Schemalägga möten med hundratals deltagare

Obs!: Dessa ändringar gäller endast för möten som skapats i Office 365 och som har hundratals deltagare. Ändringarna påverkar inte mindre möten.

Tidigare när du använde Office 365 för att skicka en mötesinbjudan till hundratals deltagare kunde du kanske inte uppdatera eller avbryta inbjudan. Detta inträffade eftersom Outlook inkluderade varje person som accepterade, preliminärt accepterade eller tackade nej på raden Till i inbjudan, och det finns en gräns för hur många personer som kan finnas i ett e-postmeddelande eller en mötesinbjudan. Om hundratals deltagare har svarat på inbjudan skulle du blockeras från mötet.

För att förhindra att detta händer har vi ändrat hur Office 365 hanterar svar på mötesinbjudningar med hundratals deltagare. De här ändringarna ser till att du alltid kommer att kunna uppdatera eller avboka mötet och fortfarande se listan över deltagare. Om du vill visa deltagarlistan för stora möten måste du använda en uppdaterad version av Outlook. Om du använder en version av Outlook som inte har uppdaterats kan du inte se en fullständig lista med deltagare.

Vad har ändrats för spårning av svar?

Så här spårades svaren tidigare

I Office 365 är det maximala antalet mottagare för ett skickat objekt 500, oavsett om det är ett vanligt e-postmeddelande eller en mötesinbjudan. När du skickar ett e-postmeddelande eller en mötesinbjudan till en distributionslista räknas distributionslistan bara som en mottagare.

Detta var ett problem för möten eftersom listan med mötesmottagare och listan med svar spårades med samma egenskap för mötesobjektet. Mötesorganisatören skickade inbjudan till en distributionslista (1 mottagare) och allteftersom medlemmarna i distributionslistan svarade på mötet, lades varje enskild person till individuellt i mottagarlistan för att spåra svaret (vilket till slut ledde till att mottagarlistan översteg 500 när tillräckligt många människor hade svarat).

Outlook-klienter använde samma egenskap vid visning av listan över mottagare på raden Till och vid visning av listan med svar på fliken Spårning.

Så här spåras svaren nu

Listan över mottagare spåras fortfarande med den tidigare egenskapen, men listan med svar spåras nu med en ny, separat egenskap i mötesobjektet.

För att säkerställa att äldre klienter fortsätter att visa enskilda svar för de flesta möten kommer Office 365 att fortsätta att spåra svar i den befintliga mottagaregenskapen tills det finns 400 eller fler mottagare. Det innebär att inget har ändrats i gränssnittet för möten med färre än 400 mottagare. När ett möte har 400 eller fler mottagare kan bara uppdaterade klienter visa rätt svar för mötet.

Det maximala antalet mottagare i Office 365 är 500, men storleken 400 valdes som gräns för att sluta spåra svar för att ge en buffert för följande två scenarier:

  • Om ett möte vidarebefordras av en deltagare läggs alltid de vidarebefordrade mottagarna till i listan över mottagare, om inte listan nu innehåller fler än 500 deltagare.

  • Om arrangören lägger till nya deltagare läggs de tillagda mottagarna alltid till i listan över mottagare, om inte listan nu innehåller fler än 500 deltagare.

Sammanfattning av ändringar

Mötesstorlek

Äldre klienter

Uppdaterade klienter

400 eller färre mottagare

Alla enskilda mottagare och deras svar

Alla enskilda mottagare och deras svar

Mellan 400 och 2 000 mottagare

De första 400 mottagarna och deras svar

Alla enskilda mottagare och deras svar

2 000 eller fler mottagare

De första 400 mottagarna och deras svar

De första 2 000 mottagarna och deras svar

Kommentarer:

  • Om organisatören lägger till en ny deltagare i ett möte som redan har fler än 400 mottagare läggs de nya deltagarna ändå till.

  • Vi kommer att uppdatera Outlook i framtiden så att du kan visa totalt antal per svarstyp: Accepterat, Preliminärt accepterat, Avböjt och Inte svarat. Det här är särskilt användbart för möten som har fler än 2 000 mottagare.

  • Den här artikeln gäller endast för möten som ordnas av personer som använder Office 365 eftersom gränsen 500 mottagare är specifik för Office 365. Administratörer i lokala Exchange-miljöer kan välja om de vill ha maximalt antal mottagare och, om det väljs, vad maxantalet ska vara. För möten som ordnas av någon i en lokal Exchange-miljö fortsätter klienterna att använda den tidigare mottagaregenskapen för både mottagarlistan och listan med svar.

Har din version av Outlook blivit uppdaterad?

I tabellen nedan visas vilka versioner av Outlook som har uppdaterats med den nya metoden för att spåra svar på en mötesinbjudan.

Klient

Uppdateringsstatus

Outlook 2016 för Windows

Inte ännu uppdaterad

Outlook 2016 för Mac

Inte ännu uppdaterad

Outlook på webben och Outlook.com

Inte ännu uppdaterad

Outlook för iOS

Inte ännu uppdaterad

Outlook för Android

Inte ännu uppdaterad

Kalender i Windows 10

Inte ännu uppdaterad

Vad händer om din version av Outlook inte har uppdaterats?

Om din version av Outlook ännu inte har uppdaterats, ser du bara upp till 400 mottagare och deras svar. Om du inte behöver veta vem som har svarat på din inbjudan kan du läsa Jag vill inte se svar på min mötesinbjudan.

Jag vill inte se svar på min mötesinbjudan

Om du inte behöver veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du stänga av svaren. Det här alternativet är tillgängligt i Outlook för Windows, Outlook för Mac, Outlook på webben och Outlook.com.

När svaren är avstängda får du inte ett e-postmeddelande när någon accepterar, preliminärt accepterar eller avböjer inbjudan, och svaren registreras inte i mötesinbjudan. Det här är användbart om du vill meddela andra personer om en händelse men inte behöver veta exakt hur många personer som deltar, eller om du inte vill få e-post varje gång någon accepterar inbjudan.

Outlook 2016 för PC

En skärmbild av knappen Begär svar i Outlook 2016 för Windows

Outlook 2016 för Mac

En skärmbild av knappen Begär svar i Outlook 2016 för Mac

Outlook på webben och Outlook.com

En skärmbild av knappen Begär svar i Outlook på webben

Närliggande avsnitt

Skapa, ändra eller ta bort en mötesförfrågan eller en avtalad tid i Outlook.com eller Outlook på webben

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×