Sekretesstillägg för Microsoft PowerPoint 2010

Använda Office.com-mallar

På fliken Nytt i Microsoft Office Backstage-vyn (klicka på fliken Arkiv och sedan på Nytt) kan du få tillgång till uppdaterade resurser som hämtas från Office.com, för presentationer som bygger på mallar. Du kan även skicka feedback på och betygsätta mallarna du hämtar.

När du öppnar en mall eller en fil som bygger på en mall kontaktas Office.com, beroende på de aktuella inställningarna för onlinehjälp. Därefter skickas information om mall-ID, vilket program och vilken version av programmet du använder, samt standardinformation om datorn.

Mall-ID används för att identifiera originalmallen som hämtats från Office.com eller som ingår i PowerPoint 2010-installationen. Detta ID identifierar inte din presentation. Mall-ID är detsamma för alla som använder mallen.

Länka till bilder och andra dokument

Om du väljer att skapa en länk till en bild, fil, datakälla eller till ett annat dokument på hårddisken eller på en server, sparas sökvägen till filen i presentationen. I vissa fall kan länken innehålla ditt användarnamn och information om servrar i nätverket. I samband med dataanslutningar kan du välja att spara ett användarnamn eller lösenord i dataanslutningslänken.

Om du kopplar ett XML-schema till en presentation, sparas en sökväg till XML-schemafilen i presentationen. I vissa fall kan sökvägen innehålla ditt användarnamn.

Utskrift

När du skriver ut en PowerPoint 2010-presentation och sedan sparar den, sparas sökvägen till skrivaren tillsammans med presentationen. I vissa fall kan sökvägen omfatta ett användarnamn eller datornamn.

Dokumentarbetsytor

Du kan komma åt en dokumentarbetsyta på en Microsoft SharePoint Foundation-webbplats via PowerPoint 2010. En dokumentarbetsyta är ett gemensamt område där du snabbt och lätt kan samarbeta med andra gruppmedlemmar med en eller flera presentationer.

När du besöker en dokumentarbetsyta hämtar PowerPoint 2010 information om arbetsytan. Informationen omfattar:

• Namn på SharePoint Foundation-webbplatsen

• webbplatsens URL eller webbadress

• Namn, e-postadresser och behörighetsnivåer för webbplatsanvändarna

• listor över dokument, åtgärder och annan information som är tillgänglig på webbplatsen.

Med PowerPoint 2010 sparas dessutom en lista på datorn med de SharePoint Foundation-webbplatser du har besökt, i form av cookies. Den här listan används för att du snabbt ska kunna komma åt webbplatser som du redan har besökt. Listan med webbplatser du har besökt är inte åtkomlig för Microsoft och den är inte synlig från Internet såvida du inte anger att den ska vara det.

Faxtjänst

Med faxtjänsten kan du skicka fax via Internet och ordna de faxmeddelanden som du har skickat i Microsoft Outlook 2010. Innan du kan använda faxtjänsten måste du registrera dig hos en faxtjänstleverantör (inte Microsoft), som behandlar faxmeddelandena och skickar dem via Internet. Microsoft samlar inte in någon information från faxtjänsten.

När du registrerar dig för en faxtjänst skapar faxtjänstleverantören ett registreringspaket som lagras av faxtjänstleverantören och PowerPoint 2010. Paketet består av adressen till faxtjänstleverantörens webbplats och en \rdblquote biljett\rdblquote som bekräftar att du har rätt att använda tjänsten. När du skickar ett fax från ett Office-program kopplas registreringspaketet till dokumentet.

Med faxtjänsten kan du också beräkna kostnaden för ett faxmeddelande, utan att skicka faxet. Om du väljer att beräkna faxkostnaden skickas din registreringsbiljett, telefonnumret som faxmeddelandet ska skickas till och faxmeddelandets sidantal till faxtjänstleverantören via en krypterad anslutning. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen.

Referensinformationstjänst

Med PowerPoint 2010 kan du söka efter information om en viss term eller fras, från ett antal olika uppskattade innehållsleverantörer. När du begär en sökning om ett visst ord eller en viss fras skickar PowerPoint 2010 den aktuella texten över Internet tillsammans med information om programvaruprodukten du använder, nationella inställningar och språkinställningar på datorn samt auktoriseringsinformation som visar att du har behörighet att hämta referensinformationen, om så krävs.

PowerPoint 2010 skickar informationen till en tjänst som tillhandahålls av Microsoft eller till den innehållsleverantör du väljer. Tjänsten returnerar information om det aktuella ordet eller den aktuella frasen.

Ofta innehåller informationen du erhåller en länk till mer information på innehållsleverantörens webbplats. Om du klickar på länken kan leverantören spara en cookie på din dator för att kunna identifiera dig vid senare transaktioner. Observera att Microsoft inte ansvarar för externa leverantörers sekretesspolicy. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen, såvida du inte har begärt en tjänst som tillhör Microsoft.

Så här inaktiverar du referensinformationsverktyg:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Alternativ under Hjälp.

3. Klicka på Säkerhetscenter.

4. Klicka på Inställningar för Säkerhetscenter.

5. Klicka på Sekretessalternativ och avmarkera kryssrutan Tillåt att åtgärdsfönstret Referensinformation söker efter och installerar nya tjänster.

Översättningstjänster

Med PowerPoint 2010 kan du översätta hela eller delar av en presentation med hjälp av en tvåspråkig ordlista eller maskinöversättning. Du kan välja hur du vill översätta presentationen.

Du kan markera eller ange ett ord eller en fras som ska översättas eller också kan du välja att översätta hela presentationen. Oavsett vad du vill göra väljer du önskat alternativ i fönstret Referensinformationsverktyg. Du kan också översätta med hjälp av funktionen Dokumenttips genom att hålla markören över ordet du vill översätta. Funktionen Dokumenttips är inaktiverad som standard men du kan aktivera den genom att klicka på fliken Granska och sedan på Miniöversättare i gruppen Översätt.

När du markerar eller anger ett ord eller en fras som du vill översätta jämförs frasen med en tvåspråkig ordbok. En del tvåspråkiga ordböcker ingår i programvaran, och andra finns på Office.com. Om inte ordet eller frasen du anger ingår i den tvåspråkiga ordlistan som installeras med programvaran, skickas ordet eller frasen okrypterat till en översättningstjänst hos Microsoft eller hos en annan leverantör.

Om du vill översätta hela presentationen skickas den okrypterad till en översättningstjänst hos Microsoft eller hos en annan leverantör. Precis som annan information som skickas okrypterad över Internet kan andra få tillgång till ordet, frasen eller presentationen du översätter.

Om du väljer att använda någon av ordböckerna som är tillgängliga via Office.com eller en extern översättningstjänst, skickas den aktuella texten över Internet tillsammans med information om den programvara du använder och aktuella nationella inställningar och språkinställningar på datorn (klicka på fliken Arkiv och klicka sedan under Hjälp på Alternativ och sedan på Språk). Om du använder en extern översättningstjänst kan även tidigare cachelagrad autentiseringsinformation skickas, som visar att du redan har registrerat dig på webbplatsen.

SharePoint Foundation

I Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010 tillhandahålls delade, webbaserade arbetsytor där du kan samarbeta med andra, i dokument eller på möten.

När du besöker en SharePoint-webbplats (antingen via webbläsaren eller ett Office-program), sparas en cookie på din dator om du har behörighet att skapa en ny underwebbplats på webbplatsen. Dessa cookies utgör en lista över webbplatser som du har behörighet till. Listan används av flera Office-program för att tillhandahålla snabb åtkomst till tidigare besöka webbplatser.

Listan med webbplatserna du har besökt är inte åtkomlig för Microsoft och den är inte synlig från Internet såvida du inte anger att den ska vara det.

När du skapar en ny webbplats eller lista, eller när du lägger till eller bjuder in användare till en befintlig webbplats eller lista i SharePoint Foundation, sparas följande information om varje användare (även om dig):

• fullständigt namn

• e-postadress

Ett användar-ID läggs till för alla element som du eller de andra webbplatsanvändarna lägger till eller ändrar på webbplatsen. Som med allt annat innehåll på SharePoint-webbplatsen bör endast administratörer och webbplatsmedlemmar ha tillgång till den här informationen.

Alla element på SharePoint-webbplatsen innehåller två fält: Skapad av och Ändrad av. Fältet Skapad av fylls i med användarnamnet på den person som ursprungligen skapat elementet och det datum när det skapades. Fältet Ändrad av fylls i med användarnamnet på den användare som senast ändrade PowerPoint 2010-presentation och det datum då den senast ändrades.

Administratörer av servrarna där SharePoint-webbplatserna lagras har tillgång till vissa data på webbplatserna, som används för att analysera hur webbplatsen används och för att förbättra webbplatsens tillgänglighet. Dessa data är endast tillgängliga för serveradministratörerna och delges inte Microsoft, såvida inte Microsoft agerar värd åt SharePoint-webbplatsen.

Informationen som samlas in omfattar namn, e-postadresser och behörigheter för alla som har tillgång till webbplatsen. Alla användare som har tillgång till en viss SharePoint-webbplats kan söka i och visa allt tillgängligt innehåll på webbplatsen.

Granskning

Microsoft SharePoint Foundation 2010 innehåller granskningsfunktioner som administratörerna kan använda för att kontrollera hur ett visst innehåll används.

När SharePoint Foundation-administratörer aktiverar granskningsfunktionen registreras automatiskt vissa åtgärder som utförs av användaren i innehållsdatabasen för SharePoint. Dessa åtgärder omfattar bland annat visning, redigering, incheckning och utcheckning. För varje registrerad åtgärd registreras identifierande information om filen och åtgärden liksom användarens SharePoint-ID på servern. Observera att ingen information skickas till Microsoft.

Den här funktionen är inaktiverad som standard och är bara tillgänglig för administratörer av SharePoint-webbplatser där innehåll lagras.

Snabbmeddelanden och aviseringar

I PowerPoint 2010 kan du skicka snabbmeddelanden från själva programmet och få meddelanden när andra användare ansluter eller när vissa ändringar görs i delade presentationer eller arbetsytor.

I PowerPoint 2010 kan en Microsoft-klient för snabbmeddelanden användas så att du ser onlinenärvaro för andra och kan skicka meddelanden till dem. PowerPoint 2010 innehåller en webbkontroll som gör det möjligt att visa närvaro från snabbmeddelandeprogram på en webbsida. Den här kontrollen används både på Microsoft SharePoint Foundation 2010-sidor och på Microsoft SharePoint Server 2010-sidor. Närvarodata skickas inte tillbaka till webbservern från någon av dessa typer av sidor.

Webbkontrollen kan användas för att skicka närvaroinformation från ditt program för snabbmeddelanden till webbservern. Som standard kan närvaroinformation endast skickas till intranätplatser, betrodda webbplatser och webbplatser på den lokala datorn.

Nya filformat

PowerPoint 2010 använder filformat som baseras på XML. Dessa XML-filformat är utökningsbara, vilket betyder att användaren kan definiera fler scheman eller taggar i filerna. Ett tillägg eller tredjepartskod kan också lägga till ytterligare metadatainformation i XML-filformaten, som inte visas i PowerPoint 2010.

Du kan kontrollera vilka metadata som har kopplats till en XML-fil genom att visa den i ett textläsningsprogram.

Kommentarer

Om du sparar kommentarer i en fil lägger PowerPoint 2010 som standard till dina initialer i varje kommentar. Den här informationen är tillgänglig för alla som har tillgång till filen.

Du kan ta bort din personliga information från dessa kommentarer genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, klicka på Felsök och sedan klicka på Kontrollera dokument.

Spåra ändringar

Om funktionen Spåra ändringar är aktiverad när du gör ändringar i en fil lagras som standard ditt användarnamn och/eller dina initialer i dokumentet och associeras med de ändringar du gör. Den här informationen, inklusive den ursprungliga och modifierade texten, är tillgänglig för alla som har tillgång till filen.

När dessa ändringar har accepterats eller avvisats tas ditt namn bort. Du kan också ta bort personlig information från ändringarna genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, klicka på Felsök och sedan klicka på Kontrollera dokument.

Platser där ditt namn kan sparas

I vissa fall sparas ditt namn för att underlätta ditt arbete då du använder vissa funktioner i PowerPoint 2010. Ditt namn sparas exempelvis på följande ställen:

• i fält av typen Författare

• i filegenskapen Författare.

Du kan ta bort ditt namn från dessa fält och egenskaper genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, klicka på Felsök och sedan klicka på Kontrollera dokument.

Office-lösningar som tagits fram av andra företag kan också innehålla ditt namn eller annan personlig information i filens anpassade egenskaper.

Om du använder Microsoft Office webbkontroll, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andra funktioner som gör det möjligt att ansluta direkt till en annan datakälla, kan det hända att ditt användarnamn och lösenord sparas i presentationen. Om du vill ändra eller ta bort den här informationen måste du ändra anslutningsegenskaperna.

Andra dolda data och metadata

Som standard tas följande filegenskaper med i alla filer som sparas i PowerPoint 2010:

• Författare

• Chef

• Företag

• Senast sparad av

• Namnen på de som granskat presentationen

Även andra egenskaper kan sparas med filen beroende på vilka funktioner eller externa lösningar du använder. Om presentationen exempelvis är en del av ett dokumentarbetsflöde sparas ytterligare filegenskaper som kan användas för att spåra arbetsflödet. PowerPoint 2010 använder skapar-ID:n som genereras med hjälp av slumptal, där ingen del hämtas från din information eller datorns sammanhang. Alla nya bilder som skapas i PowerPoint 2010 tilldelas ett slumptal för bildskapar-ID:t, som också sparas med filen. Om du använder en presentation i en miljö för samtidig redigering, till exempel Microsoft SharePoint Foundation 2010, används bildskapar-ID:na för att fastställa vilka redigeringar som har gjorts senast.

Den här informationen är tillgänglig för alla som har tillgång till filen.

Du kan ta bort dessa egenskaper genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, klicka på Felsök och sedan klicka på Kontrollera dokument.

Funktionen Kontrollera dokument kan också användas för att ta bort vissa andra typer av data som eventuellt inte är tillgängliga i alla vyer, t.ex. kommentarer och omarbetningar. Vi rekommenderar att du kör Kontrollera dokument på alla presentationer som du planerar att publicera och offentliggöra.

Dolda data och metadata kan också tas med i Microsoft Office-filer via Microsoft Office-objektmodellen. Du kan t.ex. göra bilder osynliga i Microsoft Office-objektmodellen så att de inte syns när du öppnar filen, men bilderna sparas i filen och kan senare göras synliga igen.

Dolda former

PowerPoint 2010 kan du dölja figurer eller textobjekt i dina presentationer eller mallar med hjälp av åtgärdsfönstret markering. Om du vill visa åtgärdsfönstret markering och visning, markera en form och klicka sedan på Markeringsfönstreti gruppen Ordna på fliken Format. Dolda former eller textobjekt kan innehålla personlig information som har lagts till av författaren av presentationen. Dold textobjekt eller figurer kan sparas med ett tema eller mall-fil och visas inte under ett bildspel. Om mallfilen används för att skapa en ny presentation, kopieras alla dolda figurer eller dold textobjekt till den nya presentationen. Du kan visa vilka former är dolda och väljer att inte dölja dem i åtgärdsfönstret markering och visning.

Alternativ text

Med PowerPoint 2010 kan du lägga till och redigera alternativ text för tabeller, former, bilder, diagram, SmartArt-grafik och andra objekt i presentationen med hjälp av dialogrutan Format. Den alternativa texten sparas med presentationen och kan innehålla personlig information som har lagts till av användarna som har arbetat med dokumentet. För vissa objekt som du infogar i presentationen (till exempel bilder) omfattar alternativtexten som standard filsökvägen till objektet.

Alternativtexten kan användas av hjälpmedelsfunktioner, t.ex. skärmläsare, och är tillgänglig för alla som har tillgång till filen.

Sända bildspel

Med PowerPoint 2010 kan du sända ett bildspel som kan visas i en webbläsare.

När du sänder ett bildspel överförs en kopia av hela presentationen till den server du väljer tillsammans med din kontoinformation för att ansluta till servern. Användarna kan då navigera till URL:en som du får via PowerPoint 2010 när de vill visa bildspelet. Även om funktionen för sändning bara visar bildspelet som du presenterar är det möjligt för alla som har åtkomst till URL:en att visa presentationens fullständiga innehåll, även dolda bilder.

När du sänder ett bildspel lagras den använda servern i PowerPoint 2010 tillsammans med information som serverns namn, URL eller andra adresser och dess beskrivning. Den här informationen används för att du enklare ska kunna återanvända de servrar du har använt.

Teman

I PowerPoint 2010 kan du skapa ett tema som baseras på en befintlig presentation genom att du klickar på Spara som på fliken Arkiv. I dialogrutan Spara som, i listan Filformat klickar du på Office-tema. När du skapar ett tema kopieras vissa objekt, t.ex. text, bilder och dolda former, från presentationens ursprungliga bildbakgrund till temat. De här objekten används som designelement när du tillämpar temat på en ny presentation och de är synliga för andra användare. Om du publicerar ditt tema så att andra kan använda det kanske du vill undvika att spara personlig och hemlig information i din ursprungliga presentation. Du tar bort personlig och hemlig information från ett befintligt tema genom att du redigerar temats bildbakgrund och sparar om temat med samma namn och accepterar att ersätta originalfilen.

Inspelning av makron

När du spelar in ett makro sparas en följd av åtgärder som du kan upprepa vid ett senare tillfälle. Om du väljer att spela in ett makro sparas ditt användarnamn som en kommentar i koden då makrot skapas. Du kan ta bort informationen om ditt användarnamn manuellt.

Digitala signaturer

En digital signatur är en valfri funktion som du kan använda för att bekräfta avsändaren av en presentation som du mottagit. En digital signatur är ett unikt, krypterat värde för informationen i den presentation som du signerar. När du skickar en presentation med en digital signatur skickas signaturen till mottagaren, jämte informationen i presentationen och ett digitalt certifikat från dig (en betrodd avsändare). Det digitala certifikatet utfärdas av en certifikatutfärdare, till exempel VeriSign, och innehåller information som används för att autentisera avsändaren och för att verifiera att det ursprungliga innehållet i presentationen inte har modifierats. Certifikatutfärdaren kanske kontaktas automatiskt online för att bekräfta den digitala signaturen.

När du signerar en presentation visas en dialogruta med den information som ingår i den digitala signaturen, t.ex. systemdatum och -tid, operativsystemversion, Microsoft Office-version och PowerPoint-version.

Information Rights Management

Du kan använda IRM (Information Rights Management) för att bevilja särskilda användare eller grupper åtkomst och redigeringsbehörighet till en presentation. Bortsett från vissa likheter, bör IRM inte förväxlas med Dokumentskydd. Med IRM kan du definiera behörigheter för hela presentationen för specifika åtgärder, t.ex. utskrift eller vidarebefordring av presentationen, eller läs- eller redigeringsbehörigheter för presentationen.

När du lagrar en IRM-aktiverad presentation sparas en lista över alla användare som har behörighet till presentationen samt information om vilka rättigheter de har. Informationen är krypterad så att endast presentationsägarna kan komma åt den.

Dessutom innehåller IRM-aktiverade presentationer så kallade innehållslicenser. En innehållslicens innehåller en e-postadress samt behörighets- och autentiseringsinformation. Varje gång någon försöker öppna en IRM-aktiverad presentation kontrollerar PowerPoint 2010 innehållslicenserna i presentationen och jämför dem med användarens identitet. Om användaren aldrig har öppnat presentationen förut kontaktar PowerPoint 2010 en IRM-server, verifierar användarens identitet, hämtar en ny innehållslicens för användaren (under förutsättning att han eller hon har nödvändiga rättigheter) och sparar innehållslicensen i presentationen.

Presentationens ägare kan ange att innehållslicenser inte ska sparas i presentationen. Om så är fallet måste PowerPoint 2010 kontakta IRM-servern varje gång presentationen öppnas. Om PowerPoint 2010 inte är anslutet till nätverket eller inte kan kontakta IRM-servern, går det inte att öppna presentationen.

Misslyckad validering av Office-filer

När du öppnar filer från vissa tidigare versioner av PowerPoint i Microsoft Office, används funktionen validering av Office-filer för att kontrollera om filstrukturen matchar specifikationen från Microsoft för det aktuella filformatet. Om inte filen kan valideras öppnas filen i en skyddad vy.

När du avslutar PowerPoint sparas en kopia av filen problematiskt som misslyckas Office Filverifieringen på din dator. Microsoft-felrapportering frågar regelbundet om samtycker till att skicka en kopia av dessa filer till Microsoft. Mer information om Microsoft-felrapportering, inklusive en fullständig sekretesspolicy finns i Sekretesspolicy för Microsoft-felrapportering.

Automatisk versionshantering i Office

I PowerPoint 2010 sparas automatiskt kopior av dina presentationer medan du jobbar med dem. Detta hjälper dig om du behöver återställa en fil om du till exempel stänger ett dokument av misstag utan att ha sparat dina ändringar. Om du vill välja att inte automatiskt spara kopior av presentationen gör du så här:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Alternativ under Hjälp.

3. Klicka på Spara.

4. Under Spara presentation avmarkerar du kryssrutan Behåll den senaste versionen som har sparats autoamtiskt om jag stänger utan att spara.

Du kan komma åt och ta bort de sista sparade versionerna av tidigare sparad presentation genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info och sedan klicka på den presentation som du vill använda under versioner. Komma åt och ta bort de sista automatiskt sparade versionerna för nya presentationer genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, Hantera versioner och sedan klicka på Återställ presentationer som inte sparats. PowerPoint 2010 tar regelbundet bort automatiskt sparade presentationen om du inte öppna och använda dem för. Mer information finns i återställa dina Office-filer.

Trimmade media

Med PowerPoint 2010 kan du trimma ljud- och videomedia i dialogrutorna Trimma ljud och Trimma video. Då visas bara de valda delarna av dem i bildspel. Trimning döljer bara de borttrimmade delarna av ljud- och videomedia, de raderas inte permanent. Om du sparar en fil som innehåller trimmade media sparas de borttrimmade delarna i filen. Så här raderar du de borttrimmade delarna permanent:

Beskurna video-filmer

I PowerPoint 2010 kan du beskära videofilmer med funktionen Beskär som du hittar på menyfliksområdet, eller med knappen Beskär i dialogrutan Formatera objekt så att bara vissa delar av filmerna visas i bildspel. På så vis döljer du de delar av videofilmerna du inte vill visa i dokumentet men ingenting tas bort permanent från videofilmerna. Om du sparar en fil som innehåller beskurna videofilmer sparas också de beskurna delarna i filen. Det går inte att ta bort de här beskurna delarna från filen permanent på annat sätt än att du tar bort hela filmen från PowerPoint-presentationen.

Överst på sidan