Projektledningsmål: Kommunicera projektinformation

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Kommunicera med din grupp

Att kommunicera projekt information är ofta svårt, oavsett om den handlar om att få statusinformation från din grupp eller att meddela projekt status till chefer.

Lär dig när och hur man kommunicerar och rapporterar projekt information. På annat effektivt sätt är samarbete och projektets framgångar kanske riskerar att fungera.

Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning.

Tips om projektledning innan du börjar ...

  • Lista dina intressenter    Ta reda på vem dina intressenter är innan ett projekt startas. Ett säkert sätt att glömma ett projekt är att komma ihåg ett kritiskt Stakeholder som inte påverkar ditt projekt.

  • Få ett kommunikations abonnemang snart    Designa kommunikations strategier och processer till ditt projekt innan projektet startas. Dessutom visas kommunikations processer som en aktivitet på de första raderna i projektet så att den här kritiska delen av samarbetet blir allas engagemang.

  • Kommunicera ofta    Information om aktivitets status samlas in en gång i veckan efter dina problem innan den eskaleras. Om du kommunicerar oftare än så kanske team medlemmar slutar att skicka uppdateringar på grund av den extra tiden då de förbereder dem.

  • Sök efter problem    Om allting verkar vara bra eftersom du inte har hört något negativt kan det vara problem. Det är problem med de bästa projekten. Ditt jobb är att gå till dem innan de växer till större problem.

  • Använd lämplig teknik    Förstå dina grupp medlemmar och berörda deltagares kommunikations behov. Grupp medlemmar som rapporterar aktivitets status kanske vill använda e-post eller Project Online, medan en direktör föredrar ett diagram eller en pivottabell. Här är en lista med program som du kan använda för att under lätta kommunikationen.

Program

Fördelar

Nackdelar

Project

  • Ha inbyggda presentations verktyg för alla intressenters nivå.

  • Har enkelt att förstå tids linje-och team planerings vyer.

  • Exporterar data till Excel och Visio för kommunikation av komplexa data.

  • Ditt företag kanske inte använder Project.

  • De projekt företaget jobbar på kan vara för litet för att dra nytta av den kraftfulla schemaläggnings program varan.

Project Online

  • Bäst för avancerad kommunikation och rapportering av projekt information i en organisation.

  • Kan jämföra status för flera projekt eller för en portfölj med projekt.

  • Mindre företag kan behöva hjälp av konsulter för att installera och använda Project Online.

Excel

  • Project kan exportera data till Excel för avancerad analys, till exempel ANOVA och analys av upparbetat värde.

  • Idealisk för tidiga planering av projekt eller för hög nivå slut produkter som senare kan läggas till i Project.

  • Excel saknar automatiserade schemaläggnings funktioner för mer komplexa projekt.

Word

  • Idealiskt under initierings fasen när du behöver dela planerings dokument som budgetar och slut produkter.

  • Inte idealiskt för visuella presentationer för direktöriska intressenter. Använd Excel, Visio, PowerPoint eller Projects egna rapport funktioner i stället.

SharePoint

  • Erbjuder synkroniserade funktioner utan Project Server. En ändring i en uppgifts lista återspeglas i den andra.

PowerPoint

  • Idealiskt för effektfulla presentationer till direktörens intressenter.

  • Analytiker och tekniker kanske vill ha mer detaljerade diagram för komplex budget analys.

Visio

  • Kan presentera för mycket information för en direktörs mål grupp. Använd projektets egna rapporterings funktioner i stället.

Microsoft Teams

  • Idealisk för Teams på olika platser. Du kan dela projekt information med snabb meddelanden, röst, video eller under onlinemöten.

  • Kan kräva att IT-avdelningen distribuerar.

Kommunicera projekt information

Kontrol lera status uppdateringar från Project Online

Om din grupp använder Project Online kan du hämta aktivitets status uppdateringar från servern innan du kommunicerar med ditt team om projektets förlopp.

Följ upp planeringen, från lätt till expert

Det finns enkla sätt att spåra framsteg och det finns flera komplexa sätt. Hitta det sätt som passar bäst för ditt projekt och teamet.

Skicka information om upparbetat värde

Att hämta information om upparbetat värde är ett mer avancerat, men mycket kraftfullt, för att upptäcka den goda och dåliga projektets prestanda. De högkvalitativa fakta som du erhåller från detta är vad dina intressenter vill se.

Skapa en projektrapport

Med Project kan du skapa och anpassa undervisade grafiska rapporter om de projekt data du vill använda, utan att använda något annat program. När du arbetar med projektet ändras rapporterna så att de motsvarar den senaste informationen — inga manuella uppdateringar krävs!

Synkronisera med en SharePoint-uppgiftslista

Grupp medlemmar kan se schemat och uppdatera deras arbete i SharePoint, och du ser ändringarna i Project. Och vice versa.

Använda Office 365

Kommunicera projekt information med hjälp av Office 365. Så länge som du har en dator med anslutning till Internet kan du arbeta med dina dokument i fullständiga versioner av Word, Excel, PowerPoit eller OneNote – när du behöver det, där du behöver det.

Publicera aktivitetsändringar på servern

När du gör ändringar i aktiviteter publicerar du ändringarna i Project Online så att alla får rätt information för att fortsätta arbetet.

Kommunicera med Microsoft Teams

Om det inte går att komma till ett möte kan du använda Teams för att dela projekt information. Dela PowerPoint-bilder, Excel-ark och en OneNote-anteckningsbok för att dela projektplaner. Personer kan delta i onlinemöten på kontoret, hemma eller via sin mobila enhet.

Gå tillbaka till Översikt över projektledning

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×