Projektledningsmål: Lägga till personer och tilldela dem aktiviteter

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Lägga till resurser till ditt projekt

När du ger personer arbetsuppgifter ska du tänka på två saker:

  1. Du måste lägga till personer i projektschemat innan. . .

  2. Du kan tilldela dem arbetsuppgifter.

Den här skillnaden är en vanlig källa till förvirring när man jobbar med ett projekthanteringsprogram.

Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning.

Tips om projektledning innan du börjar ...

Om du är nybörjare i projekt hantering Om du är nybörjare på Project Management kanske du vill veta mer om hur du kan oroa dig för att bara lägga till uppgifter, till exempel hur många personer som ska vara med i dem, hur du ska göra för att få till gång till personers helgdagar och semester tid och hur och var du ska lägga in personlig information som telefonnummer , e-postadresser och lön.

Här är några tips som hjälper dig att komma igång.

  • Ta reda på vilka typer av resurser du kan tilldela aktiviteter    Efter att du har samlat in den information du behöver om projektaktiviteter kan du identifiera vilka typer av resurser du behöver.

    • Personresurser    Vi tänker vanligtvis på personer som arbetskraft. Projektledare kallar ibland personer för arbetsresurser, tillsammans med material och utrustning.

    • Företagsresurser    De här resurserna är arbetsresurser som hanteras och delas i en organisation. Företagsresurser används med Project Professional.

    • Materialresurser    Till de här resurserna räknas datorer eller andra maskiner.

    • Allmänna resurser    De här resurserna avser personalkrav för aktiviteter och inte enskilda personer som snickare eller utvecklare.

  • Ta hänsyn till hur många resurser som ändrar varaktighet När du placerar flera resurser i en aktivitet förväntar du varaktigheten för en aktivitet för att förkorta. I många fall kan det vara tvärtom att lägga till personer i en aktivitet. Den kan lägga till extra kostnader, extra kommunikation och andra ineffektiva samtal. Designen för en ny avgiftsbelagt brygga går till exempel inte att gå snabbare om du dubblerar antalet arkitekter i projektet. Med Project kan du styra vad som ska hända med aktiviteternas varaktigheter efter att du har lagt till dem.

  • Överväg hur en persons kapacitet påverkar aktivitetens varaktighet En persons upplevelse kan påverka aktivitetens varaktighet direkt. Du kan förvänta dig att en person med fem års erfarenhet är att slutföra en aktivitet på kortare tid än någon med två.

Om du är en van projektledare När projektet växer är det mycket att tänka på. Du oroar dig för att använda resurser från andra avdelningar, kontakta underleverantörer, övervaka hundra personers arbete, generera rapporter till chefer och andra saker du ännu inte har tänkt på. Som tur är har Microsoft Project de expertverktyg du behöver.

Här finns några tips om hur du kan odla din expertis.

  • Gå igenom och förfina beräkningarna av varaktighet    Använd informationen som du samlar in om det aktuella projektet och liknande projekt för att förfina beräkningarna om varaktighet. Hur exakta beräkningarna av resurskrav (och i slutänden projektkostnader) är beror till stor del på hur exakta beräkningarna av varaktighet för aktiviteter är.

  • Följa upp resursstatus    Se till att alla i projektet skickar in regelbundna statusuppdateringar. Med vyerna och rapporterna i Microsoft Project kan du hålla reda på vad alla gör.

  • Identifiera resurs överbeläggnings problem    Project kan hjälpa dig att identifiera när personer arbetar med för många uppgifter samtidigt.

  • Håll ett öga på originalplanerna    Originalplaner ger en ögonblicksbild av projektet så att du jämför aktuellt förlopp med det du planerade i början.

  • Fördela arbete genom utjämning    Om personer arbetar med för många saker samtidigt kan aktiviteterna justeras i Project så att arbetsbördan jämnas ut. Utjämning av resurstilldelningen är ett sätt att fördela belastningen.

  • Exportera projektdata till Excel för analys Med Excel får du hjälp att analysera Project-information mer ingående. Du kan till exempel exportera aktivitets- och resursinformation till Excel där du kan arbeta med avancerade EV-rapporter och sedan visa informationen med miniatyrdiagram där du enkelt kan se hur mycket som spenderas i relation till hur mycket arbete som slutförts.

    Använda miniatyrdiagram i projekthantering

    Utbilda anställda för ny kompetens    Stora organisationer investerar tid och pengar i att utbilda sina anställda så att de kan utveckla sin kompetens och arbeta i olika miljöer. Att utbilda medarbetare kan vara ett kostnadseffektivt sätt att förbättra kompetensen i företaget i stället för att anställa nya personer.

Steg 1: Lägga till personer i ditt projekt

Lägga till personer i ett projekt

Du måste lägga till personer såväl som andra resurser innan du kan tilldela dem aktiviteter. Andra resurser kan vara materialresurser som cement eller färg, eller kostnadsresurser som resor och måltider.

Ändra arbetsdagar för projektkalendern

När du har lagt till personer i ett projekt kan du ändra deras arbets kalendrar för att ta hänsyn till deras arbets tid. Project utgår från att de flesta använder en standard vecka, måndag till fredag, 8 A.M. till 17.00 Men du behöver inte fästa med detta arbets schema.

Lägga till helgdagar och semesterdagar

Vi behöver alla semester. Vi kan bli sjuka. Och vi gillar alla våra lediga dagar. Lär dig hur du tar med denna fritid genom att lägga till den i tidsplaneringen.

Dela personer med en resurspool

Du kan lägga till personer i ditt projekt från en resurspool. Med en resurspool kan du ha all information om personer i en Project-fil som kan användas som del av huvudprojekt.

Dölja en kolumn med känslig information

Du kan lägga till känslig information som löner och telefonnummer i ett projekt men dölja den information – utan att förlora den.

Överst på sidan

Steg 2: Tilldela aktiviteter personer och andra resurser

Tilldela personer aktiviteter

Efter att du har lagt till aktiviteter i ditt schema kan du börja tilldela personer dem.

Visa resursarbetsbelastning och tillgänglighet

Du kan hitta överbelagda och underbelagda resurser i ett projekt eller mellan projekt och se om de uppgifter du har gjort har orsakat konflikter.

Visa aktiviteternas namn intill staplar i Gantt-schema

Det är lättare att förstå Gantt-fält om aktivitetsnamnen visas bredvid dem. Det här är användbart i rapporter och möten.

Ange kostnader för personer och material

När du lägger till personer i ett projekt kan du lägga till kostnader för dem. Efter att du tilldelar personer aktiviteter beräknas projektets kostnad automatiskt i Microsoft Project.

Kontrollera statusuppdateringar

Om personer har angett sin arbets status i Project Web App kan du se ändringar av schemat i Project.

Ta bort en person ur projektet

Personer lämnar projekt, byter arbetsplats och projektledare lägger till fel personer eller stavar fel på namn. Oavsett anledning så måste du kanske ta bort personer från ett projekt.

Överst på sidan

Steg 3: Hantera personer och andra resurser

Välja rätt vy för att visa resurser

Efter att du har tilldelat personer aktiviteter och arbetet har börjat finns det många vyer i Project du kan använda för att övervaka utvecklingen och ändra schemat.

Ändra varaktigheten för en aktivitet

Ett sätt att hantera problem med arbetsbelastningen är att minska aktivitetens varaktighet.

Minska personers arbetsbörda genom att fördela arbetet

Om personer i ditt projekt arbetar med för många uppgifter på en och samma gång kan du låta Project fördela arbetsbördan jämnare.

Ändra den insatsberoende inställningen för aktivitetstyper

När du tar bort eller lägger till personer i en aktivitet förlängs eller förkortas aktivitetens varaktighet i Project. Det här insatsberoende schemaläggning. Om du inte vill att varaktigheten ska ändras kan du ändra aktivitetens insatsberoende inställning.

Följa upp ditt schema

Att spåra arbetet i ett projekt är inte bara nödvändigt för att se till att ditt projekt slutar på tid. Du kan också lära dig från misstag och framgångar i ett projekt.

Spara en originalplan

När din chef frågar dig om hur det går med projektet jämfört med din originalplan är ”Jag vet inte” det sista du vill säga. Det kan du undvika genom att spara en originalplan som en ögonblicksbild av ditt ursprungliga schema innan projektet drar igång.

Visa en projektrapport om personers utveckling

Skapa och anpassa grafiska rapporter om projektutvecklingen. Du kan visa de här rapporterna i Project eller exportera dem till andra program som PowerPoint, Word eller Excel.

Gå tillbaka till Översikt över projektledning

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×