csClientPolicy $a

Whiteboard-samarbete

Vad funktionen gör: Med funktionen whiteboard-samarbete kan användare skapa och dela en virtuell whiteboard där sessionsdeltagarna kan göra anteckningar, skissa och importera bilder som de kan arbeta på tillsammans under möten och konversationer.

Information som samlas in, bearbetas eller skickas: Anteckningar som görs på en whiteboard visas för alla deltagare. När en whiteboard sparas lagras den och alla anteckningar på Lync-servern. De behålls på servern enligt mötesinnehållets förfallopolicy som konfigureras av administratören. Ingen information skickas till Microsoft.

Användning av informationen: Funktionen med whiteboard-tavlor förbättrar samarbetet genom att deltagare kan diskutera idéer, hålla brainstorming, göra anteckningar och så vidare.

Inställning/hantering: Företagsadministratören har följande principer:

• Administratörsprincipen EnableDataCollaboration – Med den här principen kan företagsadministratören begränsa alla funktioner för datasamarbete – PowerPoint-samarbete, delning av filer, omröstningar, Whiteboard-samarbete och bifogade filer. Om den här principen har värdet False är funktionsnivåprinciperna för dessa funktioner irrelevanta.

• Administratörsprincipen AllowAnnotations – Med den här principen kan företagsadministratören begränsa anteckningsfunktionerna för alla mötesdeltagare. Om den här inställningen är inaktiverad ser slutanvändarna inte någon startpunkt för att skapa en whiteboardtavla i användargränssnittet i Lync 15.

Överst på sidan