Visa, dölja och visa fältet Hemlig kopia i Outlook för Windows

Förbered mottagaren    Innan du lägger till en mottagares namn i rutan Hemlig kopia i ett meddelande bör du informera mottagaren om att han eller hon kommer att få det. Personen i fråga kan behöva vidta åtgärder för att du ska behandlas som en betrodd avsändare (eller betrodd mottagare, om ditt namn ska stå i meddelandets Till-ruta).

Varför är det här nödvändigt? Skräppostavsändare använder sig mycket gärna av Hemlig kopia. Många skräppostfilter flaggar därför meddelanden som använder rutan Hemlig kopia som skräppost. Om de avsedda mottagarna inte har lagt till ditt namn i Listan Betrodda avsändare i Microsoft Outlook, kan meddelandet gå direkt till mappen Skräppost eller motsvarande.

Mer information om hur du konfigurerar skräppostfiltret i Outlook finns i artikeln om att lägga till namn i skräppostfilterlistorna.

Tänk efter innan du tar med en distributionslista i rutan Hemlig kopia    Personer som använder regler för att sortera sin e-post till rätt mappar får problem om du skriver namnet på distributionslistan i rutan Hemlig kopia. Eftersom deras regler bygger på att namnet på distributionslistan står i rutan Till eller rutan Kopia sorteras ditt meddelande inte i enlighet med reglerna.

Var medveten om begränsningarna    Många e-posttjänstleverantörer sätter upp begränsningar för antalet namn som kan stå i rutorna Till, Kopia och Hemlig kopia i ett meddelande. Din e-postleverantör kan t.ex. begränsa alla meddelanden till högst 100 e-postadresser. Om de här adresserna fördelas mellan rutorna Till, Kopia och Hemlig kopia måste du komma ihåg att namnen i rutan Hemlig kopia kommer att beräknas mot din totala begränsning. Fråga din e-postleverantör om principerna för ditt konto.

Håll mottagarlistan privat    Med hjälp av Hemlig kopia kan du skydda andras personers integritet eller sekretess genom att ha dem i en slinga utan att avslöja deras identitet. Om du t.ex. skickar en jobbannons till flera personer kanske du vill använda Hemlig kopia för att hemlighålla potentiella arbetssökandes identitet.

Lugna ned en konversation som spårat ur    Det här är en situation där det kan vara bra att använda Hemlig kopia för en distributionslista eller ett stort antal namn.

Anta att du skickar ett meddelande med ett stort antal personer i rutan Till. Diskussionen börjar bli livlig och alla vill uttala sig. Antalet meddelanden ökar lavinartat eftersom många mottagare svarar med sentimentet "Sluta svara alla på det här meddelandet". Problemet är att när de gör detta klickar de på Svara alla. Ett sätt att begränsa användning av alternativet Svara alla är att svara och placera namnet på distributionslistan i rutan Hemlig kopia. Du kan t.ex. klicka på Svara, sätta bara ditt eget namn i rutan Till, flytta distributionslistan till rutan Hemlig kopia och skriva ett meddelande som ser ut ungefär så här:

"Vänd er gärna direkt till mig, om det är något ni vill kommentera. (Jag har lagt den här distributionslistan i rutan Hemlig kopia för att hålla nere antalet Svara alla-meddelanden.)"

Minska skräppost    Personer som skickar skräppost kanske gillar att använda Hemlig kopia, men de gillar inte om du gör det. Om du döljer mottagarnas namn genom att ange dem i rutan Hemlig kopia kan ingen kopiera mottagarnas e-postadresser från dina meddelanden.